LAS GUTAS ARCHTVSTICAS

vcroR HUGo ARvALo JoRDAN

TNTRODUCCION

I-as GUAS son instnmentos de investigacin en los Archivos, que prestan una granutilidad cuando se uata de:

I Conjunto de Achivos de una Insdncin"I Archivos rooluminosos,I Instituciones archil.{sticas,I Conjunto de Archivos de una regin o un pals,t Temas cclncretos de documentos elegidos:I Por su naraleza,I Por el tema de investigacin.

Las GUAS denen el propsito de senrir cCImo instmmentos de trabajo,consecuentemente son pr.cticas y operativas. No son tratados que e4ponen problemastericcls, tampoco son manuales que ensean cmo se resuehoen pnoblemas de trmites einvestigacin.

Las GUAS se proponen factar la labor de los usuarios, pnofesionales,investigadcrres, que deben preparar la informacin necesaria a fin de que, los planes,pro)ectos, tesis, se sometan a la decisin, con un grado aceptable de segurida de haberincluido los principales elementos de juicio. Se procura perfeccionar el propsito de uso delos recursos informativos.

La gula es un documento a trarzs del cual se orienta o conduce hacia un objetivosealado, en este caso" los documentos.

Est destinada al uso del investigador y es un discurso dividido en secciones. Cadaseccin est vidida en:

Encabezamiento

BosquejoApuntes

El encabezamiento contiene:r N. de seccin.I Tema.t Mtodo.r Tiempo.

I

f

I

1es y equipo necesario.Personal a utilizarse.Medios auxiliares de exposicin.Referencias bibliogrficas y documentarias. I'r I

Ii*stlucjc cie ht con[r]nrr:. Temas principales,. Subtemas.

Los apuntes son el desarrollo del archivo.. Creemos a su vez, gue cuando ms detallado sea el

bosquejo menos extensos pueden ser los apuntes.

[-a guia ser ilitegrada 1:ai: diversos captulrrs qlle srrn las clifercntr:s ]ecr:iones clelFrgralna.

'I'r-rda sect:in clcbc cinenzar con un surrlalio, clehc seguir con c,l as:rr:tu ccn[ralv terminar:. pre lcl"cntrrnrnte. cn i:onclusit]fi,cs sobrc lo planteacio"

Si r:s m-s llrevc- mcnns exigente. mls sinttico. concrr-tamcnte crient.a aJ usuariopci'o nc lencJr Loclos los asrect$*c relacionirdrrs ci:n los fr]nls Lr;rtilclo.s sini: ins bien cllrnsqucjo r{e }os rnisn:os a Lrars clc srts grandcs lncas.

Si bien erisfen moclaliciades ciifcre nte s rn cuanfo a la.s estruc:turi.s '.ie la

iNfrORL'fACIC!-. la*s tfAS cn cstos L:asr'rs son una salv'eclad, sc'Jimitan e cnseilar lairrganizacin v l)fcse nlacir: d la docruneni-acin cstudiacfa com para tornar tJecisioncssohi:e ia rerlizrciirn cle invrstig:rcioncs eiectivas.

I-a organizaciiin utasiva cle los crlntenirios drlclunenteles, tlrcricn gcnrrar prcblt:masinclusil'r confanclo c{.}n lnr.t'r"rf;rios l- Caralcgos. ttrnto para cl arclrivsl"c L]oilro pera iosinvcstigadt'rres, eslos ultimos rcquiei'cn ct']n ine\rr ii-rildemenLo cfe una [N];ORh{\CIXsubst;tncia] tJcl At"chiva en el cual :irnsa realizrr una invc.stigacit-in r") elt Jtrs \rciiirros quci:uedatr tratar un cieterrinadcr irrna. Son ci'idclltrs los prolr]emas al elahorar $na {itr[;X, sinembargo cn la cxposicion rJe los conttnicins, sc espera llegar: a un equilihrio rntre ele,ylrrm cie la generalidircl. clut la h;tce inuril, r, el clera]lc cxcesivo que sera incom,ratii:k:ccn lir inte ncian:iliclad cie la G {' rA.

f-,s algo rnas quc una siu;le lisa cic comprtrbacin y r{}ntrol de los cirlr'umenros. Seutiliza L:ili]to una herrarnienta quc Ltara cie explicar cJ significado cle cacla ;rsicnLtrclcscli:tivo

-v rcllr:u ciertas c.fi.niltrcioncs clc iicterrninarirs tipcrs clc',crinentales. t-a Gt,lAtr;lte a l;i lntarmaein coll un enfoqLre que hace aplicable a los prol:len'ras miiltiples quteplantca la presentacitin cle rocio ripc cie investlgacitlnes. ce usarse con ile,xibilirtaci y senticlopractic. rrrit:nlanclo la usuaric

-v logr;ruclo un facil anllsis )r e\'iurcin.

f-es (;tiAS tienr:n r,'arias en[raclas l]ara clilircidar" la INFlth'Ir\CIi\. y pitlrasalisi:ai:ei: la nccesidac{ dc intor-m;}r a Lls LlsLisrios sobre la rotaliiiact r-{el conr*niclo cic l.rs(Jrlcufiictltos y c.lc lcs servicrios dcl Arcl:,ivo, prporcionncioles urira orientar-:iun general.

Dctre tornarse en cuen[a que los rrnl:esos r:ef,lnaclos de acumulacion ], t'rcoJer-:cin dcintorrncirin, Liendr a cfccLu*rst pur equi;ns clect:cnir:r"s clc or:r.leuacitr.

1-:l archivero es un intcrmediario enfrs el inrrestigailor y el DOCLihltiN'l', alreaiizlr r.ina tlLlit cltl Archivo, ckja cstablecicio un camino. un i:rlocio que e nscila, clir:ige,ccnduce, encarRina al investigacitlr a plrcftO segtu:o"

Cuanto mejor clibor"acl* t-'ste la Gt li;\. t-anto n:rjnr roclr cl utsurri y sl inr,'estigariol:m?rncjar estructuras rie iN f;OR\,,IACt\f , cte tnanei:a simplc v rrpida.

'foda GtTiA prlr su carc'ter propic, prt:senta algunas lirnitaciones:-r\o alrarL'a i]ei-'esariamrnt-c le solucin dc ;robL-mes prr-rpios cle cacla invesrigacin.[:ii 1a Clji;\, algrincs ploi-ricrnas puccicn scr mr'ncicnaclos pefo st--''lo cltandc es

indispensable, srrhre focio e n la iclcntilicacion cle cle te nninaclos grupos dilcuitlcntefes.

-Nc sc 1,'ctencle LaulpoL)o ofrtcer t,ratamientr)s exhaustlrio.l ruc prr\,'ce soiuciones al*s problern;rs c{cntro cie la ;rmplitud temtica. Pasiblerncnte sra ntt:esai:io realzarrJctinicionts para una mcirrr coillpl'ensin dt: sus contt:nicics.

-l::,1 lengrraje erni:leacio en tccla GtliA, Cebe ser llano y gcneratr, pei:o. si los ternils scnpocos u ia gu;r es espccilic;r. cl Ienguajc dr:bc utiiizarst' en {'uncin nJel lcma'J:ordaciil.

-I"a C[-rA no t]'ata a la informacin c]Tlo unidactes fcrnticas riir:igiiiis a {:arnpi}srspr:cficos.

l.ino c{e los prol:lt:mas princil'lalt's i}ara la elat}oracirin dc las Gt-rIAS cnrsisfe en lesitriacin legal de la acct:sibilidari ciccumei:tal, las Gt;l\s requicren clue el Ai'chir,t') rttriltecotl url conoLrimie nlrr legel srrlrre curles son itrs DOCLI\IENTOS acttsiiries l dc cursc paralos in.",estigaciores.

[-as G i,I.,\S purilcn se r prra e I invrstigacior o para los usuerios. un DOCI I \,I]lNl-O aLravfs del cual se orienra o conciuce la iunCamentaciirn de sus rrahajcs e n in','esligacicncs,Lan[r) e n el :lano cienrilic cr]lll en e I pr'rsorll pr:opio.

II\TVHSTIGACINES: lJasicarncnte la {itr \ esL de srinacia al invcslgorlt tcspecializacio en rleterminacios tem;rs: principalmentt son:

Aclrninislrarir,'a.s, lu:s Archil'as constifu}'en tt:r-io Lin ruerpo iclminisrrativn de laIh,f OR.\'lA{.trON ;ri scrvicio cie las insriruciancs.

[:s t'r,idc]rtr entnccs que los lirnitss eventualcs arlicacjos a la comunicacin cle losdocuinenfurs solo alectan tr:rnpcr;--rlmenr,c a e*ct.s v a la e ntidacl pucluctra.

.l'enie nclLr cn cuentir que la aplicacion de les rcnicls clccurne ntalcs en k:s Archir,osdetei:rninan las caractei:sticrs principale.s dc la [it;A, eiectutnclo la l'cconstit.ucitin dt: unirrulen lnetdico c{c confonniclad con Lin organigrarna adrninistrafivo

--v n una presentacin

r{c clocurnrrltos segn el i:rden de las signatur:as. e} rntrclc clc ciasi{'icar lcs docutnentosconcliciona la orgirnizacin de lr Gl{.iiA"

Ptrsrrnak:s, rt:alizaclas por urli pe rsona, pare cigfe ndn: un der*-:chn. realizai:iuvesrig;ciortes tcr:rLicas, o cl* inlcr"ss l:rivado, cf.c.

Cientificas. que ccllstituven Lrlla categcr;i Ce inilagac:ines rcalizaclas pcr ur"]invesrigadr"rr,,r un equip* cie invcstigaclor:es cn una finalidacl cie nrf ica.

I-n es[es situ;tciones, la GL,iiA se convienc en roCo iln discurso cliviciiclo ]n

seL:cinrs.

Cada seccin c.st srii:clil'iciict en:

l) enl'aLrezamie nto, rlue contiene:'"I"ctnt.

L'[t'todrr.-

-I'iempo.

' |.";rilcs I' cquipo ncccsarirl.- Pclscnal a rtilizaitsrr.

- \,{eCias auxiliares de exposicin.- Ilei s ren cias b i h l *gr'rf ic as )' i locu nr enf altas.2) bosque.ft': c'ure con[icne:-I"crnas principales.

'Su}:tr-rnas"El Encabezarniento 1' cl bcsclue io constituve n cl plan esLrucrural c1e I drsarrallil de la

i nve sfigrcion.

.i) apunres,[-os a:untes scr";in cl ciesairollo dcl pltn.1 su \,'cz r lo lar:go cfel dcsan"ollo c-lc la tlllA cs necrsaritr utilizrr r:[ sist.erna tJc

pl'*guntas. Irstas clehen rener una linaliclacl compirensible, d;r nfasis e un puptr) ) exigil-Llna rcsputt-s[a clef'inida. {"as pregulltars lamhien cleben prep?rrirrsr pFeviaitrr:ntr v ct)nsrituir'irarts ck'la GI r;\.

Crcctrlos 't sut vt-z, que cuitndo miis cletallacli: sc el boscirtejo me:nos extr)nss : rir:den sr:' Jeis ;rpnn t.cs"

I.a LlA archir'sfica es inregracie por diversr-rs cap:rultrs qur son las cliferenres.st:ctlir:tlts del prograrnr ciescrittirro. Lls r'ouvcnientc quc toda seccin c'tlmiencr) ct)n unsumario, sr,guieia cfel aspel ccntFal 1' Lenninar, irrciere nfentcltte, cn conclusirlncs sol:rr:ln

plantttado. Deh:e aiusrarse el tema ilispuesto sin cxcedcrse drl nlisrno, cvitilncJo r:n loirosiblt' abundar: en detlles supertliros.

Si i:s rrrts hrevrr. irlens t-xigenre. rnis sintetico. sr:ra ms L'oncreta li Gt iA ilucoricnLa al usuaritr rcro nrr te ncir lodns li:s aslecti:s relacionacfos c:cn los lslaes tr;rtactossino,rns hien el bt-rsguejrr iie los misn:os a trart's de sus grandes lneas.

I:r gua rs. pucs. r-ur insrrllintnto dc investigat'ion quc of-r:ece un panram;r gr:neraltJe los conjunt.irs de k"rs clocrilricnlLls archivxcls a .!os rlue cst clccJicacla, generirlmenlsclividido por fcneiils r) series v r:".mpletada rncciianfe une exposicin cronalgica ck: aaiiministracin proclucLr:ra

.y la lisra dc ics correspilnciienres inslrume ntos deiin'estisacin. i i i

l-a CtjiA cs una i.isin pancrrnica rlc li:s fondis clnc.intentalcs ccnnt:cesrrias pal:a une J:ue na cornprcnsin clc los contcniclos docuulentales.

i-1.stt' au,xili;u: clescriptir,o cs el resultlcJo cic la :rrci,ica cpre sc rcrnonLaInvcntairr general scmmaire drs \rchives cie I [:mpirt:. 1, a I891. r.:on cl i:tarsrics rJes clacrimcn[s conserr's inlx Archives naionales. i ] i

[,; redaccin cle una t it es la resriltante ]' plolongacin cle gran nmero dr\facttrrcs hisrodros- ac{minist-rativos \t ck tci:ir:as cJc ar:chivo. Si bien es ide al v prioritrit''' laclahoraein dc uua gua cit' los u:chivos dc Americe, resultar algo utpict: lnientrris nc' sesolucionen los probleins generales cJe cacla regiiln.

Exisre ]a tt:uclencia general cie cnumcrr los sigr-rie nces ferns e n ias guries:t"- El archir.'o a describir. Cornenzand,o por:

i{isf rxr* felrrhl'o. narrada en tuncitln cie los ciocr.rrnenLs.

'rgislactn^ Sohi:e tor-Jrr en lo L)ilrlcernientc Ja gestin clocurne nlal iliffaalmacenatnienttr cie ciocur]lrrntos rJt:l ar:chivo cicscritr:r, r) comi) liega fa docr-rmentacin alarcltivrr.

r\lguircs a,rchivos, crltlr-'l dc ]os espa"rlcs colocan genrrrihnenrc la lbrografia cleNeclilirio, :lanos, horarii-- de ;itencirin. Convicne sai:er si ha,r,, un sisterna intcgracltr clearcirirtos"

l-a rrglamffitaritittlselccr.s.r.- Se sugie re incluil':

Biblio, -afaque rxistir sahi:e cl arehivo.

^ervicios e r cpr t,, g c ft a . lnic ro{i l nr., lo loc i-r pi as e rc.f'a instttuc'itin produ;{ttru cic lo.r pr{rcie.s. Si es pir}rlir:e conviene poner la

[:Ini;rnbrr cr.-rnplero dr- Iir institucin"2"- It institucin pnrclLrctora" ilom.e nzand* pcr:i'a f{is-'r'fu dr ft ir.qriuc!,.i*. lrreve v {-'oncisa, cn re laein a [a procluccin docurnenta].

Destacinclo Ja imrortancia cle la nstir.ucin.

Ias aciaraci;n

r t867. con els"^inntlirrr p"f

liib,li*g'rtfcde lr rstr Lncit"t. Si es e nt.iciad privada h.4 que rncncior:arla,

3.- Sistema aclortaclot'n la rt:colcccirn cle clat.rs. Se cJcralla el sistr:ma e nnrleadn.

4,- N,fetodolagia empleadaen e I asienttr de ciaros. etaltral li;s criterios ei:rpleaclosparu Ia DESCRTPCIN rle las asient-os clc lcs auxiliares Cescriptivos ineluid.os ci: l:l gu;r. [:.spi:ecisr,r guc no quecien cosrls supuestrs. I-in la crplic:acirin c'leJ E-:atalogcl inchliremos unacliagnosis.

5"- Auxiliar clescriptivo cle la guia. -l'enitncio ei-l clrenLa qutc la guria e.s uil'r-r visionoi:dcnada c{c, las disrintrs l'anclos qur hat'. la redaccin d* los disrinr';s au,xiliarcs srrr,alizarrn suprimie ncJc e l rncitlurnnacio c evitancicl e ns-:enrarlcs poi: lncas. l-a ol'cle nat'in delos fonclLrs v grLrilos docurnsntales e ntrc s sigut'n siendrr r'liic'las"

I-ir {,:t i{ Arcirir.stica r'r suslititl'c ;t Lrti'rrs auxiliare s c{escriptivas cmo losinic:nfarios l' catlogos^ ni suple l;r r-,arencia dc scr-rs.

I-a rcc{accin ctre una tllr no implica, labrlrcs cie inventarirrs i)reiir:s. Su cai'ir:ler gsbasicamil tc descript ivo.

'['ocla {;tiIA fiene cori]ponerttrrs perrnancntcs c1lle son:rcuellos clatr,rs si}meticlos aacti-ralizilcir.-rnr-'s peridicas. Al igual ciuc i-ntir.rs los auxiliaics ciesi'riptivrrs estucliaclos li;rstaahora, i siguicndtr e I rnismo mor{e l,.r ta Gt iA sc estructurr cn Lres partes principiif cs:

Capt u lrrs introduetorios.

tt,eseas descriprirr;rs cJr: los lontlos v colet'cicines.

i\pcnciice s.

CAPTT ILOS INTROD{ ICTORIOSCr"lmpucSLt) 110ffn alinf nLf po1:Introcluccion: I-fan"lada tarnbin l'iminar prtr encittrarsc al cnmir:nzci :i, se reficre

nicamentt a las causas qut moti'-'a:cn [a reciaccitin clrl auxiliar ijescripiivo, ni;rmillmcnLcse Ltrlstiture 1i1,

I--xrosicion rie su gnesis.

lntroclucr:in general. c,xpr*nieilcio el origen ), la liist*ria cle los rti;curnentos. slllenguii i,escri[ura, sll rnodc cle clasiiicat'ion. su accesi]:ilidari"

Antecerirntes,

f;inalicJaci ir gvilhrcifin cle la G t liA,Caracterizrciiin \r estiructura iJe Ia G I ji,,\,AuLr-rres, cilrl li mr:ncin cle las cspcclalidaclcs ti trahajo clur cacla Lillo curil ha

rr:ali'ado parr la claborac,in de la tlLlit.Glosario dc ternrinos trcnicc o espeeializac{o urilizacias.

inc{ic:es: r:l indict: tenf clel rr:ahajo conlo h'rs ndir'es dcscr:iptir,'os, sn parrcsese ncialcs dc la GUiA, cl inciice cic' la tril eJeirc reile'!ar:la esrmcrur:a comrlet;. a lin de darurl conce pro cabal de los aleranrrrs clel trabajo.

Deircmos cri:nside rar e n i,ccJo c?rsc:

inilices alf ahticos dr:

Pf:RS.)NAS, EN {.AR A{.'|l R }:S Tl P{}i,; Rl irl i.OS \i},]R S\ l .} l .\,l

- 4gcre.s, rl] ca rac t er-e.s r pogrdic*s hast arclillah4 f sri a s, cn c atrar-:t r re s t ipr-i griic cs :c cir'', nd r-,s.

f ;o ricfc.s cl o c wnen tc les v s rbcf r,i s i arrE.s.

Coleccir:ns.

,4uxiliarc.silcs*rpir,o.s" [:l trmino fich.cro' na cit:signa ningn ;rixiliar ciesci:iprivil, sr:trata de un sopffie .

Infeirmaciirn prctica" Par rste captuli; sr requi*rc rin anlisis dr los;r*ceclimiei:tos cic] archii o, dr maircr.' Que al r',.rlc*rlos a la INI-ORMACIO'\ de la GiiAt:-xpltgii los sei:r'icios clel archivs.l, ;tsi c{.}rni} las conclicinnes cle la inrrrstigaeion. [-trs suf]-acpit-cs Ce c:s[e capitulo sr:n:

l)*micik dcl Anltivv. f:.1c{cmicilio o l"^s r{ile r:enrcs dnmlcilios cuancJn se Li:afin cicai"chivcs cn varics cicprsils o cuanc{c la Gt,A trafil de i.arics arcirivos: ciireccin" pasral vrelegrfica" relelono, rls ] htrras c{e ;per[urr a] pLrlir:o. fechas clr cirrrrc anual y dasfu iacl cls es:e c ficr.rs.

{}ondicirmes' cleJ se;l, icirv. }'orineliCacle s ilue ciclrcn cumplir los usuarios. seaninvestigadores nacion:les ,, extran-leri:s, t'oirclicit-rncs clc inscrlpclr:, cuando r:xiste unr:egistro clc invest-ig;lclores, cii:r'umsnrcirln

-iusrifir'atir,'a cluc se debe prescnfar, cle rechoseventualcs cltlc J:ir4,a clue alrt:itiu:. la tarjt:ta dc lccror; ctc.. cs dt:cir, [or1rr lc rr:larivn a la*r gan i zac in Cc I a c crnunit: ac iln ciogu1s n tel.

Rtrursos logstiews. Se' incoi:pora tocla ]a INF;O[{\4A{-IN quc permira ,Lar acr(]noer al i-tsitario las dive rsas faciliiiacles logsilcas gue :ue deii clispone r:: capiascerlif icar{as. int-ocopia, tariiits, mir:rolihnacin v r-:opias tnrogrriticei.s. \renta cle instrilrnenrosdr: invcsrigacin nil pr:bl.icaeios. biblioreca ar:ccsi[r]e a Jos inrestigadr:res, particularirladesclc la sala de lecti-ii:a: urilizacion cie orclenlclres. pracesadres de irnagen, maquins delectura de rnicri:lichas, pasibiliclaci dc rrahajar clt gruprr. erlr."

Inftxmacott por c{}ft:spondencia: Posihilidatcles }'limiracinncs reglament;clas delArrhil'n cu;indc rxisrc estc scn'ic:ir:.

crcshilidad doc:umenti$. Indicacin cit: la [e gislacin ]' la rcglame ntaciilnrelaciirnadls crln ti Lrs y hrneficio cie los clocu:rentos" Sc crlLrfiirren, Ias calegor;lsgeneralcs dr: clorrrunentcs, las reglas especijcas dc ceita fondrl sc cxpilnrn en crcta ft-rndo.

{\ux:e:dmento de xslctud:s.lnclicacir)nes srrbre las disril:tas rnodaliclades pare lasolicitucf cle di;curneutr,s cle ;rcuerdo con l;s ccn.lieioncs cJel usuarirr. 'l-rilil"es que |111, eut)culnpllr. lichas qur {-)ornpletar. Reglamentaein dc prstsrrrrrs a1 extc:rir clel archivo ylimitacioncs.

Au;rilar:s descripti*,s,s. l':l \rchivo acleci-ractementr lln'ilc{o clre nta con ;rn"yiliaresclc'scriptivos clc l*s frrnclos. cclcccicncs, hibli*lr*r. ht:mcrttrcr, pulrlir-:acioircsclocumentalcs. investilacic,nes reetizaclas, {lue r:n l sc cnsen,'an; sc cJetallar entoncestodirs estt:s aspectos quc puedt:n se;: cie urilidacl para cl usuario V eJ invcstigadirr. I.osimprtsos se pltese ntan L:ntrfrmc ar las rcglas lrii:liogrticas ur-]ilverlt:iilnalcs.

como:

Orgenizacin de cn,suilta,s. I-s ncccsirio tener un sub'acapitr sohre aspectcs

Au.xiliarcs dese ript.ir,'os a disposicin del usu:lrio.Bibliorccr.

Scn'icia cLe infrnnaciti n.Fr,rbiicaciones cle l Ar"chivo.

t'ic helo cie in vestigar: ion,es.

Centro cle ciilc ume]]t;{cin.Se n,ic ii:s c: u ltu:'.lJes

Servicicls ecl iic at-ivos.

Curscls dc capatitacin \rchivistical.Sen'icios dc musecl y i'*t-rSraiie. ctr'..Conclir' ir-r ncs dc Ia invcstigacin.

EL SERVICIO DELARCHIVO

[:n esi-e sr:guncio capituln, dc r:are t.er ms ricscriptivo, est c{est.inado a inforrnar sohre losclistintos sen'it-:ir.ls clel Ari:hir'fi \ lns frrncis e ncolncnciados e su cusroclia. Su concepcii]perrnite hacer rElirencia histric;r dcl pais, provini.--ia, instirucin coilto cntcxto dclciesarroilo archivistico. [-a clasif ie acin de los dccumentos dcntr.r cL: las tondo.s v scries estccnclicieii::rda pr la clivisin dc {as uirr:unscrirr:ii':nr:s adrninist"rarir,'s. flstr: r-:apluL:tarnhii:n es[ compuesto por surbttulo.s:

,4lcante jursdict'irsnal. C*nvie ne cJar una exposir:ion geogrrfic;r e histrir:a qurrF-recisc la juriselict:iir tcrril'ri;il ), sus cventualt:s rrrot{ificaeioncs. y resuiriclirci:onolgic;unenre los plrntos esrnci;rles cle la historia aciminisrratira cle I rea.

Errytlucit n dcl Archivr. \'larcar los aspecfs lmpartantes ilc la evclircirin dc losA:r;hivo.s rlLit: sr lratiln:

fntcntos ilc DfiSCRIPCthl cclecfir,a,Pro-ver[o inicial v desarrollo cie las lal:ores.tlisrribucir: y per:ioclizacitin cie los trinclos,Oi:clcn cic lcs foncJos cientro cie los peroclos histtiricos,

Sr-rbciivisieines c{c lns,,\rchivos ir phlicils.I.:ncabczarnie nttr itc los foneios,

Ccirucniclo,

Ilatacin,

A ir xi lirc s clt:sc ri pt ivos.

Serics.

[:iihlicgr:afr,(Jrdsn r*pogrticc,Ane,xtrs

indicrObsei:r,ecioncs.'['r-aslac]as

v ciasillt'aciones sucesivos cilre han te nirlr-r lugai'

t-iim.inaciones fortuitas r: siste rnticas, mcncit-rnando l;i.s c:atcgrll ias princi:ales d*:cir-rc urn c nts fr cticJ,cs.

Selccein cle mlresfras, ir:dicando cl inetocirr empfeai{ cn rl muestrco.\,tic: roi'iJr ac irln d e s ursrit uir: ion.

Frrx'edencia cle los drscumentrs. clefinir: la l]rocedencia cle li:s docurne nlos dc;icerd$ con los principics archir'.sticr.rs" Indicando cn lo posihle su higar' $xert cn elorganigr';ffna de su pracedencia.

Hbliografagenrral. cuando cl ai:chivo cuenta cit r:s aspccto.#ihlitgrafia sohrt Arc:hiLrl {i}mpuesta por qlrrllas ohras rela[ir,rs al Aruhivo, c

ague llas quc fut:ron rcalizac{as rne:rce C a }as dr-)cuni}.crifas iicl arr-:hil'c.

DESCRIPCIN GENERALPara su r't:claccitin se rsiromicnda urilizai: el i:retodn deriuctirr * la clasificacin, dr

lo mis a,rnplio a ln ms pcrluciLr'r, es clcc:ir, foncfos. grilps v subgrup+s, st:ries. e inr:luso :orfetrlas. [tcspet-andtr ]os principiss cJe I]rat:edcncia, Frertenencia 1' rde n r"iginal.

I)gs-ql,Ulgig*clgl-fg-+-rb*I-l lirndo abarca r:n conjunt cle ciocurnentos ri:r.reiucidosprtf un organismo, el rnismo que tcfrninnlgica \,' funcicnlnrenle puecle cies*urnponrrsc srlGnrpcs iI Sui:grupcs, unidacies crrespt"rndiente:s a la prorlucciiin cit uniciar{csadminisrrair,'as suhordinadas a una instituq-:liln. Para un?l me'ior DtisC-R.lPCINincrxpor;rmos:

De.rc:ripcin de la Entidarl Froductcra.

1)*'norninacinF{isroriaBlhliagrei'ia

echas hmr,e

lm p*rtir ncitt inat e ri el.

clesci:iircirrn de r:arie sitbcJivisin del fcncic.

Cilntenido cle I loncfc. qllr cr)nsti[uve el irhjero real cle la G[]i;\.Sertalizacin sucint-a cle c;icia fandr:

IlencJrinacin de! fondo:Si r espcl?lrnos el principio cle procedcnci;i, ss tr;idetrte(lue no lodemos c;imlriar le clenornil::rcion origin;ii cie l; cnticlad procluctora. i':l rrohltir:e se;lanterr cuanclo e,rislen r:rganisinrrs qur] han carnl:iaclo cle denorninacin" En estos calsos rsprelterible reciu::ir u| 'rrrrr . Hn L) tc?rte a lcs {irndos rrivacjos, c$nvii'ne inr{icar el ncnthrede la pcrsrlna r cie {a farnili' con{crniu.Ja tr. si se tr:ali de una instituciilrr (;rs*eiaci('rn.oiganisrno. efilpresa de calc[er cu^t;nmir-:o, c^tc.), el lomJ.:i'e rie st1. Por l-irno, en cl casode que se rra[c i{e una coleccirn, se inclicar' sLi Lilul usutl (a r:renuCo cl uoir:brr cle su;lurtor)"i i i

{l_antidatl dc$ur.rent*l:f':s con'".enir-ntc clctlnir las meriicJas cit-, lcs docurncnfos e i-inde dar una iciea al usu;irio, sobre e I rienr.:o v trabajo neccsarit'l para sri labor.

l-t-rs melrl\s iinealcs orienlan atJcc-rLiadarrxrRLe strhre la cantidacl c{ocurnental. tilnurncro de artculos se aplir:a mejor a las scries v ciqlcumentos incliiridualizatJrs. l-a canliilarlclc fojas ilare e,xpec{icntes con una eieinanda consiclcra}rle dc infr.:rrnacion.

I-as dimr:nsiones clel nrerro lineal Im I I lrara cloq-::rnenLos actutJcs) son:I rncfrc cfe longirud,]6 cn:. cle pr:olurnclictacli7 crn. cle elrura por Lei:mino mcciic.

I pie lineal " i),li)5m.I rnetro cirir:i:

-i5,115 pies cribrict-rs.

f,e-c-lXlslimitS:: l';igura en el encal:r:zainicnto cle cada fonclo, grup(), subgiurpo, sci'ics.sc realiza parnlesis. con cl fin cJe sealar.su irnportanci;1. Si se tf?rt] cie co:iir$ ptrslcritlre.s,de be indicirrse.

Se recomiencla l; eieht:raciu dt un r-'uadr"o sii:ttii.ro dc las ltchas lurrire (ir:ic:ial ,rr

final) cle las clistintas uni,,trcles archivsticirs.Ilustracit-rnes, cart{rafia, Ii:de1:enclienre cir: la posi}:iliciad cle pub[car ;rlgunos

cloc,urnentos pol: su irnportancia, las ilust.naciones \/ la cartografa tiencn une granirnporraili:ia, rcalzanc{o su prcstigio.

i i-l-ancrcii, \irre lio. {,}p. Crt.i-,ll antrcli. \urclio. Op. {-iri :i[;rnac]i. Aurello"Op Citi iiTzizqr-icz. \lanuel. p. Cir"