artikel artikel knowledge management

Artikel-Artikel Knowledge

Management for Executives Ir. Mohamad Haitan Rachman MT.

[email protected]

1 | Artikel-Artikel Knowledge Management - 2015

Pendekatan Memulai Knowledge Management 2

Tipe-Tipe Projek Knowledge Management 5

Knowledge Management Framework 9

Knowledge Management Berbasis Aset Perusahaan 11

KM: Best Practices for Organization 15

Knowledge Management (KM) Reformasi Birokrasi 17

Penulis 18

Daftar Isi

http://multiforma.co.id/knowledge-management-km-reformasi-birokrasi/


Pengetahuan terdapat dalam perusahaan ataupun di luar

perusahaan. Penerapan Knowledge Management (KM)

harus mempertimbangkan perihal lokasi pengetahuan-

pengetahuan tersebut, terutama sekali ketika akan

memulai penerapan KM di perusahaan. Pengetahuan yang

terdapat dalam perusahaan tentunya awalnya berasal dari

luar perusahaan dan kemungkinan mengalami peningkatan

sesuai penerapan pengetahuan ketika menjalankan

aktifitas-aktifitas di perusahaan.

KM tentunya dapat mengelola pengetahuan yang berada di

dalam, di luar dan juga pengetahuan yang telah mengalami

peningkatan ataupun perubahan ketika pengetahuan

tersebut dipergunakan untuk mendukung aktifitas-aktifitas

perusahaan, seperti pengembangan produk/service,

pelaksanaan projek-projek perusahaan dsb.

Pendekatan Memulai KM


Terdapat empat kemungkinan pilihan ketika akan

menerapkan KM dalam permulaannya.

1. Memulai pengelolaan pengetahuan dari

pengetahuan-pengetahuan yang sudah ada di dalam

perusahaan terlebih dahulu dan selanjutnya

dilakukan sharing di dalam perusahaan yang

bersangkutan.


pengetahuan-pengetahuan yang ada dari luar

perusahaan terlebih dahulu dan selanjutnya


dilakukan sharing di dalam perusahaan yang

bersangkutan


pengetahuan-pengetahuan dari dalam perusahaan

dan secara bersamaan sudah dilakukan sharing ke

luar perusahaan

4. Memulai pengelolaan pengetahuan-pengetahuan

dari dalam perusahaan dan juga dari luar

perusahaan, sekaligus juga melakukan sharing

dengan dalam dan juga luar perusahaan.

Pilihan ini sangat penting untuk memberikan dorongan-

dorongan dalam perusahaan untuk dapat menuangkan

pengetahuannya untuk saling berbagi di kalangan dalam

perusahaan. Sehinga pilihan (2) merupakan langkah cukup

masuk akal dan mudah bagi Tim KM perusahaan untuk

mendorong sharing pengetahuan tersebut.

Sehingga perusahaan perlu mengidentifikasi,

mengumpulkan, mengklasifikasikan, menyimpan dan

menyebarkan pengetahuan-pengetahuan yang berada dari

luar untuk dimasukan ke dalam perusahaan. Dan jika telah

tumbuh cukup baik, selanjutnya untuk ditingkatkan

pengetahuan-pengetahuan yang sudah berada di

perusahaan sendiri untuk dilakukan dalam proses KM. Dan


terus berkembang penerapan KM ini termasuk sudah mulai

berbagi pengetahuan dengan pihak-pihak yang berada di

luar perusahaannya.

Sehingga dengan proses seperti ini diharapkan

pertumbuhan dan perbaikan pengetahuan itu dapat terjadi

dalam lingkungan perusahaan, dan dapat menghasilkan

innovasi-innovasi baru dalam jasa dan produk perusahaan

untuk meningkatkan daya saing dalam pasar yang lebih

luas. Dan hal ini tentunya perusahaan dapat

mengembangkan Knowledge Innovation Center (KIC) yang

lebih sistematik lagi.

Sumber: http://multiforma.co.id/pendekatan-memulai-penerapan-km/

Knowledge Management (KM) dapat didefiniskan sebagai

satu set (himpunan) intervesi orang, proses dan tool

(teknologi) untuk mendukung proses pembuatan,

pembauran, penyebaran dan penerapan pengetahuan.

Knowledge Management (KM) merupakan proses yang

terus-menerus harus dilakukan sehingga proses tersebut

Tipe-Tipe Projek KM


akan menjadi satu budaya, dan akhirnya akan membentuk

organisasi yang berbasis pada pengetahuan.

Projek Knowledge Management (KM) dapat diklasifikasikan

dalam beberapa tipe yaitu :

1. Mengumpulkan dan menggunakan ulang

pengetahuan terstruktur. Pengetahuan sering

tersimpan dalam beberapa bagian dari output yang

dihasilkan perusahaan, seperti disain produk,

proposal dan laporan projek, prosedur-prosedur

yang sudah diimplementasikan dan

terdokumentasikan dan kode-kode software yang

mana semuanya dapat dipergunakan ulang untuk


mengurangi waktu dan sumber yang diperlukan

untuk membuatnya kembali.

2. Mengumpulkan dan berbagi pelajaran yang sudah

dipelajari (lessons learned) dari praktek-praktek.

Tipe projek ini mengumpulkan pengetahuan berasal

dari pengalaman yang harus diinterpretasikan dan

diadopsi oleh user dalam kontek yang baru. Projek ini

biasanya melibat-kan sharing pengetahuan atau

pelajaran melalui database seperti lotus notes.

3. Mengidentifikasi sumber dan jaringan kepakaran.

Projek ini bermaksud untuk menjadikan kepakaran

lebih mudah terlihat dan mudah diakses. Dalam hal

ini adalah untuk membuat fasilitas koneksi antara

orang yang mengetahui pengetahuan dan orang yang

membutuhkan pengetahuan.

4. Membuat struktur dan memetakan pengetahuan

yang diperlukan untuk meningkatkan performansi.

Projek ini memberikan pengaruh seperti pada proses

pengembangan produk baru atau disain ulang proses

bisnis dengam menjadikan lebih explisit atau terbuka

dari pengetahuan yang diperlukan pada tahap-tahap

tertentu.


5. Mengukur dan mengelola nilai ekonomis dari

pengetahuan. Banyak perusahaan mempunyai aset

intelektual yang terstuktur, seperti hak patent,

copyright, software licenses dan database pelanggan.

Dengan mengetahui semua aset-aset ini

memungkinkan perusahaan untuk membuat revenue

dan biaya untuk perusahaan.

6. Menyusun dan menyebarkan pengetahuan dari

sumber-sumber external. Perubahan lingkungan

bisnis yang cepat dan tidak menentu telah

meningkatkan kepentingan dan kesungguhan pada

business intelligence system. Dalam projek ini

perusahaan berusaha mengumpulkan semua laporan

dari luar yang berhubungan dengan bisnis. Dalam

projek ini diperjukan editor dan analyst untuk

menyusun dan memberikan konteks terhadap

informasi-informasi yang diperoleh tersebut.

Sumber: http://multiforma.co.id/tipe-tipe-projek-knowledge-management-

km/


Knowledge Management (KM) Framework merupakan

sebuah pendekatan untuk lebih memahami dan mendalami

hal-hal yang berkaitan dengan KM secara menyeluruh. Dan

saat ini telah banyak framework KM yang dikembangkan

para pakar dan praktisi untuk lebih menggambarkan KM

tersebut. Di atas merupakan salah satu bentuk model KM

Framework yang dikembangkan.

Knowledge Management Framework


KM harus mempunyai dan memberikan value bagi

pertumbuhan dan kemampuan perusahaan atau organisasi

dari waktuk ke waktu. Value tersebut dapat berupa

produktifitas, innovasi ataupun nilai bisnis yang lebih baik.

KM memerlukan empat pillar utama yaitu (a) Sumberdaya

Manusia dan Budaya (b) Organisasi dan Manajemen (c)

Teknologi Infrastruktur (d) Konten/Pengetahuan. Sumber

Daya Manusia (SDM) yang terlibat dalam penerapan KM

perlu mempunyai budaya yang siap untuk selalu belajar

dan berbagi yang berkelanjutan.

Organisasi yang menerapkan KM perlu mempunyai

manajemen yang dapat mendukung proses-proses

penerapan KM dengan baik termasuk juga dapat

memilihkan dan memutuskan tujuan-tujuan strategis yang

hendak dicapai dengan KM. Pilihan tujuan strategis yang

berbeda dapat memberikan pengaruh terhadap sistem

pendukung KM yang bersangkutan.

Teknologi Infrastruktur mempunyai peran untuk lebih

mempercepat dan memperluas penyebaran dan akses

pengetahuan yang disimpan dalam server. Teknologi ini

terdiri dari jaringan, software, dan hardware yang dapat

menyimpan dan menyebarkan pengetahuan dengan lebih

mudah.


Ketiga pilar pertama menjadi penopang dan pendorong

utama proses cycle dari pengetahuan, yaitu Identifikasi,

Koleksi, Klasifikasi, Penyimpanan, Penyebaran, Akses,

Penggunaan dan Kreasi pengetahuan. Dan proses ini akan

terus berkelanjutan untuk menghasilakn Value yang lebih

baik terhadap pertumbuhan dan peningkatan perusahaan

dari waktu ke waktu.

Sumber: http://multiforma.co.id/knowledge-management-framework/

Semua perusahaan selalu mempunyai aset-aset yang

sangat kental dengan pengetahuan-pengetahuan yang

dikandung di dalamnya. Keberadaan aset-aset ini

bergantung dari bentuk perusahaannya, sehingga tidak

semua perusahaan akan mempunyai aset-aset yang sama,

seperti komputer, data center, server, transmisi

telekomunikasi, generator, mesin kereta api, mesin kapal

terbang, software Window NT, software SAP, dsb. Aset-

aset ini sangat kental dengan pengetahuan-pengetahuan

yang harus dimiliki dan dipahmi oleh staf-staf perusahaan.

KM Berbasis Aset Perusahaan


Dan sangat berbeda dengan aset-aset lainnya dalam

perusahaan seperti bangunan, meja, alat tulis dsb.

Dan untuk sebagian perusahaan aset-aset tersebut

merupakan bagian dari proses produksi dan operasi

perusahaan yang bersangkutan. Perusahaan tentunya

harus dapat mengelola pengetahuan-pengetahuan yang

dikandung dalam aset-aset tersebut dengan baik,

ketidakmampuan pengelolaan pengetahuan dari aset-aset

tersebut tentunya dapat memberikan pengaruh terhadap

aktifitas bisnis dari perusahaan tersebut.

Staff-staff dari perusahaan yang sudah mempunyai

pengetahuan dan keterampilan yang mendalam dalam

aset-aset tersebut, dapat berbagi dengan yang lainnya yang

menggunakan aset-aset tersebut ataupun bagi pemula

yang akan mendalami pengetahuan dalam aset-aset

tersebut.

Knowledge Management (KM) berbasis Aset merupakan

salah satu penerapan KM untuk aset-aset perusahaan yang

sangat kental dengan pengetahuan-pengetahuan yang ada

di dalamnya. Sehingga pengetahuan-pengetahuan yang ada

dalam aset-aset tersebut dapat dikelola dengan baik, dan

juga dapat disharekan dengan mudah ke seluruh staff yang

memerlukannya. Staff yang telah menjadi pakar (expert)


dalam pengetahuan-pengetahuan yang terkait dengan

aset-aset tersebut dapat memberikan penjelasan jika ada

pertanyaan dari user (pengguna) dari aset yang

bersangkutan, atau bahkan expert juga dapat menggali

pengetahuan-pengetahuan baru yang boleh jadi diperlukan

ketika aset-aset tersebut mengalami update atau

modifikasi dari vendornya.

Pengembangan ‘Knowledge Management Berbasis Aset

Perusahaan’ mempunyai beberapa tujuan dan sasaran

yang hendak dicapai, yaitu :

1. Menjaga pengetahuan-pengetahuan yang diperlukan

ketika menggunakan aset-aset perusahaan

2. Mudah meningkatkan pengetahuan berkaitan

dengan aset-aset perusahaan ketika pengetahuan-

pengetahuannya mengalami peningkatan dari

vendornya

3. Memudahkan berbagi pengetahuan dan pengalaman

antara staff yang sudah menjadi pakar (expert)

dengan para pengguna aset-aset perusahaan

tersebut

4. Menyimpan pengetahuan-pengetahuan yang

terkandung dalam aset-aset perusahaan ke dalam


sistem yang mudah diakses oleh para pakar dan juga

para penggunanya

Di bawah ini adalah langkah-langkah secara umum untuk

Konsultasi dan implementasi ‘Knowledge Management

Berbasis Aset Perusahaan’ :

1. Menyusun aset-aset perusahaan yang sangat

mengandung pengetahuan dan sangat diperlukan

dalam aktifitas dan proses bisnis perusahaan

2. Menyusun hirarki dari aset-aset perusahaan yang

merupakan susunan dari modul-modul yang satu

sama lain mempunyai pengetahuan-pengetahuan

secara khusus

3. Mengumpulkan pengetahuan-pengetahuan dari

aset-aset perusahaan yang sangat diperlukan dalam

proses bisnis perusahaan

4. Mendaftar pakar (expert) yang mempunyai

pengetahuan-pengetahuan yang berkaitan dengan

aset-aset perusahaan

5. Mengembangkan sistem Knowledge Management

Barbasis Aset Perusahaan untuk mendukung proses

berbagi dan penyimpanan pengetahuan-

pengetahuannya


6. Memberikan sosialisasi dan pelatihan Knowledge

Management Berbasis Aset Perusahaan

Sumber: http://multiforma.co.id/knowledge-management-berbasis-aset-

perusahaan/

Slideshare : http://www.slideshare.net/haitan/knowledge-management-

best-practices-for-organization

KM: Best Practices for Organization


Pengetahuan terdapat dalam perusahaan ataupun di luar

perusahaan. Penerapan Knowledge Management (KM)

harus mempertimbangkan perihal lokasi pengetahuan-

pengetahuan tersebut, terutama sekali ketika akan

memulai penerapan KM di perusahaan. Pengetahuan yang

terdapat dalam perusahaan tentunya awalnya berasal dari

luar perusahaan dan kemungkinan mengalami peningkatan

sesuai penerapan pengetahuan ketika menjalankan

aktifitas-aktifitas di perusahaan.

KM tentunya dapat mengelola pengetahuan yang berada di

dalam, di luar dan juga pengetahuan yang telah mengalami

peningkatan ataupun perubahan ketika pengetahuan

tersebut dipergunakan untuk mendukung aktifitas-aktifitas

perusahaan, seperti pengembangan produk/service,

pelaksanaan projek-projek perusahaan dsb.

Sumber: http://multiforma.co.id/knowledge-management-best-practices-

for-organization/


Slideshare: http://www.slideshare.net/haitan/knowledge-management-km-

reformasi-birokrasi

Penerapan Knowledge Management untuk Reformasi

Birokrasi yang dilakukan pemerintah Indonesia. Reformasi

Birokrasi melibatkan banyak pengetahuan dan

pengalaman, dan hal ini perlu dikelola dengan baik. Karena

KM Reformasi Birokrasi


proses perbaikan itu harus dilakukan secara terus-menerus

dan berkelanjutan.

Sumber: http://multiforma.co.id/knowledge-management-km-reformasi-

birokrasi/


Ir. Mohamad Haitan Rachman MT.

mempunyai latar belakang dalam bidang

teknologi informasi dan manajemen, S1

Teknik Elektro ITB tahun 1985 dan S2

Teknik Mana-jemen Industri ITB tahun

1994. Tahun 2000-2004 berada di

Cyberjaya, Malaysia, melakukan riset dan pengembangan

dalam bidang Knowledge Management (KM), Intelligent

Agents dan Balanced Scorecard (BSC).

Sejak tahun 2000 aktif dalam perancangan dan

pengembangan sistem manajemen untuk bidang-bidang

manajemen yang didalaminya secara serius, Knowledge

Management (KM), Balanced Scorecard (BSC), Customer

Relationship Management (CRM). Tahun 2008, mengem-

bangkan kerangka Skycodebiz berbasis barcode 2 dimensi,

dan telah diterapkan dalam beberapa aplikasi. Tahun 2010,

terlibat sebagai assessor PeGI (pemringkatan e-Govern-

ment Indonesia) bersama Kementerian Komunikasi dan

Informatika (Kominfo), dan tahun 2014 terlibat dalam

Penulis

http://www.kominfo.go.id/

http://www.kominfo.go.id/


pengelolaan Inkubator I2TB untuk para strat-up bisnis IT

khusus kota Bandung melalui kementerian yang sama.

Sebagai Konsultan, Trainer dan Analis Sistem telah

mempunyai banyak pengalaman dalam perancangan dan

pengembangan teknologi informasi dan manajemen, serta

penulisan ilmiah dalam bidang yang ditekuninya. Dapat

dikontak melalui situs dan email yang dikelolanya:

http://multiforma.co.id

http://skycode.biz

[email protected]

[email protected]

artikel artikel knowledge management

Business

langkah cukup masuk

mohamad haitan rachman

memulai penerapan km

artikel knowledge management

tumbuh cukup baik

luar untuk dimasukan

mengalami peningkatan