apéndice 1 instructivo seguimiento planes de calidad

GERENCIA GAS SISTEMA DE GESTIÓN DE

LA CALIDAD

INSTRUCTIVO PARA REALIZAR SEGUIMIENTO A PLANES DE CALIDAD

GERENCIA GAS

DE–SGC–IT–021

Diciembre de 2004

VERSIÓN FECHA MODIFICACIONES EFECTUADAS

00 2004/12/14 Versión inicial

01 2010/06/10 Versión actualizada con anexos

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

CARGO Profesional Técnico

Gas

NOMBRE Equipo Calidad Gas Equipo Calidad Gas

FECHA

NOMBRE Rubén Galeano N.

FECHA 2010/06/10

GERENCIA GAS

Subgerencia Construcción Redes Gas

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Instructivo para realizar el seguimiento de planes de calidad

DE-SGC-IT-021 VERSIÓN 01 2 de 37

DE-SGC-IT-021

1. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN

Se define mediante este instructivo un derrotero práctico para realizar la revisión, verificación y seguimiento a los planes de calidad presentados por los proveedores (contratistas), para garantizar de acuerdo con su Sistema de Gestión de la Calidad basado en la norma ISO 9001:2008, la calidad de los productos y/o servicios solicitados por EEPPM E.S.P.

1.1 GENERALIDADES.

1.1.1 DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO SOLICITADO

Descripción del Servicio

Presupuesto

Fecha de inicio del Servicio

(Definida por EEPPM E.S.P.)

Fecha real de inicio del Servicio

Fecha esperada de Terminación del

Servicio

Proveedor del servicio

2. PROCESOS ESTRATEGICOS DEL PLAN DE CALIDAD

PLANIFICACIÓN Y REVISIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD. (Requisitos 5.1, 5.2, 5.3, 5.4.1, 5.4.2, 5.5.1, 5.5.2, 5.5.3, 5.6.1, 5.6.2)

2.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN. (Requisito 5.1)

ACCIONES QUE APOYAN EL COMPROMISO

ITEM DESCRIPCIÓN DE LA ACCION O ACTIVIDAD

1 ¿La Dirección Ejecutiva del proveedor (contratista) declaró el compromiso con su Sistema de

Gestión de Calidad y con el cumplimiento de los requisitos establecidos por EEPPM E.S.P.?

¿Presenta evidencia de ello?

2 ¿El compromiso se evidencia en la implementación y gestión del Plan de Calidad presentado de

acuerdo con los requisitos de EEPPM E.S.P.? (La evidencia que muestra la conformidad o no de

este punto, es el resultado del seguimiento periódico del plan de calidad aprobado por EEPPM

E.S.P.)

3 ¿Se han establecido los objetivos de calidad para el contrato?

4 ¿Se ha realizado la revisión por la dirección del proveedor (contratista), de los indicadores que

miden la consecución de los objetivos de calidad definidos para el contrato?

5 El compromiso se evidencia en el mejoramiento continúo que este contrato genera, derivado de las

revisiones por la dirección y el seguimiento continuo al Sistema de Gestión de la Calidad del

proveedor (contratista) y al Plan de Calidad aprobado por EEPPM E.S.P. ¿El proveedor

(contratista) presenta evidencia de ello?

Rev%20x%20Dir.ppt

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2.2 ENFOQUE EN EL CLIENTE. (Requisito 5.2)

ACCIONES QUE APOYAN EL ENFOQUE EN EL CLIENTE

ITEM DESCRIPCIÓN ESTRATEGIA

1 ¿El proveedor (contratista) posibilita una realimentación

a EEPPM E.S.P. mediante un registro donde se

evidencie “LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE?”

(Este registro debe ser aprobado por EEPPM E.S.P.)

Este registro debe estar apoyado en los

resultados del seguimiento al Plan de

Calidad y su periodicidad máxima debe

coincidir con la del seguimiento al Plan de

Calidad

2 ¿El proveedor (contratista) comunica a EEPPM E.S.P.

un plan de mejora derivado de la anterior evaluación?

Este plan de mejora debe convertirse en

parte integral del seguimiento posterior del

plan de calidad y el resultado

correspondiente debe afectar el resultado

de este seguimiento

3 ¿El proveedor (contratista) realiza el análisis y el

tratamiento de los registros de “QUEJAS Y

RECLAMOS” de EEPPM E.S.P. y propone acciones

de mejoramiento y las lleva a cabo?

El análisis y tratamiento de estos registros

y las acciones de mejoramiento propuestas

y el resultado correspondiente deben

convertirse en parte integral del

seguimiento posterior del plan de calidad

y el resultado correspondiente debe afectar

el resultado de este seguimiento

NOTA: Los anteriores formatos deben ser suministrados por parte del proveedor (contratista) y aprobados por EEPPM E.S.P.

2.3 DEFINICIÓN DE LA RESPONSABILIDAD Y LA AUTORIDAD DEL CONTRATO (Requisito

5.5.1) Y REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN. (Requisito 5.5.2).

¿El proveedor (contratista) presentó a EEPPM E.S.P. información sobre la organización (estructura administrativa y técnica) necesaria para atender el proyecto, identificando la responsabilidad y la autoridad?

¿El proveedor (contratista) presentó la información donde se consignan las funciones por cargos del personal del proyecto?

¿El proveedor (contratista) presentó la información correspondiente a las personas que atenderán los cargos que se consideran críticos para la ejecución del proyecto?

¿Dichos cargos se han ejercido por personas idóneas de acuerdo con los requerimientos de EEPPM E.S.P. y los requerimientos propios del cargo mismo?

¿En El proveedor (contratista) presenta evidencia acerca de la respuesta a los interrogantes anteriores?

DIS-MTJ-FR-032,%20EVALUACIÓN%20POR%20EL%20CLIENTE%20DE%20LA%20PRESTACIÓN%20DEL%20SERVICIO.doc

DIS-MTJ-FR-092,%20QUEJAS%20Y%20RECLAMOS.doc

DIS-MTJ-FR-092,%20QUEJAS%20Y%20RECLAMOS.doc

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2.4 DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES DE COMUNICACIÓN DEL CONTRATO (Requisito 5.5.3)

El proveedor (contratista) debe definir, con la aprobación de EEPPM E.S.P., cuáles serán los registros que se constituyen como la base fundamental de la comunicación del proyecto.

REGISTROS DE COMUNICACIÓN INTERNA DEL CONTRATO PARA EL PROVEEDOR

(CONTRATISTA)

TIPO MEDIO FRECUENCIA RESPONSABLE

Flujo de las órdenes de trabajo a

nivel interno

Salud ocupacional, seguridad

industrial, seguridad social y

capacitación

Materiales y equipos

Control metrológico

Atención de quejas y reclamos

del cliente

COMUNICACIÓN EXTERNA EEPPM E.S.P. Y PROVEEDOR (CONTRATISTA)

TIPO MEDIO FRECUENCIA RESPONSABLE

Comunicación entre EEPPM

E.S.P. y el proveedor

(contratista) respecto a:

asignación de obra, aclaración,

consulta, solicitud, recibo o

envío de información

Memorandos de

Campo, Cartas,

memorandos y correos

electrónicos, con copia

magnética a la

documentación del

contrato, etc.

Permanente Nombre del cargo del

responsable

Registro de quejas y reclamos

Verbal o correo

electrónico, con copia

escrita


responsable

Comités de obra Actas de comité de

obra Definirla

Nombre del cargo del

responsable

Evaluación periódica de la

satisfacción de EEPPM E.S.P.

Correo electrónico, con

copia escrita a la

documentación del

contrato

Por definir Nombre del cargo del

responsable

Actas de Entrega Parciales y

Finales

Correo electrónico, con

copia escrita a la

documentación

contrato


responsable

El proveedor (contratista) debe, para apoyar la comunicación definida, suministrar NÚMEROS TELEFÓNICOS Y DE FAX DE LOS PARTICIPANTES DEL CONTRATO, así como Correos electrónicos. ¿Los registros definidos para la comunicación del proyecto se llevan adecuadamente por parte del proveedor (contratista) y hay evidencia de ello?

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3. PROCESOS DE APOYO DEL PLAN DE CALIDAD AL INTERIOR DEL SISTEMA DE GESTIÓN

DE CALIDAD DEL PROVEEDOR (CONTRATISTA)

3.1. GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y REGISTROS (Requisitos 2, 4.2.3, 4.2.4)

3.1.1 REFERENCIAS NORMATIVAS. (Requisito 2.0) Los documentos que se referencian en el siguiente cuadro constituyen disposiciones a ser auditadas en el plan de calidad establecido por el proveedor (contratista) para el contrato; pueden ser normas técnicas nacionales o internacionales, pliegos de condiciones, catálogos, instructivos de fabricación, normatividad y regulación vigentes. ¿El proveedor (contratista) ha identificado su ubicación y disposición para consulta, además garantiza el mecanismo para el suministro de las versiones adecuadas?

ITEM DESCRIPCIÓN DE LOS DOCUMENTOS EXTERNOS QUE APLICAN

1 Pliego de condiciones y especificaciones técnicas del contrato

2 Contrato y sus modificaciones

3 Normatividad técnica y regulación vigentes y aplicables

3.1.2 CONTROL DE DOCUMENTOS. (Requisito 4.2.3) ¿El proveedor (contratista) controla la distribución de la información al personal de los grupos de trabajo que ejecutan la obra? ¿Presenta evidencia mediante formato actualizado? ¿Esta distribución y control son adecuados? (Se sugiere la siguiente tabla para relacionar los documentos internos o externos a la documentación del Sistema de Gestión de Calidad del proveedor (contratista) que se controlan en su distribución)

NOMBRE DEL DOCUMENTO RESPONSABLE DEL SUMINISTRO

Planos EEPPM E.S.P.

Especificaciones técnicas EEPPM E.S.P.

Procedimientos e instructivos EEPPM E.S.P./El proveedor (contratista)

Normas técnicas El proveedor (contratista)

El ingeniero y el administrador del Sistema de Gestión de Calidad del proveedor (contratista), son

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responsables por definir los documentos de su SGC que se ofrecerán y aplican en el contrato. Estos documentos se encuentran dispuestos para su consulta y uso en: (la maquina, el servidor, etc., ubicada en la dirección D:\....................) (EJEMPLOS)

NOMBRE DEL DOCUMENTO/ CODIGO DEL DOCUMENTO

DOCUMENTOS

Manual de procedimientos Por identificar

Plan de calidad Por identificar

PROCEDIMIENTOS

Responsabilidad de la dirección Por identificar

Revisión por la dirección Por identificar

Control de documentos y registros Por identificar

Competencia y formación del personal Por identificar

Gestión de la logística Por identificar

Reintegro de materiales y equipos Por identificar

Compras y contratación Por identificar

Revisión del convenio Por identificar

Elaboración de acuerdos de nivel de servicio y mecanismos de

integración

Por identificar

Realizar la ejecución de los proyectos Por identificar

Consecución de servicios provisionales en obra Por identificar

Cargue, transporte y descargue de materiales y equipos Por identificar

Recepción en obra de equipos y suministros. Por identificar

Manejo, almacenamiento, preservación y entrega Por identificar

Inspección Por identificar

Identificación y trazabilidad Por identificar

Propiedad del cliente Por identificar

Pruebas y puesta en operación Por identificar

Entrega del servicio Por identificar

Cerrar y evaluar la ejecución de los proyectos Por identificar

Análisis y acciones de mejoramiento Por identificar

Seguimiento y medición Por identificar

Control del producto no conforme Por identificar

INSTRUCTIVOS

Pruebas de presión Por identificar

Salud ocupacional y seguridad industrial Por identificar

Inspecciones Por identificar

3.1.3 CONTROL DE LOS REGISTROS. (Requisito 4.2.4) El proveedor (contratista) es responsable de garantizar la correcta recepción, identificación, clasificación, codificación, almacenamiento, custodia, disposición, acceso y control en general de la

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información técnica y de otra índole que se relacione con el contrato. ¿El proveedor (contratista) ha identificado las actividades generales del proyecto que se deban registrar, y las registra y controla adecuadamente? (Se sugiere la siguiente tabla para identificar las actividades a ser registradas y controladas):

ACTIVIDAD VARIABLE

CONTROLADA RESPONSABLE REGISTRO

Solicitud y/o recepción

de materiales y

gasodomésticos,

Tiempo, Estado,

Cantidad Nombre del cargo del responsable Por definir

Orden de trabajo Construcción redes

internas Nombre del cargo del responsable Por definir

Protocolos

Hermeticidad.

Aptitud de redes Nombre del cargo del responsable Por definir

Pruebas y

ensayos

Funcionalidad del

Sistema Nombre del cargo del responsable Por definir

Control metrológico

Precisión y

verificación de la

calibración.

Nombre del cargo del responsable Por definir

Permisos Construcción de

redes Nombre del cargo del responsable Por definir

Evaluaciones de

desempeño

Satisfacción del

cliente

3.2 GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS (Requisitos 6.2, 6.2.1, 6.2.2, 6.4)

3.2 PROVISIÓN DEL RECURSO. (Requisito 6.1) El Proveedor (contratista) es responsable por la administración del recurso Humano, para garantizar su buen desempeño al realizar actividades del contrato. Debe mantener los siguientes registros:

REALIZACIÓN DEL REGISTRO FRECUENCIA

Contratos, afiliaciones a la seguridad social. Permanente

Pagos Permanente

Dotaciones De ley

Otros (cuales)

¿Se llevan adecuadamente estos registros y se realiza control sobre ellos y se evidencia el cumplimiento de los requisitos exigidos por EEPPM E.S.P. en estos aspectos?

3.2.1 COMPETENCIA, TOMA DE CONCIENCIA Y FORMACIÓN. (Requisitos 6.2, 6.2.1, 6.2.2)

DEFINICIÓN DE COMPETENCIAS.

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¿El proveedor (contratista) certifica la competencia del personal requerido de acuerdo con los siguientes conceptos y presenta evidencia de ello?:

los perfiles de los cargos que están definidos en el documento pliego de condiciones y especificaciones y los requerimientos propios de las actividades a ser desarrolladas durante la ejecución del contrato, para el suministro del personal.

Las Acciones emprendidas por la Dirección de acuerdo con los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad en el tema de Evaluación de Competencias.

Los Roles necesarios para la ejecución del proyecto, son:

DESCRIPCIÓN DEL PERFIL

Ingeniero

Gestor ambiental

Gestor comercial

Soldador

Instalador

Encargado

Oficial

¿El proveedor (contratista) ha identificado y verificado la capacitación requerida por el personal que realiza trabajos que afectan la calidad del producto y muestra evidencia de la eficacia de la capacitación suministrada al grupo de trabajo del proyecto? (Se sugieren los siguientes cuadros para verificación)

DESCRIPCIÓN DE LA CAPACITACIÓN

TÉCNICA REQUERIDA

FECHA REALIZACIÓN

PROGRAMADA

Instalación de gasodomésticos, diligenciamiento de documentos , puesta en

servicio, intervención de redes en operación, protocolos de comunicación,

realización de soldaduras en polietileno y acero, otras, etc.

El ingeniero del contrato y el encargado del Sistema de Salud Ocupacional y Seguridad Industrial del proveedor (contratista), son los responsables por suministrar la capacitación necesaria al personal del contrato.

TEMA DE CAPACITACIÓN SALUD OCUPACIONAL Y SEGURIDAD

INDUSTRIAL.

FECHA

REALIZACIÓN

PROGRAMADA

Primeros auxilios

Panoramas de riesgos

Plan de prevención y atención de accidentes

Otras

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3.2.2 AMBIENTE DE TRABAJO (Requisito 6.4) ¿El proveedor (contratista) ha identificado y suministrado las condiciones necesarias adicionales que requieren los grupos de trabajo para cumplir con la conformidad de los requisitos definidos para el contrato? (Se sugiere el siguiente cuadro para verificación)

DEFINICIÓN DE CONDICIONES REQUERIDAS POR EL GRUPO DE TRABAJO.

CONDICIÓN DESCRIPCIÓN DEL RANGO

Luz (Para el caso de trabajos nocturnos)

Limpieza

Vibración

Ventilación (Para el caso de bodegas, almacenes y oficinas)

Dotación específica

Señalización de áreas de trabajo

Control emisiones

Ruido

3.3 GESTIÓN DE LOGISTICA (Requisitos 6.3, 7.6, 8.3)

¿El proveedor (contratista) identifica y suministra la infraestructura necesaria para lograr la conformidad de los requisitos definidos por EEPPM E.S.P.?

3.3.1 INFRAESTRUCTURA. (Requisito 6.3)

TIPO DE NECESIDAD DETALLE

Instalaciones

Oficinas

Talleres

Almacenes

Campamento

NOTA

Acá puede expresarse cómo se hace la rutina de inspección, (controles), de almacenes, con

que frecuencia y la identificación del responsable por la inspección

Revisión de materiales

Condiciones de almacenamiento

Otras

TIPO DE NECESIDAD DETALLE

Equipos para

Procesos

Hardware Impresora

Software

Fax

Sistemas de comunicación

Servicios de Alimentación

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Apoyo

Contratado

Transporte

Comunicaciones

NOTA Acá puede expresarse como se hace la rutina de inspección (controles) de servicios de

apoyo, con que frecuencia y la identificación del responsable por la inspección

3.3.2 CONTROL DE LOS EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN. (Requisito 7.6) El proveedor (contratista) es responsable de la determinación, planificación del recurso y uso acertado de los equipos de prueba calibrados. ¿El proveedor (contratista) realiza adecuadamente esta actividad y presenta evidencia de ello?

(Se sugiere la siguiente tabla para describir los equipos de seguimiento y medición a utilizar en el contrato.)

REFERENCIA Y

DESCRIPCIÓN DEL

EQUIPO

TOLERANCI

A

REQUERIDA

RESPONSABLE

¿EL EQUIPO ESTA

CALIBRADO PARA

LA FECHA DE USO?

(MARQUE con X)

Manómetros (Pruebas de

hermeticidad y puestas en

servicio)

Clase

Rango

Ingeniero del Proyecto,

encargado de los equipos de

prueba

SI NO

Detectores de Monóxido de

carbono Consultarlo



prueba

SI NO

Detectores de gases

combustibles Consultarlo



prueba

SI NO

Termómetros Consultarlo



prueba

SI NO

Densímetro nuclear Consultarlo



prueba

SI NO

NOTA Acá puede expresarse como se hace la rutina de inspección (controles) de servicios de

apoyo, con que frecuencia y la identificación del responsable por la inspección

3.4 GESTIÓN DE LAS COMPRAS (Requisitos 7.4.1, 7.4.2, 7.4.3)

3.4.1 PROCESO DE COMPRAS. (Requisito 7.4.1)

¿El proveedor (contratista) ha identificado adecuadamente los insumos o materiales críticos que puedan afectar el cumplimiento de los requisitos?: (Se sugiere la siguiente tabla para identificación y control)

INSUMO CRÍTICO PROVEEDOR MECANISMO DE

CONTROL

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Accesorios de PE y metálicos

Conectores flexibles de gasodomésticos

Materiales para base y llenos en general

Mezclas asfálticas

3.4.2 INFORMACIÓN DE LAS COMPRAS. (Requisito 7.4.2) Se requiere definir un procedimiento para la realización de las compras haciendo énfasis en la forma como el proveedor realiza las inspecciones de insumos de sus proveedores, cómo controla sus tiempos de suministro y cómo manejara la No Conformidad que pueda presentarse durante el suministro.

¿El proveedor (contratista) tiene definido este procedimiento? ¿El mismo es adecuado y se siguen sus instrucciones?

3.4.3 VERIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOS COMPRADOS (Requisito 7.4.3) Se debe determinar cómo se registrará la inspección o verificación del cumplimiento de las especificaciones de los productos comprados. ¿El proveedor (contratista) tiene establecido este registro y verificación del cumplimiento de las especificaciones de los productos comprados?

La evaluación y reevaluación del desempeño de los proveedores de mano de obra,

transportes, suministros, servicios, compras y laboratorios, se realiza durante la ejecución del

proyecto y su gestión es responsabilidad del proveedor (contratista).

¿El proveedor (contratista) presenta evidencia de esta gestión, y la misma es satisfactoria para EEPPM E.S.P.?

4. REALIZACIÓN DEL CONTRATO.

4.1 PLANEAR LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO (Requisitos 7.1, 7.2.1, 5.2, 7.2.2-3)

4.1.1 EL DISEÑO Y DESARROLLO (Requisito 7.3) El contratista debe Identificar cuales son las actividades del contrato en las cuales se presenta la

aplicación del Diseño, con el fin de documentar estas actividades. (No Aplica en el caso de redes

internas)

4.1.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE. (Requisitos 7.1, 7.2.1)

DETERMINACIÓN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL PRODUCTO.

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El proveedor (contratista) es responsable de la planificación para la realización del producto o servicio, y del seguimiento al cumplimiento de los requisitos relacionados con el producto, los cuales están previamente pactados. Ésta planificación será insumo para realizar actividades del contrato y debe registrarse en la siguiente tabla: (Ejemplos)

PLANIFICACIÓN O DETERMINACIÓN DE REQUISITOS RELACIONADOS CON EL

PRODUCTO/SERVICIO.

DESCRIPCIÓN

Criterios de Aceptación establecidos por el Cliente

Entrega de información por el Cliente o Fabricante

Entrega de equipo o material por el Cliente o Fabricante (en bodega, en puerto, en almacén o en el sitio del Proyecto)

Seguimientos y revisiones conjuntas

Validación del proyecto antes de la entrega

Capacitación específica suministrada por el Cliente o el fabricante. (Puesta en marcha de prototipos)

Pruebas y Puesta en servicio

Actividades de Reparación

Entrega y registro de la relación de partes desmontadas

Manejo Ambiental

Normas de Seguridad y Salud Ocupacional en el sitio del Proyecto

Plan de emergencia en el sitio del Proyecto

Situaciones de emergencia en instalaciones del Cliente

Manejo de seguros relacionados con los equipos transportados al Proyecto

El suministro de infraestructura y personal que participe en la entrega del servicio

4.1.3 ENFOQUE EN EL CLIENTE. (Requisito 5.2). ¿El proveedor (contratista) desde la organización desplegada para el proyecto está comprometido con la Satisfacción de los Requisitos de EEPPM E.S.P. y, para ratificarlo, evidencia este compromiso? ¿Mediante que acciones? Se sugiere el siguiente cuadro para definir las acciones enfocadas a determinar el cumplimiento de los requisitos de EEPPM E.S.P.:

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ACCIONES ENFOCADAS A SATISFACER LOS REQUISITOS DE EEPPM E.S.P.

DESCRIPCIÓN ESTRATEGIA

Posibilitar una retroalimentación a EEPPM E.S.P. mediante

la realización del registro de EVALUACIÓN DE LA

SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

Por definir su frecuencia

Realizar el análisis y el tratamiento de los registros de

QUEJAS Y RECLAMOS, durante reuniones conjuntas

4.1.4 REVISIÓN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL SERVICIO. (Requisito 7.2.2) ¿El proveedor (contratista) está comprometido con la Satisfacción de los Requisitos de EEPPM E.S.P. y, para ratificarlo, evidencia este compromiso? ¿Mediante que acciones? Se sugiere el siguiente cuadro para definir las acciones enfocadas a determinar el cumplimiento de los requisitos relacionados con el producto:

ACCIONES ENFOCADAS A GARANTIZAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS

RELACIONADOS CON EL PRODUCTO.

DESCRIPCIÓN ESTRATEGIA

Cumplir totalmente los términos establecidos en el PLIEGO DE

CONDICIONES, CONVENIO, ACTA DE REUNIÓN O ACUERDO

establecido

Revisión Permanente de su

cumplimiento

Registrar con el Cliente los cambios que se sucedan en los Requisitos del

Servicio, Proyecto, contrato y, en las Especificaciones del Producto, en

las Modificaciones a los Cronogramas

Estos registros se efectúan en el Anexo de MODIFICACIONES

POSTERIORES AL PLAN DE CALIDAD

Revisión Permanente de

Cronogramas

Cumplir totalmente los términos establecidos por el Cliente en el registro

Anexo de MODIFICACIONES POSTERIORES AL PLAN DE

CALIDAD

Ofrecimiento permanente al

Cliente

Atender prioritariamente las evidencias registradas en el formato

IDENTIFICACIÓN DE NO CONFORMIDAD


Cliente

Atención Prioritaria de las evidencias registradas en el formato de

QUEJAS Y RECLAMOS


Cliente

Cumplir con la frecuencia en la realización de las Reuniones de obra

Dar cumplimiento a los ANS definidos para el contrato

4.1.5 COMUNICACIÓN INTERNAS Y EXTERNA CON EEPPM E.S.P. (Requisito 7.2.3).

Las comunicaciones dentro del contrato se controlarán como se indica en: 2.4 DEFINICIÓN DE

ACTIVIDADES DE COMUNICACIÓN DEL PROYECTO.

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4.2 REALIZAR LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO (Requisitos 7.1, 7.5.1, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5)

4.2.1 CONTROL DE LA PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO (Requisito 7.5.1) ¿El proveedor (contratista) ha definido e identificado las actividades críticas donde se presenten variables para controlar en el contrato? ¿Las tiene registradas y evidencia su comportamiento y la aplicación de condiciones controladas? La siguiente tabla identifica las actividades a ser registradas:

(NOTA: describir todas las actividades que a juicio de EEPPM E.S.P. sean críticas y deban ser controladas por el proveedor (contratista))

ACTIVIDAD A

CONTROLAR

VARIABLE

CRÍTICA

RESPONSABLE REGISTRO/

FRECUENCIA

Almacenamiento de

equipos

Corrosión, Cantidad Ingeniero de Obra De control de

almacenamiento/

Instalación de tuberías Soldadura Ingeniero de Obra Cada soldadura

Puesta en servicio Abierto Ingeniero de Obra Memorando de campo/

Recepción de materiales y

equipos

Lista de equipos Ingeniero de Obra Actas de recepción/

Trabajos con riesgo Salud Ocupacional Ingeniero de Obra Permiso para realizar

trabajos con riesgo/

Otras

¿Cómo coordina el proveedor (contratista) las pruebas sobre la infraestructura para garantizar la funcionalidad del Sistema? ¿Concertó con EEPPM E.S.P. la elaboración y uso de los registros de los protocolos finales de Prueba? En la siguiente tabla se relacionan las Pruebas y los Protocolos necesarios para el contrato: (NOTA: describir todos los protocolos que a juicio de EEPPM E.S.P. sean críticos y deban ser controladas por el proveedor (contratista))

ACTIVIDAD VARIABLE CRÍTICA RESPONSABLE REGISTRO /

FRECUENCIA

Prueba de hermeticidad

redes internas

Funcionalidad del

Sistema

Ingeniero del

contrato, proyecto,

etc.

Protocolos de Prueba (FC-

001)

Ensayos de

compactación

Funcionalidad del

sistema

Ingeniero del

contrato, proyecto,

etc.

Protocolos de Prueba

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ACTIVIDAD VARIABLE CRÍTICA RESPONSABLE REGISTRO /

FRECUENCIA

Inspección visual

(trazado, localización de

artefactos, soldaduras)

Apariencia Ingeniero del

contrato, proyecto,

etc.

Protocolos de prueba

Certificación y puesta

en servicio

Funcionalidad del

sistema

Ingeniero del

contrato, proyecto,

etc.

FC-001 y FC-002

Prueba de hermeticidad

redes externas

Funcionalidad del

Sistema

Ingeniero del

contrato, proyecto,

etc.

Protocolos de prueba

4.2.2 VALIDACIÓN DE LOS PROCESOS DE PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO.

(Requisito 7.5.2) NO APLICA.

4.2.3 IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD. (Requisito 7.5.3) ¿El proveedor (contratista), previa consulta con EEPPM E.S.P., determinó cuáles partes de la infraestructura estarán sujetas a Identificación y Trazabilidad? ¿Mediante la utilización de cuales registros? Se sugiere la siguiente tabla para determinar las partes de los suministros o de la infraestructura a las cuales se les llevará una trazabilidad en su instalación:

(NOTA: Describir todos las actividades que se considere requieran este control y seguimiento) por parte del proveedor (contratista):

DESCRIPCIÓN ELEMENTO IDENTIFICACIÓ

N O

REFERENCIA

UBICACIÓN REGISTRO

Soldaduras de PE Por definir Marca en tubería o

accesorio y formato

Soldaduras de tubería metálica Radiografía

Condiciones finales de instalación y

prueba de los equipos, infraestructura

Por definir FC-001

Llenos y pavimentos

Relleno fluido

Otros

4.2.4 PROPIEDAD DEL CLIENTE (7.5.4) Y PRESERVACIÓN DEL PRODUCTO (Requisito 7.5.5) ¿El proveedor (contratista) tiene definido cuáles partes del suministro o de la infraestructura requieren o necesitan de condiciones controladas en su disposición ó almacenamiento?

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¿En caso positivo, cómo realiza este control y si el mismo es adecuado según los requerimientos del producto o servicio y de EEPPM E.S.P.? (Se sugiere la siguiente tabla para realizar este control)

DESCRIPCIÓN VARIABLE A

CONTROLAR

RANGOS DE

REFERENCIA

(Para

preservación)

RESPONSABLE FRECUENCIA

DE

INSPECCIÓN

Tuberías Almacenamiento en seco y

bajo cubierta, libre de

golpes o fisuras

Por definir Ingeniero del

contrato, proyecto,

etc.

Por definir

Medidores Temperatura, Humedad Por definir Ingeniero del

contrato, proyecto,

etc.

Por definir

Reguladores Temperatura, humedad Por definir Ingeniero del

contrato, proyecto,

etc.

Por definir

Gabinetes Temperatura, humedad,

libre de golpes o fisura


contrato, proyecto,

etc.

Por definir

Rejillas de

ventilación


contrato, proyecto,

etc.

Por definir

Poliválvulas y

tapas de

poliválvulas


contrato, proyecto,

etc.

Por definir

Accesorios de

electrofusión


contrato, proyecto,

etc.

Por definir

Válvulas de

acero

4.3 EVALUAR LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO.

NOTA: DEBE ESTABLECERSE UNA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DEL PROVEEDOR

(CONTRATISTA) Y DE SU GRUPO DE TRABAJO.

El vínculo contractual posibilita un espacio adecuado para la gestión conjunta de los

sistemas de Calidad, por ello las EEPPM E.S.P, podrá levantar no conformidades al SGC del

Contratista y de ser recurrente en ellas, acudir al Organismo de Certificación de su SGC. Elaborar formato para evaluación de contratistas y diligenciarlo al final de cada contrato. El proveedor (contratista) es responsable por la realización del Informe Final del contrato.

5. MEDICIÓN ANÁLISIS Y MEJORA. (Requisitos 8.1, 8.2.1, 8.2.2, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2,

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8.5.3)

5.1 GENERALIDADES (Requisito 8.1) Y SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN. (Requisito 8.2) ¿De qué manera el proveedor (contratista) determina la planificación de los procesos de seguimiento y la gestión asociada a la medición, análisis y mejora? Se sugiere la siguiente tabla para determinar los tipos de reuniones entre los responsables del contrato:

PLAN DE REUNIONES ENFOCADAS A REALIZAR EL SEGUIMIENTO DEL PROYECTO

TIPO DE REUNIÓN FRECUENCIA REGISTROS

Entre EEPPM E.S.P. y los usuarios del servicio Por definir Actas, correos

electrónicos

Entre EEPPM E.S.P. y el proveedor (contratista) Por definir Actas, correos

electrónicos

Entre EEPPM E.S.P., entes externos y el proveedor

(contratista)

Por definir Asistencia a reunión

Entre el Administrador del Sistema de Gestión de Calidad del

proveedor (contratista) y EEPPM E.S.P.

Por definir Informe de reunión de

corte

5.2 SATISFACCIÓN DEL CLIENTE. (Requisito 8.2.1)

Ver numeral 2.2 ENFOQUE EN EL CLIENTE.

5.3 AUDITORIA INTERNA. (Requisito 8.2.2)

¿El proveedor (contratista) ha realizado las auditorías internas a su SGC y en ellas se ha tenido en cuenta el plan de calidad para el presente contrato? En caso positivo, se debe verificar el resultado y anexarlo al presente seguimiento del plan de calidad y tener en cuenta el resultado para la evaluación del proveedor (contratista), en caso negativo, se debe dejar constancia de ello.

5.4 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS PROCESOS. (Requisito 8.2.3) ¿Cómo realiza el proveedor (contratista) el seguimiento periódico del contrato? ¿Ofrece oportunamente la información al Administrador de su Sistema de Gestión de Calidad para la preparación de las revisiones por la dirección? ¿Entrega informes periódicos a EEPPM E.S.P., acerca de este seguimiento? (El seguimiento periódico del contrato puede realizarse en el formato de la matriz de indicadores del proyecto el cual debe estar debidamente comunicado a los grupos de trabajo, de manera que todo el

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personal pueda observar la evolución y las tendencias en los resultados de los objetivos definidos para el proyecto).

5.5 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DEL SERVICIO. (Requisito 8.2.4)

¿El proveedor (contratista) mide y hace seguimiento de las características del producto para verificar que se cumplen los requisitos del mismo, en las etapas apropiadas del proceso de realización del producto de acuerdo con las disposiciones planificadas?

¿El proveedor (contratista) mantiene evidencia de la conformidad con los criterios de aceptación? Los registros deben indicar la(s) personas) que autoriza(n) la liberación del producto. La liberación del producto y la prestación del servicio no deben llevarse a cabo hasta que se hayan completado satisfactoriamente las disposiciones planificadas, a menos que sean aprobados de otra manera por una autoridad pertinente y, cuando corresponda, por EEPPM E.S.P.

5.6 CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME. (Requisito 8.3) ¿Cómo identifica el proveedor (contratista) el producto no conforme? ¿Cómo define el tratamiento adecuado? ¿Se tiene implementado el uso de tarjetas de identificación de NO CONFORMIDAD? ¿El producto no conforme identificado en el contrato se registra en un formato de identificación de no conformidad? Algunos ejemplos donde se pueden identificar posibles no conformidades en el contrato son:

Redes internas

Redes externas a profundidades diferentes de las de norma

Compactaciones

Soldaduras

Hermeticidad

Acabados

Materiales

Otros

5.7 ANÁLISIS DE DATOS. (Requisito 8.4) ¿El proveedor (contratista) realiza el análisis de los datos que resultan de seguir las directrices expresadas en las decisiones de la REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN, se presentan los resultados particularmente dirigidos a las determinaciones, planes de implementación de Oportunidades de mejora y directrices específicas a ser implementadas en el proyecto? ¿Se presenta evidencia de ello?

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5.8 ACCIÓN PREVENTIVA. (Requisito 8.5.3)

El proveedor (contratista) es responsable por la identificación de las ideas de mejoramiento que surjan y se apliquen durante la realización del contrato. ¿Cómo identifica y registra las acciones de mejoramiento? Se sugiere la siguiente tabla para registrar las acciones preventivas a ser consideradas durante el contrato:

PLAN DE ACCIONES PREVENTIVAS O DE MEJORAMIENTO CON APLICACIÓN EN EL

PROYECTO.

DESCRIPCIÓN

OBSERVACIONES Y CONCLUSIONES (Calificación del seguimiento):

El presente seguimiento al plan de calidad del proveedor (contratista) se firma por las partes responsables que intervienen en la elaboración de este documento.

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FIRMAS RESPONSABLES

Firma Firma

Cargo INTERVENTOR DEL PROYECTO O CONTRATO POR EL PROVEEDOR (CONTRATISTA)

Nombre Nombre

Firma

Firma

Cargo JEFE DEL ÁREA CONTRATANTE POR EEPPM E.S.P.

Nombre Nombre

FECHA: (dd/mm/aa)

ANEXO: REGISTRO DE LAS MODIFICACIONES POSTERIORES REALIZADAS AL PLAN DE

CALIDAD OBJETO DEL PRESENTE SEGUIMIENTO. Registre en este espacio todas las modificaciones que se sucedan, cuyo origen sea: cambios en la estructura del contrato, en disposiciones del comité de calidad, en los requerimientos de EEPPM E.S.P., en solicitudes de obras adicionales, en cambios en los diseños de construcción, en modificaciones sobre planos señalando planos y versiones vigentes, o en redefiniciones de cronogramas de actividades, etc. También puede anexarse: Actas de reunión, comunicaciones y otros documentos que evidencien modificaciones al plan de calidad auditado.

ITEM

DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN O CAMBIO

FECHA

Anexo 1: Lista para Ensayos de laboratorio para materiales

contratación 048832

2010/06/10

Anexo 2: Modelo de evaluación para cada contrato en la contratación 2010/06/10

Anexo 3: Lista de chequeo Plan de calidad 2010/06/10

FIRMAS RESPONSABLES

Firma Firma

Cargo INTERVENTOR DEL PROYECTO POR EL PROVEEDOR (CONTRATISTA)

Nombre: Nombre:

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Firma Firma

Cargo JEFE DEL ÁREA CONTRATANTE Cargo POR EEPPM E.S.P.

Nombre: Nombre:

FECHA: (dd /mm/aa)

Anexo 1

La siguiente evaluación tiene en cuenta los criterios del instructivo para realizar el seguimiento de planes de calidad emitido por la Gerencia del Gas, soportado en el sistema de gestión de la calidad según la norma ISO 9001:2008. El plan de calidad aprobado al contratista tiene vigencia desde (Fecha), está compuesto en su desarrollo por actividades, cada una de ellas con su responsable (Quien), comentarios y citación del documento y/o registro de soporte. Este está desarrollado dentro del ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar), la secuencia más lógica para desarrollar un proceso y/o proyecto, a la vez permite entenderlo con facilidad. Para el desarrollo del plan se tiene implementado la utilización de herramientas informáticas (carpetas magnéticas) y físicas (archivo de carpetas), dentro del desarrollo también se efectúan reuniones periódicas entre el contratista y la Interventoría, de las cuales quedan actas de reunión numeradas; acá se definen temas de mejoramiento para llevar a cabo en el contrato, no conformidades, inconvenientes y se trazan las metas para bajarlas a campo y llevarlas resueltas como acciones de mejora en la siguiente reunión, la tendencia es buscar siempre una acción de mejora, si se presenta lo contrario es justificarlo y reemprender una acción más eficaz y efectiva; se efectúa por parte de la Interventoría un análisis periódico a los indicadores de gestión, y se hace dentro del seguimiento acciones que contribuyan a lograr las metas trazadas para el negocio (Acciones de mejora).

Nota: Esta evaluación tiene anexa como acción de mejora una lista general de chequeo al Plan de Calidad.

EVALUACIÓN PERIÓDICA Y SEGUIMIENTO AL PLAN DE CALIDAD

Contratación XXXXXX

Contrato XXXXXX PERIODO___________(Mes x, mes x y mes x de XXXX)

Actividad Quien Comentarios Documento y/o registro

1

Planear Hacer reunión con la gerencia del proyecto

Gerencia, director operativo para el proyecto, residentes y la Interventoría de EPM

Paso 1: Primera reunión entre la gerencia del proyecto, director del proyecto y residentes, con la Interventoría de EPM para el desarrollo del contrato, planteamiento de compromiso del contratista

Acta de reunión que reposa en la información que posee la Interventoría y el contratista, registros magnéticos y físicos (carpetas).

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con EPM. Certificado de calidad vigente bajo la norma ISO 9001:2008 Organigrama para el proyecto

Paso 2: Definición de la política y objetivos de calidad para el desarrollo del contrato, planteamiento de indicadores y presentación del plan de calidad por parte del contratista.

Seguimiento al plan de

calidad (∑ indicadores+∑ actas de reunión+∑ acciones

de mejora=Informe periódico, luego ∑ informes periódicos= Informe final)

2

Hacer Contratar el personal requerido (Gestión de los recursos)

Desarrollo humano y Gerente del proyecto

Paso 3: Se efectúa verificación por parte de EPM, de que para el desarrollo del contrato se tenga el recurso humano idóneo para el desarrollo del proyecto

Certificados de competencia laboral vigente, matricula profesional, registro de asistencia a refuerzos de capacitación, registro de pagos de nómina, pensión, salud, parafiscales y contratos laborales

Paso 4: Se definen las funciones y cargos para el desarrollo del contrato (Gerente, director de proyecto, residentes y personal auxiliar) y son aprobadas por EPM (Interventoría)

Seguimiento:

3

Hacer Gestionar las comunicaciones del contrato

Gerente del proyecto, director del proyecto y Directora administrativa

Paso 5: Tener la evidencia de las comunicaciones mediante la utilización de móviles, correos electrónicos, escritas por medio de cartas, refuerzos de capacitación, tanto a nivel del contrato como con el cliente EMPRESAS, boletas de Interventoría, reportes de no conformidad, solicitud de acciones preventivas, solicitud de acciones correctivas, comités de obra etc.

Cartas radicadas con comunicados, correos electrónicos, boletas de Interventoría etc.

Paso 6: Se debe contar con Listado de personal que

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un listado de números telefónicos y correos electrónicos de todos los participantes del contrato, esta evidencia se aporta a EPM

Seguimiento:

interviene en el proyecto con nombres completos, número de cedula, teléfono de ubicación y correo electrónico

4

Verificar Gestionar la calidad del contrato (Gestión de documentos y registros)

Director del proyecto, director de calidad y residentes de internas y externas

Paso 7: La Interventoría de EPM debe verificar, que el contratista tenga un sistema de gestión de la calidad orientado por la norma NTC ISO 9001:2000 y a partir de Noviembre 10 de 2010, versión 2008, sino se tiene en el momento verificar las auditorias de seguimiento o expedición de que se encuentra en proceso de auditoría el sistema, que igualmente existan procedimientos documentados y divulgados para el desarrollo de la obra

Seguimiento:

Pliego de condiciones y especificaciones Procedimiento tratamiento de no conformidades Control de los registros Registro de mejora continua Evaluación satisfacción del cliente Programación de auditorías internas Generación de acciones correctivas y preventivas Informe periódico de indicadores de gestión

5

Hacer Gestionar equipos , herramientas , transporte y locación (Infraestructura y Ambiente de trabajo)

Director del proyecto, director de salud ocupacional, jefe de almacén y encargado de transporte Director del proyecto, director de salud ocupacional, jefe de almacén y encargado de transporte

Paso 8: La Interventoría evaluará con evidencia los equipos y herramientas para el desarrollo del contrato, solicitará el registro de mantenimiento de equipos y herramientas utilizadas, registro de calibración de equipos críticos para el proceso: Detectores de monóxido, manómetros (termómetro patrón), equipos de termo fusión y electrofusión etc. También verificará el correcto diligenciamiento de la Planilla de Gestión ambiental (impacto comunitario) corporativa y el estado de los vehículos empleados para el proyecto,

Instructivos para proceso de calibración de equipos de seguimiento, medición y ensayo Planilla de aspectos generales de las obras para Impacto Comunitario y control de vehículos en obra Certificado de la ARP del local o bodega de

funcionamiento para el desarrollo del proyecto

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igualmente evaluará la parte locativa e iluminación, mediante la presentación del certificado actualizado de la ARP del contratista

Seguimiento:

6

Hacer y

Verificar Gestionar los materiales(Proceso de compras)

Coordinador de inventarios y/o encargado de almacén

Paso 9: El contratista mostrará a la Interventoría de EPM, el inventario de los materiales necesarios para el desarrollo de la obra, siguiendo a lo estipulado en el pliego de condiciones y especificaciones para el contrato, el control de los materiales será relacionado en las planillas de cantidades de obra, el contratista debe tener un programa de control de estos

Seguimiento:

Recibo de productos Orden de compra y certificados de conformidad de materiales Inspección por muestreo Lista de proveedores calificados Instructivo para el almacenamiento, transporte y mantenimiento de recursos materiales

7

Planear y Hacer Planear el desarrollo y ejecución del contrato (Realización del contrato) Se excluye el diseño

Gerente del proyecto, director del proyecto y residentes para el proyecto

Paso 10: El contratista debe presentar a la Interventoría de EPM el flujograma de proceso que se tendrá para el desarrollo del contrato, según el pliego de condiciones y especificaciones, además los procedimientos e instructivos normalizados en el SGC.

Plan de calidad para el contrato XXXXX de (Fecha) versión XX Instructivo para realizar Planes de calidad de la Gerencia del Gas. Pliego de condiciones y especificaciones para el contrato Programación para el desarrollo del proyecto Ordenes de trabajo (OT's) Software Procedimientos e instructivos para el desarrollo del contrato

Gerente del proyecto, director del proyecto y residentes para el proyecto

Paso 11: La Interventoría envía las asignaciones acorde a lo estipulado en el pliego de condiciones y especificaciones, el contratista mantiene al día la programación para el desarrollo de la obra, se mantiene un cronograma de actividades, en archivo magnético y físico

Seguimiento:

8 Director del proyecto,

Paso 12: Se programa y se harán reuniones de todo el

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Planear y Hacer Reuniones periódicas de seguimiento Reunir el personal operativo (Medición , análisis y mejora)

encargados de obra y personal que interviene en el proyecto

personal involucrado en el contrato, se efectúan periódicamente reuniones de refuerzo de capacitación, y se dejan evidencias

Registro de capacitación Informe periódico de Impacto de gestión ambiental Indicadores de gestión definidos para el contrato

Paso 13: Se hace verificación por parte de la Interventoría, de acuerdo al pliego de condiciones y especificaciones del contrato, en todos los procesos definidos.

Seguimiento:

9

Actuar Entrega y recibo de la obra ejecutada (Medición, análisis y mejora)

Director del

proyecto y

residentes de

obra

Paso 14: La obra se recibe por parte de la Interventoría cada que se construyen las redes internas o externas (acometidas y conexiones), o todo a la vez y se gestiona la documentación hasta el programa oficial de EMPRESAS "SIEBEL", se hace un seguimiento al contrato según lo plasmado en el pliego de condiciones y especificaciones, se hace seguimiento y medición del producto numeral de la norma 8.2.4 y 8.4 análisis de datos.

Seguimiento:

Finiquito del contrato. FC-001 Protocolos Acta de pago

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10

Hacer Elaborar el informe periódico y final del proyecto o contrato

Gerente del proyecto, director del proyecto, director de calidad y la Interventoría de EPM

Paso 15: A la terminación del contrato se realizará la elaboración del informe final al seguimiento al plan de calidad (∑ indicadores+∑ actas de reunión+∑ acciones de mejora=Informe periódico, luego ∑ informes periódicos= Informe final), donde se incluirá las lecciones aprendidas y características generales del contrato

Seguimiento:

SIG Actas de reunión plan de calidad, seguimiento a indicadores y acciones de mejora (formatos diligenciados de RNC, SAC, SAP) y producto no conforme

11

Actuar Atender reclamos en el proceso y posteriores a este

Director del proyecto, coordinadores o a quien el gerente del proyecto designe

Paso 16: Se atienden periódicamente las quejas y reclamos, dándole una atención priorizada acorde al parámetro del indicador, se hace diariamente, se extrae de la base de datos Siebel y se le envía al contratista en la mañana todos los días, el contratista las devuelve resueltas informando en correos electrónicos para el cierre de estas, es llevado para el control un archivo plano en Excel por parte del contratista y es verificado por la Interventoría

Seguimiento:

Memorandos firmados por el cliente en la atención, cartas SIEBEL Indicadores

El presente seguimiento al plan de calidad del proveedor (contratista), se firma por las partes responsables que intervienen para la elaboración de este documento

Firmas responsables

Cargo: Director de obra por el contrato

Cargo: Interventor(a) líder contrato por EPM

Cargo: Director de calidad por el Contratista

Cargo: Interventor auxiliar seguimiento del Plan de Calidad del contrato por EPM

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Anexo 2

FORMATO LISTA DE CHEQUEO

SEGUIMIENTO A PLANES DE CALIDAD

ÍTEM CUMPLE

OBSERVACIONES SI NO

PROCESOS ESTRATEGICOS DEL PLAN DE CALIDAD

Compromiso de la Dirección (Requisito 5.1)

Planteamiento de compromiso de la dirección Plan de calidad Establecimiento de objetivos de calidad. Indicadores de gestión

Enfoque en el cliente (Requisito 5.2)

Formato de registro de satisfacción del cliente Formato de registro de quejas y reclamos Definiciones de la responsabilidad y autoridad del contrato y representación de la Dirección (Requisitos 5.5.1 y

5.5.2)

Definición de las responsabilidades, jerarquías y funciones del personal involucrado en el desarrollo de los contratos. Manual de funciones.

Definición de funciones para los cargos críticos: Director Administrativo = Ingeniero residente Almacenista Director de calidad Auxiliar almacenista Gestor de información Secretaria Auxiliar contable Auxiliar sistemas Gestor comercial Investigador motorizado Digitador Planillador Mensajero Servicios generales Auxiliar de acometidas Auxiliar de servicios Auxiliar de redes internas Auxiliar de servicio al cliente

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ÍTEM CUMPLE

OBSERVACIONES SI NO

Encargado de obra (supervisor) Oficial Ayudante

Definición de actividades de comunicación del contrato (Requisito 5.5.3)

Registros de comunicación interna y externa del proyecto con la siguiente información: tipo, medio, frecuencia y responsable

Listado con la información de los números telefónicos y correos electrónicos de los participantes del contrato

PROCESOS DE APOYO AL PLAN DE CALIDAD AL INTERIOR DEL SGC DEL CONTRATISTA Gestión de documentos y registros (Requisitos 2, 4.2.3 y 4.2.4) Identifica la ubicación y disposición de las referencias normativas:

* Pliego de condiciones y especificaciones técnicas del contrato.

* Contrato y sus modificaciones * Normatividad técnica y regulación vigentes y aplicables

Existencia de un listado maestro de los documentos que se tienen y su código

Existencia de formato para el control de la distribución de la información al personal

Control de los registros (Requisito 4.2.4)

Listado de las actividades que requieren registro (actividad, variable controlada, responsable y registro)

Gestión de los recursos humanos (Requisitos 6.2, 6.2.1, 6.2.2, 6.4)

Registros de administración del recurso humano con la siguiente información:

* Contratos, afiliaciones a seguridad social * Pagos, dotaciones Registros de certificación de competencia del personal para:

* Ingeniero * Gestor ambiental * Gestor comercial * Soldador * Instalador * Encargado * Oficial Formato para identificar y verificar la capacitación requerida por el personal y su posterior evaluación

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ÍTEM CUMPLE

OBSERVACIONES SI NO

Ambiente de trabajo (Requisito 6.4)

Registro de Identificación y suministro de condiciones necesarias (luz, limpieza, vibración, ventilación, dotación especifica, control emisiones , ruido)

Gestión logística (requisitos 6.3, 7.6 y 8.3)

Registro de identificación y suministro de infraestructura necesaria. (instalaciones, equipos para procesos, servicios de apoyo)

Control de los equipo de seguimiento y medición. (Requisito 7.6)

Determinación, planificación del recurso y uso acertado de los equipos de prueba calibrados

Existencia de documentación para controlar, calibrar y mantener equipo de inspección, donde se defina con la referencia y descripción del equipo, tolerancia requerida, responsable y calibración para fecha de uso.

Proceso de compras (Requisitos 7.4.1, 7.4.2 y 7.4.3)

Listado de identificación adecuada de insumos y materiales críticos.

Existencia de procedimientos para evaluar y seleccionar los proveedores (incluye tiempos de suministro y manejo de no conformidades).

Manejo de registros y verificación del cumplimiento de especificaciones de los productos comprados.

REALIZACION DEL CONTRATO

Planear la ejecución del contrato (requisitos 7.1, 7.2.1, 5.2, 7.2.2 ,7.2.3)

Identificación de las actividades del contrato en las que aplica el diseño y la documentación de sus actividades

Existencia de control para la planificación o determinación de requisitos relacionados con el producto/servicio

Existencia de control para la evidencia de acciones que ratificar compromiso con la satisfacción de los requisitos del cliente (Descripción, estrategia)

Realizar la ejecución del contrato (Requisitos 7.1, 7.5.1, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5)

Identificación de actividades críticas, con su registro, evidencia de su comportamiento y aplicación de

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ÍTEM CUMPLE

OBSERVACIONES SI NO

condiciones controladas (actividad a controlar, variable crítica, responsable, registro y frecuencia)

Relación de los formatos para las pruebas y los protocolos necesarios para el contrato.

Determinación y registro de las partes de la infraestructura sujetas a identificación y trazabilidad (descripción de elemento, identificación o referencia, ubicación y registro)

Identificación de partes del suministro o infraestructura que requiere condiciones controladas de disposición o almacenamiento y como se realiza el control (Descripción, variable a controlar, rangos de referencia, responsable y frecuencia de inspección)

MEDICION, ANALISIS Y MEJORA (REQUISITOS 8.1, 8.2.1, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3)

Generalidades y seguimiento y medición (Requisitos 8.1 y 8.2)

Presenta la planificación de los procesos de seguimiento y gestión asociado a la medición, análisis y mejora (tipo de reunión, frecuencia y registros)

Auditoría interna(requisito 8.2.2)

Registro histórico de auditorías al SGC

Seguimiento y medición de procesos (requisito 8.2.3)

Procedimiento para realizar seguimiento periódico al contrato y entrega de informes a E.E.P.P. M E.S.P.

Seguimiento y medición del servicio (requisito 8.2.4)

Procedimiento para la medición y seguimiento de las características del producto para verificación de cumplimiento de requisitos mínimos

Registro para evidencia de conformidad con los criterios de aceptación.

Control del producto no conforme (requisito 8.3)

Establecimiento de un sistema que permita identificar y documentar el producto no conforme.

Existencia de procedimiento para manejo de productos no conformes y formatos de identificación de no conformidad.

Análisis de datos (requisito 8.4)

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ÍTEM CUMPLE

OBSERVACIONES SI NO

Establecimiento y registro de análisis de los datos resultados de la revisión por la dirección

Acción preventiva (requisito 8.5.3)

apéndice 1 instructivo seguimiento planes de calidad

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