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INTRODUÇÃO
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Para promover a melhor experiência de compra e de posse, a Toyota do Brasil lança mais um diferencial aos nossos clientes, o REVISÃO NA MEDIDA, onde o cliente pode comprar antecipadamente as manutenções do seu veículo, embutindo o valor nas parcelas do financiamento ou adquirindo a vista.
O fluxo de venda do Revisão na Medida funciona da seguinte maneira: Já a utilização do pacote do Revisão na Medida segue o fluxo normal de Serviços, porém o distribuidor deve descontar o valor dos serviços do adiantamento criado para o cliente e cobrar somente os adicionais solicitados que estão fora do pacote contratado.
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PARAMETRIZAÇÕES
COMO PROCEDER
Para o início das atividades de venda dos pacotes do Revisão na Medida, é necessária a criação de dois tipos de conta: uma de Adiantamento e outra de Aplicação. Essas contas serão usadas no processo financeiro da venda dos pacotes.
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RESPONSÁVEL DO TI / FINANCEIRO RESPONSÁVEL:
No programa FINA0100 para criar o Tipo de conta para aplicação, esse Tipo de lançamento deve ser chamado APLICPRE, como demonstrado abaixo:
1.1.1 Conta de Aplicação
1.1 CRIAÇÃO DE CONTAS
OBS: Colocar na descrição da conta algo que facilite a identificação, como por exemplo, “BANCO TOYOTA – REV MEDIDA”. Caso seja necessário, utilize o programa CADA0260 para criar uma conta contábil. Esse tipo de conta será vinculado automaticamente no processo financeiro do RECE7000 (detalhado mais a frente neste manual), por isso ele deve ser nomeado como APLICPRE.
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1.1.2 Conta de Aditamento
COMO PROCEDER
PASSO 1 - No programa FINA0100 para criar o Tipo de conta para o adiantamento:
OBS: Colocar no Tipo de Lançamento e Descrição, algo que facilite a identificação, como por exemplo, “ADTORM” (Adiantamento Revisão na medida) e “ADIANTAMENTO NA MEDIDA”. Caso seja necessário, utilize o programa CADA0260 para criar uma conta contábil. Na imagem acima foi criada a conta “ADIANTAMENTO NA MEDIDA”.
PASSO 2 - Em seguida deve-se criar um Tipo de Adiantamento através do RECE0700.
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Nesta tela é importante confirmar se o parâmetro ADIANTAMENTO PREPAID está marcado como “S”. OBS: Colocar na descrição da conta algo que facilite a identificação, como por exemplo, “REVNAMEDIDA”.
1.2 PARÂMETROS DO REVISÃO NA MEDIDA
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Para vincular os itens de Adiantamento criados anteriormente e definir a multa de cancelamento, utilizamos o programa OFIT2000 para parametrização.
TIPO DE ADIANTAMENTO: Inserir o tipo criado no RECE0700 para o adiantamento, neste exemplo, “REVNAMEDIDA”. LANÇAMENTO ADIANTAMENTO: Inserir o tipo de conta para adiantamento criado no FINA0100, no exemplo, “ADTORM”. % MULTA CANCELAMENTO: Como definido no contrato do Revisão na Medida, essa multa será de 15%.
COMO PROCEDER
Acessar o programa OFIT2000 e preencher os campos como exemplo abaixo:
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O pacote do Revisão na Medida é vendido através do OFIT2001. Caso os Consultores de Vendas não possuam acesso ao Sisdia, por favor, pedir ao TI que crie os usuários.
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VENDA DO PACOTE
CONSULTOR DE VENDAS RESPONSÁVEL:
2.1 INCLUSÃO DO CONTRATO
COMO PROCEDER
PASSO 1 - Acessar o programa OFIT2001 e clicar em “Inclusão”:
PASSO 2 - Na tela inicial do OFIT2001, é possível selecionar o botão “Pedido SVT” para puxar os dados do cliente e veículo.
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PASSO 3 - Após a seleção, aparecerá um pop-up para inserir o número do pedido do SVT: Assim que confirmado, o Sisdia irá importar todos os dados do cliente e do veículo para a tela inicial do OFIT2001. Também é possível incluir o contrato através do preenchimento manual das informações.
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PASSO 4 - O número do contrato será gerado automaticamente quando finalizado. Na descrição, sugerimos colocar o nome do cliente para facilitar a identificação após a geração, como descrito no exemplo acima. Os outros campos que podem ser preenchidos nessa primeira tela são os de Desconto (% ou valor fixo). Esse desconto será aplicado somente nos Pacotes/Serviços adicionais. PASSO 5 - Após o preenchimento de todos os campos, o sistema irá migrar para o preenchimento dos pacotes do Revisão Toyota. Neste campo, apertar simultaneamente CTRL+E para pesquisar os pacotes disponíveis.
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Selecionar um pacote disponível para o veículo. Neste exemplo, selecionamos o pacote básico, que possui as três primeiras revisões. Após concluir a seleção, o sistema preencherá automaticamente os campos de Revisões Toyota com as informações das revisões selecionadas e atualizar o preço do pacote do Revisão na Medida. PASSO 6 - Em seguida, o sistema irá migrar para o preenchimento dos Pacotes/Serviços adicionais. Neste campo, apertar simultaneamente CTRL+E para pesquisar os serviços e pacotes adicionais.
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É possível pesquisar por serviços “S” ou pacotes “P” para o modelo do veículo selecionado. Além de utilizar código ou descrição para a pesquisa. Como exemplo, vamos adicionar o serviço de alinhamento e balanceamento cadastrado.
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PASSO 7 - Após a inclusão, deve ser confirmada a inclusão do contrato do Revisão na Medida.
Após a confirmação, o número do contrato será gerado.
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2.2 FECHAR CONTRATO
COMO PROCEDER
Após a inclusão do contrato, é necessário fechá-lo. PASSO 1 - Para isso, deve-se entrar no OFIT2001 e clicar em “Movimentação”.
PASSO 2 - Inserir o número do contrato gerado anteriormente. PASSO 3 - Clicar em “Fecha” para fechar a geração do contrato.
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Após o fechamento do contrato não será possível efetuar nenhuma alteração.
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PASSO 4 - Após confirmar o fechamento, o contrato será emitido.
Para reimprimir um contrato, entrar no OFIT2001 e clicar em “Emitir”.
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Após o fechamento do contrato, é necessário faturá-lo. PASSO 1 - Para isso, deve-se entrar no OFIT2001 e clicar em “Movimentação”. PASSO 2 - Inserir o número do contrato gerado anteriormente.
2.2 FATURAR CONTRATO
COMO PROCEDER
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PASSO 3 - Verificar se o Status do contrato está como “Fechado”. Só assim o contrato poderá ser faturado. PASSO 4 - Após clicar em “Fatura”, o Sisdia migrará automaticamente para o RECE7000.
Verificar se o financiamento do cliente foi confirmado antes de faturar o pacote.
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Nesta tela, o Sisdia irá puxar as informações do contrato e as parametrizações realizadas no OFIT2001. PASSO 5 - Preencher o campo “Nro.Docto” com o mesmo número do contrato para facilitar o controle (no exemplo: 40). O campo “Texto” vem como padrão a descrição do contrato. É possível incluir mais observações se necessário. PASSO 6 - Após a confirmação de todos os campos, concluir a operação. O Sisdia irá avançar para a próxima tela do RECE7000 onde é escolhida a forma de pagamento do pacote Revisão na Medida. No caso de venda através do Ciclo Toyota ou financiamento através do Banco TOYOTA, deve ser selecionada a forma “APL” (aplicação).
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Esta operação irá transferir automaticamente o valor da transação na conta de adiantamento para a conta de aplicação “APLICPRE” criada anteriormente. PASSO 7 - Após a confirmação, clicar em “Gravar e Sair” para finalizar o faturamento e gerar o recibo.
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Entregar uma das vias do Recibo para o cliente junto com o contrato.
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UTILIZAÇÃO DO PACOTE
AGENDAMENTO / CONSULTOR DE SERVIÇOS / CAIXA RESPONSÁVEL:
PASSO 1 - O responsável do agendamento deve entrar normalmente no programa OFIT0375 para realizar um agendamento. PASSO 2 - Preencher os dados iniciais da abertura da Pré-Ordem de serviço: Cliente, Placa/Chassi e KM. PASSO 3 - Após o preenchimento, o sistema irá verificar se existe Pacote do Revisão na Medida para aquele cliente e veículo. Se existir um contrato válido, o sistema irá exibir a seguinte pergunta:
3.1 AGENDAMENTO DE SERVIÇO
COMO PROCEDER
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PASSO 4 - O responsável do Agendamento deve comunicar ao cliente que ele possui o Pacote do Revisão na Medida contratado e perguntar se deseja utilizar os serviços já contratados. Se o cliente Não quiser utilizar os serviços, continuar com a abertura da Pré-Ordem normalmente. Caso a opção seja Sim, o sistema irá seguir para a próxima tela do processo.
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PASSO 5 - Nesta tela, preencher o campo “Filial” e ir para o campo “Contrato”. Neste campo, apertar simultaneamente CTRL+E para pesquisar os contratos deste cliente.
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PASSO 6 - Após selecionar o contrato desejado, o sistema irá migrar para a tela de seleção de serviços. Primeiramente será selecionada a Revisão que será utilizada alterando o “N” para “S”. Em seguida selecionar os Outros Serviços que serão utilizados alterando de “N” para “S”.
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PASSO 7 - Confirmar os serviços selecionados e clicar em “Concluir”. Após a seleção dos serviços do Pacote do Revisão na Medida, o sistema irá para a tela do processo padrão de inclusão de serviços, onde é possível incluir outros serviços que não estavam contratados no pacote.
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PASSO 8 - Após a seleção de todos os serviços e preenchimento dos campos finais da Pré-Ordem, finalizar a abertura normalmente e imprimir. PASSO 9 - Na Pré-Ordem impressa, identificar qual serviço é do Pacote do Revisão na Medida para facilitar na abertura da Ordem de serviço, como exemplo acima. OBS: A identificação deve ser feita na frente de cada serviço selecionado e não somente com um adesivo na Pré-Ordem, pois podem existir alguns serviços do Revisão na Medida e outros serviços incluídos que serão pagos pelo cliente no dia do serviço.
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O processo de abertura de Ordem de Serviço para serviços do pacote do Revisão na Medida possui as mesmas modificações da abertura de Pré-Ordem. PASSO 1 - O consultor de serviço entra normalmente no programa OFIT1000. PASSO 2 - Preencher os dados iniciais da abertura da Ordem de serviço: Pré-Ordem para puxar as informações ou Placa/Chassi, Cliente, Quilometragem, Prisma, Nível Combustiv., Lavagem, Retrabalho, Vistoria Peças. Em seguida o Sistema irá para a tela de “Cadastro do Cliente”. PASSO 3 - Após a confirmação dos dados, o sistema irá verificar se existe Pacote do Revisão na Medida para aquele cliente e veículo.
3.2 ORDEM DE SERVIÇO
COMO PROCEDER
3.2.1 Abertura da Ordem de Serviço
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Se existir um contrato válido, o sistema irá exibir a seguinte pergunta: PASSO 4 - O Consultor de serviço deve comunicar ao cliente que ele possui o Pacote do Revisão na Medida contratado e perguntar se deseja utilizar os serviços já contratados. Se o cliente Não quiser utilizar os serviços, continuar com a abertura da Ordem de Serviço normalmente. Caso a opção seja Sim, o sistema irá seguir para a próxima tela do processo.
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PASSO 5 - Nesta tela, preencher o campo “Filial” e ir para o campo “Contrato”. Neste campo, apertar simultaneamente CTRL+E para pesquisar os contratos deste cliente.
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PASSO 6 - Após selecionar o contrato desejado, o sistema irá migrar para a tela de seleção de serviços. Primeiramente será selecionada a Revisão que será utilizada alterando o “N” para “S”. Em seguida selecionar os Outros Serviços que serão utilizados alterando de “N” para “S”.
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PASSO 7 - Confirmar os serviços selecionados e clicar em “Concluir”. Após a seleção dos serviços do Pacote do Revisão na Medida, o sistema irá para a tela do processo padrão de inclusão de serviços, onde é possível incluir outros serviços que não estavam contratados no pacote.
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PASSO 8 - Após a seleção de todos os serviços e preenchimento dos campos finais da Pré-Ordem, finalizar a abertura normalmente e imprimir. PASSO 9 - Na Ordem impressa, identificar qual serviço é do Pacote do Revisão na Medida para facilitar no Caixa, como exemplo acima. OBS: A identificação deve ser feita na frente de cada serviço selecionado e não somente com um adesivo na Ordem, pois podem existir alguns serviços do Revisão na Medida e outros serviços incluídos que serão pagos pelo cliente diretamente no Caixa.
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No encerramento da Ordem de Serviço nada foi alterado. O processo ocorre normalmente através do OFIC2900. PASSO 1 - No programa NOTA1900, serão exibidos “Orçamentos” divididos entre os valores de Peças e Mão-de-obra e o valor total (como impresso na Ordem de Serviço). Selecionar um dos orçamentos para realizar o faturamento e pagamento. Ao selecionar, uma mensagem aparecerá informando que existe um adiantamento para este cliente e em seguida irá para a próxima tela.
3.2.2 Fechamento da Ordem de Serviço
3.2.3 Faturamento da Ordem de Serviço
COMO PROCEDER
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PASSO 2 - Na “Forma” de pagamento, colocar como “ADIANTAMENTO” (neste exemplo cadastrado como ADI). PASSO 3 - Após passar pelo campo “Vencimento”, a seguinte tela para selecionar o tipo de adiantamento.
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No caso do Revisão na Medida, selecionar “por Empresa”. Em seguida selecionar o adiantamento que será utilizado.
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PASSO 4 - Após a seleção, o sistema irá para o campo “Valor da Parcela”. Neste momento o caixa deverá verificar, na Ordem de Serviço, qual o valor de Peças dos serviços do pacote do Revisão na Medida. PASSO 5 - Após verificar o valor dos serviços do pacote do Revisão na Medida, inserir o valor no campo “Valor Parcela” da linha de adiantamento.
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OBS: Caso exista algum outro serviço que não estava incluso no pacote do Revisão na Medida, o Caixa deverá passar para a próxima linha, inserir a forma de pagamento escolhida pelo cliente e preencher o “Valor da Parcela” com o saldo restante. PASSO 6 - Após todo o preenchimento, finalizar e confirmar. Uma mensagem aparecerá informando o saldo residual do Adiantamento do Pacote do Revisão na medida. PASSO 7 - Esse mesmo processo deve ser realizado para a nota de mão-de-obra. Em seguida, finalizar normalmente o processo do NOTA1900.
