O desafio da gestão dos documentos fiscais eletrônicos

Central de Custódia de Documentos Eletrônicos

CONVERGÊNCIA FISCAL SEM LIMITES

Conceito da NF-e

Documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes, e cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e pela recepção, pelo Fisco, do documento eletrônico, antes da ocorrência do Fato Gerador.

Secretaria Fazenda

Vendedor Comprador

Modelo OperacionalEnvio NF-e

Em cada operação o vendedor deve solicitar

autorização de uso da NF-e à SEFAZ

Recepção antes da ocorrência do Fato

Gerador

Envia

NFE

Secretaria Fazenda

Vendedor Comprador

Modelo OperacionalEnvio NF-e

A SEFAZ procederá à validação da NF-e

recebida.Envia

NFEValidação Recepção:

• Assinatura Digital

• Leiaute XML

• Numeração

• Emitente Autorizado

Validação

Secretaria Fazenda

Vendedor Comprador

Modelo OperacionalEnvio NF-e

Se a análise for positiva, autorizará o

uso de NF-e ...

Envia

NFEValidação Recepção:

• Assinatura Digital

• Leiaute XML

• Numeração

• Emitente Autorizado

Validação

Devolve Autorizaçãode Uso NF-e

Secretaria Fazenda

Vendedor Comprador

Modelo OperacionalEnvio NF-e

... e retransmitirá a NF-e para a Receita

Federal.

Envia

NFE

Devolve Autorizaçãode Uso NF-e

Receita Federal

Retransmite NF-e

Secretaria Fazenda

Vendedor Comprador

Modelo OperacionalEnvio NF-e

Autorizado o uso da NF-e naquela

operação, o DANFE acompanhará o

trânsito da mercadoria ...

Envia

NFE

Devolve Autorizaçãode Uso NF-e

Trânsito Autorizado - DANFE

Receita Federal

Secretaria Fazenda

Vendedor Comprador

Modelo OperacionalEnvio NF-e

... e o vendedor enviará também o arquivo da NF-e para seu cliente e

empresa transportadora.

Trânsito Autorizado - DANFE

Receita Federal

NF-e

Secretaria Fazenda

Vendedor Comprador

Modelo OperacionalEnvio NF-e

Receita Federal

O destinatário deverá então consultar a

existência e validade da NF-e por meio do código

de acesso

Cancelamento da NF-e

• Somente se a NF-e tiver sido autorizada• Por meio de solicitação por web service para

cada NF-e• Desde que não tenha ocorrido circulação da

mercadoria• Valem procedimentos de NF-e de entrada e

Nota Fiscal de devolução de compra• Prazo para cancelamento da NF-e – 168 horas

(7 dias) a partir da autorização de uso;

Modelo de XML – NF-e

Modelo de XML – NF-e

www.fazenda.sp.gov.br/nfe

www.fazenda.sp.gov.br/nfe

www.fazenda.sp.gov.br/nfe

www.fazenda.sp.gov.br/nfe

Legislação SP• RICMS/00

– Art. 212-O• Portaria CAT nº 162/08• Comunicados DEAT “série NF-e”• Protocolo ENAT 03/05• Ajuste SINIEF 07/05• Ato COTEPE 22/08• Protocolo ICMS 10/07 (e alterações)

www.fazenda.sp.gov.br/nfewww.nfe.fazenda.gov.br

Algumas dúvidas recorrentes

• Se a SEFAZ mantém uma cópia do meu documento, por que preciso me preocupar em armazená-lo ?

• Eu sou obrigado a enviar os XMLs para os meus clientes ? Não basta só a imagem do DANFE ?

• Existe algum risco no envio por e-mail dos meus documentos ? • Por que devo me preocupar sobre o tratamento que o meu cliente dá para os

documentos eletrônicos que eu lhe envio ? Isso não é problema dele ?• Posso receber uma mercadoria cuja NF-e eu não recebi ? Não basta escriturar o

DANFE ?• Que ações tenho que tomar para estar seguro quando recebo uma NF-e ?• Por quanto tempo preciso armazenar os DANFEs que recebo ?• O meu ERP possui todas as informações que necessito para atender à

fiscalização ?

Alguns custos ocultos da NF-e

• Recepção dos documentos– Integração com portais e outros mecanismos de acesso aos documentos– Gestão dos e-mails contendo documentos

• Erros, Vírus e Malwares, etc.• Comunicação/interação com os fornecedores

– Validação junto à SEFAZ– Registros para compliance

• Gestão e armazenagem dos documentos– Operações de backup e administração de cópias de segurança– Atendimento dos usuários internos– Atendimento aos clientes

• Custos e sobrecarga dos canais de atendimento– Atendimento das outras “partes interessadas”

• Bancos e agentes financeiros, auditores, etc.

Boas, ou más notícias ?

• Os desafios não acabam quando sua empresa começa a emitir seus documentos eletrônicos ()– Novos problemas com a segurança das informações– Recepção eletrônica dos documentos– Custos adicionais (visíveis e ocultos) – Complexidade na armazenagem, organização, localização dos documentos– Efeito em diversos processos das empresas

• A adoção dos documentos fiscais eletrônicos traz oportunidades de melhoria e ganhos de eficiência ()– “Linguagem” comum entre as empresas na cadeia de valor– Tratamento e escrituração fiscais mais efetivos, possibilitando maior

inteligência fiscal– Informações valiosas e consistentes sobre o desempenho da empresa

O que nós oferecemos ?• A certeza para o emissor que seus documentos foram recebidos

– Rastreabilidade total das ações do destinatário• Proteção às informações sigilosas e segurança da informação

– Circulação e tratamento dos documentos fiscais num ambiente controlado e protegido por recursos criptográficos

• Recepção automática e segura dos documentos– Proteção total contra vírus e malwares– Verificação da validade da assinatura digital, da autenticidade do arquivo digital e da

concessão da autorização de uso da NF-e junto à SEFAZ• Gestão total sobre as suas NF-es

– Armazenagem de todos os documentos (emitidos e ou recebidos) em ambiente centralizado com ferramentas poderosas para localização, seleção e exportação dos documentos

• Rastreabilidade e workflow necessários para a NF-e 2G– Ambiente colaborativo robusto e confiável, com segurança de acesso e rastreabilidade total

dos eventos.

Visão Geral da Empresa◗ CCDE - Central de Custódia de Documentos Eletrônicos◗ Soluções para a gestão do ciclo de vida dos documentos fiscais eletrônicos. ◗ Centralização do acesso e das operações◗ Maior produtividade e facilidade de uso◗ Eficiência e redução de custos para as empresas.

◗ Plataforma operacional concebida para atender grandes volumes de usuários não especializados

◗ Alta disponibilidade e mecanismos de proteção ◗ Segurança da informação e criptografia◗ Ambiente configurável, navegação direta e intuitiva◗ Rastreabilidade de acessos e operações◗ Ferramentas de “auto-serviço” para a gestão dos documentos

◗ Contact center dedicado e especializado ◗ serviços de suporte, acompanhamento e seguimento junto a clientes e

fornecedores.

Nossos serviços

• Distribuição segura das NF-es– Disponibilizamos seus documentos no portal da CCDE, garantindo segurança e total

rastreabilidade

• Recepção automática dos documentos– Recebemos de forma centralizada os documentos, fazemos a validação com as

entidades tributárias e entregamos de forma segura e centralizada os documentos validados para integração com os sistemas de gestão

– Através de nosso contact center, oferecemos diversos serviços adicionais ajudando no tratamento das exceções junto aos fornecedores

• Custódia de documentos fiscais eletrônicos– Armazenamos seus documentos em equipamentos com recursos de alta

disponibilidade em um datacenter certificado Tier 3– Oferecemos acesso controlado e seguro aos documentos para todos os

interessados autorizados– Nossa poderosa ferramenta de busca garante a imediata identificação dos

documentos desejados

Nossas Competências Centrais

Integration Services Support Services

Portal ServicesDocument Services

Simples, Inteligente, seguro

◗ Capacidade para lidar com a complexidade decorrente da adoção dos documentos fiscais eletrônicos e ampliar capacidade de gerenciamento dos processos de negócio. Maior produtividade e facilidade de uso para os usuários.

◗ Primeiro portal de serviços (SaaS) focado na gestão de todo o ciclo de vida dos documentos fiscais eletrônicos, com soluções completas para pequenas, médias e grandes empresas e toda a sua rede de relacionamentos, simplifican-do a comunicação, trazendo rapidez, ganhos de eficiência e substancial redução de custos.

◗ Ambiente configurável e seguro que oferece uma navegação direta e intuitiva para os usuários, associado a um leque abrangente de ferramentas para gestão de documentos. Garantia performance, alta disponibilidade e políticas de segurança da informação aderentes à ISO 27.001. Estrutura de um contact center dedicado e especializado.

Em resumo

Dúvidas?

Este é só o começo…

SCIMT – Sistema de controle Interestadual de mercadorias em trânsito RFID - Sistema de identificação por rádio frequênciaCT-e – Conhecimento de transporte eletrônicoNFS-e – Nota fiscal de serviços eletrônicos

…o que serve para uma organização não necessáriamente serve para outra…

Lembrete

OBRIGADO!!

◗ Renato Lui renato.lui@ccde.com.br

◗ CCDE – Central de Custódia de Documentos Eletrônicos Ltda

Fone- +55 11 3728-0000

Rua Araujo, 216, andar intermediario, Republica, centro.

São Paulo - SP