architectuur als dienend voor organisatie zonder oefeningen

Training/workshop

Architectuur in dienst van de organisatie

André Hollants, B-ALLignedTel: 06-10488355

Plaats van Architectuur

Operationeel

Tactisch

StrategischArchitectuur

Organisatie als een geheel

Drives voor architectuur

Wettelijk verplichtMeedoen met de rest (anderen hebben het ook)Grip op ICT/software ontwikkelingSturen van ICT

Inzicht in samenhang (impact bepaling)Afbakenen vrijheidsgraden voor de inrichtingMogelijkheid tot regievoering (niet alleen IT)

Bedrijfsprocessen

Aandachtsgebied Business architectuur

Externe omgeving

Wet en regelgevingVraag uit de markt

Input voor

StrategieInterne knelpunten Eigenschappen

Producten en diensten Mensen en middelen

Primaire processen Ondersteunende processen Organisatie

ProcesstappenGegevens

Document Applicaties en deelapplicaties

Bepaalt afbakening en stelt eisen aan

Geleverd / uitgevoerd door

hebben

Worden (deels) ondersteund doorVastgelegd in

Bestaan uit

Bestaat uit

Input voor Input voor

Gebruiken

leveren

Input voor

Strategie als richtinggevend

Missie:Wat wil je zijn als bedrijf of organisatie?Voor overheidsorganisaties: Welke wettelijke taken moet ik uitvoeren?

Visie:Hoe wil je dit bereiken?

Waarden:Welk gedrag wil ik hierbij hanteren en hoe bewaken?

Bedrijfsprocessen

Wat hebben we nu besproken?

Externe omgeving


Input voor








hebben


Bestaan uit

Bestaat uit


Gebruiken

leveren

Input voor

Besef van meerduidige

visie en waarden

De noodzaak voor een eenduidige strategie

Strategie wordt geïnterpreteerd vanuit eigen perspectiefStrategie is input voor verschillende aandachtsgebiedenStrategie vaak te algemeen om direct toe te passen binnen het eigen aandachtsgebiedVisie geeft afbakening (toetsbaar) maar missie vaak ‘verwarrend’ (niet eenduidig vanuit verschillend perspectief)

Missie moet concreet gemaakt worden:– Beschrijving moet leiden tot een eenduidige interpretatie– Uitleg waarom we dit graag willen

Hulpmiddel 1: Formulering van principes

NaamEen korte naam om het principe aan te duiden

Statement: Een beschrijving van het principe waarin het principe ondubbelzinnig wordt geformuleerd zodat voor iedereen duidelijk is wat het principe concreet inhoud.

Rationale: Een motivatie waarom het van belang is om je aan een principe te houden.

Implicaties: De implicatie van het principe: met name de nadelen

Waarom gezamenlijk dit proces doorlopen?

Gezamenlijk concretisering van missie leidt tot:

– Gedeeld beeld over de manier van werken– Inzicht in de gevolgen vanuit verschillend perspectief– Een gezamenlijk gedeelde missie draagvlak– Een eerste inzicht in de impact voor de ‘eigen’ afdeling– Een heldere focus op de gewenste inrichting

Bedrijfsprocessen

Wat hebben we hiermee bereikt?

Externe omgeving


Input voor








hebben


Bestaan uit

Bestaat uit


Gebruiken

leveren

Input voor

Eenduidge hoofd-

principes met impact

Nut van principes vanuit bedrijfsperspectief

Op dit moment zijn de belangrijkste principes voor de organisatie als geheel bepaald.

De basis voor een goede sturing is gelegd:– Mogelijkheid om te toetsen welk programma de meeste

toegevoegde waarde levert (bijdrage aan de principes)– De focus voor de gewenste inrichting is bepaald– Mogelijkheid om verder uit te werken naar

aandachtsgebieden

Afgeleide principes

Hoofdprincipes

Gegevensprincipes

Procesprincipes Ontwerpprincipes

Bouwprincipes (constructie)

IT principes

….. principes

Kaders voor beleidKaders voor ontwerpKaders voor constructie

Bepalend voor focus op de inrichting

Hierarchievan ‘wetten’ of ‘waarden’

Validatie

Validatie

Validatie

Verdieping van principes

Reduceren van complexiteit

Grote organisatie kennen een grote hoeveelheid aan processen en een grote mate van complexiteit.

Gewenst:– Overzicht van het geheel aan processen– Inzicht in de afhankelijkheden van processen– Inzicht in regievoering

Hulpmiddel 2: Het gebruik van functies

Uitdaging: Samenhang van alle processen in de organisatie – Relateren aan te leveren producten/diensten primaire processen– Gemeenschappelijke sub-processen– Vanuit wetgeving noodzakelijke vereisten– Wie gaat waar over

Waarom gebruik maken van concept van functies?– Abstraheren van processen naar functies– Functies zijn ‘stabiel’– Het beleggen van verantwoordelijkheden naar functies

Hoe komen tot synergie en samenhang

Bedrijfsproces

proces proces

Type bedrijfsproces: keten, primair, ondersteunend of besturendTypen proces: werkproces, deelproces

proces proces

Bedrijfsproces

proces procesproces proces

Uitgevoerddoor

Uitgevoerddoor

Bedrijfsfunctie Bedrijfsfunctie

Uitgevoerddoor

Uitgevoerddoor

Voorbeeld: de Postkamer

Het postproces bestaat uit de volgende processtappen:– Ontvangen van post– Openen en registreren van post– Het routeren van post naar juiste afdeling/functionaris

– Het ontvangen van te versturen post– Het registreren van uitgaande post– Het envelopperen en frankeren van post– Het versturen van post

– Verantwoordelijke: Hoofd facilitaire dienstverlening, bij elektronische post vaak iemand anders

De postkamer als functie/dienst

Ontvangen van berichten uit de externe omgevingVersturen van berichten aan de externe omgeving

Het aanbieden van functies als dienst

De beloftes van dienstoriëntatie

– Flexibiliteit– Lagere complexiteit– Lagere beheerkosten– Kortom: Meer doen met zelfde budget

Huidige status 10% ontwikkeling 90% beheer

Hoe te bereiken?

Eénduidig beleggen verantwoordelijkheden– Afstemmen bedrijfs- en IT strategie – Inzicht in de samenhang

Meten van de overeengekomen prestaties– Concept van dienstoriëntatie niet alleen extern, maar ook intern bruikbaar.

Impact op verschillende aspecten:– Impact op governance– Impact op regievoering– Impact op Architectuur

Impact op de governance

Gevolgen voor de business– Vooraf impactbepaling bedrijfsactiviteiten– Dienst/service kent 1 eigenaar (leverancier)– Werken met afspraken en deze toetsen– Vertrouwen (door afhankelijkheden)

Gevolgen voor de IT – Niet degene die betaalt, maar degene die bepaalt is

(functioneel) opdrachtgever– IT investeringen zijn business gedreven

(schaalbaarheid)– Life Cycle Management op componenten (focus is de

koppeling)

Impact op de regie

Impact voor de business– Inzicht in afgebakende bedrijfsfuncties (de ‘kapstok’)– Vooraf impact bepalen (welke diensten betrokken?)– Sturing vanuit verantwoordelijk(!) management– Toedelen budget naar bedrijfsfunctie– Afstemming inplannen

Impact op IT– Kort cyclisch ontwikkelen– Gebruik open standaarden– Meten en rapporteren van performance– Goed inrichten van versiebeheer

Impact op de architectuur

Noodzakelijk dat business architectuur als middel ziet.– Afstemmen met business om ‘kapstok’ te maken– Indeling organisatie in domeinen (functionele gebieden)– Onderschrijven van aspectarchitectuur (gaat over domeinen heen zoals beveiliging, gegevensgebruik enz.)

Bepalen van de juiste granulariteit (complexiteit) van een dienst– Afweging flexibiliteit en standaardisatie vanuit business behoefte en technische haalbaarheid / wensbaarheid

Stelt zware eisen aan de infrastructuur – Is een ‘nutsvoorziening’: schaalbaarheid

Nut functie/dienst benadering voor organisatie

Samenhang wordt inzichtelijk beter inzicht op mogelijke impact bij veranderingToedelen van verantwoordelijkheden op basis van functie minder kans op meerdere oplossingen voor uitvoering zelfde functionaliteitReductie complexiteit Beter inzicht in eisen aan generieke oplossingenRelatief makkelijk uit te besteden

Bedrijfsprocessen


Externe omgeving


Input voor








hebben


Bestaan uit

Bestaat uit


Gebruiken

leveren

Input voor

(Generieke) functies / diensten

Organisatiemodel

Inzicht samenhang

(procesmodel)

De informatievoorziening

Binnen de meeste organisaties wordt de informatievoorziening steeds belangrijker.

– Het sturen van processen en activiteiten– Besluiten nemen op basis van rapportages– competitief voordeel te creëren en organisaties slimmer

te kunnen laten werken: Business Intelligence

Maar…– Data is geen informatie– Vergelijk ik geen appels met peren?

Informatie <> data

Kennis

Informatie

Gegeven

Data

Waarde Betekenis Interpretatie wereldbeeld

ICT Aanbod Vraag

Belang van definities

Klanten die de meeste winst opleveren?

Klanten met de meeste omzet?

Wie bedoel je met klant? ?

Wie zijn onze beste klanten

Hoe weet ik dat we het over hetzelfde hebben?

Belang van context

Wat te doen met mensen die op meer dan één

afdeling werken?

Alleen mensen in loondienst??

FTE of aantal fysieke mensen?

Wat ga je doen met het antwoord?

Hoeveel mensen werken er in onze organisatie?

Hulpmiddel 3: Metadata administratie

Het hebben van een metadata administratie kent vele voordelen maar brengt ook hoge kosten met zich mee.

Voor de belangrijkste gegevens is er een business eigenaarGegevens worden op één plek onderhouden, bijvoorbeeld personeelsgegevens in het HR systeem.Gegevens ontstaan in een proces in een bepaalde context

Dit alles wordt vastgelegd in een gegevensmodel

Voorbeeld voor inrichten generiek BI

Bedrijfsprocessen


Externe omgeving


Input voor








hebben


Bestaan uit

Bestaat uit


Gebruiken

leveren

Input voor

Gegevensmodel

Nut van architectuur: Samenvatting

Architectuur helpt u bij de focus op de inrichtingArchitectuur helpt u bij inzicht in samenhang en vooraf bepalen

impact van een verandering d.m.v. abstractiesArchitectuur helpt u bij het nemen van investeringsbeslissingenArchitectuur helpt u bij de kwaliteit van bedrijfsvoeringArchitectuur biedt u de mogelijkheid tot regievoering

Architectuur is beperkt tot rationele overwegingen en besluitvorming.

Architectuur is geen doel op zich, maar een middel. Zolang architectuur niet bijdraagt aan de organisatie doelen dan is hij van weinig nut.

architectuur als dienend voor organisatie zonder oefeningen

Documents