asas microsoft excel 2003
TRANSCRIPT
a. Memulakan Program.................................... 2
b. Memasukkan teks dan nombor...................... 5
c. Membuat pengiraan menggunakan Excel........ 7
d. Memformat teks, nombor dan sel. ............... 13
e. Menukar nama helaian............................... 18
f. Membuat Pangkalan Data Excel. ................. 19
g. Menyusun rekod (Sort) mengikut kategori.... 20
h. Menapis maklumat menggunakan AutoFilter 21
i. Mewujudkan kumpulan Data (Groups) ....... 23
j. Menetapkan kawasan cetakan. ................... 25
k. Prapandang Cetakan................................... 26
l. Memasukkan “Header and Footer” .............. 27
m.Menetapkan Page Setup. ............................. 29
n. Mencetak dokumen..................................... 31
Asas Microsoft Excel 2003
Microsoft Excel adalah program spreadsheet yangmemanipulasi nombor dan data dalam baris dan lajur.Kebaikan menggunakan program MS-Excel adalah, iamembenarkan pengguna mentafsir maklumat ke dalampelbagai bentuk antaranya carta pai, graf horizontal.
a. Memulakan Program
Untuk memulakan program Excel:
A. Klik butang Start.B. Klik ikon program Excel.
Atau
Klik butang Start All Programs Microsoft Excel.
Mukasurat 2
Asas Microsoft Excel 2003
Kenal pasti yang berikut:
A. Program Bar ² menunjukkan program yang sedangdigunakan .
B. Menu Bar ² Menu di mana arahan disimpan.
C. Standard Toolbar ² ikon pintas arahan-arahan yangkerap digunakan.
D. Formatting Toolbar ² ikon pintas arahan-arahanberkaitan dengan format.
E. Formula bar ² menunjukkan kandungan sel aktif.
F. Rujukan sel ² menunjukkan lokasi sel aktif.
G. Skrol Bar Menegak- bergerak ke atas atau kebawah.
H. Skrol Bar Melintang² untuk bergerak ke kiri atau kekanan.
I. Helaian Lembaran ² helaian lembaran kerja .J. Lajur (A,B,C,D« .) & Baris (1,2,3,4« ).K. Sel Aktif ² Sel yang sedang digunakan.
Rujukan sel Program Bar Menu Bar Formula bar
Sel aktif
Baris
Lajur
Standard toolbar
Formatting Toolbar
Skrol BarMenegak
Skrol BarMelintang
Helaian Lembaran
Mukasurat 3
Asas Microsoft Excel 2003
Apabila bekerja dalam Excel kita bekerja di dalam sel-sel.Excel menawarkan 256 lajur dan 65,536 baris untuk kitabekerja di dalam satu helaian (sheet). Kita boleh ada 255helaian dalam satu fail.
Kita boleh masukkan teks (label), nombor dan formulauntuk mengira di dalam sel.
Mukasurat 4
Asas Microsoft Excel 2003
b. Memasukkan teks dan nombor
Klik sel untuk memasukkan teks.A1 ² Rekod Kehadiran Perpustakaan Desa PetalingA3 ² Kategori Umur A6 ² 13 ² 18 tahunB3 ² JanuariC3 ² FebruariD3 ² MacA4 ² Bawah 7 tahunA5 ² 7 ² 12 tahun
Teks A3tersorok di
A7 ² 18 - 40 tahunA8 ² Lebih 40 tahun
Teks dalamA1 melimpahke sel-sel disebelahnya
Anda bolehjuga menekanEnter untukbergerak satusel ke bawah.
Tab untukbergerak satusel ke kanan
belakang B3
Apabila teks yang dimasukkan melebihi saiz sel, ianyaakan ¶melimpah· ke sel di sebelahnya. Contohnya teks didalam A1.
Jika sel di sebelahnya mempunyai teks seperti A3 dan B3,teks akan di sorokkan .
Mukasurat 5
Asas Microsoft Excel 2003
Kita perlu membesarkan lajur untuk memaparkankeseluruhan teks.
Letak anak panah tetikus disempadan lajur A dan B, ia
bertukar menjadi anak panah 2mata ini, tekan dan tarik untuk
membesarkan lajur.
Selepas memasukkan teks, kita masukkan pula nombor-nombor yang berkaitan.
Perhatikan nombor secara otomatik akan disusun disebelah kanan sel sementara teks di sebelah kiri.
Mukasurat 6
Asas Microsoft Excel 2003
c. Membuat pengiraan menggunakan Excel
Di dalam Excel, pengiraan dapat dilakukanmenggunakan formula atau Function yang disediakan.
Seperti membuat formula Matematik, Excel adaperaturan tertentu dalam pembuatan formula pengiraan.
Mulakan dengan simbol = .Gunakan alamat sel di dalam pengiraan.
Contoh : = B4+C4+D4Pastikan tiada ruang di antara aksara.Tekan Enter untuk menerima formula.
Selepas formula diterima, sel hanya akan menunjukkan
hasil kiraan, sementara formula bar menunjukkan formulayang digunakan.
Formula
Hasil kiraan
Penggunaanalamat sel didalampengiraanmemudahkankemaskini datadilakukan.
Apabila nombordalam selberubah,keputusankiraan yangmelibatkan seltersebut jugaakandikemaskinikansecara otomatik
Mukasurat 7
Asas Microsoft Excel 2003
Untuk membuat pengiraan yang serupa, Excelmembenarkan formula disalin menggunakan teknikAutoFill.
Gerakkan tetikus ke bucu kanan bawah sel E4, penunjukmenjadi +, tekan dan tarik ke bawah sehingga E8.
Alamat sel dalam formula akan berubah mengikut arahAutoFill (ke bawah atau ke kanan).
.
Anak panah AutoFill
Hasil teknik ini, pengiraan untuk sel E5 hingga E8 dihasilkansecara otomatik.
Mukasurat 8
Asas Microsoft Excel 2003
Penjumlahan juga boleh dilakukan menggunakan ikon
AutoSum yang terletak di Standard Toolbar.Klik sel B9. Klik ikon dua kali.
Function SUMKlik 2 kali
digunakan secaraotomatik untuk jumlah
Anda boleh gunakan AutoFill untuk menyalin Functionke C9 hingga E9.
Untuk mengira Peratus kategori umur dalam jangka masa3 bulan itu:
Klik sel F4, taipkan =E4/E9*100 .Tanda / mewakili simbol ÷ (bahagi) sementara tanda
* mewakili × (darab).
Mukasurat 9
Asas Microsoft Excel 2003
Jika anda hendak menggunakan teknik AutoFill untukformula yang berikutnya, anda perlu menetapkan rujukansel E9 dalam formula (kerana alamat sel akan berubahmengikut arah AutoFill).
Untuk menetapkan alamat sel:Taipkan tanda $(lajur)$(baris).Contohnya : $E$9
Tekan Enter untuk menerima formula dan gunakan
AutoFill untuk menyalin formula.
Mukasurat 10
Asas Microsoft Excel 2003
Untuk kiraan PurataKita gunakan Function Average yang disediakan olehExcel.
Klik sel G4.Klik ikon fx pada formula bar.Kotak dialog Insert Function akan dipaparkan.
Klik FunctionAverage untukmengira purata
Klik OK
Masukkan alamat sel yang hendak dikira pada kotakNumber1.Contohnya: B4:D4(Sel B4 hingga D4 diwakili dengan B4:D4)
Klik OK.
Klik OK untukke langkahberikutnya
Mukasurat 11
Asas Microsoft Excel 2003
Hasil kiraan akan dipaparkan dalam sel G4.Perhatikan pada formula bar, =AVERAGE(B4:D4)
ditunjukkan.
Anda boleh isikan sel-sel yang berikutnya menggunakanAutoFill.
Mukasurat 12
Asas Microsoft Excel 2003
d. Memformat teks, nombor dan sel.
Teks, nombor dan sel boleh diformatkan untukmenjadikan dokumen lebih mudah difahami.
Memformat TeksPilih sel dan klik ikon yang berkaitan pada FormattingToolbar.
Saiz Font
Jenis Font
Pilih A1 hingga G1
Bold Italic
Underline
Left Right
Center
Merge and center
Teknik memilih:Tekan dan tarik
Klik sel pertama dantarik hingga selterakhir
Guna kekunci ShiftKlik sel pertama,tekan Shift (janganlepaskan), klik selterakhir. LepaskanShift
AtauKlikKlik
(Bold) untuk menjadikan tulisan lebih tebal.(Merge and Center) untuk meletak teks di
Klik sel pertama,tekan Shift dan
tengah antara lajur A hingga G.
Pilih B3 hingga G3
Klik (Center) untuk meletak teks di tengah sel.
kekunci anak panahuntuk memilih selsatu persatu
Mukasurat 13
Asas Microsoft Excel 2003
Memformat Nombor
Klik sel yang dikehendaki dan klik ikon berkaitan padaFormatting toolbar.
Tanda , selepasTanda matawang tiap 3 digit
Darab nilai seldengan 100 danmasukkan tanda%
Tambah digitlepas titikperpuluhan
Kurangkandigit lepas titikperpuluhan
Pilih sel F4 hingga G9.
Klik ikon (Decrease Decimal) beberapa kalisehingga tinggal hanya 2 titik perpuluhan.
Mukasurat 14
Asas Microsoft Excel 2003
Untuk mendapatkan format nombor lain, klik menuFormat Cells.
Kotak dialog Format Cells dipaparkan. Bawah tabNumber anda boleh pilih kategori dan format untuknombor yang bersesuaian.
Mukasurat 15
Asas Microsoft Excel 2003
Memformat sel.
Sel boleh diberikan warna dan garis sisi yang berbeza-beza mengikut pilihan anda.
Klik sel yang dikehendaki dan klik ikon berkaitan padaFormatting toolbar.
Border untuk menggariskan Fill untuksisi sel. mewarnakan sel.
Pilih A3 hingga G9.Klik ikon border dan pilih (All Border) untuk
memberi garisan pada kesemua sisi sel.
Mukasurat 16
Asas Microsoft Excel 2003
Pilih E3 hingga G9 dan A9 hingga D9.
Klik ikon Fill dan pilih warna kuning.
Klik mana-mana sel untuk menghilangkan warna hitampilihan.
Untuk pilihan lebih banyak dalam memilih sisi sel:Klik menu Format CellsPilih tab Border.
Untuk pilihanlebih banyakdalam memilihwarna sel :Klik menuFormat CellsPilih tab Pattern.
Memilih 2 kawasanberbeza: Klik dan tarik
untuk pilihkawasanpertama,
Tekan Ctrl(janganlepaskan),
Klik dan tarikuntuk pilihkawasan kedua.
Lepaskan Ctrl.
Mukasurat 17
Asas Microsoft Excel 2003
e. Menukar nama helaian
Nama helaian boleh ditukar dari Sheet1, Sheet2 ke satunama yang lebih informatif.
Caranya:
Klik kanan pada tab helaian Sheet1.Klik arahan Rename.
Apabila namahelaian dihitamkan,taipkan nama barudan tekan Enter.
Mukasurat 18
Asas Microsoft Excel 2003
f. Membuat Pangkalan Data Excel.
Excel boleh digunakan untuk menyimpan maklumatdalam bentuk pangkalan data.
Kategori dalam satu sel dan sebaris
Data rekod yang berkaitandalam satu sel mengikutkategori dan sebaris
Pangkalan data Excel mempunyai beberapa ciri penting.
a. Label kategori diletakkan dalam satu baris.
b. Setiap kategori diletakkan dalam satu sel.
c. Setiap rekod akan mewakili maklumat seorang ahlidan disimpan dalam satu baris.
d. Tiada baris kosong di antara rekod.
e. Data disimpan mengikut kategori dalam satu sel.
Rekod ahli disimpanberturutan
Mukasurat 19
Asas Microsoft Excel 2003
g. Menyusun rekod (Sort) mengikut kategori / Mengisih
Kita boleh menyusun rekod mengikut kategori.Contohnya : Nama ahli mengikut abjad dari A-Z
Umur ahli dari kecil ke besar.
Ikon yang digunakan adalah Sort Ascending (Susunmenaik) dan Sort Descending (Susun menurun) padaStandard Toolbar.
Sort SortAscending Descending
Caranya:1. Klik nama kategori yang hendak disusun seperti Nama
Ahli.
2. Klik ikon
3. Perhatikan Nama Ahli telah disusun mengikut abjad.4. Apabila rekod disusun mengikut nama, maklumat
dalam kategori lain akan mengikut kedudukan nama.Contohnya No. Ahli.
5. Dengan itu kesilapan padanan data tidak berlaku.
Mukasurat 20
Asas Microsoft Excel 2003
h. Menapis maklumat menggunakan AutoFilter
AutoFilter digunakan untuk melihat maklumat dalampangkalan data dengan spesifik.
AutoFilter terletak dalam menu Data Filter AutoFilter
Setiap label kategori akan menunjukkan butang AutoFiltermasing-masing.
Apabila hendak menapis maklumat yang diperlukan,contohnya untuk melihat semua rekod ahli lelaki, andaklik butang AutoFilter untuk Jantina dan pilih kategori L.
Butang AutoFilter menjadibiru menunjukkan datasedang ditapis
Hanya rekod ahlilelaki ditunjukkan
Bilangan rekodyang dijumpai
Mukasurat 21
Asas Microsoft Excel 2003
Anda boleh memilih untuk menggunakan lebih dari satubutang AutoFilter.Contohnya untuk menjawab soalan :Siapakah ahli lelaki berumur 7 tahun?
Untuk menunjukkan semua data semula ,klik pada semua butang AutoFilter berwarna biru dan
pilih arahan (All).
\
Mukasurat 22
Asas Microsoft Excel 2003
i. Mewujudkan kumpulan Data (Groups)Untuk memudahkan proses cetakan dan pandanganpangkalan data, kumpulan-kumpulan data bolehdiwujudkan supaya ianya boleh ditunjukkan dandisorokkan mengikut keperluan.
Dalam rajah di atas , pangkalan data boleh dibahagikankepada 2 kumpulan, iaitu maklumat peribadi (Jantina,Tarikh Lahir dan Umur) dan alamat ahli (Alamat1,Alamat2, Pekan, Bandar, Poskod, Negeri).
Caranya:
Pilih lajur C hingga E (mewakili kategori Jantina hinggaUmur.)
Klik menu Data Group and Outline Group«
Untuk memilihkeseluruhanlajur, klik dantarik padaabjad lajur.
Mukasurat 23
Asas Microsoft Excel 2003
Butang penanda Group akan ditunjukkan di atas abjadlajur.
Apabila butang diklik , lajur C, D dan E akandisorokkan.
Anda boleh melihat alamat ahli dengan lebih jelas.
Butang bertukar menjadi tandamenandakan ada lajur yang tersorok.
Klik untuk menunjukkan semula lajur C hingga E.
UntukmenghilangkanGroups:Klik menu Data
Group andOutline ClearOutline .
Mukasurat 24
Asas Microsoft Excel 2003
j. Menetapkan kawasan cetakan.
Apabila kita hendak mencetak dokumen, sebaiknya kitatetapkan dulu kawasan cetakan kita.
Caranya:Pilih semua sel yang hendak dicetak.Klik menu FilePrint Area Set Print Area .
Mukasurat 25
Asas Microsoft Excel 2003
k. Prapandang Cetakan
Selepas kawasan cetakan ditetapkan, prapandangdokumen yang hendak dicetak.
Caranya :
Klik menu File Print Preview atau klik ikon .
Contohcetakanakanditunjukkan
Bilanganmukasuratyang akandicetak
Mukasurat 26
Asas Microsoft Excel 2003
l. Memasukkan “Header and Footer”
Hasil cetakan akan hanya menunjukkan kerja yangdilakukan di dalam kawasan sel.
Jika kita hendak menambah nombor mukasurat ataukepala dokumen pada setiap mukasurat , Header andFooter perlu digunakan.
Caranya:
Dari skrin prapandang cetakan klik butang.
Kotak dialog Page Setup dipaparkan.
Klik tab Header/Footer.
Klik Butang Custom Footer untuk mendapatkan kotakdialog Footer.
Mukasurat 27
Asas Microsoft Excel 2003
Taipkan : Muka surat dalam kotak Center section: danklik ikon Page Number untuk memasukkan nombormukasurat secara otomatik kedalam dokumen.
Kod &[Page] akan ditunjukkan.
Ikon PageNumber
Klik OK untuk kembali ke kotak dialog Page Setup.Klik OK sekali lagi untuk kembali ke Print Preview.
Nombor mukasurat tertera di bahagian bawah dokumen.
Mukasurat 28
Asas Microsoft Excel 2003
m. Menetapkan Page Setup.
Menetapkan orientasi dokumen.
Caranya:
Dari skrin prapandang cetakan klik butang.Klik tab Page.
Klik landscape untuk cetaksecara mendatar
Mengecil ataumembesarkan saizcetakan
Tetapkan saiz kertas
Hasilnya:
Mukasurat 29
Asas Microsoft Excel 2003
Menetapkan Margin cetakan.
Dari skrin prapandang cetakan klik butang.Klik tab Margin.
Ukuran daritepi kertasuntuk margin
Meletakkan cetakan di tengahkertas secara mendatar danmenegak
Setkan ukuran margin bagi setiap bahagian.Setkan opsyen Center on page untuk mencetak di
tengah-tengah kertas.
Hasilnya:
Mukasurat 30
Asas Microsoft Excel 2003
n. Mencetak dokumen.
Dari skrin prapandang cetakan klik butang.Kotak dialog Print akan dipaparkan.
Klik OK untuk menghantar dokumen ke Printer.
Pastikan nama Printeryang disambungkan
Bilangan salinandokumen hendakdicetak
Mukasurat 31