Capítulos 1,2,3,4Carlos Alberto Castellanos Herrera

López Serrat SergioRizo Carmona Elena Sarahí

CAPITULO 1

Conceptos relativos a la Administración de Proyectos

Concepto s relativos a la

administración de proyectos

Espectáculos - Jeff

Actores - Jef Tribuna - Jim

Escenario - Jim

Sonido e iluminación - Joe

Asientos - Jim

Alimentos - Bill

Alimentos - Bill Instalaciones - Chris

Puestos para alimentos - Chris

Equipo de cocina - Bill

Áreas para comer - Jim

Servicios - Jack

Estacionamiento - Steve Limpieza – Tyler

Contenedores - Tyler

Contratista - Damian

Instalaciones de sanitarios – Jack

Sanitarios - Jack

Estación de primeros auxilios -

Beth

Seguridad - Rose

Ciclo de vida del proyecto

La primera fase en el ciclo de vida del proyecto consiste en descubrir una necesidad un problema o una oportunidad

El cliente suele anotar en un documento (SDP) solicitud de propuesta

La segunda fase consiste en encontrar una solución ala necesidad o al problema

Se le presentan propuestas al cliente uno o mas individuos o empresas.

La tercera parte del ciclo de vida del proyecto consiste en implementar o poner en practica la solución propuesta

También conocida como ejecución del proyecto se planea detalladamente el proyecto y se implementa para conseguir su objetivo

La fase final de un proceso consiste en terminarlo.

Se hacen algunas actividades de cierre como confirmación que se haya realizado todo lo solicitado

La vida de un Proyecto.

Un proyecto es un esfuerzo tendiente a lograr un objetivo especifico mediante

una serie especial de actividades.

El proceso de administración de proyecto significa

planear el trabajo y después trabajar según el plan.

La planeación incluye los siguientes pasos:

Definir con claridad el objetivo del proyecto

Dividir y subdividir el alcance del proyecto en “piezas” o paquetes de trabajo

Definir las actividades especificas que es necesario realizar para cada paquete de trabajo con el fin de lograr el objetivo del proyecto

Presentar gráficamente las actividades bajo la forma de un diagrama de red

Hacer un estimado de tiempo de la duración que tendrá que completar cada actividad

Hacer un estimado de costos para cada actividad

Calcular el programa y el presupuesto de un proyecto, para determinar si el mismo se puede terminar dentro del tiempo requerido

La planeación determina que se necesita hacer, quien lo hará, cuanto tiempo se necesitara y

cuanto costara.

El resultado de este esfuerzo es un plan de línea base

Poner en practica el plan de línea base para un proyecto incluye:

realizar el trabajo de acuerdo al plan

controlar el trabajo de forma tal que se logre el alcance del proyecto dentro del presupuesto con la satisfacción del cliente

FestivalLynn

PublicidadLynn

Anuncios en los periódicos -

Lynn

Carteles - Keith

Boletos - Andrea

Relación de voluntarios -

Beth

Juegos - Steve

Puestos - Jim Juegos - Steve Premios - Jeff

Paseos en aparatos - Pat

Contratista de aparatos de

diversión - PatPermisos - Neil

Estructura de la división del trabajo.

La vida de un proyecto. Diagrama de red

Identificar a los

consumidores objetivo -

Susan

Desarrollar el borrador del

cuestionario - Susan

Hacer pruebas piloto del

cuestionario - Susan

Revisar los comentarios y

terminar el cuestionario -

Susan

Preparar las etiquetas

para el envío por correo –

Steve

Imprimir el cuestionario –

Steve

Desarrollar programas de computación

para el análisis de

datos – Andy

Desarrollar programas de computación

para comprobar

datos - Susan

Conceptos relativos a la administración de proyectos

Enviar por correo los

cuestionarios y respuestas -

Steve

Comprobar los

programas - Andy

Registrar en la

computadora la

información de las

respuestas - Jim

Analizar resultados -

Jim

Preparar informes - Jim

Capitulo 2

Identificación de las necesidades

Las primeras fases del ciclo de vida del proyecto se familiariza con:

•Identificar necesidades y seleccionar proyectos

•Desarrollar solicitudes de propuestas

•El proceso de solicitar propuestas

La identificación de necesidades

Se comienza con el reconocimiento de una necesidad un problema o una oportunidad y termina con la emisión de una solicitud de

propuesta

Es importante cuantificar el problema para poder determinar si los beneficios esperados de poner en practica una solución compensa los costos de realizar el proyecto y si es así en cuanto

En la selección de los proyectos se evalúan varias necesidades u oportunidades

Los beneficios y consecuencias las ventajas y desventajas los pros y contras de de cada oportunidad de analizar y evaluar

Pasos para la selección de un proyecto

1.- establecer un conjunto de criterios para evaluar la oportunidad

2.- listar las suposiciones que serán las base de cada oportunidad

3.- recabar los datos e información sobre cada oportunidad para garantizar una decisión inteligente relativa ala sección del proyecto

3.- recabar los datos e información sobre cada oportunidad para garantizar una decisión inteligente relativa ala sección del proyecto

4.- evaluar las oportunidades a partir de los criterios

Los integrantes del equipo de evaluación y selección o el comité encargado de ello han de tener conocimientos y experiencias para enriquecer el proceso dela toma de decisiones

Una SDP debe de ser amplia y proporcionar información suficiente detallada para que el contratista o e equipo de proyecto pueda preparar una propuesta inteligente que corresponda ala necesidad del cliente

Una vez que se ha preparado la SDP el cliente solicita propuestas al notificar a los posibles contratistas que tienen disponible la SDP.

No todos los ciclos de vida de proyectos incluyen la preparación de una solicitud de propuesta por escrito y las posteriores propuestas de los contratistas

Hay otros proyectos en que los requisitos no se ponen por escrito en una SDP formal si no que comunica en varios proveedores

CAPITULO 3

SOLUCIONES DE PROPUESTAS

MERCADOTECNIA PREVIA A LA SDP/ PROPUESTA

Crear propuestas ganadoras. Fomentar relaciones con los posibles

clientes. Comunicación frecuente con los clientes. Comienza a comprender con claridad lo que

espera el cliente. Se consideran como mercadotecnia o

desarrollo de negocio y se realiza sin costo alguno para el cliente.

DECISIÓN DE LICITAR / NO LICITAR

El contratista puede tomar en cuenta algunos de los siguientes factores:

Competencia Riesgo Misión Ampliación de capacidades Reputación Fondos del cliente Recursos para la propuesta Recursos para el proyecto

DESARROLLO DE UNA PROPUESTA GANADORA

El contratista tiene que convencer al cliente de que:

Comprende lo que el cliente está buscando Puede llevar a cabo el proyecto propuesto Proporcionará el mayor valor para el cliente Es el mejor contratista para solucionar el problema Aprovechará su experiencia exitosa con proyectos

anteriores similares Hará el trabajo en forma profesional Lograra los resultados deseados Completará el proyecto dentro del presupuesto y de

acuerdo al programa Dejará satisfecho al cliente

PREPARACIÓN DE LA PROPUESTA

Puede ser un tarea directa realizada por una persona, o ser un esfuerzo con uso intensivo de recursos que requiera de un equipo de organizaciones y personas con diversos conocimientos y habilidades.

Los clientes no pagan a los contratistas por preparar propuestas, los contratistas absorben estos costos como costos normales de mercadotecnia al realizar estas operaciones.

La propuesta debe contener el detalle suficiente para convencer al cliente de que el contratista le proporcionará el mejor valor.

CONTENIDO DE LA PROPUESTA

Las propuesta se organizan en tres secciones: técnica, administrativa y de costos. • Es convencer al cliente de que el contratista

comprende la necesidad o el problema y que puede proporcionarle la solución menos riesgosa y más benéfica.

Técnica

• Es convencer al cliente de que puede hacer el trabajo propuesto (el proyecto) y lograr los resultados deseados.

Administrativa

• Es convencer al cliente de que el precio del contratista para el proyecto propuesto es realista y razonable.

Costos

CONSIDERACIONES DE FIJACIÓN DE PRECIOS

Necesitan tener cuidado en no exagerar el precio del proyecto propuesto, pues de lo contrario el cliente quizá seleccione a un contratista de precios inferiores.

El contratista tiene que tomar en cuenta:

Confiabilidad de los estimados del costo Riesgos

Valor del proyecto para el contratista Presupuesto del cliente

Competencia

PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Y SEGUIMIENTO

Normalmente se proporciona la fecha de vencimiento de presentación de las propuestas, nombre y la dirección de la persona a quien se deben entregar. Algunos clientes piden varias copias de la propuesta para su revisión y evaluación. Puede tener varios cientos de páginas y quizá incluyan grandes dibujos o graficas de color. Los contratistas tienen que continuar siendo proactivos incluso después de presentar la propuesta.

EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS POR EL CLIENTE

Los clientes evalúan las propuestas de los contratistas en diferentes formas.

Entre los criterios que pueden ser utilizados por los clientes al evaluar las propuestas de los contratistas se incluyen los siguiente:

Cumplimiento con la descripción del trabajo y los requisitos del cliente

Comprensión por parte del contratista, necesidad del cliente Enfoque propuesto por el contratista Experiencias y éxito del contratista Experiencia para trabajar un proyecto Capacidad administrativa Precio

TIPOS DE CONTRATO

Es un vehículo para establecer buenas comunicaciones entre el cliente y el contratista y llegar a una comprensión mutua con claras expectativas que aseguren el éxito del proyecto.

Básicamente son dos tipos de contratos que existen: de precio fijo y de reembolso del costo.

• Se acuerda un precio para el trabajo propuesto, se proporciona bajos riesgos para el cliente, puesto que éste no pagará más que el precio fijo.

Contrato de precio fijo

•El cliente acepta pagar al contratista todos los costos reales, con independencia de la cantidad, más alguna utilidad acordada, representa un alto riesgo para el cliente, puesto que los costos del contratista pueden exceder el costo propuesto.

Contrato de reembolso del costo

CLÁUSULAS DEL CONTRATO

Se presentan algunas cláusulas que se pueden incluir en los contratos de proyecto:

Exposición falsa de los costos Aviso de exceso en los costos o demora en el programa Aprobación de los subcontratistas El equipo o la información a proporcionar por el cliente Patentes Divulgación de información confidencial Consideraciones internacionales Cancelación Condiciones de pago Pagos por primas/penalidades Cambios

Capitulo 4El proyecto

1. El realizar el proyecto y 2. poner en practica la

solución propuesta

Es la tercera fase del ciclo de vida del

proyecto

Inicia: después de que se redacta un contrato o convenio entre cliente y el contratista o el equipo del proyecto

Finaliza:

Cuando se logra el objetivo fijado

El cliente queda satisfecho de que el trabajo se ha terminado con calidad

Dentro del presupuesto y a tiempo

1. Desarrollar un plan que muestre como se lograran las tareas del proyecto dentro del presupuesto y a tiempo

2. La planeación determina que se necesita hacer, quién lo hará, cuánto durara y cuánto costará.

Planeación del proyecto:

3. El resultado del esfuerzo es un plan de línea base

4. Es importante que las personas que participaran en la ejecución del proyecto también colaboren en la planeación del trabajo.

“La participación crea compromiso”

Una vez que se ha establecido un plan, el equipo, dirigido por el gerente del proyecto, lo pone en

practica.

Realización del proyecto:

1. Mientras el equipo del proyecto esta realizando el trabajo es

necesario supervisar el progreso, para asegurarse de que todo vaya

de acuerdo al plan

Control del proyecto:

2. El proceso de control incluye recopilar periódicamente

información sobre el desempeño del proyecto, comparar el avance real

con el planeado y llevar a cabo acciones correctivas si el

desempeño real es inferior al planteado.

La cuarta fase es el fin del ciclo de vida

del proyecto “terminación”

inicia después de que se ha completado el trabajo

El propósito de esta fase es aprender de la experiencia obtenida, con el fin de mejorar el

desempeño en proyectos futuros

Las actividades de evaluación posteriores incluyen reuniones individuales con los miembros del equipo y una reunión de grupo con el equipo del proyecto

También es importante reunirse con el cliente para evaluar el nivel de satisfacción del mismo y determinar si el proyecto le proporciones al cliente los beneficios esperados

Evaluación y Retroalimentación:

Algunos proyectos se cancelan antes de su terminación por diversas razones. Pueden ser canceladas por el cliente debido a su descontento .

Esto puede dar como resultado una perdida financiera y manchar la reputación del contratista o de la organización que realiza el proyecto.

Cancelación del proyecto:

Una forma de evitar la cancelación debido al descontento del cliente es:

supervisar continuamente su nivel

de satisfacción durante el proyecto y

llevar a cabo la acción correctiva a

la primera señal de cualquier descontento.