11/03/2014

1

ArsitekturKnowledge Management

Aloysius Airlangga Bajuadji, S.Kom, M.Eng

• Tujuan penyusunan arsitektur KM adalahuntuk menyediakan kerangka dan landasanbagi pengembangan dan pengoperasianinisiatif KM.

• Arsitektur KM didefinisikan sebagai deskripsitentang komponen dan kapabilitas sertaketerkaitan atau interrelationship antarkomponen dalam merealisasikan keuntungandan manfaat KM terhadap perusahaan.

Tujuan & Definisi Arsitektur KM

11/03/2014

2

4 Elemen Dasar Arsitektur KM

KMStrategy

Peran & ValueProposition

Model Operasi

Arsitektur Operasi

KM STRATEGY• Strategi KM merupakan penjabaran dari strategi

bisnis perusahaan.• Dalam strategi KM diformulasikan visi, misi dan

objektif strategis dari pengelolaan knowledge yangmendukung visi, misi dan objektif perusahaan

• Tahapan selanjutnya dilakukan identifikasi tentanglangkah-langkah apa yang harus diterapkan dari sisiKM dalam mendukung pengimplementasian strategibisnis dan pencapaian objektif strategis dariperusahaan

11/03/2014

3

PERAN & VALUE PROPOTION KM

• Pada saat awal implementasi KM, para karyawan danmanajemen memiliki pemahaman yang sangatbervariasi terhadap KM

• Manajemen harus memutuskan peran dan valueproposition dari KM untuk periode tertentu, yangpada periode selanjutnya dapat dievaluasi.

A ...

C ...

a ...

PERAN & VALUE PROPOTION KM• 3 pilihan peran yang dapat muncul dalam KM

1. Diarahkan untuk mengelola knowledge sebagai produk.Artinya pengelola knowledge mengkonsentrasikan diridalam melakukan kodifikasi knowledge danmenempatkannya dalam repository knowledge yang dapatdiakses oleh karyawan sesuai otoritasnya.

2. Diarahkan untuk mempertemukan antara orang yangmemiliki knowledge (knowledge producer) dengan orangyang membutuhkan knowledge (knowledge consumer),pengelola knowledge harus dapat mengidentifikasi orang-orang yang memiliki knowledge tertentu danmempertemukannya dengan yang membutuhkannya.

3. Diarahkan memerankan kedua pilihan tersebut di atassekaligus

11/03/2014

4

MENINGKATKANKUALITAS KEPUTUSANPENANGANANRESPONKETRAMPILANPRODUKTIFITASPROFITPRAKTEK BAIKKOLABORASICARA KERJAPANGSA PASARPELUANG BARUMUTU PRODUKMUTU LAYANAN

MENGURANGIBIAYARETENSI

KEUNTUNGAN & MANFAAT KM

KEUNTUNGAN & MANFAAT KM1. Meningkatkan kualitas pengambilan keputusan.2. Meningkatkan kualitas penanganan pelanggan3. Mempercepat respon terhadap isu-isu bisnis yang penting.4. Meningkatkan keterampilan karyawan5. Meningkatkan produktifitas6. Meningkatkan profit.7. Berbagi praktek-praktek terbaik.8. Mengurangi biaya9. Meningkatkan kolaborasi dalam perusahaan10. Cara kerja yang lebih baik11. Meningkatkan pangsa pasar12. Menciptakan peluang-peluang bisnis baru13. Menyempurnakan pengembangan produk baru14. Sistem retensi karyawan lebih baik.15. Meningkatkan mutu produk dan layanan.

11/03/2014

5

Anantatmula (2005), menyimpulkan bahwa hasilatau manfaat yang paling disukai oleh perusahaan(organisasi profit) dari hasil implementasi KM adalah:

• Meningkatkan kolaborasi dalam perusahaan• Meningkatkan ketrampilan karyawan.• Meningkatkan mutu produk dan layanan

KEUNTUNGAN & MANFAAT KM

MODEL OPERASI KM• Model operasi dirumuskan siapa yang menyediakan

solusi itu, dan bagaimana mekanisme produksi dandelivery solusi tersebut kepada target user yang telahditetapkan.

• Pengelola knowledge harus melakukan analisatentang kondisi ketersediaan knowledge perusahaanuntuk menentukan kebutuhan knowledgeperusahaan, dan mengidentifikasi unit serta personilyang mana yang membutuhkan knowledge tsb.

• Output yang diharapkan adalah teridentifikasinyaknowledge gap

• Digunakan kerangka zack (Zack Frame)

11/03/2014

6

Pengetahuan ygharus ketahui

Pengetahuan ygtelah ketahui

Pengetahuan Apa ygharus lakukan

Pengetahuan Apa ygtelah lakukan

Kesenjangan Pengetahuan Kesenjangan Strategi

KERANGKA ZACK

• Jika daftar knowledge yang ada dalam knowledge gap terlalu panjang,maka harus dilakukan pen-tahapan pemenuhan berdasarkan skalaprioritas.

• Penentuan prioritas dapat dilakukan dengan memetakan semuaknowledge ke dalam matriks

11/03/2014

7

• Dirumuskan metode delivery yang digunakan untuk mensuplai knowledgedalam rangka memenuhi knowledge gap

• Organisasi dapat menyediakan knowledge dengan berbagai cara :1. Melakukan kodifikasi knowledge kemudian menyimpannya di

knowledge base perusahaan dan memberi otoritas kepada pekerjaatau unit yang membutuhkan untuk mengakses dan meretrieve

2. mengirim personil yang telah diseleksi untuk mengikuti pelatihanuntuk mengakuisisi knowledge yang dibutuhkan.

3. mengundang expert (internal atau eksternal) untuk membagikanpengetahuannya melalui program yang mirip in house training.

4. melakukan benchmark kepada perusahaan lain yang dianggapmemiliki knowledge yang dibutuhkan.

5. mendorong anggota organisasi untuk menggali secara mandiripengetahuan yang dibutuhkannya.

ARSITEKTUR OPERASI

PROSES

ORGANISASI/PEOPLE

TEKNOLOGI

PROSESKM MapsWorkflowIntegrationBest PracticesBI Standards

ORGANISASI/PEOPLEAttitudes, Sharing, Skill,Team WorksMotivationOrganizationsVision/ObjectivesCommunities Standard

TEKNOLOGIData StoresFormatNetworkInternetData Mining & AnalisisDecision ToolsAutomation Standard

11/03/2014

8

• komponen organisasi menyangkut fungsi-fungsiyang perlu disediakan untuk mendukung kegiatandan proses dalam KM.

• komponen organisasi juga menyangkut budayaperusahaan berupa nilai-nilai kolektif yang dianutdan berlaku di perusahaan. dikembangkanorganisasi pembelajar (learning organization).

• Komponen teknologi merupakan salah satuenabler yang membuat pengeksekusian proses-proses di dalam KM lebih efektif dan efisien

11/03/2014

9

• Giraldo (2005), menyebutkan empat peranutama teknologi bagi perusahaan global :

1. Memelihara dan menjaga jejak dari data-datatransaksi operasional.

2. Menganalisis lingkungan bisnis3. Memberi dukungan dalam proses

pengambilan keputusan.4. Meningkatkan kolaborasi dan pengambilan

keputusan oleh

Daftar Teknologi KM Yang Tersedia Untuk Perusahaan Global

• Portal• Business Intelligence/Data Warehousing• Document Management• Intelligent Agents• Search Engines• Knowledge Resource Directories/Corporate Yellow Pages• Customer Relationship Management (CRM)/Contact Management• Messaging/E-Mail• Groupware atau Collaboration Technologies• Reminder/Web Calendars• Decision Support Systems (DSS)• Workflow and Tracking• Web Casting• E-Leaming/Web Based Training/Multimedia Based Training/Computer

Based Training (CBT)• Content Management

11/03/2014

10

• Faktor lainnya yang perlu diperhatikan dalampemilihan teknologi adalah integrasinya dengansistem-sistem informasi bisnis yang sebelumnyasudah dimiliki perusahaan.

• Turban (2004), mengatakan bahwa teknologi KMharus dapat berintegrasi dengan:– Decision Support Systems– Artificial Intelligence– Sistem basis data– Customer Relationship Management (CRM).– Supply Chain Management Systems– Intranet dan Extranet korporasi.

Case : KM Architecture of PT TELKOM

11/03/2014

11

• Arsitektur KM Telkom adalah gambaran dari semuakomponen-komponen yang terlibat dan digunakandalam penyediaan knowledge ke semua target users.

• Komponen tersebut dapat berupa Hardware,Software dan Brainware.

• Arsitektur KM Telkom tersebut dapat dijelaskanberdasarkan peran setiap komponen arsitekturdalam mendukung atau mengakselerasi 3 prosesutama dalam KM Telkom yaitu:– Knowledge Acquisition– Knowledge Sharing– Knowledge Utilization

• Knowledge AcquisitionMelibatkan komponen sistem distribusi dan storage sertaknowledge worker. Sistem distribusi dan storage ini menyediakankanal untuk mendistribusikan dan menyimpan knowledge di mediapenyimpanan dalam knowledge server.

• Knowledge SharingMelibatkan komponen knowledge worker, aplikasi distribusi dankolaborasi, serta platform yang sudah tersedia pada intranet. Dalamarsitektur ini, yang tidak kalah pentingnya adalah content packagingserta promosi yang dirancang untuk memberi stimulus penggunaanknowledge yang sudah tersedia di dalam knowledge server.

• Knowledge UtilisationUkuran keberhasilan dari KM Telkom adalah tersedianya knowledgeyang dibutuhkan oleh karyawan untuk menjalankan proses bisnisperusahaan dengan lebih efektif dan efisien.