arpad: el proyectode archivodigital integrado de … 2 1. visión del archivo digital integrado 2....
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ARPAD
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ARPAD
ARPAD: el proyecto de Archivo DigitalIntegrado de Galicia
ARPAD
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1. Visión del Archivo Digital Integrado
2. El Modelo de Referencia ARPAD (MRA) y la Política
de Gestión de Documentos de la Xunta de Galicia
3. Instrumentos de gestión de documentos
4. Identificación y valoración:
El análisis de procedimientos
El catálogo de tipos documentales
5. El Archivo Electrónico del Patrimonio Documental
(AEPD). Elementos y aplicaciones
ARPAD
Norma ISO-UNE 15489-1 (2016)
Políticas y responsabilidades Identificación y
valoración
Instrumentos de gestión de documentos
Procesos para la creación, captura y
gestión de los documentos
ARPAD
Norma ISO-UNE 15489-1 (2016)
Políticas y responsabilidades Identificación y
valoración
Instrumentos de gestión de documentos
Procesos para la creación, captura y
gestión de los documentos
ARPAD
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2. Visión del ArchivoDigital Integrado
ARPAD
ARCHIVO DIGITAL INTEGRADO
Archivo Electrónico del Patrimonio Documental
Archivo Electrónico Administrativo
Actuación administrativa automatizada
Digitalización patrimonio documental
• Una infraestrutura tecnológica que permite la gestión de documentos electrónicos producidos por el sector público autonómico en el ejercicio de sus funciones y de copias digitalizadas de los documentos del patrimonio documental que se custodian en los archivos
• Una estrutura organizativa de procedimientos y responsabilidadesque permite el funcionamiento del archivo digital integrado y cada uno de seus elementos de acuerdoa la legislación vigente y a las buenas prácticas internacionales.
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Modelo tecnológicodel Archivo DigitalIntegrado
ARPAD
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2. El Marco de Referencia ARPAD (MRA) y la Política de gestión de documentos
ARPAD
ARPAD
“Tercero. Política de gestión de documentos electrónicos de la Xunta de Galicia
El marco de referencia del Archivo digital integrado de Galicia actuará como contexto para el desarrollo de la política de gestión de documentos electrónicos de la Xunta de Galicia, según los fines establecidos en el Esquema nacional de interoperabilidad (ENI) y en la Norma técnica de interoperabilidad‐política de gestión de documentos electrónicos.”
ARPAD
El marco de referencia del Archivo digital integrado de Galicia es el documento que sintetiza el modelo de gestión de los documentos electrónicos sobre el que se desarrolla el Archivo digital integrado de Galicia.
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MRA
Órganos de Gobierno
Entidades instrumentales
Administración General
Ámbito
Sector público autonómico
ARPAD
Escenarios
ARPAD
Procedimientosíntegramenteautomatizados.
Procedimientos no totalmente
automatizados.
Series de expedientes ya
finalizados que se digitalizan.
Digitalización del patrimonio documental.
Escenario 1
Escenario 2 Escenario 3
Contexto híbrido regulado de convivencia de documentos en papel o electrónicos
ARPAD
3. Instrumentos de gestiónde documentos
ARPAD
Esquema de metadatos ARPAD
ARPAD
– Aproximación mono-entidad– 63 elementos y
subelementos– Basado en la 1ª versión del
e-EMGDE– Incluye metadatos que no
figuraban en esa versión, luego parcialmente recogidos en e-EMGDE. 2.0. Por ejemplo, los referidos a:
• Versión NTI• Asiento registral
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El cuadro de clasificación de la Administración autonómica de
Galicia
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• Origen: Estudio orgánico y funcional de la Xunta de Galicia. Proposta dun cadro de clasificación.
• Publicado en 2010• Identifica y recopila agentes,
normas y funciones de la Administración Autonómica desde su creación
• Propone un cuadro de clasificación basado en 18 grandes funciones
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• El segundo y los siguientesniveles de clasificación se desarrollan de acuerdo con una estructura uniforme basada en la propuesta de Mateo Páez de 2002 (Cuadro de clasificación funcional para fondos de archivos del Subsistema autonómico andaluz. El fondo de la Consejería de Agricultura y Pesca).
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• Funciones comunes: Tres subáreas básicas :– Dirección– Gestión
administrativa– Gestión económica
• Funciones específicas:– Divisiones basadas en sus
propias características.
– Aplicación directa de las subdivisiones propuestas en el estudio citado:
• Ordenación/Reglamentación
• Fomento/Promoción/Desarrollo
• Investigación/Formación
• Evaluación/Control/Segui-
miento/Inspección
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§ Evolución:cuadro en revisión en la actualidad
ARPAD
§ Problemas del entorno electrónico:
- Instrumento de agrupación de documentos que comparten calendarios de conservación y reglas de acceso.
- Esto puede influir en el establecimiento de las diferentes clases.
§ Problemas intrínsecos:– Series comunes dependientes
de dos o más funciones.– Series transversales no
dependientes de las consellerías de Presidencia o de Hacienda.
– Series dependientes de funciones específicas no transversales en secciones del cuadro transversales .
– Series específicas de entidades/unidades administrativas vinculadas a dos o más funciones
(...)
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§ Propuesta
Basada en las que se han hecho en las
Comunidades Autónomas de Andalucía y
Canarias:
‐ Se reduce el número de secciones
‐ Pone el foco en la esencia funcional
para superar los inconvenientes
enunciados
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1. Alta Dirección y Gobierno
2. Administraciones públicas y Organización
administrativa
3. Política económica, Hacienda y Gestión de
Recursos económicos
4. Ordenación y Regulación
5. Fomento
6. Prestación de Servicios públicos
7. Seguimiento y valoración
8. Control, Inspección y Sanción
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1. ALTA DIRECCIÓN E GOBERNO
1. ALTA DIRECCIÓN
1.2. FUNCIONAMENTO DE ÓRGANOS COLEXIADOS DE GOBERNO
0119 Expedientes das reunións do Consello da Xunta de Galicia
0120 Expedientes das reunións da Comisión de Secretarios xerais
1.3. FUNCIONAMENTO DE ÓRGANOS COLEXIADOS ADMINISTRATIVOS
0371 Expedientes das reunións da Xunta Superior de Museos de Galicia
0378 Expedientes de reunións do Grupo de Traballo de Arquivos da Administración Local de Galicia
0379 Expedientes das reunións da Xunta Superior de Arquivos de Galicia
0441 Expedientes de reunións da Subcomisión Mixta Xunta‐Igrexa
0442 Expedientes de reunións da Comisión de Patrimonio da Cidade e Camiño de Santiago de
Compostela
0443 Expedientes de reunións da Comisión para a elaboración do estudo sobre o sistema
bibliotecario de Galicia
0094 Expedientes de reunións dos órganos colexiados*
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4. Identificación y valoración: análisis de procedimientos
ARPAD
• Aspecto clave en la gestión documental
Sede electrónica
Aplicación de tramitación específica
ArchivoElectrónico
Administrativo
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Los procedimientos y serviciosestablecidos por una disposición de carácter generaldeben ser habilitados y validados de forma conjuntapor la Dirección General de Evaluación y Reforma Administrativa y la Agenciapara la Modernización Tecnológica de Galicia a través de la aplicación REDUCE. Aplicación
REDUCE
La gestión de los procedimientos y serviciosadministrativos a disposición de la ciudadanía debe hacerse a través de la sede electrónica.
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Orden de 12 de enero de 2012 (DOG núm. 10 de 2012).
Regula: La habilitación de procedimientos
y servicios establecidos por una disposición de carácter general, especialmente las subvenciones.
Guía de procedimientos y servicios: disponible en la sede electrónica, recoge todos los procedimientos y servicioshabilitados. Formularios normalizados
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Reduce es la herramienta que permite gestionar la incorporación de procedimientos administrativos y realizar el cálculo de cargas. La utilizan las unidades de gestión de procedimientos administrativos de la Xunta de Galicia para enviar disposiciones normativas a la Dirección General de Evaluación yReforma Administrativa y a la Agenciapara la Modernización Tecnológica de Galicia.
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Sede electrónica1 2
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El Inventario de Información Administrativa(IIA)
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Real decreto 4/2010, de 8 enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad enel ámbito de la Administración electrónica , artículo 9.
Regulación normativa:
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El Inventario de Información Administrativa tiene como principal función actuar como un catálogo de la información
administrativa corporativa y transversal de la Xunta de Galicia. Conforma un repositorio único de información que garantiza
la homogeneidad de todos los datos.
La información del Inventario de
Información Administrativa se utiliza
fundamentalmente para:
Difundir información corporativa
para los ciuadadanos
Interoperar con otras
Administraciones Públicas
• Configurar y parametrizar los
sistemas de información de la
Xunta de Galicia según lo
establecido en los catálogos
corporativos
https://invia.xunta.gal
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El Inventario de Información Administrativa (IIA) facilita el mantenimiento de información distribuida y corresponsable sobre:
Procedimientos
Unidades administrativas
Catálogo de tipos
documentales
Cuadro de clasificación funcional
Series documentales
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Conforma el repositorio único de información para todos los sistemas de gestión permitiendo:
Aires: manter actualizadas las oficinas de registro y las unidades
orgánicas en el Sistema Único de Rexistro.
Archivo Electrónico Administrativo:
Identificación y valoración de series documentales
Catálogo de tipos documentales
Sistemas de gestión de Expedientes: configurar adecuadamente
estos sistemas para la tramitación, archivado y consulta de los
expedientes.
Sistema Electrónico de Facturación: manter correctamente
actualizadas las distintas unidades de gestión económica utilizadas
por este sistema.
Reduce: sincronizar con este sistema la información de los nuevos
procedimientos e servizos después de la aprobación de la norma que
da origen a los mismos.
Aires
Sistemas de gestión de expedientes
ReduceSistema
Electrónico de Facturación
ArchivoElectrónico
Administrativo
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Procesos y aplicaciones
ARPAD
Es el punto único que facilita la información a los sistemas con los que
interactúa la ciudadanía, así como a otras administraciones. Se emplea
para:
Publicar nuevas tramitaciones (procedimientos y servicios),
actualizar las ya publicadas o dar de baja las inactivas en la Guía de
Procedimientos y Servicios del portal web de la Xunta de Galicia.
Publicar los formularios de solicitude, los anexos y configurar los
trámites electrónicos que se pueden realizar en la sede electrónica
de la Xunta.
Organizar y clasificar, a través del uso de las distintas taxonomías, la
información de los procedimientos y servicios publicados en el
portal web de la Xunta para facilitar su consulta a la ciudadanía.
Interactuar con los sistemas equivalentes de la Administración del
Estado, sincronizando la información sobre Unidades
Administrativas en el Directorio Común de Unidades Orgánicas y
Oficinas de Registro (DIR3).
ARPAD
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La información sobre los procedimientos y las series documentales se carga en la aplicación a partir del trabajo realizado previamente en el Archivo
de Galicia.Base de datos del Archivo de Galicia:‐ Regulaciones‐ Agentes‐ Documentos
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http://arquivosdegalicia.xunta.gal/export/sites/default/arquivo‐de‐galicia/resources/downloads/AG_Rex_Series1.pdf
Archivo de Galicia: Registro de series y tipos documentales
ARPAD
Base de datos del Archivo de GaliciaInventario de Información Administrativa
ARPAD
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Relación del IIA con el Archivo Electrónico Administrativo
Es un componente clave del sistema Interactúa con el Archivo Electrónico
Administrativo y le proporciona la información que necesita sobre: El cuadro de clasificación funcional Los procedimientos y las series
• Los calendarios de conservación• Las reglas de acceso
Los tipos documentales
ARPAD
Identificación y valoración: análisis de procedimientos. Catálogo de tipos documentales
ARPAD
• Es la traducción del Quadre de Tipus Documentals de la Generalitat de Catalunya (2013). (Hay actualización de 2016).
• Se consultaron o se tuvieron en cuenta otros:– Grupo de Archiveros
Municipales de Madrid (XIX Jornadas. Arroyomolinos, 2013).
– Y los incluidos en la NTI de Documento electrónico
Códigos
ARPAD
Definiciones
ARPAD
• El Catálogo de tipos documentales proporciona información necesaria para la identificación y descripción de cada procedimiento en el Inventario de Información Administrativa
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5. El Archivo Electrónico del Patrimonio Documental (AEPD)
ARPAD
Es la parte del Archivo DigitalIntegrado de Galicia que tiene como misión conservar y difundir los documentos que forman parte del patrimonio documental digital de Galicia:• Documentos nacidos digitales.• Documentos digitalizados.
ARPAD
Está formado por tres sistemas
ARPAD
• El sistema de preservación
ARPAD
• El sistema de gestiónde descripcionesarchivísticas
ARPAD
• El sistema de recolección y difusión
ARPAD
• Sistema de preservación‐ Conserva los documentos
nacidos digitales, sin vigenciaadministrativa, que le transfieraperiódicamente el ArchivoElectrónico Administrativo, una vez valorados y seleccionados como de conservación permanente.
‐ Conserva también las copias digitales de los documentos que se conservan en otrossoportes en los archivos de Galicia.
ARPAD
• Sistema de preservación: ‐ Se constituye sobre un
repositorio o base de datos diferente que la del ArchivoElectrónico Administrativo
‐ Se basa en el modelo OAIS: Open Archival InformationSystem.
ARPAD
Arquitectura funcional y tecnológica del sistema de preservación digitalde la Xunta de Galicia.
ARPAD
¿Cómo funciona?‐ Documentos nacidos digitales: Transferencia
mediante paquetes de ingesta.
ARPAD
Transferencia de documentos
Archivo Electrónico Administrativo
(AEA)
Archivo Electrónico del Patrimonio Documental
(AEPD)
ARPAD
• Elementos de la arquitectura de la transferencia entre el Archivo Electrónico Administrativo (AEA) y el Archivo Electrónico del Patrimonio Documental (AEPD)
ARPAD
• Etapas del proceso de transferencia
ARPAD
• Flujo de tareas de un proceso de transferencia
ARPAD
Tratamiento de metadatos para la transferencia desde el Archivo
Electrónico Administrativo
ARPAD
AEAe‐EMGDE
SIPMETS/PREMIS
AEPMETS
ARPAD
Metadatosdescriptivo
s
Metadatosficheros
Ficherodetransmisión
SIPVentajas Inconvenientes
e‐EMGDE e‐EMGDE e‐EMGDENorma prescrita a nivel nacional
Falta de metadatos de control
Es necesario desarrollar un proceso específico de ingesta en el Sistema de Descripciones Archivísticas
EADMETS/PREMI
SMETS
Formato de intercambio mucho más amplio que e‐
EMGDE
No será necesario desarrollar un
proceso de ingesta específico en el Sistema de
Descripciones Archivísticas
Es necesario crear un perfil específico de METS.
Es necesario hacer un mapeo entre el Esquema de ARPAD y EAD
e‐EMGDEMETS/PREMIS
METS
Formato deintercambio muchomás amplio que e‐EMGDE
Es necesario crear un perfil específico de METS
Es necesario desarrollar un proceso específico de ingesta en elSistema de Descripciones Archivísticas
ARPAD
¿Cómo funciona?
‐ Documentos analógicos: Copia digital de otros
documentos que se encuentran en otros archivosde Galicia.
ARPAD
• Sistema de gestión de descripcionesarchivísticas:
(http://arquivo.galiciana.gal)
ARPAD
Gestión web. Gestión de documentos analógicos
(y sus imágenes) y digitales. Permite el tratamiento técnico y
proporciona acceso a las descripciones y a sus imágenescorrespondientes de los fondos de:
Funcionalidades
ARPAD
Archivos que forman parte del Sistema de información de archivos de la Administración de Galicia Archivos de la Xunta de Galicia
(incluidos los históricos provinciales)
Algunos archivos municipales (A Coruña, Abegondo, Ares, Bergondo, Cariño, Ferrol, ...)
Algunos archivos universitarios (Centro de Documentación y Archivo de la Universidad de A Coruña)
Archivos de entidades culturales o sindicales: Real Academia Galega, Fundación Tilve
Archivos eclesiásticos: ArchivoHistórico Diocesano de Santiago de Compostela, Archivo Histórico Diocesano de Tui
Da servicio a 37 archivos:
ARPAD
• Es un punto de consulta único para los metadatos de toda clase de objetosdigitales de Galicia y del Norte de Portugal.
• Permite ser recolectadopor otros servizos agregadores.
• Facilita la difusión del patrimonio documental de Galicia (visibilidad).
• Sistema de difusión y recolección
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https://arpad_patdifus.xunta.local/arpadhub/gl/inicio/inicio.cmd
