République Démocratique du CongoRépublique Démocratique du CongoProgramme Intégré de Réhabilitation de l’Agriculture Programme Intégré de Réhabilitation de l’Agriculture

Kinshasa, 28 février – 3 mars 2011

Sous la responsabilité du CPM (assisté d’un expert en passation des marchés):Procédures de revue a priori: revue de supervision, au siège

Plans de passation des marchés Pré-qualification des soumissionnaires Documents de soumission Rapports de passation de marchés à mi-parcours

Procédures de revue a postériori faisant partie de la revue des DRF et supervision sur le terrain (lors des missions de supervision)

Faisant partie de la revue des états des dépenses Revue de l’avancement et des processus d’achat (technique,

financier/administratif) Identification des problèmes et des contraintes. Coaching du personnel pays et/ou de l’UCP Formulation de recommandations pour une amélioration

1. Revue de la pré-qualification des soumissionnaires Pour des travaux importants/complexes, ou quand on prévoit des économies de temps/d’argent => besoin de compétences avérées en achat

1) Avant le lancement des invitations pour la pré-qualification, le FIDA procède à la revue:

Du projet de publication et d’invitation Des projets de rapports (questionnaire de pré-qualification, critères et méthodologie

d’évaluation)

2) Après l’évaluation par le Bénéficiaire, le FIDA fait une revue: Du projet de rapport d’évaluation Des compétences des soumissionnaires pré-qualifiés Des raisons pour lesquelles on exclut un quelconque soumissionnaire de la pré-

qualification

2. Revue des acquisitions de biens et travaux.1) Avant de lancer le Dossier d’Appel d’Offres (DAO), le FIDA procède à la revue

de: La conformité des achats aux règles/procédures applicables, au PTBA/PPM approuvés et

à la disponibilité des ressources financières Des projets de DAO (invitations à soumissionner, instructions, spécifications techniques,

critères d’évaluation, condition du contrat) De la proposition de composition du comité d’évaluation des soumissions (pour

commentaires)

2) Après l’évaluation par le bénéficiaire des soumissions, le FIDA procède à la revue:

Des procès verbaux du dépouillement public Du rapport d’évaluation des soumissions (évaluation, comparaison des soumissions et

soumission recommandée) Des preuves des évaluations individuelles effectuées par chaque membre du comité; et, Du projet de contrat

3. Revue des étapes de sélection de services de consultants1) Avant l’Avis de Manifestation d’Intérêt (AMI), le FIDA : Procède à la revue de la conformité avec les procédures/règles applicables, le PTBA/PPM

approuvés, et la disponibilité des ressources financières Procède à la revue des méthode de sélection, termes de référence, critères d’évaluation,

liste restreinte des consultants, l’évaluation des coûts, et conditions contractuelles

2) Après l’évaluation par le bénéficiaire des propositions techniques, le FIDA procède à la revue:

De l’évaluation technique, la description du processus, le résumé de notation des propositions, et la soumission recommandée

De la notation/classement pour chaque critère d’évaluation De la notation par chaque membre du comité d’évaluation De la copie des propositions, si elle est demandée par le FIDA

4. Revue des méthodes de sélections de consultantsFonction de la qualité et du coût (SFQC)Fonction cadre d’un budget déterminé (SCBD)Sélection en fonction du Moindre Cout (SMC)

1) Après l’évaluation par le Bénéficiaire des propositions financières, le FIDA procède à la revue:

Des minutes du dépouillement public Du compte rendu des ajustements de prix effectués et de la détermination du prix après

évaluation Du rapport d’évaluation final et de la soumission recommandée => Cette étape de la

revue n’est pas applicable pour la sélection basée sur la qualité, celle basée sur les qualifications des consultants, celle à source unique, ou celle d’un seul consultant

Dans tous les cas, le FIDA procède à la revue et appose sa non objection au projetde contrat négocié

CRITERES D’EVALUATION: POINTS DE NOTATION (indicatif)

Contexte Points

Expérience spécifique des consultants/cabinets 5 – 10

Méthodologie 20 – 50

Personnel clé (adéquation qualifications /tâches à accomplir) 30 – 60

Transfert de savoirs 0 – 10

Participation des ressortissants du pays 0 – 10

Total 100

Division possible en sous-critères, mais mieux vaut se limiter à l’essentiel Importante de la méthodologie proposée Pour la formation – forte notation pour le personnel majeur Les points de la notation peuvent être ajustés en fonction des circonstances

spécifiques

Au siège:Revue après sélection des méthodes d’acquisitions comme faisant partie du processus d’approbation des demandes de retrait

Les documents soumis par l’UCP doivent comprendre les documents de soumission

Les rapports d’évaluation, les soumissions recommandées, les contrats signés et la fiche de contrats mise à jour

Le FIDA procède à la revue de la conformité des achats avec les règles/procédures applicables, les objectifs du projet, le PTBA/PPM approuvé et la disponibilité des ressources financières.

Lors des missions de supervision du FIDA:Revue après sélection, des étapes sur la base de la sélection d’un échantillon de transactions.

L’UCP met à la disposition de l’équipe de supervision et de revue tous les dossiers d’achat et de paiement, du registre des contrats mis à jour et des formulaires individuels de suivi des contrats.

La mission de supervision et de revue se concentre sur la conformité des achats aux règles et procédures applicables, au PTBA et PPM et à la disponibilité des ressources financières.

Au siège, les non objections sont données sur la base des informations envoyées par le projet. Si durant la supervision, on constate un manquement aux procédures, la non objection est annulée rétroactivement.

La mission de supervision du FIDA s’occupe également de:

L’évaluation des avancements notés sur les plans physique et financier des étapes de la passation et de la qualité d’exécution (à travers des visites de terrain pour les travaux, la revue des rapports des consultants et des formulaires de suivi des contrats, etc.).

L’identification des problèmes et contraintes liés aux achats;

Absence de plan d’achat ou plan d’achat inadéquat/incomplet PTBA mal conçu et/ou irréaliste Termes de références ou documents imprécis et ambigus par rapport à la

méthodologie d’évaluation et des critères de sélection; Absence de confidentialité à différents niveaux du processus d’évaluation des

soumissions et/ou de la sélection de la soumission recommandée Non justification du rejet de soumissions ou de la non sélection d’une

soumission compétitive Interférences administratives et politiques dans le processus d’acquisition Corruption, fraude, conflits d’intérêt et infraction aux règles de passation des

marchés

Faible qualification des membres du comité d’évaluation Manque de capacités en passation des marchés au niveau et/ou du projet Compréhension limitée des procédures du FIDA au niveau du Bénéficiaire et/ou

du projet Confusion entre les procédures en vigueur au pays et les directives/procédures

du FIDA Procédures et bureaucratie « lourdes » à propos des documents d’achat au

niveau du Bénéficiaire. Retards considérables avant la délivrance par le FIDA de l’avis de ”non

objection” Long temps de réponse du FIDA après demande de renseignement de l’UCP

Plusieurs documents sources pour le suivi des acquisitions: Le PTBA, le PPM et le registre des contrats mis à jour Les résultats des revues à priori et des revues à posteriori Les rapports des missions de supervision et/ou de suivi Le rapport de revue à mi-parcours Les rapports d’audit

Sur la base de ces documents, assurer le suivi des questions et problèmes identifiés.

Pour s’assurer que tous les biens sont livrés/les travaux réalisés/les services rendus avant la date d’achèvement du projet: Procéder à une revue et un suivi

rapprochés du plan d’achat final et du rapport à mi-parcours durant la dernière année du projet

Prendre des mesures visant à faciliter la fin de l’exécution physique des contrats

Annuler les contrats ne pouvant pas être exécutés avant la date d’achèvement

S’assurer que seuls les contrats exécutés avant la date d’achèvement sont payés

S’assurer que les dossiers d’achat ont été traités et obtenir du projet les documents manquants

Dresser un rapport sur les leçons tirées et formuler des recommandations pour des projets futurs.