audit integre cycle tresorerie

Audit Intégré

CYCLE « TRÉSORERIE »EN AUDIT COMPTABLE ET

FINANCIER

P L A N

I- INTRODUCTION À L’ÉTUDE DU MODULE « TRÉSORERIE »…………………………1

1.1- Opérations concernées………………………………………………………………….1 1.2- Comptes enregistrant les opérations…………………………………………………1

1.3- Limites du module……………………………………………………………………….1

II- LES OPÉRATIONS, LEUR COMPTABILISATION, LEUR CONTRÔLE ET LEUR PRÉPARATION PAR L’ENTREPRISE……………………………………………………...2

2.1- Notions générales sur les opérations de trésorerie………………………………...2

2.2- Principes comptables relatifs aux opérations de trésorerie………………………2

2.3- Caractéristiques générales d’un bon contrôle interne………………………….…32.3.1- Contrôle des

paiements……………………………………………………………...32.3.2- Contrôle des

encaissements…………………………………………………………62.3.3- Protection et conservation des

valeurs……………………………………………..8 2.3.4- Enregistrement comptable des opérations de trésorerie et leur

suivi…………..9

III- ETUDE DE CAS : SOCIÉTÉ « TOUT TRANSPORT »………………………………..11

3.1- Phase de prise de connaissance……………………………………………………..113.1.1- Travaux préliminaires……..

………………………………………………………..113.1.2- Premiers contactes……………………..

…………………………………………....11

3.2- Evaluation du contrôle interne………………….…………………………………..113.2.1- Obtenir l'assurance que tous les paiements et les encaissements

ont été enregistrés (exhaustivité des enregistrements)………………………………....11

3.2.2- Obtenir l'assurance que les paiements et les recettes enregistrés correspondent à la réalité (réalité des enregistrements………………………………………….13

3.3- Examen des comptes………………………………………………………………...…15

3.3.1- Examen des comptes de banque…………………………………………………..15

3.3.2- Examen des comptes de caisse…………………………………………………….16

3.4- Préparation du rapport d’audit……………………………………………………...17

ANNEXES……………………………………………………………………………………….18

Audit Intégré Cycle « Trésorerie » en ACF

I. INTRODUCTION À L’ÉTUDE DU MODULE « TRÉSORERIE »

1.1- Opérations concernées :

Ce module concerne les opérations relatives à la trésorerie. Il s’agit

principalement :

- Des paiements en espèces, par chèque ou virement ;

- Des encaissements en espèces, par chèque ou virement ;

- Des frais financiers afférents aux opérations de trésorerie

effectuées en banque.

1.2- Comptes enregistrant les opérations :

Les comptes dans lesquels sont enregistrées ces opérations sont

principalement les suivants :

1.2.1- Comptes de bilans :

Chèques et valeurs à encaisser ;

Banque, trésorerie générale et chèques postaux débiteurs ;

Caisses, régies d’avances et accréditifs ;

1.2.2- Comptes de CPC :

Il s’agit pour ce module de comptes de charges financières et produits

financiers.

1.3- Limites du module :

Le module trésorerie n’englobe pas les opérations de prêts et

emprunts qui sont, d’une manière générale, étudiées dans le module

« Opérations financières ».

Sont également exclus de ce module les comptes « Effets à payer » et

« Effets à recevoir », dont l’étude est effectuée pour les dans le module

« Charges et dettes », pour les seconds dans le module « Ventes et créances

d’exploitation ».

Enfin, ce module ne présente pas un audit détaillé de trésorerie qui

correspondrait à la recherche spécifique de détournements de

disponibilités.

1


Comme nous le verrons, plus loin, en examinant les caractéristiques

du module pour l’auditeur :

- La trésorerie se situe au carrefour des opérations faites par

l’entreprise : la plupart des transactions commencent ou se

terminent par un flux monétaire ;

- Le volume des opérations est généralement important ;

- La détermination des montants en caisse ou en banque (leur

évaluation) ne pose pas en principe de problème de jugement à

l’entreprise ou à l’auditeur ;

- la liquidité des comptes de trésorerie peut entraîner, si l’entreprise ne

prend pas les mesures nécessaires, un danger de détournement.

II.LES OPERATIONS, LEUR COMPTABILISATION, LEUR

CONTROLE ET LEUR PRESENTATION PAR L’ENTREPRISE

Nous examinons successivement :

Quelques notions générales sur les opérations de trésorerie ;

Les principes comptables relatifs à cas opérations ;

Les caractéristiques générales d’un bon contrôle interne ;

La présentation des documents financiers.

2.1- Notions générales sur les opérations de trésorerie :

Parmi les opérations de trésorerie, il faut distinguer celles qui

transitent par la caisse et celles qui transitent par la banque.

2.2- Principes comptables relatifs à ces opérations :

Les principales règles sont en fait peu nombreuses et concernent

principalement le compte « banque » :

a. Les chèques non encaissés ne doivent figurer dans le solde des comptes

banques qui apparaissent au bilan ;

b. Les virements reçus ne sont enregistrés qu’à la réception de l’avis de

crédit correspondant ;

c. Les chèques qui se sont sans provision (chèque impayés) ne doivent être

maintenant ni dans le compte « Banque » ni dans le compte « chèques à

l’encaissement » mais être re-débiter à un compte « clients » ou à un

autre compte débiteur. Il s’agira généralement d’un compte « Clients -

2


chèques impayés » permettant de contrôler le déroulement de la

procédure de recouvrement.

d. Les avoirs en monnaie étrangère sont évalués d’après le dernier cours

officiel connu à la date du bilan. Les plus-values ou les moins values

résultant de centre évaluation sont portées au compte.

2.3- Les caractéristiques générales d’un bon contrôle

interne 1:

Dans cette partie nous envisageons essentiellement les aspects

comptables du contrôle interne, mais que certains aspects opérationnels

leur sont inévitablement liés.

En effet, le système de contrôle interne sur le trésorerie et les

opérations de trésorerie doit obtenir l’assurance que :

Les paiements sont faites à des fins autorisées et par un nombre

limité de personnes (contrôle des paiements) ;

Les encaissements font l’objet d’un suivi (contrôle des

encaissements) ;

Les actifs liquides sont suffisamment protégés du vol ou de

détournement (protection et conservation des valeurs) ;

Les opérations de trésorerie sont correctement enregistrées

(enregistrements comptables des opérations de trésorerie) ;

La trésorerie est gérée de manière efficace (gestion de

trésorerie).

Ces objectifs du contrôle interne de l’entreprise étant rappelés,

examinons pour chacun d’être eux les éléments sui permettent de les

atteindre de manière satisfaisante.

2.3.1-Contrôle des paiements :

La plupart des règlements effectués habituellement dans une entreprise

le sont aujourd’hui par chèque ou par traite. Cette pratique s'explique par

la commodité que présente ce mode de paiement, mais aussi par les

avantages qu'il offre à l’entreprise en matière de contrôle. Les fonds

bancaires sont par nature moins accessibles que les espèces déposées dans

une caisse. En outre, les mouvements bancaires sont retracés sur des états

1 Voir annexe 1 : Les objectifs d’audit.

3


tenus par un tiers, la banque, et envoyés régulièrement à la société qui peut

les contrôler.

Il en résulte que, si le contrôle; interne est bon, les sorties de caisse ne

concernent que des sommes réduites ou nécessitant une extrême urgence,

telles les avances sur frais, petites fournitures, menus frais de transports,

Notons cependant que, dans certaines entreprises, une part importante des

salaires est payée par caisse.

Paiements par chèque ou virements :

Même si le fait d'effectuer tous les règlements par chèques offre

en soi une sécurité des procédures complémentaires de contrôle interne

doivent être prévues. II est important en effet que tous les chèques émis

soient signés uniquement par des personnes autorisées, que soient prévues

des pièces justificatives attestant leur bien fondé, enfin que leur

enregistrement et leur expédition soient menés rapidement et

correctement.

a. Les signatures autorisées :

Les personnes qui disposent de la signature des chèques

agrégées auprès des banques, doivent être limitativement désignées

(procès-verbaux du conseil d’administration, pouvoirs transmis aux

banques). Il sera utile de prévoir soit la nécessité d’une double signature à

partir d’une certaine somme, soit un montant maximum pour chaque

signature.

Les signatures ne doivent pas avoir accès à la préparation et à

l’enregistrement des chèques et, lorsque est possible, il est souhaitable

qu’ils ne soient pas habilités à approuver les pièces autorisant un

règlement.

b. Etablissement des chèques ou des ordres de virement :

Les chèques présentés aux signataires doivent être barrés et

établis au nom des bénéficiaires nommément désignés (donc non « au

porteur » ou « en blanc ».

La responsabilité de leur conservation jusqu’au moment où ils

sont envoyés à leurs destinataires incombe aux signataires ou à des

personnes en dépendant directement. Ils ne doivent en aucune circonstance

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être retournés à la personne qui les a préparés : il est préconisé de les

envoyer le plus rapidement possible.

c. Examen et annulation des pièces justificatives :

Les personnes ne doivent signer les chèques qu’après avoir

vérifié leur bien-fondé, c’est-à-dire examiné les éléments justificatifs joints.

Ces justificatifs doivent en principe être, soit un simple original de la

facture correspondante si l’approbation par les différents services

responsables des calculs, prix, quantités livrées et conditions y figurent de

manière claire, soit la facture originale vérifiée et enliassée avec les

document qui portent ces indications. Dans cas comme dans l’autre, les

signataires doivent refuser les documents justificatifs qui ne constitueraient

pas des originaux.

une fois le chèque correspondant aux pièces justificatives émis,

ces pièces doivent être annulées par une mention de paiement inscrite

manuellement ou avec l'aide d'un tampon.

Les signataires des chèques, en examinant ces pièces, peuvent

ainsi voir immédiatement si elles ont déjà fait l’objet d’un règlement : les

doubles règlements, préjudiciables à l’entreprise et à son image de marque,

sont de la sorte évités.

Paiement par caisse :

a. Principe de base :

En matière d’opérations de caisse, un principe fondamental de

contrôle interne est que les encaissements reçus ne doivent pas être

affectés directement au paiement des dépenses.

b. Signatures autorisées :

Les autorisations de dépenses peuvent être le fait de personnes

différentes, selon leur nature ou le service de l »entreprise concerné.

Néanmoins, il est nécessaire de prévoir une organisation stricte

d »autorisations qui doivent être le fait de personnes limitativement

désignées.

c. Examen et annulation des pièces justificatives :

Le caissier doit s’assurer que les pièces qui lui sont présentées,

afin de justifier la dépense, ont été dûment autorisées en comparant les

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signatures y figurant avec les modèles dont il dispose préalablement ;

Il doit également s’assurer de l’identité du bénéficiaire,

notamment pour les avances, les salaires et les remboursement de frais ; le

bénéficiaire doit obligatoirement signer un reçu que lui préserve le caissier

et que celui-ci conservera, ou encore il lui faudra contresigner des pièces

justificatives lui faisant reconnaître qu’il a bien reçu les sommes

demandées ;

Avant l’enregistrement comptable des dépenses, le caissier

doit aussi annoter les justificatifs, afin de prévenir leur réutilisation. Ceci

peut être le fait d’une mention manuscrite telle que « payé par caisse le

… » et d’une numérotation. Les pièces sont ensuite comptabilisées (ou font

l’objet préalablement d’un récapitulatif par période) et classées selon leur

suite numérique, ce qui constitue une défense efficace contre les risques

d’omission ou de double enregistrement.

2.3.2-Contrôle des encaissements :

Encaissements par chèques :

Le courrier doit parvenir non décacheté à un service « réception du

courrier « (ou secrétariat de direction) dont les membres ne doivent en

aucun cas avoir accès à la trésorerie et aux comptes « clients ». Les

chèques doivent être systématiquement barrés s’ils ne le sont pas et

complétés si la mention du bénéficiaire n’y figure pas.

Les encaissements par caisse :

a. Principe de base :

Ce principe est le même que celui énoncé par les décaissements :

Les recettes de caisse ne doivent pas être affectées au paiement des

dépenses. L’application de ce principe permet un contrôle renforcé des

différents types de recettes.

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On peut distinguer deux catégories d’encaissements :

Ceux effectués par des agents de l’entreprise (livreurs,

représentants, …) ou par des tiers ;

Ceux provenant des ventes de marchandises au comptant en

usines, dépôts ou magasins.

b. Les ventes au comptant :

L’entreprise doit d’abord s’assurer qu’elle possède un contrôle

sur toutes les recettes provenant de ventes au comptant. A cet effet, il lui

faudra recenser les différents points de vente (dépôts, usines, magasins).

Lors de la récupération des fonds, elle pourra alors s’assurer, par

comparaison avec le recensement primitivement effectué, que toutes les

recettes ont été centralisées à la caisse principale et remises en banque.

Les contrôles à prévoir porteront ensuite sur les deux phases

constitutives d’une vente au comptant, c’est-à-dire , d’une part, la livraison

de la marchandise et le paiement du client à la caisse du lieu d’émission,

d’autre part, le suivi comptable de l’opération et le transfert des fonds.

Tous les fonds reçus (espèces ou chèques) doivent être remis

rapidement au caissier principal. Le vendeur doit aussi envoyer ses fonds à

la fin de chaque journée, sous déduction éventuelle d »un montant fixe

autorisé par la direction et destiné à assurer son « fonds de roulement » (et

qui devra être justifié par des pièces comptables). Une personne des

services comptables n’ayant pas accès à la trésorerie compare alors le total

de la bande d’enregistrement relative aux transactions de la journée avec

les sommes reçues par le caissier ou avec le bordereau de remise en banque

remis au trésorier (compte tenu du fonds fixe de roulement).

Toute différence au-delà d’un seuil de tolérance fixé doit faire

immédiatement l’objet d’investigations et éventuellement d’un rapport à

une personne responsable.

Enfin, le caissier remet immédiatement en banque les fonds ainsi

collectés sans les imputer au paiement des dépenses.

2.3.3-Protection et conservation des valeurs :

Grade et conservation des carnets de chèques :

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Les carnets de chèques non utilisés ou en service doivent être

conservés en lieu sur (coffre fort) sous la seule responsabilité de la

personne chargée de leur préparation.

Les chéquiers utilisés et terminés seront gardés plusieurs années,

afin de conserver ainsi une des traces du paiement. Les chèques annulés

doivent être eux aussi conservés après avoir été détériorés pour prévenir

leur réutilisation. Une pratique courante est d’accrocher le numéro du

chèque, après l’avoir découpé, au talon du chéquier.

Dépôts des chèques et des espèces en banque :

Des instructions internes doivent prévoir une remise en banque aussi

rapide que possible des espèces et des chèques. Il s’agira généralement

d »une remise journalière.

Cette disposition permet de limiter le montant des fonds en

« transit » et les risques afférents de perte ou de fraude ; elle constitue

également pour l’entreprise un gain de trésorerie et une réduction d’agios à

payer. Un bon contrôle interne sur les opérations de recettes en banque

implique que les personnes qui assurent de dépôt en banque des chèques et

l »enregistrement des mouvements passés aux comptes « clients » soient

indépendantes.

Le suivi de l’entreprise ne s’arrête pas au moment où la remise en

banque est effectuée. Il convient de contrôler par sondage es écritures de

crédit passées par la banque dans les jours qui suivent le dépôt et, de

vérifier, pour un certain nombre de remises, les bordereaux de remises, les

avis de crédit et les relevés correspondants ainsi que les dates de valeur

servant à calculer les agios.

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2.3.4-Enregistrement comptable des opérations de trésorerie

et leur suivi :

Séparation des tâches et supervision :

Les journaux de trésorerie doivent être établis par un service ou une

personne n’ayant pas accès aux comptes « clients » ou « fournisseurs », à

l »établissement et à la signature des chèques, ainsi qu’à l’ouverture du

courrier et au dépôt des fonds en banque. Cette distinction entre les

fonctions de caissier (ou de trésorier) et de tenue de journaux de trésorerie

est fondamentale. En l’absence de cette distinction, les possibilités de

fraude s’avèrent nombreuses. Dans les cas où cette séparation des tâches

ne pourrait être obtenue (cas de la petite entreprise), il est nécessaire pour

l’entreprise de prévoir des contrôles complémentaires.

Par ailleurs, les personnes responsables de l’établissement des

journaux de trésorerie ne devraient pas établir seules les rapprochements

bancaires. Toutefois, lorsque le service comptable dispose d’effectifs

restreints (petite société), cette duplication des tâches peut être admise à

condition que les rapprochements bancaires soient vérifiés régulièrement

par une autre personne, de la comptabilité générale, qui y appose alors son

vise. La séparation des tâches est donc dans ce cas accompagnée ou

supplée par une supervision.

Contrôles sur les enregistrements :

L’enregistrement des chèques émis selon une suite numérique. En

pointant les journaux de trésorerie, et éventuellement,t e,les comparant

avec les talons des chéquiers ou les listes récapitulant les chèques émis

( pour identification des chèques annulés), il est alors possible de vérifier

que tous les chèques ont été enregistrés ;

L’utilisation d’un journal différent, d’autre part, pour chacune des

devises qui constituent l’encaisse.

Une comptabilisation rapide des enregistrements. Les chèques

doivent être comptabilisés dès leur émission et les sommes reçues dès leur

réception, ceci afin d’éviter tout oubli ou retard.

Les rapprochements bancaires :

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Les soldes des comptes de banque doivent être régulièrement,t

rapprochés des montants apparaissants sur les relevés bancaires, afin de

détecter les erreurs éventuellement commises par la banque ou par la

société.

Les soldes des comptes de banque et ceux figurant sur les relevés ne sont

en effet pratiquement jamais identiques, car un certain nombre d’opérations

peuvent ne pas avoir été enregistrées provisoirement (soit en banque, soit

dans les comptes).

Les réconciliations bancaires jouent un rôle fondamental dans le

contrôle interne. Elles ne sont pleinement efficaces qu’à certaines

conditions que l’on récapitulera en fonction des développements

précédents :

o Leur établissement doit être régulier ; une fois par mois semble être

un minimum communément pratiqué ;

o L’employé responsable ne dot avoir aucun accès à la réception et à la

manipulation des chèques émis ou reçu. Les relevés bancaires (en

particulier celui de fin de mois) doivent lui parvenir directement de la

banque pour éviter que des modifications quelconques y soient apportées ;

o Si l’employé responsable passe également les écritures sur les

journaux de trésorerie les rapprochements doivent être vérifiés et

supervisés par une personne indépendante ;

o La procédure de réconciliation comprendra non seulement une

récapitulation des éléments en suspens mais également une vérification de

l’authenticité de ces éléments.

10


III. ETUDE DE CAS : « SOCIÉTÉ TOUT TRANSPORT » 2

3.1- Phase de prise de connaissance :

Cette étape consiste à recueillir toutes les informations sur l’entreprise

à auditer. Elle s’articule autour de deux étapes :

3.1.1- Les travaux préliminaires :

Consiste pour l’auditeur à rassembler un maximum de données

sectorielles, réglementaires, concernant l’activité de l’entreprise et son

positionnement au niveau de son secteur. Ainsi, l’auditeur fera secours aux

associations professionnelles, à la direction des statistiques, aux études

réalisées par la chambre de commerce et d’industrie, au CRI,…

3.1.2- Les premiers contacts :

A ce niveau l’auditeur va essayer de remplir « le questionnaire de prises

de connaissance »3 qu’il a établi, sur la base des entretiens qu’il va mener

auprès des dirigeants et des principaux responsables. Il peut aussi utiliser les

documents internes de la société (documents comptables et autres

documents relatifs à l’aspect opérationnel et juridique de l’entreprise).

3.2- Evaluation du contrôle interne :

Cette phase aura pour principaux objectifs :

3.2.1- Obtenir l'assurance que tous les paiements et les

encaissements ont été enregistrés (exhaustivité des

enregistrements) :

a. Les risques pouvant exister :

Omission dans enregistrements de paiements effectués :

Cette omission peut provenir de deux facteurs :

Un paiement est effectué sans qu'il y ait établissement de pièce

justificative. Celle-ci servant de base à la comptabilisation;

Un paiement est effectué avec une pièce justificative mais celle-ci

n'est pas comptabilisée.

Omission dans l’enregistrements des recettes (erreur ou

2 Voir annexe : Enoncé du cas de la société « Tout Transport ».3 Voir annexe : Questionnaire de Prise de Connaissance.

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fraude).

b.Examen théorique des dispositifs de contrôle :

Exemples de dispositifs de contrôle à examiner :

Procédure de mise en paiement :

Existence d’une pièce justificative dûment signée par un responsable

pour toute mise en paiement ;

Définition et nombre de personnes pouvant autoriser ces mises en

paiement, ces personnes devant être connues du caissier et du

signataire des chèques ;

Conservation en lieu sûr des carnets de chèques et des avoirs en

caisse ; établissement des chèques barrés ;

Existence de paiements exceptionnels (par exemple: procédure

d'avances au personnel).

Contrôle des enregistrements sur les livres de trésorerie :

Contrôle réciproque (on ne peut tenir les livres de trésorerie et être

chargé soit de l'ouverture du courrier, soit de la tenue ,des comptes

débiteurs et créditeurs -clients notamment -soit de la signature des

chèques) ;

Pré-numérotation des pièces justificatives ;

Contrôle arithmétique des écritures à partir des pièces justificatives

(liste de recettes, bordereau de remises, etc.) ;

Emission des chèques en suite numérique ;

Supervision à intervalle régulier des journaux de trésorerie par une

personne indépendante : rapprochement avec les relevés de banque

et avec les comptes.

Suivi des comptes :

Réconciliation bancaire mensuelle supervision du rapprochement,

suivi des éléments en suspens ;

Inventaires de caisse (inventaires réguliers et inventaires surprise).

identification la recette :

Distinction entre recette et dépenses ;

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Listage des recettes arrivées par voie postale avant remise au caissier

ou en banque ;

Supervision par un responsable indépendant de la remise des fonds ;

Procédure pour les recettes recueillies par des tiers ;

Ventilation des recettes par l’entreprise ;

Contrôle mis en place pour les recettes ayant un caractère particulier

(cantine. magasin pour le personnel, règlements reçus pour des

créances amorties, etc.).

Protection physique des recettes :

Rapidité de la remise en caisse ;

Fréquence et rapidité des remises en banque ;

Protection des avoirs au sein de l'entreprise (coffre-fort. accès

réglementé à la caisse, etc.) ;

Barrement des chèques à ouverture du courrier et éventuellement

désignation sur le chèque du bénéficiaire.

c. Examen pratique des dispositifs de contrôle (tests de

permanence) :

Concernant les paiements :

Partir des enregistrements sur le relevé bancaire et vérifier

l’enregistrement en comptabilité des paiements ;

Partir des rapprochements bancaires et examiner systématiquement

les paiements qui figurent en rapprochement pour s'assurer de leur

bon enregistrement sur la base de la pièce justificative ;

Vérifier les enregistrements à par1ir des chéquiers ;

Vérifier que les chèques annulés ne peuvent être réutilisés (numéro

découpé et agrafé sur le talon) ;

Sélectionner des pièces justificatives de paiement et rechercher leur

enregistrement.

Concernant les recettes :

S'assurer que les recettes en banque figurent en comptabilité ;

Partir des enregistrements extra comptables des recettes (relevés au

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courrier, dossiers détenus dans divers services. etc.) et vérifier

l'enregistrement en comptabilité.

3.2.2- Obtenir l'assurance que les paiements et les recettes

enregistrés correspondent à la réalité (réalité des

enregistrements) :

d.Les risques pouvant exister :

Enregistrement des paiements non autorisé :

Ce risque comporte deux aspects:

Ou bien il s'agit de paiements effectués sans autorisation qui

correspondent soit, à un paiement que la direction entendait

n'effectuer que plus tard, soit à un paiement déjà effectué (ou qui le

sera de nouveau plus tard avec autorisation) avec les risques de

double règlement qui s'y attachent ;

Ou bien il s'agit de paiements (non autorisés) et fictifs et qui se

traduisent par un détournement de fonds.

Enregistrement de recettes fictives .

e. Examen théorique de dispositifs de contrôle :

Exemples de dispositifs de contrôle à examiner :

Nature et établissement des pièces justificatives :

Procédure d'autorisation des paiements et de saisie des

encaissements ;

Création de pièces autorisant les dépens:s (formulaire spécial,

signature nécessaire, mode de transmission et possibilité d'altération

du document) ;

Identification d:s encaissements dès leur réception (le document de

saisie peut-il être altéré ?) ;

Pièce justificative autorisant les dépenses rendues inutilisables après

usage.

Contrôle sur des pièces justificatives :

Contrôle et rapprochement des écritures passées sur les livres de

trésorerie ;

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Suivi des comptes (réconciliation bancaires et inventaire de caisse)

pour détecter les erreurs éventuelles.

f. Examen pratique de dispositifs de contrôle :

Exemples de tests de permanence :

Confirmer d’autorisation des paiements :

A partir des relevés bancaires et des journaux de trésorerie :

Retrouver la pièce justificative ;

Vérifier qu’elle est signée par une personne habilitée à autoriser le

paiement ;

Contrôler le montant, la date du paiement ;

Vérifier que la pièce justificative a été annulée (par exemple au moyen

d’un tampon) ;

Vérifier la contrepartie dans un compte créditeur ou débiteur.

Recherche de recettes fictives :

Effectuer des recoupements (voir, à cet égard, l’audit analytique) ;

Partir de la comptabilité et examiner l’encaissement effectif des

sommes dans les relevés bancaires ;

Partir des rapprochements bancaires et examiner systématiquement

les recettes figurant aux rapprochements (sommes non comptabilisées

par la banque et enregistrées par l’entreprise.

3.3- Examen de comptes :

3.3.1- Examen des comptes de « banque » :

a. Audit analytique :

Avant de se lancer dans des vérifications détaillées, l’auditeur

doit opérer un examen d’ensemble de la comptabilité, afin d’en effectuer un

contrôle global. Cet examen comprendra :

- Une vérification des écritures de centralisation ;

- Un examen rapide de transactions pour détecter les

opérations de montants inhabituel ;

- Un examen de la vraisemblance des soldes en banques ;

- La mise en œuvre de tests de cohérence. Il s’agit d’un

15


rapprochement entre la comptabilité et les informations

extracomptables.

b. Vérification de l’existence des soldes banques, CPC et virement

de fonds :

La vérification de l’existence du solde se fait à partir de l’examen

du rapprochement de banque (ou CPC) établit par la société.

Ce contrôle est fondamental en ce qu’il permet d’effectuer une

vérification sur l’ensemble des propositions relatives aux enregistrements.

Pour examiner les rapprochements de banque, l’auditeur a trois

possibilités :

- Refaire lui-même ce rapprochement (ce cas ne peut être

envisagé que si le contrôle interne est fiable) ;

- Vérifier sommairement le rapprochement (si le contrôle est

satisfait) ;

- Tester le rapprochement fait par le client (solution

intermédiaire).

3.3.2- Examen des comptes de « caisse » :

a. Audit analytique :

L’auditeur, avant de se lancer dans des vérifications détaillées,

opère un survol des opérations et des livres de caisse.

Généralement les préoccupations de l’auditeur sont les

suivantes :

- Vérifier que les comptes « caisse » est débiteur ;

- Vérifier les écritures des centralisations ;

- Examiner les transactions de montant inhabituel ;

- Faire éventuellement une revue de cohérence s’il existe des

prévisions relatives aux mouvements de caisse et s’assurer du

caractère acceptable des montants en caisse (caisses

présentant des soldes exagérés).

b. Contrôle de l’existence du solde :

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Pourra se faire par vérification directe à la date de clôture.

L’auditeur s’assurera que le montant en caisse est représenté uniquement

par des espèces.

Dans le cas contraire, il s’assurera que les pièces de caisse ne

correspondent pas à des frais déjà engagés par le bénéficiaire des fonds.

D’autre part, si la caisse a fait des avances au personnel,

l’auditeur doit se faire présenter les reconnaissances de dettes

correspondantes.

c. Problèmes d’évaluation du solde :

- Si la caisse contient des devises l’auditeur vérifiera que celles-

ci ont fait l’objet d’une conversion correcte.

- Si une partie de l’encaissement n’est pas justifiée, c’est-à-dire

qu’une partie du solde n’est pas représentée par des espèces,

l’auditeur devra s’assurer qu’elle ne correspond pas à des

sorties impossible de récupérer.

3.4- Préparation du rapport de l’audit :

Le rapport d’audit permet à l’auditeur de présenter la synthèse de sa

mission et la critique de l’ensemble de ses travaux.

Dans le cas de la société « Tout Transport », le rapport de la mission

d’audit sera présenté en annexe.

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ANNEXES


(Annexe 1)

Les objectifs d’audit

Objectif Bilan CPC

Exhaustivité

Tous les encaissements et décaissements

de la période correspondent à des

règlements et seulement ceux-ci ont été

enregistrés.

Tous les produits et charges

financiers ont été comptabilisés.

RéalitéLes comptes de trésorerie correspondent à

des engagements réels vis-à-vis des tiers.

Les montants figurant dans les

comptes représentent des flux

réels.

ExactitudeLes comptes de trésorerie sont conformes

aux transactions effectuées.

Les transactions sont

comptabilisées à leur bonne

valeur.

Valorisation

Les comptes de trésorerie sont évalués

conformément au PCGM ;

Les comptes en devises ont fait l’objet

d’ajustements nécessaires.

Les charges et produits financiers

sont valorisés de façon adéquate.

Appartenance

Les montants enregistrés représentent des

créances ou des dettes financières propres

à la société.

Les montants enregistrés

représentent des produits et des

charges financiers propres à la

société.

Présentation

Les créances et les dettes financières

sont présentées conformément au

PCGM ;

Aucune compensation n’a été effectuée

entre les soldes débiteurs et créditeurs ;

L’information figurant en annexe est

adéquate ;

Il n’y a pas de changement de

présentation par rapport à l’exercice

précédent.

Le CPC est présenté

conformément au PCGM ;

L’information figurant dans

l’annexe est adéquate ;

Il n’y a pas de changement de

présentation par rapport à

l’exercice précédent.

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(Annexe 2)

Enoncé du cas : Société « TOUT TRANSPORT »

La société TOUT TRANSPORT, société anonyme au capital de 500 000 F

et dont vous êtes commissaire aux comptes, connaît un essor considérable

depuis une dizaine d’années.

Cette entreprise de 300 personnes, qui a conservé une structure

familiale, exerce principalement son activité dans le sud de la France. Elle

possède maintenant 234 camions et 326 remorques.

Dans le cadre de votre mission légale, vous effectuez une étude de

contrôle interne, étude indispensable permettant d’identifier et d’évaluer

les zones de risque. Cette étude canalisera votre travail de révision

proprement dit, vous permettre de doser vos efforts et d’améliorer

l’efficacité et la qualité de votre travail.

Lors de votre étude sur les comptes de trésorerie, vous avez obtenu les

renseignements suivants en interrogeant le personnel concerné.

1. Conversation avec le Directeur financier : Monsieur

SIROU

Le service de M. SIROU comprend 1 chef comptable, 13 comptables, 1

trésorier et 1 caissier. Chaque personne peut être facilement remplacée en

cas d’absence.

Parfois, M. SIROU précise oralement une tâche nouvelle à un employé,

qui se chargera de l’expliquer ensuite è ses collègues. Le personnel est

compétent et consciencieux. Ceci est important car M. SIROU consacre

l’essentiel de son temps à l’établissement des budgets et aux divers

problèmes informatiques.

1.a. Le service trésorerie est composé de deux personnes :

Une trésorière : Mme JOUVET qui aide aussi le service comptable,

souvent surchargé de travail.

Un caissier : M. RIGAL.

1.b.La société a cinq comptes bancaires :

Deux comptes à la BNP ;

Deux comptes à la Société Générale ;

Un compte aux CCP.

20


1.c. Cinq personnes peuvent signer les chèques :

M. LUCAS, directeur de la société, doit signer tous les chèques

d’un montant supérieur à 20 000F ;

M. SIROU, directeur financier et M. BRIARD, chef comptable,

doivent signer conjointement ;

M. LUCAS n’a plus de fonction précise dans l’entreprise, mais il

tient à signer chaque mois tous les chèques pour la paie du

personnel ;

M. Ventoux pouvait signer des chèques mais il a quitté la société il

y a 2 mois.

1.d.Fonctionnement de la caisse :

M. RIGAL, caissier, est le neveu de M. LUCAS. Il a donc l’entière

confiance de M. SIROU. Il s’occupe des paiements par caisse.

1.e. Prévisions de trésorerie :

Mme JOUVET est chargée de la prévision de trésorerie. Elle connaît

très bien son travail et décide elle-même du moment opportun pour

effectuer des virements interbancaires.

1.f. Gestion de la trésorerie :

La trésorerie est tenue en jours d’opération, cette méthode étant

beaucoup plus simple pour Mme JOUVET.

Les frais bancaires de découvert et d’agios, ne sont pas calculés par la

société, car ces calculs sont longs. De toutes façons, M. SIROU s’entend

très bien avec les banquiers qui lui accordent facilement des découverts.

2. Conversation avec M. RIGAL (caissier) :

2.a. Paiement par caisse et enregistrement comptable :

M. RIGAL a beaucoup de travail car il reçoit les camionneurs, vérifie

les pièces justificatives et rembourse les frais de route.

Il enregistre les pièces justificatives sur les bordereaux comptables de

saisies. Pour les besoins de la comptabilité analytique, il distingue :

les frais de gasoil ;

les frais de téléphone ;

les indemnités de repas ;

les autres frais.

Ces frais peuvent être importants lorsque les camionneurs vont à

l’étranger.

21


M. RIGAL paie également des acomptes sur salaire, à la demande du

personnel. Il remet alors une fiche d’acompte au service de la paie et

enregistre le montant payé avec un code analytique distinct.

2.b.Vérification de la caisse :

M. RIGAL réunit toutes les fiches justificatives par camionneur, les

additionne et agrafe la bande machine avec les justificatifs.

Il reporte le total de la bande machine correspondant au montant

payé sur son livre de caisse.

Il tire le solde de son compte caisse à chaque fin de journée, afin de

déterminer s’il a besoin de réalimenter sa caisse.

3. Conversation avec Mme JOUVET :

Mme JOUVET est responsable des remises en banque et de l’émission

des chèques.

3.a. Remise en banque :

Réception des chèques : Tous les chèques reçus parviennent

directement à Mme JOUVET qui les enregistre sur ses livres de banque et

établit des bordereaux de remises en banque. Elle remet les chèques à la

banque tous les deux ou trois jours selon le nombre de chèques reçus.

Choix de la banque : Les chèques sont en général portés sur l’un

des comptes de la BNP.

3.b.Emission des chèques :

Les deux comptes BNP étant les plus utilisés, il existe entre 2 et 3

chéquiers en service pour chacun de ces comptes.

Mme JOUVET est responsable de ces chéquiers. Les personnes devant

établir des chèques lui empruntent un chéquier, établissent des chèques en

notant la nature du paiement sur le talon. Mme JOUVET utilise ces

annotations pour tenir à jour ses livres de banque. Les factures justificatives

sont remises directement au service achat pour l’enregistrement comptable.

3.c. Comptabilisation :

A chaque fin de journée, Mme JOUVET saisie sur informatique les

dépenses et les recettes déjà enregistrées sur ses livres de banque.

3.d.Rapprochement bancaire :

Mme JOUVET établit le rapprochement bancaire des comptes BNP

chaque fin de mois. Elle compare le solde sur le dernier relevé bancaire et

le solde inscrit sur ses cahiers de banque.

22


Elle n’établit de rapprochement bancaire ni pour le compte CCP ni

pour les comptes de la Société Générale, le CCP ayant peu de mouvements

bancaires et l’un des deux comptes SG n’étant pas utilisé.

Le deuxième compte de la Société Générale étant réservé au

paiement des salaires, le seul travail de Mme JOUVET consiste à ranger les

relevés bancaires dans le coffre. M. SIROU les vérifie parfois afin de voir le

correct apurement du compte.

3.e. Suivi des effets à recevoir :

Mme JOUVET classe les lettres de change par date de réception et les

enregistre sur un cahier. M. SIROU, selon ses besoins de trésorerie,

regarde le cahier de Mme JOUVET et choisit pour une remise à l’escompte,

des traites d’une valeur importante, dont la date de réception est assez

ancienne.

23


(Annexe 3)

Questionnaire de Prise de Connaissance

I- Données sur l’organisation :

1. Organigramme de la société

2. Organigramme du service trésorerie

3. La place du service dans l’organigramme de la société

4. Composition du service trésorerie

5. Le système d’information du service trésorerie

6. La relation du service avec les autres services

II- Données quantitatives :

1. L’effectif du service trésorerie

2. Le nombre moyen des opérations de caisse par période

3. Le nombre moyen des opérations bancaire par période

4. Le seuil maximum du montant à garder en caisse

5. Périodicité du contrôle de la caisse

6. Périodicité des rapprochements bancaire

7. Périodicité des versements en banque

8. Le nombre moyen des paiements exceptionnels

9. Le nombre de compte bancaire détenus par la société

10. Le nombre de chéquier utilisé

11. Le nombre de chèque annulé par période

12. Découvert autorisé

13. Taux de découvert

14. Taux d’intérêt pratiqué par la banque

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III- Données qualitatives :

1. Qualification du personnel

2. Taux d’absentéisme du personnel du service trésorerie

3. Délai clients

4. Délai fournisseurs

IV- Données sur les procédures :

1. L’existence d’un manuel de procédure

Si oui : - Le nombre de procédures du service

- Le nombre de procédures appliquées

- Le nombre de tâches par personne

Si non : - Quelles sont les règles de fonctionnement

- Définition des tâches

2. Les personnes autorisées à signer les chèques

3. Qui se charge d’effectuer les rapprochements bancaires

4. Qui se charge de la vérification de la caisse

V- Données réglementaires :

1. Réglementation concernant les opérations bancaires

2. Sauvegarde des pièces justificatives

3. Mesures fiscales

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(Annexe 4)

Rapport d’Orientation

Objectifs généraux :

Veiller au respect des principes de l’Audit Comptable et Financier, à

savoire les principes :

D’exhaustivité des enregistrements ;

De réalité des enregistrements ;

De coupure des enregistrements ;

D’existence des soldes ;

D’évaluation des soldes ;

De présentation des états financiers ;

Et des informations complémentaires aux documents financiers.

Objectifs spécifiques :

Vérifier l’existence d’une procédure concernant la gestion de la

trésorerie ;

Le cas échéant, Vérifier le respect de cette procédure ;

Vérifier la fiabilité du système d’information ;

Suivre les dépenses.

Champs d’action :

Toutes les unités attachées au service « trésorerie » ;

Toutes les filiales de l’entreprise ;

Le service facturation ;

Le service comptable ;

Le service informatique ;

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(Annexe 5)Questionnaire de Contrôle Interne (1 ère version)

Questions RéfDiag

Ouiou

N/ANon Commentaire

RéférenceProgramme

De vérification

Des procédures

1) Comment les paiements sont autorisés ?

2) Quel contrôle permet la vérification des

justificatifs de l’établissement des chèques ?

3) Les signataires font partie du personnel de

la société ?

4) En cas d’annulation de chèque, comment

procède-t-on ?

5) La remise des chèques se fait de quelle

façon?

6) Quel contrôle permet le suivi des

encaissements.

7) Sur quelle base les virements intra-

bancaires se font et comment leurs montants

sont déterminés ?

8) Comment sont négocier les découverts ?

9) Comment sont régit les avances sur le

salaire ?

10) Comment sont déterminer les besoins

d’alimentation de la caisse ?

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(Annexe 6)Grille d’analyse des tâches

Tâches Chef comptable

comptables Trésorière caissier Directeur de la société

Directeur financier

M. Lucas

M. Ventoux

Etablissement des budgets

Résolution des problèmes

informatiques

Signature de tous les chèques

> 20 000

Signature des chèques

Signature des chèques de la

paie du personnel

Possibilité de signature

Paiement par caisse

Prévision de trésorerie

Virement intra-bancaires

Tenus à jour de la trésorerie

Négociation avec les banques

Réception des camionneurs

Vérification des pièces justificatives

Remboursement des frais de route

Enregistrement des pièces justificatives

Paiement des acomptes sur salaire

Enregistrement des montants des paiements

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vérification Remise en banque

Emission des chèques

Réception des chèques

comptabilisation Rapprochement bancaire

Suivi des effets à recevoir

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(Annexe 7)Tableaux des Forces et faiblesses Apparentes

TACHES OBJECTIFS RISQUES COMMENTAIREExpression d’une tâche

nouvelle

* Les tâches ne sont pas clairement définies ;* La non définition des responsabilités ;* L’atteinte à la bonne circulation des tâches ;….

* Non compréhension des instructions ;* Non accomplissement de la tâche ;* Atteinte à la fiabilité des enregistrements ;….

* Manuel qualité ;* Organigramme de l’entreprise ;….

Gestion de la trésorerie

* Assurer les disponibilités nécessaire ;* Rationalisé le gestion de la caisse ;* protection du patrimoine de l’entreprise ; * Maîtriser les frais financiers ;* La bonne imputation des frais financiers ;…..

* Paiement des frais financiers supplémentaires ;* Paiements des frais non justifiés ;* risques des erreurs d’imputation comptable des frais financiers ;….

* livre de caisse ;* Relevés bancaires ;…..

Réception des chèques

* Assurer que tous les règlements reçus sont correctement comptabilisés ;….

* Si un chèque est égaré, l’erreur et la fraude seraient difficilement détectables ;*….

* listes des règlements ;* chéquier,…….

Emission des chèques

* Sauvegarde du patrimoine de la société ;

* contrôle des chèques trop difficile ;* Risque d’erreur ;* Risques de fraude lors d’émission des chèques ;

* les souches des chèques ;* Factures ;* journal banque* ..

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(Annexe 8)Questionnaire de Contrôle Interne (2 ème version)

TRESORERIERéf F/T

Conséquence sur le programme de contrôle

1. REVUE ANALYTIQUE

1.1. Etablir ou obtenir la feuille maîtresse et les feuilles d’analyse du cycle. Justification arithmétique des principaux postes et rapprochement avec la balance générale.

1.2. Par rapport aux périodes antérieures et au budget, expliquer l’évolution des charges et produits financiers liés au cycles trésorerie.

1.3. Par rapport aux périodes antérieurs, vérifier la cohérence de l’évolution des postes du bilan ayant trait au cycle trésorerie.

1.4. Vérifier la cohérence de l’évolution des charges financières avec celle des soldes bilanciels créditeurs (découverts bancaires, comptes courants créditeurs….).

1.5. Vérifier la cohérence de l’évolution des produits financiers avec celle des soldes bilantiels débiteurs (VMP, billets de trésorerie, etc.…).

2. TESTS DE BOUCLAGE STANDARD

2.1. TESTS MANUELS STANDARDS IMPERATIFS

2.1.1. S’assurer de la non compensation des soldes bancaires débiteurs et créditeurs.

2.1.2. Vérifier que les soldes bancaires débiteurs ne comprennent pas des prêts à long terme ou des créances rattachés à des participations, à reclasser en immobilisations financières.

2.1.3. Vérifier la répartition des soldes créditeurs (plus d’un an/moins d’un an, concours bancaires/ autres dettes financières).

2.1.4. Vérifier que les comptes de virements internes sont soldés à la clôture de l’exercice.

2.1.5. Rapprocher l’inventaire des valeurs mobilières de

E R e V A P

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placement à la date de clôture de l’exercice avec le relevé envoyé par la banque ou l’organisme financier gérant le compte de titres de l’entreprise.

2.1.6. Valider les tableaux de la liasse de consolidation relatifs au cycle trésorerie.

2.1.7. Obtenir et contrôler les rapprochements intragroupes sur les comptes courants ayants trait au cycle trésorerie et les charges et produits financiers liés.

2.1.8. Identifier et justifier les écritures manuelles de clôtures ou provenant de journaux inhabituels pour le service des comptes de trésorerie.

2.2. TESTS INFORMATIQUES :

2.2.1. Extraire les anomalies de séquence dans les numéros de chèques. S’assurer que les numéros de chèques manquants ne correspondent pas à des paiements non comptabilisés.

2.2.2. Contrôler pour une période donnée l’application des échelles d’intérêts.

3. TESTS DE VALEURS STANDARDS

3.1. Banque

3.1.1. Circulariser les banques selon le modèle proposé.3.1.2. Contrôler les rapprochements bancaires à la date de

clôture :- Exactitude arithmétique ;- Rapprochement des soldes avec les relevés

bancaires et la comptabilité et les réponses à la conformation ;

- Analyse des opérations en rapprochement avec les journaux ;

- Analyse des montants figurants en rapprochement avec les journaux ;

- Analyse des montant figurant en rapprochement ; dénouement sur la période subséquente, respect du principe de séparation des exercices ;

- Analyse des éléments anormaux ou anciens en rapprochement susceptibles de révéler des non-valeurs.

- Vérifier des opérations comptabilisées par la banque et non par société (charges

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éventuelles).

3.1.3. Contrôler l’apurement des effets à l’encaissement sur la période subséquente ;

3.1.4. Justifier les comptes de régularisations liées au cycle trésorerie (Intérêt courus, intérêts constatés d’avance).

3.1.5. S’assurer que les encaissements (emprunts…) et les décaissements (agios…) apparaissant sur les relevés de banque subséquents et concernant des opérations de l’exercice, sont comptabilisés.

3.1.6. sélectionner un échantillon de mouvements de banque de l’exercice, et pointer aux pièces justificatives et aux journaux.

3.1.7. Vérifier que les intérêts précomptés sur effets escomptés (ou autres moyens de financement) sont comptabilisés en charges constatées d’avance pour la partie afférente à l’exercice à venir.

3.1.8. S’assurer de la réciprocité des virements intr-banques intervenus dans les derniers jours de l’exercice et dans les premiers jours de l’exercice suivant.

3.2. CAISSE3.2.1. Obtenir le PV de caisse à la date de clôture et

vérifier que le montant indiqué sur le PV correspond au solde comptable. Justifier les sommes éventuelles en rapprochement.

3.2.2. Procéder à l’inventaire physique des caisses à une date la plus proche possible de la date de clôture. Rapprocher l’inventaire physique et la comptabilité.

3.2.3. Sélectionner un échantillon de mouvements de caisse et pointer aux pièces justificatives et aux journaux.

3.3. VMP

3.3.1. Justifier les acquisitions de VMP, (en particulier les dernières acquisitions de l’exercice), par rapprochement avec les pièces justificatives, et s’assurer que les frais d’acquisition ont été laissés en charges d’exploitation.

3.3.2. Justifier les produits de cession de VMP, (en particulier les dernières cessions de l’exercice), par

33


rapprochement avec les pièces justificatives.

3.3.3. vérifier que les plus ou moins-values sur cession de VMP ont été correctement calculées par application de la règle FIFO ou CMP. S’assurer de la permanence des méthodes.

3.3.4. En distinguant trois titres côtés, non côtés et titres de créances négociables, s’assurer que les moins-values latentes sont provisionnées et que les règles de non compensation sont respectées. Vérifier la permanence des méthodes. Calculer la valeur du portefeuille pour l’annexe.

3.3.5. S’assurer que les acquisitions et cession des derniers jours de l’exercice ont été prises en compte. A l’inverse, vérifier que les acquisitions et cession des premiers jours de l’exercice suivant n’ont pas été prises en compte.

3.3.6. S’assurer qu’à tout placement dont l’échéance ne coïncide pas avec la clôture de l’exercice, correspondent des intérêts courus à recevoir.

3.3.7. Vérifier le traitement comptable et fiscal des dividendes et des revenus.

3.3.8. Vérifier le respect des règles comptables et fiscales en matière d’instruments financiers particuliers.

3.4. DIVERS

3.4.1. Vérifier que les caisses et comptes bancaires en devises sont convertis sur la base du dernier cours de change et que différences de change constatées sont inscrites en résultats financiers.

3.4.2. Justifier le maintien en VMP des titres dont la rotation est faible et/ou dont le pourcentage de participation est susceptible de conférer une influence notable.

3.4.3. Vérifier le respect des règles applicables en matière de TVA sur les charges et produits financiers.

3.4.4. Vérifier le traitement fiscal des intérêts sur comptes-courants d’associés, des provisions sur VMP, des plus-values latentes sur VMP, des

34


dividendes, etc.

3.4.5. Relever les montants des opérations déjà qualifiées de conventions réglementées. Les exploitations à la rubrique « contrôle des conventions réglementées ».

3.4.6. Relever les opérations susceptibles d’entrer dans le cadre des conventions réglementaires et apprécier leur caractère normal et courant. Les exploiter à la rubrique « contrôle des conventions réglementées ».

3.4.7. S’assurer qu’aucun événement post-clôture n’est susceptible de remettre en cause la valorisation des comptes liés au cycle endettement.

3.4.8. Relever les éléments liés au cycle trésorerie qui permettront de contrôler l’annexe (évaluation des VMP, calcul des prisions, etc.).

4. TESTS DE BOUCLAGE ET DE VALEUR SPECIFIQUES

5. SYNTHESE

5.1. Faire une synthèse du cycle.

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(Annexe 9)

Rapport d’audit

Messieurs,

Dans le cadre de ma mission de commissariat au compte pour

l’exercice clos de 31 Décembre 2004, et conformément aux disposition de

l’article……, j’ai l’honneur de vous faire part du résultat des contrôles que

j’ai effectués à ce jour :

1. Manuel des procédures :

Il serait souhaitable, conformément aux dispositions de

l’article…… de posséder un manuel de procédures.

Dans la situation actuelle les tâches ne sont pas clairement

définies. Les instructions sont communiquées oralement, Monsieur Rigal,

caissier, n’est pas contrôlé, Madame Jouvet tient la trésorerie tout en aidant

le service comptable.

La rédaction d’un manuel de procédures permettrait de définir

clairement les responsabilités de chacun et les supervisions exigées, afin de

mettre en place des contrôles internes nécessaires pour assurer la fiabilité

des enregistrements comptables et permettre une bonne circulation de

l’information dans l’entreprise.

2. Séparation des tâches :

Il serait préférable que Madame jouvet, qui tient la trésorerie, soit

tout à fait indépendante du service comptable ;

Madame Jouvet, aide en effet le service comptable lorsque celui-ci a

une surcharge de travail et a par conséquence accès aux comptes clients.

A cause de la non séparation des tâches, Madame Jouvet pourait, par

exemple, détourner à son profit des chèques reçus, ne pas comptabiliser les

encaissements et annuler, lors de son travail dans le service comptabilité,

les créances des clients concernés.

La parfaite intégrité de Mme Jouvet n’est bien entendu pas encore en

cause, mais un uniquement le cumul des tâches liées à sa fonction.

36


3. Signatures autorisées :

Il est recommandé que les banques soient averties du départ de la

société des personnes autorisées à signer les chèques.

Monsieur ventoux, ayant quitté la société il y a deux mois, a toujours

sa signature agrée auprès des banques.

Cette situation peut engendrer des risques pour la sauvegarde des

fonds de la société si Monsieur Ventoux revenait dans la société et

parvenait à s’approprier des chèques vierges.

4. Règlement de la paie :

Le règlement de la paie devrait être effectué par virements bancaires.

Monsieur Lucas père, signe chaque mois 300 chèques pour payer le

personnel.

Cette procédure est naturellement très longue et elle comporte des

dangers pour l’entreprise dans la mesure où une erreur risque de ne pas

être détectée.

Il serait plus rapide et plus fiable d’établir des virements bancaires

chaque mois.

Le service paie devrait éditer informatiquement les bulletins de paie

et un listing récapitulatif des salaires nets à payer.

Le listing récapitulatif serait signé pour approbation de paiement par

monsieur Lucas ou Monsieur Lucas père et un exemplaire de ce listing

serait confié à la banque qui réaliserait les virements bancaires.

Cette procédure assurerait une gestion plus rigoureuse et plus

efficace de la paie.

5. Approbation de la situation de trésorerie prévisionnelle

Le directeur financier, Monsieur Sirou, devrait signer pour

approbation les situations prévisionnelles de trésorerie qui devrait être

établies mensuellement car elle représente un document de base de gestion

trésorerie.

Le travail de Mme Jouvet n’est pas contrôlé. Des erreurs de jugements

ne seraient pas détectées et pourraient se répéter au détriment de la

société.

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La procédure proposée formaliserait ainsi un suivi plus rigoureux de

la trésorerie.

6. Gestion de la trésorerie :

Mme Jouvet devrait gérer la trésorerie en jours de valeurs afin de

mieux maîtriser les frais financiers.

Les conditions appliquées par chèque (taux de découvert et

d’escompte, dates de valeurs, plafond, frais fixes…) devrait être

précisément connus. Il faut donc obtenir, pour chacune des banques, les

conditions appliquées, et éventuellement en négocier des nouvelles.

Les agios d’escomptes et de découverts devraient être contrôlés. Il

faut donc demander aux banques les échelles d’intérêts et vérifier les taux

d’intérêts et les jours de valeurs. Les agios d’escomptes devraient être

vérifiés.

La gestion actuelle de la trésorerie peut avoir pour conséquence le

paiement de frais financiers qui pourraient être diminués par une stricte

surveillance des jours de valeurs et des taux appliqués.

7. Séparation des fonctions : tenue de la caisse et enregistrement comptable

Monsieur Rigal, caissier, ne devrait pas avoir sa seule responsabilité

le paiement par caisse et l’enregistrement comptable des dépenses.

Les risques encourus par la société sont les suivants :

M. Rigal pourrait rembourser des frais non justifiés.

M. Rigal pourrait faire des erreurs d’imputation comptables qui

ne seraient pas détectées et qui fausseraient l’analyse des

charges.

Si M. Rigal imputait des versements d’acomptes sur salaires

dans un compte de transit par exemple, les personnes

concernées touchaient quand même en fin de mous leur salaire

intégral.

Ainsi, afin de protéger les actifs de la société, il est nécessaire de

séparer la fonction trésorerie et la fonction comptable, en répartissant les

tâches de la façon suivante :

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M. Rigal vérifie les pièces justificatives et les remboursements ;

Le service de la paie établit les demandes d’acomptes sur

salaires et transmet un double à M. Rigal qui les paie.

M. Briard, chef comptable :

Comptabilise les dépenses en reprenant toutes les fiches

justificatives ;

Compare le total payé (enregistrement sur le livre de caisse)

avec le total comptabilisé ;

Compare à chaque fin du mois le solde comptable de la caisse

avec le montant sur le livre de caisse avec le montant

réellement en caisse.

8. Comptage de caisse :

Il est recommandé que M. Briad, chef comptable ? S’assure de la

correction tenue de la caisse par un comptage de caisse effectué une ou

deux fois par mois.

39

audit integre cycle tresorerie

Documents