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Balanço das Medidas do Domínio de
Valorização do Capital Humano e Gestão
de Apoio à Segurança Social
Dr. Hugo Brás
ENAD . 31 de Agosto de 2015
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Academia INSS
Transferência de Conhecimento
Apoio Operacional à Especialização Técnica do Capital Humano
Auditoria Interna
Gestão Documental e Arquivo Físico
Aprovisionamento e Gestão de Stocks
AGENDA
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Medidas Alcançadas
• Aumentar o nível de formação dos colaboradores do INSS,
• Implementar novas Escolas da Academia e consolidar as existentes,
• Implementar a plataforma de e-Learning no INSS Objectivos
• Implementação das Novas Escolas da Academia do INSS:
Parceria estabelecida com uma Universidade Internacional,
Todos os Manuais das três Escolas desenvolvidos,
Condições logísticas definidas e asseguradas;
Início da primeira Escola previsto para Setembro.
• Implementação da Plataforma de Ensino à Distancia:
Estão identificadas as possíveis Soluções e Parceiros para a Plataforma de e-Learning.
VCH – ACADEMIA DO INSS
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Medidas Alcançadas
Implementação das Novas Escolas
Escola de
Segurança Social
Escola de Atendimento
Escola de INSS
Escola de Desenvolvimento
de Chefias
Escolas das TITs
Escola de Funções de
Suporte
VCH – ACADEMIA DO INSS
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Medidas Alcançadas
1/2
Garantir a transmissão do conhecimento gerado no PSGSS aos colaboradores do INSS através da aplicação do Modelo de Transferência de Conhecimento.
Objectivos
• Criação de um Centro de Formação, com 4 salas de formação, dotadas de equipamento específico para a formação no âmbito do PSGSS : 1 sala equipada para formação tecnológica com 20 lugares,
capacidade total para 84 formandos em simultâneo;
• Foram definidos os cursos para formações superiores a ministrar a 12 colaboradores do INSS:
Investimentos Financeiros,
Actuariado;
Tecnologia, Infra-estrutura e Telecomunicações;
VCH – TRANSFERÊNCIA DE CONHECIMENTO
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Medidas Alcançadas
2/2
Garantir a transmissão do conhecimento gerado no PSGSS aos colaboradores do INSS através da aplicação do Modelo de Transferência de Conhecimento.
Objectivos
• Meta operacional de 23 mil horas de formação cumprida, tendo-se já realizado mais de 31.000 horas de formação,
• Foram ministradas mais de 200 sessões de formação nas áreas de Segurança Social, Recursos Humanos, Atendimento ao Cliente, Contabilidade e Administração , Auditoria e das Tecnologias de Informação com a participação de mais de 1.100 participantes,
• Definição dos Requisitos Funcionais para implementação de um sistema de Transferência de Conhecimento.
VCH – TRANSFERÊNCIA DE CONHECIMENTO
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Medidas Alcançadas
Indicadores Globais de Formação
Fotos de Sessão Transferência
VCH – TRANSFERÊNCIA DE CONHECIMENTO
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693
1.100
Fotos de Sessão Transferência
Medidas Alcançadas
Indicadores Globais de Formação
VCH – TRANSFERÊNCIA DE CONHECIMENTO
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Medidas Alcançadas
Garantir a execução dos processos e procedimentos de acordo com o modelo operativo definido e implementado.
Objectivos
• Apoio Operacional a decorrer em três áreas:
Contabilidade e Administração (CA),
Recursos Humanos (RH),
Gestão Documental (GD);
• Quase 1.100 Horas de Apoio Operacional realizadas nas áreas de Recursos Humanos,
Auditoria, Contabilidade e Administração e Gestão Documental do INSS;
• Mais de 220 Horas de formação On The Job realizadas nas áreas de atendimento ao
cliente e na área de Contabilidade
VCH – APOIO OPERACIONAL À ESPECIALIZAÇÃO
TÉCNICA DO CAPITAL HUMANO
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Medidas Alcançadas
Indicadores Globais de Formação
Sessão de Apoio Operacional
Áreas Total/Área
Auditoria 30,00
Contabilidade e Administração 195,00
Segurança Social 18,00
Recuperação de Histórico - A&F 613,00
Recuperação de Histórico - Seg. Soc. 152,00
Recursos Humanos 52,00
Total / Mês 1.060,00
VCH – APOIO OPERACIONAL À ESPECIALIZAÇÃO
TÉCNICA DO CAPITAL HUMANO
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Medidas Alcançadas
Implementar os mecanismos de Controlo Interno que garantam a eficiência e a segurança das operações.
Objectivos
• Definição da estrutura e objectivos estratégicos da Auditoria Interna;
• Definição do Plano e Programa de Auditoria Interna;
• Desenho, desenvolvimento e disponibilização do Sistema de informação;
• Sistema concluído e em Produção.
VCH – AUDITORIA INTERNA
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Medidas Alcançadas
Auditoria Interna
Plano Estratégico Plano de Auditoria Interna
Programa de Auditoria Interna a Nível
Nacional (PANN) Desenho
Funcional e Técnico do
Sistema
SIST
EMA
DE A
UD
ITO
RIA
INTE
RN
A
VCH – AUDITORIA INTERNA
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Medidas Alcançadas
Optimizar a eficiência e eficácia na tramitação do ciclo de vida dos documentos no INSS. • Reduzir a circulação de documentos em papel no INSS; • Optimizar o acesso à informação e a produção de documentos; • Recuperar o histórico de documentos arquivados.
Objectivos
• Implementação de um Sistema de Gestão de Arquivo Físico Inteligente;
• Expansão do arquivo físico;
• Consolidação do sistema de geração de etiquetas com código de barras;
• Recuperação do Histórico Documental;
• Reforço da Equipa para Recuperação de Histórico;
• Alargamento das Classes Documentais dos Departamentos de Recursos Humanos e Contabilidade e Administração
• GEDAR Distribuído – Criação de uma infra-estrutura distribuída de equipamentos e comunicações para permitir o acesso em todo o território Nacional.
VCH – GESTÃO DOCUMENTAL (GEDAR)
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Medidas Alcançadas
Arquivo Físico e Etiquetagem
• Constituição de um arquivo físico
• Sistema de geração de etiquetas com código de barras
Cerca de 2.000 caixas armazenadas Quase 1.800.000 documentos
VCH – GESTÃO DOCUMENTAL
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Medidas Alcançadas
Recuperação de Histórico e Arquivo da documentação – A Equipa
• A Equipa destacada
• A alimentação do arquivo digital
VCH – GESTÃO DOCUMENTAL
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Medidas Alcançadas
Recuperação de Histórico e Arquivo da documentação - A Equipa
• Pivots: Colaboradores das áreas funcionais que participam da actividade de recuperação do histórico que acumulam com as suas funções ;
• Colaboradores dedicados: Colaboradores contratados para a realização exclusiva da actividade de recuperação do histórico.
Recursos Humanos
Administração e Finanças
Segurança Social
- Departamento - - Recursos -
6 pivots alocados na Sede do INSS
24 pivots em formato rotativo entre a Sede e o Centro de Logística
11 colaboradores dedicados no Centro de Logística
- Recursos disponíveis -
VCH – GESTÃO DOCUMENTAL
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Medidas Alcançadas
Recuperação de Histórico - Desempenho
• Recuperação de Histórico nas 3 áreas contempladas na Gestão Documental durante o 1º semestre:
• Segurança Social: mais de 67.300 documentos recuperados,
• Contabilidade e Administração: mais de 9.400 documentos recuperados,
• Recursos Humanos: mais de 9.200 documentos recuperados;
• A área de Segurança Social tem maior dedicação de tempo e recursos para esta função.
VCH – GESTÃO DOCUMENTAL
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Medidas Alcançadas
GEDAR Distribuído
• Acesso ao GEDAR em todo o território Nacional;
• Integração com os sistemas das diversas áreas organizacionais do INSS:
Recursos Humanos
Auditoria Interna
Segurança Social
Contabilidade e Administração
VCH – GESTÃO DOCUMENTAL
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Medidas Alcançadas
Classes Documentais – Recursos Humanos
- Nº de classes documentais -
- Nº de tipo de documentos-
16
3
6
6
6
2
2
1
1. Gestão de Cadastro
2. Alteração à Estrutura Org. e Funcional (EOF)
3. Formação / Academia
4. Gestão de Desempenho
5. Gestão de Tempos
6. Processamento de Salários
7. Recrutamento e Selecção
8. Segurança, Higiene e Saúde no Trabalho
9. Processos, Normas e Legislação
10. Concursos
4
3
109
3
10
15
14
4
16
1
41
11
- Macro-processos/Lotes -
49 224
VCH – GESTÃO DOCUMENTAL
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Medidas Alcançadas
Classes Documentais – Contabilidade e Administração
- Classes Documentais/ Nº de tipo de formulário-
- Nº de tipo de documentos-
8
6
4
5
2
4
1. Aquisição de bens e serviços
2. Certidões contributivas
3. Contabilidade Pública
4. Imobilizado
5. Orçamento
6. Processos, Normas e Legislação
7. Retenção na fonte
8. Tesouraria
12
6
11
20
5
25
10 15
- Macro-processos/Lotes -
8 13
47 107
VCH – GESTÃO DOCUMENTAL
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Medidas Alcançadas
Classes Documentais – Segurança Social
# Classes documentais # Tipos de documento
5
5
5
4
1. Inscrição de contribuintes
2. Inscrição de segurados
3. Prestações
4. Remunerações
9
7
43
6
- Macro-processos/Lotes -
19 63
VCH – GESTÃO DOCUMENTAL
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Medidas Alcançadas
Definir e implementar o modelo de gestão de compras e stocks e o sistema de informação de suporte a esta função. Objectivos
• Diagnóstico da Situação Actual da Área de Aprovisionamento;
• Definição de Acções de Melhoria Rápida na Área de Aprovisionamento;
• Desenho do Modelo Operativo Futuro;
• Início do desenvolvimento do Sistema de Aprovisionamento e Gestão de Stocks.
VCH – APROVISIONAMENTO E GESTÃO DE STOCKS
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