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Arquivo
• Conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência de exercício de atividades específicas, bem como por uma pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
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Tipologias das Entidades de Preservação Documental
Arquivo Documentos acumulados organicamente no decorrerdas funções desempenhadas por pessoas ou
instituições.
Órgão receptor, documentos seriados, mas únicos.Tem finalidades administrativas, jurídicas e sociaispodendo ser também científicas e/ou cultural;
Referencia conjuntos de documentos
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BibliotecaPossui documentos originados das atividades culturais, reunido
artificialmente em torno de seu conteúdo, sob forma de coleções;
Órgão colecionador – define quais documentos deseja ter em seu acervo e os adquire por compra, doação ou permuta;
Tem acervo formado por documentos multíplos, isto é, com muitos exemplares, produzidos por diversas fontes;
Tem finalidade educativas, científicas e culturais;
Tem sua organização baseada em sistemas predeterminados e universais;
Referencia documentos isolados
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Centro de documentação
• Entidade híbrida• Mista• Deve realizar o processamento técnico de seu acervo, segundo a
natureza que custodia.
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Museu• Possui objetos tridimensionais originados das atividades humana ou da
natureza, reunidos artificialmente, sob forma de coleções, em torno de seu conteúdo ou função;
• É órgão colecionador;
• Tem acervo constituído por documentos únicos, produzidos por diversas fontes geradoras;
• Tem finalidade recreativas, educativas, culturais e científicas; testemunha uma época ou atividade;
• Referencia peça a peça.
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Tipos de Arquivos
• “Arquivo morto”:MORTO (Aurélio):
“ Que morreu, defunto, falecido, (...) inerte,
insensível, (...) extinto, apagado, (...) esquecido,(...) sem brilho, sem expressão, inexpressivo, (...)sem préstimo, inútil (...).”
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Arquivos Correntes
Contêm documentos em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam de consultas freqüentes.
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Arquivos Intermediário
Contêm documentos que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
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Arquivos Permanente
São os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
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A Política Nacional de ArquivosBrasil
A Lei de Arquivos: 8.159, de 8 de janeiro de 1991
• Marco jurídico de importância para o país, viabilizando a implementação de políticas arquivísticas
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O Documento de arquivo
Afinal, o que é um documento?
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• No senso comum, o documento costuma ser entendido como tudo aquilo que possa, registrar (e atestar) o cumprimento de deveres do indivíduo, enquanto cidadão, ou mesmo servir como garantia de direitos; e, em geral, “documento” também costuma estar identificado a “ documento escrito”.
( Gonçalves, 1998)
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• Para um historiador, praticamente tudo poderá vir a ser considerado “documento”,desde que forneça informação sobre algum problema sujeito a investigação histórica.
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Exemplo:
Uma camiseta poderá ser considerada um documento de cultura material, informando sobre a industria de malhas ou sobre moda.
Um disco poderá informar sobre a industria fonográfica, a produção musical ou os padrões estéticos vigentes numa determinada época
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• Aquilo que para maior parte das pessoas, no seu dia-a-dia, não é documento, pode ser “ transformado” em documento por um historiador, em função de seu interesse de pesquisa
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O historiador enxerga mais do que um valor primário nestes materias....
• A camiseta não é algo apenas para vestir;
• O disco não é apenas algo para ouvir.
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DOCUMENTO
Informação Suporte
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• Para que a informação possa ser lida em outro momento e/ou em outro lugar, é necessário registrá-la.
• É o registro que confere à informação um caráter menos volátil, mais permanente, e mais portátil.
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O registro garante a permanência da informação no tempo e sua portabilidade no espaço
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Documento Arquivístico
• É todo registro de informação original, único e autêntico que resulta da acumulação em processo natural por uma entidade produtora no exercício de suas competências, funções e atividades, independentemente de seu suporte ser o papel,o filme,a fita magnética, o disco ótico ou qualquer outro.
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Gestão Documental
“conjunto de medidas e rotinas que tem por objetivo a racionalização e eficiência na produção, tramitação, classificação, avaliação, arquivamento, acesso e uso das informações registradas em documentos de arquivo”.
(Dicionário de Terminologia Arquivística SP,
1996)
A informática é uma ferramenta muito importante para a gestão!
Os documentos digitais são uma evolução natural de seu uso!!
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Organização de Documentos
• O senso comum e o empirismo pedem passagem....
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Na Ufla observa-se a formação de dois grandes acervos: os arquivos montados nos setores de trabalho e as massas documentais acumuladas.
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É comum a manutenção pelos setores do seu próprio arquivo. Eles atuam autonomamente no que se refere à organização dos documentos. .
A autonomia, neste caso, é menos em relação à articulação entre os setores do que a métodos diferenciados .
Percebe-se que a metodologia para o tratamento dos registros documentais se reproduz por várias seções, divisões, departamentos e diretorias. Trata-se de uma tradição sedimentada na administração pública brasileira que, provavelmente, venha sendo utilizada há várias décadas.
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• Encontra-se ainda, nesses mesmos conjuntos, uma quantidade significativa de documentos duplicados. Isso pode ser resultado da ausência de um gerenciamento da reprografia e da falta de confiança nos métodos de classificação utilizados
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• Os métodos utilizados oscilam entre:
A fragmentação dos dossiês de assunto;O arquivamento por espécie documental;Por ato de recebimento ou expedição;Pela numeração etc.
As correspondências, por exemplo, são dispostas por suas variantes...
... (ofício externo, ofício interno, circular, memorando etc.) ou em “recebidas” e “expedidas”.
Os processos são ordenados numericamente.
Os outros tipos são classificados pelos nomes a eles atribuídos, tais como: projetos, relatórios, atas, pareceres etc.
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O método empregado, quase sempre, não está consolidado em um plano preestabelecido.
A denominação dos dossiês e dos conjuntos documentais é criada aleatoriamente e, muitas vezes, dissociada dos elementos que representam.
O caráter mnemônico desses títulos nem sempre é respeitado.
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Por outro lado, não significa que os métodos empíricos e improvisados pelos quais os setores de trabalho organizam seus documentos não funcionem. Eles são suficientes para atender às principais necessidades
Paradoxalmente, esses métodos não garantem que o
arquivamento e a busca à informação contida nos arquivos sejam acessíveis a todos
Em cada setor, o funcionário responsável pela documentação imprime uma característica própria ao método, o que impossibilita a sua operação por outras pessoas
A ausência daquele dificulta ou, às vezes, impede a recuperação da informação.
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A melhoria das condições de organização dos arquivos só é lembrada quando se procura uma informação e esta não é encontrada;
Os documentos não são eliminados, mas também não são tratados de forma técnico-científica;
Os arquivos acumulados nos setores de trabalho são, em muitos casos, grandes conjuntos documentais.
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A fetichização dos documentos dificulta a sua eliminação.
Não há instrumentos de gerenciamento dos prazos de guarda, responsáveis pela destinação dos documentos.
São, em geral, utilizadas metodologias equivocadas e distanciadas dos preceitos defendidos pela Arquivologia contemporânea.
Na verdade, são construções de difícil aplicação. As eliminações, assim, são resultado do descaso e das condições de armazenamento e de acondicionamento.
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Mesmo utilizando uma forma de tratamento dos documentos fundamentada no senso comum, que se tornou uma tradição burocrática da administração pública brasileira, os arquivos ativos funcionam;
Geralmente, para os gestores imediatos é possível localizar os documentos mais importantes para as atividades cotidianas.
Trata-se de um modo personalizado.
A ausência desses funcionários normalmente inviabiliza essa tarefa.
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Classificação e Ordenação
• Tanto a classificação quanto a ordenação estão a serviço da organização dos documentos. Do ponto de vista arquivístico, convém que ambas estajam articuladas, para que a organização possa resultar eficiente.
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Objetivo da Classificação
• É,basicamente, dar visibilidade às funções e às atividades do organismo produtor do arquivo, deixando clara as ligações entre documentos.
• A classificação é geralmente traduzida em esquema no qual a hierarquia entre as classes e subclasses aparece representada espacialmente.
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• Esse esquema é chamado “ plano de classificação”
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A ordenação
• Seu objetivo básico é facilitar e agilizar a consulta aos documentos, pois, mesmo no que se refere a uma mesma atividade, e em relação a um mesmo tipo documental, os documentos atingem um volume significativo.
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• A adoção de um ou mais critérios de ordenação para uma série documental permite evitar,em princípio, que, para a localização de um único documento, seja necessário a consulta de dezenas ou centenas de outros.
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Resumindo...
• Classificação – tipos documentais; considera a forma e as razões que determinaram sua existência ( como e por quê foram produzidos)
• Ordenação – tipos documentais; considera o ponto de vista das consultas que lhes foram feitas ( numericamente, cronologicamente, alfabeto,geográfico)
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É possível classificar sem ordenar?
• Sim, mas o acesso aos documentos torna-se difícil
É possível ordenar sem classificar ?
• Tal organização não é suficiente para informar sobre os vínculos da documentação com o organismo produtor
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• Nenhum documento de arquivo pode ser plenamente compreendido isoladamente e fora dos quadros gerais de sua produção,
• A classificação torna-se condição para a compreensão plena dos documentos de arquivo tanto da perspectiva de quem os organiza como de quem os consulta.
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• Por outro lado, o acesso bem sucedido à documentação está associado, entre outros fatores, à sua localização rápida e precisa, algo que depende da conveniente ordenação dos documentos.
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Plano de Classificação da UFLA
• Atividades-meio
• Atividades-fim
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010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO
020 GESTÃO DE PESSOAS
030 GESTÃO DE RECURSOS MATERIAIS E OBRAS
040 GESTÃO PATRIMONIAL
050 GESTÃO FINANCEIRA
060 GESTÃO DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES
070 GESTÃO E ATIVIDADES AUXILIARES
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Solicitação para participação em eventos no país ( série documental )
Atividade: Participação em eventos no país
Aperfeiçoamento, Treinamento e Desenvolvimento ( Subfunção )
020 GESTÃO DE PESSOAS
•020.5.07.01
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Unidade
Produtora
DAE
Atividade
Concessão de Gratificação
Série Documental
Requerimento de
concessão de gratificação à docência
Código de Classificação
020.7.03
Datas-Limite
(1998- 2003) Eliminação
Destinação Final Guarda Permanente
Observações
GED
CAIXA
01
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100 GRADUAÇÃO
110 Politicas e Planejamento de Cursos
111 Fomentação e implementação de Política de Ensino
112 Criação e Extinção de Cursos
113 Autorização, Reconhecimento e Credenciamento
114 Avaliação Institucional do Ensino de Graduação
115 Controle de Cursos
116 Adaptação.Reformulação Curricular
117 Planejamento Acadêmico (Curriculo Pleno)
118 Elaboração de Planos de Estudos
119 Planejamento, Coordenação e Supervisão das Atividades Didático-Cietíficas
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200 PÓS - GRADUAÇÃO
210 Politicas e Planejamento de Cursos
211 Fomentação e implementação de Política de Ensino
212 Criação e Extinção de Cursos
213 Reconhecimento e Credenciamento
214 Submissão à Avaliação Externa
215 Controle de Cursos
216 Planejamento Acadêmico
217 Reformulação Curricular
218 Elaboração de Planos de Estudos
219 Implatação de Linhas de Pesquisas
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300 PESQUISA
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400 Extensão e Cultura
410 Planejamento de Atividades em Extensão e Cultura
411 Desenvolvimento de Políticas de Extensão (Atividade)
412 Divulgação (Atividades)
413
414
415
416
417
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500 Assuntos Estudantis e Comunitários
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Obrigado pela atenção e pela paciência.
Inaldo Nascimento Conceição
Arquivista
Arquivo Central / Proplag