Journée SERAFIN PH

APEI CHAMBERY

9 septembre 2016

Philippe MORTEL,

Directeur général Adjoint

La mesure de l’activité au sein de la Fondation OVE

DE GESTACTIV À SERAFIN PH…

Contexte : 2010-2011

Besoin de connaître et de rendre compte de l’activité réalisée ◦ CPOM : contractualisation sur les services « Un acte par jour et par usager »

◦ Définition de l’activité : qu’est-ce qu’un acte ? Qu’est-ce qui déclenche la facturation ? Etc.

Premier essai : ReGARDE ◦ Basé sur « EDGAR » de la psychiatrie

◦ Support informatique non adapté (intégré totalement au dossier de l’usager)

◦ Seulement en reporting, pas de gestion du prévisionnel

◦ Pas de regard pour l’utilisateur qui effectue la saisie

Le modèle générique de Gestactiv

Trois types de processus :

Pilotage

Valeur ajoutée

Support

Trois niveaux de granularité :

43 processus, répartis sur deux niveaux

Le plus fin : 222 activités

Le plus « macro » : 25 activités (ci-après)

Celui retenu pour la saisie : 25 activités

excluant celles de support

détaillant celles de valeur ajoutée

Le retraitement des données : tableaux de bord

Indicateurs de performance : visualisation possible selon trois niveaux ◦ DG / ARS

◦ Direction de l’établissement ou du service

◦ Usager / professionnel

Intelligence décisionnelle : accès dynamique aux données, en « temps réel »

Un modèle unique amène à centraliser la prise des décisions sur la base d’un langage commun adapté à l’ensemble des structures

Vue « DG / ARS »

Vue « Direction de structure »

Vue « Professionnel / usager »

… visant l’adhésion de l’ensemble des acteurs

« Avant la formation, je voyais Gestactiv comme un outil consommateur de temps, alors que c’est justement du temps qu’il

nous fait gagner » « La mesure de l’activité de façon plus fine permettra d’améliorer le dialogue avec nos

organismes de contrôle »

« Cela fait longtemps que nous essayons d’avoir un moyen de mesurer l’activité. Je

vois dans cet outil ce dont nous avions besoin »

« Avec le système de filtres, on peut voir apparaître en un seul clic le planning de

l’usager. C’est très pratique ! »

Professionnel SESSAD Chambéry

Chef de service ITEP d’Albertville

Directeur SSEFIS Recteur Louis

Professionnel SESSAD Clos Poisat

Gestactiv : bilan de cette expérimentation en production

Permet une meilleure connaissance du fonctionnement des ESMS

L’approche par processus fournit une représentation structurée des activités réalisées

Les mesures collectées permettent de répondre à des questions au niveau opérationnel autour de l’accompagnement et des consommations de ressources

Elles établissent une base sur laquelle des axes d’améliorations peuvent être développés par des tableaux de bord prospectifs

Cette approche de pilotage permet de traduire la stratégie en plans d’action opérationnels en mettant à disposition l’information sur les performances de chaque entité

A ce jour l’outil est perçu non seulement comme un outil de management mais aussi comme un outil personnel d’organisation et de planification des professionnels, enfin comme une aide pour objectiver le parcours de l’usager et réactualiser son projet d’accompagnement

Gestactiv / SERAFIN

2 approches au départ différentes : ◦ Approche par processus (Gestactiv)

◦ Approche besoins/prestations (SERAFIN)

La nomenclature SERAFIN « matche » sans difficulté avec la terminologie de Gestactiv

Gestactiv prend en compte les dimensions « suivi de l’activité » et « pilotage »

Gestactiv laisse la possibilité de nommer les activités « en langage naturel »

Gestactiv facilite l’enquête de coûts.

Le lien avec SERAFIN

Travail sur une correspondance Gestactiv – SERAFIN depuis décembre 2015

Objectifs :

◦ Que l’utilisateur ne soit pas bouleversé dans son utilisation de Gestactiv

◦ Qu’il s’approprie peu à peu la nomenclature SERAFIN

2.2 - Prestations en

matière

d’autonomie

2.1.1

Soins somatiques et

psychiques

2.1.2

Rééducation et

réadaptation

fonctionnelle

2.2.1

Prestations en matière

d'autonomie

2.3.1 Accompagnements

pour exercer ses droits

2.3.2

Accompagnements au

logement

2.3.3

Accompagnements

pour exercer ses rôles

sociaux

2.3.4

Accompagnements

pour participer à la vie

sociale

2.3.5

Accompagnements en

matière de ressources

et d’autogestion

2.1.1.1 - Soins médicaux

à visée préventive,

curative et palliative

2.1.2.1 - Prestations

des auxiliaires

médicaux, des

instructeurs en

locomotion et avéjistes

2.2.1.1 -

Accompagnements pour

les actes essentiels

2.3.1.1 - Accompagnements

à l’expression du projet

personnalisé

2.3.2.1 - Accompagnements

pour vivre dans un

logement

2.3.3.1 -

Accompagnements pour

mener sa vie d’élève ou

d’étudiant

2.3.4.1 - Accompagnements

du lien avec les proches et

le voisinage

2.3.5.1 - Accompagnements

pour l’ouverture des droits

2.1.1.2 - Soins des

infirmiers, des aides-

soignants et des

auxiliaires de

puériculture à visée

préventive, curative et

palliative

2.1.2.2 - Prestations

des superviseurs non

psychologues

2.2.1.2 -

Accompagnements pour

la communication et les

relations avec autrui

2.3.1.2 - Accompagnements

à l’exercice des droits et

libertés

2.3.2.2 - Accompagnements

pour accomplir les activités

domestiques

2.3.3.2 -

Accompagnements pour

préparer sa vie

professionnelle

2.3.4.2 - Accompagnements

pour la participation aux

activités sociales et de

loisirs

2.3.5.2 - Accompagnements

pour l’autonomie dans la

gestion des ressources

2.1.1.3 - Prestations des

psychologues y compris

à destination des

fratries et des aidants

2.2.1.3 -

Accompagnements à

l’extérieur avec

déplacement d’un

professionnel pour mettre

en œuvre une prestation

en matière d’autonomie

2.3.3.3 -

Accompagnements pour

mener sa vie

professionnelle

2.3.4.3 - Accompagnements

pour le développement de

l’autonomie pour les

déplacements

2.3.5.3 - Informations,

conseils et mise en œuvre

des mesures de protection

des adultes

2.1.1.4 - Prestations des

pharmaciens et

préparateurs en

pharmacie

2.2.1.4 -

Accompagnements pour

prendre des décisions

adaptées et pour la

sécurité

2.3.3.4 -

Accompagnements pour

réaliser des activités de

jour spécialisées

2.3.4.4 - Accompagnements

après la sortie de l’ESMS

2.3.3.5 -

Accompagnements de la

vie familiale, de la

parentalité, de la vie

affective et sexuelle

2.3.3.6 -

Accompagnements pour

l’exercice de mandats

électoraux, la

représentation des pairs

et la pair aidance

BLOC 2 – PRESTATIONS DE SOINS ET D'ACCOMPAGNEMENT (prestations directes)

2.1 - Prestations de soins, de maintien

et de développement des capacités

fonctionnelles

2.3 - Prestations pour la participation sociale

Concordance

Le nommage des activités : ◦ De 4029 intitulés saisis par l’ensemble des structures …

◦ … À 881 intitulés catalogués par structures…

◦ … pour arriver à 260 intitulés standards

71% de correspondance entre les activités saisies dans Gestactiv et le niveau 4 de SERAFIN

Pour les 29% restant, il reste un travail bordé par deux options :

Faire correspondre l’intitulé à un bloc du niveau 4 quoi qu’il en soit

Laisser l’utilisateur choisir parmi les intitulés de niveau 4 du niveau supérieur

Grâce à ce couplage, étude de coût possible sur les saisies Gestactiv de deux services sur 2015 transposées sur SERAFIN

La suite…

Arriver à faire prendre conscience u plus grand nombre d’entre nous qu’au final, peu importe l’outil, l’essentiel est de faire le lien :

◦ Avec les référentiels qui s’imposent au secteur (SERAFIN)

◦ Avec les projets et missions relatifs à l’activité du secteur (ViaTrajectoire, ROR, Mission « une réponse accompagnée pour tous », Groupe de travail enquête de coûts SERAFIN, etc.)

◦ Avec l’ensemble des acteurs par le biais de représentations propres à chaque niveau

Il reste donc à faire en sorte que le retour opéré sur cette activité soit interopérable, pour pouvoir être consolidé par les autorités de contrôle, financeurs et MDPH.

Interopérabilité avec d’autres OG …

PEP01 : GPEC : SERAFIN-compatible

APF : Le séjour de l’usager dans Easy Suite

Trisomie 21 Loire : Prisme : centré restitution de l’activité aux personnes accompagnées

Interopérabilité avec les autorités de contrôle…

CPOM Autodiagnostic compatible Serafin PH en test actuellement

2.1 - Prestations de soins, de maintien et de développement des capacités fonctionnelles

2.1.1 Soins

somatiques et psychiques2.1.

1 Soins

somatiques et psychiques

Sont-elles

délivrées

quand elles

sont

prévues

dans le PE?

Oui-Non

ETP

affectés

Nombre

d'heures d'

intervention

à valeur

ajoutée

gestactiv N-1

Taux de

recours à

des

ressources

extérieures

rémunérées

ou non

2.1.2 Rééducation et réadaptation

fonctionnelle2.1.2

Rééducation et réadaptation fonctionnelle

Sont-elles

délivrées

quand elles

sont

prévues

dans le PE?

Oui-Non

ETP

affectés

Nombre

d'heures d'

intervention

à valeur

ajoutée

gestactiv N-1

Taux de

recours à

des

ressources

extérieures

rémunérées

ou non

2.1.1.1 - Soins

médicaux à

visée

préventive,

curative et

palliative

2.1.2.1 -

Prestations

des auxiliaires

médicaux, des

instructeurs

en locomotion

et avéjistes

Merci de votre attention