Asian- ja aiheidenhallinnan tietojärjestelmä Valda - helpotusta valtionhallinnon dokumenttien hallintaan

Hankepäällikkö Sari Stenman

Valtiokonttori, Valtion IT-palvelukeskus

26.10.2011

Valtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä,

Sari Stenman

Esityksen sisältö

• VALDA-palvelu ja sen tavoitteet

• Palvelun tuottamat edut

• Valmistautuminen sähköiseen asianhallintaan

asiakasorganisaatiossa

• VALDA-palvelu ja tietoturva

• Versiot ja sisältö

• Ydinpalvelut

• Arkkitehtuuri ja tekniset vaatimukset

• Palvelun käyttöönotto

26.10.2011

Valtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä,

Sari Stenman

VALDA-palvelu on

• Valtioneuvoston Yhteiset tietojärjestelmät -kehittämisohjelmaan

kuuluva kärkihanke

• VALDA on dokumenttien, viranomaisen asiakirjojen ja

asianhallinnan yhteiskäyttöinen kokonaisratkaisu yksittäisen

valtionhallinnon organisaation asiakirjallisen tiedon ja

dokumenttien käsittelyyn, hallintaan, väliaikaiseen arkistointiin

sekä siirtoon pysyväissäilytykseen

• Keskitetty sisällönhallintaratkaisu

26.10.2011

Valtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä,

Sari Stenman

VALDA-palvelun tavoitteet

VALDA-palvelun päätavoitteina on:

• asiankäsittelyprosessien ja toimintatapojen

tehostaminen

• asianhallinnan toiminnallinen kehittäminen

• sähköisten prosessien yhtenäistäminen

- yhteinen arkkitehtuuri

• asiakirjojen sähköinen siirto organisaatioiden välillä

• metatietojen tekninen yhteensopivuus mm.

yhteinen tehtäväluokitus

• dokumenttienhallinnan yhtenäistäminen

• sähköinen arkistointi Kansallisarkistoon

26.10.2011

Valtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä,

Sari Stenman

VALDA-palvelun tavoitteet

• Kustannussäästöt

- asian- ja dokumenttienkäsittelyssä

• yhtenäisen arkkitehtuurin,

• yhtenäistettyjen tietojärjestelmien,

• yhteen toimivien prosessien ja

• yhtenäisten metatietojen avulla

- laitteisto- ja ohjelmistolisenssihankinnoissa

- järjestelmien ylläpidossa

- yhteisesti käytettävä järjestelmä valtionhallinnossa

26.10.2011

Valtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä,

Sari Stenman

VALDA-palvelun tuottamat edut asiakkaalle • Ei kilpailutusta, hankintaa, määrittelyä, suunnittelua tai toteutusta

• Valmis, testattu sisällönhallintapalvelu

• Ei teknologia-alustan hankintaa tai ylläpitoa

• Valmis käyttöönottokonsepti

• Ympärivuorokautinen VALDA-palvelu

• Keskitetty tuki

• Palvelun jatkuva kehittäminen ja uudet ominaisuudet

• Prosessien ja toiminnan tehostuminen asiakasorganisaatiossa

• Tiedon keskitetty sijainti

• Integraatiomahdollisuus asiakasorganisaation järjestelmiin

26.10.2011

Valtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä,

Sari Stenman

Valda-kokonaisuus

26.10.2011

Valda-kehittämishanke Jatkuva palvelu

Versioiden hallinta

Vaatimusmäärittely

Toteutus ja testaus

Arkkitehtuurin

suunnittelu Sopimusten hallinta

Palvelun tuottaminen

Mittaaminen

Raportoiminen

Toimittajat

Asiakkaat Valdaa käyttävät virastot

Käyttöönotto • Palvelun uudet

ominaisuudet

• Uudet asiakkaat

Valtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä,

Sari Stenman

Valmistautuminen sähköiseen asianhallintaan / VALDA-käyttöönottoon

• Asiakkaan ensisijaisena tehtävänä on miettiä oman organisaation

nyky- ja tavoitetilaa sisällönhallinnan ja sähköisen asianhallinnan

prosessien näkökulmasta hyvissä ajoin

• Esitutkimus-projekti

- Siirtyykö organisaatio sähköiseen asianhallintaan kerralla vai prosesseittain?

- Mitä muutos sähköiseen asianhallintaan tarkoittaa organisaation prosessien

ja toiminnan kannalta?

- Käytetäänkö yhtä vai useaa asianhallintajärjestelmää?

- Mikä on VALDAn rooli suhteessa muihin järjestelmiin organisaatiossa?

- Kartoitetaan AMS/eAMS nykytila

- Muutosjohtaminen, johdon sitoutuminen

Strateginen päätös sähköiseen asianhallintaan siirtymisestä

26.10.2011

Valtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä,

Sari Stenman

Esimerkki etenemisestä

• Esitutkimus

- Nykytilan kartoitus (AMS/eAMS-kypsyys, sähköinen asianhallinta

jne.)

- Tavoitetila (kaikki prosessit? osa prosesseista? koko organisaatio?)

• VALDA-esittely

• Kokonais- ja tietoarkkitehtuurin suunnittelu?

- Strateginen päätös sähköiseen asianhallintaan siirtymisestä ja

vaiheista

- Päätös VALDA-käyttöönotosta

- VALDA-käyttöönoton projektointi sisäisesti asiakasorganisaatiossa

26.10.2011

Valtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä,

Sari Stenman

• Yhteys VIPin asiakaspalveluun

- Hinnat

- Sopimukset VIPin kanssa

• Käyttöönottoprojektin aloitus

• Käyttöönotto

• Jatkuvaan palveluun siirtyminen

26.10.2011

Valtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä,

Sari Stenman

VALDA-palvelu

• VALDA jatkuva palvelu koostuu seuraavista kaikille palvelun asiakkaille

yhteiskäyttöisistä palvelukomponenteista:

- VALDA–järjestelmä - koko toiminnallisuus mm:

• Asioidenhallinta (asiat, toimenpiteet, asiakirjat)

• eAMS-komponentti (ohjaa tiedon käsittelyä VALDAssa)

• Toimijarekisteri

• Raportointi

• Aiheidenhallinta (dokumenttienhallinta)

• VALDA integraatio (1. vaiheessa hakupalvelu)

• VALDAn käyttövaltuushallinta

• Pääkäyttäjien tukipalvelut

• VALDA ylläpito ja kehittämisen koordinointi

• Tarvittavat kapasiteetti- ja käyttöpalvelut

26.10.2011

Valtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä,

Sari Stenman

VALDA-tietoturva

• VALDAn tekninen ympäristö on rakennettu korkeaa

käytettävyyttä varten

• VALDA mahdollistaa SuojausTason III ja IV -tietoaineistojen

käsittelyn

• VALDA on tietoturva-auditoitu palvelu korotettua tietoturvatasoa

vastaan

• uusi versio auditoidaan tänä syksynä palvelun laajentumisen

vuoksi

• Teetämme kaikille VALDAan liittyville asiakkaille tietoturva-

auditoinnin (jos ei ole jo tehty esimerkiksi VY-verkkoon liittymisen

osalta)

• Tarvittaessa myös SÄHKE2-auditointi erillisenä palveluna

26.10.2011

Valtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä,

Sari Stenman

VALDA tietoturva

• Asiakkaan tulee saavuttaa tietoturvallisuuden perustaso

tietoturvallisuusasetuksen mukaisesti 30.9.2013

mennessä ja korotettu taso 30.9.2015 mennessä

• VALDA täyttää

- tietoturvatasojen perustason 30.9.2012 mennessä

(tavoite)

- tietoturvatasojen korotetun tason 30.9.2013 mennessä

(tavoite)

- ICT-varautumisen korotetun tason tulevien

vaatimusten mukaisesti

26.10.2011

Valtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä,

Sari Stenman

VALDA 1.0

• VALDA versiossa 1.0 toteutettiin seuraavat

toiminnallisuudet:

- eAMS-komponentti

- asianhallinnan komponentti

- sähköisen asianhallinnan perustoiminnot, ohjaa SÄHKE2

mukaiseen toimintaan

- työjonot

- perushaut

- toimijarekisteri

- asian suojaus käyttäjäryhmäkohtaisesti

- liittymä VALDAn käyttövaltuushallintaan

26.10.2011

Valtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä,

Sari Stenman

VALDA 1.2 versio julkaistaan v. 2011 lopussa

VALDA 1.0 toiminnallisuuksien lisäksi:

- Asianhallinta (asia, toimenpide, asiakirja)

• SÄHKE2-mukainen toiminnallisuus ja metatiedot +

organisaatiokohtaisia metatietoja

• Office-integraatio

• hälytysten seuranta

• hakujen täydennys

• raportointi

• sähköinen allekirjoitus

• toimijarekisterin parannukset

• hävitys- ja säilytysprosessit

- Aiheidenhallinta (dokumenttienhallinta)

- VALDA eAMS Designer (VeD) eAMS-mallinnukseen ja

hallintaan

- VALDA integraatio (hakupalvelu)

26.10.2011

Valtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä,

Sari Stenman

VALDA integraatio

• VALDA –integraatiopalvelun hakutoiminnallisuus on toteutuksessa

• Projekti on vaiheistettu kahteen osaan:

1. Hakupalvelu (haetaan tietoa VALDAsta) (toteutuksessa)

2. Päivityspalvelu (päivitetään tietoa VALDAan) ( ei aloitettu)

- Mukana VALDA-integraatioprojektissa mm.

• VALVIRA

• Maistraatit

- VALDA-integraatiopalvelun valmistumisen jälkeen asiakkaat voivat

toteuttaa integraation esim. omista substanssijärjestelmistään

VALDA-integraatiopalveluun

• 1. vaiheessa voidaan hakea tietoa VALDAsta asiakkaan

substanssijärjestelmiin

- VALDA-integraation päivityspalvelun aikataulu on avoin

26.10.2011

Valtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä,

Sari Stenman

VALDA integraatio

26.10.2011

Valtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä,

Sari Stenman

VALDA komponenttiarkkitehtuuri

26.10.2011

Valtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä,

Sari Stenman

VALDA käyttöönotto

Käyttöönottoprojekti

• Käyttöönoton tuki

• Käyttöönottoprojektin aikana tehdään mm.

• Virastokohtaiset konfiguraatiot VALDAan

• Käyttövaltuushallinnan määrittely yhdessä asiakkaan

kanssa

• Tietoliikenneavaukset

• Organisaation eAMSin vienti VALDAn eAMS

komponenttiin

• Pääkäyttäjien koulutus

• Käyttöönottotestaus

• Käyttöohjeet

26.10.2011

Valtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä,

Sari Stenman

Käyttöönotto – tarvittaessa tilaus Valtion IT-palvelukeskukselta

Konversio

• Esim. vanhan diaarin tai dokumenttiaineiston

konvertointi VALDAan

VALDA-koulutus loppukäyttäjille

26.10.2011

Valtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä,

Sari Stenman

VALDAn käyttöönoton organisointimalli

VIP

VALDA-hanke

tuotannon ohjausryhmä

VALDA käyttöönoton

projektipäällikkö

nn

VALDA käyttöönottoprojekti

Asiakas

Projekti

päällikkö

Projektin

ohjaus ja

seuranta

VIP pp

KVH ja

suojausmallit

Accenture –

nn

Konversio

Ixonos – nn

Ympäristöt,

konfigurointi,

testaus

Tieto – nn

Asiakkaan käyttöönottoprojekti Asiakkaan ohry

Asiakas projekti-

päällikkö

Konversiot

nn

Koulutus

nn

Käyttöönotto-

testaukset

nn

Viestintä

nn

KVH

nn

Muutosagentit

eAMS, muut

metatiedot,

raportit

nn

Ylläpidon

suunnittelu

nn

eAMS työn

tukeminen

VIP – nn

Testaukset

VIP nn

Testaukset

VIP nn

Tietoliikenne

VIP nn

Jatkuvat

palvelut

VIP nn

Muut

relevantit

hankkeet

VIP – nn

Käyttöönottoprojektin päävaiheistus (noudattaa valtiokonttorin käyttöönottojen vaiheistusta)

26.10.2011

Käyttöönoton

projektisuunnitelma

Ylätason aikataulu

Käyttöönoton valmistelun

resursointi

Tehtäväluettelon runko

Käyttöönotton

suunnittelu

Käyttöönotton valmistelu

Käyttöönoton toteutus

Käyttöönoton

päättäminen

Toteutuksen tehtävätasoinen suunnitelma (aikataulutus,

resursointi)

Viestintäsuunnitelma

Asiakaskohtaiset metatietomääritykset, eAMS-

mallinnukset VALDA:an, KVH-ja suojausmallien

määritykset

Tarvittavat asiakaskohtaiset perusasennukset ja

sovelluspakettiasennukset, suunnittelu

Pääkäyttäjien koulutuksien suunnittelu ja toteutus

Konversioiden suunnittelu ja testaus

Peruskäyttäjien koulutuksen suunnittelu ja toteutus

Tarvittavien testikierroksien suunnittelu (VIP as.

vastaanottotestaus, käyttöönottotestaus)

Käyttöönottotestauksen ja testitapauksien suunnittelu

Asiakkaan tietoturva-auditoinnin suunnittelu ja toteutus

Tuotantokäytön aloituksen tehostetun seurannan

suunnittelu ylläpidon ja asiakkaan kanssa

Palvelutoiminnan jatkuvuussuunnitelma (asiakas)

Toteutusvaiheen ohjausmallin suunnittelu

Toteutusvaiheen tehtävien

toteutus ja raportointi

VIP as. vastaanottotestaus

Asiakkaan

käyttöönottotestaus

Koulutukset

Tuotantokäytön aloituksen

tehostettu seuranta

yhteistyössä ylläpidon

kanssa

Konseptipaketin

päivittäminen kokemuksien

perusteella

Loppuraportti

Valmisteluvaihe on erittäin tärkeä toteutuksen kannalta

– vain hyvin suunniteltu ja valmisteltu työ mahdollistaa

tehokkaan ja onnistuneen toteutuksen.

Suunnitteluvaiheessa sovitaan suuntaviivat ja aikataulut.

Päätuotos on hyväksytty projektisuunnitelma jonka pohjalta

tehdään käyttöönoton valmistelu- ja toteutustyö.

Viraston päävastuu VIP päävastuu

Toteutusvaiheessa tehdään mm.

viraston instanssiasennukset, konfiguroinnit sekä

käyttöönottotestaus – eli toteutetaan käyttöönotto.

Päättämisvaiheessa seurataan

tuotantoa tehostetusti ja

tuotetaan projektin loppuraportti.

Valtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä,

Sari Stenman

VALDA-aikajana, viraston käyttöönotto

•VALDA

käyttöön-

ottohetki

asiakkaalla

(tuotanto-

käytön

aloitus)

• VALDA

sovellus-

konfigu-

raatiot

määriteltynä

(KVH,

metatiedot)

• Asioiden-

hallinnan

prosessi

sekä

eAMS

määrittely

SÄHKE2

tasolle

(työ väh.

käynnissä)

• VALDA

käyttöönotto-

projekti

organisoitu,

• käyttöönoton

projekti-

suunnitelma

+ tehtävä-

luettelo,

(VIP+vir.)

• Konversio-

työn käynnistys

-8-7 kk

ennen

h-hetkeä -7-6 kk -2-1 kk

• VALDA

pää-

käyttäjä-

koulu-

tukset

• VALDA

perus-

käyttäjä-

koulutukset

(vir. pää-

käyttäjät

kouluttavat)

• VALDA

infra-

asennukset,

tietoliikenne-

asennukset ja

-avaukset

asiakkaan

tiedoilla

-3-1 kk

• VALDA

koulutus-

suunnittelu

tehty,

• ympäristöt

valmisteltu,

• tieto-

liikenne-

avaukset

-3-1 kk

•Ylläpito

alkaa,

tehostettu

tuotanto-

käytön

seuranta

+ 1 kk

• VALDA

käyttöö-

notto-

testaus

suunniteltu

ja resursoitu

-1 kk -6 -4 kk

• Käyttöön-

otto-

testau-

ksen

tuki

-0,5-0 kk

• Viraston

VALDA

eAMS-

sisältö

määritelty

-3-1 kk

• VALDA

asiakas-

kohtaiset

konfigu-

raatiot

(eAMS,

KVH,

metatiedot

paikoilleen

vienti)

-1-0 kk

• VALDA

käyttöönotto-

projekti

organisoitu,

• käyttöönoton

projekti-

suunnitelma

(VIP+vir.)

• Konversio-

työn käynnistys

(Vir.)

•Tehostettu

tuotanto-

käytön

seuranta

VIP VALDA-asiakas

VIP

• VALDA

konversio-

testaus

konversion

toteutus

• VALDA

koulutus-

suunnittelu

tehty,

• viraston

pääkäyttäjä-

ja ylläpito-

malli

suunnitelu ja

läpikäyty

(VIP + vir.)

• Viraston

tekniset

tiedot

VIP:lle

instanssien

perustamista

varten

-4-3 kk

• Käyt-

töön-

otto-

testaus

Aikajana kuvastaa päätehtäviä sekä niiden aloituksen ajankohtaa suhteessa tuotantokäytön aloitukseen.

HUOM: Riippuen asiakkaasta, aikajanan kesto voi olla lyhyempi tai pidempi – kuva on esimerkki.

0 kk

VALDA toiminnan muutoksenjohtamisentuki ja viestintä virastoissa jatkuvana toimintona

VALDA esittelyt vuonna 2011

• Valtion IT-palvelukeskus järjestää asiakkailleen syksyn aikana

asian- ja aiheidenhallinnan tietojärjestelmä VALDAn

esittelytilaisuuksia

Paikka: Siltasaarenkatu 18-20 A, 9. krs. (Ympyrätalo), Helsinki

Ajankohdat:

• 9.11. klo 13 - 15.30

• 12.12. klo 13 - 15.30

26.10.2011

Valtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä,

Sari Stenman

Yhteystiedot:

Asiakaspalvelut:

Asiakkuusjohtaja

Jukka Rautanen

p. 040 750 0603

Asiakkuuspäällikkö

Pekka Lahti

040 7346939 (VM, VNK)

Asiakasvastaava

Heli Parkkonen

050 375 2249 (TPK, OKM, SM, Eduskunta)

Asiakasvastaava

Risto-Matti Helminen

050 566 2952 (LVM, OM, PLM)

Asiakasvastaava

Laura Salmi

050 597 0776 (MMM, YM, kunnat)

Asiakasvastaava

Mika Sormunen

050 410 2281 (UM, TEM, STM)

Asiakasvastaava

Pekka Nykänen

040 849 2154 (VM, VNK, OKV)

26.10.2011

Valtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä,

Sari Stenman

Kiitos!

Sari Stenman

sari.stenman@valtiokonttori.fi

26.10.2011

Valtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä,

Sari Stenman