användarmanual - hrg nordic online

Click here to load reader

Post on 27-Feb-2022

0 views

Category:

Documents

0 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

1
A Hogg Robinson company This document contains HRG proprietary and confidential information. It is strictly prohibited to disclose or disseminate this information to any 3rd party, for any reason.
Användarmanual - HRG Nordic online
2
A Hogg Robinson company This document contains HRG proprietary and confidential information. It is strictly prohibited to disclose or disseminate this information to any 3rd party, for any reason.
Innehållsförteckning
 
1. Introduktion .................................................................................... 4 2. Hjälp .............................................................................................. 4 3. Generell information om HRG Nordic online .................................. 4 4. Profilinformation ............................................................................. 5 5. Förklaring av profilfälten ................................................................ 6
5.1 Personuppgifter ............................................................................. 6 5.1.1 Titel ................................................................................................ 6 5.1.2 Förnamn ........................................................................................ 6 5.1.3 Efternamn ...................................................................................... 6 5.1.4 Mellannamn ................................................................................... 6 5.1.5 Kön ................................................................................................ 7 5.1.6 Födelsedatum ................................................................................ 7 5.1.7 Resenärstyp 1 ............................................................................... 7 5.1.8 Ej på kontoret ................................................................................ 7 5.1.9 Av dig valda resebeställare ............................................................ 8 5.1.10 Hemtelefon .................................................................................... 8 5.1.11 Mobiltelefon ................................................................................... 8 5.1.12 Telefon (arb.) ................................................................................. 9 5.1.13 Namn och telefon till kontaktperson vid nödfall .............................. 9 5.1.14 E-mail 1 ......................................................................................... 9 5.1.15 Adress 1 ...................................................................................... 10 5.1.16 Pass 1.......................................................................................... 10 5.2 Betalning ...................................................................................... 10 5.2.1 Betalningssätt .............................................................................. 10 5.2.2 Kreditkort ..................................................................................... 11 5.3 Leverans ...................................................................................... 12 5.3.1 Leveranssätt ................................................................................ 12 5.3.1.1 Flygbiljett ..................................................................................... 12 5.3.1.2 Tågbiljett ...................................................................................... 12 5.4 Önskemål .................................................................................... 13 5.4.1 Allmänna önskemål ..................................................................... 13 5.4.2 Flygönskemål .............................................................................. 13 5.4.3 Tågönskemål ............................................................................... 14 5.4.4 Hotellönskemål ............................................................................ 15 5.4.5 Bilönskemål ................................................................................. 15 5.5 Lösenord ...................................................................................... 16 5.5.1 Inloggningsinformation ................................................................ 16 5.6 Företagsspecifika fält ................................................................... 16 5.6.1 Företagsspecifika fält ................................................................... 16
3
A Hogg Robinson company This document contains HRG proprietary and confidential information. It is strictly prohibited to disclose or disseminate this information to any 3rd party, for any reason.
6. Startsida ...................................................................................... 17 7. Boka ............................................................................................ 18
7.1 Flyg .............................................................................................. 18 7.2 Svenskt tåg .................................................................................. 20 7.2.1 Sök efter tåg ................................................................................ 20 7.2.2 Sökresultat för tåg ....................................................................... 21 7.2.3 Sök Flyg och Tåg ......................................................................... 21 7.2.4 Sökresultat för flyg/tåg ................................................................. 22 7.2.5 Sammanfattning tåg – platsreservation ....................................... 23 7.3 Hotel ............................................................................................ 24 7.3.1 Sök efter hotell ............................................................................. 24 7.3.2 Sökresultat – Lista ....................................................................... 25 7.3.3 Sökresultat – Karta ...................................................................... 26 7.4 Hyrbil ........................................................................................... 27 7.4.1 Sök efter hyrbil ............................................................................. 27 7.4.2 Sökresultat för bil ......................................................................... 27 7.5.1 Flygtaxi, TaxiTillTåget, Flygbuss, Arlanda Express ..................... 28 7.6.1 Sammanfattning .......................................................................... 30 7.6.2 Slutför bokning ............................................................................. 31 7.6.3 Resan bekräftad .......................................................................... 32
8. Reservationer .............................................................................. 33 9. Online Support ............................................................................. 34
4
A Hogg Robinson company This document contains HRG proprietary and confidential information. It is strictly prohibited to disclose or disseminate this information to any 3rd party, for any reason.
1. Introduktion
Vissa delar av användarmanualen, text med kursiv stil, är inte tillgängliga för alla användare i alla länder. Din arbetsgivare kan ge mer information om vilka funktioner som är tillgängliga för dig.
2. Hjälp
För mer hjälp, klicka på ikonen med ett frågetecken (?). Hjälpinformationen finns tillgänglig på engelska.
3. Generell information om HRG Nordic online
HRG Nordic online är normallt tillgängligt dygnet runt, hela veckan. Första gången du loggar in i HRG Nordic online kommer du att bli ombedd att byta lösenord. Har du glömt ditt lösenord kan du få en påminnelse genom länken på inloggningssidan. Ditt lösenord skickas via e-post. Kontakta HRG Nordic e-Centre om du har glömt ditt företagsnamn och/eller användarnamn. Kontaktinformation till support finns på inloggningssidan.
Röda textboxar innehåller viktig information!
Av säkerhetsskäl blir du automatiskt utloggad ur HRG Nordic online om du har varit inaktiv i mer än 20 minuter.
5
A Hogg Robinson company This document contains HRG proprietary and confidential information. It is strictly prohibited to disclose or disseminate this information to any 3rd party, for any reason.
4. Profilinformation
Dina användaruppgifter och personliga preferenser sparas i en resenärsprofil i HRG Nordic online. Resenärsprofilen används som underlag för alla bokningar som görs via HRG, både sådana du själv gör via HRG Nordic online men också de du bokar via telefon- och e-post. Det är viktigt att resenärsprofilen är uppdaterad innan du bokar. En felaktigt uppdaterad profil kan det leda till felaktiga debiteringar, att dina preferenser inte blir tillgodosedda och problem vid pass- och gränskontroller.
En orange stjärna i profilfälten indikerar att fältet är obligatoriskt att fylla i.
Se nästa avsnitt i guiden för att se hur du ska fylla i din profil. Första gången du fyller i din profil i HRG Nordic online visas all profilinformation på samma sida. Nästa gång du loggar in så är profilen uppdelad i olika flikar enligt nedan:
För att din profil ska kunna användas för telefon- och e- postbokningar så måste du först kontrollera profilen i HRG Nordic online och acceptera HRG’s sekretesspolicy.
6
A Hogg Robinson company This document contains HRG proprietary and confidential information. It is strictly prohibited to disclose or disseminate this information to any 3rd party, for any reason.
5. Förklaring av profilfälten
Används av flygbolag för att bestämma kön.
5.1.2 Förnamn Fyll i ditt/dina förnamn.
Används av flygbolag, hotell och hyrbilsföretag för att identifiera vem bokningen är för. Används också av immigrationsmyndigheter.
5.1.3 Efternamn Fyll i ditt/dina efternamn.
Används av flygbolag, hotell och hyrbilsföretag för att identifiera vem bokningen är för. Används också av immigrationsmyndigheter.
5.1.4 Mellannamn Fyll i ditt/dina mellannamn.
7
A Hogg Robinson company This document contains HRG proprietary and confidential information. It is strictly prohibited to disclose or disseminate this information to any 3rd party, for any reason.
Används av flygbolag, hotell och hyrbilsföretag för att identifiera vem bokningen är för. Används också av immigrationsmyndigheter. Om du har ett pass från ett nordiskt land så behöver du normalt inte fylla i detta fält.
5.1.5 Kön Välj Man eller Kvinna.
Används av immigrationsmyndigheter när du reser till vissa länder.
5.1.6 Födelsedatum Fyll i ditt födelsedatum.
Används av immigrationsmyndigheter när du reser till visa länder. Födelsedatum används också av tågbolag för vissa biljettyper. Vissa flygbolag kräver också födelsedatum när du bokar ungdomsbiljetter.
5.1.7 Resenärstyp 1 Om du är ungdom (under 26 år) och vill resa på ungdomsbiljetter så måste du fylla i Ung i fältet för Resenärstyp 1.
Kom också ihåg att fylla i födelsedatum i fältet ovan.
5.1.8 Ej på kontoret
8
A Hogg Robinson company This document contains HRG proprietary and confidential information. It is strictly prohibited to disclose or disseminate this information to any 3rd party, for any reason.
Om du är Resebeställare eller Resegodkännare så kan du ange här att du inte är på kontoret.
Denna funktion används endast inom HRG Nordic online.
5.1.9 Av dig valda resebeställare Om du vill tillåta att en kollega ska kunna göra bokningar för dig i HRG Nordic online så kan du lägga till kollegans namn i detta fält.
Var uppmärksam på att de personer du tillåter kunna boka resor för dig också kan se din profilinformation.
5.1.10 Hemtelefon Fyll i ditt hemtelefonnummer om du vill att HRG och våra leverantörer ska kunna kontakta dig på detta nummer
Vänligen använd internationell telefonnummerstandard, +46850885000.
5.1.11 Mobiltelefon Fyll i ditt mobiltelefonnummer med internationell telefonnummerstandard +4670000000/+4520000000/+47900000000/+358400000000.
Mobiltelefonnumret visas också för våra leverantörer och används bland annat för att meddela dig om förseningar och check-in information. HRG, HRG Traveller Assist och HRG e-Centre använder också detta nummer om vi behöver kontakta dig.
9
A Hogg Robinson company This document contains HRG proprietary and confidential information. It is strictly prohibited to disclose or disseminate this information to any 3rd party, for any reason.
5.1.12 Telefon (arb.) Fyll i ditt primära telefonnummer till ditt arbete genom att använda internationell telefonnummerstandard +46850885000.
Telefonnumret visas för våra leverantörer och används bland annat för att meddela dig om förseningar. HRG, HRG Traveller Assist och HRG e-Centre kontaktar dig också på detta nummer.
5.1.13 Namn och telefon till kontaktperson vid nödfall Fyll i telefonnumret med internationell telefonnummerstandard +46850885000.
5.1.14 E-mail 1 Fyll i din primära arbetsrelaterade e-postadress. Bekräftelse skickas via e-post för alla bokningar; nybokningar, ombokningar.
Vänligen fyll i ett giltigt mobiltelefonnummer så att HRG och våra leverantörer kan meddela dig eventuella tidsändringar.
Fyll i kontaktuppgifter till t ex en familjemedlem, kollega eller vän som kontaktas vid eventuella nödsituationer.
10
A Hogg Robinson company This document contains HRG proprietary and confidential information. It is strictly prohibited to disclose or disseminate this information to any 3rd party, for any reason.
Fyll i E-mail 2 och 3 om du alltid vill att en kopia av din bekräftelse ska skickas till ytterligare e-postadresser.
5.1.15 Adress 1 Adress 1 ska fyllas i med postadressen till ditt företag. Adressfälten är obligatoriskt att fylla i och kan redan vara uppdaterade med ditt företags postadress.
HRG använder inte denna adress för att skicka biljetter eller tidtabellsinformation. För mer information om biljettleverans se avsnitt 5.3. Adress 2 kan användas för din hemadress.
5.1.16 Pass 1 Fyll i din passinformation med passnummer och sista giltighetsdatum.
5.2 Betalning
11
A Hogg Robinson company This document contains HRG proprietary and confidential information. It is strictly prohibited to disclose or disseminate this information to any 3rd party, for any reason.
Enligt överenskommelse betyder att HRG debiterar ditt företag. Vänligen fyll i alla fält för Kreditkort 1/2/3 om dina flygbiljetter ska betalas med kreditkort. Webbokningar (ex Ryan Air) kräver alltid ett kreditkort som betalning när du bekräftar bokningen i HRG Nordic online. Du måste då också ange kreditkortets säkerhetsskod (ex CVV - Card Verification Value code, CSC – Card Security Code). Kreditkortsinformation kan sparas i profilen alternativt anges vid varje bokning. Var uppmärksam på att kreditkortets säkerhetskod inte kan sparas i profilen.
5.2.2 Kreditkort Hotell- och hyrbilsbokningar kräver ett kreditkort som garanti för din ankomst. Kreditkortsinformationen kan sparas i profilen alternativt anges vid varje bokning. Kreditkortsnummer anges utan mellanslag.
I fältet för Adress står Använd adress 1 som standard. Adress är ditt företags postadress. HRG skickar inte information relaterad till ditt kreditkort till denna adress.
12
A Hogg Robinson company This document contains HRG proprietary and confidential information. It is strictly prohibited to disclose or disseminate this information to any 3rd party, for any reason.
5.3 Leverans
5.3.1 Leveranssätt Leveranssätt visar hur du erhåller dina resedokument.
5.3.1.1 Flygbiljett Elektronisk biljettering (e-ticket) används idag av nästan alla flygbolag.
Du väljer hur du ska identifiera dig själv vid check-in genom att fylla i Biljettlöst ID och Nummer. För Biljettlöst ID kan du välja mellan Betal-/Kreditkort, Bonuskort och Pass. De flesta flygbolag accepterar kreditkortsnummer som Biljettlöst ID.
5.3.1.2 Tågbiljett Leveranssättet för tåg kan vara Biljettlöst eller Hämtas i biljettautomat. Biljettlöst resedokument kan du ta mot antingen som SMS till din mobiltelefon eller som e-post.
Biljettlöst ID – Mobiltelefon
Ange ditt mobiltelefonnummer i fältet för Nummer. Vänligen ange ditt mobilnummer utan mellanslag med landskod 46 eller 45 följt av numret utan första 0 46XXXXXXXXX/45XXXXXXXX. Kom ihåg att också fylla i födelsedatum i din profil, se 5.1.6.
13
A Hogg Robinson company This document contains HRG proprietary and confidential information. It is strictly prohibited to disclose or disseminate this information to any 3rd party, for any reason.
Biljettlöst ID – E-post
Ange din e-postadress i fältet för Nummer.
Hämtas i biljettautomat Var uppmärksam på att biljettautomater inte finns på alla järnvägsstationer. Kontakta HRG om du är osäker på om din avresestation har en biljettautomat alternativt välj ett biljettlöst alternativ.
5.4 Önskemål Ange dina personliga önskemål som ska anges i dina bokningar.
Använd hjälpikon för att hitta rätt leverantörskoder. .
5.4.1 Allmänna önskemål Här kan du ange dina preferenser för språk och valuta.
5.4.2 Flygönskemål I fältet för Förvald avreseflygplats kan du fylla i din normala avreseflygplats. Om du gör det fylls flygplatsen i per automatik när du ska boka en resa. SAS Travel Pass Corporate ska alltid anges med nio siffror Kontakta Online Support om du vill registrera ditt kortnummer för SAS Travel Pass Individual/Multiple. Fyll i dina bonuskort för flyg med korrekt Flygbolagskod och bonuskortnummer.
14
A Hogg Robinson company This document contains HRG proprietary and confidential information. It is strictly prohibited to disclose or disseminate this information to any 3rd party, for any reason.
Om du har sparat bonuskortnummer i din profil kan du alltid välja vilket kort du vill använda innan du avslutar en bokning. Bonuskortnummer ska alltid registreras utan mellanslag.
5.4.3 Tågönskemål Tågönskemål används för att registrera t ex SJ Prio card number (endast för svenska kunder). I Önskad tågstation för avgång kan du fylla i din frekventa avresetågstation. Om du gör det fylls stationen i per automatik när du ska boka en resa.
Scandinavian Airlines (SAS) bonuskort ska alltid anges med flygbolagskod SK, använd inte SAS Norway – BU. Börja numret med bokstavskombination EBB, EBS eller EBG. Kom ihåg att uppdatera din profil då du byter bonusnivå hos SAS.
15
A Hogg Robinson company This document contains HRG proprietary and confidential information. It is strictly prohibited to disclose or disseminate this information to any 3rd party, for any reason.
5.4.4 Hotellönskemål Registrera dina bonuskort för hotell.
Vänligen kontakta HRG för hjälp om du inte kan hitta rätt Hotellkejda i listan
Om flygbolag och hotellkedjor delar lojalitetsprogram kan du ange flygbolagets bonuskort här för att registrera poäng även för dina hotellnätter.
Om det finns flera nummer på ditt bonuskort så kan du kontakta HRG eller
kontrollera ditt kontoutdrag om du är osäker på vilket nummer som ska användas.
5.4.5 Bilönskemål Registrera dina bonuskort för biluthyrningsföretag.
16
A Hogg Robinson company This document contains HRG proprietary and confidential information. It is strictly prohibited to disclose or disseminate this information to any 3rd party, for any reason.
5.5 Lösenord
5.5.1 Inloggningsinformation
Använd denna flik för att byta lösenord. Det kan finnas olika krav på hur lösenordet ska registreras t ex minimum/maximum antal karaktärer, tidigare använda lösenord kan inte återanvändas, att du inte kan använda ditt förnamn etc.
5.6 Företagsspecifika fält
5.6.1 Företagsspecifika fält
Några av de företagsspecifika fälten är uppsatta enligt ditt företags avtal med HRG och används för statistik eller debitering. En del uppgifter kan vara obligatoriska för dig att fylla i, andra uppgifter kan redan vara sparade i din profil.
Fliken Lösenord visas inte om du har automatisk inloggning till HRG Nordic online.
17
A Hogg Robinson company This document contains HRG proprietary and confidential information. It is strictly prohibited to disclose or disseminate this information to any 3rd party, for any reason.
I företagsspecifika fält kan du också ange dina sittplats- och måltidspreferenser (endast för flyg). Var uppmärksam på att dessa önskningar inte är tillgängliga för alla flygbolag och/eller destinationer.
6. Startsida
6.1 Snabbstart
Från Snabbstart kan du från en plats boka Flyg, Tåg, Flyg och Tåg, Hotell, Hyrbil och Andra leverantörer.
En rullgardinslista över tillgängliga flygplatser visas om du ange de första bokstäverna i stad/flygplatsnamnet i fälten Från/Till. Avresetid/Returtid är förinställt till 08:00/17:00 med tidsram +/- 2 timmar.
Bocka i Endast direktresor om du inte vill ha reseförslag med byten.
18
A Hogg Robinson company This document contains HRG proprietary and confidential information. It is strictly prohibited to disclose or disseminate this information to any 3rd party, for any reason.
7. Boka
För fler sökalternativ använd fliken Boka i huvudmenyn eller klicka på länken Detaljerad sökning.
7.1 Flyg 7.1.1 Sökresultat för flyg Resultatsidan visar tillgängliga flyg och priser sorterade efter avgångstid och pris.
19
A Hogg Robinson company This document contains HRG proprietary and confidential information. It is strictly prohibited to disclose or disseminate this information to any 3rd party, for any reason.
Priserna i varje kolumn baseras på enkelprisbiljetter och/eller halva returprisbiljetter. Beloppen kan ändras och räknas om beroende på dina val.
7.1.2 Förklaring
Webbokning visar lågprisflygbolag och priser som hämtats från leverantörers webbsidor. Dessa priser kräver ett kreditkort med säkerhetskod som betalning och biljetten debiteras direkt när du bekräftar bokningen.
Utanför policy visar flyg som inte stämmer överens med ditt företags resepolicy. Om du bokar ett flyg utanför policy kan du uppmanas att ange en orsakskod med förklaring.
Företagspris visar flygavgångar med avtalspriser. Använd länken Filtrera för att begränsa dina sökresultat. Utresan och returresan filtreras separat.
Kontrollera alltid Kundvagnen längst ner på sidan för att se det exakta priset för din resa.
20
A Hogg Robinson company This document contains HRG proprietary and confidential information. It is strictly prohibited to disclose or disseminate this information to any 3rd party, for any reason.
7.1.3 Boka en resa Börja med välja flygavgång och prisgrupp för din utresa. Baserat på vald flygavgång kan priserna för returresan räknas om. För mer information om de olika priserna, klicka på rubriken i varje priskolumn (Lägsta, Flexibel, Avtalspris och Business).
Använd länken Se andra priser för att se fler tillgängliga priser för valda flygavgångar.
7.2 Svenskt tåg Svenskt tåg är endast tillgängligt för svenska användare. Kontrollera att du har uppdaterat din profil med ditt födelsedatum.
7.2.1 Sök efter tåg En rullgardinslista med tågstationer visas om du skriver stadens första bokstäver i fälten Från/Till.
Använd alltid Se andra priser för att kontrollera att du har fått bästa möjliga pris.
21
A Hogg Robinson company This document contains HRG proprietary and confidential information. It is strictly prohibited to disclose or disseminate this information to any 3rd party, for any reason.
7.2.2 Sökresultat för tåg Priskolumnerna visar tillgängliga priser för varje tågavgång. Klicka på rubriken i varje kolumn (2kl lägsta, 1kl lägsta, 2kl flex, 1kl flex och 1kl måltid) för mer information om de olika priserna.
7.2.3 Sök Flyg och Tåg För resor inom Sverige och till/från Köpenhamn kan du för vissa sträckor få sökresultat för både flyg och tåg i samma bild. För kombinerad sökning från fliken Snabbstart klicka på Flyg och Tåg.
För kombinerad sökning från fliken Boka, klicka på länken Både flyg och tåg.
22
A Hogg Robinson company This document contains HRG proprietary and confidential information. It is strictly prohibited to disclose or disseminate this information to any 3rd party, for any reason.
Stationer och flygplatser som är tillgängliga för en kombinerad sökning visas med
ikonen .
7.2.4 Sökresultat för flyg/tåg Sökresultatet visar de flyg- och tågtidsavgångar som är har tillgängliga priser.
För mer information om de olika priserna, klicka på rubriken i varje priskolumn (Lägsta, Flexibel, Avtalspris och Business).
Kontrollera alltid Kundvagnen längst ner på sidan för att se det exakta priset för din resa.
23
A Hogg Robinson company This document contains HRG proprietary and confidential information. It is strictly prohibited to disclose or disseminate this information to any 3rd party, for any reason.
Sök på Enbart tåg för att se alla tillgängliga tågpriser och tågklasser. Du kan kombinera en utresa med flyg tillsammans med en returresa med tåg och tvärtom.
7.2.5 Sammanfattning tåg – platsreservation När du bokar tåg tilldelas du automatiskt en platsreservation om tågavgången/biljettypen tillåter det.
Använd länken Platser/Seating om du har särskilda önskemål om platsreservation, som t ex fönsterplats, tyst kupé. En platsöversikt finns tillgänglig för SJ X2000 tåg.
24
A Hogg Robinson company This document contains HRG proprietary and confidential information. It is strictly prohibited to disclose or disseminate this information to any 3rd party, for any reason.
7.3 Hotel Visa hotell kräver ett kreditkort som garanti för din ankomst. Kreditkortsnumret kan sparas i resenärsprofilen eller uppges vid varje bokning. Kreditkortet används endast då en hotellbokning inte avbokas inom giltig avbokningstid (s.k. no-show).
7.3.1 Sök efter hotell Tillgängliga hotell kan sökas via Ort eller flygplats, Adress eller sevärdhet eller Företagsadresser.
Använd länken Visa avancerade sökkriterier för mer sökalternativ som t ex specifik hotellkedja, hotellfaciliteter etc.
25
A Hogg Robinson company This document contains HRG proprietary and confidential information. It is strictly prohibited to disclose or disseminate this information to any 3rd party, for any reason.
7.3.2 Sökresultat – Lista De första fem hotellen i listan visar de fem mest relevanta rumstyperna/-priserna. Från listan kan du direkt boka ett specifikt rumspris genom att klicka på knappen Boka.
Rekommenderad leverantör indikerar prioriterat hotell/hotellkedja enligt ditt företags resepolicy där visar den mest prioriterade leverantören. Hotellets lägsta tillgängliga rumspris visas i en separat box.
Klicka på länken Se alla priser (eller på hotellnamnet) för att se hotellets alla tillgängliga rumpriser och rumstyper samt…