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Approche Harmonisée des Remises d’Espèces aux
Partenaires d’Exécution(HACT)
Octobre 2005
Comité Exécutif de l’UNDG (ExCom)
Programme de la session
Vue d’ensemble de l’Approche harmonisée (HACT)
Examen des éléments et outils clés de l’Approche Groupes de travail:
Mise en oeuvre de l’Approche harmonisée HACT :
préoccupations, solutions, rôles Lancement et étapes pour faciliter la mise en œuvre
Pourquoi une Approche harmonisée des remises d’espèces?
Demandes des États-membres (Examen Triennal des Activités Opérationnelles TCPR):
Harmonisation et simplification des procédures, dont découle la réduction des coûts de transaction
Développement de la prise en main du programme par le pays
Pourquoi une Approche harmonisée des remises d’espèces? (suite)
Nouveau consensus sur l’aide au développement (Rome et Paris):
Plans nationaux – cadre pour la coopération avec le donateur
Soutenir le budget, constituant une option Prise en main du programme par le pays
s’appuyant sur le développement des capacités S’appuyer sur les systèmes nationaux Recentrage sur les résultats, non sur les intrants
Pourquoi une Approche harmonisée des remises d’espèces? (cont.)
La réponse de l’ONU aux défis suivants: Placer les plans de développement nationaux au
centre du processus de programmation des pays de l’ONU;
Développer le recours aux systèmes nationaux Centrer un effort plus important sur le
développement des capacités nationales
HACT: dispositions-clés
Gestion de risques contre système de contrôles
Une seule série de procédures harmonisées et simplifiées pour la gestion de remises d’espèces:
Demande /décaissement/rapports (formulaire FACE);
Audit
Gestion de risques contre système de contrôles
Évaluation des risques (2 niveaux) Agir sur les risques repérés par :
Le choix de la modalité et des procédures de remises d’espèces appropriées
L’ampleur et la fréquence des activités de contrôle
Modalités de remise d’espèces
Remise directe d’espèces Remboursement Paiement direct Exécution par l’organisme
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Processus d’élaboration des programmes communs de pays
Éléments et outils clés de l’Approche harmonisée (HACT)
Macro- et Microévaluations Activités de contrôleAutorisation de financement et
confirmation des dépenses (Formulaire FACE)
Macroévaluation
C’est un examen des évaluations existantes du système de gestion des finances publiques nationales
Effectuée une fois par cycle, de préférence lors de l’élaboration du Bilan Commun de Pays
Directives de préparation : Annexe II & Note Technique 2
Objectifs-clés:
Objectif de gestion: Base pour le choix des modalités de remise
d’espèces et des activités de contrôle appropriées Aider à déterminer si l’on peut confier l’audit des
partenaires d’exécution à l’Institution Supérieure de Contrôle des Finances Publiques (SAI)
Objectifs clés (suite):
Objectif de développement: S’assurer qu’on a une bonne connaissance de
l’environnement de la gestion des finances publiques, notamment des lacunes et points forts dans ce domaine
Identifier les domaines se prêtant au renforcement des capacités
Principes de macroévaluation
N’a pas pour but de conditionner l’aide qui sera reçue
Ne comprend pas d’évaluation formelle des risques
Le gouvernment doit être impliqué dans le processus
Principes (suite)
Les évaluations existantes doivent être utilisées;
S’il n’y a pas de macroévaluation disponible, l’ONU peuvent encourager le gouvernement à en faire effectuer une.
L’équipe de pays de l’ONU interprète conjointement les informations disponibles avec l’aide d’experts.
Rapport de macroévaluation
Élaboré par un consultant qualifié ou du personnel de l”organisme
Doit prendre environ 4 semaines à préparer Doit être bref et comprendre:
Un résumé des conclusions de l’évaluation dans les domaines-clés
Un résumé des risques liés aux modalités de remise d’espèces
Un évaluation de l’Institution supérieure de contrôle des Finances Publiques (SAI)
Les lacunes en matière de capacités et les domaines se prêtant à un renforcement de celles-ci
La liste de contrôle dûment remplie
Microévaluation
C’est une évaluation de la fiabilité des systèmes de gestion financière et des contrôles internes du partenaire d’exécution;
Effectuée une fois par cycle de progammation; Par un consultant ou une entreprise; Plafond : 100.000 US$ au total de la part de tous les
organismes par an Directives – Annexe III, NT 1, 3 & 5
Objectifs clés
Objectif de développement: Déterminer les points forts et les
lacunes des pratiques de gestion financière du partenaire d’exécution
Repérer les domaines se prêtant à un renforcement des capacités
Objectifs-clés (suite) :
Objectif de gestion: Aider à déterminer la modalité de remise
d’espèces la plus appropriée Guider la décision concernant la fréquence et
l’ampleur des activités de contrôle Envisager une évaluation des risques, mais
non sanctionnée par un verdict de “réussite” ou d’“échec”pour les partenaires d’exécution
Listes de contrôle de la microévaluation
Liste de contrôle A (évaluation simple)Expérience de travail avec ce partenaire pendant les 2
dernières annéesBons contrôles internesRapports financiers en temps opportun Même direction de gestion Pas d’ “incidents” majeursMême type de programmeVolume attendu qui ne devrait pas varier
Listes de contrôle de la microévaluation
• Liste de contrôle B (évaluation détaillée)• Statut du partenaire• Rentrées de fonds• Personnel• Politiques et procédures en matière de comptabilité• Audit interne et externe• Rapports et suivi• Systèmes d’information
Rapport de microévaluation
Évaluation globale des risques (risque élevé ou faible)
Résumé de la méthodologie utilisée Description des capacités dans chaque domaine Description des risques Recommandations pour pallier ces risques Liste de contrôle dûment remplie
Activités de contrôle
Connaissance des pratiques de contrôles internes et de gestion du partenaire
Déterminer si les fonds ont bien été utilisés aux fins convenues
Vérifier l’exactitude des rapports du partenaire sur l’utilisation des fonds pour s’assurer que cette utilisation est conforme et juste
Principes-clés
L’ampleur et la fréquence des activités de contrôle dépendent des risques et du montant des remises d’espèces
Investir davantage dans les activités de contrôle avec les partenaires plus fragiles
Activités de contrôle
Audits programmés Examens sur place
Vérifications ponctuellesAudits spéciaux effectués en raison de préoccupations
concernant des lacunes spécifiques Suivi programmatique
Suivi sur le terrainExamens annuels
Audit programmé
Calendrier: une fois par cycle Qui fait l’objet d’un audit:
Le partenaire qui a signé le Plan de Travail Annuel (AWP) = le même partenaire qui a signé le formulaire d’autorisation de financement et de confirmation des dépenses (Formulaire FACE)
Le même partenaire que celui ayant fait l’objet d’une microévaluation
Audit programmé (suite)
Plafond: 500.000 US$ au total de la part de tous les organismes par cycle
Qui effectue l’audit? L’Institution Supérieure de Contrôle des Finances
Publiques (SAI) Un cabinet public d’experts-comptables
Un organisme de l’ONU peut demander qu’un audit soit effectué (cf. dispositions du CPAP)
Pourquoi le formulaire FACE?
Pour réduire la complexité des procédures de gestion des remises d’espèces aux parteniares d’exécution
Pour réduire les coûts de transaction pour les partenaires d’exécution et le personnel des organismes des NU
Et ce faisant, libérer du temps pour un recentrage sur les questions de programmation
Fonctions du formulaire FACE
Confirme les dépenses et fournit une base pour le décaissement des fonds au cours de la période suivante
Sert à la fois de demande avant dépense, de vérification de l’utilisation des fonds et de facture.
Permet des décaissements trimestriels et non plus basés sur la transaction
Appuie les avances, les paiements directs et les remboursements
Avantages du formulaire FACE:
Ne requiert pas de documentation complémentaire (par ex. factures)
Un seul format pour tous les organismes membres du Comité Exécutif de l’UNDG et tous les partenaires
Les montants décaissés et non utilisés sont reprogrammés
Directives
Le formulaire FACE est aligné sur le Plan de Travail Annuel (AWP) et est centré sur l’enregistrement des demandes/dépenses au niveau de chaque activité. Ces activités étant spécifiées dans l’AWP.
Le Plan de Travail Annuel (AWP) précise l’identité du/des signataires du formulaire FACE.
La délégation d’un signataire pour le formulaire FACE doit faire l’objet d’un accord entre toutes les parties.
Généralement, l’instance qui signe le Plan de Travail Annuel est la même que pour le formulaire FACE
Directives (suite):
Une demande de financement par le biais d’un formulaire FACE doit être accompagnée d’une estimation détaillée des coûts suivant les directives de l’organisme concerné
Cette estimation détaillée acompagnant le formulaire FACE doit faire l’objet de négocations au niveau du pays et dépend de la nature de l’activité.
La périodicité normale de décaissement est d’une fois par trimestre
Calendrier
Macroévaluation Bilan Commun de pays (CCA)
Opérations pour pallier les lacunes en matière Plan-cadrede capacités (UNDAF)
Accord sur les principes et activités CPAP Microévaluations et accords avant les Plans de sur les activités de contrôle Travail Annuels
(AWPs) pour chaque partenaire d’exécution
Formulaire FACE une fois l’AWP signé
Sujets courants de préoccupation concernant l’Approche harmonisée
HACT:
Les évaluations et leurs conclusions ne sont pas acceptées par les partenaires d’exécution;
Absence d’accord sur les risques entre organismes des NU
Les Partenaires d’exécution n’acceptent pas les activités de contrôle
Le financement des évaluations et des audits
Pour en savoir plus…
www.undg.org