archivo privado publico

ARCHIVOS PUBLICO Y PRIVADO

ANITA CASTRO OTERO

BIBIANA PAOLA MORENO

MARÍA ALEJANDRA VALENCIA

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

GESTIÓN DOCUMENTAL

CARTAGENA

2013

INTRODUCCIÓN

• El presente trabajo tiene como fin el conocer un poco mas sobre los archivos públicos y privados y la forma como funcionan en su programa de gestión documental.

ARCHIVO HISTÓRICO DE CARTAGENA DE INDIAS

ARCHIVO HISTÓRICO

DE CARTAGENA DE INDIAS Archivo Público


• Dirección: Palacio de la Inquisición. Plaza de Bolívar.

El archivo histórico de Cartagena funciona en el edificio del Palacio de la Inquisición conjuntamente con el museo Histórico

• Tel. (57) (5) 6644570 Cartagena de Indias – Colombia • Fecha de la visita: Noviembre 1 de 2013 • Nombre del funcionario: Anibal Fulleda • Teléfono: 6644570 – 6606025 Ext. 112 • Email institucional:

[email protected]


mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

DOCUMENTOS

• PRIMARIOS: Todos los documentos que se manejan en el archivo tienen el carácter de primario: protocolos notariales, escrituras públicas, prensa.

• SECUNDARIOS: Básicamente no tienen documentos de éste tipo. Solo las cartas de solicitud o los memorandos o copias.


SERIE – SUBSERIE – TIPO DOCUMENTAL

• SECCIÓN: Notaria General

• SERIE:

▫ Notaria primera – Serie 1

▫ Notaría segunda – Serie 2

▫ Notaría tercera – Serie 3

• SUBSERIES:

▫ Protocolos notariales

▫ Registros civiles de nacimiento

▫ Registros de matrimonio

▫ Registros de defunciones

• TIPO DOCUMENTAL:

▫ Las escrituras públicas


DOCUMENTOS

• DOCUMENTOS A ELIMINAR

En el Archivo Histórico de Cartagena de Indias no se desecha ningún documento ya que por su carácter histórico son únicos.

• FOLIACIÓN

En este archivo no se folian documentos, ya vienen foliados de las diferentes secciones del Departamento de

Bolívar, la ciudad de Cartagena y los municipios aledaños. En los pocos casos de los documentos que

llegan sin foliar, se enumeran consecutivamente en la parte superior derecha empezando por el número 1.


CLASIFICACIÓN

• No los clasifican en carpetas. Los clasifican en cajas.

• Se clasifican según la procedencia: alcaldía, gobernación, notaria, prensa, etc., y en orden cronológico.


ETIQUETAS

• Logo del Archivo Histórico

• La Sección

• Número de la Caja

• La Serie


MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

• El archivo histórico reúne, organiza y preserva los documentos históricos

• Promueve la consulta del material que reposa en sus salas

• Colabora con otras entidades para la preservación y mantenimiento de archivos del mismo tipo.

• Pero no posee manuales de procedimientos.


GESTIÓN DOCUMENTAL Debido al tipo de archivo que se visitó se determinó lo siguiente:

• No tienen procesos de Gestión Documental como tal. Los únicos documentos que se procesan es cuando se responde una carta y de inmediato se archiva.

• El archivo se considera como “disposición final” de los documentos de mas de 30 años de la Gobernación de Bolívar, la Alcaldía de Cartagena y algunos municipios aleñados.

• Los procesos que tiene con respecto a la documentación que les es enviada son:

▫ Recepción: se reciben debidamente foliados.

▫ Organización: se organizan en cajas especiales.

▫ Conservación: se mantienen en un ambiente que facilite su conservación en el tiempo

▫ Consulta: de fácil acceso a quien desee consultarlos.


DOCUMENTO PRODUCIDO EN EL

ARCHIVO

• El archivo Histórico de Cartagena de Indias no produce documentos como tal, ya que los documentos que en el reposan son enviados desde otras dependencias del departamento de Bolívar , la ciudad de Cartagena y algunos municipios.

• En el caso de una escritura pública, se realiza en una notaría donde queda una copia. Treinta años después es enviada al Archivo Histórico.


SECCIÓN PREGUNTAS 1. ¿Que es Gestión Documental?

▫ Es el proceso que tiene el documento desde el momento en que se produce hasta su disposición final.

2. ¿Cuáles son las ventajas de la Gestión

Documental? ▫ Organizar fácilmente toda la documentación. ▫ Reducir el tiempo de consulta. ▫ Reducir la duplicidad de documentos.

3. ¿Cuáles son las desventajas de la Gestión Documental?

▫ Inversión económica mayor. ▫ Definir planes de respaldo para la información.


4. ¿Cual es la función del archivo?

▫ Conservar los documentos de carácter histórico que llegan a sus dependencias

5. ¿Cuáles son los documentos mínimos que debe contener una Historia Laboral?

▫ Hoja de vida

▫ Copias de certificados de estudio

▫ Copias de constancias laborales

6. ¿Se deben elaborar las Tablas de Retención por procesos?

▫ Si. En el archivo histórico si se hacen tablas de retención por procesos.



7. ¿A que le llaman fondo documental?

▫ A todos los documentos que están en el archivo se le llama fondo documental

8. ¿Como almacenan la información para garantizar la integridad de los documentos?

▫ Se usan cajas archivadoras especiales para archivo que tienen un PH neutro para que no dañe los documentos.

9. ¿Cual es el perfil de las personas que laboran en el archivo?

▫ Para los técnicos mínimo bachiller.

▫ Para los demás cargos que tenga algún conocimiento mínimo en archivo.


10.¿Con que mobiliario cuenta el archivo?

▫ Estantería fija para documentación pesada como la prensa

▫ Estantería móvil.

▫ Archivadores

11. ¿Quien puede acceder a la información que conserva la Oficina de Administración Documental ?

▫ Todos. La documentación que se preserva en este archivo es pública. Solo en casos especiales se restringen algunos documentos por ordenes legales tales como escrituras de tierras con múltiples dueños.


ESTANTERÍAS MÓVILES ESTANTERÍAS FIJAS

EVIDENCIA FOTOGRÁFICA


EMPASTE ZONA DE CONSERVACIÓN


ESTANTERÍA FIJA DE PRENSA SALA DE LECTURA

DEPOSITO CENTRALIZADO DE

VALORES – DECEVAL S.A. Archivo Privado

DEPOSITO CENTRALIZADO DE VALORES - DECEVAL

• Dirección: Av. Calle 26 No. 59 – 51 Bogotá.

• Fecha de la visita: Noviembre 1 de 2013

• Nombre del funcionario: Miguel Alfonso León Acuña

• Cargo: Coordinador de Gestión Documental.

• Teléfono: 3765460 Ext. 1724 1528 o 1533


DOCUMENTOS

• PRIMARIOS: Se manejan muchos documentos primarios vitales para el funcionamiento de la empresa: embargos, contratos y actas.

• SECUNDARIOS: Básicamente son los que ya cumplieron su función pero se archivan porque sirven de testimonio: historias laborales, pago de dividendos, certificado de valores en depósito.


SERIE – SUBSERIE – TIPO DOCUMENTAL

• SERIE:

▫ Certificaciones – Serie 1

▫ Operaciones Especiales – Serie 2

▫ Bloqueo por embargo – Serie 3

• SUBSERIES:

▫ Certificaciones para embajadas

▫ Traspaso por sucesión

▫ Embargos

• TIPO DOCUMENTAL:

▫ Notificación de certificación

▫ Escritura pública

▫ Orden de embargos


DOCUMENTOS A ELIMINAR

• Los que no son documentos de archivo, como:

▫ Comunicaciones informativas.

▫ Publicidad.

▫ Comunicaciones que ofrecen servicios, sin ser solicitados.

▫ Copias de copias, que no hacen parte de un expediente.

• En conclusión todas las comunicaciones que no generen trámites.


FOLIACIÓN

• En este archivo se numera de forma consecutiva, sin omitir ni repetir números.

• Se escribe el número con lápiz de mina negra en la parte superior derecha de la cara recta del folio, sin alterar membretes o sellos.

• Si existen errores en la foliación esta se anula con una línea diagonal evitando tachones.


CLASIFICACIÓN

• Los documentos se clasifican de acuerdo al Sistema de Clasificación dado por las TRD, conforme con el principio de procedencia.

• Se ordenan de forma cronológica y ascendente.

• Se describen, orientándose al cumplimiento de los Estándares Internacionales de Descripción, como son: la serie, oficina productora, nombre del expediente, fechas extremas, número de folios, entre otros.


ETIQUETAS

• Las etiquetas de las carpetas deben tener:

▫ Consecutivo numérico (código de barras).

▫ Descripción

▫ Serie

▫ Subserie

▫ Fechas extremas

• Las etiquetas de las cajas deben tener:

▫ Consecutivo


MANUALES DE PROCEDIMIENTOS • Es el documento que contiene la descripción de un grupo de

actividades que se deben seguir en la realización de unas funciones.

• Sirve para conocer el funcionamiento interno.

• Ayudan en la inducción de un puesto de trabajo y en la capacitación del personal.

• Intervienen en la consulta de todo el personal.

• Indica los a los empleados lo que deben hacer facilitando las labores de auditoria


GESTIÓN DOCUMENTAL

• Cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en el Archivo de Gestión en la entidad visitada y en qué consiste cada uno de ellos (Producción, Recepción, Distribución, Trámite, Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de documentos).

▫ Producción: Cada área dependiendo de sus procesos, es quien genera los documentos, ya sean dirigidos a personal interno (estas comunicaciones o documentos se generan por medio del aplicativo GestionDoc, asignando una tarea a la persona a quien va dirigida) o externo.


▫ Recepción: Al llegar a la ventilla de radicación de entrada, las comunicaciones o documentos son verificados, que vengan dirigidos a Deceval, se procede a analizar el contenido y determinar a que área se radica.

▫ Organización: Se organizan por consecutivo o número de radicado asignado por el aplicativo GestionDoc, son digitalizados y distribuidos por el aplicativo, para finalmente ser entregados en físico al área encargada. Allí son asignados al funcionario encargado de dar trámite, al concluir esta proceso son remitido al Archivo por el aplicativo.


▫ Consulta: Cuando un documento es requerido, el área de Ges Documental tiene definidos unos procedimientos para su consulta, como: Solicitud, registro de la misma por medio del aplicativo GestionDoc, cargue del documento a la persona que lo requirió y posterior a su devolución, descargue del préstamo.

▫ Conservación: Se dispone de unidades de conservación (carpetas) e instalaciones adecuadas, igualmente se dispone de un área provista de un sistema de seguridad y monitoreo (acceso restringido), ambiente.

▫ Disposición final: Los documentos reposan en el área de GesDocumental.


• Los procesos del Programa de Ges Documental que se desarrollan en el Archivo central de Deceval, consisten en:

▫ Organización: Se refiere a la organización física de los expedientes, de acuerdo con su serie documental (agrupados por temas), como: actas, historias laborales, etc.

▫ Consulta: Cuando un documento es requerido, el área de Ges Documental tiene definidos unos procedimientos para su consulta, como: Solicitud, registro de la misma por medio del aplicativo GestionDoc, cargue del documento a la persona que lo requirió y posterior a su devolución, descargue del préstamo.


ARCHIVO CENTRAL

▫ Conservación: Se dispone de unidades de almacenamiento (cajas), conservación (carpetas) e instalaciones adecuadas, igualmente se dispone de un área provista de un sistema de seguridad y monitoreo (acceso restringido), ambiente y reproducción en microfilmación.

▫ Disposición final: Hasta el momento no se ha revisado una eliminación de documentos, pues los documentos son más o menos de 18 años, y si se realiza debe hacerse formalmente establecido por el Comité de Gestión Documental.


ARCHIVO HISTÓRICO

• Organización: El proceso es similar al Archivo de Gestión y Central, Se refiere a la organización física de los expedientes, de acuerdo con su serie documental (agrupados por temas). Solo que estos documentos ya reposan en un lugar diferente.

• Consulta: También es similar al Archivo Central, cuando el documento es requerido, se realiza la solicitud, se registra la misma por medio del aplicativo GestionDoc, se solicita el expediente al Archivo Histórico, se carga del documento a la persona que lo requirió y posterior a su devolución se descarga el préstamo y se remite nuevamente al lugar donde reposa el Archivo Histórico.


• Archivo Histórico, se carga del documento a la persona que lo requirió y posterior a su devolución, se descarga el préstamo y se remite nuevamente al lugar donde reposa el Archivo Histórico.

• Conservación: Las unidades de conservación (carpetas de aletas de cartón decalcificado), se ha hecho la reproducción en microfilmación, igualmente se dispone de un área adecuada con controles de ambiente y acceso.

• Disposición Final: Conservación total.


DOCUMENTO PRODUCIDO EN EL ARCHIVO (1)

• Dependencia Acciones

• Documento: Solicitud cambio depositante

• El accionista radica la solicitud en la ventanilla de radicación

• Se hace la recepción del documento con un número único de radicación, Entregándole la copia de recibido al accionista

• Se entrega el documento tanto físico como digital al área encargada, en este caso es Acciones

• El área de acciones se encarga de enviar dicha solicitud a la entidad donde se encuentran las acciones para realizar el respectivo cambio

• El área de acciones entrega la respuesta para el accionista en el área de correspondencia (copia y original) para asignarle un número de radicado y entregar la respuesta al accionista ya sea vía correo electrónico o físico

• La prueba de entrega archiva junto con la copia enviada


DOCUMENTO PRODUCIDO EN EL ARCHIVO (2) • Dependencia: Acciones

• Documento: Respuesta solicitud certificado de acciones y dividendos Grupo Aval

• Un accionista radica una solicitud de certificado de acciones y dividendos Grupo Aval, en la ventanilla de recepción de documentos, allí se le asigna un radicado y se le entrega copia de este al accionista como recibido.

• Dicha solicitud se digitaliza y distribuye digital y física, al área encargada, que en este caso es Acciones.

• El área produce respuesta a dicha solicitud.

• Le da el visto bueno el analista.

• Es firmada por el jefe de área (quien tiene la firma autorizada).

• El área hace entrega de dicha respuesta (en original y copia) al área de GesDocumental.

• Allí es radicada asignándosele un número único.

• Se envía la respuesta al accionista (vía mail o entrega personalizada), quien firma un soporte de entrega como acuse de recibido.

• El soporte de entrega se adjunta a la copia de dicha respuesta.

• Y finalmente esta es archivada.


SECCIÓN PREGUNTAS 1. ¿Cuáles cree que son las ventajas de haber

implementado GesDocumental en el Depósito? • Considero que normalizar el proceso de GesDocumental

en Deceval a agregado valor en aspectos como: ▫ Control de los documentos desde se recepción o producción

y a través de todas las etapas de GesDocumental. ▫ Asegurar la trazabilidad en los procesos. ▫ Definir políticas para la administración de los documentos

a través de los proceso de ges documental. ▫ Proveer infraestructura adecuada para el proceso. ▫ Disminuir los riegos asociados a la administración de

documentos. ▫ Alinear el proceso con los procesos de negocio de cara a la

satisfacción del cliente y a la mejora continua. ▫ Asegurar el cumplimiento de requisitos legales y de

promesas de servicio.


2. En cuanto a la organización de los documentos, ¿son aplicadas las TRD?

• En efecto la organización de los documentos de archivo se realizar con base en la clasificación dada por la TRD

3. ¿Cuáles son los controles que tiene esta área en cuanto a las comunicaciones internas y oficiales?

• Para la administración de comunicaciones oficiales internas y externas se han definido varios controles desde su producción y hasta su incorporación al archivo, tales como:

▫ Definición de políticas para la recepción y envío

▫ Políticas para producción de comunicaciones oficiales

▫ Normalización de formatos

▫ Políticas para suscribir comunicaciones oficiales

▫ Control por medio de radicación

▫ Control de distribución y seguimiento al tramite


4. ¿Quién puede y de que manera acceder a la información que conserva el parea de GesDocumental?

• Se han definido políticas para el acceso a los documentos de archivo y por ende a la información que ellos contienen, dichas políticas esta basadas en la clasificación de activos de información definidas dentro de las políticas de seguridad de la información de Deceval. En principio cada área puede consultar los documentos que produce pero se han definido políticas de restricción de acceso por razones de confidencialidad y seguridad de la información


5. ¿Quien dirige la política de gestión documental en Deceval?

• El sistema de Gestión Documental en Deceval es dirigido por el Comité de Gestión Documental de la entidad, dicho comité es un órgano asesor interno de alta dirección, liderado por el área de Gestión Documental e integrado por miembros nivel de Vicepresidencia.

6. ¿Se han incorporado los documentos electrónicos en las políticas de GesDocumental?

• En las políticas de gestión documental de Deceval se han tenido en cuenta todos los posibles soportes en que se producen documentos de archivo.


7. ¿En Deceval se asigna presupuesto propio para Gestión Documental?

• Dentro del presupuesto de la entidad, Gestión Documental tiene asignado rubro propio tanto para funcionamiento como para inversión.

8. ¿Cuál es el perfil de quienes laboran en el archivo?, en general ¿Cuáles son sus funciones?

• El perfil de quienes laboran en el archivo es, Profesionales o Estudiantes de Ciencias de la Información, la Documentación, Bibliotecología y Archivística, de Sistemas de la Información, Administradores documentales, tecnólogos, archivistas.


9. Las funciones son todas las contempladas dentro del PGD.

▫ Elaboración de Inventarios

▫ Entrega de informes

▫ Elaboración y Actualización de TRD.

▫ Procesos técnicos propios del proceso.

▫ Elaboración de proyectos de área.

▫ Ejecución de proyectos de área.

▫ Implementación de procesos de mejora a los procesos.

10. ¿Con qué mobiliario cuenta el archivo? Describa

• Archivo rodante con estantería metálica, de 7 entrepaños por cada cara, con tres divisiones, 9 caras para un total de 18, altura de 2.50 metros y ancho de 1 metro, una de las caras del sistema rodante cuenta con planoteca y almacenamiento de medios magnéticos y rollos de microfilmación.


11. ¿Cómo se almacena la información en el archivo?

• Los documentos son almacenados en carpetas de yute color neutro y con ganchos plásticos para evitar el deterioro de los mismos, igualmente se cuenta con termo higrómetro para medir la temperatura ambiente, los expedientes son ubicados en la estantería metálica; igualmente tenemos información en diversos soportes como Rollos de Microfilmación, planos, CD, para lo cual se dispone de estantes destinados para este tipo de soportes.


EVIDENCIA FOTOGRÁFICA

ESTANTERÍA MÓVIL VENTANILLA DE RECEPCIÓN


CORRESPONDENCIA GESTIÓN


NUMERACIÓN CORRESPONDENCIA


CONCEPTOS GENERALES DE ARCHIVOS

• ARCHIVO TOTAL: Es el concepto que hace referencia al proceso de los documentos en su ciclo vital.

• CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: Etapas sucesivas por las que atraviesa un documento desde su producción o recepción hasta su eliminación o conservación.

• PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Es el que establece que los documentos producidos por una dependencia no deben mezclarse con los de las otras.

• PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Es el que establece la disposición de los documentos respetando la secuencia con la que se produjeron.

• FOLIO: Hoja

• LEGAJO: Son un conjunto de documentos atados o empastados para su fácil manipulación.

• FONDO: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones.

• SUBFONDO: Conjunto de documentos relacionados entre sí que corresponde a la subdivisión de la dependencia o institución que los origina.

• SERIE: Es el conjunto de unidades documentales, generadas por un mismo órgano productor, como ejercicio de sus funciones específicas.

• SUBSERIE: Son el conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie.

• TIPO DOCUMENTAL: Unidad documental originada con formato y contenidos distintos que sirven como elementos para clasificarla y describirla.

• TABLAS DE VALORACIÓN: Listado de series documentales a los cuales se les asigna un tiempo de permanencia en el archivo central

• TABLAS DE RETENCIÓN: Listado de series con sus tipos documentales, en la cual se asigna el tiempo de permanencia en cada ciclo vital de los documentos

• VALOR PRIMARIO: Cualidad que adquieren los documentos desde que se producen/reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, legales, fiscales, contables.

• VALOR SECUNDARIO: Es el que adquiere un documento cuando ha perdido la validez con la cual se produjo, se convierte en un testimonio para la validación de los hechos

CONCLUSIONES

• Luego de visitar los dos archivos público y privado podemos concluir que a pesar de ser entidades de orden diferente comparten muchos criterios para la organización particular de cada uno.

BIBLIOGRAFÍA

• http://sturizo.blogspot.es/

• http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1264

• http://www.slideshare.net/asoriag/el-documento-presentation

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http://www.slideshare.net/asoriag/el-documento-presentation







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