aom2-5s

7/21/2019 aom2-5s

http://slidepdf.com/reader/full/aom2-5s 1/10

1

QUẢN TRỊ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG 2

Huỳnh Kim LongGV Bộ môn Quản trị Hành chính

Khoa Đào tạo Chuyên nghiệp

Trường Đại học Hoa Sen

Email: [email protected]

[email protected]

Releasing time tolead TM

The Productive Leader

Workload Support Tools: wellorganised workplaceÁP DỤNG 5S CHO MÔI

TRƯỜNG LÀM VIỆC

1. THẾ NÀO LÀ 5STiếng Nhật Tiếng Việt Tiếng Anh Yêu cầu

SEIRI S ÀNG LỌC SORTCLEAR OUT

• Phân loại nhữngthứ cầnthiết và không cầnthiết

• Loại bỏnhững thứ không cầnthiết

SEITON S ẮP XẾP SET IN ORDER/STRAIGHTENCONFIGURE

• Sắpxếp đúng vật, đúngchỗ,vàcó đánh sốký hiệu (nhãn)

• Dễtìm, dễ thấy (vị trí chínhxác)

=> Thực hiệnSẵn sàng

SEISO S ẠCH SẼ SHINE/SCRUBCLEAN & CHECK

• Giữ gìnnơi làm việc, thiết bị,dụng cụluônsạchsẽ

SEIKETSU S ĂN SÓC STANDARDIZECONFORMITY

• Đưa ratiêu chuẩnđể duy trì3S (Sàng lọc, Sắp xếp, Sạchsẽ) mọi lúc mọi nơi

SHITSUKE S ẴN SÀNG SUSTAINTCUSTOM & PRACTICE

• Rèn luyệnviệc tuânthủ 4Smột cách tự giác, tự nguyện

• Là "S"quan trọng nhất,đòi hỏi kỷ luật cao nhất 3

7/21/2019 aom2-5s


2. LỢI ÍCH CỦA 5S Môi trường làm việc sạch hơn và an toàn Tăng hiệu quả và năng suất lao động Tạo môi trường làm việc luôn sẵn sàng, phù

hợp với tiêu chuẩn, quy định Kiểm soát tốt hàng tồn kho và chi phí có liên

quan Sử dụng hiệu quả không gian và giảm thiểu chi

phí chung Tạo niềm tự hào tốt về nơi làm việc, doanh

nghiệp/tổ chức và bản thân mình4

3. TẦM QUAN TRỌNG CỦA 5S 5S là bước đầu tiên và quan trọng của

quá trình Quản lý chất lượng5S KAIZEN TQM (Total Quality

Management)

Kaizen là một thuật ngữ kinh tế của người Nhật, được ghép bởi từ 改 ("kai") cónghĩa là thay đổi và từ 善 ("zen") có nghĩa là tốt hơn, tức là “thay đổi để tốt hơn”hoặc “cải tiến liên tục”.

5

4. LĨNH VỰC ÁP DỤNG Quản lý sắp xếp nơi làm việc tại nhà máy,

công sở Quản lý thông tin

6

7/21/2019 aom2-5s


7

TỔ CHỨC

HỆ THÔNG

SẠCH SẼVỊ TRÍ TRỰC QUAN

TIÊU CHUẨNTIẾN TRÌNH

CẢI TIẾN

BƯỚC 1

THÀNH LẬP ĐỘI THỰC THI 5 S

BƯỚC 2

LẬP KẾ HOẠCH

THỰC HIỆN

BƯỚC 3

KẾ HOẠCH

TRUYỀN THÔNG

BƯỚC 4

KẾ HOẠCH

TẬP HUẤN

BƯỚC 5

THỰC THI 5 S

BƯỚC 6

ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ

5. THỰC HÀNH 5S

5. THỰC HÀNH 5S (tt) Một số điều cần quan tâm trước khi áp dụng 5S

Khu vực nào sẽ tập trung thực hiện đầu tiên? Đã xem xét lại khu vực này? Đã ghi nhận tình trạng hiện tại bằng chứng từ và

hình ảnh? Đã phân bổ thời gian để thực hiện hoạt động này? Đã xác định kết quả những mong đợi sau khi tiến

hành? Đã thông đạt cho người khác trước khi thực hiện?

8

9

Giả sử bạn đang làm trong một trung tâm phân phối. Trong 2 hìnhbên dưới bạn hãy xác định đâu là thứ bạn cần loại bỏ

Mỗi thứ đều có chỗ của nó

Think Break

7/21/2019 aom2-5s


5. THỰC HÀNH 5S (tt)

Sàng lọc và Sắp xếp phải được tiến hành đồng

thời. Sàng lọc giúp hỗ trợ trong việc ra quyết định Sắp

xếp Tiết kiệm thời gian (không phải quyết định là để ở

đâu vào ngày hôm sau) Trả lời các câu hỏi khó như:

Tại sao phải cần vật dụng đó Nếu giữ lại thì để nó ở đâu (trong VP hay nơi khác Vị trí nào là thuận tiện nhất

10

5.1 SORT – SÀNG LỌC

Việc phân loại vật dụng (sử dụng thường xuyênhay không) rất mất thời gian -> phải trả lời cáccâu hỏi Có cần sử dụng? Lần cuối sử dụng là khi nào? Ai là người khởi tạo/ sử dụng/ quản lý? Có đem lại lợi ích cho ai khác không?

11

5.1 SORT – SÀNG LỌC (tt)

Trước khi bắt đầu, phải phân bổ các khu vựctrong phòng thành: Giữ lại: phải làm nhãn ghi lý do Chưa thể quyết định (vật dụng không chắc chắn) Loại bỏ: thông thường và bảo mật

12

7/21/2019 aom2-5s


13

5.1 SORT – SÀNG LỌC (tt) Tiến trình sàng lọc Phổ biến nội dung trong toàn đội Phân bổ nhiệm vụ

Chú ý: các thành viên trong đội phải điền vàobiên bản kiểm kê (rất quan trọng) vì bản kiểm kêsẽ là cơ sở trả lời các câu hỏi tại sao phải giữ hayloại bỏ vật dụng đó như

Tại sao phải giữ nó? Có ai khác cần nó? Đâu là cách tốt nhất để giữ nó? (quy trình, người

thực hiện, thời gian…)

14

5.2 SET – SẮP XẾP

Tại sao Sắp xếp lại quan trọng? Sắp xếp theo 1 hệ thống thống nhất đảm bảo

mọi người đều hiểu rõ Tạo ra các nhắc nhở trực quan thống nhất để mọi

người có thể nhớ Tất cả khu vực dùng cho lưu trữ hay thư mục phải

được dán nhãn rõ ràng Các vật dụng sử dụng cùng nhau, sắp xếp gần nhau Các vật dụng thường sử dụng nên sắp xếp ở vị trí

thuận lợi, dễ lấy Các thông tin mật cất giữ phù hợp 15

7/21/2019 aom2-5s


5.2 SET – SẮP XẾP (tt) Tiến trình sắp xếp Chú ý: cách bố trí các văn phòng của cần phải

được thay đổi để đảm bảo rằng: Các đồ nội thất trong văn phòng có thể đáp ứng yêu

cầu lưu trữ và là một khu vực làm việc Không gian dành cho lưu trữ ở mức tối thiểu Các vật dụng thường sử dụng phải để ở những nơi

dễ lấy, ít di chuyển Luôn xem xét các yêu cầu đặc biệt

Khi đã sắp xếp xong nên chụp ảnh để nhắc nhở

16

Bảng kê vật dụng

Loại bỏ những vật dụng không cần thiết

TRƯỚC SAU

7/21/2019 aom2-5s


Xác định vị trí và gắn nhãn

TRƯỚC SAU

20

21

7/21/2019 aom2-5s


Kiểm tra sự phù hợp với mọi người trước khiSắp xếp

Không ngại thay đổi nếu chưa phù hợp hoặccó ý tưởng tốt hơn

Hãy thông tin cho mọi người nếu có bất kỳsự thay đổi nào

Hãy nhớ thay đổi cả tờ thông tin

22

5.3 SHINE – SẠCH SẼ

Sau khi Sàng lọc và Sắp xếp phải tiến hànhthực hiện: Các vật dụng phải được làm sạch thường xuyên và

định kỳ Loại bỏ các đồ nội thất không thích hợp Thùng rác phải được phân loại (tái chế/ không tái

chế, mật)

23

Khu vực làm việc sạch sẽ được tổ chứcvới các bằng chứng về sử dụng màu sắcvà dấu hiệu trực quan hiệu quả.

24

7/21/2019 aom2-5s


Ví dụ về hệ thống màu sắc trực quan

25

5.4 STANDARDIZE – SĂN SÓC

Chuẩn hóa là: Thỏa thuận về các tiêu chuẩn giữa lãnh đạo và nhân

viên Tài liệu về CV đã thực hiện về địa điểm, tiêu chuẩn,

quy trình đánh giá và người thực hiện để bảo đảmmọi người phải thực hiện

Được thể hiện bằng quy định, quy trình… bảo đảmmọi người đều phải nhận thức rõ

26

5.4 STANDARDIZE – SĂN SÓC (tt) Tiêu chuẩn hóa (TCH) công việc sẽ làm

tăng hiệu quả và năng suất Là bước quan trọng nhất (duy trì sự thay

đổi là khó khăn nhất)=> việc đánh giáphải được thực hiện thường xuyên vàthông tin rộng khắp

27

7/21/2019 aom2-5s


Ví dụ: Bảng đánh giá thực hiện 5S

29

5S “To Do” Plan Date: Page of

5S Team Members Company/Division Name: Person Preparing This Sheet

Item#

DateStarted

5S element 5S Task - Action PersonResponsible

Location/Department

PercentComplete

100 25

75 50

100 25

75 50

100 25

75 50

100 25

75 50

100 25

75 50

100 25

75 50

100 25

75 50

100 25

75 50

100 25

75 50

100 25

75 50

100 25

75 50

100 2575 50

aom2-5s

Documents