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ASES Autoservicio del Empleado

Documento de Manual de Usuario Web

11/10/2018 ASES_MUW_02.01_Manual_Usuario_Web.docx 1

Contenido

1 Introducción ................................................................................................... 2

Audiencia objetivo ....................................................................................................................... 2

Conocimientos previos ................................................................................................................ 2

2 DESCRIPCIÓN ................................................................................................ 2

3 ACCESO A LA APLICACIÓN ......................................................................... 3

4 VISUALIZACION DE RECIBOS DE NÓMINA................................................. 7

5 VISUALIZACIÓN DEL CERTIFICADO DE RETENCIONES DE IRPF .......... 11

6 ALTA/MODIFICACIÓN DE DATOS COMUNICACIÓN ................................. 14

7 SALIDA DE LA APLICACIÓN ...................................................................... 15

8 ANEXOS ....................................................................................................... 17

Anexo A: Pantallas de Gestión de Usuarios .............................................................................. 17

8.1.1 Identificación. ...................................................................................................................... 17

8.1.2 Cambio de Contraseña. ...................................................................................................... 19

Anexo B: Funcionamiento del Captcha. .................................................................................... 19

8.2.1 Login responsive ................................................................................................................. 19

8.2.2 Funcionamiento del Captcha. .............................................................................................. 19

8.2.3 Tipos de captcha ................................................................................................................. 20


1 Introducción Este documento contiene el manual de uso a nivel de usuario de la consulta, visualización y descarga de Recibos de Nómina y Certificados de Retenciones de IRPF, así como la gestión de sus datos de comunicación para usuario de entornos Web. En él se incluye información sobre cómo utilizar dichas funcionalidades desde Internet o desde Intranet, así como las diferentes formas de identificación que posee la aplicación.

Audiencia objetivo Este documento está dirigido a toda aquella persona que recibe su recibo de nómina mediante el medio tradicional actual y que, a partir de ahora, podrá consultar sus recibos de forma telemática.

Conocimientos previos Para un completo entendimiento de este manual, es aconsejable que el lector tenga conocimientos mínimos sobre:

• Navegación por aplicaciones WEB

• Visualización de documento PDF desde Acrobat Reader.

• Descarga de documentos PDF a local.

2 DESCRIPCIÓN La aplicación Autoservicio del Empleado engloba diversos servicios orientados a facilitar la operativa personal, dentro del ámbito profesional, de los empleados de la Comunidad de Madrid.

Entre las prestaciones que ofrece este autoservicio, en este manual, nos centramos las funcionalidades que están disponible para los empleados públicos: servicio de consulta, visualización y descarga de Recibos de Nómina y Certificados de Retenciones de IRPF, así como Alta/Modificación de datos desde entornos Web.

Describiremos las diferentes funcionalidades de las que se ha dotado a este servicio, tales como:

• Los entornos desde los que un empleado podrá conectarse a la aplicación para acceder a sus documentos personales, dentro del ámbito profesional.

• Las diferentes formas que tenemos para autenticarnos en el sistema.

• Como buscar documentos mediante el filtrado de datos.

• Como visualizar los documentos y como descargarlos, si deseamos almacenarlos en nuestro disco local.


3 ACCESO A LA APLICACIÓN El objetivo de esta aplicación es facilitar al máximo a los empleados públicos el acceso a sus documentos de Recibos de Nómina y Certificados de Retenciones de IRPF.

Con este fin, la aplicación ha sido desarrollada para poder ser accesible no solo desde la INTRANET de la Comunidad de Madrid, sino también desde cualquier otra ubicación mediante INTERNET e, inclusive, a través de una aplicación instalable en cualquier dispositivo móvil con sistema operativo Android o iOS (Apple).

El entorno de acceso a la aplicación desde dispositivos móviles se trata en profundidad en el documento ASES_MUM_01.00_Manual_Usuario_Movil.docx, en este manual solo trataremos los entornos Web INTERNET e INTRANET.

El acceso seguro a los datos de los empleados públicos de la Comunidad de Madrid es uno de los aspectos más cuidados del servicio.

Por este motivo se ha dado mucha importancia al acceso de los usuarios al sistema por primera vez, como veremos a continuación.

Ya en el acceso a través de Navegador Web podemos identificar si entramos desde INTRANET o desde INTERNET en base a las opciones que me aparezcan en la pantalla inicial:

Gráfico 01A - INTERNET

Gráfico 01B - INTRANET


A continuación pasamos a describir las opciones de esta pantalla:

Al pulsar sobre esta opción, nos redirige a la pantalla de identificación que muestra el Gráfico 02.

Esta opción únicamente será visible desde el entorno de Internet. Al pulsar sobre ella validará el certificado instalado en el navegador y, es válido, dará acceso al empleado aplicación ASES.

Al pulsar sobre esta acción se abrirá el manual de usuario web.

Esta opción únicamente será visible desde el entorno de Intranet. Al pulsar este enlace nos redirigirá a la sección de gestión de usuarios donde podremos realizar diferentes acciones, como desbloqueo del usuario de acceso.

En el Anexo A, al final de este documento, se detallan los pasos para realizar este desbloqueo.

Gráfico 02

Introduciendo un Usuario y Contraseña válidos, el sistema les permitirá acceder a sistema para realizar dichas consultas.


En caso de introducción incorrecta del Usuario y/o la Contraseña la aplicación nos mostrará un aviso como el siguiente.

Al introducir dos veces las credenciales erróneas, la tercera vez que introduzcamos el Usuario nos saltará el captcha siguiente.

Si el usuario no introduce correctamente estos dados en tres intentos, su login quedará bloqueado.

Gráfico 02A

Gráfico 02B

Gráfico 02C

En el Anexo A, al final de este documento, se detallan los pasos para realizar este desbloqueo. CASO ADICIONAL: el usuario tiene su cuenta caducada. Captcha: para evitar, en la medida de lo posible, que los usuarios puedan bloquear su usuario. En el Anexo B, al final del documento, se puede consultar el funcionamiento de este nuevo sistema de identificación.

En caso de que el Usuario y la Contraseña sean correctos, cuando el acceso que esté realizando este empleado sea el primero nos aparecerá una pantalla adicional cuyo aspecto será como el que mostramos a continuación.

Gráfico 03

Como podemos comprobar, la pantalla nos muestra cuatro campos a rellenar, de los cuales solo dos de ellos son obligatorios, N.I.F y Código Seguro de Activación.

IMPORTANTE: La pantalla que acabamos de mostrar no volverá a aparecer una vez hayamos pasado la validación que nos solicita, es decir, solo aparecerá en la primera conexión que realicemos.


En caso de introducción incorrecta del NIF y/o el Código Seguro de Activación la aplicación nos mostrará un aviso como el siguiente.

IMPORTANTE: Disponemos de tres intentos para introducir correctamente el N.I.F. y el Código Seguro de Activación, agotados estos tres intentos, nuestro usuario quedará bloqueado. (Gráfico 04B)

Deberemos ponernos en contacto con nuestro Departamento de Recursos Humanos para que nos desbloquee el usuario.

Gráfico 04A

Gráfico 04

Gráfico 05

Una vez superadas las autenticaciones de Usuario y Contraseña, más las autenticaciones de N.I.F. y Código Seguro de Activación, si es la primera vez que el usuario accede a la aplicación, ya accedemos a la aplicación, cuyo aspecto será el que se muestra este gráfico.

Área de Avisos: la aplicación mostrará a los empleados la información más relevante registrada por su Habilitado de Nómina o por el Administrador.

Menú de opciones.


4 VISUALIZACION DE RECIBOS DE NÓMINA En este apartado vamos a explicar la forma de consultar los recibos de nómina, así como la manera de usar los filtros y descargar el documento PDF a nuestro entorno local.

Una vez estemos identificados dentro del sistema, debemos seleccionar la opción “Recibo de Nómina” del menú vertical de la Izquierda para que nos aparezca la pantalla que muestra el siguiente gráfico:

Gráfico 06

Cuando un usuario entra en la aplicación y accede a consultar sus Recibos de Nómina, por defecto le aparecerán los últimos Recibos de Nómina publicados en el sistema hasta un máximo de 12.

A continuación pasamos a describir los elementos que tenemos en esta pantalla y su funcionalidad:

Mediante este combo de valores los usuarios pueden buscar Recibos de Nómina de meses anteriores.

Mediante este combo de valores los usuarios pueden buscar Recibos de Nómina de años anteriores. En la aplicación solo estarán cargados los recibos de nómina y los modelos 190 del año 2017 en adelante.

Campo de solo lectura. Indica el N.I.F. del usuario cuyos Recibos de Nómina se están mostrando en el listado.

Acción que inicia la búsqueda de Recibos de Nómina en base a los valores introducidos en los campos de filtrado explicados anteriormente.

Descripción de la pantalla 1. Nos indica en todo momento en la opción que nos encontramos. 2. Formulario de filtrado para búsqueda de Recibos de Nómina. 3. Listado de Recibos de Nómina. 4. Aviso de borrado de documentos. Solo aparece en el entorno de Internet.

1

2 3

4


Acción que vacía los campos de filtros.

Los recibos que aparecen en el listado solo puede visualizarse individualmente pulsando sobre el icono que aparece en la columna “Ver” de la columna de la derecha. Dependiendo del navegador Web desde

el que se esté accediendo al sistema, este icono funcionará de una forma o de otra. Pasamos a describirlas todas:

1) Internet Explorer

Muestra el siguiente mensaje a pie de página:

El mensaje tiene varias opciones:

Abre directamente el documento en pantalla, como mostraremos más adelante.

Nos da tres opciones: 1. Guardar. En la carpeta “Descargas” de

Windows. 2. Guardar como. En el ubicación que elijamos. 3. Guardar y abrir. En la carpeta “Descargas” de

Windows y abre automáticamente el documento.

Cancelar la visualización de documentos.

2) Google Chrome

Descarga directamente el documento en la carpeta del sistema operativo que tengamos configurado en el Navegador, una vez realizada la descarga nos da las opciones que muestra el gráfico siguiente:

Abrir Muestra el documento con el plugin de Acrobat Reader para Chrome.


Abrir siempre con Acrobat Reader

Es una opción propia de este navegador para indicarle que, seleccionemos la opción que seleccionemos, siempre nos abra el documento con el Acrobat Reader.

Si seleccionamos esta opción la primera vez que intentemos acceder al documento, se quedará como opción por defecto y, a partir de ese momento, cuando volvamos a pulsar sobre el icono siempre nos abrirá el documento directamente en el Acrobat Reader, sin descargarse previamente el recibo.

Abrir con el visor del sistema

Si no tenemos activado la opción anterior, nos mostrará el documento en el visor que el sistema tenga configurado por defecto. En las maquetas diseñadas para los ordenadores de Madrid Digital es siembre Acrobat Reader.

Mostrar en carpeta Si no tenemos activado la opción anterior, nos permitirá ir directamente a la carpeta donde se ha descargado previamente el documento.

3) Mozilla Firefox

La primera vez que intentamos visualizar un documento nos aparece esta pantalla:

Gráfico 07

Además de darnos información acerca del documento que vamos a tratar, este navegador nos da las opciones que pasamos a describir:


Abrir con

Nos permite elegir entre los diferentes visualizadores que tengamos instalados en el sistema. Por defecto aparece el visualizador del que es nativo el documento que queremos visualizar, en nuestro caso Adobe Reader.

Guardar archivo Descarga el archivo directamente en la carpeta “Descargas” del Sistema Operativo. Deberemos ir a esa carpeta para poder abrir el documento.

Hacer esto automáticamente…

Seleccionando esta opción, el resto de veces que deseemos visualizar un documento el navegador recordará cuál de las anteriores opciones hemos seleccionado y ya no volverá a mostrar esta pantalla.

Una vez que hayamos seleccionado las opciones correspondientes, dependiendo del navegador desde el que accedamos, el Recibo de Nómina se visualizará de la siguiente forma:

Gráfico 08

Desde esta pantalla podemos visualizar el documento, guardarlo en local o imprimirlo.


5 VISUALIZACIÓN DEL CERTIFICADO DE RETENCIONES DE IRPF En este apartado vamos a explicar la forma de consultar el Certificado de Retenciones de IRPF, así como la manera de usar los filtros y descargar el documento PDF a nuestro entorno local. Una vez estemos identificados dentro del sistema, debemos seleccionar la opción “Certificado de Retenciones de IRPF” del menú vertical de la Izquierda para que nos aparezca la pantalla que muestra el siguiente gráfico:

Gráfico 09

Cuando un usuario entra en la aplicación y accede a consultar sus Certificados de Retenciones de IRPF, por defecto le aparecerá el último Certificado de Retenciones publicado en el sistema.

A continuación pasamos a describir los elementos que tenemos en esta pantalla y su funcionalidad:

Mediante este combo de valores los usuarios pueden buscar Certificados de Retenciones de años anteriores. En la aplicación solo estarán cargados los recibos de nómina y los certificados de retenciones del año 2017 en adelante.

Campo de solo lectura. Indica el N.I.F. del usuario cuyo/s certificado/s de retenciones se están mostrando en el listado.

Acción que inicia la búsqueda de Certificados de Retenciones en base a los valores introducidos en los campos de filtrado explicados anteriormente.

Acción que vacía los campos de filtros.

Descripción de la pantalla 1. Nos indica en todo momento en la opción que nos encontramos. 2. Formulario de filtrado para búsqueda de Certificados de Retenciones. 3. Listado de Certificados de Retenciones. 4. Aviso de borrado de documentos. Solo aparece en el entorno de Internet.

1

2 3

4


Los certificados que aparecen en el listado solo puede visualizarse individualmente pulsando sobre el icono que aparece en la columna “Ver” de la columna de la derecha. Dependiendo del navegador

Web desde el que se esté accediendo al sistema, este icono funcionará de una forma o de otra. Pasamos a describirlas todas:

4) Internet Explorer

Muestra el siguiente mensaje a pie de página:

El mensaje tiene varias opciones:

Abre directamente el documento en pantalla, como mostraremos más adelante.

Nos da tres opciones: 4. Guardar. En la carpeta “Descargas” de

Windows. 5. Guardar como. En el ubicación que elijamos. 6. Guardar y abrir. En la carpeta “Descargas” de

Windows y abre automáticamente el documento.

Cancelar la visualización de documentos.

5) Google Chrome

Descarga directamente el documento en la carpeta del sistema operativo que tengamos configurado en el Navegador, una vez realizada la descarga nos da las opciones que muestra el gráfico siguiente:

Abrir Muestra el documento con el plugin de Acrobat Reader para Chrome.


Abrir siempre con Acrobat Reader

Es una opción propia de este navegador para indicarle que, seleccionemos la opción que seleccionemos, siempre nos abra el documento con el Acrobat Reader.

Si seleccionamos esta opción la primera vez que intentemos acceder al documento, se quedará como opción por defecto y, a partir de ese momento, cuando volvamos a pulsar sobre el icono siempre nos abrirá el documento directamente en el Acrobat Reader, sin descargarse previamente el certificado.

Abrir con el visor del sistema

Si no tenemos activado la opción anterior, nos mostrará el documento en el visor que el sistema tenga configurado por defecto. En las maquetas diseñadas para los ordenadores de Madrid Digital es siembre Acrobat Reader.

Mostrar en carpeta Si no tenemos activado la opción anterior, nos permitirá ir directamente a la carpeta donde se ha descargado previamente el documento.

Una vez que hayamos seleccionado las opciones correspondientes, dependiendo del navegador desde el que accedamos, el Certificado de Retenciones de IRPF se visualizará como muestra el Gráfico 10:

Gráfico 10

Desde esta pantalla podemos visualizar el documento, guardarlo en local o imprimirlo.


6 ALTA/MODIFICACIÓN DE DATOS COMUNICACIÓN Como pudimos ver en el apartado 3 ACCESO A LA APLICACIÓN – Gráfico 03, los usuarios disponen de dos campos adicionales al DNI y al Código Seguro de Activación, Teléfono móvil y Correo electrónico, destinados a la recepción de avisos relacionados con el Autoservicio del Empleado.

Estos campos no son obligatorios, los usuarios podrán introducir o no valores en los campos durante el proceso de validación del Código Seguro de Activación.

Ya sabemos que, una vez superada la validación del Código Seguro de Activación la primera vez que accedemos a la aplicación, esta pantalla ya no volverá a aparecernos más. Entonces, ¿Cómo podemos añadir esta información? ¿Cómo podemos modificarla en el caso de que haya cambiado alguno de estos datos?

Para responder a estas dos preguntas es para lo que tenemos la pantalla que se muestra cuando pulsamos sobre la opción “Datos comunicación” del menú vertical y que podemos ver a continuación:

Gráfico 11

IMPORTANTE: La pantalla vacía que se muestra en el Gráfico 11 representa a un usuario que aún no ha registrado información en el sistema, es decir, un alta de información. En el caso de que ya existiese esta información en el sistema para este usuario (Bien por esta pantalla o por la pantalla de validación del CSA), al acceder a esta pantalla nos aparecería la información registrada para poder consultarla, modificarla o borrarla.


7 SALIDA DE LA APLICACIÓN En todas las pantallas de la aplicación de Autoservicio del Empleado disponemos de una cabecera como la que mostramos a continuación:

Gráfico 12

Dentro de esta cabecera podemos observar, en la parte de la derecha, un recuadro de información del usuario, así como algunos enlaces y acciones que pasamos a describir a continuación:

Usuario logado en la aplicación. Se le identifica mediante el login con el que se ha validado en el sistema.

Fecha actual del sistema.

Información de la última vez que este usuario accedió a la aplicación. No se trata de la sesión anterior, si no de la anterior.

Enlace que muestra al usuario las normas de seguridad de la aplicación. Podemos verlas en el Gráfico 13.

Botón de desconexión. Al pulsarlo el usuario saldrá de la aplicación llevándole a la pantalla que muestra el Grafico 14.

Gráfico 13


Gráfico 14

Esta pantalla final es estándar de todas las aplicaciones de la Comunidad de Madrid. Debemos seguir sus indicaciones para finalizar completamente la sesión de usuario.


8 ANEXOS Anexo A: Pantallas de Gestión de Usuarios

8.1.1 Identificación.

• Pantalla principal:

• Pantalla de identificación:

En esta pantalla el empleado deberá informar el usuario y la clave que recibirá por carta en su domicilio.

• Usuario sin clave de desbloqueo:

Si es la primera vez que entra en gestión de usuarios deberá formular una clave de desbloqueo.


Esta clave sirve para desbloquear el usuario/contraseña en caso de que, tal y como se ha comentado en el punto 3 ACCESO A LA APLICACIÓN, se han realizado tres intentos reiterados de accesos fallidos.

Deberá pulsar el enlace etiquetado como “aquí” apareciendo una nueva pantalla donde se formulará una pregunta de recuerdo de dicha clave:

En esta pantalla deberá informar una pregunta que solo conozca el usuario, por ejemplo “Marca de mi primer automóvil”

Una vez informada se pulsará el botón “enviar” donde se escribirá la respuesta:

Se deberá informar la respuesta a la pregunta indicada dos veces. En nuestro ejemplo “Seat”

Identificación correcta:

Una vez realizados estos pasos, si la identificación del usuario se ha realizado correctamente, ya se podrá proceder a modificar la contraseña:

Con la opción de Cambio de contraseña se pasará a la pantalla de cambio.


8.1.2 Cambio de Contraseña.

Informar la antigua contraseña y la nueva, siguiendo las instrucciones de la pantalla.

AVISO: Las contraseñas caducadas o bloqueadas no se pueden reutilizar. Para volver a tener acceso a la aplicación es necesario que la contraseña se cambie por una NUEVA.

Anexo B: Funcionamiento del Captcha.

8.2.1 Login responsive

A partir de la versión 1.0.9 de ASES se muestra una nueva pantalla de login con las siguientes características:

• Apariencia similar a la de autologin

• Estilos adaptados a la vista móvil. • Se ha mejorado la seguridad incluyendo un captcha cuando el usuario está bloqueado.

8.2.2 Funcionamiento del Captcha.

Al intentar acceder con un usuario, existe un sistema de almacenamiento de intentos de acceso, que es almacenado en la base de datos del sistema de usuarios de la Comunidad de Madrid. Es por ello que para desencadenar la funcionalidad del Captcha se tiene en cuenta las siguientes variables:

• El usuario de acceso

• El acceso correcto al aplicativo

• El tiempo entre intentos de acceso. Para que el Captcha se muestre en el aplicativo, debe de cumplirse las siguientes condiciones (teniendo en cuenta que SIEMPRE se intenta acceder con el MISMO usuario):

1. Si un usuario intentado acceder al sistema 2 veces y no lo consigue, al tercer intento, en cuanto se posiciona en el campo de contraseña aparece el Captcha.


2. Si un usuario Accede correctamente, el sistema reinicia los intentos, y estamos en el caso 1. 3. Aunque se cierre el navegador, borre la sesión… el sistema de reintentos está centralizado en la

Base de Datos, por lo tanto si ya ha errado 2 veces o más (No ha obtenido un acceso correcto), el Captcha le saldrá al primer intento.

4. Si existe un periodo de 8 horas entre intentos, este se reinicia de nuevo como si estuviéramos en el caso 1.

Esta casuística es aplicable a un único usuario, NO si realiza con distintos usuarios, es decir si se utilizan dos usuarios, alternando el LOGIN, el Captcha aparece al 5 intento, ya que se habrá incluido dos veces de manera errónea el LOGIN-A y es al tercero cuando aparecerá.

8.2.3 Tipos de captcha

Gráfico A Gráfico B Gráfico C

Pasamos a describir cada uno de los tipos de Captchas que pone a nuestra disposición la nueva pantalla de identificación de la aplicación ASES:

Gráfico A: Es el tipo más sencillo de los tres. Aparece una pantalla donde seleccionar las imágenes con los objetos que se piden. En caso de selección fallida de imágenes aparecerá la imagen del Gráfico D y mostrará la siguiente imagen.

Gráfico D

Gráfico B: Este tipo es el siguiente en sencillez. Su funcionamiento se basa en la selección de todos los cuadros donde aparezca el objeto solicitado, incluso en los que aparezca la más mínima porción del mismo. Si no se consigue superar la primera solicitud, aparecerá la imagen del Gráfico D y mostrará la siguiente imagen.

Gráfico C: Este tipo de captcha es el tercero en sencillez. Muestra cuadros con objetos solicitados y debemos de pulsar sobre ellos hasta que ya no aparezcan cuadros con esos objetos solicitados.


Ejemplo: Si está solicitando bicicletas, debemos pulsar todos los cuadros en los que aparezcan bicicletas. Atención: los cuadros que pulsamos se recargan y aparecen nuevas imágenes, en las cuales, pueden o no aparecer nuevas bicicletas.

Si no se consigue superar la solicitud, aparecerá la imagen del Gráfico D y mostrará el siguiente grupo de imágenes.

Es importante resaltar que la aparición de estos tipos de captcha es aleatorio, si bien se ha comprobado que el más utilizado es el mostrado en el Gráfico C, seguido del mostrado en el Grafico B y, el menos utilizado, es el mostrado en el Gráfico A.

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