archieflink juli 2017 opmaak 1 22/06/17 18:20 pagina 1 rchieflink€¦ · voor een archiefdienst...

@rchieflink - jaargang 17 - nr. 3 - juli 2017 1

rchieflink

In een eerste bijdrage over het tot stand komenvan Archief Gent hebben we het kort gehad overde eigenheid van de twee archiefdiensten diehier in zijn samen gegaan, het Stadsarchief Genten het OCMW Archief Gent. Ondanks de ver-schillen tussen beide diensten bleek dat er éénzaak centraal stond: het gebruik van de collec-tie. En of die gebruiker zich dan in de admini-stratie situeert of daarbuiten, speelt eigenlijkweinig of geen rol. Dat uitgangspunt vormde eenbelangrijke basis om de voornaamste activitei-ten van de nieuwe dienst vast te leggen en eenor ganogram uit te tekenen.

DIENSTVERLENING

Op basis van enkele workshops met medewerkersvan zowel Stadsarchief als OCMW Archief kwamenwe al snel tot een definitie van de voornaamste ac-tiviteiten, waarop we dan een organogram kondenbaseren. Een eerste activiteit is het bieden vandienstverlening. Dat zien we best ruim. Het gaatniet alleen over de werking van de leeszaal, maarook over de digitale dienstverlening van ArchiefGent. Het is de bedoeling dat de bezoeker zowelvan een fysieke als van een ‘virtuele’ leeszaal kangebruik maken. Een belangrijk onderdeel van dedienstverlening is het werk achter de schermen!Voor een archiefdienst met de grootte van ArchiefGent is er een team achter de schermen nodig datelke dag opnieuw instaat voor de goede werking:stukken uit het depot halen en terugbrengen, dos-siers en (beeld)documenten verpakken en digitali-seren, vragen van bezoekers, geïnteresseerden en deeigen administratie beantwoorden,… Voor een ge-wone be zoeker blijft deze activiteit grotendeels on-zichtbaar. Toch is de back office werking van eenarchiefdienst van kapitaal belang. Bij het opmakenvan het organogram werd ruim de helft van het hui-dige personeel op deze activiteit toegewezen, watmeteen een bewijs is van het belang ervan.

COLLECTIEBEHEER

Voor het bieden van dienstverlening heb je natuur-lijk een voorwerp nodig, de collectie. Het beherenen verzorgen van de collectie is een tweede activi-teit van Archief Gent. Een eerste belangrijke taak ishet uitwerken van een collectieplan voor ArchiefGent. Waar staat de archiefdienst eigenlijk voor?Wat willen we documenteren, verzamelen? Het isalvast duidelijk dat we een taak hebben naar deeigen administratie, maar we willen ook externe ar-chieven en beeldcollecties verwerven om zo de stu-die van de (Gentse) maatschappij blijvend mogelijkte maken. De collectiebeheerders houden hier depen vast en bepalen mee de toekomst van de col-lectie. Naast het uitwerken van het verwervingspro-fiel, vervullen zij ook taken naar de bestaandecollectie. De collectiebeheerders bouwen kennis opover de collectie en haar geschiedenis en staan invoor de ontsluiting ervan. Zij bieden de inhoude-lijke ondersteuning die zowel in de leeszaal als bijerfgoedprojecten nodig is.

Driemaandelijkse nieuwsbrief van de vriendenkring van het Archief Gent - jaargang 17 - nummer 3 - juli 2017

Het opstellen van een depotlijst in de archiefdepots van De Zwarte Doos in maart 2017, een eerste gezamenlijke

teamopdracht van Archief Gent

@Archief Gent uit de startblokken

Archieflink_juli_2017_Opmaak 1 22/06/17 18:20 Pagina 1

2 @rchieflink - jaargang 17 - nr. 3 - juli 2017

INFORMATIEBEHEER

Ook naar de eigen administratie van Stad enOCMW hebben we een belangrijke taak te vervul-len. Een derde activiteit van Archief Gent is daar -om het organiseren van het informatie-, archief- endocumentatie/bibliotheekbeheer binnen Stad enOCMW Gent. De informatiebeheerders van ArchiefGent ondersteunen de diensten bij hun huidig in-formatie- en archiefbeheer. Zij geven advies overhet digitaal maken van een werkproces en de infor-matie die eruit voortvloeit, begeleiden overdrachtenvan semi-dynamische dossiers, … Op dit momentzijn de Stad en OCMW Gent in volle verandering.Hier is voor de informatiebeheerders een belang-rijke rol weggelegd. Zij fungeren als voorpost vanhet archief, helpen mee opruimdagen te organiserenen bouwen op taken en activiteiten gebaseerde di-gitale klassementen op. Ook de werking van de ar-chiefploegen behoort tot deze taak. Tot slot blijftArchief Gent nog verantwoordelijk voor het docu-mentatiebeleid van het OCMW, in samenwerkingmet de Juridische Dienst van de Stad Gent, die de-zelfde taak opneemt voor de Stad. Ook hier zijn eruitdagingen en problemen én een mogelijkheid omals Archief iets te betekenen voor de eigen admini-stratie.

PRESENTATIE EN PARTICIPATIE

Bij dit alles gaan we eigenlijk uit van een vraagge-stuurde benadering – je moet je weg naar het ar-chief al gevonden hebben, om erachter te komenwat het archief voor jou kan betekenen. We willenechter ook de mensen bereiken die onze collectieniet of minder goed kennen. Ook bij hen willen we“goesting” creëren om de collectie te ontdekken en

te (her)gebruiken. We willen hierbij nog een stapverder gaan, door ook in onze activiteiten partici-patie te bevorderen. De samenwerking met onzevele vrijwillige medewerkers, die meehelpen bij deuitvoering van diverse archieftaken, beschouwenwe als een belangrijk aspect van participatie. Op ditmoment neemt Archief Gent zijn eerste stappen inhet fenomeen van crowdsourcing: vrijwillige mede-werkers helpen van buiten de archiefmuren bij hetonline invoeren van metadata of beschrijvingsele-menten. Ook dat is digitale participatie. Erfgoed-werking is natuurlijk ook een belangrijk aspect vanpresentatie en participatie. De organisatie van erf-goedprojecten is een beproefde manier om eenbreed publiek te bereiken. Overigens willen we nietalleen bezoekers naar onze activiteiten lokken,maar ook onze activiteiten naar de gemeenschapbrengen door buiten de muren van onze depots tetreden en de stad als onze expositieruimte te ge-bruiken.

EEN NIEUWE STRUCTUUR

Eenmaal we de activiteiten hadden afgelijnd, washet kinderspel om een goede organisatievorm uit tetekenen. Elk van de vier genoemde activiteitenkomt als een onderdeel op het organogram voor.Dienstverlening, met een opsplitsing tussen pu-bliekswerking (front office) en het werk achter deschermen (back office), staat hier centraal, conformonze visie. Links en rechts vind je de onderdelenIn for matiebeheer en Collectiebeheer die elk doorhun eigen activiteiten bijdragen aan de dienstver-lening die we willen bieden en aan onze collectie.Het geheel wordt ondersteund door Presentatie enParticipatie die als het ware de dienstverlening,onze inspanningen voor de eigen organisatie en decollectie zichtbaar moet maken.

Een ander belangrijk aspect aan het organogram isde keuze voor projectwerking. We willen planmatigwerken en bepaalde activiteiten projectmatig gaanaanpakken. Zo is het de ambitie om jaarlijks eenerf goedproject op te zetten. Om het geheel aan testu ren is een belangrijke rol weggelegd voor de stafvan de dienst. Dit is de verzameling van alle verant-woordelijken en leidinggevenden, die samen dekoers van de dienst bepalen. Waar die koers onsgaat brengen, is op dit moment nog onduidelijk. Deuitdagingen waar we nu voor staan als Archief Gentzijn groot, maar het vertrouwen in onze gezamen-lijke kracht en in de toekomst zijn dat ook. Wordtvervolgd!

Tom HaeckArchief Gent

Organogram van Archief Gent, 2017



Er beweegt veel in Gent. Het stadsbestuur en hetOCMW besloten om tegen 2019 als één organi-satie door het leven te gaan. Deze fusie is eengrote operatie en stelt een einde aan meer dan200 jaar dubbel lokaal bestuur. De integratie vanstad en OCMW is daarnaast ook het startpuntvan een nieuw organisatiemodel: Groep Gent.Deze reorganisatie ligt aan de basis van een vande grootste logistieke operaties in de geschiede-nis van het stedelijk bestuur. Een opdracht dieook voor Archief Gent grote gevolgen heeft.

EEN INTEGRATIE MET EEN GESCHIEDENIS

De integratie van gemeenten en OCMW’s werd op-genomen in het Vlaams regeerakkoord van 2014.Het is een logische volgende stap in een huwelijkdat gedurende de afgelopen 200 jaar vorm kreeg.De Franse overheid zadelde ons eind 18de eeuw opmet een dubbel lokaal bestuur. De gemeentelijkeCommissies van Burgerlijke Godshuizen en Burelenvan Weldadigheid, die toen werden opgericht naastde gemeentebesturen, kwamen in 1925 samen inde nieuwe Commissies voor Openbare Onderstand(COO). Een halve eeuw later, in 1976, werden de

COO’s hervormd tot Openbare Centra voor Maat-schappelijk Welzijn (OCMW). Daarbij werd eeneerste stap gezet in de richting van een unie. Deburgemeester kreeg namelijk bijzondere bevoegd-heden ten aanzien van het OCMW. In 2013 werdde band tussen beide stevig aangehaald met de op-name van de OCMW-voorzitter in het College vanBurgemeester en Schepenen.

De nieuwe verhouding tussen de Vlaamse overheiden de lokale besturen en de integratie van gemeen-ten en OCMW’s wordt verankerd in een nieuw “de-creet lokaal bestuur” dat het Gemeentedecreet, hetOCMW-decreet en het decreet IntergemeentelijkeSamenwerking vervangt. Begin 2017 keurde deVlaamse regering een voorontwerp van dit decreetgoed. In Gent wachtten Stad en OCMW niet opVlaanderen. In 2013 zetten beiden zich rond detafel en werkten ze een nieuw organisatiemodel uit.Dit resulteerde in een nieuw organogram dat in2015 werd gelanceerd: dat van Groep Gent.

DRIE PIJLERS, DRIE GEBOUWEN, ÉÉN SITE

Het nieuwe model steunt op drie pijlers, die dien-sten met verwante bevoegdheden clusteren. Zo

Simulatie van het buitenaanzicht van het vernieuwde Administratief Centrum (AC) Zuid, ontwerp Kraaijvanger SAR

Stad en OCMW in beweging



groep eert de pijler Grond diensten als Milieu,Groen, Stedenbouw, Wegen, Toezicht, Mobiliteit,Monumentenzorg en Architectuur. De pijler Per-soon neemt diensten zoals Jeugd, Cultuur, Onder-wijs, Ouderenzorg, Sociale dienstverlening, Samen-leven en Welzijn voor haar rekening. De derde pij-ler bevat diensten die Groep Gent als organisatieondersteunen zoals onder andere de diensten Per-soneel, Facilitair beheer, Financiën en Archief Gent.

Elke pijler krijgt een eigen gebouw op de site Zuid.Een plek waar de burger terecht kan voor heel veeldiensten. Waar voorheen de stedelijke openbare bi-bliotheek huisde, wordt de nieuwe stek van de pij-ler Persoon. Het gebouw krijgt in 2018 een volle-dige renovatie. Het administratief centrum ernaast(AC Zuid), waar vandaag zowel persoons- als grond-gebonden diensten werken, wordt de thuisbasis vande diensten die onder de pijler Grond werken. Ookdit gebouw wordt grondig gerenoveerd. Het voor-malige Electrabelgebouw, tussen de Hofstraat en deFranklin Rooseveltlaan, biedt onderdak aan dediensten van de derde pijler: Ondersteuning.

WIJS WERKEN, VERHUIZEN EN EEN HOOP (PAPIEREN)ARCHIEF

Het nieuwe organisatiemodel en de plannen voorde Zuidsite liggen aan de basis van een van degrootste logistieke operaties in de geschiedenis vanhet stedelijk bestuur. De diensten van zowel Stadals OCMW bevinden zich overal in de stad. Eengroot deel daarvan verhuist naar de Zuidsite. Eenverhuizing betekent een nieuw begin. Dat zat waar-

schijnlijk ook in de hoofden van het bestuur toende verhuisplannen op tafel lagen. Want parallel aande verhuisbeweging rolt een nieuw arbeidsorgani-satieconcept uit: het Nieuwe Werken, ook “WijsWerken” genoemd in Gent.

Dit concept wil werknemers plaats- en tijdsonaf-hankelijk laten werken en maximaal laten functio-neren in een digitale netwerkmaatschappij. Hetdoel is om de dienstverlening naar de burger nogbeter te maken. Zo zullen er ook minder werkpos-ten dan nu nodig zijn. Onderzoek wijst namelijkuit dat geen enkele dienst permanent volledig bezetis. Elke dag is minstens 20 procent van de werkne-mers afwezig onder andere wegens deeltijds wer-ken, vakantie of ziekte. Dit biedt de mogelijkheidom werkruimte vrij te maken, niet voor meer bu-reaus of archiefkasten, maar wél voor zogenaamdehuiskamers, cockpits, aanlandplekken en stilleruimtes die het wer ken aangenamer, onafhankelij-ker en efficiënter moeten maken.

Dat de verhuizende diensten minder plaats voorhun archief hebben op de nieuwe locatie, betekentin veel gevallen een massa aan papieren archief datniet kan mee verhuizen. Archief Gent snelt dezediensten ter hulp met een uitgebreid gamma aanmaatregelen. We begeleiden de diensten bij het des-kundig opruimen en selecteren van hun (papieren)archief via opruimdagen, we verhuizen archief enbeeld materiaal dat geen administratief nut maar welnog bewijs- of cultuurhistorische waarde heeft naaronze depots en zetten in op het digitaliseren vanwerkprocessen. Zo worden de nieuwe locaties in detoekomst niet meer overstelpt met nieuwe papierenarchiefbescheiden. Een uitdaging van formaat, maargelukkig kreeg Archief Gent versterking via hetproject “Versneld archiveren”. Wat dit project in-houdt, leest u hierna.

MEER INFORMATIE: • Bert D’Hondt, De inkanteling van het OCMW in degemeente: (on)mogelijkheid tot een sterker armoe-debestrijdingsbeleid? 2016.

• Stad Gent: https://stad.gent/over-gent-en-het-stadsbestuur/stadsbestuur/organisatiestructuur/departement-brandweer/nieuwe-organisatie-structuur-voor-stad-gent-en-ocmw-gent

• Vlaamse Overheid: https://overheid.vlaanderen.be/het-nieuwe-werken-hnwJeffrey

Lien CeûppensArchief Gent

In de vernieuwde kantoren van AC Zuid hebben de medewerkersvan Stad en OCWM Gent in principe maar een minimum aan ar-chiefruimte ter beschikking. De bedoeling is dat archieven snel wor-den overgedragen aan de archiefdienst.



De herhuisvesting van het stedelijk bestuur enhet nieuwe arbeidsorganisatieconcept “WijsWerken” zorgen ervoor dat veel diensten vanGroep Gent een papieren informatieberg moetenwegwerken. Het eengemaakte Stads- en OCMW-archief is met de huidige personeelsbezettingook niet opgewassen tegen zo’n groot volume.Om de herhuisvesting vlot te laten verlopenmoet namelijk jaarlijks zo’n 4 km archief ver-huisd en verwerkt worden. Daarom ging in 2016het project “Versneld archiveren en digitalise-ren” van start.

HELP! ONS ARCHIEF KAN NIET MEE VERHUIZEN

De reorganisatie van de OCMW- en stadsdienstennaar drie pijlers gaat gepaard met een grote herhuis-vestingsoperatie. Elke pijler krijgt een eigen ge-bouw op de Zuidsite. Parallel aan deze migratie rolteen nieuw arbeidsorganisatieconcept uit: het WijsWerken. Volgens dit concept worden de nieuwe lo-caties verbouwd met een bezetting van maximaal80 procent in het achterhoofd. Daarnaast wordt let-terlijk en figuurlijk ruimte gecreëerd om onafhan-kelijker, aangenamer en efficiënter te kunnenwerken. De beschikbare ruimte voor (papieren) in-formatie is daarom zeer beperkt.

Archief doorloopt in haar leven verschillende fases.Het ontstaat bij de uitvoering van een taak. In dezeeerste fase is het archief dynamisch. Het leeft enwordt volop gebruikt door de dienst die deze taakuitvoert. Later, na de uitvoering van de taak, heefthet archief voor de dienst geen direct nut meer. Afen toe wordt nog eens naar het archief gekeken omna te gaan hoe een probleem werd opgelost, welkeredenering achter een beslissing zat of om bewijs televeren. Het archief is in deze fase semi-dynamisch.Maar ook deze functie van archief vervaagt en ver-dwijnt om uiteindelijk uit te monden in de dood ofhet eeuwig leven. Wanneer ook de bewijswaardevervalt, wordt gekeken naar de brede maatschap-pelijke en cultuurhistorische waarde van een ar-chiefstuk. Deze waarde schenkt statisch archief eenpermanente rustplaats in het Archief (bewaarinstel-ling).

Dat dynamisch archief bij de dienst die het maaktehoort, is de logica zelve. Ook semi-dynamisch ar-

chief dat nog regelmatig geraadpleegd wordt als ge-heugensteun of bewijsmateriaal zou bij de dienstkunnen thuishoren. Ervaring leert ons dat na eenperiode van twee jaar een dienst semi-dynamischarchief niet meer regelmatig consulteert. Het kandaarom worden overgedragen aan Archief Gent.Statisch archief hoort, wegens het verlopen van debewijswaarde en het verkrijgen van cultuurhistori-sche waarde, niet thuis op de werkvloer. Archiva-rissen kunnen het er niet toegankelijk maken enburgers kunnen het er niet raadplegen. De depotsen de leeszaal van Archief Gent zijn daarvoor eengeschiktere plaats.

Veel verhuizende diensten zijn nog in het bezit vanarchiefstukken uit alle fasen. Het gaat bovendienom een immense hoeveelheid bescheiden waarvoorgeen plaats is op de nieuwe locaties. Wat nu ge-daan?

ARCHIEF GENT, WAARMEE KAN IK U VAN DIENST ZIJN?

In 2015 ontstaat in de schoot van wat in 2017 Ar-chief Gent zou worden, het project “Versneld archi-veren en digitaliseren”. Het probleem is duidelijk:er is te veel archief waarvoor geen plaats is bij deverhuizende diensten. De oplossing: de oprichting

Archief staat klaar voor vewerking door de Mobiele Archief-ploeg van Archief Gent.

Mobiele archiefploegen zorgen voor snellere archivering



van mobiele archiefploegen. Een ploeg bestaat uiteen leidinggevende consulent die tot acht personenaanstuurt bij het verhuizen, verwerken en digitali-seren van archief. Het gaat om mensen die via Arti-kel 60 paragraaf 7, loonbaanbegeleiding, stage ofarbeidszorg naar de ploeg worden toegeleid. Eenmobiele ploeg die inzetbaar is waar de nood hethoogst is.

De ploegen werken nauw samen met het team in-formatiebeheer van Archief Gent. Hoe gaat dat inz’n werk? De informatiebeheerders brengen eenverhuizende dienst een bezoek. Daarbij wordt inkaart gebracht welke archieven semi-dynamischzijn, welke daarvan een leeftijd van 2 jaar of ouderhebben, aan welke bewaartermijnen moet voldaanworden, om hoeveel strekkende meter en dossiershet gaat. De laatste twee elementen worden ge-bruikt om te berekenen hoeveel mandagen er nodigzijn om het archief te verhuizen, te verwerken ente registeren. De som van het aantal meter gedeelddoor 2 en het aantal dossiers gedeeld door 100leunt sterk aan tegen het aantal mandagen dienodig zijn voor de job. Van elke job wordt eensteekkaart gemaakt: een minihandleiding voor deploeg om mee aan de slag te gaan.

Maar wat is verwerken van archief? Semi-dyna-misch en statisch archief dat de status “permanentte bewaren” krijgt, wordt door de mobiele archief-ploeg geschoond. Tijdens dit werk worden de be-scheiden verlost van vreemde materialen die dedrager van de informatie (papier) kan aantasten.

Het gaat om nietjes, paperclips, rubberen rekkers,plastic mappen enz. Een test wees uit dat op 30 ver-huisdozen tot 30 kg “afval” wordt uitgehaald. Eenmonnikenwerk waarvoor een engelengeduld vereistis.

Vervolgens krijgen de archiefstukken een nieuwjasje. Een zuurvrije omslag rond een dossier en eenzuurvrije doos rond een pak dossiers vertraagt hetverzuringsproces waaraan papier onderhevig is. Elkarchiefstuk wordt nadien geregistreerd in ons ar-chiefbeheersysteem Archipro. Een systeem dat laterzal opgaan in het nieuwe archiefbeheersysteem(ABS).

DE MOBIELE PLOEG VERZET (PAPIER)BERGEN

De eerste mobiele archiefploeg ging in mei 2016van start in het dienstencentrum van Gentbrugge.Ze verwerkte er enkele maanden lang de vergun-ningsdossiers van de Gentse Milieudienst. Het gaatom maar liefst 2000 strekkende meter archief datin soms moeilijke omstandigheden (lees: water inde kelder) werd verwerkt. In 2017 ging een tweedeploeg van start, ditmaal vanuit de tijdelijke uitvals-basis in de voormalige stedelijke openbare biblio-theek aan de Zuid. Dat was geen overbodige luxeaangezien de Dienst Toezicht, die Milieu-, Woon-en Bouwtoezicht omvat, in april zou verhuizen. Opamper twee maanden tijd, verwerkten de ploegenvoor deze dienst alleen meer archief dan het GentseBelfort hoog is.

Een optimistische pro g -nose stelt dat elk jaarzo’n 4 kilometer archiefvan verhuizende dien-sten moet verwerktworden. Met de huidigebezetting halen we dehelft. Hopelijk zijn dehulptroepen in aan-tocht!

Lien CeûppensArchief Gent

Tijdelijke werkplek van de Mobiele Archiefploeg in het oude gebouw van de stedelijke openbare biblio-theek aan de Zuid.



Archief Gent en Digipolis, de IT-poot van deStad Gent, zijn al enkele jaren bezig met dezoek tocht naar een geschikte opvolger voorDulle Griet, het digitale archiefbeheersysteem(ABS) van de Stad Gent en Archipro, het ABSvan OCMW Gent. Die startte destijds met hetopstellen van een wenslijst met functionaliteitenvan het nieuwe systeem. Daarna gingen we opzoek naar andere partners en naar IT-bedrijvendie zo’n systeem voor ons konden bouwen. Nuzitten we in de laatste fase: de gunning van deopdracht. Die gaat naar de Nederlandse firmaDEVENTit.

EINDELIJK OP WEG?

De kogel is door de archiefkerk! In de loop van devoorbije maand juni keurde het stadsbestuur hetgunningsverslag voor de bouw van een nieuw ar-chiefbeheersysteem goed. Vele lezers van Archie-flink zijn als bezoeker of medewerker van hetStadsarchief Gent vertrouwd met Dulle Griet, dekranige oude dame die de archieven van de StadGent sinds 1995 ontsluit. Deze digitale toepassingin Filemaker Pro mag binnenkort van een welver-diende rust genieten.

De zoektocht naar een opvolger is een werk vanlange adem en kent een lange voorgeschiedenis.Wegens de besparingen door de Stad Gent zochtArchief Gent samenwerkingen met andere stedenen gemeenten. Met Beveren, Dendermonde, Halle,

Londerzeel en Ninove werd er een samenwerkings-overeenkomst gesloten. Later werd de samenwer-king nog versterkt met de Provincie Oost-Vlaan deren, die in het project een uitgelezen kanszag om de Oost-Vlaamse gemeenten te ondersteu-nen op archiefgebied.

In het najaar van 2016 werd de aanbesteding voorhet nieuwe archiefbeheersysteem gelanceerd enkonden de geïnteresseerde firma’s zich kandidaatstellen. Na uitvoerige gesprekken, die begin dit jaarplaats vonden, werd uiteindelijk een keuze ge-maakt. Binnen Archief Gent is er uiteraard veel en-thousiasme om nu eindelijk aan de slag te gaan. Deeerstvolgende stap na de gunning is het opmakenvan een planning voor de verschillende stappen diewe moeten zetten: de effectieve bouw van hetnieuwe systeem en de migratie van alle data uit debestaande systemen (naast Dulle Griet ook deBeeldbank Gent, Archipro, Erfgoedinzicht en ar-chieftoegangen die nog niet in een bestaand sys-teem zijn opgenomen).

DE ROADMAP GENAAMD DIA (DIGITAAL ARCHIVEREN)

Het nieuwe archiefbeheersysteem zal niet alleendoor Archief Gent, maar ook door alle andere dien-sten van de Stad en het OCMW Gent worden ge-bruikt. De diensten zullen zelf overdrachten vanarchiefstukken naar de archiefdepots kunnen rege-len en ook informatie terug opvragen. Daarvoorlopen wij, de informatiebeheerders binnen ArchiefGent, al geruime tijd de deuren van de stads- enOCMW-diensten plat om hen te helpen met de op-maak van een informatiestructuur met bijhorendinformatiebeheersplan. In zo’n plan staan ondermeer de bewaar- en overdrachtstermijnen van dearchiefstukken vermeld. Ze bevat ook de nodige be-palingen rond openbaarheid van bestuur. Die infor-matie is belangrijk om in het nieuwe ABS vlot tekunnen omgaan met zowel de informatie op papier(de klassieke archieven) als met digitale informatieen beelden, die via het ABS zullen worden ontslo-ten. De komende twee jaar komen de laatste stads-en OCMW-diensten aan bod en zullen we hun oudeinformatiebeheersplannen actualiseren. De bedoe-ling is om dit af te ronden voordat het nieuwe ABSeffectief in gebruik wordt genomen.

Een nieuw archiefbeheersysteem in zicht

Schema van het DIA-project (Digitaal Archiveren) van Stad en OCMWGent.


1 Archief Gent uit de startblokken

3 Stad en OCMW in beweging

5 Mobiele archiefploegen zorgen voor snellerearchivering

7 Een nieuw archiefbeheersysteem in zicht

Colofon

@rchieflink is de driemaandelijkse nieuws brief van‘t Archief. Gent on Files (GOF), de vriendenkring van hetStads archief Gent

Het abonnement is begrepen in de lid maat schaps bij dragevan de vzw: 20 euro individuele leden, 25 euro gezin, 35euro steunende leden en 250 euro ereleden. Een los nummer kost 5 euro.Rekeningnummer: IBAN: BE31 0003 2520 7755 BIC: BPOTBEB1

Contactgegevens GOFArchief Gent (Stadsarchief en OCMW Archief Gent),De Zwarte Doos, Dulle-Grietlaan 12, 9050 Gentbrugge Tel. (09) 266 57 60 E-mail: [email protected] E-mail: [email protected]: www.gentonfiles.be

Coördinatie en eindredactieJoachim Derwael, Guy Dupont, Tom Haeck, Pieter-Jan Lachaert, Nele Lefever, Valérie Meillander

Foto’s en illustratiesStorm Calle en Charles Strijd, tenzij anders vermeld

Ontwerp logoErika Vanderstockt

Verantwoordelijke uitgeverJoachim Derwael, Peerstraat 27, 9000 Gent

VormgevingCandace Verbeke

DrukNV Drukkerij Verbeke, Gent

ISSN - nummer: 1376-2966

Inhoud

Anders dan Dulle Griet zal het nieuwe ABS online toegan-kelijk zijn via de website van het Archief. Het nieuwe sys-teem wordt gebouwd op de architectuur van Atlantis, eenproduct van de Nederlandse firma DEVENTit. Die maakthet mogelijk om niet alleen de digitale toegangen vanArchief Gent te doorzoeken, maar ook om zoekopdrachtente lanceren in specifieke bronnen en tools voor het onder-zoek naar mensen, locaties en gebeurtenissen. 7

Nu de komst van het nieuwe archiefbeheersysteem een feitis, kunnen we beginnen plannen maken voor het sluitstukvan ons informatieen archiefbeheer: het e-depot.

Steven StaelensArchief Gent

Het nieuwe archiefbeheersysteem heeft zijn sporen al elders verdiend,zoals in het Stadsarchief van Rotterdam. Via de website kun je de col-lecties ontdekken, maar ook gericht zoeken op mensen (zoals in ditvoorbeeld), locaties en gebeurtenissen.


archieflink juli 2017 opmaak 1 22/06/17 18:20 pagina 1 rchieflink€¦ · voor een archiefdienst...

Documents