Anleitung delicio Office Catering Tool

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Allgemeine Information Aktuell funktioniert der Zugriff ausschließlich über folgenden Link:

Bayer: https://gastroportal.bgs.cnb/bayer_oc_dt/if/portal/gastroportal/

Covestro: http://gastroportal.covestro.net/officeCatering.dtx

Zu einem späteren Zeitpunkt wird das Office Catering über das reguläre GastroPortal aufrufbar sein.

Die aktuelle Catering-Mappe als PDF erhalten Sie auf der Internetseite der Bayer Gastronomie unter

https://www.bayer-gastronomie.de und dort unter „Kantina intern“, „delicio Office-Catering“. Dort gibt

es den Link Cateringangebot der CHEMPARK Leverkusen, Dormagen und Uerdingen in Deutsch.

Hier finden Sie den Direktlink zu der Übersichtsseite:

https://www.bayer-gastronomie.de/home/kantina_intern/delicio_office-catering,0.html

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Inhaltsangabe

Hauptseite 4

Grunddaten 5

Abrechnung 6

Artikelauswahl 8

Warenkorb 10

Übersicht 12

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Hauptseite

Auf der Startseite haben Sie die Möglichkeit, Ihre bisherigen Aufträge anzeigen zu lassen.

Wählen Sie dort den entsprechenden Standort aus und klicken auf die Rechnungsnummer.

Nun sehen Sie die Details und Artikel des Auftrags sowie die erfassten Teilnehmer.

Um wieder zur Startseite zurückzukehren, klicken Sie rechts auf „Hauptseite“.

Mit einem Klick auf „delicio Office Catering“ starten Sie die Bestellung.

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Grunddaten Zuerst müssen Sie die Grunddaten ausfüllen:

• Als Lieferort stehen Ihnen die Werke Dorma-

gen, Leverkusen und Uerdingen zur Verfügung.

Bitte wählen Sie den passenden Standort aus.

• Die Personenanzahl erfassen Sie anhand Ihrer

zu bewirtenden Teilnehmer.

• Der Tag der Bewirtung ist standardmäßig auf

den nächstmöglichen Termin eingestellt. Hier-

bei gilt die Regelung, dass zwei Tage vor dem

Termin bis 09:59 Uhr bestellt werden kann, an-

sonsten springt das Datum nach 10:00 Uhr auf

den nächsten Werktag, sodass drei Tage Vor-

laufzeit bestehen.

• Falls Sie eine kurzfristigere Bestellung tätigen möchten, wenden Sie sich bitte telefonisch an die entsprechenden Kollegen des Catering-Betriebes und stimmen den Auftrag telefonisch ab. Wenn von den Catering-Kollegen kein Ein-wand kommt, können Sie den Auftrag auf den nächstmöglichen Termin erfassen und die Ca-tering-Mitarbeiter ändern den Auftrag intern auf das neue Datum ab.

• Für die Lieferung können Sie bis zu drei unter-

schiedliche Uhrzeiten erfassen, zu denen eine

Lieferung gewünscht ist. Nun erfassen Sie

noch das Gebäude und den Raum und können

optional eine allgemeine Bemerkung eintragen.

Klicken Sie auf „Weiter“, um zur Erfassung der

Abrechnungsdaten zu gelangen.

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Abrechnung

• Bei der Abrechnung können Sie sich selbst als Gastgeber(in)/Empfänger(in) eintragen, indem Sie auf „Besteller(in) übernehmen“ klicken. Falls die Bestellung nicht auf Sie laufen soll und Sie die CWID des abweichenden Gastge-bers kennen, dann können Sie die CWID oder die E-Mail-Adresse in das Feld eintragen und auf „Ergänzen“ klicken. Kennen Sie die CWID oder E-Mail-Adresse nicht, finden Sie den Mit-arbeiter über „Suchen“.

• Tragen Sie nun den Bewirtungsanlass ein und wählen Ihr Sachkonto aus der Liste aus. Hierfür klicken Sie auf das Feld mit dem Pfeil. Prüfen Sie den Veranstaltungsort und falls der Veran-staltungsort von der Ausgabestelle abweicht, korrigieren Sie den Eintrag entsprechend. Die Beschreibung der Veranstaltung ist ein Pflicht-feld und muss ebenfalls ausgefüllt werden.

• Das Kontierungsobjekt kann eine Kostenstelle, ein Auftrag oder ein PSP-Element sein. In das linke Feld tragen Sie die entsprechenden Daten ein und in der rechten Auswahlliste wählen Sie aus, um welche Art es sich handelt. Im Hinter-grund erfolgt eine Plausibilitätsprüfung. Sollte beispielsweise eine falsche Kostenstelle einge-tragen sein, so erhalten Sie eine Fehlermel-dung.

• Wählen Sie aus, ob der Gastgeber und Bestel-ler jeweils teilnimmt oder nicht, indem der ent-sprechende Haken gesetzt oder entnommen wird

• Nun erfassen Sie die internen und/oder exter-nen Mitarbeiter in den dafür vorgesehenen Fel-dern und klicken jeweils auf „Teilnehmer hinzu-fügen“ oder suchen nach internen Mitarbeitern. Wenn Sie viele Mitarbeiter hinzufügen müssen, können Sie auch eine Excel-Vorlage herunter-laden, die Daten dort ausfüllen und die Liste anschließend importieren. Dies vereinfacht die Eingabe, wenn regelmäßig die gleichen Teil-nehmer eingetragen werden müssen. Es muss mindestens ein Teilnehmer erfasst sein, damit Sie auf die nächste Seite gelangen, ansonsten erhalten Sie auch hier eine Fehlermeldung.

• Wenn alle Pflichtfelder korrekt ausgefüllt wur-den, dann gelangen Sie mit „Weiter“ zur Arti-kelauswahl.

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Artikelauswahl Wenn Sie mehrere gewünschte Uhrzeiten ausgewählt haben, dann sehen Sie oben bis zu drei Reiter

mit der jeweiligen Uhrzeit. Der aktive Reiter ist weiß hinterlegt, die anderen Reiter sind grau hinterlegt.

Diese können einzeln angeklickt werden, um für die gewählte Uhrzeit Artikel zu bestellen. Hierzu kön-

nen Sie auf die Warengruppen mit den Fotos klicken und gelangen so zu den Artikeln oder Sie wählen

auf der linken Seite Ihre entsprechende Warengruppe aus.

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Als Beispiel möchten wir Canapés für die gewünschte Lieferung um 10:00 Uhr. Klicken Sie auf die

Warengruppe „Canapés Premium“. Tragen Sie hierzu nun die Menge in das Feld neben dem Artikel

ein und klicken auf das Warenkorb-Symbol, um den Artikel in den Warenkorb zu legen. Dieser Vor-

gang ist für jeden Artikel zu wiederholen.

Wenn alle Artikel im Warenkorb hinterlegt sind, klicken Sie rechts auf den Warenkorb-Knopf. Dort wird

Ihnen nun eine Übersicht aller hinzugefügten Artikel angezeigt. Sie können die Mengen anpassen oder

Artikel entfernen. Tragen Sie die neue Menge ein und klicken erneut auf das kleine Warenkorb-

Symbol. Wenn die Mindestbestellmenge mit der neuen Menge unterschritten wird, ändert sich die

Menge nicht.

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Warenkorb Ganz wichtig ist an dieser Stelle die Abfrage zum Equipment. Bitte prüfen Sie, ob Sie Leihgeschirr

bzw. –besteck benötigen und fügen dieses noch in den Warenkorb hinzu. Sie können links auf die

Warengruppe „Equipment“ klicken oder sie klicken auf „Bitte wählen Sie hier Ihr benötigtes Equipment

(Teller, Gabel, etc.) aus“. Falls Sie eigenes Geschirr und Besteck besitzen und verwenden möchten,

klicken Sie auf „Nein danke, ich brauche kein Equipment.“, damit die Abfrage für die jeweilige Uhrzeit

dauerhaft verschwindet.

Sobald ein Artikel aus dem Bereich „Equipment“ in den Warenkorb gelegt wurde, verschwindet die

Abfrage. Entnehmen Sie das Equipment wieder aus dem Warenkorb, dann erscheint die Meldung

wieder. Bitte beachten Sie, dass die Meldung nicht erneut auftaucht, sobald Sie einmal aktiv auf „Nein

danke, ich brauche kein Equipment.“ geklickt haben. Das Catering wird standardmäßig am selben Tag

zwischen 14:30 Uhr und 17:00 Uhr abgeholt. Wenn eine Abholung am Folgetag erwünscht ist, tragen

Sie diesen Wunsch bitte im Bemerkungsfeld ein.

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• Bei jeder Uhrzeit wird die anfallende Lieferpauschale angezeigt und mit dem Warenwert ad-

diert. Die Summe sehen Sie als „zu zahlender Betrag“.

• Für jede Lieferzeit kann eine ergänzende Bemerkung hinterlegt werden.

• Unter der letzten Lieferzeit wird der zu zahlende Gesamtbetrag inklusive aller Lieferpauschalen

in einer Summe angezeigt.

• Falls Sie für eine Uhrzeit noch keinen Artikel in den Warenkorb gelegt haben, werden Sie über

ein Hinweisfeld hierauf aufmerksam gemacht.

• Sobald Sie für alle Lieferzeiten die gewünschten Artikel in den Warenkorb gelegt haben, klicken

Sie im Warenkorb unten auf „Weiter“.

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Übersicht Sie landen nun auf einer Übersichtsseite, wo Sie Ihre Bestellung noch einmal sichten können, bevor

Sie diese zahlungspflichtig bestellen. Bitte prüfen Sie, ob alle Artikel in der korrekten Menge hinterlegt

sind und ob alles benötigte Equipment ausgewählt wurde.

Sobald die zahlungspflichtige Bestellung getätigt wurde, erhalten Sie als Besteller sowie der Gastge-

ber eine E-Mail, die Ihre Bestellung als PDF-Anlage beinhaltet.

Bayer Gastronomie GmbH

delicio Office Catering

Leverkusen ● Dormagen ● Uerdingen