ATSI 2007

Indicar exemplos de desalinhamento entre

• Processos de Negócio e Sistemas de Informação (PN/SI)

• Processos de Negócio e Entidades de Informação (PN/EI)

• Entidades de Informação e Sistemas de Informação (EI/SI)

algumas respostas...

... os exemplos que seguem são transcrições fiéis de respostas dadas pelos

alunos, com o objectivo de promover a discussão ...

PN/SI“Os Sistemas de informação não suportam adequadamente os processos de negócio. Por exemplo, numa transportadora, o cálculo errado das melhores rotas”

• Atenção que um caso destes não é forçosamente um problema de alinhamento, mas tão só de uma deficiente concretização dessa função no SI (bug?), ou de deficiente definição do PN!!! Isto é, um problema destes não resulta forçosamente de uma deficiente relação PN/SI, mas muito provavelmente de um erro num deles.

• Na realidade o facto de haver no SI uma função de cálculo de rotas quer dizer que há uma CONSCIÊNCIA da importâncias disso para o alinhamento com os processos de negócios relacionados...

EI/PN“Satisfação de encomenda com subprocesso venda na qual os vendedores mostram “catálogo” ao cliente, que internamente no departamento de desenvolvimento se chama “referência ilustrada”.

• Não é claro que Processos de Negócio tinha o aluno em mente aqui, ,as pode-se dizer que se percebe a ideia... Cuidado!!!

• É vulgar encontrarmos cenários em que diferentes processos de negócio se têm de confrontar com múltiplas terminologias para os mesmos conceitos e até para as mesmas Entidades de Negócio (diferentes ontologias...). Dentro de uma mesma organização ou contexto é mau se isso acontece (normalmente representa um desalinhamento EI/PN) mas se envolve actores externos, como clientes, isso já é mais vulgar. Tal pode acontecer por exemplo em contextos médicos, legais, ou de grandes especificidades (por exemplo, segundo a terminologia técnica do meio, num sistema de gestão de bibliotecas o campo de registo de nome de um autor numa EI que representa um livro ou artigo de revista chama-se... “termo de responsabilidade”.)

SI/EI“Um sistema de informação que em algumas funcionalidades utiliza dados de um departamento, e noutros dados de outro”

• E depois?... Qual o problema de um caso destes?

• Já agora, o que são “dados de um departamento”?• Cuidado ao não confundir a Arquitectura Organizacional

(departamentos, ...) com as Arquitecturas de Aplicações (que gerem os dados) e dos serviços (através dos quais se manipulam os dados), e muito menos com a Arquitectura de Informação (que define as EI).

EI/PN“Quando as entidades informacionais não suportam os processos de negócio. A ficha de um cliente por exemplo não conter um registo histórico das transacções com esse cliente de modo a tornar rápido a avaliação de crédito ou desconto”.

• ... OK! Considerando que isso é mesmo um requisito do negócio...

SI/EI“Um sistema de informação poderá ter que alterar um atributo de uma entidade informacional e ser obrigado a replicar a medida em várias entidades por a mesma informação se encontrar replicada. Caso isso não seja explicito, a informação poderá ficar incorrecta”.

• ... OK! isso mesmo (apesar do estranho palavreado...).

PN/EI“Existe desalinhamento se para os processos especificados não existe uma arquitectura de informação consistente que cubra todos os processos. Ex: TMN conta os clientes pelo nº de cartões que têm. Quando se quer saber quantos clientes há é muito difícil chegar a um valor correcto”.

• Excelente exemplo PARA DISCUSSÂO!!! Será isto realmente um exemplo de desalinhamento? Não sei... é que tudo depende realmente da caracterização do negócio da TMN e da definição à luz disso do conceito de “cliente”!!!

• Considerando que o negócio da TMN é a venda de serviços de telecomunicações, considerando que provavelmente o canal mais importante de venda desse serviço é o dos cartões de pré-carregamento, e considerando que esses cartões são de compra e uso anónimo, que alternativa restará à TMN para definir o seu conceito (EI) de cliente? Já agora, ainda que fosse viável registar para cada cartão “dados de cliente”, quem deveria ser esse actor? Quem comprou o cartão (o padrinho que oferece um telemóvel ao afilhado)? Quem paga a sua despesa (o pai)? Quem o usa (o filho)? quem o passa a usar 6 meses depois (a avó)? Se calhar à luz de um negócio destes, a TMN até que definiu bem a sua EI “cliente”...

EI/PN“Quando há uma avaria no metro o processo de negócio poderá perder muito especialmente se as entidades informacionais não forem rápidas arranjar uma solução para o problema”.

• ??? Decididamente isto foi resultado de um momento de “inspiração” ;-)

• ATENÇÃO que as EI não “fazem” coisas! Quem determina o que se faz são os PN...

• Entidade versus Recurso versus Entidade Informacional versus Actor

SI/EI“Aplicação de vencimentos tem uma lista de trabalhadores.Aplicação de gestão de clientes tem uma lista de clientes, para cada cliente existe uma lista de trabalhadores no cliente (recursos afectados).Duas aplicações utilizam a mesma entidade (trabalhador) mas não está integrado, está duplicado”.

• Quase que dá para perceber, mas não há a certeza disso...• Se a lista de recursos afectados identificar os trabalhadores

por referência, estamos perante um modelo de domínio coerente...

SI/EI“O problema neste caso pode estar relacionado com a replicação de informação em vários SI, por exemplo, o mesmo fornecedor fornece vários produtos, e a informação dos produtos que ele fornece está espalhada por vários SI”.

• ... atenção isto não será forçosamente um problema de desalinhamento SI/EI (PELO MENOS QUANDO FORMULADO DESTA FORMA)... Se essa distribuição da informação estiver coordenada, pode estar correcto. A EI “fornecedor” pode ser gerida por processos bem definidos, que reconhecem haver SIs diferentes para diferentes produtos, e lidar adequadamente com isso...

PN/EI“Um exemplo de desalinhamento entre processos de negócio e SI é todo o trabalho extra executado fora do workflow dos processos de modo a “cooperar” com o sistema implementado”.

• OK! Percebe-se a ideia, apesar da formulação “estranha”...

PN/SI“Quando um processo de negócio necessita de informação supostamente gerida pelo SI que não está presente ou se encontra dificilmente caracterizada no sistema de informação.

Ex: O processo de negócio registar cliente precisa da morada od mesmo e o SI não tem essa informação”.

• ATENÇÃO: Isto descreve um desalinhamento PN/EI, e não PN/SI!!!

PN/SI“Quando é necessário os trabalhadores recorrerem várias vezes a folhas de cálculo para executarem o seu trabalho”.

• CUIDADO com a discriminação excessivamente genérica contra as “folhas de cálculo”. Não confundir TECNOLOGIA com PROCESSO ou SISTEMA. O uso de uma folha de cálculo pode ser uma solução muito eficaz para tornar um SI eficiente em certos tipos de PN... Afirmações destas devem ser por isso apresentadas no seu devido contexto!

PN/SI“O processo de negócio precisa de saber os fornecedores nacionais e o sistema de informação não tem a distinção entre fornecedores nacionais e internacionais”.

• CUIDADO que isto é mais um problema de desalinhamento PN/EI, e não de PN/SI! A informação em falta deve ser um atributo da EI em causa, sem culpa alguma para o SI...

EI/PN“Os processos de negócio terem em consideração os EIs que não se encontram disponíveis. Por exemplo processos concorrentes a usarem a mesma EI não suportando essa partilha”.

• CUIDADO que (apesar da formulação estranha) o que se entende é que isto seria um problema de desalinhamento SI/PN, e não EI/PN!!!

SI/EI“Quando se quer verificar quantos empregados tem uma empresa e caso houvesse um despedimento nesse dia que não foi inserido no SI, o resultado vai ser desalinhado”.

• CUIDADO que (apesar da formulação estranha) o que se entende é que isto seria um problema de desalinhamento PN/EI ou PN/SI, mas não SI/EI (problema de eficiência do processo “despedimento de empregado”)!!!

SI/EI“Quando, por exemplo, a entidade cliente que é manipulada por um sistema de informação não é coerente, ou seja, cada departamento tem a sua própria noção de cliente”.

• CUIDADO que isto nada pode ter a ver com o SI. Mais provavelmente um caso destes será um problema da “ontologia do negócio”, associada a desalinhamento PN/EI, mas não SI/EI (se o SI conseguir manipular adequadamente a EI tal como ela está definida nos vários processos, não há desalinhamento aqui...).

Já agora, sobre terminologias, ontologia, modelos de domínio, ...

PN/SI“Um sistema de facturação que no caso de falha implicar uma factura manual”.

• ??? Qual o problema??? Isto parece ser antes uma boa definição do PN, dado que trata a excepção!!!

• Só há desalinhamento se essas falhas foram deficiências conhecidas do SI. Já a definição de execuções alternativas em caso de falha inesperada do SI é sempre uma boa prática!!! Especialmente se for um processo de facturação

SI/EI“Sistema de gestão de empregados em que o preenchimento da idade de um funcionário não está de acordo com a sua data de nascimento”.

• Cuidado que isto é um problema específico de qualidade de informação (alguém registou uma data errada na EI)...

• Ainda assim, o facto de não se prever isto (deficiência ou falta de processos de qualidade da informação) causaria, quanto muito, um desalinhamento entre a EI e os PN afectados...

• Se por outro lado o problema for o SI apresentar uma idade errada ao interpretar de forma errada a data de nascimento, então isto será um erro de concretização do SI...

PN/SI“Um processo que recorre a vários sistemas, repetindo uma mesma acção mais do que uma vez (repetindo-a em cada sistema)”.

• ... ???! Atenção que pode não ter problema de maior (aliás, essa é muitas vezes a única forma de integrar sistemas diferentes...)

PN/SI“Os Sistemas de informação não suportam adequadamente os processos de negócio. Por exemplo, numa transportadora, o cálculo errado das melhores rotas”

• Atenção que não é problema de alinhamento, mas tão só de deficiente concretização dessa função no SI (ou de deficiente definição do PN)... Isto é, um problema destes não resulta forçosamente de uma deficiente relação PN/SI, mas muito provavelmente de um erro num deles.

PN/SI“Um ERP numa empresa de consultoria consiste num desalinhamento porque as consultoras não se têm de preocupar (muitos) com fornecedores, stocks, procurement, <????>, etc.”

• Atenção que num contexto destes o desalinhamento depende sempre dos requisitos dos processos, sendo perigoso generalizar desta forma. Quase sempre qualquer empresa pode conceber um SI que se pode identificar como um ERP como vantagem competitiva do seu negócio...

• A propósito, o que é um ERP? Cuidado que não há definições concretas e objectivas para tipos de sistemas de informação... Perante um dado sistema pode-se julgar sobre o seu melhor posicionamento relativo, mas é perigoso esperar poder julgar isso objectivamente...

3 respostas igualmente interessantes pelo mesmo aluno:

• PN/SI - Uma determinada actividade manual foi automatizada. No entanto não foi totalmente automatizada e requer a existência de nova actividade manual que não existia inicialmente

• SI/EI – Determinada organização, por exemplo um banco, tem vários registos de mim que me identificam como cliente. Por exemplo, sou o cliente “A” quando me dirijo a um balcão, “B” quando uso o MB, “C” quando uso o portal web.

• EI/PN – Existe determinado processo de negócio que não consegue operar devido à inexistência da informação crítica. Por exemplo, quando efectuo uma encomenda na Amazon e ela não me questiona o número da porta.

mais 3 respostas igualmente interessantes pelo mesmo aluno:

• PN/SI – A falta de automatização total de um determinado processo. Ex: uma empresa possui um sistema de gestão de armazém, automatiza a descoberta de produtos no armazém mas é necessário manualmente fazer as suas entras e saídas.

• SI/EI – Cada departamento de uma empresa ter um sistema de informação para gerir a entidade cliente, não comunicando estes SI entre si. Ex: departamento de marketing possui um sistema e o departamento de vendas possui outro.

• EI/PN – Ter uma entidade informacional que não possua toda a informação, ou toda a correcta informação para um determinado processo de negócio. Ex: a entidade produto não contém a informação peso para o processo de venda numa empresa de venda de produtos pela Internet.