arhinet korisnicke upute

Korisnike upute za rad u arhivskom informacijskom sustavu ARHiNET

Prijava u sustav i evidentiranje dokumentacije stvaratelja arhivskog i registraturnog gradiva

Upute pripremljene za ARHiNET v. 2.0.

HDA, Zagreb, veljaa 2011.

2

Sadraj

1. Uvod...............................................................................................................................3 1.1 O ARHiNETU ..........................................................................................................3 1.2 Dostava popisa gradiva arhivu...................................................................................4

2. Pristup sustavu i administracija .......................................................................................6 2.1 Pristup ARHINETU..................................................................................................6 2.2 Pokretanje ARHINETA ............................................................................................7 2.3 Registracija ...............................................................................................................9 2.4 Prijava za rad u sustavu...........................................................................................12 2.5 Moj profil ...............................................................................................................14 2.6 Promjena zaporke....................................................................................................15 2.7 Zaboravljena zaporka..............................................................................................16

3. Popisivanje registraturnog gradiva ................................................................................18 3.1 Moja ustanova.........................................................................................................18 3.2 Unos registraturnog gradiva ....................................................................................18 3.3 Dodavanje nove dokumentacijske cjeline fonda ili zbirke.....................................20 3.4 Unos osnovnih podataka .........................................................................................21 3.5 Unos ostalih podataka .............................................................................................21 3.6 Dodavanje dokumentacijskih skupina niih razina (serija, dosje,)........................28 3.7 Izmjene i auriranje podataka..................................................................................33 3.8 Brisanje podataka....................................................................................................36 3.9 Preseljenje po hijerarhiji..........................................................................................37 3.10 Ispis registraturnog gradiva ...................................................................................37

4. Knjiga primljenog gradiva u pismohranu ......................................................................39 5. Popisivanje tehnikih jedinica gradiva ..........................................................................42

5.1 Unos tehnikih jedinica ...........................................................................................42 5.2 Pojedinano dodavanje tehnikih jedinica na niim razinama gradiva .....................45 5.3 Povezivanje tehnikih jedinica s drugim zapisima u sustavu....................................46 5.4 Skupno pridruivanje tehnikih jedinica ..................................................................49

6. Popisivanje spreminih jedinica ....................................................................................50 6.1 Unos objekata (Razina 1) ........................................................................................50 6.2. Upis nove prostorije u objektu imatelja (Razina 2) .................................................53 6.3 Upis spremine jedinice imatelja (Razina 3) ............................................................55 6.4 Upis nove topografske jedinice imatelja (Razina 4) .................................................57

7. Akti i posebni popisi s rokovima uvanja ......................................................................59 7.1 Unos posebnih popisa s rokovima uvanja ..............................................................59 7.2 Unos akata ..............................................................................................................64

8. Praenje rada i izvjetavanje .........................................................................................68 8.1 Izvjea u ARHiNETU............................................................................................68 8.2 Pregled i ispis izvjetaja ..........................................................................................69

9. Kontakt.........................................................................................................................73

http://arhinet.arhiv.hr

3

1. Uvod 1.1 O ARHiNETU Hrvatski dravni arhiv kao sredinja nacionalna arhivska ustanova brine o razvojnim i matinim poslovima arhivske slube, odnosno planiranju i unapreivanju arhivske djelatnosti

i usklaivanju strunog rada arhiva. Ti poslovi podrazumijevaju sustavni rad na prikupljanju, obradi i prezentaciji podataka o arhivskom gradivu u Republici Hrvatskoj te njegovim stvarateljima i imateljima, odnosno stvaranje jedinstvenog nacionalnog arhivskog sustava. Preduvjet za izgradnju nacionalne arhivske mree u suvremenom okruenju je informatizacija slube te povezivanje i usklaivanje svih njezinih dijelova dravnih arhiva, drugih batinskih ustanova u kojima se uva arhivsko gradivo, svih stvaratelja i imatelja arhivskoga

gradiva te segmenta upravljanja slubom. U drugoj polovici 2006. Hrvatski dravni arhiv pokrenuo je izradu arhivskog informacijsko-evidencijskog sustava nazvanog ARHiNET. Osmiljen je kao mreno programsko rjeenje koje obuhvaa sve funkcije arhiva: uvanje, zatitu, obradu i koritenje arhivskoga gradiva.

Registar arhivskih fondova i zbirki RH, sredinja evidencija arhivskoga gradiva u Hrvatskoj, koja je sastavni dio sustava omoguuje on-line pristup podacima o arhivskim fondovima i zbirkama koji su uvaju u dravnim i drugim arhivima te kod drugih imatelja arhivskog gradiva. Tehnike karakteristike ovog informacijskoga sustava ukljuuju web programsko rjeenje s

MS SQL serverom kao bazom te programskim jezikom C#. Prednosti takvoga rjeenja su stvaranje jedinstvene baze i jedinstvenoga sustava zatite podataka uz minimalne trokove. Sustav je osmiljen po modularnom principu, to omoguuje izradu i implementaciju

pojedinih modula kao zasebnih projekata i njihovo kontinuirano povezivanje u jedinstveni sustav. ARHiNET programsko rjeenje omoguuje ukljuivanje svih imatelja i stvaratelja arhivskoga gradiva u jedinstveni sustav evidentiranja, obrade i koritenja arhivskoga gradiva, to predstavlja veliku prekretnicu u radu dravnih arhiva i imatelja arhivskoga gradiva. Stvarateljima i imateljima gradiva u nadlenosti arhiva ARHiNET olakava popisivanje cjelina gradiva u njihovu posjedu, odnosno prua podrku za voenje evidencija u pismohranama koje su obavezni voditi sukladno arhivskim propisima. Sustav takoer omoguuje obradu gradiva te pojednostavljuje i automatizira dostavu podataka nadlenom arhivu. Time se pridonosi integriranju arhivske djelatnosti te standardizaciji i ujednaavanju rada svih dijelova nacionalne arhivske slube.


4

Zahvaljujui dosada postignutim rezultatima u razvoju i implementaciji sustava Ministarstvo kulture RH podralo ga i prihvatilo kao nacionalni projekt. Od 2008. ARHiNET je dio Operativnog plana provedbe programa e-Hrvatska, a na Microsoftovoj konferenciji Windays 2008. u travnju u Opatiji predstavljen je kao jedan od vodeih projekata u regiji. Programsko rjeenje ARHiNET koristi se za upravljanje arhivskim gradivom kod brojnih javnih i privatnih ustanova, a pilot projekte ovoga sustava preuzeli su i dravni arhivi susjednih zemalja. U veljai 2009. javnosti je predstavljena i u operativni rad putena verzija 2.0, a na natjeaju za najbolja europska rjeenja iz podruja elektronike uprave European

eGovernment Awards 2009. Europska je komisija ARHINET sustavu dodjelila priznanje Good Practice Label i uvrstila ga u katalog zapaenih projekata ePractice.eu.

1.2 Dostava popisa gradiva arhivu Meu obvezama stvaratelja i imatelja propisanima Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima (NN 105/97) u lanku 7 navodi se i dostava popisa gradiva dravnom arhivu, detaljnije razraena Pravilnikom o zatiti i uvanju arhivskog i registraturnog gradiva (NN 63/2004). U grupi Organizacija i evidentiranje gradiva propisana je dunost imatelja dostave popisa svih dokumentacijskih cjelina koje posjeduje nadlenom arhivu. Takav popis mora sadravati naziv, stvaratelja, vrijeme nastanka i koliinu gradiva, medij i vrstu zapisa, opis sadraja, te popis manjih skupina na koje je dokumentacijska cjelina podijeljena. Za svaku pojedinu dokumentacijsku cjelinu imatelji su obvezni voditi popis arhivskoga gradiva. Taj popis sadri podatke o dokumentacijskim skupinama na koje je cjelina podijeljena i arhivskim jedinicama u svakoj pojedinoj dokumentacijskoj skupini. Opis dokumentacijske skupine u popisu arhivskoga gradiva obuhvaa redni broj, identifikacijsku

oznaku cjeline, naziv, sadraj (opis dokumentacije u cjelini, predmeta ili djelatnosti na koji se odnosi), medij, vrstu i koliinu zapisa, tehnike jedinice, vrijeme nastanka i dodatne

napomene. Popis arhivskih jedinica u dokumentacijskoj skupini sadri podatke o rednom broju, oznaci, nazivu, vrsti, vremenu nastanka, roku uvanja i tehnikim jedinicama. Obaveza je imatelja jednom godinje dostaviti nadlenome arhivu popise arhivskog gradiva dokumentacijskih zbirki ili cjelina sa stanjem na zadnji dan prethodne godine. Pravilnikom o dopunama Pravilnika o zatiti i uvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (NN 106/2007) odreeno je da se navedeni popisi dostavljaju u elektronikom obliku, bilo putem obrasca koji utvrdi Hrvatski dravni arhiv, bilo izravnim upisom u evidenciju


5

dokumentacijskih zbirki imatelja koju vodi nadleni arhiv. Dravni arhivi u Republici Hrvatskoj za ovu se svrhu koriste upravo arhivskim informacijskim sustavom ARHiNET.


6

2. Pristup sustavu i administracija 2.1 Pristup ARHINETU Kako je ve navedeno u uvodu, ARHiNET je mrena aplikacija. Prednost mrenog pristupa je u injenici da nema potrebe za instalacijom: za koritenje aplikacije dovoljno je raunalo s

pristupom Internetu. ARHiNETU se pristupa na adresi http://arhinet.arhiv.hr, a veza (link) nalazi se i na glavnoj stranici Hrvatskog dravnog arhiva (http://www.arhiv.hr).

Slika 1 Poveznica za ARHiNET na glavnoj stranici Hrvatskog dravnog arhiva

Za koritenje ARHiNETA mogue je koristiti bilo koji mreni preglednik (web browser), npr. Internet Explorer, Mozilla Firefox ili Opera.


7

2.2 Pokretanje ARHINETA Odlaskom na adresu http://arhinet.arhiv.hr u nekom od web preglednika (npr. Internet Explorer) otvara se poetna stranica kao na sljedeoj ilustraciji:

Slika 2 ARHiNET - poetna stranica

Ovo je poetna stranica vanjskog dijela sustava. Vanjski je dio prije svega namijenjen pretraivanju podataka o javno dostupnom arhivskom gradivu koje se nalazi u nekom od dravnih arhiva u RH ili u nekoj od brojnih drugih ustanova koje uvaju arhivsko gradivo. Napominjemo da je ova javna baza potpuno odvojena od baze u koju imatelji i stvaratelji gradiva unose podatke o arhivskom i registraturnom gradivu svojih ustanova. Podaci o tom gradivu vidljivi su samo registriranim korisnicima ARHiNETA unutar pojedine ustanove, osobama u nadlenom dravnom arhivu koje savjetom pomau u strukturiranju popisa te


8

administratorima sustava radi uklanjanja potekoa na koje korisnici naiu u radu sa sustavom. U vanjskom dijelu sustava nalaze se i odreeni sadraji koji mogu biti korisni stvarateljima i

imateljima arhivskog gradiva, kao to su npr. podaci o arhivskoj sluni, arhivski propisi i standardi te informacije o upravljanju dokumentacijom. Ovi podaci dostupni su s izbornika "Stvaratelji" ili klikom na poveznicu "Ulaz za imatelje".

Slika 3 Poveznica "Ulaz za imatelje"

Prijavi u sustav pristupa se klikom na poveznicu (link) "Prijava u aplikaciju" s desne strane:

Slika 4 Poveznica za prijavu

Nakon klika na ovu poveznicu otvara se stranica za prijavu registriranih korisnika u sustav s koje je mogue pokrenuti i registraciju novih korisnika:

Slika 5 Stranica za prijavu i registraciju


9

2.3 Registracija Da bi se moglo pristupiti zatienom, korisnikom dijelu sustava, u kojem se unose podaci o

gradivu, potrebno je za svakog korisnika jednom provesti postupak registracije. Na stranici za prijavu kliknite na "Registriraj se". Pristup stranici za prijavu opisan je u prethodnom odjeljku.

Slika 6 Poveznica za registraciju

Nakon klika otvara se obrazac za registraciju:

Slika 7 Obrazac za registraciju

Podaci koji se upisuju pri registraciji opisani su u nastavku teksta. Svi podaci osim titule obvezno se unose: Titula je titula korisnika. Bira se s padajueg izbornika. Ime je osobno ime korisnika. Prezime je prezime korisnika. Imatelj je naziv ustanove o ijem gradivu korisnik u ARHiNET upisuje podatke. U pravilu je to ustanova zaposlenja korisnika. Ustanova se bira s padajueg izbornika, a radi lakeg izbora mogue je upisati prvih nekoliko slova naziva.


10

Jezik je jezik na kojemu korisnik eli koristiti sustav. Bira se s padajueg izbornika. Korisniko ime je ime koje e korisnik upisivati prigodom prijave u sustav. Preporuujemo

kombiniranje imena i prezimena (ili njihovih dijelova). Tako bi korisnica Vinja Horvat mogla imati neko od sljedeih korisnikih imena: Vinja Horvat, visnja.horvat, visnjahorvat, vhorvat i sl. U sustavu ne mogu biti registrirana dva korisnika s istim korisnikim imenom, pa e biti odbijeni zahtjevi za "zauzetim" korisnikim imenima. Zaporka se mora sastojati od najmanje 7 znakova, od kojih bar jedan znak nije ni brojka ni slovo, nego neki od posebnih znakova (npr. . , + - * # ). Posebni znak moe se nalaziti na bilo kojem mjestu (na poetku, u sredini ili na kraju). Pri unosu zaporke potrebno je paziti na

veliko i malo slovo (ako se veliko slovo upie pri registraciji, mora se upisati i kod svakog prijavljivanja za rad u sustavu). Zaporku korisnik moe promijeniti kad god smatra da je to potrebno (vidi poglavlje Promjena zaporke). U polje Potvrdi zaporku zaporka upisana u prethodno polje unosi se jo jednom. To je dodatna kontrola ispravnosti unosa, jer su znakovi zaporke kod unosa "maskirani" (svi se pojavljuju kao znak ""). E-mail je ispravna adresa elektronike pote korisnika. Vano je unijeti ispravnu adresu jer ete, ako zaboravite svoju zaporku, na tu adresu elektronikom potom dobiti novu. Kontrolno pitanje i kontrolni odgovor unose se zato da bi, u sluaju izdavanja nove zaporke, sustav imao dodatni nain provjere trai li novu zaporku doista onaj korisnik koji se i registrirao. Pitanje nije podsjetnik na zaporku (kontrolno pitanje i odgovor se uostalom, za razliku od zaporke, ne mogu mijenjati) i naelno je sigurnije da na zaporku ne podsjea. Detaljnije upute o postupku u sluaju zaboravljanja zaporke nalaze se u zasebnom odjeljku. U polje Unesite sigurnosni kod prepiite brojke sa slike koja se nalazi neposredno ispod okvira za unos. U ovdje prikazanom primjeru to je "04914".

Slika 8 Sigurnosni kod

Ako je neka od znamenki sigurnosnog koda neitka, novi kod moete dobiti klikom na

. Klikom u kvadrati na dnu obrasca potvruje se prihvaanje uvjeta koritenja.


11

Slika 9 Potvrda prihvaanja uvjeta koritenja

Ako korisniku uvjeti koritenja nisu poznati, moe ih prije prihvaanja proitati tako da klikne

na poveznicu. Tekst s uvjetima koritenja otvara se u novom prozoru.

Nakon ispunjavanja obrasca za registraciju i klika na sustav e korisnika obavijestiti o uspjenoj registraciji. Nakon registracije potrebno je obavijestiti

administratore sustava u nadlenom dravnom arhivu o novoregistriranim korisnicima, da bi mogli autorizirati korisniki raun. Dok administrator sustava ne autorizira korisniki raun,

novi korisnik ne moe pristupiti aplikaciji, odnosno pri pokuaju prijave dobit e poruku

"Uneeni podaci o korisniku su neispravni".

Slika 10 Podaci potrebni za registraciju primjer ispunjenog obrasca


12

2.4 Prijava za rad u sustavu Na stranici za prijavu i registraciju s lijeve se strane nalazi poveznica za prijavu s tekstom "Prijavi se":

Slika 10 Poveznica za prijavu

Nakon klika na poveznicu otvara se sljedei obrazac za prijavu:

Slika 11 Obrazac za prijavu za rad u sustavu

U za to predviena polja potrebno je unijeti korisniko ime i zaporku koji su odabrani prigodom registracije te sigurnosni kod, koji se prepisuje sa slike koja se nalazi neposredno ispod okvira za unos. Na prethodnoj ilustraciji to je "28985". Ako je neka od znamenki sigurnosnog koda neitka, novi kod mogue je dobiti klikom na

. Ponovno napominjemo da je pri unosu zaporke potrebno paziti na velika i mala slova. Ako se kod prijave unese krivo korisniko ime ili zaporka, sustav e poslati poruku

upozorenja s tekstom "Uneeni podaci o korisniku su neispravni." Ako je neispravno upisan sigurnosni kod, poruka e glasiti "Uneeni kod je pogrean".

Ako neki od traenih podataka uope niste unijeli, nakon klika na uz okvir za unos pojavit e se tekst "obavezno polje" kao na ilustraciji:


13

Slika 12 Pokuaj prijave bez unosa korisnikog imena i zaporke

Ako isti korisnik krivu zaporku unese tri puta za redom, sustav e zakljuati korisniki raun pa se taj korisnik vie nee moi prijaviti za rad u sustavu niti s ispravnom zaporkom, a sustav

e pri svakom pokuaju prijave davati poruku "Uneeni podaci o korisniku su neispravni." U

tom se sluaju treba javiti administratoru sustava (npr. elektronikom potom na adresu [email protected]) koji e otkljuati korisniki raun. Nakon unosa korisnikog imena, zaporke i sigurnosnog koda u predviena polja, klikom na

korisnik ulazi u zatieni dio sustava, odnosno nalazi se na njegovoj poetnoj stranici, vidljivoj na sljedeoj ilustraciji:

Slika 13 Poetna stranica nakon prijavljivanja korisnika

Povratak na ovu poetnu stranicu mogu je u svakom trenutku klikom na na izborniku u gornjem dijelu zaslona. Nakon prijave u sustav, u gornjem desnom kutu mogue je vidjeti ime i prezime trenutno

prijavljenog korisnika (onako kako ih je korisnik unio pri registraciji) kao i trenutno aktivnog


14

imatelja koji se nalazi u zagradama. Ispod tog podatka nalazi se i poveznica za odjavu iz sustava s tekstom "Odjavi se":

Slika 14 Podatak o prijavljenom korisniku i poveznica za odjavu

Klikom na ovu poveznicu na kraju rada odjavljujemo se iz sustava. Osim odjave klikom na "Odjavi se" postoji i automatska odjava: sustav e automatski odjaviti

korisnika koji je neaktivan u razdoblju od 15 minuta. Iz tog razloga savjetujemo svim korisnicima da prije svakog prekida rada na unosu podataka spreme promjene. 2.5 Moj profil Svaki registrirani korisnik sustava moe pregledavati i ureivati svoje kontakt podatke u

rubrici Moj profil.

U Moj profil ulazi se klikom na prvu ikonu u nizu u kartici :

Slika 16 Moj profil obrazac za pregled i promjena kontakt podataka

Otvara se obrazac za pregled i ureivanje podataka o korisniku te promjenu zaporke s nekoliko podruja: Podruje identifikacije imatelj, titula, ime i prezime, spol, mjesto roenja, datum roenja, jezik Privatni kontakt podaci mjesto stanovanja, adresa stanovanja, privatni telefon Slubeni kontakt podaci slubena adresa, slubeni telefon, slubeni mobitel, slubeni e-mail Ostali podaci struna sprema, zanimanja, dodijeljene ustanove, radno mjesto Podruje napomene - napomena


15

Slika 17 Pregled detalja obrasca Moj profil

Korisnici mogu ureivati sve svoje podatke osim korisnikog imena i ustanova iz koje su registrirani, jer su ti podaci zadani registracijom. Na korisniku je da odlui koja e polja ispuniti, no presudno je ispuniti i redovito aurirati slubenu e-mail adresu budui da je ona poveznica sustava sa korisnikom. Svojim podacima u rubrici Moj profil moe pristupiti iskljuivo korisnik na kojeg se odnose, a slubeni kontakt podaci slue iskljuivo administratora sustava u sluaju potrebe kontaktiranja pojedinog korisnika. 2.6 Promjena zaporke Zaporku je u bilo kojem trenutku mogue promijeniti rubrici Moj profil opisanoj u prethodnom odjeljku. Opcija za promjenu zaporke nalazi se lijevo od pregleda podataka:

Slika 18 Pregled osobnih podataka u rubrici Moj profil


16

Klikom na otvara se sljedei obrazac za promjenu zaporke u koji se jednom unosi trenutnu (staru) zaporku, a nakon toga dvaput nova. Nakon klika na "Potvrdi" sustav daje obavijest o uspjenoj promjeni zaporke i nakon toga je prijava u sustav mogua iskljuivo uz koritenje nove zaporke.

Slika 19 Obrazac za promjenu zaporke

Pri svakoj promjeni zaporke vrijede pravila navedena u poglavlju o registraciji: zaporka mora imati najmanje 7 znakova, od kojih barem jedan nije ni brojka ni slovo. 2.7 Zaboravljena zaporka Ako korisnik zaboravi zaporku, novu je mogue dobiti klikom na poveznicu "Zaboravljena

zaporka" na stranici za prijavu u sustav:

Slika 20 Poveznica "Zaboravljena zaporka"

Otvara se sljedei obrazac u koji korisnik unosi svoje korisniko ime:

Slika 21 Zaboravljena zaporka prvi obrazac

Ako je korisnik zaboravio i korisniko ime, treba se javiti administratoru sustava. Kontaktni

podaci takoer se nalaze na stranici za prijavu u sustav. Administrator ni na koji nain ne

moe saznati vau zaporku.


17

Nakon unosa korisnikog imena te klika na "Potvrdi" otvara se novi obrazac, u koji je potrebno upisati odgovor na kontrolno pitanje, isti koji je upisan i prigodom registracije.

Slika 22 Zaboravljena zaporka - drugi obrazac

Ako je odgovor na kontrolno pitanje toan, nakon klika na "Potvrdi" sustav e na adresu

elektronike pote, takoer upisanu prigodom registracije, poslati novu zaporku. S obzirom na

to da ovu zaporku raunalo stvara automatski, vrlo ju je teko pamtiti (u pravilu neto poput: FayNGi|MIPr7+v), pa svim korisnicima koji zatrae novu zaporku savjetujemo da je pri prvoj prijavi u sustav promijene. Ako je korisniki raun prethodno bio zakljuan zbog viekratnog unosa krive zaporke, nee

biti automatski otkljuan izdavanjem nove zaporke, ve se treba javiti administratoru sustava

radi otkljuavanja rauna. Ukoliko se korisnik ne moe prijaviti u sustav zaporkom dobivenom elektronikom potom, takoer se treba javiti administratoru sustava koji e otkljuati zakljuani raun.


18

3. Popisivanje registraturnog gradiva 3.1 Moja ustanova

Klikom na drugu rubriku u kartici Moja Ustanova, otvara se stranica na kojoj se nalaze podaci o ustanovi koji su u sustav uneseni iz evidencija dravnih arhiva. Ukoliko korisnik uvidom u podatke o svojoj ustanovi (imatelj gradiva) primijeti da ih je potrebno aurirati, molimo da se obrati nadlenom dravnom arhivu ili administratoru sustava. U pregledu detalja o ustanovi osim uvida u osnovne podatke mogue je s lijeve strane iz niza modula odabrati funkciju s kojom elimo dodavati i ureivati zapise. Prva u nizu opcija je

dodavanje arhivskog gradiva a zatim i nie opisan nain unosa registraturnog gradiva. U modulu topografija omoguen je unos objekata i izrada topografskog inventara. U

posljednjem modulu akti, takoer opisanom u ovom priruniku, unosimo akte i posebne popise s rokovima uvanja. 3.2 Unos registraturnog gradiva Za unos podataka o registraturnom gradivu potrebno je na poetnoj stranici korisnikog

dijela sustava u kartici kliknuti na drugu rubriku u nizu - Moja ustanova:

Slika 23 Poveznica za pregled detalja o ustanovi

S unosom registraturnog gradiva poinje se klikom na Registraturno gradivo koje se nalazi s lijeve strane pregleda podataka u modulu Registraturno gradivo:


19

Slika 24 Pregled detalja o ustanovi

Javlja se zaslon s popisom dokumentacijskih cjelina koje je opisao pojedini imatelj:

Slika 25 Popis registraturnog gradiva

Ako se kod nekog imatelja tek poinje s unosom podataka o gradivu, zaslon e izgledati kao

na sljedeoj ilustraciji:


20

Slika 26 Poetni izgled popisa registarturnog gradiva

Gornji dio zaslona, pretraiva, u ovom sluaju nee koristiti, jer jo nema gradiva unutar kojeg bi pretraivanje bilo provedeno. 3.3 Dodavanje nove dokumentacijske cjeline fonda ili zbirke Novu dokumentacijsku cjelinu mogue je dodati klikom na pri vrhu zaslona. Otvara se obrazac za unos osnovnih podataka o gradivu kao na sljedeoj ilustraciji:

Slika 27 Obrazac za unos osnovnih podataka o cjelini dokumentacije

Opis podataka koji se unose u obrazac nalazi se u nastavku.

Klikom na zapis e se dodati u sustav, a klikom na .ponitava se dodavanje zapisa u sustav.


21

3.4 Unos osnovnih podataka U polje Naziv unosi se naziv dokumentacijske cjeline. Na ovoj razini on je u pravilu identian nazivu ustanove ijom je djelatnou gradivo nastalo. Ako se u ustanovi uva i gradivo

prednika, za svakog od prednika unosi se po jedna dokumentacijska cjelina iji je naziv ujedno i naziv dokumentacijske cjeline. Unos naziva dokumentacijske cjeline je obvezan. S padajueg izbornika Vrsta odabire se "Fond" ili Zbirka. Signatura je cijeli broj. Ako imatelj posjeduje osnovnu dokumentacijsku cjelinu (to je najee sluaj), dobit e broj 1. Ako ih ima vie (npr. ako imatelj uva i gradivo prednik)

svaka e dokumentacijska cjelina dobiti svoj broj. U ovo polje mogue je unijeti samo brojke.

Uneseni podaci o gradivu u bazu se pohranjuju klikom na nakon ega se pokazuju dodatni opisni podaci: Podruje identifikacije, Podruje dopunskih podataka i Podruje napomene i kontrole:

Slika 28 Podaci o identifikaciji nakon snimanja osnovnog zapisa

Sada je mogue nastaviti s unosom podataka o dokumentacijskoj cjelini. 3.5 Unos ostalih podataka Nakon spremanja osnovnog zapisa, ostale podatke o gradivu unosi se klikom na ikonu

odgovarajueg podruja opisa gradiva. Opisni podaci su navedeni u nastavku ovog poglavlja, podijeljeni na podruja na isti nain kao i u sustavu. Podruje identifikacije

Nakon klika na u Podruju identifikacije mogue je ispraviti ili dopuniti podatke opisane u prethodnom odjeljku.


22

Slika 29 Podruje identifikacije

Podatak Barcode ima funkciju u sluaju da su za dokumentacijsku cjelinu popisane tehnike jedinice i iz sustava ispisane odgovarajue naljepnice za njih, a polje Druge oznake, s obzirom na to da na razini fonda, odnosno dokumentacijske cjeline, takvih oznaka obino nema, je zajedno s nainom unosa podataka opisno u iduem odjeljku. Razdoblje od i Razdoblje do su poetna i zavrna godina nastanka gradiva u cjelini koja se opisuje. Iako je mogu i unos datuma, najee se unose godine. U tom sluaju prvo se

odabire stavka "Godina" s padajueg izbornika:

Slika 30 Odabir vrste razdoblja

Nakon toga mogue je unijeti i godinu. U polja za unos godina takoer je mogue unijeti

samo brojke.

Slika 31 Uneseni podaci o razdoblju nastanka gradiva


23

Podatke o smjetaju gradiva mogue je opisno unijeti u polje Smjetaj (npr. I. kat, soba 2 ili spremite 2/1, polica 2). U polju Sadraj jedinice na ovoj je razini mogue dati openiti pregled sadraja cjeline dokumentacije.

Unos, odnosno ispravak podataka potvruje se klikom na , a od promjena se

odustaje klikom na . Podruje dopunskih podataka Prvi podatak u ovom podruju je podatak o Odgovornosti, gdje se cjelina dokumentacije

povezuje sa stvarateljem. Nakon klika na otvara se obrazac za odabir stvaratelja cjeline gradiva, kao na sljedeoj ilustraciji:

Slika 32 Obrazac za unos podataka o stvaratelju

Stvaratelja se odabire s padajueg izbornika koji sadri nazive stvaratelja koji su upisani u bazu podataka o stvarateljima. Izbor je mogue olakati unosom poetka naziva kao na sljedeoj ilustraciji:

Slika 33 Popis stvaratelja nakon unosa poetka naziva

Nakon odabira stvaratelja, u polju Uloga odabire se uloga "stvaratelj". Zapis se pohranjuje

klikom na .


24

Pri opisu stvaratelja mogue je unijeti i Razdoblje u kojem se navodi razdoblje u kojem je stvaratelj stvorio cjelinu gradiva ukoliko to nije bilo za cijelo vrijeme njegova djelovanja, te Napomena za dodatna pojanjenja. Ova dva polja nisu obavezna. Na isti nain unose se podaci i u polje Stvaratelji RG, a jedina razlika u ovom obrascu je izostanak polja Razdoblje.

Slika 34 Stvaratelji - RG

Koliina dokumentacije iskazuje se na dva razliita naina: u dunim metrima (d/m) i u broju

fizikih, odnosno tehnikih jedinica. Ako se koliina iskazuje u dunim metrima, potrebno je

kliknuti na u polju Koliina gradiva, ime se otvara sljedei obrazac:

Slika 35 Obrazac za unos koliine gradiva

Unutar padajueg izbornika Mjerna jedinica odabire se potrebna jedinica (npr. metar, komad, minuta, snimka). Pri opisu cjelina dokumentacije u konvencionalnom obliku (na papiru), najvjerojatnije e jedinica biti "metar". U polje Koliina unosi se broj (mogue je

unijeti i decimalni broj, npr 0,22). Klikom na sprema se uneseni podatak.

Slika 36 Uneseni podatak o koliini

Uz zapis se nalazi i ikona sa znakom x , pomou koje je mogue obrisati pogreno uneseni podatak i ikona s olovkom za ureivanje i ispravak unesenog podatka. Svako brisanje prethodno se potvruje klikom na "OK", a od brisanja se odustaje klikom na "Cancel":


25

Slika 37 Potvrda brisanja

Ako se koliina iskazuje u tehnikim jedinicama (kutijama, registratorima, fasciklima,

knjigama,...), nakon klika na u polju Tehnike jedinice otvara se obrazac za unos:

Slika 38 Obrazac za unos podataka o tehnikim (fizikim) jedinicama

Pod Vrsta se otvara padajui izbornik za izbor vrste tehnike jedinice (npr. fascikl, registrator i sl.). Pod Koliina se upisuje broj odabranih jedinica. Napominjemo da podaci o broju tehnikih jedinica moda nee biti poznati na razini cjeline dokumentacije (fonda), pa ih u tom sluaju na ovoj razini nije nuno unositi. Mogue je unijeti onoliko vrsta tehnikih jedinica koliko je potrebno. Dok god dodajemo

nove vrste tehnikih jedinica, moe se koristiti , a unos zadnje vrste tehnikih

jedinica potvruje se klikom na :

Slika 39 Koliine gradiva iskazane u fizikim jedinicama

Vrste medija odreuju se klikom na u odgovarajuem polju. Vrsta se potom odabire s padajueg izbornika:


26

Slika 40 Obrazac za unos vrste medija

I kod Vrste medija mogue je dodati onoliko vrsta koliko je potrebno:

Slika 41 Unesene vrste medija

Vrste gradiva takoer se upisuju klikom na i izborom vrste gradiva s popisa. I ovdje je mogue unijeti onoliko vrsta gradiva koliko je potrebno. Podatke je uvijek

mogue obrisati klikom na ikonu s crvenim kriiem uz potvrdu, a ispraviti klikom na ikonu sa zelenom olovkom .

Slika 42 Unesene vrste gradiva

Unos podataka u ovom podruju zakljuuje se klikom na . Podruje napomene i kontrole U polju Napomena mogue je upisati bilo koji vani podatak o gradivu koji nije sadran u ostalim opisnim poljima.

Unoenje napomene potvruje se klikom na , a klikom na od njega se odustaje. Priloene datoteke

U Podruju priloene datoteke klikom na korisnik moe priloiti jednu ili vie datoteka. Mogue je dodati sliku i tekstualne datoteke, a neki od podranih formata su


27

.doc, .pdf, .jpg, .xls, .gif. Ukoliko imate skenirane datoteke, tekstualni prilog ili tablicu koju

elite dodati, u obrascu za upload nove datoteke potrebno je kliknuti na ikonu :

Slika 43 Obrazac za upload datoteke

Nakon klika na otvara se mogunost unosa datoteke s raunala preko ikone

:

Slika 44 Traenje datoteke

Nakon odabrane datoteke unos potvrujemo klikom na , a cijeli obrazac zatvaramo

klikom na ako dodajemo nove datoteke ili ako smo zavrili s dodavanjem datoteka.

Zatvaranje Podruja Priloene datoteke potvruje se klikom na . Sada su vidljivi svi uneseni podaci, to moe izgledati kao u primjeru na sljedeoj ilustraciji:

Slika 45 Uneseni podaci o dokumentacijskoj cjelini (fondu)

Napomenimo da je u ovom pregledu signatura prikazana da nain razliit o onog pri

unoenju. Pri upisu se unosi samo broj (u ovom sluaju 1), a sustav je u prikazu automatski dodao oznaku drave (HR) i ustanove (HDA).


28

U pregledu je vidljiv i podatak o vlasniku zapisa, koji pri unosu nije bio vidljiv. Nakon unosa ovih podataka, odabirom obrasca "Moja ustanova" s poetne stranice korisnikog dijela sustava te "Registraturno gradivo" otvara se popis dokumentacijskih

cjelina, na kojem je sada vidljiva i upravo unesena cjelina dokumentacije (fond) kao na sljedeoj ilustraciji:

Slika 46 Popis gradiva nakon dodavanja cjeline dokumentacije (fonda)

U odgovarajuim stupcima vidljivi su podaci o nazivu dokumentacijske cjeline, signaturi, razdoblju i vrsti. Klikom na ikonu s povealom sasvim lijevo koja se nalazi uz naziv dokumentacijske cjeline ponovno se otvara obrazac za pregled i ureivanje podataka o cjelini dokumentacije, kao to je prikazano na gornjoj slici. 3.6 Dodavanje dokumentacijskih skupina niih razina (serija, dosje,) Nakon unoenja podataka o dokumentacijskoj cjelini (fondu), moemo zapoeti s unosom niih razina.

Preko poveznice koja se nalazi s lijeve strane pregleda detalja registraturne jedinice.


29

Slika 47 Pregled detalja registraturne jedinice

Nakon klika na na lijevoj strani otvara se hijerarhijski popis gradiva na niim razinama, za sada prazan:

Slika 48 Prazan popis na drugoj razini

S lijeve je strane, ispod teksta "Popis registraturnog gradiva", naziv cjeline dokumentacije, u ovom primjeru "Hrvatski dravni arhiv", a desna je strana zaslona trenutno prazna.

Nova skupina dokumentacije dodaje se klikom na . Otvara se novi obrazac za unos podataka o dokumentacijskoj jedinici, gotovo identian onom za opis cjeline dokumentacije na razini fonda/zbirke.


30

Slika 49 Obrazac za unos osnovnih podataka o dokumentacijskoj skupini

Kao i kod opisa dokumentacijske cjelinu, prvo je potrebno upisati osnovne podatke da bi se novi zapis mogao dodati u bazu. Naziv je naziv dokumentacijske skupine. Obino je to naziv koji najbolje opisuje gradivo koje se u njoj nalazi. To moe biti npr. "Opi i administrativni poslovi", "Financijsko-raunovodstveni poslovi", a na niim razinama npr. "Izlazni rauni" ili "Ugovori o radu". U polju Vrsta odreuje se razina dokumentacijske cjeline koja se opisuje. Razinu je primjerice mogue odrediti tako da se za svaku sljedeu razinu odabere sljedea stavka s padajueg izbornika (u tom bi se sluaju na prvoj razini odabralo podfond, zatim serija, pa podserija itd.). Izbor u ovom polju ujedno je i najvea razlika u odnosu na obrazac za opis dokumentacijske

cjelina (fonda):

Slika 50 zbor razine opisa

Signatura na svakoj razini, unutar svake dokumentacijske skupine, ponovno poinje od broja 1, a zavrava brojem posljednjeg zapisa u skupini.

Osnovni podaci spremaju se klikom na , nakon ega je, kao i za dokumentacijsku cjelinu, mogue dodavanje ostalih podataka o skupini dokumentacije.


31

Dodavanje ostalih podataka obavlja se na nain ve opisan u prethodnom poglavlju, klikom

na za ono podruje u kojem treba dodati ili urediti podatke. Podruje identifikacije Ako se za neku skupinu dokumentacije uobiajeno koristi neka oznaka (to npr. moe biti klasifikacijska oznaka, urudbeni broj ili neto drugo), taj je podatak mogue dodati u polju

Druge oznake. Nakon klika na otvara se sljedei obrazac:

Slika 51 Obrazac za unos drugih oznaka

Na ovom obrascu potrebno je prvo odabrati vrstu oznake s padajueg izbornika. Ponuene su mogunosti: Stara signatura, Izvorna uredska oznaka Klasa, Izvorna uredska oznaka Urudbeni broj, Registraturna oznaka i Inventarni broj, a u sluaju potrebe uvoenja nove vrste oznaka, korisnik moe kontaktirati administratora sustava za njeno dodavanje u izbornik. U polje Naziv upisuje se sama oznaka, a rijetko kad e se javiti potreba za ispunjavanjem polja Ustanova i Oznaka sustava. Ustanova je ona ustanova koja je definirala koriteni sustav oznaavanja, a Oznaka sustava je kratica ili neka druga oznaka pod kojom je taj sustav poznat. Ako je potrebno, o oznaci se moe upisati i Napomena.

Podatak o drugim oznakama sprema se klikom na , odnosno na

ako za istu skupinu dokumentacije postoji vie oznaka. Podaci o razdoblju unose se na nain koji je ve opisan kod dokumentacijskih cjelina, a isto vrijedi i za podatak o smjetaju. Sadraj jedinice moe se smatrati dopunom naziva skupine dokumentacije; ovdje se unose podaci o vrstama dokumenata koji se nalaze unutar pojedine skupine, pogotovo ako se radi o "osnovnoj" razini, odnosno onoj koja se nee dalje dijeliti na podskupine. Tako se na primjer za skupinu "Personalni dosjei" moe upisati da sadri radne knjiice, ugovore o radu, rjeenja


32

o godinjim odmorima i sl. Poeljno je i opisati nain na koji je odgovarajua dokumentacija sloena, npr. Dosjei su sloeni kronoloki prema godinama, a unutar godine abecedno.

Promijenjeni podaci u Podruju identifikacije pohranjuju se klikom na . Nakon toga mogue je ureivanje podataka u ostalim podrujima. Podruje dopunskih podataka Svi podaci u Podruju dopunskih podataka identini su onima koji su ve opisani u prethodnom poglavlju. Dodatno napominjemo da podatak o Stvaratelju nije potrebno upisivati na niim razinama, jer je ve upisan na razini dokumentacijske cjeline (fonda). Podruje napomene i kontrole Kao i na razini dokumentacijske cjeline (fonda), u polje Napomena mogue je upisati bilo koji podatak o skupini dokumentacije koji nije obuhvaen ostalim opisnim poljima.

Nakon unosa podataka, klikom na sustav nas vraa na hijerarhijski popis gradiva, na kojemu je sada vidljiva i novoupisana skupina dokumentacije, kao na sljedeoj

ilustraciji:

Slika 52 Hijerarhijski popis gradiva nakon dodavanja prve skupine dokumentacije

Daljnji rad na unosu podataka mogu je bilo unosom nove skupine dokumentacije na istoj

razini (ponovni klik na ) ili daljnjom podjelom upisane skupine na podskupine. U tom je sluaju potrebno na lijevoj strani prvo oznaiti upravo upisanu skupinu (u ovom sluaju to je "Organizacija i upravljanje"). Kada nam sustav s desne strane pokae sadraj te


33

skupine (zasada prazno, kao na sljedeoj ilustraciji), klikom na mogue je dodati

novu podskupinu unutar ove skupine.

Slika 53 Prikaz sadraja prve upisane skupine dokumentacije prije njene daljnje razrade

3.7 Izmjene i auriranje podataka Svi registrirani korisnici sustava mogu pregledati popis gradiva svoje ustanove, ali mijenjati i brisati podatke moe samo vlasnik zapisa. Vlasnik je osoba koja je podatke o odreenoj skupini dokumentacije unijela u sustav ili ona osoba kojoj je administrator te podatke prenio u vlasnitvo. Podatak o vlasnitvu nad zapisom vidljiv je u opisu cjeline ili skupine dokumentacije u Podruju napomene i kontrole, pod Vlasnik zapisa, kao na sljedeoj ilustraciji:

Slika 54 Podatak o vlasniku zapisa

Da bi se pristupilo izmjeni i auriranju podataka, prvo je potrebno doi do eljenog zapisa. Popis dokumentacijskih cjelina opisanih unutar ustanove dobiva se odabirom rubrici Moja ustanova na poetnoj stranici sustava pa klikom na Registraturno gradivo. Na sljedeoj ilustraciji moete vidjeti dokumentacijsku cjelinu "Hrvatski dravni arhiv", unesenu u jednom od prethodno opisanih koraka (vidi poglavlje Dodavanje nove dokumentacijske cjeline).


34

Slika 55 Prikaz unesenih dokumentacijskih cjelina

Lijevo od naziva dokumentacijske cjeline (u ovom sluaju to je "Hrvatski dravni arhiv")

nalazi se ikona s povealom , pomou koje je podatke mogue pregledavati i ureivati. Nakon klika na ovu ikonu otvara se obrazac identian onome u kojem su podaci prethodno uneseni:

Slika 56 Obrazac s upisanim podacima o dokumentacijskoj cjelini

Bilo koji od prikazanih podataka mogue je izmijeniti, obrisati ili dopuniti klikom na

za odgovarajue podruje. Ako ovog znaka nema, prijavljeni korisnik nije vlasnik zapisa. Ako je potrebno aurirati podatke o nekoj od skupina dokumentacije upisanih na niim razinama, na stranici s opisom dokumentacijske cjeline (prikazanoj na gornjoj slici) prvo

treba kliknuti na lijevo od opisa cjeline. Sustav e dati hijerarhijski prikaz strukture dokumentacijske cjeline u obliku stabla kao na

sljedeoj ilustraciji:


35

Slika 57 Hijerarhijski prikaz strukture

Kretanje kroz strukturu odvija se na sljedei nain: klikom na mogu se vidjeti podskupine na koje je pojedina dokumentacijska skupina eventualno podijeljena, a podatke o pojedinim dokumentacijskim skupinama moe se pregledati i urediti nakon oznaavanja neposredno nadreene dokumentacijske skupine, odnosno cjeline Tako se npr. odabirom stavke "Pravni i opi poslovi" s prethodne ilustracije pored stabla prikazuje sadraj, odnosno stavke iz te dokumentacijske cjeline, kao to je prikazano na sljedeem zaslonu:

Slika 58 Prikaz sadraja pojedine skupine dokumentacije

Unesene podatke o svakoj od skupina prikazanih u tablici na desnoj strani zaslona moe se pregledavati i ureivati klikom na ikonu s povealom . Nakon toga, kako je gore ve opisano, treba kliknuti na kod odgovarajueg

podruja, to omoguuje izmjenu podataka. Podaci u poljima za unos teksta jednostavno se mijenjaju unosom novog teksta, a oni uneseni izborom vrijednosti s izbornika odabirom druge vrijednosti s istoga izbornika.

Podatke dodane klikom na moe se obrisati klikom na ikonu za brisanje uz potvrdu brisanja, a mijenjati klikom na ikonu za ureivanje .


36

Izmjene podataka potvruju se klikom na , a od izmjena se odustaje klikom na

. Napominjemo da klik na "Otkai" nee vratiti podatke prethodno obrisane klikom na i potvrdom brisanja.

Nakon provoenja svih eljenih promjena, nakon klika na sustav e ponovno prikazati stranicu s hijerarhijskim prikazom strukture popisa gradiva. 3.8 Brisanje podataka Na bilo kojoj razini popisa, vlasnik zapisa moe brisati opis dokumentacijske skupine i jedinice. Za brisanje dokumentacijskih skupina i drugih zapisa potrebno je ui u pregled detalja jedinice klikom na ikonu s povealom te u gornjem lijevom kutu odabrati "Brii".

Slika 59 Brisanje zapisa

Nakon klika na "Brii", sustav e zatraiti potvrdu brisanja:

Slika 60 Potvrda brisanja

Nakon potvrde brisanja klikom na "OK" dokumentacijska skupina ili jedinica bit e obrisana iz baze bez mogunosti povrata. Ako je zapis obrisan grekom, mogue ga je jedino unijeti

ponovno. Od brisanja zapisa odustaje se klikom na "Cancel".


37

3.9 Preseljenje po hijerarhiji U sluaju pogrenog unosa signatura ili razina dokumentacije, mogue je napraviti izmjene u

hijerarhiji pomou funkcije "Preseli koja se nalazi na vrhu popisa registraturnog gradiva.

Klikom na popis niih razina gradiva se prikazuje s ikonom Uredi ( ) ispred svakog zapisa na svakoj razini. Promjenu signatura i razina mogue je napraviti klikom na nakon ega se odabrani zapis prikazuje s poljem za unos nove signature i s padajuim

izbornikom za promjenu razine.

Slika 61 Preseljenje po hijerarhiji

Nakon unesenih izmjena zapis spremamo klikom na a od spremanja odustajemo klikom na . Navigacijom kroz hijerarhijsku strukturu ( , stablo) moemo odabrati bilo koju razinu te u nju unositi eljene izmjene. Za povratak na popis i zatvaranje mogunosti preseljenja po hijerarhiji potrebno je kliknuti

. 3.10 Ispis registraturnog gradiva Funkcionalnost ispisa registraturnog gradiva nalazi se s lijeve strane opisa arhivske jedinice u Modulu Ope funkcije.


38

Slika 62 Podaci o identifikaciji nakon snimanja osnovnog zapisa

Klikom na poveznicu dobiva se ispis fonda/zbirke u PDF formatu koji se moe ispisati i ili spremiti.

Slika 63 Popis fonda/zbirke registriranog gradiva pripremljen za ispis


39

4. Knjiga primljenog gradiva u pismohranu Za voenje knjige primljenog gradiva potrebno je u pregledu detalja moje ustanove odabrati

etvrtu poveznicu u Modulu Registraturno gradivo :

Slika 64 Knjiga primljenog gradiva poveznica

Klikom na poveznicu otvara se popis dokumentacijskih cjelina preuzetih u pismohranu. Ukoliko nema upisanih cjelina popis e biti prazan:

Slika 65 Evidencija primljenog gradiva

Za stvaranje novog upisa u knjigu primljenog gradiva potrebno je kliknuti na ikonu

ime se otvara obrazac za novi upis:


40

Slika 66 Obrazac za upis u knjigu primljenog gradiva u pismohranu pojedinog imatelja

U obrazac je mogue unijeti podatke u polja redni broj, datum primitka i organizacijska jedinica.

Klikom na otvara se pregled detalja dokumentacijske cjeline primljene u pismohranu:

Slika 67 Pregled detalja dokumentacijske cjeline primljene u pismohranu

U pregledu detalja mogue je ureivati podatke u Podruju identifikacije i Podruju opisa. U Podruju identifikacije moemo ureivati podatke koje smo unijeli putem obrasca:


41

Slika 68 Podruje identifikacije U Podruju opisa podaci se unose u sljedea polja: stara signatura, osnova preuzimanja, razdoblje od, razdoblje do, graa, koliine arh. jedinica, koliine teh. jedinica (za

posljednja tri podaci se unose u obrascu koji se otvara klikom na ), sadraj, smjetaj, stvaratelji, PDF (mogunost dodavanja PDF datoteke, odnosno dokumenta vezanog uz preuzimanje) i napomena.

Slika 69 Podruje opisa

Unos, odnosno ispravnost podataka potvruje se klikom na , a od promjena se

odustaje klikom na .

Na popis unesenih knjiga vraamo se klikom na .

Slika 70 Evidencija primljenog gradiva


42

5. Popisivanje tehnikih jedinica gradiva Opis dokumentacijskih cjelina uz sumarne podatke o koliini tehnikih jedinica, moe sadravati i njihov analitiki popis koji je mogue izraditi i urediti u Modulu tehnike jedinice. 5.1 Unos tehnikih jedinica Za dodavanje tehnikih jedinica potrebno je s lijeve strane opisa jedinice gradiva (arhivskog ili registraturnog) u Modulu Ope funkcije odabrati "Tehnike jedinice".

Slika 71 Tehnike jedinice poveznica

Klikom na poveznicu otvara se stranica s popisom tehnikih jedinica odabrane dokumentacijske cjeline (fonda, serije ili drugih). Ako prvi put dodajemo nove jedinice, stranica e biti prazna i izgledati kao na slijedeoj ilustraciji:


43

Slika 72 Popis tehnikih jedinica

Za upis nove tehnike jedinice potrebno je kliknuti na poveznicu ime se

otvara obrazac za skupno dodavanje tehnikih jedinica:

Slika 73 Obrazac za dodavanje tehnikih jedinica

S padajueg izbornika Vrsta odabire se vrsta tehnike jedinice a u rubrike Redni broj od i Redni broj do upisuje se broj tehnikih jedinica:

Slika 74 Odabir vrste tehnikih jedinica

Ispunjeni obrazac trebao bi izgledati kao na slijedeoj ilustraciji:


44

Slika 75 Ispunjeni obrazac za dodavanje tehnikih jedinica

Unos potvrujemo klikom na , a nakon toga klikom na . Na zaslonu bi se trebao prikazati popis unesenih tehnikih jedinica:


Za ureivanje podataka o tehnikoj jedinici potrebno je klikom na ikonu Detalji ( ) otvoriti pregled detalja fizikih jedinica. Na ovoj razini mogue je ureivati i nadopunjavati podatke unesene kroz obrazac za dodavanje tehnikih jedinica. Za ureivanje jednog od ponuenih

podruja potrebno je s desne strane kliknuti na ime se otvara podruje s mogunou unosa. U Podruju identifikacije mogue je promijeniti i nadopuniti podatke u poljima Vrsta, Poloaj, Stara oznaka i Napomena ispis.



45


odustaje klikom na . 5.2 Pojedinano dodavanje tehnikih jedinica na niim razinama gradiva Nakon upisa tehnikih jedinica mogue je iste dodati na niim razinama registraturnog

gradiva u Podruju Tehnike jedinice.

Klikom na otvara se podruje s mogunou dodavanja novog zapisa klikom na

:

Slika 78 Podruje Tehnike jedinice

Prikazuje se sljedei obrazac:

Slika 79 Obrazac za dodavanje tehnike jedinice

Klikom na dobivamo sljedei prikaz:

Slika 80 Odabir tehnike jedinice


46

U mogunosti odabira tehnike jedinice prikazuju se sve unesene tehnike jedinice koje moemo pregledati upisom traenog broja u polje za pretraivanje ili listanjem stranica ( ) s ponuenim tehnikim jedinicama. Traenu jedinicu dodajemo klikom na .

Dok god dodajemo nove jedinice moe se koristiti a unos posljednje jedinice

potvruje se klikom na .



Slika 81 Opis nie jedince gradiva s dodanom tehnikom jedinicom

5.3 Povezivanje tehnikih jedinica s drugim zapisima u sustavu Povezivanje tehnike jedinice sa spreminom lokacijom U Podruju smjetaja mogue je dodati podatke u poljima Redni broj, Topografska jedinica i Napomena.

Slika 82 Podruje Smjetaja

Kada se u polju Topografska jedinica klikne na zaslonu se prikazuje popis spreminih jedinica u obliku stabla, kao na slijedeoj ilustraciji:


47

Slika 83 Hijerarhijski popis spreminih jedinica (od objekta do police)

Na popisu je potrebno oznaiti topografsku jedinicu na kojoj je smjetana tehnika jedinica koju opisujemo (npr. spremite M101, polica P-01, lokacija A-1) nakon ega se za potvrdu

unosa odabire a odustaje se klikom na . Ukoliko u Modulu Objekti nema nikakvih zapisa, obrazac za dodavanje topografskih jedinica e biti prazan.


odustaje klikom na nakon ega bi upisani podatak trebao izgledati kao na sljedeoj ilustraciji:

Slika 84 Podatak o smjetaju tehnike jedinice u prikazu

Povezivanje tehnike jedinice s cjelinama registraturnog gradiva U Podruju Registraturne jedinice poveznica s fondom se automatski uspostavlja a mogue ju je izmijeniti klikom na Uredi ( ) ime se otvara obrazac za ureivanje ili izbrisati klikom na

Brii ( ). Za dodavanje nove jedinice gradiva potrebno je kliknuti na ine se otvara obrazac za upis nove jedinice.

Slika 85 Podruje Registraturne jedinice


48

Kada se u polju Registraturna jedinica klikne na zaslonu se prikazuje popis registraturnih jedinica fonda u obliku stabla, kao na slijedeoj ilustraciji:

Slika 86 Hijerarhijski popis registraturnih jedinica fonda

Na popisu je potrebno oznaiti jedinicu gradiva kojoj pripada tehnika jedinica koju

opisujemo (npr. podserija "Pravni poslovi") nakon ega se za potvrdu unosa odabire

, a odustaje se klikom na .


odustaje klikom na nakon ega bi upisani podatak trebao izgledati kao na sljedeoj ilustraciji:

Slika 87 Podatak o vezi tehnike jedinice s odabranom jedinicom gradiva

Dok god dodajemo nove jedinice moe se koristiti a unos posljednje jedinice

potvruje se klikom na .


49

5.4 Skupno pridruivanje tehnikih jedinica Svakoj upisanoj registraturnoj jedinici mogue je pridruiti nove tehnike jedinice preko

poveznice . Klikom na poveznicu otvara se obrazac u koji unosimo Vrstu, Redni broj od i Redni broj do.

Slika 88 Obrazac za skupno pridruivanje tehnikih jedinica

Unos potvrujemo klikom na a nakon toga klikom na . Na zaslonu bi se trebao prikazati popis unesenih i pridruenih tehnikih jedinica:



50

6. Popisivanje spreminih jedinica Za kreiranje topografskih inventara i praenje kretanja gradiva u sustavu potrebno je prvo popisati objekte, spremita, spremine jedinice (npr. polica, ormar, ladiar) i topografske jedinice (npr. mjesto na polici) to se radi u Modulu Objekti. Potrebno je krenuti s unosom najvie razine (objekt) te ju razraivati do unosa topografske jedinice. 6.1 Unos objekata (Razina 1) Za unos objekata potrebno je s lijeve strane opisa registraturne jedinice u Modulu Topografija odabrati "Objekti":

Slika 90 Poveznica za unos objekata

Klikom na poveznicu otvara se prazna stranica na kojoj unosimo objekte.

Klikom na otvara se obrazac za unos novog objekta koji se sastoji od sljedeih polja za opis: Naziv, Oznaka i Status objekta.


51

Slika 91 Obrazac za unos objekta

Unos potvrujemo klikom na ime smo objekt uspjeno upisali te se na zaslonu prikazuje pregled detalja objekta, prostorija, spremita i topografskih jedinica imatelja.

Nakon spremanja osnovnog zapisa, ostali podaci o objektu unose se klikom na u odgovarajuem podruju opisa. Podruje identifikacije U Podruju identifikacije mogue je ispraviti ili dopuniti podatke upisane u obrazac za unos

osnovnih podataka o objektu, odnosno moemo promijeniti naziv, oznaka i status objekta.




Podruje opisa U Podruje opisa upisujemo ope podatke o objektu a polja za unos su sljedea: Mjesto, Adresa, Telefon, Povrina(B), Povrina(N), Povrina(NK), Broj prostorija, Vlasnitvo i Napomena o vlasnitvu. Od tekstualnih polja za unos u ovom podruju razlikuje se samo polje vlasnitvo za koje se podaci odabiru s padajueg izbornika.


52



odustaje klikom na . Podruje zatite Podruje zatite slui za opis sustava sigurnosti u objektu. Za unos podataka koristimo sljedea polja i padajue izbornike: Vatrodojava (djelomino, nema, potpuno, nepoznato), PP oprema (aktivni sustav, mijeano, nema, nepoznato, runi ureaji), Napomena o PPZ, Nadzor ulaska (biometrijski sustav, identifikacijska kartica, na poziv, na poziv video nadzor, nepoznato, ostalo, vratar), Nadzor kretanja (biometrijski sustav, identifikacijska kartica, nepoznato, video nadzor), uvarska sluba (cjelodnevno, izvan radnog vremena, nema, nepoznato, u radnom vremenu), Napomena o sigurnosti.

Slika 94 Podruje zatite




53

Na popis unesenih objekata vraamo se klikom na . Kroz popis unesenih objekata kreemo se klikom na ime se pregledava hijerarhijsko stablo koje se nalazi na lijevoj strani zaslona. 6.2. Upis nove prostorije u objektu imatelja (Razina 2) Za unos nove prostorije u objektu imatelja potrebno je u hijerarhijskom stablu oznaiti objekt

koji smo prethodno unijeli ( ) te kliknuti na ikonu :

Slika 95 Popis objekata imatelja

Nakon klika na otvara se obrazac za upis nove prostorije u objektu imatelja u kojem unosimo polja Namjenu, Naziv i Oznaka.

Slika 96 Upis nove prostorije u objektu imatelja


54

Nakon to smo unijeli potrebne podatke u obrazac, unos potvrujemo klikom na

ime se otvara s stranica s pregledom detalja prostorija objekta imatelja.

Slika 97 Pregled detalja prostorija objekta imatelja

Podruja za opis slina su kao na razini objekta. U Podruju identifikacije nalaze se podaci koje smo unijeli putem obrasca:


Podruje opisa i Podruje zatite na ovoj su razini saetiji nego kod opisa objekta:



55

Slika 100 Podruje zatite



Na popis unesenih objekata vraamo se klikom na . 6.3 Upis spremine jedinice imatelja (Razina 3) Za unos nove spremine jedinice u prostoriju potrebno je u hijerarhijskom stablu oznaiti

prostoriju koji smo prethodno unijeli ( ) te kliknuti na ikonu

:

Slika 101 Popis objekata sa prostorijama imatelja

Nakon klika na otvara se obrazac za upis spremine jedinice imatelja u koji unosimo podatke o vrsti i nazivu:


56

Slika 102 Upis spremine jedinice imatelja

Klikom na dolazimo na pregled detalja spremine jedinice na kojoj je mogue ureivati podruje identifikacije i podruje opisa:





Na popis unesenih objekata vraamo se klikom na .


57

6.4 Upis nove topografske jedinice imatelja (Razina 4) Za unos nove topografske jedinice potrebno je u hijerarhijskom stablu oznaiti spreminu

jedinicu koju smo prethodno unijeli ( ) te kliknuti na ikonu :

Slika 105 Popis objekata sa prostorijama i spreminim jedinicama imatelja

Nakon klika na otvara se obrazac za upis nove topografske jedinice imatelja u koji unosimo podatke o oznaci i poziciji:

Slika 106 Upis nove topografske jedinice imatelja

U pregledu detalja o topografskoj jedinici moemo ureivati samo Podruje identifikacije:


58




Na popis unesenih objekata vraamo se klikom na . Nakon to smo razradili sve razine u objektima imatelja moemo poeti s izradom topografskog inventara.

Slika 108 Topografski inventar - Poveznica


59

7. Akti i posebni popisi s rokovima uvanja 7.1 Unos posebnih popisa s rokovima uvanja Za unos Posebnih popisa s rokovima uvanja potrebno je u pregledu detalja "Moje ustanove" u Modulu Akti i izvjetaji kliknuti na "Posebni popisi s rokovima uvanja":

Slika 109 Posebni popisi s rokovima uvanja poveznica

Nakon klika na poveznicu otvara se stranica s posebnim popisima s rokovima uvanja. Ako nijedan popis nije unesen, stranica e izgledati kao na slijedeoj ilustraciji:

Slika 110 Posebni popisi

Za upis novog popisa potrebno je kliknuti na na vrhu zaslona ime se otvara obrazac za unos novog popisa:


60

Slika 111 Obrazac za upis Pravilnika sa posebnim popisima imatelja

Klikom na otvara se stranica s pregledom detalja Posebnog popisa s rokovima uvanja:

Slika 112 Pregled detalja Posebnog popisa s rokovima uvanja

Klikom na koji se nalazi s desne strane Podruja identifikacije i Podruja odobrenja posebnog popisa moemo mijenjati i nadopunjavati podatke. U Podruju identifikacije nalaze se podaci koje smo unijeli putem obrasca za upis novog akta

a moe se mijenjati unos u poljima Naziv, Datum, Klasa, Urudbeni broj, Opis, Zahtjev, Posebni popis. Polja Zahtjev i Posebni popis slue za prilaganje zahtjeva za odobrenje i odobrenja u digitalnom obliku. Oni se uitavaju kao datoteka s raunala na nain opisan kod unosa PDF datoteka u poglavlju Unos akata.


61



odustaje klikom na . U Podruju odobrenja posebnog popisa moe se mijenjati unos u poljima za oznaavanje Pravilnik odobren i Popis odobren, Datum, Klasa, Urudbeni broj i polje za uitavanje datoteke Odobrenje.

Slika 114 Podruje odobrenja posebnog popisa



Za povratak na poseban popis s rokovima uvanja potrebno je kliknuti nakon ega bi pregled posebnih popisa trebao izgledati kao na slijedeoj ilustraciji:

Slika 115 Posebni popisi s rokovima uvanja


62

Za dodavanje novih stavki u Poseban popis s rokovima uvanja potrebno je sa stranice

pregleda kliknuti na strelicu uz naziv posebnog popisa koji elimo urediti ime se otvara popis unesenih stavki jednak pregledu niih razina kod registraturnog gradiva.

Slika 116 Popis stavki Posebnog popisa

Stavka se dodaje putem poveznice ime se otvara obrazac za unos novog zapisa s rokom uvanja:

Slika 117 Obrazac za unos

Klikom na otvara se stranica s pregledom detalja posebnog popisa s rokovima uvanja:


63

Slika 118 Opis stavke posebnog popisa s rokovima uvanja pregled detalja

Za izmjenu podataka u Podruju identifikacije potrebno je kliknuti na koji se nalazi na desnoj strani. Polja u kojima moemo mijenjati unos su Odobren po, Storniran po, Naziv, ifra, Rok uvanja i Postupak.




Za povratak na poseban popis s rokovima uvanja potrebno je kliknuti nakon ega bi pregled posebnih popisa trebao izgledati kao na slijedeoj ilustraciji:

Slika 120 Popis stavki Posebnog popisa s rokovima uvanja


64

Kod ovakvog pregleda unesenih stavku popisa mogue je u sluaju pogreke unijeti i ispravke

klikom na . U tom se sluaju pored zapisa umjesto Detalji ( ) pojavljuje ikona Uredi ( ). Klikom na mogue je unijeti promjenu naziva, ifre, roka uvanja, i postupka.

Slika 121 Ureivanje podataka pomou opcije Preseli

Promjene se spremaju klikom na a od promjena se odustaje klikom na .

Za povratak na posebne popise potrebno je ii na koji se nalazi pri vrhu zaslona. 7.2 Unos akata Za upis akata potrebno je u pregledu detalja "Moje ustanove" odabrati "Akti" u posljednjem Podmodulu Akti i izvjetaji s lijeve strane.


65

Slika 122 Poveznica za unos akata

Klikom na "Akti" u Modulu Akti i izvjetaji otvara se stranica s popisom akata i opcijom dodavanja novih zapisa. Ako jo nema unesenih akata stranica e izgledati kao na slijedeoj

ilustraciji:

Slika 123 Popis akata imatelja

Za upis novog akta potrebno je kliknuti na na vrhu zaslona ime se otvara obrazac za unos novog akta s podacima o njegovoj vrsti, nazivu i valjanosti:


66

Slika 124 Obrazac za unos novog akta

Klikom na otvara se stranica s pregledom detalja pravnog akta imatelja:

Slika 125 Pregled detalja pravnog akta imatelja

Klikom na koji se nalazi s desne strane Podruja identifikacije i Podruja dopunskih podataka moemo mijenjati i nadopunjavati podatke. U Podruju identifikacije nalaze se podaci koje smo unijeli putem obrasca za upis novog akta a moe se mijenjati unos u poljima Vrsta akta, Naziv i polje za oznaavanje Akt je vaei.





67

U Podruju dopunskih podataka moemo unijeti podatke o Datumu, Klasi, Urudbenom broju i Napomenu te uitati PDF akta. PDF se dodaje klikom na Odaberi Browse Upload.

Slika 127 Podruje dopunskih podataka



Za povratak na popis akata potrebno je kliknuti nakon ega bi popis pravnih akata imatelja gradiva trebao izgledati kao na slijedeoj ilustraciji:

Slika 128 Popis pravnih akata imatelja gradiva


68

8. Praenje rada i izvjetavanje 8.1 Izvjea u ARHiNETU Sustav omoguuje generiranje izvjetaja o statusu i koliini zapisa unesenih od strane

djelatnika ustanova. Djelatnici koji rade na unosu podataka u ARHiNET, a ija je uloga u sustavu Imatelj/Operater nemaju korisnika prava na uvid u izvjetaje. Korisnici s ulogom

Imatelj/Administrator imaju uvid u izvjetaje o registraturnom gradivu u svojoj ustanovi. U ARHiNETU su dostupni sljedei izvjetaji:

- Arhivsko gradivo (fondovi i zbirke) - Pregled po statusima zapisa - Arhivsko gradivo (nie arhivske jedinice) - Pregled po statusima zapisa - Obavijesna pomagala - Analitiki pregled - Stvaratelji arhivskog gradiva - Analitiki pregled - Registrirani korisnici sustava - Registraturna pomagala - Analitiki pregled - Imatelji arhivskog gradiva - Analitiki pregled - Imatelji arhivskog gradiva - Pregled po statusima zapisa - Stvaratelji arhivskog gradiva - Pregled po statusima zapisa - Registraturno gradivo (fondovi i zbirke) - Pregled po statusima zapisa - Registraturno gradivo (nie arhivske jedinice) - Pregled po statusima zapisa - Matine knjige - Pregled po statusima zapisa - Registraturna pomagala - Pregled po statusima zapisa - Obavijesna pomagala - Pregled po statusima zapisa - Tekstualni zapisi Analitiki pregled - Elektroniki zapisi Analitiki pregled - Grafike Analitiki pregled - Fotografije Analitiki pregled - Arhivsko gradivo (posebne vrste gradiva) - Pregled po statusima zapisa - Matine knjige - Analitiki pregled - Pismohrane pod nadzorom - Analitiki pregled - Pismohrane pod nadzorom - Popis - Obavijesna pomagala - Popis - Imatelji arhivskog gradiva - Opi inventar - Pismohrane pod nadzorom - Kategorizacija - Posebne vrste gradiva - Tekstualni zapisi - Popis - Posebne vrste gradiva - Grafike - Popis - Posebne vrste gradiva - Kartografsko gradivo - Popis - Posebne vrste gradiva - Fotografije - Popis - Posebne vrste gradiva - Planovi i nacrti - Popis


69

- Posebne vrste gradiva - Pokretne slike - Popis - Posebne vrste gradiva - Zvuni zapisi - Popis - Posebne vrste gradiva - Elektroniki zapisi - Popis - Posebne vrste gradiva - Muzikalije - Popis - Posebne vrste gradiva - Objekti - Popis - Aktivnost korisnika - Imatelji posebni popisi

8.2 Pregled i ispis izvjetaja Na poetnoj stranici korisnikog djela sustava, u kartici potrebno je kliknuti na rubriku "ARM Sustav (Izvjea).

Slika 129 Pristup Izvjetajima preko poetne stranice sustava

Slika 130 Poveznica za pristup izvjetajima

Klikom na "ARM Sustav (Izvjea) otvara se stranica s popisom vrsta izvjetaja na kojoj se odabire eljeni izvjetaj, npr. Aktivnosti korisnika Pregled radnog vremena ukoliko se eli pogledati podatke o utroenom vremenu koje su djelatnici proveli u radu u ARHiNETU.


70

Slika 131 Popis izvjetaja s kojeg se ulazi u pojedini izvjetaj

Klikom na Aktivnosti korisnika Pregled radnog vremena na zaslonu se prikazuju tri padajua izbornika od kojih je prvi Imatelj ve unaprijed odabran, s drugog padajueg

izbornika odabire se svoje ime za vlastite podatke ili --- za pregled svih podataka o djelatnicima svoje ustanove te godina za koju se ele pregledavati podaci. Pregled podataka prikazuje se kronoloki prema mjesecima unutar odabrane godine.

Slika 132 Popunjavanje izbornika

Nakon unosa potrebnih podataka u izbornike, klikom na oznaku se na zaslonu prikazuje izvjetaj s mogunou generiranja (exporta) kao na slijedeoj ilustraciji:

Slika 133 Prikaz izvjetaja


71

Izvjetaj je zatim mogue ispisati u Excelu ili PDF dokumentu odabirom jedne od opcija s

padajueg izbornika i klikom na .

Slika 134 Odabir formata za export izvjetaja

Do Izvjetaja o upisanom registraturnom gradivu imatelja dolazi se takoer klikom na "ARM Sustav (Izvjea) na kojoj je u ovom sluaju s popisa vrsta izvjetaja potrebno odabrati Registraturno gradivo (fondovi i zbirke) - Pregled po statusima zapisa:

Slika 135 Popis izvjetaja

Klikom na Registraturno gradivo (fondovi i zbirke) - Pregled po statusima zapisa na zaslonu se prikazuju dva padajua izbornika od kojih je prvi Imatelj ve unaprijed odabran, dok se s drugog padajueg izbornika Djelatnik odabire ime djelatnika iji se broj zapisa eli vidjeti:

Slika 136 Izbor djelatnika

Nakon odabira djelatnika kliknemo na prikai nakon ega bi se na zaslonu trebao prikazati izvjetaj s mogunou exporta kao na slijedeoj ilustraciji:


72

Slika 137 Izvjetaj

Izvjetaj je zatim mogue ispisati u Excelu ili PDF dokumentu odabirom jedne od opcija s

padajueg izbornika i klikom na .


73

9. Kontakt Za dodatne informacije moete se obratiti:

- administratorima sustava ARHiNET elektronikom potom na adresu [email protected] ili na telefon 01/4801-928;

- djelatnicima arhiva zaduenima za kontakt s Vaom ustanovom; - Odsjeku za gradivo izvan arhiva HDA na telefon 01/4801-926; - Odsjeku za matinu, razvojnu i dokumentacijsku slubu HDA elektronikom potom

na adresu [email protected] ili na telefon 01/4801-954.


arhinet korisnicke upute

Documents