Accompagner la réforme territoriale en com interne

Retour d’expérience avec la création du Nouveau Rhône et

de la Métropole de Lyon

1Jeudi 10 mars 2016 • Paris

9ème Rencontres nationales de la Communication interne

Philippe Debondue, délégué général du Musée Gallo-Romain et ancien directeur de la

communication du Département du Rhône

#cominterne

2012 2013 2014 2014 2014 2014 2015

Les étapes clésUne course contre la montre

Conférence de presse M. Mercier – G. Collomb

Promulgation de la loi MAPTAM

Constitution des équipes

projet

Présentation organisation

cible

Ouverture du dispositif de

mobilité

Transfert des

agents

9 CLECRT

Communication des affectations

des agents

Formalisation de la convention de

transfert

Groupes de travail thématiques

Conférence de presse M. Mercier – G. Collomb

Déménagement

2

Gouvernance : l’accord politique local, clé de voûte du projet

3

Portage opérationnel par les 2 DGA

Ressources

Instances bilatérales par thématique

(Finances, RH, juridique, Com, SI,…)

Pilotage transversal du projet dans chaque collectivitépar l’équipe de DG

Comités de coordination :-les 2 DGS -les 2 équipes de DG

Pilotage politique, arbitrage exécutifs,

communication décisions

4

Les agents, des professionnels

acteurs du changement

Transparence –discours de vérité

Expliquer ce qui se passeParler de l’après

changement

Communiquer en permanence

Favoriser l’expression

Répéter sans cesse les messages

Dire les choses évidentesAnticipation

Ne laisser aucun outil de com de côté

Rappeler les moyens d’expression et d’info

La méthode

Les engagements

Stratégie de communication

6 chantiers principaux

5

Finances

Ressources Humaines

Juridique

Dispositif de mobilité : 5.700 agents en 2014 – 1.700 en 2015

Dialogue socialConduite du changement et communicationCible : tous les agents

Systèmes d’Information

Opérationnel

Logistique

Dispositif de tuilageFormation nouveaux postesCible : agents concernés

DéménagementCible : tous les agents

Migration des données suivant le futur poste des agents

Accompagnement des agents avec mode d’emploi

Cible : agents concernés

Communication régulière des travaux de la CLERCT – méthode de travail

Cible : encadrement

Partition des contrats, marchés, assurances, conventions …

Cible : encadrement

La conduite du changement, un challenge pour le binome RH/COM

6

UN CHANTIER EN TANT QUE TEL

FORMATION

COM INSTIT

ACCOMPAGNEMENT ET COM INDIVIDUELS

COM RELAIS

TOUS IMPACTES

TOUS ACTEURS

• Equipe dédiée comprenant relais / référents

• Analyse des impacts par typologie d’agents

• Construction de réponses adaptées pour favoriser l’acceptation

• Plan de formation• Dispositif de tuilage

• Groupes thématiquestechniques

• Rencontres avec les cadres, les homologues, les syndicats

• Institutionnelle• Relais terrain• Synchronisée

entre les 2 collectivités

• Mettant en avant les contraintes et le back office

• Mobilisation DRH, service santé au travail, médiateur

• Coaching individuel par un cabinet spécialisé

• Hotline téléphonique• Boite mail dédiée

LES ORGANISATIONS SYNDICALESLes syndicats et instances paritaires – CHSCT et CT

LES RELAIS D’OPINION Les Comités de rédaction, les correspondants techniques

Les cibles des actions de com interne

7

LES CIBLES PRINCIPALESL’ensemble des 5.700 agentsLes 4.000 agents qui devaient rejoindre la Métropole (localisation et choix)Les 1.700 agents qui restaient dans le Département (localisation et choix)

L’ENCADREMENTLa DGLes directeurs Les chefs de service

RéunionsRéunions de directions, avec les Organisations syndicalesles services déconcentrés sur le territoire,

Communication numériqueSite intranet,Réseaux sociauxBoites mail dédiée

Les outils de communication interne

8

e-newslettersCible : les 5.700 agents de la collectivité. Transmission par mail avec version imprimable « Horizon 2015 », Info-flash, Focus, « TEMPô »

La communication interpersonnelleConseillers DRH et service santé au travailMédiateur, coachnig individuelHotline téléphonique

Les outils de communication interne e-newsletter mensuelle

9

Objectif

Enjeu

Facteurs clé de succès

Informer de l’actualité, travaux en cours. Donner la parole au travers de vidéos métiers

Rassurer les agents, répondre aux interrogations, anticiper les attentes et identifier les inquiétudes

N°spéciaux : mobilité, déménagementRubriques repères : RH, vidéos… Ouvrir les outils aux échanges : FAQ, hotline

Pré-requisAssocier la Com dans toutes les décisions opérationnellesColler à l’actualité

Les outils de communication interne

Les réunions : direction, OS, territoires, services opérationnels

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Objectif

Enjeu

Facteur clé de succès

Adapter des messages généraux à des publics ciblés

Répondre aux préoccupations de manière ciblée suivant les interlocuteurs

Préparation du discoursEtablir un back office performant

Pré-requisBien identifier les besoins en amont Favoriser la réactivité à l’actualité

Les outils de communication interne

Mailing ciblé : Infos flash – Focus

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Objectif

Enjeu

Les outils

Diffuser un discours général à certaines catégories de personnels – sectoriel, encadrement …

Créer une signature graphique qui alerte sur le niveau d’information

Newsletter, flash infos, lettre cadre, mail personnalisé …

Pré-requisBien cerner les messages :- Coller à l’actualité- Faire synthétique

Les outils de communication interne

La communication interpersonnelle : Conseillers DRH, SSAT, médiateur, coaching, Hotline, boîte mail dédiée

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Objectif

Enjeu

Facteur clé de succès

Répondre aux préoccupations individuelles

Adapter un discours général à des cas particuliers

Etablir un back office performant

Pré-requis Qualité du brief

MERCI DE VOTRE ATTENTION

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9ème Rencontres nationales de la Communication interne

Phlippe Debondue,Délégué général du Musée Gallo Romain