arbetsgruppen för organisation och delegation
DESCRIPTION
Arbetsgruppen för organisation och delegation. Fredrika Lagergren Wahlin (ordförande) Berit Malis Helmersson, Maria Eriksson, Ulla Mauritzson, Oskar Lindwall. Direktiv. Ta fram ram för institutionernas organisation och delegation avseende förvaltnings- och ledningsstruktur - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
![Page 1: Arbetsgruppen för organisation och delegation](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022081504/56814490550346895db12d80/html5/thumbnails/1.jpg)
www.gu.se
Arbetsgruppen för organisation och delegation
Fredrika Lagergren Wahlin (ordförande)
Berit Malis Helmersson, Maria Eriksson, Ulla Mauritzson,Oskar Lindwall.
![Page 2: Arbetsgruppen för organisation och delegation](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022081504/56814490550346895db12d80/html5/thumbnails/2.jpg)
www.gu.se
Direktiv
• Ta fram ram för institutionernas organisation och delegation avseende förvaltnings- och ledningsstruktur
• Lämna förslag till delegationsordning
• Utarbeta förslag om organisation till stöd för de nya institutionernas prefekter
![Page 3: Arbetsgruppen för organisation och delegation](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022081504/56814490550346895db12d80/html5/thumbnails/3.jpg)
www.gu.se
Genomfört, pågående och återstående arbete
• Förslag till arbetsbeskrivning för prefekt
• Förslag till utformning av institutionsstyrelse och institutionsledning
*********************************************• Identifiera nödvändiga arbetsuppgifter inom arkiv
och förvaltning
*********************************************
• Lämna förslag till delegationsordning
![Page 4: Arbetsgruppen för organisation och delegation](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022081504/56814490550346895db12d80/html5/thumbnails/4.jpg)
www.gu.se
Arbetsgruppen för ekonomi
Anneli Scherman, ordförandeMåns Wiklund, ekonom, UFNAnne-Britt Båvstrand Arvidsson, ekonom, UFNInger Boberg, ekonom, IPDAnette Strandberg, ekonom, IPDAgneta Edvardsson, ekonom, IPDMagdalena Vinni, ekonom, IPDEva Wennberg, ekonom, IPD
![Page 5: Arbetsgruppen för organisation och delegation](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022081504/56814490550346895db12d80/html5/thumbnails/5.jpg)
www.gu.se
Direktiv till ekonomigruppen
• Ta fram förslag på arbetsflöde för– budget, bokslut, redovisning, uppföljning, avslut av
verksamheter, överföring av anläggningar, upplägg av nya ansvarsställen
• Ta fram förslag på överföring av balansposter• Upprätta en tidsplan för respektive uppgift• Ta fram förslag på fördelning av arbetsuppgifter
![Page 6: Arbetsgruppen för organisation och delegation](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022081504/56814490550346895db12d80/html5/thumbnails/6.jpg)
www.gu.se
Detta har vi gjort
• Aktivitetsplan
• Upprättat tidsplan för respektive arbetsuppgift
• Tagit fram förslag på fördelning av arbetsuppgifter
![Page 7: Arbetsgruppen för organisation och delegation](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022081504/56814490550346895db12d80/html5/thumbnails/7.jpg)
www.gu.se
Detta återstår
• När personalen kommit på plats påbörjas nytt budgetarbetet
• Avslut av gamla institutioners ekonomi
• Ta fram förslag på överföring av balansposter
• Effektuering av hela aktivitetsplanen
![Page 8: Arbetsgruppen för organisation och delegation](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022081504/56814490550346895db12d80/html5/thumbnails/8.jpg)
www.gu.se
Arbetsgruppen för ”Personal – bemanning och rekrytering”
Ulrika Nordberg Monika LindströmJan Landström Barbro Hedenström
Referensgrupp:IPDs enhetscheferMarie Heimersson & Anita Forsmalm (IPDs IS-ledamöter)Claes Bergman (MHMs ledningsråd)
Arbetsgruppen för ”Personal – bemanning och rekrytering”
![Page 9: Arbetsgruppen för organisation och delegation](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022081504/56814490550346895db12d80/html5/thumbnails/9.jpg)
www.gu.se
Direktiv
• Ta fram förslag till bemanningsplan för kärn-verksamhetens personal
• Utifrån fakultetsgemensamma funktioner lämna förslag på fördelning av de administrativa arbetsuppgifterna baserat på PROVÈ-underlag
• Ta fram förslag till hur rekrytering av ledningspersonal skall genomföras
• Ta fram förslag på hur rekrytering till vissa administrativa funktioner skall genomföras
• Ta fram förslag till hur utfasning av befintlig ledningspersonal skall genomföras så att de överensstämmer med intentionerna i RALS 2007-2010
• Utifrån bemanningsförslagen göra en översyn av eventuella rumsförflyttningar
![Page 10: Arbetsgruppen för organisation och delegation](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022081504/56814490550346895db12d80/html5/thumbnails/10.jpg)
www.gu.se
• Aktivitetsplan • Intresseanmälan för uppdrag som prefekt• Medverkat i urvalsprocessen för tillsättning av
nya prefekter• Bemanning av personal i kärnverksamheten
• Fördelning och bemanning av administrativa funktioner – beräknas klar 31/1 2010
• Intresseanmälan för uppdrag som studierektor – våren 2010• Förslag på villkor för utfasning av nuvarande ledningspersoner
– våren 2010• Uppdatering av PA-systemen• Översyn av eventuella rumsförflyttningar – klar april 2010
Detta har vi åstadkommit
Detta återstår
![Page 11: Arbetsgruppen för organisation och delegation](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022081504/56814490550346895db12d80/html5/thumbnails/11.jpg)
www.gu.se
Arbetsgruppen för utbildning
Inga Wernersson (ordförande)
Britt-Marie Apelgren, Sten Båth, Pia Glimstedt, Fredrika Lagergren, Marie Norman, Karin Rönnerman och Pia Williams.
![Page 12: Arbetsgruppen för organisation och delegation](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022081504/56814490550346895db12d80/html5/thumbnails/12.jpg)
www.gu.se
Direktiv
• Utbildning på grundläggande och avancerad nivå– föreslå placering i nya institutioner– föreslå organisation på fakultetsnivå och
ansvarsfördelningen mellan fakultet och institutioner för att » underlätta samverkan » skapa fruktbarhet och effektivitet i fakultetens
kvalitetsgranskning• Utbildning på avancerad nivå dessutom
– föreslå och initiera utveckling av kurser och program på fakultetsnivå (i enlighet med GU’s policy)
• Utbildning på forskarnivå– föreslå gemensam styrning på fakultetsnivå som möjliggör
samordning och autonomi för institutionerna.
![Page 13: Arbetsgruppen för organisation och delegation](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022081504/56814490550346895db12d80/html5/thumbnails/13.jpg)
www.gu.se
Genomfört arbete
• Förslag på organisation och ansvarsfördelning– Beredning för utbildning på forskarnivå (vicedekan +
utbildningsledare)– Råd för utbildning på grundläggande och avancerad nivå
(vicedekan + utbildningsledare)– Grupp för utveckling på avancerad nivå (tidsbegränsad)
![Page 14: Arbetsgruppen för organisation och delegation](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022081504/56814490550346895db12d80/html5/thumbnails/14.jpg)
www.gu.se
Återstående arbete
• Fördelning av kurser– Med utgångspunkt i nuvarande
studierektorsområden har ”provfördelning” gjorts– Diskussioner med nuvarande studierektorer har
förts och fortsatt dialog förs
![Page 15: Arbetsgruppen för organisation och delegation](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022081504/56814490550346895db12d80/html5/thumbnails/15.jpg)
www.gu.se
Arbetsgruppen för Studerandeservice
Jan-Åke Klasson - arbetsledare o samordnare Studerandeservice IPD/ ordf
Eva Andersson/str IPDNiklas Aronsson/SLUGEva Bergström/stvl IPDCathrine Lindqvist/studieadm IPDSandra Riomar/doktorand SLUGMaria Thorson/studieadm, stvl MHM(Representant/samhällsvetarsektionen FFS)
![Page 16: Arbetsgruppen för organisation och delegation](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022081504/56814490550346895db12d80/html5/thumbnails/16.jpg)
www.gu.se
Direktiv
• Kartläggning av arbetsuppgifter relaterade till Studerandeservice
• Undersöka om International Office, administrativt stöd till doktorander och språkhandledningen bör/kan ingå som delar i Studerandeservice
• Undersöka behovet av centraliserat studerandestöd inom fakulteten och relativt lärarutbildningen och UFL
• Undersöka eventuellt förändrade arbetsuppgifter med anledning av lärplattformar, t.ex. GUL
![Page 17: Arbetsgruppen för organisation och delegation](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022081504/56814490550346895db12d80/html5/thumbnails/17.jpg)
www.gu.se
Genomfört arbete
• Kartläggning av arbetsuppgifter inom Studerandeservice– Studieadministratörer– Studievägledare
• Samtal med Marianne Andersson om doktorandutbildningens adm
![Page 18: Arbetsgruppen för organisation och delegation](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022081504/56814490550346895db12d80/html5/thumbnails/18.jpg)
www.gu.se
Återstående arbete
• Fortsatt arbete att undersöka resterande områden som delar i Studerandeservice
• Leveransrapport
![Page 19: Arbetsgruppen för organisation och delegation](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022081504/56814490550346895db12d80/html5/thumbnails/19.jpg)
www.gu.se
Arbetsgruppen för information
Torsten Arpi, Marianne Folkesson Lang, Olof Siverbo, Annika Lantz Andersson
• ta fram underlag för informationskanaler och informationsansvar vid fakulteten och vid de fyra nya institutionerna.
• ge de nya institutionerna liksom centrumbildningen nya webbplatser redan under genomförandefasen
• synliggöra arbetet med omorganisationen
Gruppens uppgift:
![Page 20: Arbetsgruppen för organisation och delegation](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022081504/56814490550346895db12d80/html5/thumbnails/20.jpg)
www.gu.se
Detta har vi gjort:
• På webben synliggjort omorganisationsarbetet
• Ordnat interna arbetsytor för omorganisationens arbetsgrupper
• Skapat plats på webben för grupperna och etablerat de nya institutionswebbarna
• Stärkt interninformationen på fakulteten - bland annat om omorganisationen - genom att starta det elektroniska nyhetsbrevet UFN-nytt
![Page 21: Arbetsgruppen för organisation och delegation](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022081504/56814490550346895db12d80/html5/thumbnails/21.jpg)
www.gu.se
Kvar att göra:
• Ta fram underlag och förslag angående tydligare rollfördelning för informationsarbetet på fakultets- och institutionsnivå – dec 2009
• Ta fram förslag till informations- och kommunikationsplan för de nya institutionerna, som ett stöd för de nya prefekterna – dec 2009
• Skapa nytt webbinnehåll till de nya webbplatserna för institutionerna. Strukturera om och fördela allt befintligt webbinnehåll på dagens institutioner till de nya webbplatserna – våren 2010
![Page 22: Arbetsgruppen för organisation och delegation](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022081504/56814490550346895db12d80/html5/thumbnails/22.jpg)
www.gu.se
Riskgranskning av organisatoriska förändringar
![Page 23: Arbetsgruppen för organisation och delegation](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022081504/56814490550346895db12d80/html5/thumbnails/23.jpg)
www.gu.se
Arbetsgruppens uppgift:
Arbetsgruppen skall• genomföra inventering och kartläggning av risker för de
olika målgrupperna som omfattas av omorganisationen• genomföra en riskanalys utifrån inventering och
kartläggning• diskutera fram möjliga rekommendationer för lämpliga
åtgärder av riskerna innan de faller ut
04/21/23
Riskanalysgruppens framdiskuterade åtgärdsförslag skall ses som ett underlag för ledningens arbete med att ta fram och besluta om konkret åtgärdsplan för respektive risk.
![Page 24: Arbetsgruppen för organisation och delegation](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022081504/56814490550346895db12d80/html5/thumbnails/24.jpg)
www.gu.se
Status idag:
• Inventering och kartläggning för de olika målgrupperna• Riskanalys
04/21/23
![Page 25: Arbetsgruppen för organisation och delegation](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022081504/56814490550346895db12d80/html5/thumbnails/25.jpg)
www.gu.se
Återstår:
• Diskussion om möjliga rekommendationer kring lämpliga åtgärder
• Överlämning till ledning
04/21/23