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Arquivar – Gestão de documentos
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Simplificação de processos Otimização de resultados“ “
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Sobre a Arquivar:
A Arquivar oferece serviços e soluções para armazenar, controlar e proteger os documentos e informações do seu negócio.
Baseando-se em uma metodologia de análise estratégica dos processos do seu negócio, a Arquivar revolucionou a forma como as empresas organizam seus documentos, oferecendo um conjunto de serviços e soluções integradas para o perfeito gerenciamento de suas informações corporativas.
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Nossa Infraestrutura
Estrutura ampla e especialmente adaptada
para a guarda de do cumentos, organização, digitalização e gestão da
informação.
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1 - Organização de Documentos
São criados instrumentos de controle e monitoramento de todo o armazenamento e tráfego de documentos na empresa. Os documentos são indexados de forma que facilite a sua localização e armazenados em caixas que garantem o seu bom estado de conservação.
A digitalização dos documentos possibilita o armazenamento digital de grandes volumes de documentos na Web,
permitindo a consulta e a administração dos arquivos uma forma rápida, organizada e segura.
2 - Digitalização de Documentos
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Benefícios da digitalização
Facilidade de acesso e de distribuição dos documentos;
Redução de tempo das atividades que requerem a análise de
documentos;
Redução de custo com recuperação e duplicação;
Preservação do arquivo físico;
Integração de dados ativos e históricos.
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3 - Microfilmagem
Filme Fotográfico para reprodução de imagens a dimensões reduzidas. Base de
Poliéster, com emulsões de sais de prata suspensas numa camada gelatinosa.
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3 - Microfilmagem
A Microfilmagem possui amparo legal
Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968: Regula a microfilmagem de documentos oficiais e estabelece regras para tornar o microfilme válido juridicamente.
Decreto Nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996 : Regulamenta a lei Nº 5.433 estabelecendo regras quanto a qualidade, fidelidade, segurança, armazenamento, responsabilidade, dentre outros.
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3 - Microfilmagem
RESOLUÇÃO CFM Nº 1.821/2007
Art. 6° No caso de microfilmagem, os prontuários
microfilmados poderão ser eliminados de acordo com a
legislação específica que regulamenta essa área e após análise
obrigatória da Comissão de Revisão de Prontuários da unidade
médico-hospitalar geradora do arquivo.
Art. 8° Estabelecer o prazo mínimo de 20 (vinte) anos, a partir
do último registro, para a preservação dos prontuários dos
pacientes em suporte de papel, que não foram arquivados
eletronicamente em meio óptico, microfilmado ou digitalizado.
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Processo de Microfilmagem
DIGITALIZAÇÃO MICROFILMAGEM
FILME EXPOSTO SEM REVELAÇÃO PROCESSAMENTO
FILME ORIGINAL REVELADO
CONFERÊNCIA DA
RESOLUÇÃO
Não
Sim
Não
Sim
CONFERÊNCIA VISUAL DA QUALIDADE
Sim
Não
DUPLICAÇÃO MICROFILME
Cliente
CONFERÊNCIA DA DENSIDADE
FILME ORIGINAL DE CÂMARA
PRATA E FILME CÓPIA DIAZO
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Benefícios da Microfilmagem
Evita a deterioração dos documentos e elimina o risco de perda do acervo;
Dificulta a ação de falsificadores;
Durabilidade garantida pelas normas ISO e ANSI de aproximadamente 500
anos.
O microfilme não é afetado pela obsolescência dos sistemas digitais, pois sua
imagem é analógica;
As imagens são digitalizadas e disponibilizadas em mídia com alto padrão de
qualidade.
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Valor e serviços incorporados
R$ 0,32 por fotograma Desmontagem
Higienização
Digitalização e indexação conforme projeto
Microfilmagem
Remontagem do documento conforme original enviado.
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6 – Microfilmagem X Guarda de documentos na empresa
• Custo de guarda = (valor de sala comercial + condomínio + IPTU + energia elétrica) / (capacidade de armazenagem média de caixa box) x (tempo de guarda do documento)
• Custo da microfilmagem = valor do fotograma (imagem) X capacidade da caixa box padrão.
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7 – Microfilmagem X Guarda de documentos na empresa - Exemplo• Custo de guarda = (R$ 1.100,00 + R$ 430,00 + R$
50,00 + R$ 60,00)/ (800 caixas box em média) x (240 meses) = R$ 492,00 por box ou R$ 393.600,00 para uma sala com 800 boxObs: lembrando que o documento em 20 anos (240 meses) pela ação do tempo pode não estar mais em bom estado de conservação
• Custo da microfilmagem = R$ 0,32 X 1.000 documentos = R$ 320,00 ou R$ 256.000,00. Obs: A microfilmagem possui vida útil de 500 anos.
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8 – Microfilmagem X Guarda de documentos na empresa - Exemplo• Economia no projeto = R$ 137.600,00 ou ainda uma
economia de R$ 6.880,00 por ano.
• Observação:• Não foram ainda considerado o custo de
manutenção da sala e mão de obra especializada para gestão do arquivo. • E quanto maior o tempo de guarda do documento
maior a diferença do benefício da microfilmagem.
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9 – Arquivo de segurança
O Arquivo de Segurança da Arquivar, oferece controle de umidade e da temperatura do ambiente, sala protegida contra incêndio, blindagem eletromagnética, controle de acesso por meio de leitura biométrica e monitoramento 24h.
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10 – Custo do arquivo de segurança e capacidade armazenagem• Microfilme = 7.500 fotogramas;• Gaveta = 80 microfilmes em média;• Total de fotogramas = 600.000
• Valor da gaveta mensal =• R$ 200,00
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