UNIwise - Anders Færgemand Høyer 1

AU BSS implementering af WISEflow Sommer 2014

Præsentation af ProjektetPræsentation af WISEflow

UNIwise - Anders Færgemand Høyer 2

Agenda

• Præsentation af projektet– Organisation & plan– Status & leverancer

• Præsentation af WISEflow– Hvad er WISEflow?– Demo

• Spørgsmål?

UNIwise - Anders Færgemand Høyer 3

Organisering og interessenterStyregruppe

Peder Østergaard (formand)Anders Færgemand (projektleder/UNIwise)Per HenriksenAnni Bækgaard Langberg – BSS Studier Front OfficePer Andersen & Erik Strøjer Madsen – BSS StudielederHenrik Friis Bach – BSS StudiesekretariatslederAndreas Heuwinkel – AU IT (Support, Netværk)Morten studenterrepræsentantLine Fristrup (sekretær)

Camila (Kommunikationsopgaven)

ArbejdsgruppeAnders Færgemand (projektleder/UNIwise)Mariann, Gitte, Tina– BSS StudierBente og Lene – AU ExecutiveMorten - CUL systemansvarStine – CUL ProcesserJesper Bogberg – AU IT (Support, Netværk …)Helene Christiansen – BSS uddannelsessekretær

Marie Louise Vejledning studerende

Afholder Onsdagsmøde kl 8.00-9.00015, byg. 1431

Afholder Mandagsmøde kl 12.30-14.00A202,

byg. 2620

AU iT• 1. level Support• Netværk• Integrationer?

BSS Studier• BSS U/E team• BSS Timeplaner• Vejledning

(Studerende) BSS Institutter• Eksamensform• Eksamens Mat.• Censor

BSS Kommunikation• Studerende• VIP’er• Censor

UNIwise• WISEflow• Support• Uddannelse• Projektleder

Interessenter

Studerende• Eksamen

Censor• Eksamen

Klargør - Test af WISEflow FLOWlock

AU BSS Digital eksamen Sommer 2014 Februar 2014

Overordnet projektplan for implementering af Løsningen ver 01

Projektering – Kommunikation, support og uddannelse

Workshop

Udd. Hands on (x8)

M12

M14

Planlæg

TestPlanlæg

Testrapport

M3Drift start

M2Support klar

Support, Udd., Test & Kom.

Kommunikation (”Awareness”, studieportaler, vejledning, nyhedsbreve …)

Superbrugere udd og support opbygning 1. idriftsættelseOpfølgning

Planlæg

Drift…

01/01/201501/02/2014

Leverandør

Leverandør

Kunde

Kunde

Projektering Implementering Idriftsættelse

Planlæg og opret eksamen sommer 2014 Planlæg og opret eksamen Vinter 2014/15

M1 Implemen-tering klar

01/05/2014

M0Start

OpfølgningAwareness

EKA lister

Test

Feb’14 Jun OktApr Aug Dec Jan’15

01/09/2014

Kommunikation Kommunikation

Uge 8 Uge 12

Uge 17

M13

QA? Opret EKA flows

1/51. WISEflow

eksamen klar

Løsning klar

5

Scope for BSS Digital Eksamen

Uddannelsesomfang

forDigital Eksamen

på AU BSS

Digital Eksamen Sommer 2014U/E team v. Mariann Marketing og Organisation BAdm Erhvervskommunikation BCOM Økonomi (*) Juridisk (#) Statskundskab (#) Psykologisk (#) AU Herning

• Afspejler ovenstående• + ST Ing. Studie

Executive v. Bente, AU Viden AU: Master, Exe/Full/DK MBA, HD H: Diplom, HD, tek Diplom

EVU v. Bente & Marainn Enkeltfag, Diplom, Master, andet

(#) Studienævn 1:1(*) Ehvervsøkonomi og Økonomi(?) mangler eller ref til …UNIwise - Anders Færgemand Høyer

Digital Eksamen Vinter 2014/15 Evt rester som ikke nåede

sommer 2014 terminen?• …?

…?

…?

UNIwise - Anders Færgemand Høyer 6

Udfordringer …1. Kommunikation til censorinstitutionerne

– Informationsbrev er fremsendt til censorformændene– Der er lavet skabeloner til den enkelte censorer (fra Statskundskab og Psykologi)

2. Omfang vedr. digitalisering af eksamen– Alle eksamener bliver med digital aflevering– Hvad taler for en 100% digital aflevering?

• Hurtigere levering, spare porto, simple arkivering, digital bedømmelse

3. Udmelding vedr. stop af udskrivning af eksamensopgaver– Der er to udfordringer?

• Intern service til VIP’er (interne og eksterne)• Ekstern service til censorer

– Beslutning:• Det er en lokal Institut beslutning om der fortsat skal printes – det bliver for egen regning• Censorer skal selv sørge for udprint

4. Brug af stads-vip og/eller WISEflow til karakterindtastning?

5. Egnede eksamenslokaler – netværk, strøm, beredskab?

UNIwise - Anders Færgemand Høyer 7

Leverancer fra arbejdsgruppen

• Der er mange leverancer – de første og vigtigste– Opbygning af Support organisation– Beskrivelse af den digital eksamensproces– Præsentation/dialog med Institutterne– Eksamensoverblik – Digitale eksamensformer?– Eksamenslokaleoverblik – ”Kapacitet”?– Kommunikationsplatform – plan, site og indhold– Uddannelse af Studiesekretær, Bedømmer og

Studerende

UNIwise - Anders Færgemand Høyer 8

Hvad med Support?Hvem levere support?• BSS Front office – Studier & Viden• IT Service Desk• BSS Support• BSS CUL• WISEflow systemet via support site• UNIwise

Hvilken support kan jeg få?• Hjælpe videoer• ”Mouse-over” hjælpetekster• FAQ’er• Hjælp vedr. eksamen• Hjælp vedr. login• Hjælpe vedr. brugen af WISEflow• …

UNIwise - Anders Færgemand Høyer 9

Digital eksamensproces på BSS• Processen er kortlagt og bliver harmoniseret og ens for alle på BSS• Med størst genbrug af data fra STADS, IDM og fælles login

Orienteringsmøder for VIP’er• Orienteringsmøder på institutterne

– Varighed 30 – 45 min.– Afholdes i ugerne 13 – 16. (Forud for opstart 1. maj)

• WISEflowteamet kontakter institutterne – i denne uge mhp. konkrete aftaler

• På møderne vil vi drøfte følgende:– Introduktion til Wiseflow som arbejdsredskab– Orientering om implementeringsprocessen– Arbejdsprocessen før, under og efter en eksamen.– Spørgsmål og svar

UNIwise - Anders Færgemand Høyer 11

BSS Eksamensliste S2014!38 uddannelser afholder 655 eksamener med 35.880 eksaminander!

UNIwise - Anders Færgemand Høyer 12

Præsentation af WISEflow