attuare il codice amministrazione digitale quali scadenze, quali soluzioni per firma digitale,...
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Attuare il Codice Amministrazione Digitale quali scadenze, quali soluzioni per Firma digitale, utilizzo PEC e conservazione documentale L’esperienza concreta di Fondazione MilanoTRANSCRIPT
Attuare il Codice Amministrazione Digitale quali scadenze, quali soluzioni per Firma digitale, utilizzo PEC e conservazione documentale L’esperienza concreta di Fondazione Milano
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Fondazione Milano- Principali aree di attività
Milano Lingue, ha al proprio interno la Scuola Superiore per Mediatori Linguistici e
l’Istituto Superiore per Interpreti e Traduttori
Milano Teatro Scuola Paolo Grassi
Milano Civica Scuola di Musica articolata in Istituti (Musica Antica, Musica Classica, Ricerca Musicale,
Civici Corsi di Jazz, I Civici Cori, CEM)
Milano Cinema e Televisione
Il 24 luglio 2000 il Consiglio Comunale approva la costituzione della Fondazione di Partecipazione Scuole Civiche di MilanoIl 4 agosto il Sindaco ne ha firmato l’Atto Costitutivo, scegliendo il modello giuridico istituzionale della “fondazione di partecipazione” e conservando al Comune funzioni di indirizzo e controllo
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Offerta formativa
CORSICURRICOLARI
FORMAZIONE PERMANENTE
FORMAZIONE PER PROFESSIONISTI
Corsi di Base (solo Dip. di Musica): sviluppo di competenze tecniche,
approf. di materie teoriche, storiche e di insieme in ambito pre-
universitario
Corsi di 1° livello (tutti i dipartimenti): modellati sui
percorsi universitari di 1° livello, forniscono gli strumenti di base per
affrontare la professione
Corsi di 2° livello (solo Dip. di Lingue e Musica): modellati sui percorsi universitari di 2° livello, approfondiscono le competenze acquisite nei percorsi di primo
livello
Corsi introduttivi: corsi propedeutici e attività di
orientamento che forniscono le basi per approfondimenti
successivi
Corsi di approfondimento: corsi monografici che offrono livelli
diversi di approfondimento delle materie e degli insegnamenti
Fondazione Milano nel complesso è un’agenzia formativa che offre anche seminari e corsi brevi su
argomenti molto specifici e mirati al completamento di competenze di persone già inserite nel mondo
del lavoro
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Collaboratori
510
Dipendenti
203
Allievi
3.139
Bilancio
15.000.000 €
2009/2010
5
Esiti professionali
0
20
40
60
80
100%
1 anno(2006-2007)
19%
13%
67%
100%
2 anni(2005-2006)
11%
12%
77%
100%
5 anni(2002-2003)
96%
1%
100%1%
3%
Lavora
Non lavora, è in cerca oè disoccupato
Non lavora perchèstudente
Non risponde
Oltre 2/3 degli studenti impiegati entro un anno dalla conclusione dei corsi della Fondazione, con percentuali vicine al 100% nei 5 anni
* Dati tratti dall’“Indagine sugli esiti occupazionali degli ex-allievi” svolta dalla società SWG nel settembre 2008
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Stakeholder
MERCATO DEL LAVORO
RISORSE UMANE
ENTI LOCALI
PARTNER
COLLETTIVITÀ
COMUNE DI MILANO
EVENTUALI NUOVI SOCI
ALLIEVI
Fondazione Milano
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Rapporti con il Comune di Milano
Efficacia ed efficienza Bilancio non in disavanzo Iniziale aumento e mantenimento delle Ore di Formazione Allievo
Qualità Certificazione ISO 9001 entro il primo anno Progetto di benchmarking (analisi competitiva) entro il terzo anno
OBIETTIVI
Una convenzione trentennale ed alcune linee guida regolano la gestione dei quattro dipartimenti
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EFFICACIA ED EFFICIENZA
Revisione del processo di gestione dei contratti dei collaboratori esterni, predisposizione per la firma massiva e la protocollazione automatica
Revisione del processo di gestione degli ordini, predisposizione per la firma massiva e la protocollazione automatica
Sommario
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Creare un sistema flessibile ed innovativo per la gestione dei contratti dei collaboratori esterni
Semplificare i processi aziendali ed in particolare il processo di di approvazione
Migliorare il processo di Dematerializzazione Ridurre il tempo di firma dei documenti Predisporre un sistema di protocollazione automatica
Processo Contratti: Obiettivi
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Sistema che permette la gestione delle relazioni con gli Stakeholder aziendali
Microsoft Dynamics CRM 4.0
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Dipendenti (docenti e non docenti)
Consulenti Aziende
Partner
Fornitori
Studenti/Ex studenti
Creazione su CRM di una “entità” personalizzata che permettesse di:
Memorizzare le informazioni sui contratti Calcolare il totale aziendale in base al regime fiscale
del collaboratore Fornire una reportistica aggiornata in tempo reale sul
budget impegnato per ogni gestore Tenere traccia degli step di approvazione Mostrare uno scadenziario dei pagamenti
Realizzazione
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Processo di approvazione
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Fase 1
• La segreteria del dipartimento crea il contratto • Il direttore di dipartimento approva il contratto
Fase 2
• L’ufficio del personale approva il contratto• Il controllo di gestione approva il contratto
Fase 3
• L’ufficio del personale genera il contratto• La direzione firma il contratto
In ogni istante si può vedere lo stato in cui si trova un contratto
Ogni step all’interno del processo presuppone l’esecuzione di un workflow di approvazione che avviene tramite un click con conseguente risparmio di tempo
Ogni fase di approvazione non prevede più carta stampata, ma il sistema automaticamente registra la data e l’ora relativa all’esecuzione del workflow
Vantaggi
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Nell’ottica del processo di dematerializzazione i contratti non vengono più stampati, ma generati in pdf e predisposti per la firma massiva
Tramite E-Dispatcher è possibile firmare con un click tutti i contratti
Firma con E-Dispatcher
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Processo di Firma
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Contratti
File Indice DispSign
Una coda è un contenitore di documenti omogenei Con un click vengono firmati tutti i documenti
all’interno di una coda
Le code
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M T L SC CODA C
Tutti i documenti vengono firmati digitalmente in chiaro (firma Adobe nativa)
Viene apposta su ogni documento un’immagine statica che rappresenta la firma autografa del firmatario
La firma digitale è conforme alle normative CNIPA E’ possibile anche annullare uno o più contratti
Proprietà di firma
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I documenti firmati in digitale vengono poi protocollati in automatico sul sistema documentale
I documenti vengono inviati in automatico al collaboratore e per copia conoscenza alla segreteria del dipartimento
Il processo post firma non prevede quindi alcuna operazione da parte della segreteria del dipartimento
Processo post - firma
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Migliorare il processo degli ordini, riducendo il tempo di firma e di protocollazione
Processo Ordini: obiettivi e realizzazione
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DispSign File Indice
Ordini Sistema di contabilità
Integrazione di E-Dispatcher con il sistema della contabilità
Nell’ottica del processo di dematerializzazione gli ordini non vengono più stampati, ma generati in pdf e predisposti per la firma massiva
Il processo post-firma prevede la protocollazione in automatico sul sistema documentale, senza alcuna operazione da parte dell’utente
Vantaggi
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CRM 4.0 è estremamente flessibile, semplice, intuitivo e facilmente personalizzabile
Tramite il sistema delle viste è possibile sapere in ogni istante in che stato si trova ogni contratto
I centri di responsabilità hanno sempre a disposizione la situazione real time del budget impegnato
Permette l’esportazione dei dati in excel velocizzando la reportistica Ha apportato miglioramenti al processo di dematerializzazione con una
sensibile riduzione della carta stampata Ha apportato una riduzione dei costi del service esterno di archiviazione
documentale Ha apportato un notevole risparmio di tempo in quanto ora il processo di
autorizzazione avviene con un semplice click
Conclusioni (1/2)
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E-Dispatcher è estremamente flessibile e permette la firma massiva di una qualunque tipologia di documenti omogenei
E-Dispatcher è facilmente integrabile con CRM Ha apportato un notevole risparmio del tempo di firma in
quanto con un semplice click permette la firma di tutti i contratti
Anche il processo post-firma migliora l’efficienza del processo stesso in quanto la protocollazione e l’invio di mail viene fatto in automatico senza bisogno dell’intervento della segreteria di dipartimento
Conclusioni (2/2)
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Crescita di una PA (1/2)
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E’necessaria una evoluzione del sistema documentale per consentire un dialogo tra le pubbliche amministrazioni (interoperabilità dei sistemi di protocollo)
Bisogna migliorare la quantità di informazioni e snellire la loro ricerca
Bisogna ridurre i tempi tra la protocollazione e l’elaborazione della corrispondenza
Bisogna migliorare la sicurezza dei dati
Crescita di una PA (2/2)
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Sviluppi futuri (1/3)
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Ulteriore spinta al processo di dematerializzazione Creazione di un DB unico aziendaleRiduzione tempi di protocollazione e firma
Revisione del processo di stage tramite CRM 4.0 ed E-Dispatcher
Sviluppi futuri (2/3)
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Riduzione del lavoro manuale della segreteria che non dovrà più smistare mail in arrivoAggiornamento automatico di Database aziendaliAlimentazione automatica di una rubrica delle pec
Automazione dell’elaborazione delle mail in arrivo sulla casella di posta certificata tramite E-Dispatcher
Sviluppi futuri (3/3)
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Gestione delle pratiche dello studente in modo completamente dematerializzatoRisparmio di tempo per la riconciliazioneEliminazione delle ricevute di pagamento
Dematerializzazione pagamenti studenti (MAV online)