Formulier Bedrijfsvervoerplan (BVP)

Gebruiksaanwijzing

Formulier - Inleiding

1. Formulier « word » – WERKdocument (draft versie)

Er is een werkdocument beschikbaar dat u helpt bij het verzamelen van de noodzakelijke informatie om het bedrijfsvervoerplan te kunnen invullen.

2. Formulier – OFFICIËLE VERSIE

Het officiële elektronische formulier « bedrijfsvervoerplannen » dat u moet gebruiken is beschikbaar op www.irisbox.irisnet.be > BIM-Leefmilieu Brussel > Transacties > formulier BVP.

U moet uw bedrijfsvervoerplan via dit on-line formulier indienen.

1

OPGELET : Om toegang te krijgen tot het formulier dient u in het bezit te zijn van een e-IDkaartlezer, uw identiteitskaart en de pincode van uw IDkaart).

U kan een kaartlezer bekomen via pdebvp@ibgebim.be

Bent u uw pincode vergeten? U kan deze opvragen in uw gemeentehuis of u kan surfen naar www.eid.belgium.be (klik op “ aanvraag nieuwe pin-pukcodes via internet”)

Configuratie problemen ? Kijk eerst na of de kaartlezer correct geïnstalleerd is en of u wel degelijk de laatste versie van Java gebruikt. Indien het probleem niet is opgelost contacteer dan pdebvp@ibgebim.be of atoussaint@cirb.irisnet.be.

Invullen van het formulier

U kan het formulier in meerdere malen invullen. Maar u dient dan, alvorens het document te sluiten, naar een volgend tabblad te klikken zodat de gegevens bewaard blijven op het tabblad waar u mee geëindigd bent. Wenst u daarna het formulier verder aan te vullen dan klikt u op: “Mijn dossier” daarna ‘In berwerking’ en vervolgens op het potloodje om het te bewerken.

2

Deel 1 – Algemene informatie

Algemeen

Indien u wenst dat de gegevens van uw bedrijfsvervoerplan ook gelden voor de federale diagnostiek inzake woon werkverplaatsingen, dan dient u dit hier aan te geven. Wij sturen dan uw ingevulde gegevens door naar de FOD Mobiliteit en Transport. U kan dan uw gegevens nakijken via de internettoepassing van de federale overheid en ze valideren.

Indien u een aanvraag tot afwijking voor de fietsenstalling indient (zie verder bij verplichte acties), kruis dan JA aan voor een audit.

Sectoriële informatie

Het is verplicht om uw paritaire commissie (voor de privé sector) of uw overlegcomité (voor de publieke sector) aan te geven.

Een rolmenu laat u toe om uw belangrijkste commissie of comité aan te duiden.

Vestigingseenheid

Een site omvat alle vestigingseenheden van uw instelling die minder 500 meter van elkaar liggen. Al deze vestigingseenheden dienen in rekening te worden gebracht in uw bedrijfsvervoerplan. In het formulier kan u echter maar één vestigingseenheidnummer ingeven. Indien uw site dus meerdere vestigingseenheden omvat, gelieve dan contact op te nemen met onze diensten zodat wij deze kunnen groeperen.

Per site (waar meer dan 100 werknemers worden tewerkgesteld) moet een BVP ingediend worden.

Werknemers

Cijfer A = Het totaal aantal werknemers verbonden aan de vestigingseenheid. Deze cijfers zullen automatisch worden ingevuld in het elektronisch formulier. Het gaat hier om gegevens die door uw instelling aan de RSZ werden meegedeeld.

OPGELET : het is mogelijk dat dit aantal niet overeenkomt met uw eigen gegevens. Uw totaal C is bijvoorbeeld lager dan het cijfer A. Dit vormt GEEN ENKEL PROBLEEM. Wij zullen enkel rekening houden met het cijfer C, hetgeen u dus zelf invult.

Indien u merkt dat het cijfer A niet correct is, kan u de reden bij ‘opmerkingen’ noteren.

Cijfer C = Totaal aantal werknemers (omvat A + B1 + B2) die minimum de helft van hun werkdagen beginnen en eindigen op deze site (zelfs indien ze vanuit deze vestigingseenheid dienstverplaatsingen dienen uit te voeren).

OPGELET : Indien uw BVP verschillende vestigingseenheden omvat, houdt het cijfer C rekening met het totaal aantal werknemers op de site.

3

Deel 2 – Organisatie van de werktijd

Les heures de tables ne doivent pas être indiquées.

U moet het aantal werknemers per type uurrooster weergeven.

Indien u nier voldoende plaats heeft in deze rubriek (vb : meer dan 4 verschillende vaste uurroosters), dan geeft u de overige werknemers aan bij ‘andere’.

Voorbeeld 1

Voorbeeld 2

Voorbeeld 3

4

Deel 3 – Verplaatsingen

Woon-werk verplaatsingen

OPGELET, in het deel « bijlagen » moet u aan het elektronisch formulier de Excel file (hier beschikbaar) bijvoegen wet de gegevens van de werknemers volgens hun postcode en hun vervoermiddel. Het is verplicht de type tabel te gebruiken.

Om u te helpen bij het verzamelen van de nodige gegevens kunt u gebruik maken van de online mobiliteitsenquête waarmee u uw werknemers kan bevragen. Meer informatie vindt u op www.mobiliteitsenquete.irisnet.be

Uw enquête moet representatief zijn. Een responsgraad van minimum 60% zou behaald moeten worden.

De som van de tabel waar het aantal werknemers per verplaatsingswijze in wordt opgenomen moet gelijk zijn aan het cijfer C. Indien u niet beschikt over de informatie van alle werknemers dan dient u de gegevens te extrapoleren.

Voorbeeld : Ik stel 200 werknemers in mijn instelling tewerk. Ik heb een responsgraad van 80% (160 werknemers) voor mijn enquête behaald. Dan dient u voor elke vervoerswijze het resultaat uit de enquête te vermenigvuldigen met 200 en vervolgens te delen door 160.

Enquête ExtrapolatieAuto 60 75Trein 80 100Fiets 20 25TOTAAL 160 200

5

Deel 4 – Bereikbaarheid van de site

Parkeerplaatsen voor wagens

Indien u parkeerplaatsen huurt, dan dient u het aantal, de locatie en de jaarlijkse huurkost per plaats aan te geven. Indien er meerdere tarieven zijn dan berekent u het gemiddelde.

Indien u aangeeft dat de parkeerplaatsen betalend zijn voor uw werknemers (u geeft het bedrag per maand), dan moet u deze informatie ook verder in het document herhalen bij ‘andere maatregelen” “rationeel gebruik van de auto” “betalend parkeren voor de werknemers”.

Analyse, opmerkingen of suggesties ivm de bereikbaarheid van de site

U moet voor minimum 2 onderdelen van deze rubriek uw bedenkingen noteren (dit mag en kan vrij kort zijn).

Perceptie van de mobiliteitsproblematiek gelinkt aan de site

U moet per onderdeel ten minste één hokje aankruisen. Indien er geen problemen zijn, vink dan “geen probleem” aan.

6

Deel 5 – Analyse van de diagnostiek

U moet voor minimum 2 onderdelen van deze rubriek uw bedenkingen noteren (dit mag en kan vrij kort zijn).

7

Deel 6 – Actieplan

Doelstelling inzake modal shift en rationalisering van de verplaatsingen

U mag geen verhoging van het aandeel autogebruikers als doelstelling vooropstellen.

Indien u minder dan 50 bezoekers heeft op uw site dan bent u niet verplicht om voor deze verplaatsingen een doelstelling voorop te stellen.

Verplichte maatregelen

Deze maatregelen zijn verplicht. Ze moeten dus ofwel al bestaan ofwel gepland worden.

U moet elke maatregel beschrijven (of ze nu gepland of bestaand is) en de planning weergeven (deze dient de wettelijke deadlines te respecteren).

COMMUNICEREN VAN DE GEGEVENS VAN DE CONTACTPERSOON :

deadline = ten laatste 3 maanden na het versturen van het BVP naar Leefmilieu Brussel. (In afwachting van de aanduiding van een mobiliteitscoördinator, neemt iemand anders deze rol op zich.)

DE (NIEUWE) WERKNEMERS WORDEN GEÏNFORMEERD OVER DE INHOUD EN EVOLUTIE VAN HET VERVOERPLAN:

Nieuwe werknemers kunnen geïnformeerd worden bij de aanwerving maar u bent ook verplicht de werknemers die reeds voor uw instelling werken te informeren over de evolutie van de inhoud van het BVP.

deadline = ten laatste 3 maanden na het versturen van het BVP naar Leefmilieu Brussel

BEWUSTMAKINGSACTIES TER ATTENTIE VAN DE WERKNEMERS EN BEZOEKERS :

OPGELET, verwar informatie acties (ophangen van uurregelingen of het netwerk van het OV, …) niet met sensibiliseringsacties. Hieronder enkele voorbeelden van bewustmakingsacties :

Deelnemen aan mobiliteitsevenementen (week van de vervoering, « Zonder wagen naar het werk », …)

Deelnemen aan fietsacties (Bike to work, Bike Experience, …)

Organiseren van interne acties (Mobiliteitsmiddag, fietsersontbijt, …)

Verspreiden van mails of nieuwsbrieven naar uw werknemers

Deadline = vanaf 2012, moet u elk jaar een actie organiseren.

8

MULTIMODAAL TOEGANGSPLAN :

Indien u geen multimodaal toegangsplan ter beschikking stelt of indien het plan niet aan de definitie van een plan voldoet (ttz een multimodaal toegangsplan geeft voor de verschillende vervoerswijzen aan hoe u het beste de site kan bereiken (te voet, fiets, trein, tram, bus, taxi, auto); wat de beste reisroutes zijn; praktische mobiliteitsinformatie en de locatie van de fietsenstallingen en parkeerplaatsen), dan dient u de realisatie hiervan te plannen.

Indien uw instelling een website heeft, dan dient u het online zetten van het multimodaal toegangsplan te plannen.

Indien uw toegangsplan niet meer de juiste informatie aangeeft, bijvoorbeeld i.v.m. het openbaar vervoer, dan dient u een update hiervan te plannen.

Indien uw instelling over een toegangsplan beschikt, dan dient u deze aan het formulier bij te voegen (in het deel « bijlagen »).

Deadline = ten laatste op 31/12/2012

FIETSENSTALLING

Indien uw instelling over een fietsenstalling beschikt dan moet u daar ons een foto van opsturen (in het deel “bijlagen” van het formulier).

OPGELET, uw fietsenstalling dient een minimum wettelijk opgelegd aantal plaatsen te bevatten

Aantal parkeerplaatsen voor wagens gedeeld door 5. Voorbeeld : uw instelling beschikt over 50 parkeerplaatsen en huurt er 23 plaatsen bovenop. Dit maakt in totaal 73 plaatsen: 73/5= 14,6. Er wordt afgerond naar boven in dit geval. Dit maakt dat u dus minimaal 15 plaatsen voor fietsen ter beschikking moet stellen

Aantal werknemers en bezoekers die met de fiets komen, vermeerderd met 20%. Voorbeeld : u hebt aangegeven in het deel ‘verplaatsingen’ van het formulier dat 6 werknemers zich met de fiets verplaatsen. U ontvangt bovendien gemiddeld 50 bezoekers per dag waarvan 3% met de fiets komt, of dus 1.5 fietsende bezoekers. Vermeerderd met 20% maakt dat (6 + 1,5) × 1,2 = 9 plaatsen voor fietsen.

Het minimaal opgelegd aantal fietsplaatsen is de hoogste van beide waarden. Voorbeeld : u moet dus tenminste 15 plaatsen voor fietsen ter beschikking stellen.

Indien u momenteel niet over voldoende fietsenstallingen beschikt, dan:

plant u een uitbreiding van het aantal plaatsen. Het aantal dat u in het formulier dan aangeeft is het totaal aantal plaatsen na de uitbreiding van de fietsenstalling.

Klik hier om de karakteristieken van een goede fietsenstalling te bekijken.

Deadline = ten laatste op 31/12/2012

Of u dient een aanvraag tot afwijking in, door een gemotiveerde brief aan het document bij te voegen (in het deel ‘bijlagen’). Wij komen dan een audit uitvoeren van uw bedrijfsvervoerplan om te beslissen of uw aanvraag al dan niet aanvaard wordt.

9

MAATREGELEN VOOR EEN GROENERE WAGENVLOOT :

OPGELET, u bent verplicht om in uw procedure voor aankoop of leasing van bedrijfs- en dienstwagens rekening te houden met de Ecoscore van de wagens bij de keuze van iedere nieuwe wagen.

deadline = ten laatste op 31/12/2012

SPECIFIEKE ACTIES TE NEMEN BIJ EEN PIEKPERIODE VAN LUCHTVERVUILING :

Voor deze maatregel dient u een urgentieplan in geval van een pollutiepiek (SMOG-alarm) op te stellen. Dit wil zeggen:

een plan met maatregelen om het gebruik van de wagen op die dagen te beperken

een verantwoordelijke voor dit plan aanduiden,

het plan en de gegevens van de verantwoordelijke communiceren naar uw werknemers

bij een piek, uw werknemers hierover informeren en hen herinneren aan de maatregelen die u neemt

Indien u nog geen plan hebt, dan dient u deze actie te plannen en te beschrijven.

Deadline = 31 OKTOBER 2012

OPENBAAR VERVOER :

6 maatregelen die het gebruik van het openbaar vervoer stimuleren worden voorgesteld. U bent verplicht om ten minste 2 van de 6 maatregelen op te nemen in uw actieplan (ofwel bestaan ze al, ofwel moet u ze plannen).

Opgelet, de maatregel ‘gratis vervoerabonnementen’ geldt ook wanneer dit slechts voor 1 van de verschillende vervoersmaatschappijen is.

OPGELET, de maatregel « cofinanciering van het openbaar vervoeraanbod in overleg met de vervoersoperatoren » betekent dat de onderneming mee werkt aan een uitbreiding van het aanbod van het openbaar vervoer door een financiële bijdrage of een andere maatregel om de bijkomende infrastructuur- en exploitatiekosten te dekken. Voorbeeld: het financieren van de verlenging van een buslijn. Het gaat dus niet om een derde betalersregeling voor de abonnementen.

Deadline van de geplande maatregelen is ten laatste 31/12/2012.

10

Beschrijving van andere maatregelen inzake mobiliteitsmanagement

U dient de bestaande maatregelen aan te vinken en te beschrijven.

U dient de geplande maatregelen aan te vinken, te beschrijven alsook de geplande datum aan te geven.

U dient de terugbetaling van de openbaar vervoerabonnementen aan te geven.

U vult de minimale afstand om van een terugbetaling, van het vervoersabonnement, te kunnen genieten in.

Evaluatie van het vorige actieplan

Alle instellingen die reeds een bedrijfsvervoerplan hebben gerealiseerd (alle instellingen met meer dan 200 werknemers onder de vorige verplichting) geven hier een korte evaluatie weer van hun vorig actieplan.

11

Bijlagen

U bent verplicht volgende documenten aan het formulier bij te voegen :

De type Excel file, die de postcodes van de werknemers kruist met hun belangrijkste verplaatsingswijze.

Volgende documenten dient u bij te voegen onder bepaalde omstandigheden :

Een foto van de fietsenstalling, indien uw instelling over een fietsenstalling beschikt.

Een aanvraag tot afwijking voor het wettelijk minimum opgelegde fietsplaatsen, indien u tegen 31/12/12 dit aantal niet plant.

Een multimodaal toegangsplan, indien u er over één beschikt.

Een alternatieve tabel waarbij de uren met een priksysteem kunnen ingevuld worden, indien u deel 2 over de werkuren van uw werknemers niet heeft ingevuld.

Volgende documenten mag u aan het document bijvoegen :

De kaarten gemaakt met GISMOB, indien u deze applicatie gebruikt hebt om uw mobiliteitsgegevens te analyseren. (www.mobiliteitsenquete.irisnet.be).

Alle andere informatie die nuttig kan zijn om uw diagnostiek te beschrijven of om uw actieplan te verduidelijken.

HOE DOCUMENTEN AAN HET FORMULIER BIJVOEGEN ?

1. Kies uit de verschillende mogelijkheden welk document u wenst toe te voegen

2. Zoek het desbetreffende document op

3. Klik op « toevoegen »

12

Bevestiging

Deze pagina is een samenvatting van alle informatie van uw BVP.

Alle velden aangegeven in het rood moeten nog verder aangevuld worden of bevatten fouten (vb: totaal is niet gelijk aan 100%, het aantal karakters werd overschreden, …).

Indien alles correct werd ingevuld en alle velden blauw kleuren, zal volgende knop oplichten. U kan nu uw formulier naar ons sturen.

Meer informatie over de verplichting van de bedrijfsvervoerplannen

Alle informatie betreffende de verplichting van de bedrijfsvervoerplannen zijn beschikbaar op www.leefmilieubrussel.be/bvp.

Voor elke verplichte maatregel, kan een infofiche gedownload worden. Deze beschrijven wat verwacht wordt van elke maatregel.

13