archivo fundaciÓn sÓcrates
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Análisis del archivo de la fundación SócratesTRANSCRIPT
AR
ARTE POR LA VIDA, VIDA POR EL ARTE
Director:Julio César Londoño Pulgarín
Secretaria:Jenifer Maciel
Personal docente:5 Profesores
Ubicación: Carrera 46 # 60-55.Prado Centro
MISIÓN Y VISIÓN El centro artístico y cultural ´´Sócrates´´
propenderá por cubrir carencias artísticas y culturales de una sociedad y un entorno local que necesite de un cambio revolucionario de los esquemas de formación tradicionales con proyección social.
DOCUMENTOS QUE PRODUCENContrataciónRegistros contablesRegistros de los estudiantesProyectos ejecutados y para ejecutar
Certificados de estudioPlan de estudio
IMÁGENES DEL ARCHIVO
ELABORACIÓN DE DOCUMENTOSEn la Institución no se tiene ninguna política
definida para la elaboración de los documentos, lo único que se tiene “normalizado” es el membrete respectivo de la fundación.
Fecha de elaboración de los documentos.Utilización de papel reciclado para los
documentos de uso interno.
ELABORACIÓN DE DOCUMENTOSUtilización de papel reciclado para los
documentos de uso interno.No se lleva un control sobre los documentos
que se producen.La comunicación con los docentes es por
medio de celular o correo electrónico.Los documentos que llegan a la Institución no
se registran en ninguna planilla.
ENVÍO Y RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Para el envío de documentos no se
utiliza el servicio de mensajería, se realiza de manera directa.
La contabilidad se maneja por medio de outsourcing con la empresa Conglobal.
No existe control para los documentos que llegan a la Fundación.
Los documentos que se reciben son básicamente invitaciones a eventos, actividades culturales y exposiciones.
RECOMENDACIONESCapacitación del personal.Implementación de los siguientes acuerdos:
Acuerdo AGN 060 de 2001 Administración de comunicaciones oficiales en entidades públicas y privadas.
Acuerdo AGN 039 de 2002 Tablas de retención documental.
Acuerdo AGN 02 del 2004 Lineamientos para la organización de fondos acumulados.
RECOMENDACIONESLey 4 de 1913, artículo 289 inventario de
documentosAdecuar un espacio para el almacenamiento
de los documentos.Hacer uso el correo certificado
Hacer una copia de recibido de los documentos que se producen
CONCLUSIONES La Fundación es una entidad encaminada a
llegar a personas que tienen pocas posibilidades para el aprendizaje de las distintas manifestaciones artísticas.
Administrativamente está mal direccionada por lo cual hasta el momento no le prestan atención a los documentos sino a las obras que allí tienen.
CONCLUSIONES La Fundación “Sócrates: Arte por la vida, vida
por el arte” necesita proyección hacia el futuro y está claro que como institución educativa en algún momento va a requerir certificarse, o en un promedio de cinco años el flujo de alumnos va a ser mucho mayor, la recuperación de la información se va a tornar mucho más difícil.