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ANTECEDENTES DE CONTRATACIÓN

1. DESCRIPCIÓN Y JUSTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD

El Fondo de Programas Especiales para la Paz, fue creado a través de la Ley 368 de 1997, como una

cuenta especial del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República - DAPRE, sin

personería jurídica, administrada como un sistema separado de cuentas, cuyo objeto es “El Fondo

para la Paz tiene por objeto la financiación de programas de paz encaminados a fomentar la

reincorporación a la vida civil de grupos alzados en armas, que demuestren su voluntad de

incorporarse a la vida civil mediante su desmovilización y la dejación de armas”.

Dentro de sus principales funciones se encuentran: - Diseñar y desarrollar los planes, programas y

estrategias dirigidas a la generación de condiciones y al logro y mantenimiento de la paz, de

conformidad con las directrices que señale el Presidente de la República; - Financiar y cofinanciar los

planes, programas estrategias e iniciativas por la paz; - Diseñar y desarrollar los planes que conlleven

a la habilitación y rehabilitación de los discapacitados víctimas de la violencia.

Que la Oficina del Alto Comisionado para la Paz de conformidad con las funciones atribuidas por el

Decreto 672 de 2017, modificado por el Decreto 1270 de 2017, tiene a su cargo, entre otras

funciones: “(…) 7. Establecer los mecanismos e instrumentos administrativos que permitan el

desarrollo de sus funciones (…)

Que la ley 434 de 1998 en su artículo 14 establece que: “El FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES

PARA LA PAZ administrará los recursos que garanticen el desarrollo de las funciones y programas

del Consejo Nacional de Paz de conformidad con sus planes, programas y prioridades. “

Conforme a lo anterior, el apoyo del FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ en el

desarrollo de todas estas actividades encaminadas al logro y mantenimiento de la paz es

determinante y exige una respuesta ágil y oportuna a las solicitudes de apoyo del Gobierno Nacional,

la Sociedad Civil y otros actores relevantes en Colombia para la consolidación de la Paz.

Que en la Ley 1941 de 2018 se estableció en el parágrafo 1° del artículo 2° que “El Gobierno

Nacional reglamentará una subcuenta en el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ

creado por la Ley 368 de 1997, con el fin de financiarlos planes, programas y estrategias que se

implementarán en los territorios que se establezcan como zonas estratégicas de intervención integral.

La financiaci0n de estos planes, programas y estrategias provendrán de recursos adicionales del

presupuesto público, recursos de cooperación internacional y aportes del sector privado”.

En ese orden de ideas, EL FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ en desarrollo de su

objeto y funciones, debe proveer a su equipo de funcionarios y contratistas y a los de la Oficina del Alto

Comisionado para la Paz, así como a miembros del Consejo Nacional de Paz o de la Sociedad Civil los medios

necesarios para cumplir cabalmente las funciones y responsabilidades asignadas, en este caso, debe sufragar

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los costos de desplazamiento o tiquetes aéreos nacionales e internacionales que se requieran para el

cumplimiento de sus actividades.

La necesidad antes mencionada puede ser satisfecha mediante la expedición de reservas y suministro de

tiquetes aéreos nacionales e internacionales en tarifas económicas y promocionales, garantizando la reserva

de los cupos en las distintas aerolíneas comerciales para lo cual es indispensable contar con una empresa

especializada en este tema que brinde el soporte requerido.

En consideración a lo expuesto, se hace necesario realizar un proceso de contratación con el fin de

atender las necesidades propias del FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ y de la

Oficina del Alto Comisionado para la Paz y de ésta manera, seleccionar una agencia de viajes

legalmente constituida en Colombia, que expida los tiquetes aéreos requeridos.

Asimismo es importante mencionar que en el momento en que el Gobierno Nacional reglamente la

subcuenta creada en la ley 1941 de 2018 y se le asignen recursos, el contrato a suscribir mediante

esta convocatoria podrá ser adicionado para garantizar el servicio objeto del mismo, sin que sea

necesario realizar un nuevo proceso en cumplimiento del principio de la eficiencia administrativa.

2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR E IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO Y

ESPECIFICACIONES TECNICAS ESENCIALES

2.1 Objeto: Contratar el “SUMINISTRO DE TIQUETES AEREOS NACIONALES E INTERNACIONALES

REQUERIDOS POR El FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ”

2.2 CÓDIGO DEL CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS DE LAS NACIONES UNIDAS -

UNSPSC.

CLASIFICACIÓN

UNSPSC

SEGMENTO FAMILIA CLASE

90121502 90000000

Servicios de viaje, alimentación,

alimentación y entretenimiento

90120000

Facilitación de viajes

90121500

Agentes de viajes

2.3 Plazo de ejecución

El plazo de ejecución del contrato que se derive de este proceso será hasta el 31 de diciembre de 2019 y/o

hasta agotar recursos, lo que primero ocurra, previo cumplimiento de los requisitos de legalización y ejecución

del contrato.

2.4 Presupuesto oficial

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El valor total del presupuesto oficial corresponde a la suma de MIL MILLONES DE PESOS M/Cte

($1.000.000.000,00) M/Cte, el cual se encuentra amparado en el certificado de disponibilidad presupuestal

adjunto al presente documento.

3. MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA Y SU JUSTIFICACIÓN, INCLUYENDO LOS

FUNDAMENTOS JURÍDICOS

Que en virtud del Régimen de Contratación del FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA

PAZ, los contratos sólo se someterán a las normas que rigen la contratación entre particulares, sin

perjuicio de la inclusión de las cláusulas excepcionales contempladas en la Ley 80 de 1993 y las que

las modifiquen y adicionen, de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 716 de 1994, el artículo 15

de la Ley 434 de 1998 y el articulo 2.2.2.1.3, del Decreto 1081 de 2015.

Que mediante la Resolución 0757 del 10 de octubre de 2017, modificada por la Resolución No. 0954

del 13 de diciembre de 2017, el Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la

República delegó en el Director del FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ la

facultad de comprometer el presupuesto, ordenar el gasto y celebrar contratos que se requieran en el

rubro Transferencias Corrientes - FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ -

Programa Desmovilizados del presupuesto de funcionamiento del Departamento Administrativo de la

Presidencia de la República.

Que el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ, realizará una invitación abierta a

presentar propuestas para aquellas personas naturales o jurídicas, privadas o públicas, nacionales o

extranjeras que estén interesadas en participar en la escogencia del proveedor que ofrezca las

mejores condiciones y que cumpla con todos los requisitos que se establezcan en los presentes

antecedentes contractuales y demás documentos que hagan parte del proceso.

4. CONDICIONES DEL CONTRATO A CELEBRAR

4.1 Tipo de contrato

Teniendo en cuenta las características del servicio, el contrato resultante del presente proceso de selección

será un contrato de Suministro.

4.2 Valor del Contrato

El valor del contrato será determinado por la propuesta que obtenga el mayor puntaje, la cual no podrá superar

el valor del presupuesto oficial asignado, el cual corresponde a la suma de MIL MILLONES DE PESOS M/Cte

($1.000.000.000,00) M/Cte,. Incluidos todos los tributos y gastos a que haya lugar.

El proponente deberá presentar el valor total de la propuesta para la totalidad del servicio requerido, y deberá

incluir todos los costos necesarios para la correcta ejecución del objeto contratado.

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Forma de Pago

El FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ pagará al contratista el valor del contrato en

mensualidades vencidas y/o parciales dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la radicación de la

factura, la cual debe venir acompañada de los siguientes documentos: a) certificación del pago de aportes a la

seguridad social (aportes de Pensión, Salud y Riesgos Laborales al Sistema de Seguridad Social), en

cumplimiento del artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y 828 de 2003 y al artículo 23 de la Ley 1150 de 2007 del

mes correspondiente; la cual debe estar suscrita por el Revisor Fiscal de la Empresa o Representante Legal de

la misma, b) certificación bancaria, c) Registro Único Tributario (RUT) solo la primera vez, d) Autorización de

resolución de facturación vigente, solo la primera vez, e) Certificación de ejecución de contrato para

proveedores, suscrita por el supervisor del contrato, f) Registro presupuestal del compromiso, g) Comunicación

donde se aprueba el servicio correspondiente, suscrito por el Director de FONDO DE PROGRAMAS

ESPECIALES PARA LA PAZ.

PARÁGRAFO. El contratista deberá tener en cuenta que cada uno de los pagos por los servicios

efectivamente prestados, se encuentran sujetos a la programación del PAC del valor establecido en el presente

numeral, se deben contemplar los gastos, descuentos e impuestos que se generan para la suscripción y

legalización de la aceptación en los pagos.

La cuenta de cobro o factura, según sea el caso, deberá dirigirse al Director del FONDO DE PROGRAMAS

ESPECIALES PARA LA PAZ, Nit. 899.999.083-0 y se deberá radicar en la ventanilla de correspondencia

del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Républica de Colombia ubicada en la Calle 7 # 6 – 54

de la ciudad de Bogotá D.C.

Si la factura no ha sido correctamente elaborada o no se acompaña de los documentos requeridos para el

pago, el término para éste solamente empezará a contarse desde la fecha en que se presenten en debida

forma o se haya aportado el último de los documentos. Las demoras que se presenten por estos conceptos

serán responsabilidad del CONTRATISTA y no tendrá por ello derecho al pago de intereses o compensación

de ninguna naturaleza.

4.3 Obligaciones de las partes

Durante la ejecución del contrato que se derive del proceso, las siguientes son las obligaciones a cargo de las

partes.

- Obligaciones Generales del Contratista

Cumplir con el objeto, las obligaciones contractuales y lo ofertado en su propuesta.

Estar bajo la supervisión directa del Supervisor del contrato, quien velará por el cumplimiento de las

obligaciones del contrato a suscribir.

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Realizar las actividades necesarias para el adecuado cumplimiento del objeto del presente proceso,

con estricta sujeción a las normas legales.

Acatar las instrucciones que durante el desarrollo del contrato e implementar los correctivos

necesarios para la adecuada prestación del servicio.

Obrar con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales, evitando dilataciones y

obstaculizaciones.

Mantener la reserva profesional sobre la información que le sea suministrada para el desarrollo del

contrato.

Constituir en favor del FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ – Departamento

Administrativo de la Presidencia de la República una garantía para avalar la adecuada ejecución del

contrato y las obligaciones contraídas. Esta garantía deberá constituirse dentro de los tres (3) días

hábiles siguientes a la suscripción del contrato y requerirá ser aprobada por el FONDO DE

PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ. La garantía deberá cubrir los amparos señalados en

los antecedentes contractuales y la invitación pública. El Contratista constituirá y mantendrá vigente la

garantía estipulada y cumplirá con todos los requisitos que en ella se establecen para hacerla

efectiva, llegado el caso.

Mantener y acreditar de acuerdo con lo establecido en el inciso segundo del artículo 41 de Ley 80 de

1993, adicionado mediante el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007, durante toda la ejecución del

contrato, que se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad

Social Integral, así como los propios al Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, Instituto Colombiano

de Bienestar Familiar – ICBF y las cajas de compensación familiar, cuando corresponda.

- Obligaciones Específicas del Contratista

Suministrar los tiquetes conforme a los requerimientos que el FONDO DE PROGRAMAS

ESPECIALES PARA LA PAZ realice.

Brindar atención telefónica y/o por cualquier medio de comunicación las 24 horas del día, 7 días a la

semana, tanto en la solicitud de reservas como en la modificación o cancelación de las mismas.

Asegurar el suministro de tiquetes aéreos en rutas nacionales, con los precios más favorables del

mercado en clase económica. No obstante el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA

PAZ podrá solicitar con la debida antelación el suministro de categorías superiores previa

autorización.

Remitir en forma inmediata al supervisor vía correo electrónico el número de reserva con los itinerarios

y la información básica (aerolínea, ruta, fecha, hora de salida, conexiones, tarifa, aeropuerto de salida,

código de la reserva y fecha límite para la confirmación del tiquete).

Tramitar los itinerarios recibidos por parte del supervisor para la respectiva expedición del tiquete.

Cancelar o modificar las reservas. Cuando el supervisor del contrato, informe el cambio de una

reserva ya efectuada, el oferente procederá a su modificación o cancelación de manera inmediata,

según sea el caso.

Generar la relación de la expedición de cada tiquete, la cual debe ser remitida al supervisor del

contrato, dentro del término y condiciones pactadas, para el reconocimiento del servicio prestado.

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El contratista deberá informar por escrito al supervisor del contrato, cada vez que se produzca un

aumento o disminución de tarifas y ofertas por parte de las aerolíneas o del organismo regulador

pertinente, para vuelos nacionales en las diferentes rutas y clase.

El contratista deberá presentar los informes mensuales, por fechas de expedición, utilización de los

tiquetes, reembolsos, revisados pendientes, acumulación de millas en cada uno de los tiquetes y

estado de cuenta del contrato, sin perjuicio al normal desarrollo del mismo, mediante acta suscrita por

las partes, además de otros procedimientos para la óptima ejecución del contrato y el control del

mismo.

Gestionar ante las aerolíneas los descuentos, millas, tiquetes y demás beneficios adicionales que

éstas ofrezcan o reconozcan, por la expedición de tiquetes al supervisor, procurando las mejores

condiciones para la misma.

Situar los pasajes aéreos en el lugar solicitado con sus reservaciones, conexiones por todas las

aerolíneas inclusive las regionales.

Realizar sin costo adicional las conexiones, reservas y confirmación de sillas en todos los vuelos

solicitados.

Mantener contrato vigente con todas las aerolíneas, para poder expedir los tiquetes requeridos.

Generar el revisado a cada uno de los tiquetes nacionales que sean devueltos por los funcionarios o

contratistas que por alguna circunstancia no fueron utilizados y que no puedan ser anulados, o así

mismo expedir nota crédito dentro de los siguientes ocho (8) días de efectuado el reporte.

Asumir el costo del situado de los tiquetes aéreos en su totalidad.

Garantizar los márgenes de seguridad en la expedición del 100% de los tiquetes solicitados.

Presentar con la oferta, la certificación de afiliación vigente de la Asociación Nacional de Turismo

ANATO. Estas licencias deben mantenerse vigentes durante la preselección y en la ejecución del

Contrato.

Presentar con la oferta el certificado de inscripción Vigente en el Registro Nacional de Turismo

expedido por la Dirección General de Turismo del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, como

agencia de viajes.

Presentar la certificación de vínculo con aerolíneas que presten el servicio de transporte aéreo

nacional.

Contar con al menos un GDS que permita reservar y emitir en tiempo real las diferentes opciones del

mercado de Tiquetes Aéreos.

Enviar las cotizaciones, reservas y los Tiquetes Aéreos al correo electrónico del funcionario o

contratista viajero y/o de la persona que designe el supervisor del contrato.

Presentar la factura de acuerdo con la ejecución del contrato acompañado del certificado de pago de

aportes parafiscales y seguridad social.

Cumplir con lo presentado en su oferta.

Las demás que se deriven de la naturaleza del contrato.

- Obligaciones Específicas del FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ

Exigir al contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado, lo cual será verificado por el

supervisor del contrato.

Pagar oportunamente al CONTRATISTA los valores que se establecen en el contrato.

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Acudir ante las autoridades para obtener la protección de los derechos derivados de la presente

contratación y sanción para quien los vulnere.

Adelantar las gestiones necesarias para el reconocimiento y cobro de las sanciones pecuniarias, para

lo cual la supervisión dará aviso oportuno, sobre la ocurrencia de hechos constitutivos de mora o

incumplimiento.

Adelantar las acciones conducentes a obtener la indemnización de los daños que sufran en desarrollo

o con ocasión de la presente contratación.

Supervisar el desarrollo y ejecución del presente contrato, y acceder a los documentos e información

que soportan la labor del CONTRATISTA.

Solicitar y recibir información técnica respecto de los bienes y/o servicios que suministra EL

CONTRATISTA en desarrollo del objeto del contrato.

Rechazar los servicios proveídos cuando no cumplan con las especificaciones técnicas y legales

exigidas.

Las demás derivadas del objeto del contrato.

4.4 Supervisión

FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ supervisará y controlará la correcta ejecución

del presente contrato por intermedio del o los funcionarios o contratistas que designe el Ordenador del Gasto,

lo cual deberá constar por escrito, quien asume la responsabilidad por el seguimiento y control del contrato, así

como la correcta y cabal ejecución del mismo.

El supervisor tendrá además de las funciones que por índole y naturaleza del contrato le son propias, las

consagradas en la Ley 1474 del 2011 y las siguientes:

Certificar el cumplimiento del objeto contratado, dentro de las condiciones exigidas.

Revisar y aprobar los informes de actividades que deba rendir EL CONTRATISTA.

Autorizar con su firma los pagos que deban efectuarse a EL CONTRATISTA.

Elaborar y suscribir las actas respectivas.

Informar oportunamente al Ordenador del Gasto sobre el desarrollo del presente contrato y sobre cualquier

incumplimiento en que pueda incurrir EL CONTRATISTA.

Informar y solicitar oportunamente al ordenador del gasto las modificaciones contractuales, siempre y

cuando estén plenamente justificados y por escrito.

Impartir las órdenes y sugerencias por escrito y formular las observaciones que estime conveniente sobre

el desarrollo del contrato.

Verificar como requisito para cada pago, que EL CONTRATISTA se encuentre al día en el pago de sus

aportes al sistema general de seguridad social en pensión, salud y riesgos laborales, para lo cual se

deberán anexar las certificaciones expedidas por las entidades en las cuales se realizan dichos aportes.

Publicar los documentos de ejecución contractual en la plataforma SECOP 2 y en los demás sistemas que

se requieran de acuerdo a las políticas del FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ.

Enviar copia de todo lo actuado al área de gestión documental, con el fin de que todos aquellos

documentos que corresponden a la ejecución contractual, reposen en la carpeta original del contrato.

Certificar la calidad del servicio, cuando EL CONTRATISTA lo solicite.

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Nota: En el evento de cambio del supervisor, no será necesario modificar el presente contrato y la designación

se efectuará mediante comunicación escrita.

5. REQUISITOS HABILITANTES

5.1 Jurídicos

La capacidad jurídica es la facultad de una persona natural o jurídica para celebrar contratos con una Entidad

Estatal, es decir (i) obligarse a cumplir el objeto del contrato; y (ii) no estar incursa en inhabilidades o

incompatibilidades que impidan la celebración del contrato.

Carta de presentación de la oferta (Formato No. 1) debidamente firmada por el oferente o Representante

Legal indicando su nombre.

En el evento que la oferta sea presentada en consorcio o unión temporal se deberá anexar el documento

consorcial y/o unión temporal, debidamente diligenciados, y firmado por todos y cada uno de sus integrantes.

Para cada caso en particular el documento de constitución del consorcio o la unión temporal se ceñirá a lo

establecido en el artículo 7º de la ley 80 de 1993.

Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio correspondiente, con

fecha de expedición no superior a treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de presentación de la

oferta.

Cuando el Representante Legal de la persona jurídica tenga restricciones para contraer obligaciones en

nombre de la misma, debe adjuntar copia del documento de autorización expresa del órgano social

competente, en el cual conste que está facultado para presentar la oferta de acuerdo con el valor de la

presente invitación pública, en cuantía igual o superior al valor de la oferta, en caso de ser necesaria de

conformidad con los Estatutos de la misma. Se procederá de igual forma en los casos de cualquier limitación

estatutaria.

Boletín de Responsables Fiscales expedido por la Contraloría General de la Republica donde se deberá

verificar la no inclusión del oferente.

Antecedentes disciplinarios de la Procuraduría (persona natural y/o persona jurídica y Representante Legal).

Fotocopia certificado de antecedentes judiciales, VIGENTE (persona natural y/o persona jurídica y

Representante Legal).

Constancia de cumplimiento del pago de parafiscales (ICBF, SENA, Caja de Compensación Familiar) y de

Aportes Patronales, aportes en Pensión, Salud al Sistema de Seguridad Social y Riesgos Laborales. Para

efectos del pago el contratista deberá adjuntar la constancia de pago junto con las planillas correspondientes.

Fotocopia de la inscripción en el RUT Registro Único Tributario.

Fotocopia de la cedula de ciudadanía del representante legal.

Fotocopia de la tarjeta de libreta militar del representante legal.

Carta de los oferentes (Representante Legal y Persona Jurídica) que declaran no estar incursos en causal de

inhabilidades o incompatibilidades.

Certificado de inscripción en el Registro único de Proponentes con fecha de expedición no superior a treinta

(30) días calendario anteriores a la fecha de presentación de la oferta, vigente y en firme.

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Garantía de Seriedad de la oferta.

En caso que la Inscripción en el Registro Único de Proponentes no se encuentre vigente y en firme la

propuesta será RECHAZADA.

5.2 Técnicos

5.2.1 Experiencia:

El proponente deberá acreditar máximo tres (3) certificaciones de contratos ejecutados y

terminados durante los últimos tres (3) años contados a partir del cierre del presente

proceso; El objeto debe relacionarse con el presente proceso de contratación y la

sumatoria de las certificaciones deberá ser igual o superior al 100% del presupuesto

oficial asignado para este proceso.

Para efectos del valor de los contratos aportados, estos serán actualizados a valor

presente de acuerdo con la evolución del SALARIO MÍNIMO MENSUAL LEGAL

VIGENTE, tomando como base el año de terminación del contrato.

Las personas naturales o jurídicas nacionales y extranjeras domiciliadas con sucursal en

Colombia, acreditarán su experiencia con la información inscrita en el Registro Único de

Proponentes – RUP.

Para efectos de verificación de la experiencia aportada, el proponente deberá cumplir con

los requisitos expuestos, los cuales se acreditarán por regla general mediante la

información inscrita en el RUP.

5.2.2 Requisitos técnicos mínimos

El proponente deberá allegar con su propuesta el cumplimiento de los siguientes

requisitos técnicos:

GDS

El Proponente debe contar con al menos un GDS que permita reservar y emitir en tiempo

real las diferentes opciones del mercado de Tiquetes Aéreos. El Proponente debe

adjuntar a la propuesta certificación emitida por un GDS para acreditar la relación

comercial y la vigencia del contrato entre las partes. El oferente debe mantener al menos

un GDS operativo y utilizarlo para el suministro de Tiquetes Aéreos durante la vigencia

del contrato que resulte del proceso.

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Certificación de afiliación vigente de la asociación nacional de turismo Anato.

El proponente deberá presentar la certificación de afiliación vigente de la Asociación

Nacional de Turismo ANATO. Estas licencias deben mantenerse vigentes durante la

preselección y en la ejecución del Contrato.

Registro nacional de turismo

El oferente presentará certificado de inscripción Vigente en el Registro Nacional de

Turismo expedido por la Dirección General de Turismo del Ministerio de Comercio,

Industria y Turismo, como agencia de viajes.

Vínculo con aerolíneas

El proponente deberá presentar la certificación de vínculo con aerolíneas que presten el

servicio de transporte aéreo nacional.

5.3 Financieros

Teniendo en cuenta que Colombia Compra Eficiente, como Entidad rectora de la contratación en

el País, realizó el estudio de sector y de mercado para el nuevo acuerdo marco de precios de

tiquetes aéreos para las Entidades obligadas a contratar mediante dicha modalidad y que resulta

ser un documento que se adecua perfectamente al objeto y necesidad contractual, el FONDO DE

PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ se basa en el mencionado documento para

establecer los indicadores de capacidad financiera y organizacional que se requieren para el

proceso que se adelantará. De acuerdo a lo manifestado por Colombia Compra Eficiente se

revisó la información financiera de 110 empresas registradas en BPR Benchmark a diciembre de

2017 que ofrecen suministro de Tiquetes Aéreos y evaluó su situación financiera. Las

estadísticas descriptivas pueden consultarse en el documento “Estudio de Mercado”, que hace

parte integral del presente documento.

Los proponentes que demuestren interés en participar en este proceso de contratación deberán

presentar en su propuesta el Certificado de Inscripción y Clasificación Registro Único de

Proponentes (RUP), vigente a la fecha de cierre y en firme antes de la fecha prevista para la

publicación del informe de verificación y evaluación de las propuestas, expedido dentro de los

treinta (30) días calendario anteriores a la fecha en que deben ser presentadas las propuestas

(cierre del proceso de selección), en donde se certifique la capacidad financiera y la capacidad

organizacional con corte a 31 de Diciembre del 2016 teniendo como base el artículo 2.2.1.1.1.5.3

del Decreto 1082 de 2015.

Si el proponente presenta la información financiera en la forma exigida y cuenta con los

indicadores financieros requeridos, la propuesta será calificada con CUMPLE y estará habilitado

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financieramente. En el caso que el proponente presente información que no sea clara o no

allegara la documentación exigida completa, el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA

LA PAZ podrá solicitarla para que sea aportada dentro de la oportunidad establecida.

De no presentar el proponente las aclaraciones solicitadas, no ser satisfactorias, no aportar los

documentos necesarios o no presentarlas dentro del plazo de la oportunidad establecida para tal

fin, la propuesta será evaluada desde el punto de vista de la habilitación financiera como NO

CUMPLE.

Las sociedades nacionales o extranjeras con domicilio o sucursal en el país y los integrantes de

los proponentes plurales que a 31 de diciembre de 2017, se encuentren incursos en las causales

de disolución o liquidación contempladas en la Ley, se evaluarán desde el punto de vista de la

habilitación financiera como NO CUMPLE.

Los indicadores financieros definidos por el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA

PAZ son los siguientes:

L

os Proponentes plurales serán evaluados de acuerdo con la opción uno (1) del Manual para

determinar y verificar los requisitos habilitantes de Colombia Compra Eficiente.

En esta opción, cada uno de los integrantes del Proponente aporta al valor total de cada

componente del indicador, de acuerdo con su participación en la figura del Proponente plural

(unión temporal, consorcio o promesa de sociedad futura). La siguiente es la fórmula

aplicable para calcular los indicadores que son índices:

Donde 𝑛 es el número de integrantes del Proponente plural (unión temporal, consorcio o

promesa de sociedad futura).

INDICADOR VALOR EXIGIDO PARA

CUMPLIR

ÍNDICE DE LIQUIDEZ

(RAZÓN) MAYOR O IGUAL A 1.68

NIVEL DE

ENDEUDAMIENTO (%) MÁXIMO 61.58

COBERTURA DE

INTERESES (RAZÓN) MAYOR O IGUAL A 0

CAPITAL DE TRABAJO

COP ($)

MAYOR O IGUAL AL 10% del

valor del contrato

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Si el Proponente es plural, el capital de trabajo debe ser acreditado por la suma de los

capitales de trabajo de los miembros del Proponente plural. La siguiente es la fórmula

utilizada en estos casos: 𝐼𝑛𝑑𝑖𝑐𝑎𝑑𝑜𝑟 = ∑ 𝐶𝑎𝑝𝑖𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑡𝑟𝑎𝑏𝑎𝑗𝑜𝑖 𝑛 𝑖=1



Capacidad Organizacional

En su estudio Colombia Compra Eficiente evaluó la capacidad organizacional con la misma

muestra utilizada para el cálculo de los indicadores financieros de la sección A.3.

(a) Utilidad operacional sobre activos

El rendimiento de los activos es evaluado de acuerdo al porcentaje que resulta de dividir la

utilidad operacional sobre el activo total.

El indicador de rentabilidad de los activos entre las empresas analizadas presenta una alta

varianza, por lo que no es posible determinar el indicador basándose en la media y la

desviación estándar. Colombia Compra Eficiente estableció el índice en mayor o igual a 0,

teniendo en cuenta que los Proponentes deben demostrar la capacidad de asumir las

obligaciones del Acuerdo Marco de Precios

(b) Utilidad operacional sobre patrimonio

El rendimiento del patrimonio es evaluado de acuerdo con el porcentaje que resulte de dividir

la utilidad operacional por el patrimonio.

El indicador de rentabilidad del patrimonio entre las empresas analizadas presenta una alta

varianza, por lo que no es posible determinar el indicador basándose en la media y la

desviación estándar. Colombia Compra Eficiente estableció el índice en mayor o igual a 0,

teniendo en cuenta que los Proponentes deben demostrar la capacidad de asumir las

obligaciones del Acuerdo Marco de Precios.

El Proponente cuyo patrimonio sea cero (0), no puede calcular el indicador, caso en el cual el

Proponente no cumple con dicho indicador.

INDICADOR INDICE REQUERIDO

Utilidad Operacional sobre Activos 18.59%

Utilidad Operacional sobre Patrimonio 6.26%

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Si el Proponente es plural cada indicador debe calcularse así:



6. FACTORES DE EVALUACIÓN DE OFERTAS

FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ evaluará las ofertas de los Proponentes

que hayan acreditado los requisitos habilitantes del numeral 5.

Los criterios de ponderación o evaluación serán los siguientes:

CRITERIOS DE EVALUACIÓN PUNTAJE

Criterio económico 600

Criterio técnico 400

Trabajadores con discapacidad 10

Máximo Total 1010

- Criterio económico

El factor económico recibe hasta 60 puntos así:

CRITERIO PUNTAJE

Tarifa Administrativa Nacional One Way 250

Tarifa Administrativa Nacional Round Trip 250

Tarifa Administrativa Internacional 100

Puntaje Máximo 600

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Tarifa Administrativa Nacional One Way

El FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ otorgará 25 puntos a la Oferta del

Proponente habilitado con Tarifa Administrativa Nacional One Way menor o igual a la media

aritmética. Las Ofertas de los Proponentes habilitados con Tarifa Administrativa One Way

mayor a la media aritmética, reciben el puntaje que resulte de aplicar la siguiente fórmula:

Donde:

𝑃𝑁𝑂𝑊 𝑖: Es el puntaje económico obtenido por el Proponente i por el valor ofrecido para el

concepto Tarifas Administrativas Nacionales One Way. 𝑀𝑒𝑑𝑖𝑎 (𝑇𝐴𝑁𝑂W): Es la media

aritmética de la Tarifa Administrativa Nacional One Way de las Ofertas de los Proponentes

habilitados. 𝑇𝐴𝑁𝑂𝑊 𝑖: Es el precio de la Tarifa Administrativa Nacional One Way de la

Oferta del Proponente habilitado i.

El FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ utiliza la siguiente fórmula para

determinar la media aritmética:

Donde:

M𝑒𝑑𝑖𝑎 (𝑇𝐴𝑁𝑂𝑊 𝑖): Es la media aritmética de la Tarifa Administrativa Nacional One Way de

las Ofertas de los Proponentes habilitados.

𝑇𝐴𝑁𝑂𝑊 𝑖: Es el precio de la Tarifa Administrativa Nacional One Way de la Oferta del

Proponente habilitado i.

𝑛: Es el número de Proponentes habilitados.

Tarifa Administrativa Nacional Round Trip

El FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ otorgará 25 puntos a la Oferta del

Proponente habilitado con Tarifa Administrativa Nacional Round Trip menor o igual a la media

aritmética. Las Ofertas de los Proponentes habilitados con Tarifa Administrativa Round Trip

mayor a la media, reciben el puntaje que resulte de aplicar la siguiente fórmula:

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Donde:

𝑃𝑁𝑅𝑇𝑖: Es el puntaje económico

obtenido por el Proponente i por el

valor ofrecido para el concepto

Tarifas Administrativas Nacionales Round Trip.

𝑀𝑒𝑑𝑖𝑎 (𝑇𝐴𝑁𝑅): Es la media aritmética de la Tarifa Administrativa Nacional Round Trip de


𝑇𝐴𝑁𝑅𝑇𝑖: Es el precio de la Tarifa Administrativa Nacional Round Trip de la Oferta del


El FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ utiliza la siguiente fórmula para

determinar la media aritmética:

Donde:

M𝑒𝑑𝑖𝑎 (𝑇𝐴𝑁𝑅𝑇𝑖): Es la media aritmética de la Tarifa Administrativa Nacional Round Trip de


𝑇𝐴𝑁𝑅𝑇𝑖: Es el precio de la Tarifa Administrativa Nacional Round Trip de la Oferta del


𝑛: Es el número de Proponentes habilitados.

Tarifa Administrativa Internacional

Los Proponentes deben indicar en su Oferta, el precio de la Tarifa Administrativa

Internacional para cada uno de los rangos establecidos en la Tabla de abajo. El precio de la

Tarifa Administrativa Internacional ponderada es calculada teniendo en cuanta el precio

ofrecido por el Proponente y el porcentaje de ponderación para el rango.

de 23


Rango Tarifa administrativa máxima

Porcentaje de

Ponderación

Tiquetes aéreos menores o iguales a 354 USD Máximo 15 USD 25%

Tiquetes aéreos mayores a 354 y hasta 590 USD Máximo 28 USD 25%

Tiquetes aéreos mayores a 590 y hasta 944 USD Máximo 46 USD 25%

Tiquetes aéreos mayores a 944 USD Máximo 95 USD 25%

El puntaje por el precio de la Tarifa Administrativa Internacional ponderada para el

Proponente habilitado 𝒊 es el que resulte de la siguiente fórmula:

𝑃𝐼: Es el puntaje por la Tarifa Administrativa Internacional ponderada ofrecida por el

Proponente.

𝑀𝑒𝑛𝑜𝑟 𝑇𝐴𝐼: Menor Tarifa Administrativa internacional ponderada ofrecida por un

Proponente habilitado.

𝑇𝐴𝐼𝑖: Es la Tarifa Administrativa internacional ponderada ofrecida por el Proponente i.

- Criterio técnico

El puntaje del factor técnico tiene dos (2) componentes: (i) Apoyo en la configuración de las

Políticas de Viajes y (ii) Asesor Implant.

CRITERIOS DE EVALUACIÓN PUNTAJE

Apoyo en la Configuración de políticas de viaje 100

Asesor Implant 300

- Apoyo en la configuración de las Políticas de Viajes

La implementación de Políticas de Viajes es de vital importancia como método generador de

ahorros complementario en la compra de Tiquetes Aéreos. Las Políticas de Viajes deben ser

entregadas en documento escrito junto con la propuesta. Teniendo en cuenta que muchas de las

Entidades Estatales no cuentan actualmente con Políticas de Viajes, es necesario recibir apoyo

en su establecimiento y posterior implementación.

de 23


- Asesor Implant

El proponente deberá manifestar mediante escrito su compromiso de poner a disposición del

FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ una persona implant a partir del acta de

inicio del contrato y hasta la finalización del plazo de ejecución del mismo.

- Criterio Incorporación de trabajadores en situación de discapacidad

El FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ asignará el 1% del puntaje total al

Proponente que acredite el mínimo de personas con discapacidad, de acuerdo con el número

total de trabajadores de la planta de su personal en los términos señalados en el artículo

2.2.1.2.4.2.6. del Decreto 1082 de 2015 (adicionado por el Decreto 392 de 2018).

Para los Proponentes Plurales, la Entidad tendrá en cuenta la planta de personal del integrante

del Proponente Plural que aporte como mínimo el cuarenta por ciento (40%) de la experiencia

requerida para el Proceso de Contratación.

Los supervisores de cada Orden de Compra deben verificar durante la ejecución del contrato que

los Proveedores mantienen en su planta de personal el número de trabajadores con discapacidad

que dio lugar a la obtención del puntaje adicional de la oferta.

- Criterios de Desempate

Si hay empate y el número de Proponentes habilitados es mayor a dos (2) para la definición de

los Proveedores adjudicados, el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ aplicará

los factores de desempate establecidos en el artículo 2.2.1.1.2.2.9. del Decreto 1082 de 2015.

7. GARANTÍAS

7.1 De Seriedad de la Oferta:

El Proponente deberá presentar junto con su oferta una garantía de seriedad de la oferta con

vigencia a partir de la fecha de cierre del proceso y hasta la suscripción del contrato con una

suma asegurada igual al 10% del presupuesto del proceso.

7.2 De Cumplimiento del contrato

de 23


Para el cumplimiento idóneo y oportuno de las obligaciones estipuladas, el pago de las multas,

de la pena pecuniaria y demás sanciones que, dado el caso, pudieren imponerse, una vez se

adjudique el contrato, EL CONTRATISTA deberá constituir una garantía única, consistente en

una póliza expedida por una compañía de seguros legalmente autorizada para funcionar en

Colombia a favor de la NACIÓN - DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA

DE LA REPUBLICA - FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ (NIT:

899.999.083-0), la cual deberá cubrir los siguientes ampararos:

TIPO PORCENTAJE VIGENCIA

Cumplimiento 20% del valor total del

contrato

Igual al plazo de ejecución del

contrato y seis (6) meses más.

Calidad del Servicio 20% del valor total del

contrato


contrato.

Pago de salarios, prestaciones sociales

legales e indemnizaciones laborales

5% del valor total del

contrato


contrato y tres (3) años más.

de 23


8. ESTIMACIÓN, TIPIFICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS

N° C

lase

Fu

ente

Eta

pa

Tip

o

Descrip

ción (Qué

puede pasar y, cómo puede

ocurrir)

Consecuencia de

la ocurrenc

ia del evento

Pro

bab

ilid

ad

Imp

acto

valo

raci

ón

del

rie

sgo

Cat

ego

ría

¿A q

uié

n s

e le

asi

gna?

Tratamiento/

Controles a ser

implementados

Impacto después del tratamiento

¿Afe

cta

la e

jecu

ció

n d

el c

on

trat

o?

Res

po

nsa

ble

po

r im

ple

men

tar

el t

rata

mie

nto

Fecha estimad

a en que se inicia el tratami

ento

Fecha estimada en que

se complet

a el tratamie

nto

Monitoreo y revisión

Pro

bab

ilid

ad

Im

pac

to

Val

ora

ció

n d

el r

iesg

o

Cat

ego

ría ¿Cómo se

realiza el monitore

o?

Periodicidad

¿Cuándo?

1

Gen

eral

Exte

rno

Sele

cció

n

Eco

nó

mic

o

Colusión o

cualquier

conducta

restrictiva de la

libre compet

encia en el

mercado

El Acuerdo Marco

de Precio no logra condicio

nes competit

ivas

3 4 7 Alt

o

Fon

do

paz

Solidez en el

Estudio de

Mercado y

redacción de los

Documentos del

Proceso teniendo en cuanta

las condicion

es del mercado. Verificaci

ón del

cumplimiento de

las condicion

es de mercado.

2 4 6 Alt

o

No

Fon

do

paz

En la planeación del

Proceso de

Contratación

En la planeación del

Proceso de

Contratación y

la selección de los Proveedores, en

la verificac

ión y comparación de docume

ntos presentados en

el proceso.

En la operaci

ón secunda

ria se advertirá si es el

caso, señales

de posibles práctica

s restrictivas de la

libre competencia.

Analizando las

Ofertas y observaci

ones al Proceso

de Contratación. En la operación secundari

a se advertirá

si es el caso,

señales de

posibles prácticas restrictiva

s de la libre

competencia.

Per

man

ente

has

ta la

fin

aliz

ació

n d

el c

on

trat

o

2 Gen

eral

In

ter

no

Ej

ecu

ció

n

Op

era

ci

on

al

Termina Riesgo 3 4 7 Alt

o

Fon

do

paz

Asegurar 3 1 4

Baj

o

Si

Fon

do

paz

En la Hasta el Seguimie Per

man

ente

de 23


ción anticipada del

contrato.

de no cubrir

todas las necesida

des de Fondopa

z

un número

suficiente Participa

ntes

redacción de

los Documentos del Proceso

vencimiento del

plazo del

contrato

nto al cambio

de regulacio

nes.

N° C

lase

Fu

ente

Eta

pa

Tip

o

Descrip

ción (Qué

puede pasar y, cómo puede

ocurrir)

Consecuencia de

la ocurrenc

ia del evento

Pro

bab

ilid

ad

Imp

acto

valo

raci

ón

del

rie

sgo

Cat

ego

ría

¿A q

uié

n s

e le

asi

gna?

Tratamiento/

Controles a ser

implementados


¿Afe

cta

la e

jecu

ció

n d

el c

on

trat

o?

Res

po

nsa

ble

po

r im

ple

men

tar

el t

rata

mie

nto

Fecha estimad

a en que se inicia el tratami

ento

Fecha estimada en que

se complet

a el tratamie

nto


Pro

bab

ilid

ad

Im

pac

to

Val

ora

ció

n d

el r

iesg

o

Cat

ego

ría ¿Cómo se

realiza el monitore

o?

Periodicidad

¿Cuándo?

3

Gen

eral

Exte

rno

Sele

cció

n

Eco

nó

mic

o Baja

participación

de Proponentes

Poca competencia en

la Operació

n Principal

2 3 5

Med

io

Fon

do

paz

Socialización del

Proceso 1 3 4

Baj

o

No

Fon

do

paz

Desde la

planeación del

Proceso de

Contratación

A la fecha de

cierre de

presentación de Ofertas

Revisando el

interés de Proveedores en el Proceso

Per

man

ente

du

ran

te la

eta

pa

de

sele

cció

n

4

Gen

eral

Exte

rno

Ejec

uci

ón

Reg

ula

ció

n

Cambios en los tributos

y arancel

es aplicabl

es

Variación en el

valor de la Tarifa Administrativa o el precio

del Tiquete Aéreo

2 3 5

Med

io

Fon

do

paz

Estipulación

contractual que

permita revisar precios frente a

modificaciones en

tributos y aranceles aplicables

2 2 4

Baj

o

si

Fon

do

paz

En la redacción de

los Documentos del Proceso

Revisión permanente de

la normati

vidad

Revisando las

comunicaciones de

los Proveedo

res

Per

man

ente

5

Esp

ecif

ico

Exte

rno

Ejec

uci

ón

Eco

nó

mic

o

Aumento en el precio

del Tiquete Aéreo

después de la

reserva del

Tiquete Aéreo

Aumento en el

precio final del Tiquete Aéreo.

4 3 7 Alto

Pro

veed

or

Obligación del

Proveedor de

mantener el precio

reservado hasta la

medianoche del día

de reserva.

3 2 5

Med

io

No

Fon

do

paz

En el momen

to de solicitu

d de reserva

s y expediciones de Tiquete

s Aéreos

Una vez sea

expedido el

Tiquete Aéreo

Supervisión a los precios de los

Tiquetes Aéreos

suministrados por

el Proveedo

r.

Per

man

ente

de 23


N° C

lase

Fu

ente

Eta

pa

Tip

o

Descripción (Qué puede

pasar y, cómo puede

ocurrir)

Consecuencia de

la ocurrenc

ia del evento

Pro

bab

ilid

ad

Imp

acto

valo

raci

ón

del

rie

sgo

Cat

ego

ría

¿A q

uié

n s

e le

asi

gna?

Tratamiento/

Controles a ser

implementados


¿Afe

cta

la e

jecu

ció

n d

el c

on

trat

o?

Res

po

nsa

ble

po

r im

ple

men

tar

el t

rata

mie

nto

Fecha estimada en que se inicia

el tratamiento

Fecha estimada en que se comple

ta el tratami

ento


Pro

bab

ilid

ad

Im

pac

to

Val

ora

ció

n d

el r

iesg

o

Cat

ego

ría

¿Cómo se

realiza el

monitoreo?

Periodicidad ¿Cuán

do?

6

Esp

ecif

ico

Exte

rno

Ejec

uci

ón

Eco

nó

mic

o

Precio del

Tiquete Aéreo volado

es inferior

al facturad

o.

No hay optimización del recurso público.

4 3 7 Alto

Pro

veed

or

La factura debe

incluir el valor del Tiquete Aéreo

Volado y los

supervisores

deben verificar contra

los soportes En caso de que

no coincidan

, la Entidad

Compradora debe solicitar

la modificación de la factura e iniciar el proceso

administrativo

sancionatorio al

Proveedor si es del

caso.

2 3 5

Med

io

si Fo

nd

op

az

En la revisión de las

facturas

presentadas por el

Proveedor.

En la fecha

de pago del

Fondo Compradora

Verificación de

la factura

del Tiquete Aéreo volado contra

los soporte

s

Per

man

ente

de 23


7

Esp

ecif

ico

Exte

rno

Ejec

uci

ón

Op

erac

ion

al

Incumplimiento en los plazos

pactados para la compra de los

tiquetes

Incumplimiento

de compromisos

pactados por los

funcionarios

3 4 6 Medio

Pro

veed

or

El proveedo

r debe poseer la infraestructura minima requerid

a para atender dentro de los plazos

establecidos, lo

requerimeitros de tiquetes aereos / Diseño e implemn

tación del plan

de continge

ncia y recupera

ción

2 2 4

Baj

o

si

Pro

veed

or

En el momento de imnicio del

contrato

En el momento de inicio del

contrato

Seguimiento a

las fechas

de solicitu

d de compra

de tiquetes aereos

Per

man

ente

8

Esp

ecif

ico

Exte

rno

Ejec

uci

ón

Op

erac

ion

al

Caidas del

sistema (electric

o, telefonic

o, computacional)

Incumplimiento

de compromisos

pactados por los

funcionarios

3 4 6 Alto

Pro

veed

or

Implementación

de sistemas

de contingencia que

suplan de manera

inmediata los

riesgos materiali

zados

2 2 4

Med

io

si

Pro

veed

or

En el momento de imnicio del

contrato

En el momento de inicio del

contrato

Verificación enlas

instalaciones del

Proveedor /

Ejecución de

pruebas

Per

iod

ica

9

Esp

ecif

ico

Exte

rno

Ejec

uci

ón

Eco

nó

mic

o

El Tiquete Aéreo

suministrado no

es el más económico en el Rango

Tarifario solicitad

o

No hay optimización del recurso público.

3 3 6 Alto

Pro

veed

or

El superviso

r designado por el Fondo debe

verificar el valor

del Tiquete Aéreo .

2 3 5

Med

io

no

Pro

veed

or

En el momento de

la solicitu

d de cotizac

ión, reserv

a, o expedi

ción del

Tiquete

Aéreo

En el momento de expedi

ción del

Tiquete

Aéreo

Seguimiento a

los precios de los

Tiquetes

Aéreos suministrados por el

Proveedor

Per

man

ente

de 23


antecedentes de contrataciÓn 1. descripciÓn y ... … · página 1 de 23 antecedentes de...

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