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Apresentação Geral – março/2011
APRESENTAÇÃO
Sistema Reembolso de Despesas
Mario RodriguesMaio de 2011
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Apresentação Geral – março/2011
Principais Problemas
1. Tempo do processo
2. Dificuldade em obter
informaçoes
3. Muitas fases de aprovaçao,
resumidas nas atividades abaixo:
I. Colaborador envia e aguarda
processo do seu superior
imediato
II. Colaborador envia processo
para Area de Compras e, a
partir daí ,faz follow-up
(telefone ou email) diário com
pessoas diferentes .
III. Area de Compras, após
conferencia se tiver algum
problema, devolve tudo para o
colaborador corrigir.
IV. Area de Compras, se processo
ok, envia para a Diretoria
aprovar e fica fazendo follow-
up.
V. Contabilidade digita no
Sistema e, o Sistema submete
novamente a aprovação.
VI. Financeiro programa o
pagamento de acordo com
regra de recebimento de
processo.
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Apresentação Geral – março/2011
– Abrangência– Solicitação de Adiantamento de numerário
– Reembolso de Despesas
– Objetivos– Que o colaborador tenha facilidade em digitar seus documentos
reembolsáveis
– Que o colaborador consiga acompanhar todo o status do processo de adiantamento e de reembolso de suas despesas
– Garantir a Empresa o cumprimento das regras de aprovação
– Diminuir fluxo de papel
– Melhorar o planejamento financeiro
Sistema Reembolso de Despesas
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– Benefícios– Rapidez na aprovação de documentos
– Garantia do cumprimento das regras da Organização
– Gestão centralizada das regras
– Mobilidade dos colaboradores e aprovadores
– Integração com Sistema de Workflow de Aprovação de Documento
– Integração com Sistema de TOTVS-ERP-Microsiga
» Registro do Adiantamento no Financeiro
» Registro do Documento de Reembolso no Compras
Sistema Reembolso de Despesas
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Apresentação Geral – março/2011
Sistema Reembolso de Despesas
• Características– Aprovação pelo Gestor da UR / Projeto
– Regras flexíveis por faixas de valor
– Aprovação Automática, dependendo de regras pré-definidas
– Definição do Período de Ausência do Aprovador (Substituto)
– Contempla função de adiantamento de despesas, com registro no ERP
– Colaborador é avisado, via e-mail, qualquer mudança de status
– Aviso de valor incompatível na declaração da despesa
– Contempla 2 modos de pagamento : $ ou cartão
– Colaborador visualiza todo o processo de adiantamento ou reembolso,
com histórico
– Função de registro de despesas, com montagem de processo de
reembolso, considerando adiantamentos
– Registra despesas no ERP e contabiliza
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Sistema Reembolso de Despesas
Colaborador
Declara despesas
Colaborador
Sim, envia dados adiantamento
e historico aprovação
Não
Processo de
PagamentoBANCO
Aprovador
Tem outro
aprovador ?Sim
*
R
E
G
R
A
S
*
Solicita Adiantamento
de Despesas
ERP-Contas à
PagarAvisa que a Operaçao foi feita
Sistema
WF_Aprovação
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Sistema Reembolso de Despesas
Colaborador
Não aprovado
Monta Processo Reembolso
(Cartão ou $ )
Sistema
WF_AprovaçãoAloca despesasAloca Adiantamento
Submete Processo
para Aprovação
Aprovador
Tem outro
aprovador ?Sim
*
R
E
G
R
A
S
*Desaloca Despesas
E Adiantamento
ADM aceita ou
recusa Processo &
docsERP-Compras
Aprovado
Sim,
envia dados para Compras ( e financeiro)
e o historico aprovação
Envia dados para atualizar
o historico reembolso
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Sistema Reembolso de Despesas
• Funções do Administrador
• Multi-Empresa
– Plano de Contas
– UR
– Aprovador
– UR x Aprovador x limite
– Organograma
» Multi-Filial
» Centro de Custos
» Colaboradores» Cartão de Credito
» Valor Padrão
» Projeto
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• Exemplo : Pagina de Entrada
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• Exemplo : Opções Administrador
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• Exemplo : Opções Colaborador
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• Exemplo: Pagina Solicitação de Adiantamento
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Obrigado pela atenção!!!
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