INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“LA MERCED”

CARRERA PROFESIONAL : CONTABILIDADPROFESOR : DOC. ANGELICA SANCHEZESTUDIANTE : ASTETE LEGUÍA ALEJANDRO

La merced2015

Alejandro Almílcar Astete Leguía

Mi nombre es Alejandro Astete Leguía Alejandro nací en la localidad de la merced departamento de Junín, Provincia Chanchamayo, vivo con mi madre, tengo 5 hermanos, yo soy el último de los 5 y actualmente estoy estudiando en el Instituto de Educación Superior Técnico la Merced la carrera de Técnico Contador.

Soy estudiante del Instituto de Educación Superior Publico la Merced en este trabajo encontraras los diferentes tipos de redacción que se utiliza en la administración por lo que te facilitara en un mejor entendimiento ya que cuenta con el concepto básico su estructura, modelos de redacción y ejemplos para un buen manejo de ellos espero que les sirva para su desarrollo como persona .GRACIAS

Introducción

El objetivo principal de la redacción administrativa es la comunicación que se da entre entidades estatales y/o personas naturales, cuyo contenido se enfoca en asuntos específicos relacionados al trabajo dentro de un ordenamiento legal.

Los planteamientos que a continuación se presentan tienen un amplio alcance, pudiéndose aplicar en cualquier dependencia, pública o privada.

La redacción administrativa está compuesta de tres categorías:

La correspondencia

Comprende todos los documentos elaborados con carácter oficial que son usados en el proceso de comunicación entre diferentes autoridades y entre las autoridades con particulares.

Publicaciones

Se refiere a los documentos autorizados que contiene información indispensable para facilitar el cumplimiento de las funciones de las organizaciones.

Formatos

Los formatos son documentos impresos de uso general autorizados en algunas dependencias, que tienen como objetivo facilitar la presentación de la información en forma organizada, ordenar y acelerar el trámite administrativo así como agilizar la redacción. El tipo de formatos a ser utilizados dependerá de la institución, siendo por lo general los formatos de espacios en blanco los que gozan de mayor demanda ya que permiten el llenado de la información.

La comunicación escrita

La redacción administrativa, como parte del proceso de comunicación, es también un proceso que se caracteriza por estar sujeta a un formulismo pre establecido en el que intervienen una fuente o emisor también llamado comunicador, y un destinatario o receptor, también llamado comunicado.

El objetivo de la comunicación escrita es la de informar y permitir que las partes intervinientes puedan entender lo que una o ambas buscan expresar.

La Redacción Administrativa

Unidad

Cada documento debe enfocarse en un tema principal o asunto. Cuando se busca abordar dos o más temas o asuntos que no estén relacionados, se debe hacer un documento por separado para cada uno de ellos, en función a las necesidades de comunicación existente.

Coherencia

Los diversos puntos a ser expuestos en una comunicación escrita deberán mantener un orden lógico y concatenado, buscando que cada uno de ellos tengan relación entre si. La existencia de incoherencias hará que el proceso de comunicación se torne difícil para una de las partes, principalmente el destinatario o comunicado.

Objetividad

El motivo principal o idea del documento debe ser expresado claramente en el “Asunto” del comunicado como documento.

Claridad

El documento deberá ser escrito de tal manera que sea de fácil lectura y entendimiento, permitiendo al comunicador transmitir íntegramente el motivo principal.

Precisión

Lo expresado en una comunicación escrita debe manifestarse en forma tal que evite la generación de dudas o interpretaciones inadecuadas, por lo que el uso apropiado de la terminología, ortografía y redacción es indispensable.

Concisión

El ser conciso implica el uso adecuado de oraciones simples y breves, que permitan expresar claramente lo que se busca en pocas palabras. Es recomendable evitar el uso de metáforas, palabras rebuscadas, expresiones idiomáticas en desuso, entre otras, que fomenten la creación de contenido escrito innecesario.

Vocabulario

El uso de una lengua deberá ser respetada a través del proceso de comunicación, con la finalidad de mantener un vocabulario homogéneo que el destinatario pueda entender con claridad. En tal sentido, si hablamos de comunicación en castellano, es recomendable utilizar vocabulario adecuado en castellano para comunicar lo que queremos.

Característica de la Redacción Administrativa

LA REDACCIÓN DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

Es toda comunicación escrita de carácter formal que se utiliza tanto en la administración pública como en la privada, con el propósito de garantizar las diferentes acciones administrativas en una empresa, oficina, centro educativo, etc.

PRINCIPIOS FUNDAMENTALES: que rigen la redacción de documentos administrativos:

a) Formalidad: Consiste en que los documentos administrativos se redactan teniendo presente determinadas normas, pautas, esquemas o formatos establecidos por las instituciones, con el fin de uniformizar su uso

b) Simplicidad: Se refiere a que todo documento administrativo debe ser elaborado los más simple y breve posible, con un lenguaje sencillo y común; despojado de términos científicos o técnicos innecesarios de palabras,

de significación desconocida y de siglas y abreviaturas que pueden dificultar su comprensión.

c) Racionalidad: Para elaborar un documento debemos tener presente el principio de la racionalización de recursos, que consiste en eliminar toda exigencia o formalidad costosa.

Flexibilidad: No debe existir rigidez o exigencia extrema en la elaboración ni en la evaluación de documentos, ya que nadie redacta igual que otro.

Diversidad de criterios. Espíritu democrático. Aceptar la gran variedad que existe en la redacción de documentos. Debemos considerar la diversidad de formatos, estilos, modelos, esquemas

d) Eficacia: Todo documento debe ser capaz de persuadir o inducir a la acción, en el menor tiempo y con el mínimo costo posible.

Estructura de la Redacción Administrativa

Un buen grupo de documentos administrativos así como el oficio, solicitud, informe, directiva, contrato etc., tienen de manera específica o general las siguientes partes: Encabezamiento Texto, y Término.

ENCABEZAMIENTO: En esta parte se considera las siguientes partes:

1. Membrete: Es la inscripción que identifica a las instituciones del sector público y privado, se imprime en la parte superior izquierda o central de la hoja, o en el sobre a 1cm de encabezamiento.

El tamaño de la fuente (letra) debe ser único y todo con mayúscula e imprenta.

Ejemplo:

MINISTERIO DE EDUCACIÓN UNIDAD DE GESTIÓN EDUCATIVA LOCAL CHANCHAMAYO

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÒGICO PÚBLICO “LA MERCED”

INSTITUCIÓN EDUCATIVA INTEGRADO “SAGRADO CORAZÓN DE JESÚS” SAN RAMÓN - CHANCHAMAYO

2. Año calendario: En esta parte se consigna el nombre del año calendario establecido por ley, debe escribirse en una fuente más pequeña que la del texto, va con mayúscula, imprenta y en la parte céntrica.

Ejemplo:

“Año de la Integración Nacional y el Reconocimiento de Nuestra Diversidad"

2. Lugar y fecha: Corresponde a este ítem. En primer lugar debe escribirse el nombre de la localidad, seguido de una coma la fecha, mes y año.

Ejemplo:

La Merced, 09 de setiembre del 201…..

La Merced, 201…. mayo 02

La Merced, octubre 26 201…..

Se ubica en algunos casos en la parte superior izquierda o inferior, respectivamente, según la naturaleza del documento.

4. Código: Se utiliza en los oficios, informes, memorandos, etc., El código individualiza e identifica a la dependencia que remite el documento. Gracias a este elemento es posible registrar de manera objetiva la cantidad de documentos emitidos.

Estructura de la Redacción Administrativa

Consta de: nombre del documento, la abreviatura de la palabra número (N°), el número correlativo con tres dígitos, las dos últimas cifras del año entre barras y las siglas del remitente, la institución o dependencia. Ejemplos:

INFORME N° 016 – 12 – JUA/IESTPLAM

MEMORANDO N° 086 – 12 – D/ESSALUD

OFICIO N° 040 – 12 – JAA/ IESTPLAM

OFICIO N° 025-12- D / IIEEJC

5. Destinatario: Es el nombre o identidad de la persona, entidad o dependencia a quien dirigimos el documento. Se escribe en primer lugar el tratamiento seguido por dos puntos, luego el título profesional en abreviatura de acuerdo a la norma. Los nombres y apellidos deben escribirse con letras mayúsculas. En la siguiente línea a la altura de la anterior se escribe el cargo alternando mayúsculas y minúsculas.

Ejemplo:

Tratamiento Título profesional Nombres y apellidos Señor: Dr. VLADIMIR CERRÓN ROJAS Presidente del Gobierno Regional de la Región Junín Cargo administrativo NOTA: En caso de no conocer el título profesional de la persona, se considera únicamente el nombre.

6. Asunto: Es el resumen o síntesis del contenido de un documento, debe ser claro y preciso. Así el destinatario podrá conocer de manera rápida el tema o motivo de la comunicación:

Ejemplos:

Asunto: Entrega de enseres donados.

ASUNTO: Informe de evaluación de recuperación. Asunto: Concurso de Plazas Vacantes.

7. Referencia: Se considera como un antecedente, es decir, se menciona el código de un documento que ha ingresado y en respuesta a ese documento se envía el presente.

Ejemplo:

Ref. : Of. N° 123-109 - D / ISTPLAM REF.

: Of. N° 123-09 - CG / UPLAIII.

TÉXTO: Es la parte esencial, fundamental del documento, comprende el desarrollo ordenado del mensaje que se desea comunicar. En el texto se observa el nivel del vocabulario, dominio idiomático y personalidad de la persona que redacta, por ello hay la necesidad de mejorar.

CUALIDADES DEL TEXTO:

b) SENCILLEZ: Escribir con palabras conocidas y de uso común; pues los vocablos pedantes y rebuscados oscurecen el pensamiento. Por ser sencillo no significa caer en el vulgarismo y la trivialidad expresiva.

c) PRECISION: Incidir directamente en el tema, sin palabras ni frases innecesarias. Las ideas se trasmitirán sin rodeos, en forma directa.

d) CLARIDAD: No debe prestarse a falsas interpretaciones. Las oraciones y los párrafos deben ser de poca extensión para evitar dudas o ambigüedades en el mensaje.

e) ORIGINALIDAD: Cuando se busca nuevas formas de decir las cosas, sin imitar a nadie, es decir, ser original; pues, cada persona tiene un estilo inconfundible, y no siente ni piensa igual que otras.

f) RESPETO Y CORTESÍA: El tono de la redacción debe ser respetuoso, cordial, capaz de persuadir positivamente al lector. Aunque hay circunstancias que obligan a ser duro en la exposición, siempre se guardará mesura y buen tino para no herir la susceptibilidad de las personas.

III. TÉRMINO:

1. Antefirma: Es la frase de cortesía que se coloca en algunos documentos después de haber concluido el texto y el parágrafo de la despedida, la primera letra va en alta

y las demás en bajas, seguido de una coma. Ejemplo: Atentamente, Afectuosamente,

2. Firma: Es la anotación textual del nombre o apellido con algunos rasgos característicos, en algunos casos también se pone la rúbrica que es un conjunto de grafías que identifican a la persona y debe ser contrastado con su Documento Nacional de Identidad.

3. Post-firma: En esta parte se considera literalmente el grado o título académico del remitente, en abreviatura, que antecede a los nombres y apellidos que deben escribirse con mayúscula. En la línea siguiente se pone el cargo que desempeña y el código de su colegiatura si tuviera, va en altas y bajas.

Ejemplo: ...............................................................

Ing. RAUL HIDALGO RIVAS Gerente General de ELECTROCENTRO

4. El sello: Es un instrumento que permite especificar los documentos y encauzar el adecuado tratamiento, es un distintivo formal que caracteriza a cada institución. El sello circular se emplea para dar autenticidad al documento que se remite, es decir, refrenda la firma del responsable. Lo utilizan los funcionarios con responsabilidad directiva. Por otro lado, es necesario mencionar que existen los sellos de legalización, cuya función es de vital importancia y están relacionados con el campo jurídico.

5. Anexo: Constituyen el conjunto de fotografías, copias fotostáticas, modelos de documentos, plan, proyecto, etc. que sustentan el documento, se considera fundamentalmente en los informes.

6. Con copia: Sirve para indicar la cantidad de copias que tiene el documento y en que dependencias se archiva. Ejemplo: c.c. : Archivo Secretaría Dirección

7. Distribución: Sirve para señalar la dependencia a las que llegará el documento. Se escribe con mayúscula subrayado, seguido de las dependencias.

Ejm. DISTRIBUCIÓN: Secretaría General Jefatura de Área Académica.

8. Pie de página: En esta parte se indica el responsable del documento, por un lado se considera a la persona que firma (iniciales de su nombre, con mayúscula) y a la persona que digita (iniciales de su nombre con minúscula).

Ejm.

EMM/asc remitente digitadoraTAREA ACADÉMICA Nº 01 DE LA II CAPACIDADPresentar en el portafolio.

La solicitud es un documento por medio del cual se pide el goce de un derecho, beneficio o servicio que se considera que puede ser atendido.

El derecho a petición en caso de Perú está amparado por el Art.2º inciso.20,de la actual Constitución Política que manifiesta que toda persona tiene derecho a formular peticiones ,individual o colectivamente ,por escrito ante la autoridad competente, la que está obligada a dar al interesado una respuesta también por escrito dentro del plazo legal, bajo responsabilidad.

Los miembros de las fuerzas Armadas y Policía Nacional sólo pueden ejercer individualmente el derecho de petición.

La solicitud inicia el trámite de una acción no contenciosa. Puede ser entregada personalmente por el interesado, por intermedio de otra persona o remitida vía fax o por correo, en este último caso, como “correspondencia certificada”. Al enviarse por correo, debe ser

Depositada antes del vencimiento del plazo establecido para su presentación. Si la solicitud llega a su destino después del plazo fijado para su entrega, se toma en cuenta como si hubiera sido

Presentada la fecha de su depósito en el correo, lo que se prueba con el respectivo comprobante de recepción del correo o su certificación. A veces la solicitud se presenta acompañada de los requisitos que exigen las instituciones para tratar o entender el pedido formulamos. Por ejemplo, cuando se solicita certificado de estudios hay que adjuntar el recibo del pago que se ha efectuado por este concepto. Dichos requisitos pueden ser certificados, constancias, recibos, fotografías, fichas, declaraciones juradas, el “currículum vitae” del interesado,etc.Los documentos que se acompañan a la solicitud debe presentarse debidamente ordenados (en el orden en que lo exigen),numerados y engrapados ,o colocados en un fólder para que no se pierdan o confunda.

2. ENLACE

La solicitud establece relación entre el solicitante o los solicitantes y la autoridad a quien está dirigida (destinatario).

El que presenta una solicitud lo hace como persona natural, con derechos y responsabilidades individuales, al margen del cargo que podría desempeñar en la institución o fuera de ella.

3. FACULTAD PARA FIRMAR LAS SOLICITUDES

La Solicitud

Esta facultad la tiene toda persona natural capaz mayor de 18 años. Asimismo, los representantes legales a nombre de aquéllos a quienes representan.

Los menores de 18 años ejercen su derecho de petición por intermedio de sus padres o apoderados; salvo que algunas instituciones permitan ejercerlo en determinados casos, como los colegios para que soliciten sus certificados de estudios al concluir su educación secundaria.

La solicitud puede ser presentada pro cualquier miembro de una institución, e incluso por una persona ajena a ella, dependiendo de la naturaleza del pedido.

El que no es miembro de una institución presenta su solicitud por “mesa de partes” y el servidor de ella lo puede hacer por “mesa de partes “o por intermedio de su jefe inmediato. si el conducto es este último, el jefe da curso a la solicitud mediante proveído, “hoja de trámite “u otro documento ,con su opinión favorable o desfavorable.

Toda solicitud debe presentarse por lo menos con una copia, la cual debe ser sellada, firmadas y numerada por la persona que recepciona su original. Esta copia es la única constancia de la presentación de la solicitud y permanece en poder del solicitante par efectuar cualquier reclamo si se pierde o demora la atención.

*Aclaramos: últimamente cada institución cuenta con formatos de solicitud y allí simplemente hay que llenar los datos y la petición correspondiente. Pero,si no cuenta con ese formato hay que redactarlo en computadora y en sitios donde no existiera éste último puede hacerse manuscrito en papel bond con letra legible y

sin errores ortográficos. También cada institución tiene algunos modelos llenados para facilitar la petición al usuario en caso de formatos que usa la entidad.

4.-PARTES DE UNA SOLICITUD

La solicitud es un documento que tiene una estructura muy peculiar y son:

1.-Sumilla: es el resumen del pedido. Se escribe en la parte superior derecha del papel. La sumilla es importante por en muchas cosas se evita la lectura de todo el contenido de la solicitud.

Ejemplos:

SOLICITO: Examen de subsanación

SOLICITO: Certificado de Estudios de 5to año “A”(…)

2. Destinatario:

Es la persona o entidad a quien se dirige la solicitud, debe escribirse después de la sumilla y todo en mayúscula.

Ejemplos:

SEÑOR DIRECTOR DEL COLEGIO…

SEÑOR ALCALDE PROVINCIAL DE…

3. Iniciales de tratamiento y cargo de la autoridad.

Ejemplo:

Señor Director (SD)

Señor Alcalde ( SA)

4. Presentación del solicitante:

datos o referencias personales, tales como

a) Nombres y apellidos completos

b) Ciudadanía

c) Edad

d) DNI (documento nacional de identidad)

e) domicilio.

En esta parte termina con una expresión de cortesía.

Ejemplo

Patricia Gonzales Pacheco, peruana, de 23 años de edad, con DNI N° 26639848, domiciliada en el Jr. Alfonso Ugarte N° 298, Cajamarca, a usted con toda consideración expongo lo siguiente:

5. El texto, cuerpo o petición:

Es el asunto argumentativo que consta de dos partes:

a) La parte considerativa en la que se hace referencia del motivo a los dispositivos legales vigentes por los que se solicita.

b) La petición correspondiente que se afianza con la inclusión de los documentos requeridos para tal efecto.

Ejemplo:

Que deseando continuar mis estudios, solicito se digne autorizar se me otorgue mi certificado de estudios del 5to año “A” cursado y probado en………para el efecto, acompaño el recibo de pago en tesorería y las fotografías correspondientes.

6.-La despedida o conclusión: Llamado también pie. Consta de dos partes:

a) Menciona lo expuesto en la solicitud

Ejemplos:

Por lo expuesto:

Por tanto:

b) Son expresiones de agradecimiento por la atención que se dé al documento y se termina haciendo mención a la justicia.

Ejemplo:

A usted suplico atender a mi solicitud por ser de justicia.

7.-Lugar y fecha. Se escribe al pie de la despedida y en la parte central a la derecha:

8. Firma. Modelo de solicitud

SOLICITA CONSTANCIA DE ESTUDIOS

SEÑOR DIRECTOR DE LA INSTITUCION EDUCATIVA “JUAN XXIII” DE CAJAMARCA SD

Andrea Gómez Marín, alumna del primer grado, sección, “A” turno mañana, del plantel que usted dignamente dirige, con 19 años de edad y domiciliada en el Jr. Bolívar N° 240 Cajamarca, ante usted, con el debido respeto expongo lo siguiente:

Que es para mí requisito indispensable para poder conseguir trabajo ( a medio tiempo) presentar una constancia de estudios del año que estoy cursando y así poder ayudar a mis padres que se encuentran delicados de salud ,por lo que recurro a su despacho para que se me expida dicho documento.

POR TANTO:

Solicito a usted acceder a mi petición por ser de justicia.

Cajamarca, 07 de mayo del 2012.

…………………………………

Andrea Gómez Marín

Otro modelo de solicitud

SOLICITA CERTIFICADO DE TRABAJO

SEÑOR GERENTE REGIONAL DE MINERÍA YANACOCHA

CAJAMARCA

Isidro Llico Grados, con DNI Nº 26701208, domiciliado en el Jr.Chota Nº 238 de esta ciudad, ante usted ,con el debido respeto expongo:

Que por convenir a mis intereses, solicitud a usted se me otorgue, por la dependencia correspondiente, un certificado de los servicios que presté en esa Dirección regional como Jefe de la Unidad de Planillas, Grado IV,Subgrado 1,durante dos años: del 02 de enero del 2010 hasta el 31 diciembre del 2011.

POR LO EXPUESTO:

Es justicia que espero alcanzar.

Cajamarca ,15 de mayo del 2012.

Isidro Llico Grados

DNI Nº 26701208

Otro modelo de solicitud

SOLICITA CERTIFICADO DE ESTUDIOS

SEÑOR DIRECTOR DE CENTRO DE EDUCACIÓN BÁSICA ALTERNATIVA JUAN XXIII-CAJAMARCA

Carmela Chugnas Aguilar, identificada con DNI Nº 26707070, con domicilio legal en el Jr.Sinchi Roca Nº 212, distrito de Baños del Inca, provincia y departamento de Cajamarca, ante usted con el respeto que se merece expongo:

Entre los años 2008 y 2011 efectué mis estudios secundarios en el CEBA JUAN XXIII,ciclo avanzado, forma de atención presencial, a su cargo y siendo de necesidad, para continuar con mis estudios superiores ,contar con los Certificados de Estudios, recurro a su Despacho para que se sirva disponer a quien corresponda se me expida los Certificados correspondiente. Hago de su conocimiento

que los estudios los cursé en turno nocturno como indico a continuación:

Primer grado “A” 2008

Segundo “B” 2009.

Tercer grado “A” 2010

Cuarto grado “B” 2011.

Asimismo Adjunto las fotografías correspondientes y los recibos de pago por derecho de certificados.

POR TANTO:

Es justicia que espero alcanzar.

Cajamarca,15 de mayo del 2012.

Carmela Chugnas Aguilar

DNI Nº 26707070

Trabajo Domiciliario: Redactar dos solicitudes: uno pidiendo Constancia de estudios al director del CEBA Juan XXIII para trabajo en Centro Comercial el Quinde y otro dirigido al Rector de la Universidad, solicitando vacante como postulante a la Universidad Nacional de Cajamarca, facultad de Medicina Humana.

El oficio es un documento de carácter oficial, que se utiliza en los organismos del Sector público y por extensión, en algunas instituciones educativas, culturas, sociales y deportivas que no dependen del Estado.

El oficio es un documento protocolar que vincula, en especial, a las autoridades de más alta jerarquía.

Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones, invitar, pedir información, contestar, remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de trabajo administrativo.

AREA DE DIFUSIÓN. El oficio se difunde en dos niveles: a nivel externo, es decir fuera de una institución; y a nivel interno, dentro de ella.

A nivel externo, establece comunicación con personas ajenas a la entidad, especialmente con aquéllas que ocupan cargos directivos.

A nivel interno. Enlaza a los que desempeñan funciones de dirección dentro de una entidad o institución.

FACULTAD PARA FIRMAR OFICIOS

–Los oficios de circulación externa son firmados solamente por la máxima autoridad de la institución o por quien hace sus veces. Sin embargo, en caso de existir la necesidad de enviar oficios fuera de la

institución, abordando asuntos específicos de trabajo pueden los que dirigen los órganos internos hacerlos redactar a nombre suyo y firmarlos, pero eso sí, sin comprometer la responsabilidad de la referida autoridad.

-Los oficios de circulación interna son firmados por los que desempeñan cargos directivos en la institución.

-Los que no desempeñan cargos directivos no están facultados para hacer uso del oficio, porque no representan legalmente ni a instituciones ni a sus órganos. Estas personas se comunican con sus superiores o entre ellas, según los casos, mediante memorandos, informes, cartas o solicitudes. Por lo tanto, el oficio no puede ser usado a título personal, sino en representación de una entidad o institución, o en mérito a un cargo directivo que se ocupa. Por ejemplo, lo usan los directores de los ministerios, los rectores,vicerrectores,decanos,jefes de departamentos de la universidades; los directores de centros educativos,etc.; y no así los trabajadores administrativos ni los profesores de aula o de área que no desempeñen ningún cargo directivo.

PARTES DE UN OFICIO.

1.-El oficio tiene las siguientes partes obligatorias:

a) Membrete

b) Lugar y fecha

El Oficio

c) Código

d) destinatario

e) asunto (no es obligatorio en los oficios redactados en formato.

f) Texto

g) ante firma

h) Firma, pos firma y sello

i) con copia

j) pie de página.

2. Y las siguientes complementarias

-Nombre del año (obligatorio únicamente en los oficios de circulación externa)

-Referencia

-Anexo

Modelo de oficio

“AÑO DE LA INTEGRACIÓN NACIONAL Y DEL RECONOCIMIENTO DE NUESTRA DIVERSIDAD”

a) CEBA JUAN XXIII CAJAMARCA

b) Cajamarca, 07 de mayo del 2012.

c) OFICIO Nº01-2012-CCSP.CEBA-J.XXIII-C

d) Señor: Ing. Julio Vargas Sotomayor

Decano de la Facultad de Psicología de la Universidad Nacional de Cajamarca

Cajamarca.

e) Asunto: Invitación como ponente “Problemas de aprendizaje”

f) Es grato hacer de su conocimiento que la I.E que tengo el honor de dirigir ha organizado un evento denominado “Problemas de aprendizaje”, que se realizará en esta localidad, el día 04 de junio del presente año al conmemorarse XLIII aniversario de creación y funcionamiento de nuestra institución.

Conocedor de su brillante trayectoria profesional y de sus trabajos realizado con muchos adolescentes sobre casos psicológicos, me permito invitarle a participar en dicha actividad como ponente con el tema: Problemas de aprendizaje “para nuestros alumnos del

CEBA-ciclo semi presencial ,el día 05 de junio ,a horas 2 de la tarde, en el auditorio de nuestra institución, ubicada en el Jr. Juan XXIII Nº 130.Sus pasajes y sus gastos de material de trabajo consistente para 100 alumnos serán sufragados por nosotros.

En espera de su amable respuesta y con la seguridad de contar con su valiosa participación, aprovecho la oportunidad para hacerle llegar el saludo de los docentes y trabajadores de la I.E.Juan XXIII a mi cargo y el mío propio.

g) Atentamente

h) Carlos Pinto Correa

Director de la I.E.Juan XXIII

i) c.c: Archivo

j) CPC/d

CLASES DE OFICIODistinguimos dos clases de oficios: simple y múltiple.

1.-OFICIO SIMPLE

USOS.

El oficio simple ,conocido comúnmente sólo como “oficio” se emplea para comunicar disposiciones,consultar,responder,remitir documentos u objetos, realizará gestiones, presentar personas,participar la realización de actividades, coordinar acciones,

transcribir documentos y para proporcionar cualquier otra información a un solo destinatario.

CARACTERÍSTICAS

a) El oficio simple tiene un solo destinatario, que viene a ser la persona, dependencia o institución que se nomina en la parte llamada “destinatario”.

b) Los datos del destinatario son escritos siguiendo el curso natural del mecanografiado del documento. O sea, que no se deja en blanco el espacio correspondiente al destinatario, como sucede en los oficios o memorandos múltiples.

c) Lleva la palabra “oficio” o el código como denominación del documento.

d) Usa con copia.

e) Es mecanografiado con pocas copias; el original se remite al destinatario y las copias, a los que se indica en la “con copia”.

Estructuración según formatos. Los oficios simples y múltiples se estructuran en base a formatos establecidos por cada institución.

OFICIO MÚLTIPLE.

El oficio múltiple se utiliza para comunicar disposiciones o cualquier otra información simultáneamente a varios destinatarios.

Características.

a) El oficio múltiple tiene varios destinatarios, los que se mencionan o se hace referencia en la parte denominada “distribución”

b) Todos ellos, por constituir tales, son tratados en igualdad de condiciones y asumen responsabilidades acorde con las funciones que desempeñan.

c) En el código lleva “oficio múltiple! Como nombre del documento y mantiene la misma numeración para todos los ejemplares.

d) El espacio correspondiente al destinatario es dejado en blanco, con la única mención del tratamiento “señor” o “al”, según formatos que se empleen.

e) En los oficios múltiples de difusión interna, no es obligatorio completar este espacio, pero sí, en los de circulación externa.

f) El espacio en blanco que corresponde a la parte conocida con el nombre de”destinatario”deberá comprender tantas líneas como espacios se requieran para identificar a quienes remitimos los ejemplares del oficio.

g) El texto del oficio múltiple debe redactarse en tercera persona singular o sea que no debe decirse ,por ejemplo, tengo el agrado de dirigirme a ustedes….sino tengo el agrado de dirigirme a usted…como si el oficio tuviera un solo destinatario.

h) Usa distribución en lugar de “con copia”

i) Por lo general es impreso en computadora.

J) Se es tipeado,el original queda para el archivo de la oficina remitente y se envían las copias. Si es impreso, una de las copias remplaza al original y se guarda en el archivo respectivo.

Modelo oficio Múltiple

“AÑO DE LA INTEGRACIÓN NACIONAL Y DEL RECONOCIMIENTO DE NUESTRA DIVERSIDAD”

MINISTERIO DE TRANSPORTES

COMUNICACIONES, VIVIENDA Y

CONSTRUCCIÓN

Cajamarca, 07 de mayo del 2012

OFICIO MULTIPLE Nº 01-2012

Señor:

Asunto: Licencia de casas vivienda.

Es grato dirigirme a Ud. Para comunicarle la obligación que tiene su despacho, de enviar trimestralmente a esta oficina la nómina de las licencias que otorga para la construcción de casas vivienda, dentro del radio urbano de su jurisdicción.

Por tal motivo, mucho agradeceré tenga a bien remitirnos, a la brevedad, dichas nóminas a partir del mes de……………….

Es propicia la oportunidad para reiterarle los sentimientos de mi mayor consideración y estima personal.

Atentamente

Ing. Tulio Tapia Alva

Jefe Departamental Cajamarca

Distribución:

Municipalidad provincial de.

Cutervo

Chota

Santa Cruz

Archivo(2)

TTA/

“Año de los Buenos Deseos y el Optimismo por el Futuro”

ASOCIACION DE PADRES DE FAMILIA

COLEGIO NTROS HEROES DEL CENEPA

PAUCARPATA

Arequipa, 20 de Julio del 2010

OFICIO Nº 128-APAFA/CNHC

Señor

Rubén Rodríguez Calla

DIRECTOR SUBREGIONAL DE EDUCACION

CIUDAD.-

ASUNTO: Invitación inauguración nuevas aulas

Tengo el agrado de dirigirme a usted para invitarlo a la inauguración de las nuevas aulas del colegio Nuestros Héroes del Cenepa de esta ciudad; obra que ha sido posible gracias al aporte generoso y a la participación desinteresada de los padres de familia del plantel.

Dicho evento se llevará a cabo el próximo 26 de Julio de los corrientes a las once de la mañana en nuestro local ubicado en la Avenida Los Húsares Nº 521 en esta localidad. Esperamos contar con su presencia que dará realce a este ceremonia.

Es propicia la oportunidad para expresarle los sentimientos de nuestra especial consideración y estima personal.

Atentamente;

Rubén Ruiz Carrasco

PRESIDENTE

ASOCIACION DE PADRES DE FAMILIA

COLEGIO NTROS HEROES DEL CENEPA

El informe administrativo es un documento escrito que describe o da a conocer el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto de carácter administrativo, ya sea este en el ámbito empresarial o gubernamental.

Un informe administrativo puede ser realizado por algunos funcionarios o jefes de área de una empresa, el cual va dirigido a los superiores ya sean gubernamentales, ejecutivos, directivos de empresas, etc.

Se dirigen a los superiores (gubernamentales o empresariales) como bases para buscar mejoras en la administración.

Son generalmente realizados con tiempos programados y enfocados a la mejora y eficiencia, mediante la detección de problemas y sus posibles soluciones.

Para un informe administrativo se toman en cuanta algunos puntos:

• Se esclarecen los puntos a tratar.

• Se apoya con gráficos tablas, cuadros para facilitar la comprensión.

• Se exponen los problemas en la administración.

• Se proponen posibles soluciones al problema.

• Dependiendo de la extensión y tipo de informe, se pueden detallar los fallos, errores u omisiones que llevan a la ineficiencia administrativa.

• Y pormenorizar todas y cada una de las posibles soluciones a cada problema planteado.

Las aplicaciones de un informe administrativo son variadas, abarca ámbitos gubernamentales, industriales, mercantiles etc.

Ejemplo de informe administrativo:

Discos telax S.A de C.V

Informe de producción de discos de policarbonato para grabación en formato DVD+R.

Los discos realizados con policarbonato en formato DVD+R son creados con material de primera, con reflejante tipo espejo

INFORME ADMINISTRATIVO

con recubrimiento anti ralladuras en plástico de alta resistencia.

Los discos tienen un costo total de $ 2.00.00 dos pesos por pieza, costo que junta aspectos como:

• Policarbonato virgen,

• Fabricación

• Rotulación

• Empaque y distribución.

El costo de este producto tiene una contribución de 1000.00 por tonelada de producto en fábrica y aumenta su costo en forma proporcional en los intermediarios hasta alcanzar un costo final de $ 8.00.00 que abarcará el costo de producción, costos de fabricación, contribuciones y pensiones, dejando una ganancia total de $ 6.00.00 por artículo para la empresa.

Este costo ha variado durante los últimos seis meses, debido a la variación del costo del material reflejante y policarbonatos.

Para tal caso, se adjuntan gráficas que aclaran la variación de costos y ganancias durante los últimos seis meses.

Ing. Fernando fuentes

Firma

Bosquejo del informe con sus respectivos espacios:

MUNICIPIO DE ANDES 2 Secretaría de Educación INF234 4 INFORME BIBLIOTECA MUNICIPAL EL SALADO 4 FECHA: Medellín, 2 de abril de 2012 1.5 a 2 ELABORADO POR: Andrés Arango Botero 1 Elisa Serrano Vera 2 a 4 OBJETIVO: determinar el cumplimiento de labores, según el cronograma establecido. 2 a 4 Texto _______________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ 2 entre párrafos _______________________________________________________________________________________________________________________________________________. 2 a 4 CONCLUSIONES 2 a 4 Texto ________________________________________________________________________ 4 NOMBRE COMPLETO: 1 Cargo: 2 Transcriptor:

Definición Normalmente, como su nombre lo indica, el informe técnico es un documento que describe el estado de un problema técnico. Es la exposición de información práctica y útil, de datos y hechos dirigidos, ya sea a una persona, una empresa u organización, sobre una cuestión o asunto que debe ser reportada. En otras palabras, se utiliza para informar sobre las acciones que se han realizado en el cumplimiento del trabajo encomendado. Por ello, a la hora de redactarlo, es importante tomar en cuenta sobre qué se va a escribir, quién lo va a leer y qué uso se le dará. Función en el medio académico del informe técnico El informe técnico es una herramienta poco utilizada en el medio académico. Sin embargo, en algunas áreas de estudio como la ingeniería o las ciencias se utiliza como método de análisis o para reportar aspectos técnicos de un tema o problema específico y generar posibles soluciones. En otras palabras, la función en el ámbito académico del informe técnico es presentar sobre problemas técnicos y proponer soluciones. Finalmente, es importante mencionar que los estándares o las especificaciones del informe técnico varían de acuerdo con las disciplinas.

INFORME TECNICO

Estructura

El informe técnico debe contener la información necesaria para que un receptor calificado pueda evaluar la situación, proponer cambios y dar recomendaciones. La estructura debe facilitar el seguimiento, el análisis y la comprensión del mismo, siendo clara y de rápida elaboración. La estructura más utilizada, a la hora de elaborar esta clase de informes, está formada por una introducción, un cuerpo o desarrollo, una conclusión y los anexos:

Introducción: en esta sección se aclara el tema, se fijan los objetivos y el propósito del informe.

Es importante establecer una cronología de los hechos y ubicar al lector temporalmente. Además, se expone el marco conceptual que se utilizará y se vincula con el tema o problema central. Finalmente, se indican informes previos o consideraciones generales del estado inicial del problema con el propósito de evitar decisiones inadecuadas o rápidas conclusiones.

Desarrollo: en este apartado, se presenta el estudio del origen y causas del problema. Además, presenta una evaluación de alternativas, es decir, expone la propuesta y análisis de las diferentes opciones para poder resolver la cuestión expuesta.

Conclusiones: es la parte más importante del informe técnico. Debe quedar claro el origen del problema, su trascendencia, evolución y las soluciones posibles. Finalmente, debe contener las recomendaciones indicando los niveles de riesgos y los ajustes tentativos. Anexos: información extra como fotografías, planos, otros informes técnicos, etc.

Bibliografía o lista de referencias. Pasos para la elaboración del informe técnico

1. Identificar el problema, el posible origen y las causas. Describirlos de la forma más completa y clara posible.

2. En caso de requerirlo, definir o desarrollar el marco teórico.

3. Estructurar y organizar la información.

4. Redactar una propuesta de soluciones.

5. Redactar las recomendaciones y valoraciones.

6. Agregar los anexos y la bibliografía.

Ejemplo de Informe Técnico:

Estructura del informe Técnico

ASUNTO: INFORME TÉCNICO

14 de enero de 2002

Sr. Jefe de adquisiciones:

El departamento técnico, una vez realizada la revisión de los diversos discos duros para reemplazar los que se encuentran en las máquinas de los diferentes departamentos, Ha realizado el siguiente:

INFORME TÉCNICO

Se compararon los modelos siguientes:

MAXTOR 98196H8 DE 80 gb

Seagate ST380020A De 80 gb

Western Digital WD800BB 80 gb

Maxtor 4W060H4 de 60 gb

Maxtor 5T060H6 DE 60 gb

Los resultados han sido los siguientes:

RUIDO.- La mayoría de los modelos tienen un nivel de ruido muy bajo, casi imperceptible, a excepción del WD800BB, el cual hace ruido perceptible, sin ser molesto ni alarmante, al momento de la lectura de datos.