APLIKASI KESEKRETARIATANEvada El Ummah Khoiro,

S.AB.,M.AB

Prodi D3 Adm. Niaga Smt 2

TENTANG MK APLIKASI KESEKRETARIATAN

SKS : 3 SKS

Semester : 2 (DUA)

Dosen Pengampu : Evada El Ummah Khoiro, S.AB., M.AB.

Diharapkan mahasiswa dapat mengetahui dan menggunakan peralatan dan mesin-mesin kantor, pengurusan surat, mengelola rapat, membuat jadwal kegiatan pimpinan laporan keuangan dan mengatur perjalanan dinas pimpinan sesuai dengan standar kerja.

BUKU AJAR

THE POWER OF POWERPOINT | HTTP://THEPOPP.COM

SLIDE 3Sebagai pedoman pembelajaran semester

Referensi:

1. Sedianingsih, Farida Mustikawati,

Nieke.P.Soetanto, 2010. Teori dan Praktek

Administrasi Kesekretariatan, Jakarta:

Kencana

2. Wursanto, Ignasius, 2006. Kompetensi

Sekretaris Professional, Yogyakarta: Andi

3. Wahana Komputer, 2011. Microsoft Word,

Excel, PowerPoint, dan Outlook untuk

Sekretaris Perkantoran, Yogyakarta: Andi

METODE KULIAHMetode pembelajaran

Penilaian Prestasi

Jadwal & Materi

THE POWER OF POWERPOINT | HTTP://THEPOPP.COM

SLIDE 4

Perkuliahan dilakukan dalam bentuk Ceramah, Tanya jawab, presentasi, diskusi, tugas, study case dan latihan.

1. Tugas Individu

Membaca di rumah

2. Tugas Kelompok

Presentasi

Konversi Nilai

Angka Huruf Bobot

80 – 100 A 4

65 – 79 B 3

55 – 64 C 2

45 – 54 D 1

0 – 44 E 0

PENILAIAN PRESTASI

Kehadiran 10 %

Keaktifan dalam diskusi dan etika 10 %

Tugas 10 %

Praktik 10 %

Ujian Tengah Semester 30 %

Ujian Akhir Semester 30 %

Total 100 %

JADWAL DAN MATERIPertemuan Materi

1 Kontrak Kuliah, Pengoperasian dan pemeliharaan mesin dan peralatan kantor

2 Pembukuan /Inventarisasi Perlengkapan Kantor

3,4 Handling Telepon

5,6 Handling Tamu

7 Pengurusan dan Pengendalian Surat

UTS

8 Pembuatan Surat dengan Ms. Word

9 Handling Petty Cash

10 Manajemen Waktu

11 Mengelola Rapat

12 Membuat Agenda Perjalanan Pimpinan

13 Membuat Laporan Kesekretariatan dengan Ms.Excel

14 Membuat Presentasi dengan Ms.Power Point

UAS

PERALATAN KANTOR

A. PERLENGKAPAN KANTORPerlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan kantor sesuai dengan yang diharapkan.

Perlengkapan kantor dapat dibedakan dalam dua jenis, yaitu barang bergerak dan barang tidak bergerak.

1. Barang Bergerak, terdapat dua jenis barang bergerak, yaitu :

a. Barang habis pakai

Yaitu barang-barang yang hanya dapat digunakan satu kali pakai, dimana barang ini habis Tanpa meninggalkan bekas dalam pemakaiannya.

Contoh : kertas, tinta, karbon, pensil, map, dsB

a. Barang tidak habis pakai

Yaitu barang-barang yang dapat digunakan berulang kali dan tahan lama dalam pemakaiannya.

Misalnya : mesin tik, perforator, gunting, lemari arsip, pesawat telepon, dll.

2. Barang Tidak Bergerak, misalnya tanah, gedung, dsb.

B. JENIS-JENIS DAN ISTILAH-ISTILAH PERALATAN KANTORBekal Kantor (Office Supplies)

Adalah benda-benda yang akan habis dalam pemakaiannya sehari-hari di kantor. Misalnya : kertas, tinta, karbon, dll.

Mesin-mesin Kantor (Office Machine)

Adalah segenap alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, dan mengolah bahan-bahan, keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetik.

Macam-macam mesin kantor antara lain : Mesin tik (type writer)

Mesin dikte (dictating machine)

Mesin hitung (calculating machine)

Mesin keperluan surat menyurat (mailing equipment)

• Mesin pengganda dokumen (duplicator/copier)

• Mesin komunikasi (communication equipment)

Mesin komunikasi disebut juga sebagai pesawat kantor, yang membantu kegiatan komunikasi di kantor. Jenis-jenis pesawat komunikasi di antaranya : intercom, telepon, handphone, switchboard, loudspeaker, dictaphone, teleks, facsimile.

Alat Bantu Peraga (audio visual aids) adalah alat yang digunakan untuk membantu kelancaran komunikasi antara pendengar dan penyaji. Contohnya :

Tape recorder, VCD/DVD player, radio, televisi, slide projector, film, over head projector (OHP), projector LCD, white board, dll.

3. PERALATAN KANTOR (OFFICE APPLIANCES)Adalah segenap alat yang digunakan untuk membantu dalam pekerjaan kantor.

Macam-macam peralatan yang bukan mesin kantor :

• Bak Surat (desk tray)

• Kalender Meja (desk calendar)

• Penggaris (ruler)

• Pena (pens)

• Tempat Pena (pens holder)

• Pensil (pencil)

• Penghapus pensil (eraser)

Kertas isap (blotter)

• Gunting

• Stapler

• Bak untuk jepitan kertas

• Bak untuk jarum

• Bak untuk karet gelang

• Jepitan kertas (binder)

• Cap tanggalan (band dater)

• Bantalan cap (stamp pad)

4. PERABOT KANTOR (OFFICE FURNITURE)Adalah benda-benda kantor yang pada umumnya terbuat dari kayu yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas-tugas administrasi perkantoran.

Macam-macam perabot kantor yang utama :

• Meja tulis, meja mesin tik, meja komputer

• Kursi

• Lemari yang dapat dikunci

• Rak buku/arsip

• Box

MEJA KANTOR DAPAT DIBEDAKAN BERDASARKAN UKURAN DAN FUNGSINYA SBB :A. Meja besar atau meja biro, yaitu meja

yang mempunyai ukuran sbb :• Panjang 121,5 cm- 130 cm• Lebar 70 – 80 cM• Tinggi 74 cmMeja ini biasa digunakan oleh direktur.

B. Meja sedang atau meja setengah biro• Panjang 96,5 cm• Lebar 71 cm• Tinggi 71 cmMeja ini biasa digunakan oleh Kepala Bagian.

c. Meja biasa, yaitu meja yang dipakai oleh pegawai biasa, dengan ukuran :

- Panjang 120 cm

- Lebar 70-72 cm

- Tinggi 75 cm

d. Meja khusus, yaitu meja yang digunakan untuk mengerjakan pekerjaan tertentu, misalnya meja juru tik, meja gambar, meja lay out.

e. Meja rapat, yaitu meja yang digunakan untuk rapat, pengaturannya didasarkan pada jumlah peserta rapat dan besar kecil ruangan

Persyaratan kursi yang baik :

a. Kursi dapat diatur tinggi randahnya sehingga cocok bagi pemakai.

b. Kursi dibuat secara kokoh

c. Kursi disesuaikan dengan bentuk badan orang

d. Kursi mempunyai penyangga belakang sehingga dapat menunjang punggung pemakainya.

Kursi yang dapat diputar dan diatur tinggi rendahnya termasuk kursi yang baik dan

paling enak dipakai untuk berbagai pekerjaan kantor.

Khusus untuk kursi pimpinan yang banyak membaca, sebaiknya kursi kerjanya

berlengan agar dapat menyangga sehingga tidak cepat letih

5. Perabot Kantor Tempelan (Office Fixture)

Adalah perabot kantor yang telah melekat (menjadi satu) dengan bangunan lain dalam kantor. Misalnya : lemari, rak yang menempel di dinding

6. Hiasan Kantor (Office Ornament)

Adalah benda-benda kantor yang pada umumnya bertujuan untuk menambah kenyamanan dalam kantor. Misalnya lukisan, gambar-gambar, bunga, lampu hias, dll

That’s all. Thank you very much! Any Questions?

Contact me: