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Arbeiten mit elektronischen Kontoumsätzen für Anwender von DATEV pro –KontoauszugsmanagerNovember 2014

Herausgeber: DATEV eG, 90329 Nürnberg

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77778-2014/12-01

Inhaltsübersicht

Arbeiten mit elektronischen Kontoumsätzen für Anwender von DATEV pro –Kontoauszugsmanager

Seite

1. Vorteile der Kontoumsatzinformationen 4

2. Abholen der elektronischen Kontoumsatzinformationen 6

3. Stammdaten und Arbeitsabläufe 13

4. Wichtige Hinweise 16

5. Präsentation der Anwendung 19

6. Zusammenfassung 69

7. Hilfen und Informationen 71

1

Inhalte

© DATEV eG; alle Rechte vorbehalten


Regina HirthAngestellte der Wolfgang SievertSteuerberatungsgesellschaft mbH

Ihre Referentin

1. Vorteile der Kontoumsatzinformationen2. Abholen der elektronischen Kontoumsatzinformationen3. Stammdaten und Arbeitsabläufe4. Wichtige Hinweise5. Präsentation der Anwendung6. Zusammenfassung7. Hilfen und Informationen

3

Inhalt



DATEV-Rechenzentrum

4

1. Vorteile der Kontoumsatzinformationen

Holen der Kontoauszüge

vom Bank-

Rechen-zentrum

Erzeugen von Buchungsvorschlägen in

DATEV Kanzlei-Rechnungswesen proDATEV Mittelstand Faktura pro mit

Rechnungswesen/Rechnungswesen Einzelplatz

Controlling!

Zeitersparnis = Effizienzsteigerung

Bearbeiten von Buchungs-

vorschlägen im Belege buchen

undLerndatei füllen

Vorkontieren entfällt!

Wegfall der

manuellen Erfassung!

5

Inhalt

1. Vorteile der Kontoumsatzinformationen2. Abholen der elektronischen Kontoumsatzinformationen

2.1 RZ-Bankinfo – Organisatorische Hinweise2.2 RZ-Bankinfo – Datensicherheit des Verfahrens 2.3 DATEV Zahlungsverkehr – Abholen von Kontoumsätzen2.4 Bankensoftware

3. Stammdaten und Arbeitsabläufe4. Wichtige Hinweise5. Präsentation der Anwendung6. Zusammenfassung7. Hilfen und Informationen


6

2. Abholen der elektronischen Kontoumsatzinformationen

Wählen Sie den sichersten und komfortabelsten Weg!

2.1 RZ-Bankinfo – Organisatorische Hinweise

Bankensoftware

Bank-Rechenzentrum

DATEV Kanzlei-Rechnungswesen+DATEV Mittelstand Faktura pro mitRechnungswesen/Rechnungswesen Einzelplatz

Buchen elektronischer Bankkontoumsätze(Kontoauszugs-Manager)

DATEVZahlungsverkehr

DATEV-Rechenzentrum mit RZ-Bankinfo

7

2. Abholen der elektronischen Kontoumsatzinformationen

Bereitstellung durch Unternehmen

2.1 RZ-Bankinfo – Organisatorische Hinweise

Bank

DATEV-Rechenzentrum

Holt Umsätze aus RZHolt Zahlungen aus dem DATEV-Archiv und kann komfortabel Sammelzahlungen auflösen.

Unternehmen

Steuerberater

holt Kontoumsätze ab

erstellt Zahlungen selbst und sendet zur Bank

8

2. Abholen der elektronischen Kontoumsatzinformationen2.1 RZ-Bankinfo – Organisatorische Hinweise

Teilnahmeerklärungdes Mandanten

erforderlich!

KostenDATEV-Rechenzentrum

Bankgebührenund

Teilnahme

Speicherzeit für nicht abgeholte

Kontoauszugsinformationen

einmalig schriftlich

1,00 EUR je Bankverbindung/Monat

Mindestens 10 Jahre

bei der Bank erfragen

9

2. Abholen der elektronischen Kontoumsatzinformationen2.2 RZ-Bankinfo – Datensicherheit des Verfahrens

Bereitstellung der Daten durch die Banken

Vertrag zwischen DATEV und dem einzelnen Service-Rechenzentrum der Kreditinstitute

Sicherheitsvoraussetzungen analog dem FTAM-Verfahren

DATEV-User-ID, DATEV-Kunden-ID, DATEV PIN und mehrere Passworte, die periodisch gewechselt werden.

Speicherung der Daten im DATEV-Rechenzentrum

Übertragung der Daten in die Kanzlei (selbstbuchenden Mandanten)

Es handelt sich ausschließlich um die Übertragung der Kontoauszugsinformationen!

Info-Dokument 1031279: RZ-Bankinfo und Datensicherheit

Tipp

10

2. Abholen der elektronischen Kontoumsatzinformationen2.3 DATEV Zahlungsverkehr – Abholen von Kontoumsätzen

HBCI PIN/TAN-Verfahren

Zugangsdaten liegen vor bzw. wurden bereits bei der Bank beantragt!

Anbindung an das DATEV-Rechenzentrum – DATEV-SmartCard und RZ-Kommunikation

HBCI PIN/TAN – Voraussetzungen, Einrichtung, Übertragung – Dok.-Nr. 1034239

EBICS-Einzelverfahren mit elektronischer Unterschrift

Zugangsdaten liegen vor bzw. wurden bereits bei der Bank beantragt!

Anbindung an das DATEV-Rechenzentrum – DATEV-SmartCard (für jeden unterschriftsberechtigten) und RZ-Kommunikation

EBICS-Einzelverfahren mit elektronischer Unterschrift: Voraussetzungen, Einrichtung, Übertragung – Dok.-Nr. 1034238

11

2. Abholen der elektronischen Kontoumsatzinformationen2.4 Bankensoftware

Hinweise zur Nutzung von Bankensoftware

Der Service für die Einrichtung und Fragen zur Nutzung liegen allein beim Anbieter der entsprechenden Software!

Voraussetzungen:

Installation einer Bankensoftware (multibankenfähig!)

Internetzugang ist vorhanden.

Zugang zum Bank-Rechenzentrum, über ein Ihrem Sicherheitsbedürfnis entsprechendem Verfahren, ist beantragt (FTAM, HBCI).

Onlinefähiges Bankkonto eingerichtet (PIN/Kennwort = abhängig vom Verfahren)

Kein Internet-Banking!!!

Ausnahme: Bank kann die Daten im Format MT940 weitergeben.

Achtung

12

Inhalt

1. Vorteile der Kontoumsatzinformationen2. Abholen der elektronischen Kontoumsatzinformationen3. Stammdaten und Arbeitsabläufe

3.1 Einrichten der Stammdaten für die RZ-Bankinfo3.2 Arbeitsablauf mit der RZ-Bankinfo

4. Wichtige Hinweise5. Präsentation der Anwendung6. Zusammenfassung7. Hilfen und Informationen


13

3. Stammdaten und Arbeitsabläufe3.1 Einrichten der Stammdaten für die RZ-Bankinfo

Einrichten der Bankstammdaten

Senden der Bankverbindungen an das

DATEV-Rechenzentrum

Druck der Teilnahmeerklärung

IBAN und BIC FIBU-Kontonummer Quelle der Kontoumsätze (DATEV-Rechenzentrum)

Beim Senden der Bankverbindung des Mandanten wird die Teilnahmeerklärung gedruckt

Die Teilnahmeerklärung ist vom Kontoinhaber zu unterschreiben und an das Kreditinstitut weiterzuleiten. Die ersten Kontoumsätze können spätestens nach ca. 14 Tagen abgerufen werden (DATEV-Hinweis)

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3. Stammdaten und Arbeitsabläufe3.2 Arbeitsablauf mit der RZ-Bankinfo

Holen der Bankverbindungen über das DATEV-Rechenzentrum

Erzeugen der Buchungsvorschläge

Grundeinstellungen in der Lerndatei

Mandantenübergreifendes Holen ist möglich! Tägliches Holen der Kontoauszugsinformationen (Speicherzeit über mindestens 10 Jahre im DATEV-Rechenzentrum)

Aufruf im Belege buchen

Belegfelder (Buchungstext, Auszugsnummer)StandardkontenSuchinformationen

Bearbeiten der Buchungsvorschläge

Grüne Ampel = kontrollieren und bestätigenGelbes Fragezeichen = kontrollierenRote Ampel = fehlendes Gegenkonto ergänzen

-> wiederkehrende Verwendungszwecke in die Lerndatei übernehmen

15

Inhalt

1. Vorteile der Kontoumsatzinformationen2. Abholen der elektronischen Kontoumsatzinformationen3. Stammdaten und Arbeitsabläufe4. Wichtige Hinweise

4.1 Informationsquellen4.2 Elektronische Sammelzahlung

5. Präsentation der Anwendung6. Zusammenfassung7. Hilfen und Informationen


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4. Wichtige Hinweise4.1 Informationsquellen

Schlüsselwort-suche

OPOS-Recherche Zahlungspartner-suche

Verwendungs-zweck

Suche nach offene Posten

Rechnungs-Nr.

Konto-Nr.

Betrag

Namen Auftraggeber/

Empfänger

Bankverbindung

Füllen der Lerndatei

über wiederkehrende

Verwendungs-zwecktexte

(Miete,Versicherung…)

Kunden-Nr.

Rechnungs-Nr.

Skonto

(Varianten/Abkürzungen)

17

4. Wichtige Hinweise4.2 Elektronische Sammelzahlung

Die Erstellung elektronischerSammelüberweisungenmit einem Bankprogramm Automatische Auflösung in

Einzelbuchungen erzeugt SEPA/DTAUS-

Dateien

Durch das Einlesen derSEPA/DTAUS-Dateides Unternehmens kann die Sammelzahlung im Kontoauszugs-Managerin Einzelbuchungssätzeaufgelöst werden.

Unternehmen Steuerberater

DatenträgerMail (verschlüsselt!)

Info-Dokument 1070760:Mit der Programmfunktion Batch-Booking Ihres Bankprogramms können Sie festlegen, ob eineZahlung als Gesamtbetrag auf dem Kontoauszug ausgewiesen wird oder ob die Kontoumsätzeeinzeln angezeigt werden. Voraussetzung ist, dass Ihre Bank Batch-Booking unterstützt.

Tipp

18

Inhalt

1. Vorteile der Kontoumsatzinformationen2. Abholen der elektronischen Kontoumsatzinformationen3. Stammdaten und Arbeitsabläufe4. Wichtige Hinweise5. Präsentation der Anwendung

5.1 Einstellungen Bankkontoumsätze, Bankverbindung an das Rechenzentrum senden

5.2 Kontoumsätze aus dem Rechenzentrum holen, Grundeinstellungen Lerndatei

5.3 Buchungsvorschläge erzeugen im Belege buchen, Tipps zur Bearbeitung von Buchungsvorschlägen

5.4 Eigenschaften für die Buchungsvorschläge, Statussymbole der Buchungsvorschläge5.5 Skontoprüfung, OPOS-Sammelzahlung, Scheckzahlung – Konto für ungeklärte Posten5.6 Eintrag in die Lerndatei, Zahlbetrag aufteilen 5.7 Einlesen einer SEPA/DTAUS-Datei, Rücklastschriften5.8 Sammelüberweisungen – Skontoautomatik / manuell auflösen, Abstimmung5.9 Weitere Auswertungen5.10 Automatische Zuordnung elektronischer Kassenbelege (z. B. aus Kasse online) über

Lerndatei5.11 Importieren elektronischer Kassenumsätze

6. Zusammenfassung7. Hilfen und Informationen


19

5. Präsentation der Anwendung5.1 Einstellungen Bankkontoumsätze, Bankverbindung an das Rechenzentrum senden

Stammdaten | Banken | Bank auswählen/anlegen

20


Bestand | Daten senden| Bankverbindungen an RZ-Bankinfo

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Senden der Bankverbindung an das DATEV Rechenzentrum.Es werden alle Bankverbindungen angeboten, die als Quelle der Kontoumsätze„DATEV-Rechenzentrum“ hinterlegt haben.

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Über Bestand | Daten holen | Übersicht Bankverbindungen RZ kann die Teilnahmeerklärung wiederholt gedruckt werden.

Info-Dokument 1030159: Teilnahmeerklärung für RZ-Bankinfo

Tipp

Teilnahmeerklärung wird vor Ort gedruckt und muss vom Kontoinhaber unterschrieben an das Kreditinstitut weitergeleitet werden. Der Inhalt der Teilnahmeerklärung wurde zwischen DATEV und den einzelnen Kreditinstituten bzw. Verbänden abgestimmt und kann somit variieren.

Aktuell wird IBAN und BIC nicht automatisch auf die Teilnahmeerklärung gedruckt. Falls gewünscht, ergänzen Sie diese Daten handschriftlich auf der Teilnahmeerklärung.

25

5. Präsentation der Anwendung5.2 Kontoumsätze aus dem Rechenzentrum holen, Grundeinstellungen Lerndatei

Mandantenübergreifend holen

Bestand | Bestandsdienste Rechnungswesen

Start aus DATEV-Arbeitsplatz über Programmsuche bzw. Programm öffnen

26


Für einzelne Mandanten holen

Vorbereitende Tätigkeiten | Mandant ergänzen

28


Lerndatei Belegfelder

Stammdaten | Lerndatei | Bank | Link |Grundeinstellungen | Gruppe Belegfelder:

– Anweisung an Programm, welche Daten des Kontoauszuges in Ihren Buchungssatz übernommen werden

– Einstellungen vor dem ersten Erzeugen der Buchungsvorschläge erfassen29


Lerndatei Standardkonten

Stammdaten | Lerndatei | Bank | Gruppe Standardkonten

30


Lerndatei Suche

Stammdaten | Lerndatei | Bank | Gruppe Suche

Info-Dokument 1033061: Lerndatei bestücken

Tipp

31

Belege buchen | Neuen Buchungsstapel anlegen bzw. bestehenden öffnen |Link oder direkt über das Symbol .

5. Präsentation der Anwendung5.3 Buchungsvorschläge erzeugen im Belege buchen, Tipps zur Bearbeitung von Buchungsvorschlägen

32


Belege buchen| Buchungsvorschläge erzeugen | Bank markieren

33


Start / Bestätigen / nächster Vorschlag => alles mit der -Taste (Nummernblock)

34

5. Präsentation der Anwendung5.4 Eigenschaften für die Buchungsvorschläge, Statussymbole der Buchungsvorschläge

Eigenschaften | Buchungsvorschläge | Auswahl Modus Vorschlagsbearbeitung

35


Mit der Tastenkombination +

können die zu klärenden Buchungsvorschläge übersprungen oder auf ein Verrechnungskonto gebucht werden.

36


Für die Buchung der Rücklastschriftgebühr sowie der Weiterbelastung hinterlegen Sie im Zusatzbereich Eigenschaften | Rücklastschrift jeweils ein Konto.

Ist ein Bankbuchungsvorschlag mit einer Rücklastschrift vorhanden: Generalumkehrbuchung für die geplatzte Lastschrift Verknüpfung mit der Lastschrift, so dass der ursprünglich offene Posten wieder vorhanden ist.

Die anfallende Gebühr kann vom Auftraggeber getragen oder an den Zahlungspflichtigen weiter belastet werden.

37


Automatisches Kontrollfenster für Abgleich FIBU-Saldo mit Kontoauszug beim Starten und Beenden.

38


Grüne Glühbirne = OKFragezeichen = überprüfenEinbahnstraße = keine Zuordnung

Die Bearbeitung der Kontoumsätze erfolgt mit der -Taste (im Nummernblock)!39


Ansicht wechselt automatisch auf Ansicht OPOS-Konto. So sehen Sie auf einen Blick den zugeordneten offenen Posten.

40

5. Präsentation der Anwendung5.5 Skontoprüfung, OPOS-Sammelzahlung, Scheckzahlung – Konto für ungeklärte Posten

Laubangermuster – Skontoprüfung

= Skontoprüfung

41


Sammelzahlung – OPOS-Sammelzahlung

Modus Sammelzahlung erkennbar am grünen Hintergrund der Buchungszeile.

42


Scheckzahlung – Konto für ungeklärte Posten

+ automatisch auf Konto (z. B. 1469) oder überspringen (je nach Einstellung).=

43

5. Präsentation der Anwendung5.6 Eintrag in die Lerndatei, Zahlbetrag aufteilen

Dauerauftrag Miete – Eintrag in die Lerndatei

Buchungsvorschlag vervollständigen, aber noch nicht übernehmen.

44


Vollständige Buchung als Lerndatei-Antrag anlegen über + oder Symbol .


45



Zeilenauswahl bei längerem Verwendungszweck festlegen.

Tipp

46


Variablen Angaben im Verwendungszweck bzw.Buchungstext durch * (= Platzhalter) ersetzen.


47



Datumsformat wird dem Buchungstext hinzugefügt. Wird im Folgemonat dieser Lerndateieintrag erkannt, steht im Buchungstext automatisch das aktuelle Datum.

48


Aufzuteilende Buchung in Lerndatei übernehmen – Zahlbetrag aufteilen

Starten der Sammelzahlung durch .

49



Modus Sammelzahlung erkennbar am grünen Hintergrund der Buchungszeile. 50



Wechsel in die Ansicht Primanota mit Tastenkombination + +markieren der beiden Buchungssätze.

51


Aufzuteilende Buchung in Lerndatei übernehmen

Markieren der Buchungssätze in der Primanota | + (Lerndateieintrag neu)| Aufteilen | Doppelklick auf die Buchung | Möglichkeit, einen Betrag als Restbetrag der Sammelzahlung zu definieren.

52

5. Präsentation der Anwendung5.7 Einlesen einer SEPA/DTAUS-Datei, Rücklastschriften

Sammelüberweisung – Einlesen einer SEPA/DTAUS-Datei

Zwei Wege für die Übernahmen der Datei mit Sammelbuchungen:

1. Bearbeiten | Buchungsvorschläge | Zahlungsauftrag aus Zahlungsverkehr übernehmen…

2. Bearbeiten | Buchungsvorschläge |SEPA-/DTAUS-Datei von Datenträger übernehmen…

Info-Dokument 1032984:Sammelbuchung…bearbeiten

Tipp

53

Buchungsvorschlag in Buchungszeile übernehmen |Bearbeiten | Buchungsvorschläge| SEPA-/DTAUS-Datei vom Datenträger übernehmen oder Symbol | passenden Dateityp wählen.



54



Überprüfung der Auftraggeberdaten:

Lerndateieintrag anlegen, Variable (sich ändernde Angaben) durch * (= Platzhalter) ersetzen.

Einzelbuchungssätze aus SEPA-DATEI am grünen Balkenerkennbar

55


Rücklastschriften

56


Rücklastschriften

57


Rücklastschriften

58


Rücklastschriften

Die Vorschlagsbuchung durch drei Buchungsätze ersetzt:1. automatische Generalumkehrbuchung für die gewählte Lastschrift2. die Gebühr als zusätzliche Forderung auf dem Kundenkonto3. die Gebühr als Nebenkosten des Geldverkehrs gebucht-> die ursprüngliche Rechnung an den Kunden ist damit wieder offen.

59

Mit gedrückter - Taste und linker Maustaste Rechnungen markieren.

5. Präsentation der Anwendung5.8 Sammelüberweisungen – Skontoautomatik / manuell auflösen, Abstimmung

Sammelüberweisung mit mehreren Kreditoren – manuell auflösen (Zahlbetrag aufteilen)

60



Buchen der ersten Zahlung manuell.

61



Zahlungen an den zweiten Kreditor buchen: Rechnungen markieren die Unterzahlung als Skonto automatisch aufteilen Sammelzahlung (erkennbar am grünen Hintergrund) beenden

62


Abstimmung

63


Abstimmung

Eigenschaften | Druckeinstellungen | Umfang und Varianten

Ausgabe mit Details (Zusatzinformation)

Tipp

64

5. Präsentation der Anwendung5.9 Weitere Auswertungen

Liste der Bankkontoumsätze

Auswertungen |Finanzbuchführung |Bankkontoumsätze | .

65

5. Präsentation der Anwendung5.9 Weitere Auswertungen

Lerndatei Bank

Stammdaten | Lerndatei Bank |

66

5. Präsentation der Anwendung5.10 Automatische Zuordnung elektronischer Kassenbelege (z. B. aus Kasse online) über Lerndatei

Das Kriterium für die Zuordnung eines Kassenbelegs über die Lerndatei sind der Text, der Steuersatz und der Betrag auf dem Beleg.

Stammdaten |Lerndatei | Kasse |rechte Maustaste

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5. Präsentation der Anwendung5.11 Importieren elektronischer Kassenumsätze

Rechnungs- und Kassenbelege aus Kassen- und Warenerfassung für Office (Postversand-Format) können im Fenster „Buchungsvorschläge erzeugen“ importiert und anhand der Lerndateieinträge und der Geschäftspartnerstammdaten zu Buchungsvorschlägen verarbeitet werden.

Tipp

Belege buchen | Neuen Buchungsstapel anlegen bzw. bestehenden öffnen |Link oder direkt über das Symbol .

68

Inhalt



69

Wegfall der manuellen Erfassung der Kontoumsätze.

Vermeidung von Erfassungsfehlern.

Vollständigkeit der Kontoauszüge ist gewährleistet.

Bildung von Kontierungsvorschlägen auf Grund OPOS-Suche und Einträgen in der Lerndatei statt manuellem Vorkontieren von Kontoumsätzen.

6. Zusammenfassung

= Zeit und Kostenvorteile inklusive Qualitätsverbesserung

70

Inhalt



71

7. Hilfen und Informationen

Dokumente auf der Informations-Datenbank pro:

Dok.-Nr. 1036421 Auswirkungen von SEPA auf die Lerndatei Anpassungsmöglichkeiten (Tipp)

Dok.-Nr. 1030159 Teilnahmeerklärung für die RZ-Bankinfo

Dok.-Nr. 1035953 Kontoumsätze über RZ-Bankinfo termingesteuert holen

Dok.-Nr. 1033060 Aufgeteilte Buchung in Lerndatei aufnehmen bzw. aufgeteilten Lerndateieintrag erstellen

Dok.-Nr. 1032984 Sammelbuchung auf Grundlage einer DTAUS-Zahlungsdatei bzw. SEPA-Zahlungsdatei bearbeiten

Dok.-Nr. 1032121 Automatische Auflösung einer Sammellastschrift oder Sammelüberweisung in Verbindung mit RZ-Bankinfo

Dok.-Nr. 1035279 Aufteilung Kontoabschluss in Zinsen und Gebühren

Dok.-Nr. 1031279 RZ-Bankinfo und Datensicherheit

Dok.-Nr. 1070760 Batch-Booking - Sammelzahlungen auf dem Kontoauszug auflösen

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7. Hilfen und Informationen

Servicevideos: www.datev.de/servicevideo

Präsenzseminar:

Art.-Nr. 70318 Buchen elektr. Banken (Kontoauszugsmanager) und Kassen mit den DATEV Rechnungswesenprogrammen

Selbstlernunterlage:

Art.-Nr. 37853 Buchen elektronischer Belege (Kontoauszugs-Manager) mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen/Rechnungswesen pro

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Kundenbetreuung Dialogseminare onlineHotline: +49 911 319-8383E-Mail: [email protected]

Haben Sie Fragen zum Produkt?

Hotline DATEV Mittelstand Faktura pro mit RW pro/RW EP pro: +49 911 319-8606

Hotline DATEV Mittelstand Faktura pro mit RW compact pro: +49 911 319-8607

Hotline DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro: +49 911 319-8600

7. Hilfen und InformationenServiceunterstützung

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arbeiten mit elektronischen kontoumsätzen für anwender...

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