ani zg prezentacija 17.04.15 novo

8/19/2019 Ani Zg Prezentacija 17.04.15 NOVO

http://slidepdf.com/reader/full/ani-zg-prezentacija-170415-novo 1/24

Sustav administrativnog i

financijskog praćenja

FP7 i ostalih projekata

u Centru za proteomiku

Medicinskog fakulteta

u Rijeci

Ani Gerbin

Zagreb, 17.04.2015.



Znanstvenici

na projektu

Interesi skupina u sustavu provedbe projekata na istraživačkim ustanovama

Uprava institucije

Fokus na znanost Maksimalna administrativna podrška Fleksibilnost u provedbi Promptna provedba nabave

Rast broja međunarodnih projekata Dobra reputacija ustanove

Financijski održivo poslovanje Efikasan sustav upravljanja projektima

Projektni menadžeri

-

administratori

Nedvosmislene

odredbe vodiča oupravljanjuprojektima Brzi i jasni odgovoriagencija na upite iizvještaje

Prihvatljivostostvarenih troškova

Središnje stručne službe

Agencije koje dodjeljuju

bespovratna sredstva

Vrednovanje rada zapotrebe projekata kaododatnog posla Ažurne i precizneupute o postupanju u

skladu s pravilima oupravljanju projektima

Pravovremenadostava izvještaja Provedba upotpunosti u skladu spravilima natječaja Poštivanje pravila

vidljivosti



Zavod za histologiju i embriologiju, Centar za proteomiku,

Laboratorij za uzgoj i inženjering laboratorijskih miševa

• tri odjela; 49 zaposlenika: 22 iz MZOS proračuna, 27 iz kompetitivnih projekata • voditelj: prof. dr. sc. Stipan Jonjić

• 3 redovita profesora, 3 izvanredna profesora, 8 postdoktoranada, 14doktoranada, 12 laboratorijskih inženjera, 6 ekonomista, 3 člana tehničkog osoblja

Zavod za histologiju i embriologiju:• osnovan 1958.; 700 m2 laboratorija• nastavna i znanstvena djelatnost u području

imunologije i virusologijeCentar za proteomiku:

• osnovan 2006.; 300 m2 laboratorija• fokus na proizvodnju monoklonskih protutijelau istraživačke, dijagnostičke i terapeutske svrhe • jedinstven odjel u hrvatskom akademskomsektoru: financira se isključivo iz kompetitivnihprojekata



Projektne prijave 2003.-2015. - grupa prof. dr. Jonjića

12

3

12

12

5

8

1011

15

8

21

23

12

4

2 23

4

8

3

0

0

2

4

6

8

10

12

14

16

2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015

Broj prijavljenih projekata Broj projekata prihvaćenih za financiranje

1 1

2

7

8

9

10 10

8 8

16

14

16

0

2

4

6

8

10

12

14

16

18

2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015

Projekti u provedbi 2003.-2015.



Projektne prijave 2003.-2015. -

grupa prof. dr. Jonjića

Ukupni broj prijava: 80

Broj projekata u fazi evaluacije: 2

Stopa uspješnosti: 35/78 = 45%

Ukupni iznos financiranja za laboratorij: >10 mil EUR

* ne uključuje Z-projekte MZOS-a niti sveučilišne potpore

35; 44%

43; 54%

2; 2%

Financirani

Nisu financirani

U evaluaciji



Kakve projekte provodimo?

Projekti jačanja

istraživačkih

kapaciteta

Projekti s fokusom

na prijenos znanja

i inovacije

Bazični znanstveni

projekti

StAdvInn

2013-2018EUR 1.754.897

3 projekta (1

koordinacija)

2010-2016USD 1.219.000

VISTRIE

2011-2016

EUR 400.000

2 projekta

2014-2018HRK 1.844.460

+ Centar izvrsnosti za virusnu imunologiju i cjepiva, 2014-2019

JEZGRA-17

2005-2008HRK 3.500.000

CAPRI

2006-2008EUR 250.000

CAPRI 2010

2009-2012

EUR 619.770

TransMedRi

2010-2013EUR 1.853.941

EntrepMEDRI

2013-2015EUR 440.000

PACINNO

2013-2016EUR 530.000

HTP-GlycoMet

2013-2017

EUR 320.000

MAT promotor

2012-2013HRK 350.000



Specifičnosti sustava upravljanja projektima


PRIJAVA

PROVEDBA IZVJEŠTAVANJE

• pretraga i filtriranje natječaja

glasnici: Centar za EU projekte Sveučilišta u Rijeci, AMPEU / NCP, MZOS, SAFU,MRRFEU, MINPO, STeP Ri, EEN, Zaklada UNIRI, NIH, Danube-INCO.NET, Bill &Melinda Gates Foundation, HHMI, Wellcome Trust, LinkedIn

• priprema i slanje sažetaka natječaja odgovarajućim potencijalnim prijaviteljima • vođenje on-line evidencije (Google Calendar) o rokovima za prijave• analiza natječajne dokumentacije

• podjela zaduženja oko pripreme projektnog prijedloga ovisi o ulozi u projektu (koordinator vs. partner) i vrsti natječaja (znanost / tehnologija /

mobilnost / transfer tehnologije)• komunikacija s partnerskim ustanovama• priprema proračuna u skladu s planiranim aktivnostima • pregled usklađenosti projektnog prijedloga s uvjetima natječaja, lektoriranje, predaja

prijave• vođen e evidenci e o svim ri avama i rezultatima evaluaci e





- podračun žiro-računa Fakulteta (od 2007.)

- prikupljanje i arhiviranje ponuda

- priprema i slanje narudžbenica u skladu s potrebama i pravilima projekata

- provedba postupaka nabave koji se provode po PRAG-u

- procedure oslobođenja od plaćanja PDV-a prema Pravilniku o PDV-u

- materijalno i saldakonti knjigovodstvo

- organizacija ekspresnog transporta pošiljki - priprema dokumentacije vezane uz uvozno carinjenje pošiljki

- plaćanje računa (višestruke kontrole)

- organizacija službenih putovanja zaposlenika

- organizacija kongresa, ljetnih škola, radionica (oko 20 od 2009.)

- obračun, kontrola i isplate putnih naloga

PRIJAVAPROVEDBA

IZVJEŠTAVANJE

Decentralizirano administriranje projekata (1):





PRIJAVAPROVEDBA

IZVJEŠTAVANJE

Decentralizirano administriranje projekata (2):- praćenje potrošnje po projektima, upravljanje likvidnošću

-kontrola usklađenosti svih prihoda i rashoda projekata te popratnih dokumenata (vremenici,platne liste) sa zakonskim i projektnim zahtjevima-vođenje paralelne (Excel) financijske evidencije u skladu sa zahtjevima pojedinog projekta -komunikacija s projektnim partnerima i agencijama koje dodjeljuju bespovratna sredstva-provedba natječaja za radna mjesta, objave u međunarodnim glasilima -procedure zapošljavanja inozemnih istraživača -pripreme ugovora o suradnji, konzorcijskih ugovora, ugovora o transferu tehnologije,

licenciranju-komunikacija s patentnim odvjetnicima-komunikacija s kupcima proizvoda i usluga-održavanje web-stranice www.capri.com.hr -priprema dokumentacije za etička povjerenstva financiranje službe administriranja projekata održavanja prostorija i potrošnog materijala

troškova održavanja i servisiranja opreme rada vivarija komunikacijskih troškova iz sredstava

projekata

http://www.capri.com.hr/

http://www.capri.com.hr/





PRIJAVAPROVEDBA

IZVJEŠTAVANJE

• centralizirane aktivnosti

–

Uprava i stručne službe Fakulteta:

- ovjera ugovora i drugih pravnih dokumenata

-objavljivanje natječaja za radna mjesta u hrvatskim glasilima, priprema ugovora oradu- provedba postupaka javne nabave koji se provode po Zakonu o javnoj nabavi- obračun i isplate plaća

- ispisi iz glavne knjige- informatičke i tehničke intervencije





PRIJAVA PROVEDBAIZVJEŠTAVANJE

•

vođenje on-line evidencije (Google Calendar) o rokovima izvještavanja • podjela zaduženja oko pripreme izvještaja (znanstveni i financijski dio) • komunikacija s partnerskim ustanovama i agencijama koje financiraju projekte• priprema popratne izvještajne dokumentacije u skladu sa zahtjevima agencija



Prednosti i nedostaci sustava upravljanja projektima

Centra za proteomiku

• mali i mlad sustav – lakša uskasuradnja, povezanost irazumijevanje znanstvenika iadministrativnog osoblja

• manja vjerojatnost pogrešaka uprovedbi i izvješćivanju

• kontinuirane edukacije uprojektnom menadžmentu

• zapošljavanje kvalitetnog osoblja

• sloboda, kreativnost,inovativnost, interdisciplinarnost

PREDNOSTI

• specijalizacija je efikasnija

•

veliki raskorak u znanjima ikompetencijama u odnosu nainstitucijsku administraciju sgodinama se samo povećava

• “oni i mi”, “ovo nije naš posao”,

“mi nećemo raditi za vas”

• softverski sustav institucije sub-optimalan u odnosu na zahtjeveprojekata

NEDOSTACI



Neki specifični problemi i rješenja kodadministrativnog i financijskog praćenja

provedbe FP7 i ostalih projekata



#1 Opće pravilo: procedure pravila politike

• Zahtjev revizora za dostavom / uvidom u pravilnike i druge

interne dokumente koji reguliraju procedure poslovanja:- statut ustanove

- ustroj ustanove

- pravilnik o radu

- procedure o otvaranju, obračunu i isplati putnih naloga

- računovodstveni pravilnici

- procedure kolanja računa i druge dokumentacije, općenito i na projektima

- procedure nabave

- odluke o ovlaštenim potpisnicima

- prethodna mišljenja internih i eksternih revizora

- pravilnici o etičkim pitanjima

Kakav sustav je uspostavljen

–

utjecaj na sistemske pogreške

I EU i NIH revizija



#2 Troškovi rada

• ugovori o radu osoblja zaposlenog na projektu – dokaz o provedbi

natječaja, razdoblje važenja ugovora, datumi potpisa ugovora, opisposlova, usporedivost dohotka s naknadom za rad ostalih zaposlenika nainstituciji

• ugovori o radu stalno zaposlenog osoblja - preporučljivo je imati dodatnidokument (npr. odluku) o poslovima koje te osobe obavljaju na projektu

i s kojim postotkom radnog vremena• naknade za prijevoz na posao i s posla – dokazi o osnovi za isplatu

• dodaci na plaću - nisu problematični ako su dio institucijske prakse /pisanih procedura i isplaćuju se pod jednakim uvjetima za sve projekte /zaposlenike

• “ne isplati mi se prijavljivati projekte ako od toga nemam nikakvihdodatnih primanja”

• pitanje za raspravu: porezni tretman Marie Curie stipendija



#2 Troškovi rada

• vremenici – 3 vrste obrazaca za istu osobu!

• 8 h vs. 7,5 h produktivni dan

• Najčešća pitanja / provjere revizora: Kako osiguravate da jedna osoba ne radi preko 100%

radnog vremena? Da li su Vaši sustavi evidencije radnog vremena i obračuna plaćaintegrirani? Tko ispunjava vremenike? Da li su vremenici potpisani i točno zbrojeni sati?



#2 Troškovi rada

• izračun satnice na FP7 projektima: osnovica za obračun?

• Centar za proteomiku koristi individualne stvarne produktivne sate po

zaposleniku

• inicijalno korištena i prihvaćena od strane revizora metoda mjesečnog izračunasatnice te terećenja projekata, uz priloženu kalkulaciju usporedbe ukupnogtroška rada po mjesečnoj i periodičnoj metodi obračuna (minimalne devijacije)

• potom usvojena i prihvaćena metoda obračuna satnice na osnovi izvještajnog

perioda

Važno je kalkulacije prikazati sistematičnoi pregledno, uz dostupnu popratnu

dokumentaciju (platne liste, vremenici)



#3 Troškovi putovanja

• samo osoba koje rade u projektnom timu te gostujućih predavača

• revizori vrše detaljan pregled priloga putnom nalogu: - poziv organizatora, program, potpisna lista

- originali računa

- datumi na računima za cestarine i drugim

- veza s projektom

- veza s vremenicima

- u FP7 projektima: PDV na računima za prijevozne karte i smještaj – prihvatljiv ili neprihvatljiv trošak?

- zahtjev EC projektnog službenika za dostavom liste svih putovanja u

sklopu projekta i obrazloženje veze s projektom (“Please note that untilwe clarify the issues here above the approval of the Financial report and payment procedures are suspended .”)

- kotizacije za sudjelovanje na tečajevima i ljetnim školama izvaninstitucije (ne kongresima) – podugovaranje?



#4 Troškovi opreme

• FP7 projekti: procedure nabave prema Zakonu o javnoj nabavi

• uvid revizora u kompletnu dokumentaciju postupka i fizički u opremu

• oprema mora imati inventarni broj (ispis iz računovodstvene evidencije)te naljepnicu s nazivom projekta

• oslobođenje od plaćanja PDV-a

• amortizacija: sukladno Pravilniku o proračunskom računovodstvu, neiskazuje se rashod amortizacije nefinancijske dugotrajne imovine – nijebilo problematično niti za jednog revizora ni EC projektnog službenika

• važno dokazati da se oprema koristi samo za potrebe određenog projektaako trošak nabave tereti samo jedan projekt (dnevnici korištenja, i sl.)

• izbjegavanje nabave u zadnjoj godini projekta (da bi se potrošilasredstva)



#5 Troškovi potrošnog materijala

• Veza s projektom: preporuka je na svakom računu naznačiti šifru

knjigovodstvene kartice projekta, a na pripadajućoj ponudi i kratki opisveze s projektom (lakše pojasniti revizoru kasnije) • revizori zahtijevaju na uvid: originalni račun, dostavnicu, narudžbenicu,

ponudu(e), dokaz plaćanja • zavisni troškovi (transport) – podugovaranje ukoliko zasebno naplaćeni • sitne usluge vezane uz istraživanje (analiza gena, i sl.) - podugovaranje

• praksa Centra za proteomiku: 3 ponude za svaku nabavu za koju nepostoji ugovor Fakulteta s određenim dobavljačem temeljem provedenogpostupka javne nabave

• problem: plan nabave institucije i specifičnost nabavki materijala zapotrebe istraživanja i razvoja – nepredvidivost



#6 Troškovi podugovaranja

• obvezno trebaju biti specificirani u Annexu I Ugovora o

financiranju projekta, osim sitnih usluga (catering, printanje– u Horizon 2020 pravilima ovo se mijenja i više nijepodugovor ukoliko nije specifičan projektni zadatak!)

• revizori zahtijevaju na uvid ugovore s podugovarateljima,

dokaze o izvršenju posla i dokaze o plaćanju • ugovori o djelu – nisu podugovor



#7 Indirektni troškovi

• u FP7 – nije potrebno pravdati, na uvid tražena samo

kalkulacija obračuna ako primjenjivan flat rate

• u nekim drugim grant shemama (IPA Adriatic) potrebnodostaviti račune i za sve neizravne troškove i metodu(ključ) terećenja projekta



Što napraviti u slučaju problema / pitanja?

• Projektni službenik u agenciji koja dodjeljuje bespovratnasredstva - pisani upit!

• Kolege s drugih ustanova u Hrvatskoj sa sličnim projektima(specifičnosti nacionalnog zakonodavstva)

• Nacionalne kontakt točke

• On-line Helpdesk obrasci EU i drugih programa



Zahvaljujem na pažnji!

ani zg prezentacija 17.04.15 novo

Documents