«Арт-Документооборот» - новый уровень управления

документами

2014

ориентирован на повышение управляемости процессов делопроизводства в организациях

обеспечивает безопасность корпоративной информации

• Единые механизмы обработки документов.

• Автоматизация процессов управления документами

компании.

• Адаптация системы под особенности процессов

документооборота компании.

• Единое информационное пространство для компании и ее

территориально-распределенной структуры.

• Эффективное управление документами.

• Многоуровневая модель доступа к документам и

информации.

Что такое «Арт-Документооборот» («Арт-Док») ?

2

Ожидаемые результаты от внедрения «Арт-Док»

• Повышение эффективности и прозрачности

процессов учета и обработки документов.

• Осуществление контроля исполнительской

дисциплины.

• Обеспечение аналитической отчетностью.

• Создание единого надежного электронного

хранилища документов и информации.

• Повышение продуктивности рабочих процессов за

счет снижения количества ошибок возникающих при

работе с бумажными документами.

3

• Безопасность корпоративной информации компании.

• Методологическая поддержка пользователей.

• Надежность и стабильность работы.

• Простота и гибкость настройки интерфейса.

• Оперативное сопровождение системы.

• Быстрое разворачивание и внедрение системы.

Концепция «Арт-Док»

Мы не «ломаем» Ваши процессы под возможности системы, система подстраивается под Ваши процессы!!!

4

• регистрация и хранение различных видов документов в системе; • формирование связей между документами; • формирование пунктов и резолюций по документу; • постановка документа, его пунктов и резолюций на контроль; • формирование отчетности; • поиск документа по реквизитам, полнотекстовый поиск; • фиксация движения документов между подразделениями организации; • уведомление о назначенном задании по электронной почте; • настройка прав доступа к документам по ролям, группам; • аутентификация пользователя системы без/с использованием(я) электронной

цифровой подписи; • протоколирование жизненного цикла документа и действий пользователей; • интеграция с внешними системами; • информационно-справочная работа.

Функциональные возможности «Арт-Док»:

5

Регистрация и ввод документов: • Регистрация простых и структурированных документов. • Удобный механизм ссылок на связанные документы. • Сканирование и присоединение файлов разных форматов к

электронной карточке документа. • Гибкая настройка видов регистрационных карточек и журналов. • Печать карточек, журналов (настройка печатных форм).

Система поиска документов: • Поиск по реквизитам регистрационной карточки. • Контекстный поиск по документам.

Контроль документов и резолюций: • Возможность создания резолюции с указанием исполнителя,

контролера и срока исполнения. • Отслеживание дат приближения контроля по документам. • Отслеживание исполнения документов. • Построение отчетов.

Функциональная структура «Арт-Док»

6

Работа с документами в подразделениях:

• Получение исполнителем уведомления на электронную почту о поступлении резолюций от руководителя.

• Получение документов в электронном виде.

• Нанесение электронной цифровой подписи (ЭЦП) на документ.

• Создание электронных резолюций руководителями структурных подразделений.

• Контроль исполнения документов руководителем структурного подразделения.

• Структурное отображение резолюций в папках - «у меня на исполнении», «срок выполнения сегодня», «срок выполнения 3 дня», «просроченные» и другие.

• Внесение информации о выполнении документов и резолюций.

• Личные папки пользователей.

• Регистрация документов в подразделении.

• Поиск документов в системе.

• Сохранение поисковых запросов.

Функциональная структура «Арт-Док»

7

Регистрация. Обработка. Контроль. Поиск.

Автоматизация работы электронной

канцелярии

8

9

Модуль контролю доступу

Модуль

криптографічного

захисту

Модуль управління

рухом документів

Модуль управління

типами та шаблонами документів

Модуль управління

динамічними об’єктами

Модуль управління сповіщеннями

Модуль дизайну візуальних форм

Модуль управління

зв’язками між

об’єктами

Модуль управління журналами

Модуль логічного контролю

Модуль управління нумераторами та

лічильниками

Модуль роботи зі

звітами

Модуль роботи з резолюціями

Модуль пошуку

Модуль управління суб’єктами

Модуль загальносистемних типів даних та

можливостей

Модуль обміну даними

Модуль

протоколювання активності

користувача

Модули «Арт-Док»

10

Подключение модуля криптографической защиты

Библиотека «Арт-Либ» Для нанесение ЭЦП на документы используется библиотека криптографических преобразований (БКП). БКП «Арт-Либ» предназначена для использования в составе комплексов обработки и передачи информации и выполняет функции криптографических преобразований во взаимодействии с ними или под их управлением. Возможности работы с ЭЦП: • подписание файлов и данных; • шифрование файлов и данных; • расшифровка файлов и данных; • генерация личных ключей ЭЦП; • проверка ранее нанесенных ЭЦП БКП «Арт-Либ» получила положительное экспертное заключение Государственной службы специальной связи и защиты информации Украины (Експертний висновок від 31.05.2013 №05/02/02-1893).

11

Работа с ЭЦП различных провайдеров Криптоадаптер обеспечивает взаимодействие прикладного программного приложения с криптобиблиотеками различных производителей на основании выполнения сценариев высокоуровневой обработки данных.

Система является платформой украинского производителя и представляет собой трехуровневое приложение. • Сервер баз данных. • Сервер приложений. • Клиентское приложение.

Минимальные требования:

Конфигурация «Арт-Док»

12

• Переход на безбумажный документооборот в компании за счет использования электронной цифровой подписи.

• Сохранность базы данных за счет резервного копирования.

• Безопасность информации и документов за счет строгих ограничений прав доступа.

• Готовое решение по автоматизации работы канцелярии.

• Легкое и быстрое внедрение системы. • Соответствие требованиям действующего

законодательства Украины. • Интеграция с другими программными решениями. • Поддержка обновления версий системы. • Оперативная консультационная поддержка

пользователей. • Система с оптимальным соотношением «цена-

качество» «под ключ».

Преимущества «Арт-Док»

13

Модель использования «Арт-Док» Банковская сфера

14

Модель использования «Арт-Док»

15

Электронные торги

Тел.: (044) 248-98-20 email: sales@yurtech.com.ua