animation de réunions éfficaces ministère du mieux-être, de la culture et du sport
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Animation de réunions éfficaces
Ministère du Mieux-être, de la Culture et du Sport
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Pourquoi tenir cette réunion?
• Orientation?• Planification?• Échange d'information?• Prise de décision?
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Avant la réunion
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Quelle forme la réunion devrait-elle prendre?
• Rencontre personnelle• Téléconférence• Clavardage• Vidéoconférence
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Heure et endroit
• Réunion périodique à date fixe ou à date choisie par consensus?
• Endroit central ou endroit variable par roulement
• Convocation
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Salle et équipement
• Salle• Aménagement de la salle• Montage de l'équipement• Documents à distribuer• Rafraîchissements
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Élaboration de l'ordre du jour
• Collecte des points• Classement des points• Élaboration de l’ordre du jour• Distribution de l'ordre du jour
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Réunion du conseille 4 janvier 2002, à Fredericton, de 19 h à 20 h 15
Ordre du jour
1. Procès-verbal de la réunion du 4 janvier Jim 2 min
Information1. Mise à jour des directives relatives
aux compétitions Nelly 5 min2. État de la demande de financement Bob 3 min3. Rapport du comité des adhésions Pat 5 min
Discussion1. Barème des droits d'adhésion Donna 15 min2. Rapport du comité de discipline Dean 15 minActivités de suivi1. Calendrier des événements 2003 Steve 15 min
Question diverse1. Demande de la N.-É. relativement
aux Jeux de l'Atlantique Lori 15 min
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Points d'information• Il s'agit simplement d'un échange de
renseignements. Au besoin, des questions peuvent être posées pour clarifier certains points.
Points de discussion• Lorsque certains éléments d'information sont
requis avant de prendre une décision. Dans certains cas, une décision pourra être prise sur-le-champ, mais la prise de décision pourra parfois être remise à plus tard.
Activités de suivi• Les activités de suivi sont liées à une mesure ou
décision à prendre. Il peut être nécessaire de discuter plus à fond de ces points.
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Conduite de la réunion
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Règles et procédures des réunions
• Échange de renseignements
et prise de décision = résultats
Établissement des règles des réunions
• Statuts et règlements administratifs
• Groupes non officiels
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Réunion
• Arrivez tôt• Distribuez la documentation• Commencez à l'heure• Donnez le ton• Respectez l'ordre du jour établi
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Information• Limitez la discussion, ne vous laissez pas
entraîner dans des détours.
Discussion• Équilibrez la discussion, gardez le cap (limitez
les anecdotes), mettez fin aux discussions acrimonieuses ou prêtant à la controverse sur des questions secondaires, respectez l'horaire établi, concluez la discussion.
Action• Sachez reconnaître quand le moment est venu
de prendre une décision.
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De la discussion à l'action
• Qu'est-ce qu'une motion? – Mesure à prendre– Expression d'un certain point de vue
• Présentation d'une motion
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Le vote
• Mise aux voix
• Méthodes
• Annonce des résultats
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Autres possibilités
• Report d'une décision
• Habiliter un membre ou un comité à agir (selon certains paramètres)
• Ajournement d'une motion
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Avant la clôture de la réunion
• Récapituler les décisions prises et les mesures de suivi
• Prochaine réunion?• Rappels, etc.• Remercier tous les participants.
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Clôture
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Après la réunion
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Suivi subséquent à la réunion
• Procès-verbal• Activités de suivi• Activités complémentaires
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Fin