analiza učinkov uvedbe nove rešitve za upravljanje z
TRANSCRIPT
DOBA FAKULTETA ZA UPORABNE POSLOVNE IN DRUŽBENE ŠTUDIJE
MARIBOR
MAGISTRSKA NALOGA
Avgust Berke
Maribor, 2014
DOBA FAKULTETA ZA UPORABNE POSLOVNE IN DRUŽBENE ŠTUDIJE
MARIBOR
ANALIZA UČINKOV UVEDBE NOVE
REŠITVE ZA UPRAVLJANJE Z
DOKUMENTARNIM GRADIVOM NA
MORS
(magistrsko delo)
Program Mednarodno poslovanje
Avgust Berke
Maribor, 2014
Mentor: dr. Tomislav Rozman
Somentorica: mag. Vesna Kovačič
Lektorica: prof. slov. in soc. Mira Mori
Spodaj podpisani Avgust Berke, vpisna številka 1415160212, izjavljam, da sem avtor tega
magistrskega dela, ki sem ga napisal samostojno pod mentorstvom dr. Tomislava Rozmana in
somentorstvom mag. Vesne Kovačič, za kar se obema zahvaljujem za strokovno pomoč in
usmeritve. V skladu s 1. odstavkom 21. člena Zakona o avtorskih in sorodnih pravicah (Ur. L.
RS, št. 16/2007) dovoljujem, da je to magistrsko delo javno dostopno v slovenskem
knjižničnem informacijskem sistemu COBISS.
Glede na to, da je moja mati Irena Berke preminila na večer dne zagovora magistrskega dela,
kot sin posvečam del veselja in uspeha njej, kot osebi, ki mi je vedno stala ob strani.
Na Jesenicah, dne 10. julija 2014
POVZETEK
Namen magistrskega dela je raziskati in prikazati učinke uvedbe nove rešitve za upravljanje z
dokumentarnim gradivom. Uvedba je bil obsežen projekt, tako za sistemske administratorje,
kot za uporabnike na vseh nivojih, saj je izdelana na podlagi specifičnih zahtev organizacije.
K raziskovanju sem pristopil na tri načine, najprej z vprašalnikom, kjer so respondenti
odgovarjali na osem vprašanj zaprtega tipa in eno odprtega tipa, katerega rezultate sem
raziskal ločeno, ter kot zadnje sem preučeval zakonodajo, ki usmerja delo na tem področju.
Najbolj pomembne ugotovitve se nanašajo na uporabnika kot primarni element v sistemu, ki
vrednoti svoje delovno okolje in na delo z dokumenti s stopnjo tajnosti. Ugotovitve kažejo, da
zakonodaja predstavlja eno pomembnejših področij, ki trenutno ovirajo popolno elektronsko
poslovanje, sledi ji trenutno še neprilagojeno tehnično področje ter eksterni poslovni subjekti
organizacije, kateri uporabljajo drugačen način poslovanja, oziroma pristop k temu
poslovanju. Ugotovitve tega raziskovalnega dela lahko koristijo obravnavani organizaciji pri
nadaljnjem načrtovanju aktivnosti, saj ta dokument predstavlja konkretno povratno
informacijo od zaposlenih. Koristi lahko tudi drugim organizacijam kot vodilo ali v nekaterih
primerih kot 'navodilo za uporabo'.
KLJUČNE BESEDE:
Upravljanje podjetij, informacijska tehnologija, poslovni proces, učinek, elektronsko
upravljanje.
ABSTRACT
The purpose of my master thesis is to explore and demonstrate the effects of the
implementation of a new solution for document management, which was a large-scale project
for system administrators and users at all levels designed on the basis of specific requirements
of the organization.
In the research I used three different approaches. I started with a survey questionnaire asking
respondents to answer eight closed questions and an open-ended one. I analyzed the results
separately and examined corresponding legislation in detail as well.
The most significant results of the research relate to the user as a newly implemented
system’s primary subject who evaluates its working environment and to handling documents
with classified content. Research results indicate that legislation currently represents one of
the major barriers to complete electronic document management. Its development is also
hindered by unadjusted technical field and external business partners using different business
approaches. My research findings may prove effective to the organization discussed in the
thesis when planning future activities as they present an evident feedback from employees.
Furthermore, they can usefully serve other organizations as a guide or in some cases even as a
“user manual”.
KEYWORDS: business management, information technology, business process, effect, e-
management.
KAZALO VSEBINE:
1 UVOD............................................................................................................................. 9 1.1 Opredelitev problema ..................................................................................................... 9 1.2 Namen raziskave ............................................................................................................ 9 1.3 Cilji raziskave ................................................................................................................. 9 1.3.1 Cilji v teoretičnem delu .................................................................................................. 9 1.3.2 Cilji v analitičnem delu .................................................................................................. 9 1.4 Metode dela .................................................................................................................... 9 2 TEORETIČNA IZHODIŠČA ...................................................................................... 11 2.1 Obravnavano področje.................................................................................................. 11 2.2 Obravnavana tema ........................................................................................................ 11 2.3 Obravnavana organizacija ............................................................................................ 11 2.4 Osnovna teza ................................................................................................................ 12 2.4.1 Raziskovalno vprašanje ................................................................................................ 12 2.5 Hipoteze ........................................................................................................................ 13 2.5.1 Hipoteza 1 ..................................................................................................................... 13 2.5.2 Hipoteza 2 ..................................................................................................................... 13 2.5.3 Hipoteza 3 ..................................................................................................................... 14 2.5.4 Hipoteza 4 ..................................................................................................................... 14 2.6 Poslovanje v oblaku ...................................................................................................... 14 2.6.1 Definicija ...................................................................................................................... 14 2.6.2 Zahteve ......................................................................................................................... 16 3 UREDITEV PODROČJA POSLOVANJA Z DOKUMENTARNIM GRADIVOM
PRED UVEDBO SISTEMA IRDG ............................................................................. 17
3.1 Aplikacija DVOR ......................................................................................................... 17 3.1.1 Definicija ...................................................................................................................... 17 3.1.2 Namen........................................................................................................................... 17 3.1.3 Prednosti/slabosti/omejitve/priložnosti ........................................................................ 17 3.1.4 Baze podatkov – medsebojna kompatibilnost .............................................................. 18 3.1.5 Zadovoljevanje potreb uporabnikov ............................................................................. 18 3.1.6 Izkušnje......................................................................................................................... 18 3.1.7 Uporabna vrednost........................................................................................................ 18 3.2 Aplikacija IRDG ........................................................................................................... 19 3.2.1 Definicija ...................................................................................................................... 19 3.2.2 Opredelitev koncepta .................................................................................................... 19 3.2.3 Osnovni namen ............................................................................................................. 19 3.2.4 Kaj IRDG omogoča in kaj ne omogoča ...................................................................... 19 3.2.5 Potrebe/zahteve............................................................................................................. 20 3.2.6 Varnost (interna, eksterna) ........................................................................................... 20 3.2.7 Razvijalec (MARG)...................................................................................................... 20 3.2.8 Sestava delovne skupine ............................................................................................... 20 3.2.9 Naročilo ........................................................................................................................ 21 3.2.10 Pilotsko testiranje ......................................................................................................... 21 3.2.11 Nadgradnje ................................................................................................................... 21 3.2.12 Izobraževanje ................................................................................................................ 21 3.2.13 Prednosti/slabosti/omejitve/priložnosti ........................................................................ 21 3.2.14 Zapisi dokumentov ....................................................................................................... 22 3.2.15 Baze podatkov .............................................................................................................. 22 3.2.16 Digitalna potrdila .......................................................................................................... 22 3.2.17 Help desk ...................................................................................................................... 23 3.2.18 Sistem zbiranja predlogov izboljšav sistema ................................................................ 23
3.2.19 Pogled v prihodnost ...................................................................................................... 23 3.3 Drugi podobni sistemi – Aplikacija SPIS ..................................................................... 23 3.3.1 Namen........................................................................................................................... 23 3.3.2 Glavne funkcionalnosti ................................................................................................. 25 4 ANALITIČNI DEL ...................................................................................................... 26 4.1 Analiza mnenj končnih uporabnikov............................................................................ 26 4.1.1 Tabelarični/numerični prikaz vseh dobljenih vrednosti ............................................... 26 4.1.2 Delež respondentov – spol............................................................................................ 27 4.1.3 Delež respondentov – izobrazba ................................................................................... 29 4.1.4 Delež respondentov – izkušnje z elektronskim poslovanjem ....................................... 30 4.1.5 Analiza posameznih vprašanj ....................................................................................... 31 4.1.6 Odgovori respondentov na zadnje - odprto vprašanje .................................................. 44 4.2 Področja in dejavniki onemogočanja popolnega elektronskega poslovanja ................ 48 4.3 Preverba hipotez ........................................................................................................... 50 4.3.1 Epilog podanih hipotez ................................................................................................. 52 4.4 Nadaljnji pristopi za izboljšanje stanja ......................................................................... 53 5 ZAKLJUČEK ............................................................................................................... 56 6 SEZNAM VIROV ........................................................................................................ 57 7 PRILOGE ..................................................................................................................... 60
7.1 PRILOGA 1: Prošnja za izvedbo ankete pri uporabnikih IRDG – odgovor ................ 60 7.2 PRILOGA 2: Mnenje o varnostnem tveganju dostopa do podatkov v lasti SV ........... 61 7.3 PRILOGA 3: Vprašalnik o uporabniški izkušnji z IRDG ............................................ 62 7.4 PRILOGA 4: Obrazložitev poteka statističnega izračuna MODUS v orodju Excel 2010
...................................................................................................................................... 63 7.5 PRILOGA 5: Prosti odgovori respondentov ................................................................ 65 7.6 PRILOGA 6: Končno varnostno mnenje obravnavane organizacije ........................... 67
KAZALO SLIK:
Slika 1: Software as a Service - SaaS (IBM, 2013) ................................................................. 15
Slika 2: Platform as a Service - PaaS (IBM, 2013) .................................................................. 15
Slika 3: Infrastructure as a Service - IaaS (IBM, 2013) ........................................................... 15
Slika 4: osnovni modul aplikacije SPIS ................................................................................... 24
Slika 5: izbira funkcije-korelacija ............................................................................................ 63
Slika 6: obseg podatkov-korelacija .......................................................................................... 64
Slika 7: izbira funkcije-korelacija 2 ......................................................................................... 64
Slika 8: obseg podatkov-korelacija 2 ....................................................................................... 64
KAZALO GRAFOV:
Graf 1: delež respondentov-spol .............................................................................................. 27
Graf 2: delež respondentov-izobrazba ...................................................................................... 29 Graf 3: delež respondentov-izkušnje ........................................................................................ 30 Graf 4: vrednotenje 1. vprašanja .............................................................................................. 31 Graf 5: vrednotenje 2. vprašanja .............................................................................................. 32 Graf 6: vrednotenje 3. vprašanja .............................................................................................. 33
Graf 7: vrednotenje 4. vprašanja .............................................................................................. 35 Graf 8: prikaz povezanosti odgovorov ..................................................................................... 37
Graf 9: vrednotenje 5. vprašanja .............................................................................................. 38 Graf 10: vrednotenje 6. vprašanja ............................................................................................ 39 Graf 11: vrednotenje 7. vprašanja ............................................................................................ 40
Graf 12: vrednotenje 8. vprašanja ............................................................................................ 42 Graf 13: prikaz povezanosti odgovorov 2 ................................................................................ 44
KAZALO TABEL:
Tabela 1: dobljene vrednosti .................................................................................................... 26 Tabela 2: Likertova lestvica-legenda ....................................................................................... 27 Tabela 3: korelacija 1 ............................................................................................................... 37 Tabela 4: relevantni podatki ..................................................................................................... 37
Tabela 5: izračun korelacije 1 .................................................................................................. 37 Tabela 6: korelacija 2 ............................................................................................................... 43 Tabela 7: relevantni podatki 2 .................................................................................................. 43 Tabela 8: izračun korelacije 2 .................................................................................................. 43 Tabela 9: predlog načrta ........................................................................................................... 54
Tabela 10: dobljena vrednost-modus ....................................................................................... 63
OPREDELITEV NAJPOGOSTEJŠIH OKRAJŠAV
MORS – Ministrstvo za obrambo Republike Slovenije
SV – Slovenska vojska
DVOR – delovodnik v Oracle
IRDG – informacijska rešitev za upravljanje z dokumentarnim gradivom
ORDG – IRDG v OVS
DGRZ – IRDG v URSZR
IT – informacijska tehnologija
RS – Republika Slovenija
OVS – Obveščevalno varnostna služba
URSZR – Uprava Republike Slovenje za zaščito in reševanje
IRSO – Inšpektorat Republike Slovenije za obrambo
IRSVNDN – Inšpektorat Republike Slovenije za varstvo pred naravnimi in drugimi nesrečami
OE – organizacijska enota
SPIS – skupni pisarniški informacijski sistem
MS – Microsoft
ZTP – Zakon o tajnih podatkih
CPE – centralno procesna enota
SIK – Sektor za informatiko in komunikacije
UVTP – Urad vlade RS za varovanje tajnih podatkov
OCR – optical character recognition (tehnologija optičnega prepoznavanja znakov)
MFERAC – Enotni računalniško podprt računovodski sistem za izvrševanje državnega
proračuna
9
1 UVOD
1.1 Opredelitev problema
V tem delu izhajam iz samega raziskovalnega vprašanja magistrskega dela, torej: »Ali in do
kakšne mere je na MORS mogoče papirno poslovanje nadomestiti z elektronskim?«, iz česar
je razvidno, da sem v magistrskem delu strmel k celostni analizi učinkov in/ali podobi uvedbe
nove rešitve. Izhajam iz dejstva, da naročnik po obdobju treh let od uvedbe nima oziroma
potrebuje celostno sliko, kako je nov sistem vplival na interno in eksterno delovno okolje ter
posledično uporabnike. Torej iskal sem predvsem vprašanja oziroma problematiko, ki se je
pojavila po uvedbi nove rešitve in se posledično tudi nanjo navezuje.
1.2 Namen raziskave
Primarni namen magistrskega dela je ugotoviti, kje so dejanske meje nadomeščanja papirnega
poslovanja z elektronskim poslovanjem dokumentarnega gradiva, vključujoč specifične
zahteve, ki izhajajo iz obravnavanega področja. V tem delu bo imela ključno vlogo
zakonodaja. Glede na specifične zahteve: varnost, hitrost, preglednost in nadzor je meje težje
definirati, še posebej v organizaciji, ki so-odvisno sodeluje z drugimi organi državne uprave
in eksternimi poslovnimi subjekti.
Sekundarni namen magistrskega dela v ospredje postavlja končnega uporabnika in njegovo
uporabniško izkušnjo, ki jo je pridobil s tranzicijo iz predhodnega na novi sistem za
upravljanje z dokumentarnim gradivom. V tem delu sem prednostno izhajal iz naslova
magistrskega dela.
1.3 Cilji raziskave
1.3.1 Cilji v teoretičnem delu
Pregled relevantne literature iz obravnavanega področja,
pregled krovne in specifične zakonodaje,
definiranje ureditve obravnavanega področja pred prenovo poslovnega procesa,
teoretična predstavitev sistema DVOR,
definiranje ureditve obravnavanega področja po prenovi poslovnega procesa in
teoretična predstavitev sistema IRDG.
1.3.2 Cilji v analitičnem delu
Ugotoviti, s katerih področij izhajajo dejavniki, ki onemogočajo popolno elektronsko
poslovanje v obravnavani organizaciji.
Definirati dejavnike, ki onemogočajo popolno elektronsko poslovanje.
Pridobiti in analizirati mnenja končnih uporabnikov.
Podati možne rešitve, izboljšave, posodobitve.
Preverjanje hipotez.
1.4 Metode dela
Uporabljena metoda je obsegala kvantitativno analiziranje podatkov na podlagi vprašalnika
(PRILOGA 3), ki je bila opravljena presečno (angl. cross sectional, v Tivadar, 2009,
prosojnica 7), in sicer v eni časovni točki, kar pomeni, da je bil izveden pregled trenutnega
10
stanja, torej tri leta po uradni uvedbi sistema v uporabo. Pridobljeni podatki so prikazani v
tabelarični in grafični obliki.
Kar se tiče področja uporabe omenjene metode, je bila izvedena pri dejanskih uporabnikih,
katerim je bil vprašalnik izročen v fizični (papirni) obliki z vsemi zahtevanimi elementi
(uvodni nagovor, naslov, naročnik, anonimnost itn.). Vprašanja v vprašalniku so zaprtega
tipa, le eno odprtega tipa. Respondenti so vprašalnik izpolnjevali samostojno.
Iz naslova pristopa h kvantitativnem analiziranju podatkov na podlagi vprašalnika sem
predhodno pridobil soglasje generalne sekretarke na MORS, dr. Mojce Ferjančič Podbregar
(PRILOGA 1), za izvedbo ankete na podlagi predhodno pregledanega vprašalnika. Iz naslova
tveganja dostopa do podatkov v lasti SV sem nato opravil postopek varnostnega preverjanja
(PRILOGA 2), kjer sem predložil s strani Fakultete DOBA potrjeno dispozicijo magistrskega
dela, soglasje generalne sekretarke in svoje osebne podatke. Ob zaključku magistrskega dela
sem le to dal v ponoven varnostni pregled, ter pridobil pozitivno mnenje glede na uporabljene
podatke (PRILOGA 6).
11
2 TEORETIČNA IZHODIŠČA
2.1 Obravnavano področje
Obravnavano področje v splošnem pogledu obsega področje upravljanja podjetij z
informacijskimi tehnologijami (IT). Te so danes že tako dobro razvite, da jih lahko na podlagi
pridobljenih rezultatov štejemo za eno od konkurenčnih prednosti organizacije, kar je v
današnjih časih izrednega pomena. V obravnavanem primeru ne gre za npr. z IT popolnoma
podprtim avtomatiziranim postopkom proizvodnje, pač pa gre za prenovo poslovnega procesa
elektronskega upravljanja z dokumentarnim gradivom.
Doverton (2001, str. 193) obravnavano področje enostavno definira kot proces pridobitve,
shrambe, lociranja in iskanja dokumentov skozi njihov celoten življenjski cikel. Avtor na
dokument gleda kot na objekt, v katerem koli do sedaj znanem elektronskem zapisu podatkov.
Osebno smatram, da se nemudoma pojavi vprašanje poenotenja zapisa dokumenta oziroma
pretvorbe iz več različnih formatov v enotnega, predvsem iz razlogov kompatibilnosti
podatkovnih baz.
2.2 Obravnavana tema
Obravnavana tema obsega analizo učinkov prenove poslovnega procesa upravljanja z
dokumentarnim gradivom na Ministrstvu za obrambo Republike Slovenije (v nadaljevanju
MORS). Obravnavana organizacija je že leta 1997 pristopila k postopkom uvedbe primerne
informacijske rešitve, katera bi vzporedno z razvijanjem področja upravljanja
dokumentarnega gradiva podpirala ta segment. Pri tem je bilo potrebno upoštevati tedanjo
veljavno zakonodajo s tega področja. Istega leta je bil v ta namen imenovan projektni svet, v
nadaljevanju so bile vzpostavljene projektna in delovne skupine, kar je imelo ključno vlogo
pri razvoju IRDG v sklopu projekta »Tehnološki in funkcionalni razvoj ter uvedba prototipa
informacijske rešitve upravljanja z dokumentarnim gradivom na MORS (TFR-IRDG)«. Ko je
bil navedeni projekt zaključen, je bila vzpostavljena delovna skupina za uvedbo aplikacije
IRDG. Nosilka projekta in delovne skupine je bila Služba za splošne zadeve, projektni svet pa
je sprejemal odločitve na najvišjem nivoju, razbrano iz članka o brezpapirnem poslovanju pri
upravljanju dokumentarnega gradiva (Ajdovec, 2010). V članku avtorica piše o nalogah
uvedbe elektronskega pisarniškega poslovanja leta 2000, funkcionalnega in tehnološkega
testiranja na trgu dostopnih programskih paketov za elektronsko upravljanje dokumentarnega
gradiva in pripravi ter uvedbi decentraliziranega sistema dokumentov na ministrstvu leta
2001.
2.3 Obravnavana organizacija
MORS je v splošnem organizacijskem pogledu sestavljeno iz:
a) Vodstva, katerega predstavljata minister za obrambo in njegov državni sekretar,
b) Notranje organizacijske enote, ki jo sestavljajo:
Kabinet ministra,
Direktorat za obrambno politiko,
Direktorat za obrambne zadeve,
Direktorat za logistiko,
Obveščevalno varnostna služba,
Sekretariat generalnega sekretarja,
12
Služba za protokol,
Notranje revizijska služba,
Služba za strateško komuniciranje in
Služba za preiskave letalskih nesreč in incidentov vojaških zrakoplovov Republike
Slovenije.
c) Organov v naslednji sestavi:
Generalštab Slovenske vojske,
Uprava RS za zaščito in reševanje,
Inšpektorat RS za varstvo pred naravnimi in drugimi nesrečami in
Inšpektorat RS za obrambo.
Državni portal RS na svoji spletni strani (Državni portal RS, 2014) redno objavlja
posodobljene podatke o številu zaposlenih v javni upravi. V času izdelave magistrskega dela,
so bili dostopni naslednji podatki: na civilnem delu ministrstva je 1.157 zaposlenih,
uniformiranega dela (Slovenska vojska) je pa vsega 7.318, torej skupaj 8.475 zaposlenih.
Podane podatke zgoraj sem izpostavil iz predvsem praktičnega razloga, z namenom, da bralcu
predstavimo velikost organizacije in ključnemu pomenu uvedbe elektronskega papirnega
poslovanja na področju dokumentarnega gradiva. Iz zgornjih alinej je razvidna širina izziva, s
katerim se je ukvarjal v podpoglavju 2.2 tega dokumenta naveden projektni svet in kasneje
delovne skupine, ki so pristopale k tej problematiki.
2.4 Osnovna teza
»Nova rešitev je bistveno pripomogla k celovitemu upravljanju z dokumentarnim gradivom v
obravnavani organizaciji.«
V tem delu izhajam iz članka Microsoft (2011), v katerem je zaslediti citat takratnega vodje
Službe za informatiko in komunikacije na MORS Jurija Bertoka, ki pravi: ″Z uvedbo
informacijskega sistema za upravljanje z dokumentarnim gradivom smo poenotili naše
poslovanje ter povečali kakovost in učinkovitost naših proizvodnih procesov. Gre za največji
informacijski projekt v zgodovini Ministrstva za obrambo.″
Glede na to, da se v kontekstu magistrskega dela analizira učinke uvedbe nove rešitve za
elektronsko upravljanje z dokumentarnim gradivom, se osnovna teza nanaša predvsem na
dejanske uporabnike uvedene rešitve. Ob tem je namen prikazati tudi drugo - kritično plat,
katera bo razvidna v analitičnem delu tega magistrskega dela.
2.4.1 Raziskovalno vprašanje
»Ali in do katere mere je mogoče papirno poslovanje nadomestiti z elektronskim?«
V tem vprašanju je zajetih nekaj aspektov obravnavane tematike, primarno se navezujem na
zakonodajo, sekundarno pa na dejansko uporabniško izkušnjo.
Ko govorimo o elektronskem poslovanju z dokumentarnim gradivom, nekako samoumevno
razumemo, da je le-to popolno oziroma celovito. V tem kontekstu je potrebno pomisliti na
vedno bolj izpostavljeno varnost, tako podatkov kot zasebnosti. V današnjem času nam sicer
tehnologija omogoča raznovrstne prijeme zagotavljanja varnosti, pa vendar je potrebno
vključiti tudi zakonodajo, ki ureja ta področja.
13
V obravnavanem primeru organizacije je govora predvsem o varovanju tajnih podatkov
oziroma dokumentov, kjer so ti podatki zavedeni. Posledično je potrebno v skladu z veljavno
zakonodajo temu primerno tudi pristopiti. Uredba o varovanju tajnih podatkov (Uredba VTP,
2005) v 28. členu organizaciji med drugim nalaga tudi to, da pri uporabi informacijske
tehnologije za evidentiranje ali hrambo dokumentov, ki vsebujejo tajne podatke, izpolni pogoj
ločene hrambe tovrstnega dokumentarnega gradiva tako, da uporablja rešitev, ki je fizično
ločena od drugih informacijskih rešitev; ali rešitev, ki temelji na tehnologiji navideznega
zasebnega omrežja in uporablja kripto zaščitne postopke in ukrepe, ustrezne stopnji tajnosti
obdelovanih tajnih podatkov ter izpolnjuje druge pogoje določene v predpisu iz 39. člena te
uredbe.
Ne glede na vso razpoložljivo tehnologijo, pa naj si bo to programska in/ali strojna oprema, ki
sta bistveni za podporo taki vrsti procesa, se moramo zavedati dejstva, da obstajajo omejitve,
ki lahko začasno ali v nekaterih primerih permanentno ovirajo t.i. popolno elektronsko
poslovanje.
V tem kontekstu sem z raziskavo iskal tudi terciarne odgovore respondentov, kjer so
odgovarjali na edino odprto vprašanje, kjer so izpostavljali svoje dejanske izkušnje iz prakse,
kje je še manevrski prostor za uvedbo popolnega elektronskega poslovanja z dokumentarnim
gradivom.
2.5 Hipoteze
2.5.1 Hipoteza 1
H1: »Elektronsko poslovanje z dokumenti zmanjša količino tiskanja dokumentov.«
Anthony (2011) navaja, da pomeni 'brez papirno' (angl. paperless) poslovanje pravzaprav
poslovanje ‘brez papirja‘. V prispevku govori o možnem elektronskem zajemu vseh prejetih
in ostalih dokumentov, o njihovi hrambi v elektronski obliki, odpravi storitev preko faksa itn.
Poudarja, da je izrednega pomena, da enako kot organizacija storijo tudi njeni poslovni
partnerji. Iz naslova merljivosti zmožnosti sistema oziroma izhodiščne točke, na katero se
lahko orientiram pri potrjevanju hipoteze, je v članku revije IKT Informator (2011) objavljen
podatek o dnevni manipulaciji z 59.000 elektronsko podpisanimi dokumenti v obravnavani
organizaciji, o čemer piše avtor članka Jurij Bertok, takratni vodja Službe za informatiko in
komunikacije na ministrstvu za obrambo.
2.5.2 Hipoteza 2
H2: »Elektronsko poslovanje z dokumenti prinaša lažje, hitrejše in preglednejše delo z
dokumenti.«
Pri postavljanju hipoteze izhajam iz članka (Microsoft, 2011) navedenih trditev:
»Komuniciranje po elektronski pošti se je tako za 4.000 uporabnikov precej
poenostavilo.«
»Z aplikacijo IRDG se je povprečen čas pregledovanja in podpisovanja dokumenta
ustavil na dveh koledarskih dnevih, medtem ko smo v preteklosti za te aktivnosti
beležili čas tudi v tednih.«
»Delovni procesi na ministrstvu zato potekajo hitreje, tok informacij in dokumentov se
je pospešil, veliko bolj smo tudi povezani.«
14
Tudi v tem primeru Anthony (2011) opredeljuje, da je posledica uvedbe elektronskega
poslovanja z dokumenti tudi krajši čas iskanja potrebnega dokumenta (npr. računov, kopij,
ponudb poslovnih partnerjev itn.).
2.5.3 Hipoteza 3
H3: »Elektronsko poslovanje z dokumenti prinaša vodilnim delavcem bolj učinkovit vpogled
v delo svojih podrejenih.«
Ta hipoteza bo preverjana pri uporabnikih sistema, ki dejansko razpolagajo s skupino ali
timom podrejenih sodelavcev, katerim lahko na podlagi novega sistema preverjajo delo
oziroma imajo vpogled v njihov napredek (npr. na neki določeni časovno zadani nalogi).
2.5.4 Hipoteza 4
H4: »Zakonodaja preprečuje obravnavani organizaciji popolno uvedbo elektronskega
poslovanja.«
Zakonodaja je teoretični, na nek način neoprijemljivi del eksternega okolja, ki sam po sebi
predstavlja smernice in pravila delovanja v določenem postopku. Je neizogibni del procesa, ki
ga včasih vidimo bolj kot oviro, pa vendar je pomemben element, ki v obravnavanem primeru
igra ključno vlogo. Saj je obravnavana organizacija tudi v tem delu odvisna od varnostno
legitimnega poslovanja in upravljanja z dokumenti, osebnimi in drugimi podatki tudi izven
meja svoje države, kjer so na tem področju prav tako uvedena stroga merila, katerim se
prilagaja.
2.6 Poslovanje v oblaku
2.6.1 Definicija
V članku Merrihew (2011) je zaslediti osnovno definicijo poslovanja v oblaku, je metoda
zagotavljanja informacijskih in komunikacijskih tehnoloških resursov v obliki storitve.
Definicija poslovanje v oblaku opredeljuje kot privatni oblak, ki temelji na Microsoftovi
tehnologiji in kot taka je integrirana z zalednim sistemom na MORS (Microsoft, 2011). V
nadaljevanju predstavljam nekatere osnovne oblačne storitve.
IBM na svoji spletni strani opredeljuje pojem poslovanja v oblaku kot 'computing as a service
over the internet' (IBM, 2013). V nadaljevanju pojasnjujejo, da je to oblačna storitev, kjer
imajo uporabniki oziroma odjemalci na razpolago tako programsko opremo (specifične
aplikacije) kot strojno opremo, katero lahko uporabljajo kot podatkovne centre za hrambo
podatkov preko interneta. Storitev je plačljiva na več načinov, kar je odvisno od ponudnika
storitve.
V osnovi poznamo tri vrste oblačnih storitev:
a) Software as a Service (SaaS)
Bistvo te storitve so aplikacije v 'oblaku' (angl. Software as a Service - SaaS; slika 1).
Aplikacije so nameščene na strojno opremo, katera je namenjena za pogon izključno oblačnih
storitev in je upravljana s strani ponudnika storitve ali njegovega zunanjega izvajalca kot
tehničnega skrbnika. (IBM, 2013)
15
Slika 1: Software as a Service - SaaS (IBM, 2013)
b) Platform as a Service (PaaS)
V tem delu je bistvo uporabe celotne platforme (angl. Platform as a Service - PaaS; slika 2),
torej programske kot strojne opreme v oblaku, kar za uporabnika pomeni, da v osnovi
potrebuje le dostop do svetovnega spleta in omogočen dostop do storitve (po predhodni
pogodbi ali drugem načinu plačila). Posledično za uporabnika to pomeni ničelne stroške za
amortizacijo svoje strojne opreme in licenc programske opreme (IBM, 2013).
Slika 2: Platform as a Service - PaaS (IBM, 2013)
c) Infrastructure as a Service (IaaS)
Ta storitev je namenjena predvsem organizacijam, katerih potreba sloni na širšem spektru
računalniških resursov (angl. Infrastructure as a Service - IaaS; slika 3), vključujoč strežniške
sisteme, mrežno povezavo, shrambo in podatkovne centre (IBM, 2013).
Slika 3: Infrastructure as a Service - IaaS (IBM, 2013)
16
Zgoraj omenjene tri vrste oblačnih storitev obravnava tudi Rozman (2009), kjer avtor
plastično prikazuje tudi praktične primere iz prakse za posamezno vrsto oblačne storitve.
V članku avtorice Štefančič Splichal (2013) je zaslediti citat Jurija Bertoka, sedanjega
generalnega direktorja Direktorata za informatiko in e-storitve, omenja tudi oblačno storitev
XaaS (angl. Everything as a Service), katerega koncept temelji na kombinaciji zgornjih treh
navedenih storitev.
2.6.2 Zahteve
Iz naslova resursov predlaga avtorica MacVittie (2008) področja, na katera je potrebno že v
sami osnovi pomisliti, to so: transparentnost, razširljivost, inteligentno nadzorovanje in
varnost. Prav slednja je ključnega pomena za obravnavano organizacijo. Strickland (2013) pa
meni, da je za storitve v oblaku ključen uporabniški vmesnik, ki je lahko enostaven, kot
spletni brskalnik, za katerega poganjanje skrbi strojna oprema, medtem ko za vse ostalo
poskrbi oblačna storitev.
Iz naslova osnovnih tehničnih zahtev mora uporabnik neizogibno razpolagati s
prikazovalnikom (zaslon), napravami za vnos podatkov oziroma ukazov (tipkovnica, miška,
digitalno pero, digitalna tablica ipd.) ter osnovno centralno procesno enoto, ki mu zagotavlja
zagon in povezljivost do svetovnega spleta (osnovna plošča s procesorjem, mrežna kartica,
diskovni pogon, kjer je nameščen osnovni operacijski sistem, ki je namenjen delovanju prej
omenjenih strojnih komponent). V tem delu ne smemo pozabiti na dostop do svetovnega
spleta. Uporabnik potrebuje modem in ponudnika storitve ter z njim urejeno pogodbo o
načinu in hitrosti prenosa podatkov preko spleta.
17
3 UREDITEV PODROČJA POSLOVANJA Z DOKUMENTARNIM
GRADIVOM PRED UVEDBO SISTEMA IRDG
3.1 Aplikacija DVOR
3.1.1 Definicija
Kratica DVOR je okrajšava za 'Delovodnik v Oraclu'. Pred tem se je uporabljal program
Microsoft Access 2 z imenom Delovodnik, ki se je prepisal z Oracle programskimi produkti
in podatki so bili prestavljeni v Oraclovo podatkovno zbirko. Aplikacija je bila razvita na
Ministrstvu za obrambo Republike Slovenije (MORS), kjer se je aktivno uporabljala od leta
2003 do konca leta 2010. Sedaj se uporablja le še za označevanje arhiviranih in uničenih
dokumentov. Za aktivno delo na področju elektronskega upravljanja z dokumentarnim
gradivom je prvotno aplikacijo nasledil naprednejši in občutno zmogljivejši sistem IRDG
(Informacijska Rešitev za upravljanje z Dokumentarnim Gradivom). Razlog, da se še vedno
uporablja stara aplikacija je v tem, da se podatki iz aplikacije DVOR niso prenesli v novo
aplikacijo IRDG. Kar se tiče uničenih dokumentov ter dokumentov, kateri so bili predani v
stalno zbirko, morajo uporabniki še vedno le-te zavesti v DVOR. Z novo aplikacijo je bil tudi
obrnjen nov list v poslovanju, torej se s tem delom preteklega poslovanja ne ukvarja.
3.1.2 Namen
Aplikacija je namenjena evidentiranju dokumentarnega gradiva, ki ga organ prejme ali
nastane v organu oziroma potuje izven organa. V tem delu je potrebno izpostaviti, da je bila
slabost Delovodnika v tem, da je vsaka služba imela svojo namestitev (inštalacijo) programa.
To posledično pomeni, da posamezne evidence medsebojno niso bile povezane, kar je vodilo
k temu, da so se dokumenti zavajali večkrat, odvisno kam po organizaciji so bili poslani.
Vsota teh dogodkov so bili dokumenti z več različnimi številkami, pod katerimi so bili
zavedeni, kar je pomenilo izgubljeno sledljivost. Tako so se pojavile potrebe po rešitvi
problematike, nastal je DVOR. Aplikacijo DVOR so pred uvedbo IRDG uporabljale vse OE
MORS in vsi organi v sestavi (vključno z URSZR z izpostavami, IRSO, IRSVNDN z
izpostavami in celotna SV (Slovenska vojska), razen OVS (Obveščevalno varnostne službe).
Vsi, razen OVS so bili povezani v eno aplikacijo.
3.1.3 Prednosti/slabosti/omejitve/priložnosti
Velika prednost aplikacije je centralna zbirka podatkov, kar pomeni, da se dokument v
evidenco vnese enkrat, nato se samo še dodaja njegove prejemnike. Ko prejemnik dokument
prejme, ni potrebe po ponovnem zavajanju, ampak samo potrdi njegov prejem in po potrebi
doda naslednje prejemnike. Posledica je boljša sledljivost dokumenta, kar je bil eden izmed
ciljev priprave oziroma uvedbe aplikacije.
Kot slabost lahko izpostavim dejstvo, da je aplikacija DVOR izključno evidenca
dokumentarnega gradiva na MORS. Kar pomeni, da poleg evidenčnih podatkov dokumenta,
ni bilo razvidne vsebine le-tega. Posledično to pomeni še vedno obstoj problema pošiljanja
dokumenta v papirnati oziroma fizični obliki.
Iz naslova omejitev v tem kontekstu lahko izpostavim, da je bilo oteženo iskanje dokumentov
predvsem zaradi pogostih reorganizacij na MORS. Aplikacija DVOR je namreč dokumente
zelo povezovala s signirnimi znaki, iz katerih je bilo razvidno: kdo ga je dokument kreiral in
kam je dokument potoval oziroma bil poslan. Posledično so se med reorganizacijami ti
signirni znaki menjali, kar je povzročalo nemalo zmede.
18
Ajdovec (2010) meni, da aplikacija DVOR ne ustreza več. Govori o naraščajočih se zahtevah
po upravljanju dokumentarnega gradiva tudi v elektronski obliki. Torej po funkcionalni in
kakovostni plati aplikacija DVOR temu ne zadošča več, saj kot sem že omenil, aplikacija
omogoča le evidentiranje dokumentarnega gradiva na MORS. Aplikacija DVOR v tej obliki
nima več svetle prihodnosti na MORS, saj sedaj novo uvedena in specifično prilagojena
aplikacija IRDG, zapolnjuje prej omenjeno funkcionalno in kakovostno vrzel.
Predlagam, da se organizacija, predvsem iz razlogov organizacijske centralizacije poslovnih
procesov odloča v smeri čim večje izkoriščenosti novo uvedenega sistema. Kar pomeni, da v
osnovi poskusi oddvojiti navezanost na pretekle aplikacije, ki v tem času in prostoru ne
ustrezajo več in vlaga v nadaljnji razvoj nove aplikacije IRDG. S čimer se dolgoročno
pričenja zagotavljati centralizacija procesov in v le-te vpetih dokumentov. Če pogledamo iz
strani uporabnikov sistema, bi to za njih pomenilo razbremenitev odgovornosti in fokusiranje
na eno, centralno aplikacijo.
3.1.4 Baze podatkov – medsebojna kompatibilnost
Aplikacija DVOR uporablja Oracle podatkovno zbirko. Glede na to, da je bila sistemska
usmeritev na MORS uporaba Oracle podatkovne baze, je bila povezljivost na podatkovnem
nivoju možna oziroma enostavno izvedljiva. Vendar se aplikacija DVOR skoraj ni povezovala
z drugimi poslovnimi aplikacijami, ker uporabniki niso imeli takih zahtev oziroma so bile le-
te minimalne. Edina povezava z drugimi bazami je bil vpogled v sistemizacijo za pripravo
novih oziroma spremenjenih signirnih znakov. Večji del je aplikacija delovala kot samostojna
evidenca zadev in dokumentov.
3.1.5 Zadovoljevanje potreb uporabnikov
Vse zahteve in pripombe uporabnikov je zbiral vsebinski nosilec aplikacije DVOR, to je
Služba za splošne zadeve (SSZ). Oni so imeli nalogo pregledovanja, selekcioniranja in
postavljanja prioritet glede na pomembnost rešitve problematike. V nadaljnjem postopku so
zahteve poslali v Sektor za informatiko in komunikacije (SIK) v pregled. Na podlagi
kasnejših koordinacijskih sestankov so skupno določili, kaj in na kakšen način je oziroma bo
kaj izvedeno. Vso vsebinsko pomoč in izobraževanje uporabnikov je izvajal t.i. vsebinski
nosilec - Informatika je pomagala le pri tehničnih vprašanjih.
3.1.6 Izkušnje
Uporabniške izkušnje bi morali napisati uporabniki. Razvijalci in tehnični skrbniki so
ugotovili, da je bil logični oziroma miselni prehod iz večjega števila baz (program
Delovodnik) na eno skupno bazo (DVOR/Oracle) za uporabnike veliko težji, kot so
pričakovali. Še tri leta po uvedbi so morali nekaterim uporabnikom pojasnjevati, zakaj ni
potrebno dokumenta, ki so ga prejeli od druge organizacijske enote (OE), ponovno vpisovati
v evidenco. Omenjena problematika se je kazala predvsem v okviru GŠSV. Kot sem že
omenil, so naleteli na kar nekaj ovir (spremembe sistemizacij, ponovno vpisovanje že
vpisanega dokumenta). To je vodilo k iskanju rešitev, ki so posledično vodile k razmišljanju o
uvedbi elektronskega dokumentarnega sistema.
3.1.7 Uporabna vrednost
Glede na dane možnosti, ki niso omogočale shranjevanje dokumenta v elektronski obliki, je
bila sama dodana vrednost novega sistema zelo visoka, saj je bil korak med prejšnjim in
sedanjim sistemom občuten. MORS kot celota je dobil enotno evidenco vseh dokumentov s
ključnimi podatki, kot so: kdo ima dokument, kakšni so roki izvedbe ipd.
19
V nadaljevanju izpostavljam v Microsoftovem članku (2011) pridobljen podatek o visoki
uporabni vrednosti obravnavane aplikacije IRDG, v katerem je naveden citat Suzane Fister
Uršič1, govori o zmanjševanju povprečnega časa pregledovanja in podpisovanja dokumenta
na vsega dva dni, kjer tudi avtorica izpostavlja primerjavo s predhodnim sistemom, ko se je ta
aktivnost nad dokumentom beležila v tednih.
3.2 Aplikacija IRDG
3.2.1 Definicija
IRDG je okrajšava za informacijsko rešitev za upravljanje z dokumentarnim gradivom, ki v
osnovi omogoča celovito podporo procesom upravljanja dokumentarnega gradiva, njihovo
funkcionalno in tehnološko povezljivost s poslovnimi procesi.
3.2.2 Opredelitev koncepta
Kot sem v podpoglavju 4.1.3 omenil, je aplikacija DVOR omogočala zgolj vnos evidenčnih
podatkov o dokumentih, kar posledično pomeni, da se je še vedno poslovalo s fizičnimi
dokumenti. Na tej podlagi se je tvorila ideja oziroma potreba po informacijski rešitvi, ki bi
zagotavljala elektronsko poslovanje z dokumenti skozi celoten njihov življenjski cikel. Torej,
koncept sestavljajo pojmi elektronske gradnje dokumenta, njegove distribucije, obdelave in
arhiviranja.
3.2.3 Osnovni namen
Fister Uršičeva, citirana v Microsoft (2011), navaja osnovni namen implementacije nove
aplikacije za upravljanje z dokumentarnim gradivom IRDG, katera ima poleg celovitega
upravljanja z dokumentarnim gradivom skozi njegov celoten življenjski cikel, še namen
poenotenja poslovanja in povečanja kakovosti ter učinkovitosti organizacijskih poslovnih
procesov. Na tej podlagi lahko povlečemo še druge sekundarne smernice, ki se v osnovi
navezujejo na zgornji namen. Torej, k pojmu učinkovitosti poslovnih procesov velja dodati
pojme hitrost poslovanja in ekološka osveščenost, saj je ideja o občutnem zmanjšanju
proizvodnje fizičnih dokumentov kotirala zelo visoko, ker je to tudi ena izmed smernic
današnjega časa.
3.2.4 Kaj IRDG omogoča in kaj ne omogoča
IRDG omogoča elektronsko poslovanje z dokumenti skozi njihov celoten življenjski krog.
Kar pomeni, da je v elektronski obliki od njegovega nastanka, prenosa v tekočo zbirko in na
koncu v stalno zbirko dokumentov. Tukaj naletimo sicer na omejitve iz naslova arhivskega
roka hrambe vhodnih dokumentov, ki se morajo hraniti v fizični obliki. V nadaljevanju so
pomembne omejitve pri dokumentih s stopnjo tajnosti interno in višje (zaupno, tajno, strogo
tajno), s katerimi se še vedno posluje fizično, ker je omrežje prenosa podatkov certificirano le
do stopnje interno.
IRDG omogoča boljšo sledljivost dokumentu, hitrejši pretok informacij, nadzorovan vpogled
v vsebino dokumenta, enostavno usklajevanje pri kreiranju le-tega (pošiljanje v pregled,
razvidnost sodelujočih pri kreiranju, pošiljanje v potrjevanje), enostavno sledenje zgodovini
nastanka dokumenta imenovano tudi kot 'verzioniranje dokumenta', digitalno podpisovanje,
enostavno distribucijo znotraj kot tudi zunaj MORS.
1 Suzana Fister Uršič - bivša vodja delovne skupine za upravljanje spremembami IRDG na MORS
20
3.2.5 Potrebe/zahteve
MORS je podal zahteve, da mora aplikacija delovati v spletnem okolju, omogočati nemoteno
delo cca. 4.000 uporabnikom, zagotavljati normalno delovanje tudi na lokacijah izven države
(npr. predstavništva po svetu, misije, ipd.) souporabo sistema MORS za digitalno
podpisovanje PKI2, omogočati povezavo z internim poštnim strežnikom in faksom vključno s
pisarniškim paketom Microsoft Office. Zaradi ločenosti internega in eksternega omrežja je
bila podana želja za prenašanje elektronske pošte v in iz omrežja MORS. Ena izmed ključnih
zahtev je tudi bila neprekinjeno delovanje (24/7), vendar tudi v primerih, ko bi kakšen
strežnik izpadel iz omrežja.
3.2.6 Varnost (interna, eksterna)
Interno omrežje MORS je fizično ločeno od eksternega omrežja (interneta) oziroma dostopa
do svetovnega spleta, kar pomeni, da je povezovanje iz enega v drugo omrežje nemogoče.
Znotraj aplikacije IRDG je v vsakem trenutku omogočen vpogled: kdo ima dostop do
dokumenta, kdo pa samo in izključno do evidenčnih podatkov. Razvidno je, kdo vse je
dostopal in kdaj, sledi se vsem verzijam dokumenta in vsem akcijam, ki so bile sprožene na
dokumentu. Kar se same zaščite dokumenta tiče, je ta problematika v aplikaciji urejena s
pravicami dostopa, če pa so v njih osebni podatki, se evidentira tudi razlog odpiranja
dokumenta.
3.2.7 Razvijalec (MARG)
MARG Inženiring d.o.o. je podjetje, katerega primarna dejavnost je izdelava specializirane
programske opreme na najvišjem zahtevnostnem nivoju. Ustanovitev podjetja se beleži leta
2004. Zaposleni kader je visoko usposobljen in poln izkušenj iz njihovega predhodnega
delovanja v programerskih panogah doma ter v tujini. Je vodilni ponudnik poslovnih rešitev,
programskih storitev in generičnih produktov. (MARG, 2013)
3.2.8 Sestava delovne skupine
Delovnih skupin za upravljanje z aplikacijo IRDG na MORS je bilo od uvedbe le-te do danes
več. Zadnja aktivna delovna skupina sestavljena iz predstavnikov različnih področij, tako, da
se v primeru kakšnega specifičnega vprašanja, lahko vključijo s svojimi predlogi oziroma
podanimi potencialnimi rešitvami.
Glavne naloge delovne skupine za upravljanje z aplikacijo IRDG na MORS so:
analiza potreb in predlogov za spremembe in dopolnitve aplikacije ter priprava možnih
rešitev z upoštevanjem prioritet in rokov realizacije sprememb;
prevzem, testiranje in uvedba sprememb ter dopolnitev aplikacije v redno delovanje na
MORS;
sodelovanje in usklajevanje z udeleženci posameznih procesov z namenom
analiziranja možnosti in izdelave rešitev za optimiziranje posameznih procesov
ministrstva s pomočjo aplikacije IRDG.
2 PKI – Public Key Infrastructure, je nabor strojne opreme, programske opreme, ljudi, politik in postopkov,
potrebnih za ustvarjanje, upravljanje, distribucijo, uporabo, shranjevanje in preklic digitalnih certifikatov.
21
3.2.9 Naročilo
Razpis za izvedbo pilotskega projekta je bil objavljen leta 2007, kjer je bilo izbrano podjetje z
najugodnejšim in tehnološko ustreznim pristopom – z rešitvijo Government Connect. Izbrano
je bilo podjetje MARG, Inženiring d.o.o.
3.2.10 Pilotsko testiranje
Pilotski projekt je bil uspešno zaključen leta 2009, kjer je bila na podlagi zadovoljivih
rezultatov rešitev ovrednotena kot uspešna. Kar se poteka tiče, je bila v razvojno-tehnološkem
projektu zahtevana funkcionalnost rešitve, katero zahteva proces upravljanja z
dokumentarnim gradivom in posledično testiranje na vzorcu 200 uporabnikov. V tem sklopu
je bila upoštevana tudi vsa uradna zakonodaja, ki ureja obravnavano področje. Poudariti je
potrebno, da je bilo pilotskih projektov več, v različnih obdobjih in različnih strukturah.
3.2.11 Nadgradnje
Nadgradnje aplikacije so nekajkrat letno. Predvsem pa se nemudoma izvedejo v primerih
sprememb zakonodaje oziroma ob odkritju večje napake oziroma od dodajanju nove
funkcionalnosti. Poudariti je potrebno, da je aplikacija sedaj že v taki fazi, da napak v
delovanju praktično ni več.
3.2.12 Izobraževanje
Usposabljanja z vsebinskega vidika, s področja upravljanja dokumentarnega gradiva , že vsa
leta izvaja Oddelek za upravljanje dokumentarnega gradiva (OUDG), pristojen za področje
upravljanja dokumentarnega gradiva na MORS. Glavna pisarna MORS izobražuje svoje
delavce v upravnem delu ministrstva, vključno z IRSO in IRSVNDN. Kar se tiče usposabljanj
za operativno rabo aplikacij DVOR in IRDG, pa je izvajala Glavna pisarna ministrstva v
sodelovanju z OUDG za vse zaposlene na MORS, le da GŠSV tudi ločeno izvaja
usposabljanja za njihove zaposlene. Izobraževanja navadno potekajo tako, da so razpisani
termini za posamezna področja in na te se zaposleni prijavijo. Po treh letih od uvedbe se je
izkazalo, da se pojavlja največja potreba po izobraževanju zaposlenih na področju osnovnega
poslovanja z dokumentarnim gradivom. V aplikaciji DVOR so vodili evidence in hranili
dokumente administrativni delavci v organizacijskih enotah. V tem segmentu dela, se vedno
kaže potreba po večjem vedenju o osnovnih pojmih v zvezi s poslovanjem z dokumentarnim
gradivom, npr. zadeva, dokument, klasifikacijski znak, uvrščanje v zadeve, distribucija
dokumenta, poslovanje z dokumenti s stopnjo tajnosti, reševanje zadev, roki hrambe, način
hrambe.
3.2.13 Prednosti/slabosti/omejitve/priložnosti
Kot prednosti lahko izpostavim naslednje lastnosti aplikacije IRDG:
elektronsko poslovanje z dokumenti v njihovem celotnem življenjskem ciklu,
preglednejše poslovanje z dokumentarnim gradivom,
hitrejši pretok informacij v MORS,
večja sledljivost, kaj se z dokumentom dogaja (pregled dostopa, kdaj, spremembe) in
zmanjšanje tiskanja dokumentov.
Glede slabosti lahko rečemo, da jih v tej fazi ni več. Obstajajo nekatere omejitve, vendar to ne
štejemo za slabost. Gre le za funkcionalno omejitev aplikacije, katera je odvisna od tretjega
faktorja.
22
Omejitve pri uporabi aplikacije izhajajo predvsem iz zakonodaje, slabšega poznavanja
uporabnikov o osnovnih pojmih poslovanja z dokumentarnim gradivom.
Iz naslova priložnosti aplikacije IRDG, izpostavljam trenutne okoliščine njene uporabe na
najnižjih operativnih nivojih SV. Aplikacijo IRDG trenutno aktivno uporabljajo vodilni
delavci do nivoja, kateri vodijo vojaško formacijo v povprečnem skupnem številu 25
podrejenih posameznikov/-ic. Znotraj te celote so še vodilni delavci t.i. poveljniki oddelkov,
ki imajo v povprečju 7 podrejenih posameznikov/-ic, ki te in drugih aplikacij ne uporabljajo iz
naslova trenutnih potreb in iz splošnega vojaškega vidika. Obstaja verjetnost, uresničljiva v
prihodnjih približno 10-ih letih, da bo aplikacija dosegla tudi najnižjo formacijsko zaključeno
skupino, s čimer bi se sklenil krog njene uporabe znotraj SV. Vendar ne smemo pozabiti, da
bo za to uresničitev potreben interes vodilnih, predvsem pa pojav potreb, katerih za sedaj še ni
zaslediti. V pojav prej omenjenih pričakovanih potreb lahko štejemo predvsem širjenje
administrativnega dela poslovanja na nižje formacijske dolžnosti, torej vertikalno po
hierarhični lestvici v obravnavani organizacij in horizontalno oziroma medorganizacijsko ali
mogoče celo medresorsko, torej med posameznimi ministrstvi, ki pokrivajo druge resorje v
državi. Glede na to, da je elektronsko poslovanje v porastu, upravičeno pričakujemo razvoj te
tehnologije v smeri polnega sodelovanja oziroma elektronskega poslovanja s sedanjimi
zunanjimi izvajalci.
3.2.14 Zapisi dokumentov
V obravnavanem sistemu je večina dokumentov kreiranih z zbirko MS Office, večinoma z
aplikacijo MS Word. Dovoljene so tudi druge oblike zapisov dokumentov iz iste zbirke
orodij: PowerPoint, Excel ter starejšim formatom Rich Text Format (.rtf). V procesu kreiranja
dokumenta je le-ta v formatu, kjer se ga lahko še spreminja, po elektronskem podpisu se ga
pretvori v navaden format Portable Document Format (.pdf), ko gre dokument v stalno zbirko
dokumentarnega gradiva, se pretvori v format PDF–A3, kateri je namenjen za daljše obdobje
hrambe v elektronski obliki in ta format kot tak zagotavlja neokrnjenost izvirnosti dokumenta
tudi po daljšem obdobju elektronske hrambe.
3.2.15 Baze podatkov
IRDG uporablja bazo MS SQL Server 2008 R2, to je strežniški sistem za upravljanje z
relacijskimi zbirkami podatkov. Kar v osnovi pomeni, da so v teh zbirkah podatki v obliki
tabel, stolpcev in vrstičnih zapisov ter so opremljene s t.i. ključi. Ključi omogočajo
medsebojno povezljivost podatkov oziroma njihovo odvisnost. (E-gradiva, 2014)
3.2.16 Digitalna potrdila
Kot že omenjeno, se dokumenti kreirani v sistemu IRDG, digitalno podpisujejo. Iz tega
naslova MORS upravlja z infrastrukturo javnih ključev za potrebe obrambe države – SIMoD
– PKI (angl. Slovenian Ministry of Defense Public Key Infrastructure). Osnovni nameni
uporabe digitalnih potrdil zgoraj omenjenega overitelja SIMoD – PKI so kombinacije:
preverjanja digitalnega potrdila, šifriranje ali kombinacija obeh. Kar se tiče funkcionalne
uporabe, se v obravnavanem primeru uporabljajo za elektronsko podpisovanje datotek,
obrazcev, sporočil, preverjanje istovetnosti oseb in gradnikov komunikacijsko
informacijskega sistema (strežniški sistemi, imeniki, požarne pregrade). To področje v osnovi
3 PDF-A - je namenjen zanesljivi dolgoletni hrambi digitalnih dokumentov z besedilom, rastrskih slik in
vektorske grafike ter povezanimi metapodatki. PDF / A format je določen v standardu ISO 19005, ki si prizadeva
zagotoviti dosledno in trdno podskupino PDF, katero je mogoče reproducirati tudi po daljšem obdobju
arhiviranja, ali uporabiti za zanesljivo izmenjavo podatkov v podjetjih in vladnih okoljih.
23
urejata Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP-UPB-1, 2004) in
Uredba o pogojih za elektronsko poslovanje in elektronsko podpisovanje (Uredba PE-EP,
2000). Za uslužbence MORS je na voljo tudi interno gradivo 'Pravila delovanja infrastrukture
javnih ključev na MORS' (Pravila IJK, 2010), kjer so za interno področje obravnavane
organizacije opredeljeni postopki zaprosila, pridobitve ter pravila uporabe digitalnih potrdil.
3.2.17 Help desk
V primeru, ko se uporabnik sooči s težavo, pa naj za izvira iz tehnične plati ali iz plati
pomanjkanja znanja za delo, se lahko obrne na t.i. službo za pomoč uporabnikom ali 'help
desk'. Težava se kot incident zabeleži v bazo. Če ga služba sama ne zna rešiti, ga pošlje
skupini, ki se ukvarja z reševanjem problemov IRDG. Odgovorni iz skupine prevzame
incident in skuša problem skupaj z uporabnikom odpraviti.
Vse novosti, popravki, spremembe funkcionalnosti v zvezi z delovanjem sistema se objavijo
na prvi strani uporabnikove vstopne strani, ta obvestila lahko uporabnik tudi skrije.
3.2.18 Sistem zbiranja predlogov izboljšav sistema
Predloge izboljšav sistema zbira delovna skupina za upravljanje z aplikacijo IRDG na MORS.
Člani skupine predloge preučijo, razvrstijo po prioritetah in upravičenosti zahteve ter na tej
podlagi pripravijo formalne predloge, ki se nato na podlagi razpoložljivih sredstev naročijo
pri izvajalcu.
3.2.19 Pogled v prihodnost
V bližnji prihodnosti je predvidena nadgradnja poslovanja z e-računi znotraj aplikacije IRDG,
poenotenje določenih postopkov ne relaciji IRDG, ORDG, DGRZ, uvedba črtne kode pri
masovnem uvozu dokumentov ter ureditev določenih postopkov pri ravnanju s tajnimi
podatki. Vse ostale morebitne nadgradnje bodo realizirane odvisno od izkazanih potreb in
razpoložljivih finančnih virov.
3.3 Drugi podobni sistemi – Aplikacija SPIS
V državni upravi so leta 1993 zaznali potrebo po informatizaciji pisarniškega poslovanja, v ta
namen je Center Vlade RS za informatiko istega leta objavil javni razpis iz naslova iskanja
potencialnega zunanjega izvajalca, ki bi razvil primerno programsko opremo. Razpis se je
razvijal sočasno s pripravo Uredbe o pisarniškem poslovanju in dolžnostih upravnih organov
do dokumentarnega gradiva, katero je vlada RS sprejela novembra leta 1994. Ta dokument je
tudi temelj za nadaljnjo ureditev obravnavanega področja (Center Vlade RS za informatiko,
2013 arhivska stran).
Obravnavana aplikacija se je razvijala v različicah: 1.21, 1.31, 1.45 in 4. Slednja je trenutno
aktualna različica, ki je uporabljena v javni upravi.
3.3.1 Namen
Aplikacija SPIS 4, je osnovana na podlagi medsebojno povezujočih se modulov, kjer je
odvisno od uporabnika, kaj potrebuje za opravljanje določenega dela ali/in posamezne naloge.
Ta različica je temelj elektronskega poslovanja organov javne uprave.
Osnovni modul aplikacije je sestavljen iz naslednjih zbirk:
Vhodno-izhodnih dokumentov,
24
poštnega nabiralnika,
postopkovne zbirke in
arhivske zbirke.
Slika 4: osnovni modul aplikacije SPIS
Slika 4 v grobem prikazuje pretakanje dokumentov v osnovni različici aplikacije SPIS 4.
Poštni nabiralnik je v osnovi zbirka, ki je namenjena oziroma ima funkcijo sprejemanja
vhodnih elektronskih sporočil. Le-ta lahko prejme poslana navadna elektronska sporočila
ali/in dokumente z dodanimi podatki – prilogami. Prispeli dokumenti se iz omenjene zbirke
prenašajo v naslednjo zbirko vhodno-izhodnih sporočil, katera ima funkcijo t.i. elektronske
glavne pisarne. Njena posebnost je ta, da se tja prenašajo dokumenti izključno na zahtevo,
kjer se evidentirajo. Ta zbirka ima še funkcijo usmerjanja prispele pošte in odpremi izhodne
pošte. Omenjena zbirka je povezana z eno ali več postopkovnimi ali dokumentnimi zbirkami,
tja se usmerja vhodno pošto ali procesira izhodne dokumente.
Kar se tiče postopkovne ali dokumentne zbirke je namenjena predvsem pripravljanju in
obravnavanju dokumentov ter njihovem evidentiranju. V nadaljevanju že lahko govorimo o
arhiviranju, to funkcijo opravlja t.i. arhivska zbirka, katera ima funkcijo hrambe že rešenih
zadev in priloženih dokumentov. V to zbirko se zadeve z dokumenti prenašajo prav tako na
zahtevo zaposlenih v glavni pisarni. Arhivska zbirka je razčlenjena na stalno in tekočo zbirko
dokumentarnega gradiva, kar omogoča preglednost nad trajnim in arhivskim gradivom.
SPIS ali skupni pisarniški informacijski sistem je aplikacija, ki je v osnovi namenjena
informatizaciji pisarniškega poslovanja v veliki večini državnih organov, vladnih uradih,
upravnih enotah. Aplikacija omogoča evidentiranje zadev in dokumentov, na podlagi pred
pripravljenih predlog dokumentov omogoča tudi enostavnejše in hitrejše njihovo oblikovanje,
omogočena je tudi zaščita dokumenta pred njegovim nepooblaščenim vpogledom,
spreminjanjem vsebine ter njegove splošne zlorabe (namerne ali nenamerne). V zadnjih
različicah posodobitev je omogočeno tudi elektronsko podpisovanje, ki je sočasno tudi ključ
do vpogleda v dokumente, ki se nanašajo na tekoče delo uporabnika dokumenta.
25
3.3.2 Glavne funkcionalnosti
Aplikacija SPIS je bila razvita z namenom podpore elektronskega poslovanja trem ključnim
skupinam uporabnikov: skrbnikov aplikacije, uporabnikov (na operativnem nivoju) in glavne
pisarne (kot ključnega dejavnika prejema, odpreme, arhiviranja dokumentov).
Njene glavne funkcionalnosti podpirajo postopke evidentiranja vhodno-izhodnih dokumentov,
pripravo in spremljanje dokumentacije vezane na izdelavo posameznega dokumenta,
povezavo na ostale podporne aplikacije in nastavljanje postopkov dostopa, varovanja
dokumentov ter informacij. (Center Vlade RS za informatiko, 2013 arhivska stran)
26
4 ANALITIČNI DEL
4.1 Analiza mnenj končnih uporabnikov
Zaradi lažje preglednosti in posledičnega sledenja dobljenih povratnih informacij ter mojih
argumentov, sem v nadaljevanju naloge pristopil na sledeč način, kjer si vsebine sledijo:
Tabelarični/numerični prikaz vseh dobljenih vrednosti,
Argumentacija tabele in posameznih dobljenih vrednosti,
Naslov posameznega vprašanja iz vprašalnika,
Grafični prikaz dobljenih vrednosti,
Argumentacija dobljenih vrednosti.
4.1.1 Tabelarični/numerični prikaz vseh dobljenih vrednosti
VREDNOST ODGOVORA (LIKERTOVA
LESTVICA)
1 2 3 4 5 6 7 SUM
ZA
PO
RE
DN
A V
PR
AŠ
AN
JA
Je po vaši oceni količina tiskanih dokumentov po uvedbi
sistema IRDG manjša? 16 45 29 21 66 35 26 238
Je vaš miselni napor po uvedbi sistema IRDG manjši? 40 64 29 44 44 13 4 238
Menite, da je po uvedbi sistema IRDG, upravljanje z
dokumenti znatno učinkovitejše? 12 22 24 41 70 50 19 238
Koliko je po vaši oceni, po uvedbi sistema IRDG,
učinkovitejše VAŠE delo? 20 26 34 60 66 25 7 238
Menite, da imate po uvedbi sistema IRDG več nadzora
nad opravljenim delom? 14 36 34 30 59 50 15 238
Imate po uvedbi sistema IRDG več vpogleda v delo svojih
podrejenih? 20 29 11 107 31 29 11 238
Menite, da je zakonodaja ena od zaviralcev popolnega
elektronskega poslovanja? 18 29 20 90 47 23 11 238
Se na vašem delovnem mestu srečujete s tako vrsto
zakonodaje? 31 35 33 80 35 17 7 238
Tabela 1: dobljene vrednosti
Zgornja tabela prikazuje vse dobljene vrednosti za posamezno vprašanje. V zadnjem stolpcu
(SUM) je zapisano skupno število odgovorov, število vseh za analizo primernih vprašalnikov
in posledično respondentov je 238.
Vrednosti zapisane zgoraj (Tabela 1), so preverjene s programskim orodjem MS Excel 2010,
s funkcijo (angl. MODE) oziroma MODUS (PRILOGA 4.). Glede na to, da sem raziskavo
opravljal na podlagi fizičnih vprašalnikov (v papirnati obliki), sem za statistične izračune v
nadaljevanju fizično vnesel dobljene vrednosti odgovorov za posamezno vprašanje iz
vprašalnika (v prilogi) v skupno tabelo v digitalni obliki, na podlagi katere sem uporabljal
tudi funkcijo vrtilnih tabel4 (MS Excel).
4 Vrtilna tabela nam omogoča, da iz velikih seznamov (baz podatkov) izluščimo potrebne podatke. Z njeno
pomočjo se lahko osredotočimo na posamezen element v bazi podatkov ali pa obdelamo celotno bazo.
27
Iz naslova vrednotenja vprašanj oziroma odgovorov je bila v vprašalniku uporabljena
sedemstopenjska Likertova lestvica, katere vrednosti prikazujem v spodnji tabeli (Tabela 2).
vrednotenje vprašanja/odgovora razlaga vrednosti
1 sploh se NE strinjam
2 se NE strinjam
3 delno se NE strinjam
4 neodločen
5 delno SE strinjam
6 strinjam se
7 popolnoma SE strinjam Tabela 2: Likertova lestvica-legenda
4.1.2 Delež respondentov – spol
Graf 1: delež respondentov-spol
V raziskavi je sodelovalo vsega 240 respondentov iz različnih segmentov obravnavane
organizacije, veljavnih anket je bilo 238, od tega 122 moških, kar znaša 51 odstotkov vseh
respondentov ter 116 žensk, kar znaša 49 odstotkov vseh respondentov. Razlika v razmerju je
tako majhna predvsem iz razloga raznolikih delovnih mest, katera niso specifično namenjena
oziroma primerna enemu od spolov. Glede na to, da sem raziskavo opravljal tako v civilnem
(administrativnem) delu MORS, kot v uniformiranem (Slovenski vojski), kjer je prav tako po
spolu mešana struktura, pa vendar prevladuje moški spol, je razmerje izenačila raziskava v
civilnem delu, kjer prednjači ženski spol.
Med samo raziskavo, katero sem opravljal osebno na terenu, sem pri približno polovici
respondentov zaznal verbalno izraženo negodovanje oziroma odpor do sprememb. Posebnega
odklona pri izražanju odpora glede na spol ni bilo zaznati.
28
Tematiko odpora do sprememb obravnava tudi teorija (Likar et al., 2007, str. 27-30), kjer
avtor opredeljuje, da tako obsežno organizacijsko spremembo sestavljajo tri področja:
VSEBINA (kaj se spreminja, struktura, sistemi, tehnologija),
PROCESI (kako je bila sprememba načrtovana, izdelana in vpeljana),
LJUDJE (tisti, ki so/bodo pod vplivom sprememb in/ali so oziroma bodo pri
spremembi sodelovali).
Avtor je namenil posebno podpoglavje za obravnavo tematike odpora do sprememb s strani
zaposlenih, kateri spremembo jemljejo za morebitno slabo zase osebno ali za organizacijo kot
celoto. Pa vendar avtor navaja, da je to zdravo in da ta pojav vodi k pozitivni stvari, ker vedno
obstaja možnost, da je sprememba ali njen sestavljeni del neprimeren permanentno ali
trenutno.
Iz naslova izkušenj podajam svoje mnenje na tematiko odpora do sprememb, še posebej v tem
primeru tehnične narave. Namreč, osebne izkušnje kažejo, kar so se med raziskavo potrdile
skozi neformalne dialoge z respondenti, predstavnice ženskega spola, večinoma starejše od 40
let prednjačijo pri verbalnem negodovanju ob tehničnih novitetah.
Nekaj podanih neformalnih izjav predstavnic ženskega spola:
»To je zame čisto preveč naenkrat.«,
»Saj, ko osvojim posamezno aplikacijo, brezskrbno pristopim k delu, sedaj pa sem še
zadržana.«,
»Še vedno sem negotova, kje bom kaj narobe pritisnila, potrdila, poslala.«
Kar se moškega dela tiče, prednjačijo v segmentu pojasnjevanja teorije »kako bi moralo biti«.
Ta ocena nikakor ni objektivna, pa vendar kaže smernico, ki je lahko samo pozitivna za
organizacijo, saj skozi te poglede, organizacija dobiva povratno informacijo, na podlagi katere
lahko dodatno pravilno in pravočasno ukrepa.
Nekaj podanih neformalnih izjav predstavnikov moškega spola:
»V osnovi je v redu, pa vendar preveč kompleksno, predvsem uporabniški vmesnik.«,
»Aplikacija bi morala biti bolj preprosta za uporabo.«
»Jaz sem še stara šola, to bi moralo biti bolj enostavno.«
29
4.1.3 Delež respondentov – izobrazba
Graf 2: delež respondentov-izobrazba
Iz grafa 2 je razvidno, da je med ženskim delom respondentov prevladovala visokošolska
izobrazba, med moškim delom pa srednja, čeprav se ti v segmentu visokošolske izobrazbe
približajo ženskam.
Zgornji pokazatelji so vsekakor orientacijska točka, na podlagi katere sem gojil določena
pričakovanja. Na primer, pričakovano se mi je potrdila domneva, da bo prav segment
predstavnikov respondentov z visokošolsko izobrazbo podal največ konkretnih, oprijemljivih
izhodišč skozi odgovore na zadnje in edino odprto vprašanje v vprašalniku, »Poznate še
kakšen drug razlog, ki preprečuje popolno elektronsko poslovanje z dokumentarnim
gradivom?«, na katerega odgovore sem podrobneje opredelil in argumentiral v podpoglavju
4.1.6.
30
4.1.4 Delež respondentov – izkušnje z elektronskim poslovanjem
Graf 3: delež respondentov-izkušnje
Graf 3 prikazuje razmerja med respondenti z izkušnjami na področju dela z elektronskim
poslovanjem. Pri neformalnih pogovorih z respondenti med raziskavo sem ugotovil, da
respondenti, kateri se uvrščajo v prvi stolpec »do 3 leta«, so relativno mlajše osebe, z manj
delovnega staža. Pričakovano se v srednji stolpec »4 do 10 let« uvrščajo respondenti z daljšim
delovnim stažem in temu primernimi delovnimi izkušnjami iz obravnavanega področja. V
zadnji stolpec »več«, kar pomeni, da imajo respondenti več kot desetletne izkušnje iz
področja dela z elektronskim poslovanjem, pa se uvrščajo osebe z dolgim delovnim stažem ter
izkušnjami tudi iz drugih delovnih mest izven delovnega okolja obravnavane organizacije.
Iz naslova analize pridobljenih podatkov o izkušnjah z elektronskim poslovanjem glede na
spol in izobrazbo, izpostavljam naslednje. 22 odstotkov (v nadaljevanju %) respondentov
moškega spola ima z elektronskim poslovanjem do 3 leta izkušenj. Od tega jih je 13% s
srednješolsko izobrazbo, 3% z višjo izobrazbo, 5% z visoko izobrazbo ter dober odstotek z
magistrsko ali višjo stopnjo izobrazbe.
V segmentu z 4 do 10-letnimi izkušnjami z elektronskim poslovanjem, je sodelovalo 20%
respondentov, od tega 5% s srednješolsko izobrazbo, 4% z višjo, 10% z visoko in dober
odstotek z magistrsko ali višjo stopnjo izobrazbe.
V segmentu z več kot 10-letnimi izkušnjami z elektronskim poslovanjem, je sodelovalo 9%
respondentov, od tega 3% s srednješolsko izobrazbo, 0.8% z višjo, 4% z visoko ter 2% z
magistrsko ali višjo stopnjo izobrazbe.
V segmentu respondentov ženskega spola je sodelovalo 18% respondentk z do 3 leta
izkušnjami z elektronskim poslovanjem, od teh je 3% respondentk s srednješolsko izobrazbo,
2% z višjo, 11% z visoko ter 2% z magistrsko ali višjo stopnjo izobrazbe.
V segmentu z 4 do 10-letnimi izkušnjami z elektronskim poslovanjem je sodelovalo 18%
respondentk, od tega 4% s srednješolsko izobrazbo, slab odstotek z višjo, 11% z visoko ter
2% z magistrsko ali višjo stopnjo izobrazbe.
31
V segmentu z več kot 10-letnimi izkušnjami z elektronskim poslovanjem je sodelovalo 14%
respondentk, od tega 4% s srednješolsko izobrazbo, 2% z višjo, 7% z visoko ter slab odstotek
z magistrsko ali višjo stopnjo izobrazbe.
Torej, zgornja analiza nam pove, da izobrazba posameznika, ne vpliva na delovne izkušnje z
elektronskim poslovanjem. Respondenti obravnavani v tej analizi prednjačijo v segmentu s
skupno do 10-letnimi izkušnjami z elektronskim poslovanjem.
4.1.5 Analiza posameznih vprašanj
1) Je po vaši oceni količina tiskanih dokumentov po uvedbi sistema IRDG manjša?
Graf 4: vrednotenje 1. vprašanja
Na zastavljeno vprašanje je 28% respondentov odgovorilo z »delno SE strinjam«, kar potrjuje
tudi statistični izračun s funkcijo Modus (MS Excel), katero sem teoretično obravnaval v
podpoglavju 5.1.1., sledilo je 19% respondentov, kateri so odgovorili z »se NE strinjam«. Če
pogledamo z vidika t.i. »nagnjenosti« k pritrdilnemu oziroma nikalnemu odgovoru je glede na
dobljene rezultate po sedemstopenjski Likertovi lestvici (Tabela 2), 54% respondentov
pritrdilno usmerjenih, 38% pa nikalno usmerjenih, ostalih 8% respondentov je neodločenih.
Torej glede na to, lahko zaključim, da prevladuje mnenje, ki pritrdilno odgovarja na
zastavljeno vprašanje.
Od 54% pritrdilno usmerjenih respondentov je 46% moških in 54% žensk, 27% od teh 54%
ima več kot 10-letne izkušnje z elektronskim poslovanjem, torej ta skupina je na podlagi
izkušenj najbolj kompetentna za vrednotenje, sledi ji skupina, ki ima 4 do 10-letne izkušnje,
katerih je 39% in so prav tako mnenja, da je je količina tiskanih dokumentov po uvedbi nove
rešitve zmanjšala. Skupina z do 3 leta izkušnjami obsega 35% respondentov, kateri prav tako
pritrdilno odgovarjajo na obravnavano vprašanje.
Nasprotujoča si skupina respondentov, torej skupina, katera je nagnjena k nikalnem odgovoru
na zgornje vprašanje je obsegala 38% respondentov, od tega 57% moških in 43% žensk. Torej
v osnovi prevladuje pritrjevanje k vprašanju, ne glede na raznolikost posameznih delovnih
32
mest, katerih delo in naloge lahko vplivajo na prepričanje posameznega respondenta, pa
vendar bistveno ne vplivajo na končno vrednotenje vprašanja.
Glede na obseg vseh respondentov 238 iz različnih organizacijskih enot, organov, sektorjev,
lahko govorim o objektivnem, pritrdilnem odgovoru, pa vendar predlagam, da se organizacija
pri tem ne ustavi, razmerje je potrebno povečati v prid organizacijskim ciljem in še naprej
strmeti v smeri družbeno in ekološko ter okoljevarstveno odgovorne organizacije. Iz naslova
na to vprašanje se navezujoče se hipoteze (H1), teoretično obravnavane v podpoglavju 2.5.1,
ugotavljam, da je na podlagi zgoraj pridobljenih podatkov mnenj respondentov hipoteza
potrjena, saj v večini ocenjujejo, da je količina tiskanih dokumentov po uvedbi sistema IRDG
manjša.
2) Je vaš miselni napor po uvedbi sistema IRDG manjši?
Graf 5: vrednotenje 2. vprašanja
Vprašanje se navezuje na miselni napor v smislu uporabe nove aplikacije, torej v osnovi
upravljanje z uporabniškim vmesnikom, funkcijami aplikacije in sledljivosti ne-/opravljenega
dela. Miselni napor je povezan z respondentovim tehničnim predznanjem, preteklimi
izkušnjami z elektronskim poslovanjem in posledično tudi s samim izobraževanjem za delo z
novo uvedenim sistemom.
Pri odgovorih na zastavljeno vprašanje prednjači 26% odgovorov z »se NE strinjam«,
vrednost je preverjena tudi s statističnim izračunom Modus (MS Excel), kar kaže na nagnjenje
respondentov k splošno nikalnemu odgovoru. Če na Likertovi lestvici združimo nikalno
usmerjene odgovore dobimo tako mnenje v dobrih 55% vseh odgovorov, ki stoji naproti
dobrim 25% pritrdilnim odgovorom, kjer je še 18% neodločenih respondentov. Iz tega je
razvidno, da je uvedena novost bistveno vplivala na posameznika v smislu miselne
obremenjenosti, na podlagi katere je bil podvržen s celotnim procesom uvedbe, izobraževanja,
samoizobraževanja, operativnega dela z novim sistemom. Iz naslova objektivnosti v tem
segmentu ne smemo pozabiti na tematiko odpora do sprememb, katero sem že podrobneje
teoretično obravnaval v podpoglavju 4.1.2.
33
Iz naslova analitičnega pristopa sem z uporabo funkcije vrtilne tabele (v MS Excel) vključil
prej omenjene pretekle delovne izkušnje z elektronskim poslovanjem, iz česar sem pridobil
naslednje podatke.
9% vseh respondentov z do 3-letnimi izkušnjami se je pritrdilno opredelilo glede
zastavljenega vprašanja. Torej glede na njihove izkušnje nova rešitev in njena funkcionalnost
predstavlja manjši miselni napor za uporabnika. Prav tako se s tem strinja 6% respondentov z
več kot 10-letnimi izkušnjami, kar pa ne morem enako pritrditi za skupino 22% respondentov
z do 3-letnimi izkušnjami, za katere nova rešitev ne predstavlja manjšega miselnega napora,
prav tako to velja za 14% respondentov z več kot 10-letnimi izkušnjami z elektronskim
poslovanjem. Iz navedenega sledi zaključek, da izkušnje z delovnega področja v tem primeru
ne vplivajo na zmanjšanje miselnega napora pri delu z novo rešitvijo.
Na to vprašanje se s strani mnenj respondentov nanaša hipoteza (H2), teoretično obravnavana
v podpoglavju 2.5.2, v tem delu le-to na podlagi analiziranih mnenj ovržem, saj kaže na to, da
miselni napor po uvedbi sistema IRDG ni manjši, kar pa velja vključiti v naslednjo
predlagano presečno raziskavo.
3) Menite, da je po uvedbi sistema IRDG, upravljanje z dokumenti znatno učinkovitejše?
Graf 6: vrednotenje 3. vprašanja
Pričakovana presenetljivost dobljenih rezultatov na zastavljeno vprašanje, kjer je ne glede na
zgornje, dokaj nikalno usmerjene prevladujoče odgovore, razviden pozitiven učinek
upravljanja z dokumenti.
V splošnem pregledu pritrdilnih odgovorov se je vsega 58% respondentov odločilo pritrdilno
odgovoriti, kar je več kot polovica vseh respondentov, nikalnih usmerjenih odgovorov je 24%
in neodločenih 18%.
Tudi v tem primeru imamo dober pokazatelj stanja učinkovitosti novo uvedenega sistema
IRDG, saj je splošno mnenje respondentov o učinkovitosti sistema pozitivno in kot tako dobro
izhodišče za pristojne v organizaciji, kateri na podlagi predlogov in mnenj ter z
34
razpoložljivimi sredstvi, povečujejo to učinkovitost z vsako programsko – funkcionalno
posodobitvijo sistema.
Z uporabo funkcije vrtilne tabele sem iskal dejavnike, ki so vplivali na odgovore. Zopet sem v
sklopu te analize vključil izkušnje z elektronskim poslovanjem, katere so podale naslednje
ugotovitve.
18% respondentov z do 3-letnimi izkušnjami je pritrdilno podprlo zastavljeno vprašanje,
sledilo je 24% respondentov z 4 do 10-letnimi izkušnjami ter 16% respondentov z več kot 10-
letnimi izkušnjami z elektronskim poslovanjem, torej skupno 58% respondentov. Kar se tiče
nasprotujočega se mnenja, torej izraženo nestrinjanje, da je po uvedbi nove rešitve za
upravljanje z dokumenti delo znatno učinkovitejše je, 24% respondentov izpostavilo nikalno
mnenje. Polovica teh jih ima do 3 leta izkušenj z elektronskim poslovanjem, 17% jih ima več
kot 10-letne izkušnje. Iz česar zaključujem, da so tudi v tem primeru delovne izkušnje iz
področja ključne pri vrednotenju tega vprašanja.
Tudi to vprašanje se nanaša na hipotezo (H2), katera posredno opredeljuje učinkovitost dela z
dokumenti po uvedbi sistema IRDG. V tem delu ugotavljam, da analiza mnenj respondentov
kaže v smeri potrjevanja hipoteze, saj menijo, da je delo po uvedbi sistema IRDG znatno
učinkovitejše.
35
4) Koliko je po vaši oceni, po uvedbi sistema IRDG, učinkovitejše VAŠE delo?
Graf 7: vrednotenje 4. vprašanja
V tem primeru gre za dokaj individualno zastavljeno vprašanje, katerega odgovor je odvisen
od opisa del in nalog posameznega respondenta in še bolj od njegovega dejanskega dela ter
specifičnih, ki jih opravlja. Vendar ne glede na to, so pridobljeni podatki prav tako objektivni
in primerni za obravnavo, saj je ne-vključenost posameznika ena od ovir oziroma predstavlja
odpor do sprememb, o čemer sem že podrobneje opredelil v podpoglavju 4.1.2.
Za premagovanje take vrste odpora do sprememb s strani zaposlenih, jih je potrebno vključiti
v proces, ki ga spreminjamo. Likar s soavtorji (2007, str. 29) govori o participaciji in
vključenosti. Avtor pojasnjuje, da je pomembna komponenta pri premagovanju odpora do
sprememb, vključenost in sodelovanje zaposlenega, tako v procesu oblikovanja kot fazi
implementacije.
Pri tem vprašanju so bili možni odgovori na podlagi drugačnega vrednotenja, ki je
enakovredno prejšnjemu in v tem primeru poteka na podlagi:
1 = nič,
2 = zelo malo,
3 = malo,
4= srednje,
5= veliko,
6= zelo veliko,
7 = izredno veliko.
28% respondentov je odgovorilo z »veliko«, vrednost je preverjena s statistično funkcijo
Modus (MS Excel) in funkcijo vrtilne tabele, v splošnem pregledu je pritrdilno usmerjenih
odgovorov 41%, v nikalno smer je nagnjenih 34% respondentov, 25% jih je odgovorilo z
odgovorom »srednje«, kar pomeni, da so na strani pritrdilno usmerjenih pa vendar v svoji
skupini.
V tem primeru sem dobljene podatke analiziral v povezavi z delovnimi izkušnjami, ker
predvidevam, da je učinkovitost posameznikovega dela povezana s samo organiziranostjo
36
svojega lastnega dela, kateri botrujejo predhodne delovne izkušnje. V nadaljevanju podajam
naslednje ugotovitve.
18% respondentov z do 3-letnimi izkušnjami se je v splošnem opredelilo, da uvedba sistema
ni vplivala na povečanje učinkovitosti njihovega dela. Prav tako to meni 9% respondentov s 4
do 10-letnimi izkušnjami, tem se pa pridružuje 7% respondentov z več kot 10-letnimi
izkušnjami. Na drugi strani pa 14% respondentov z do 3-letnimi izkušnjami trdi, da se je
njihova učinkovitost dela z uvedbo nove rešitve povečala, tako meni tudi 15% respondentov s
4 do 10-letnimi izkušnjami ter 12% respondentov z več kot 10-letnimi izkušnjami. Pri
odgovorih na to vprašanje se je pojavilo razmeroma veliko število respondentov, kateri so
odgovorili z odgovorom »srednje« teh je 25%, kar ni nezanemarljivo, saj ti odgovori
pomenijo neko vrsto neodločenosti.
V tem delu obravnavano vprašanje se posredno nanaša na hipotezo (H2), za katero mnenja
respondentov kažejo v smeri potrjevanja le-te. Respondenti so v večini mnenja, da se je po
uvedbi sistema IRDG povečala učinkovitost njihovega osebnega dela.
Zaključujem, da so respondenti v tem delu zadovoljni z novo uvedenim sistemom, saj se je
njihova učinkovitost pri opravljanju zadanih nalog v splošnem pogledu povečala.
V tem primeru gre tudi za domnevo povezanosti odgovorov med 3. in 4. vprašanjem (Menite,
da je po uvedbi sistema IRDG, upravljanje z dokumenti znatno učinkovitejše? in Koliko je po
vaši oceni, po uvedbi sistema IRDG, učinkovitejše VAŠE delo?). Obe vprašanji se nanašata
na učinkovitost dela, v prvem primeru na splošno učinkovitost in v drugem primeru na
vrednotenje osebne učinkovitosti.
Domnevno povezanost in postopek prikazujem spodaj:
Za ta dosego namena, prikaza ne-/povezanosti sem uporabil programski paket MS Excel
2010, dodatek »Orodja za analizo podatkov«, funkcijo »CORREL«, s katerim se izračuna t.i.
korelacijski koeficient, ki nam poda vrednost o povezanosti ali soodvisnosti med dvema
spremenljivkama (Prevolnik Rupel et al., 2012, str. 26), ter za grafični prikaz še, Vstavljanje –
Raztreseni (grafikon) – Dodaj trendno črto.
″Povezanost proučujemo z namenom izračunavanja močnosti povezave, za kar se uporabljajo
različne mere (npr. korelacijski koeficient).″ (Košmelj, 2007 v Prevolnik Rupel et al., 2012).
Vključevanje spremenljivk, med katerimi se išče povezanost:
V obravnavanem primeru sta bili izbrani vprašanji 3 in 4, saj se obe nanašata na tematiko
učinkovitosti. V prvem primeru na splošno učinkovitost in v drugem primeru na
osebno/individualno učinkovitost. Kot drugi razlog za vključevanje teh dveh spremenljivk je
grafično izražena podobnost odgovorov na prej omenjeni vprašanji. Vse te podobnosti so
vzbudile sum na povezanost odgovorov, na podlagi česar sem se odločil za ugotavljanje le te.
37
VREDNOST ODGOVORA (LIKERTOVA
LESTVICA)
1 2 3 4 5 6 7 SUM
ZA
PO
RE
DN
A V
PR
AŠ
AN
JA
Je po vaši oceni količina tiskanih dokumentov po uvedbi
sistema IRDG manjša? 16 45 29 21 66 35 26 238
Je vaš miselni napor po uvedbi sistema IRDG manjši? 40 64 29 44 44 13 4 238
Menite, da je po uvedbi sistema IRDG, upravljanje z
dokumenti znatno učinkovitejše? 12 22 24 41 70 50 19 238
Koliko je po vaši oceni, po uvedbi sistema IRDG,
učinkovitejše VAŠE delo? 20 26 34 60 66 25 7 238
Menite, da imate po uvedbi sistema IRDG več nadzora
nad opravljenim delom? 14 36 34 30 59 50 15 238
Imate po uvedbi sistema IRDG več vpogleda v delo svojih
podrejenih? 20 29 11 107 31 29 11 238
Menite, da je zakonodaja ena od zaviralcev popolnega
elektronskega poslovanja? 18 29 20 90 47 23 11 238
Se na vašem delovnem mestu srečujete s tako vrsto
zakonodaje? 31 35 33 80 35 17 7 238
Tabela 3: korelacija 1
Urejanje podatkov v stolpčno obliko:
Vprašanje 3 Vprašanje 4
vso
ta o
dgo
vo
rov
po
po
sam
ezn
ih v
red
no
stih
12 20
22 26
24 34
41 60
70 66
50 25
19 7
Tabela 4: relevantni podatki
Izračun:
Vprašanje 3 Vprašanje 4
Vprašanje 3 1
Vprašanje 4 0,751557933 1
Tabela 5: izračun korelacije 1
Grafični prikaz povezanosti odgovorov:
Graf 8: prikaz povezanosti odgovorov
38
Argumentacija:
Glede na dobljeno vrednost koeficienta korelacije 0,75, katera je po teoriji še vedno znotraj
območja pozitivne vrednosti, lahko govorim o povezanosti obravnavanih spremenljivk.
Podana vrednost sicer ne izkazuje močne povezanosti, pa vendar le-ta obstaja in na tej podlagi
lahko potrdim, da so respondenti pri odgovarjanju izhajali v prvem primeru iz splošne
učinkovitosti novo uvedenega sistema in v drugem primeru iz lastnih izkušenj z novo
uvedenim sistemom.
Glede na grafični prikaz (Graf 8), le-ta prikazuje, da ni tako močne povezanosti med odgovori
na obravnavani vprašanji, vendar glede na grafu prikazane točke oziroma »nize«, potrjujem
zgoraj omenjeno argumentacijo o povezanosti.
5) Menite, da imate po uvedbi sistema IRDG več nadzora nad opravljenim delom?
Graf 9: vrednotenje 5. vprašanja
Tudi v tem primeru, podobno kot v primeru odgovorov na zgornje, 4. vprašanje, gre za
vrednotenje respondentovega lastnega dela, z njegovega lastnega vidika. Prav tako je v tem
primeru respondent postavljen v vlogo odločanja na podlagi lastnega mnenja, torej je
posredno vključen v proces vrednotenja, o čemer sem že govoril v teoretični argumentaciji pri
4. vprašanju.
Glede na dobljene rezultate se je 25% respondentov delno strinjalo z vprašanjem, vrednost je
preverjena s statistično funkcijo Modus (MS Excel), sledili so odgovori respondentov, ki so
odgovorili z odgovorom »strinjam se«, v splošnem pogledu je v smeri strinjanja odgovorilo
52% respondentov, v smeri ne-strinjanja pa le 35%, neodločenih je 13%. Kar kaže na to, da je
zadovoljstvo respondentov nad svojim opravljenim delom iz naslova nadzora nad njim vse
prej kot nikalno. Posledično to kaže na dejstvo, da večina podpira novo uveden sistem, saj jim
omogoča (v tem primeru): nadzor nad opravljenim delom = zadovoljstvo.
Iz naslova drugačnega analitičnega pristopa sem za potrjevanje oziroma ovržbo lastne teze, da
delovne izkušnje z obravnavanega področja in izobrazba vplivata na nadzor nad opravljenim
delom, uporabil funkcijo vrtilne tabele, na podlagi katere sem ugotovil naslednje. V splošnem
pogledu strinjanja se je odločilo 15% respondentov z do 3-letnimi izkušnjami dela z
39
elektronskim poslovanjem, 21% z 4 do 10-letnimi izkušnjami, ter 16% z več kot 10-letnimi
izkušnjami. Kar kaže na to, da so izkušnje zopet ključen element vrednotenja, na podlagi
katerega posameznik ovrednoti svoje opravljeno delo oziroma nadzor nad njim.
V analizo sem vpel tudi izobrazbo, na podlagi katere sem ugotovil, da je 15% respondentov s
srednješolsko izobrazbo v pritrdilni smeri odgovorilo na vprašanje, prav tako 8%
respondentov z višjo izobrazbo, 24% z visoko ter 7% z magistrsko ali višjo stopnjo izobrazbe.
Glede na predstavljene podatke ugotavljam, da v tem primeru izobrazba ne predstavlja
ključnega dejavnika, na podlagi katerega ima posameznik večji ali manjši nadzor nad
opravljenim delom.
Moja osebna argumentacija v tem primeru sledi prepričanju, da se vse več pritrdilno
usmerjenih odgovorov pojavlja pri vprašanjih, s katerimi respondenta transparentno, ne
invazivno vključujemo v raziskavo, o čemer govori tudi teorija (Likar et al., 2007, str. 29). S
katerega koli vidika pogledamo je prav to, kar je cilj raziskave, »uporabniška« izkušnja,
oziroma »analiza učinkov«.
Iz naslova potrjevanja hipoteze (H2), katere vsebina se posredno nanaša na obravnavano
vprašanje, na podlagi analize odgovorov respondentov ugotavljam, da sistem IRDG s svojo
funkcionalnostjo prispeva k večjemu nadzoru nad opravljenim delom, kar se nanaša na
preglednejše delo z dokumenti, kar je vsebinsko omenjeno v hipotezi (H2).
6) Imate po uvedbi sistema IRDG več vpogleda v delo svojih podrejenih?
Graf 10: vrednotenje 6. vprašanja
Rezultati kažejo na to, da se je večina respondentov 45% opredelila za odgovor »neodločen«,
kar sem preveril s funkcijo vrtilnih tabel (MS Excel). Glede na to, da sem bil pri veliki večini
respondentov ob izpolnjevanju vprašalnika osebno prisoten, sem imel možnost odpreti dialog
z njim/njo. Porast opredelitve za ta odgovor pripisujem razlogu, dejanskih potreb vpogleda v
delo svojih podrejenih, saj ne glede na odprte možnosti sistema, ni v vseh primerih obstoj
razloga za te akcije.
40
V nadaljevanju sem prav tako s funkcijo vrtilnih tabel analiziral morebitni vpliv izobrazbe in
izkušenj z elektronskim poslovanjem na obravnavano vprašanje.
Glede na množičnost odgovorov »neodločen« ugotavljam, da nimajo vsi respondenti
podrejenih sodelavcev, kar so nekateri tudi izpostavili v vprašalniku. Prav v ta namen je bila
dana ta možnost odgovora. Ker je iz grafa razvidna večja nagnjenost pritrdilnih odgovorov, se
te primerjal z izobrazbo in izkušnjami iz obravnavanega področja. Analiza kaže, da je 30%
vseh respondentov na to vprašanje odgovorilo s pritrdilnim nagnjenjem, torej so v večini
odgovarjali z vrednostjo 5, 6 in 7 na Likertovi lestvici. 28% od teh je tako odgovorilo na
podlagi svojih do 3-letnih izkušenj, 45% jih ima 4 do 10-letne izkušnje ter 27% več kot 10
letne izkušnje.
Iz naslova izobrazbe jih ima 20% srednješolsko izobrazbo, 10% višjo, 56% visoko in 14%
magistrsko ali višjo stopnjo izobrazbe (doktorat). Glede na to, da prevladujejo odgovori
visoko izobraženih respondentov, sem tem vključil v analizo še izkušnje. Izkazalo se je, da
ima 28% respondentov 4 do 10 letne izkušnje, kar predstavlja jedro uporabnikov, ki koristijo
to funkcijo novo uvedenega sistema.
V tem delu obravnavano vprašanje je namenjeno potrjevanju oz. ovržbi hipoteze (H3), katera
govori o sistemu IRDG, kot orodju nadrejenih, katero omogoča bolj učinkovit vpogled v delo
svojih podrejenih. Analiza odgovorov kaže, da je hipoteza potrjena, kar kaže smernico, da
respondenti, kateri so pritrdilno odgovarjali, znajo in tudi uporabljajo to funkcijo (sledenja
akcijam na aktivnem dokumentu) sistema.
7) Menite, da je zakonodaja ena od zaviralcev popolnega elektronskega poslovanja?
Graf 11: vrednotenje 7. vprašanja
V tem primeru gre za odgovarjanje na vprašanje, katero deloma opredeljuje povezanost na
vprašanje, ki se pojavlja kot zadnje zaprto vprašanje na vprašalniku »Ali se na vašem
delovnem mestu srečujete s tako vrsto zakonodaje?« S takim pristopom sem želel razmejiti
prepričanje od dejanskega stanja, katerega sem iskal v naslednjem, zadnjem 8. vprašanju
spodaj.
41
Na zastavljeno vprašanje so respondenti v veliki večini 38% odgovorili z odgovorom
»neodločen«, kar sem preveril s funkcijo vrtilnih tabel (MS Excel). Za ta pojav, sem kot
pooblaščen predavatelj ravnanja s tajnimi podatki, prepričan, da so se respondenti opredelili
prav iz razlogov, trenutne zakonodajne ovire, ki organizaciji preprečuje upravljanje s podatki
vseh stopenj zaupnosti preko sistema IRDG. Respondenti pa so se v večini odločili za
omenjen odgovor zaradi nepoznavanja podrobnosti zakonskih zahtev, se pa zavedajo, da ta
ovira obstaja in kot taka preprečuje popolno elektronsko poslovanje z dokumenti vseh stopenj
tajnosti.
V nadaljevanju sem analiziral povezavo izkušenj in izobrazbe, katere so morebitno vplivale
na odgovore respondentov.
Za odgovor »neodločen« se je opredelilo 42% respondentov z do 3 letnimi izkušnjami iz
področja elektronskega poslovanja, enako so odgovorili tudi tisti respondenti z 4 do 10
letnimi izkušnjami, 16% pa je bilo respondentov z več kot 10 letnimi izkušnjami.
Iz naslova nikalno usmerjenega odgovora na zastavljeno vprašanje (1, 2, 3 na Likertovi
lestvici), se je vsega 28% respondentov opredelilo tako. Od tega jih ima 36% do 3 letne
izkušnje, 34% od 4 do 10-letne izkušnje in 30% več kot 10-letne izkušnje. Od 28%
respondentov, ki so v tem segmentu odgovorili z nikalno usmerjenim odgovorom, je 37%
takih, ki imajo srednješolsko izobrazbo, 13% jih je z višjo, 43% z visoko in 7% z magistrsko
ali višjo izobrazbo. Torej v tem primeru bistveno izstopajo respondenti s srednješolsko in z
visokošolsko izobrazbo in jih kot take obravnavam kot primerjalni vzorec katerega sem
kasneje primerjal s številom in analizo pritrdilno usmerjenih odgovorov (5, 6, 7 na Likertovi
lestvici).
Na strani pritrdilno usmerjenih odgovorov je analiza pokazala, da se je tako odločilo 34%
respondentov, od katerih je 40% z do 3-letnimi izkušnjami, 36% z 4 do 10-letnimi izkušnjami
ter 24% z več kot 10-letnimi izkušnjami. Iz naslova izobrazbe, jih ima 30% srednješolsko
izobrazbo, 12% višjo, 44% visoko ter 14% magistrsko ali višjo stopnjo izobrazbe. Tudi v tem
primeru vzorec predstavljajo respondenti s srednješolsko in z visokošolsko izobrazbo.
Ugotavljam, da vsekakor prevladuje mnenje, da je zakonodaja eden izmed zaviralcev
popolnega elektronskega poslovanja, katerega podrobneje opredeljujem v podpoglavju 4.2. S
tem potrjujemo hipotezo (H4), katera govori o zakonodaji, katera je ena izmed razlogov
uvedbe popolnega elektronskega poslovanja z dokumenti.
42
8) Se na vašem delovnem mestu srečujete s tako vrsto zakonodaje?
Graf 12: vrednotenje 8. vprašanja
Respondenti so na to vprašanje v 34% odgovorili z »neodločen«, dobljena vrednost je bila
preverjena s funkcijo vrtilnih tabel (MS Excel), vse ostale vrednosti so občutno nižje. S čimer
so se respondenti opredelili kot neodločeni o tem, ali se na delovnem mestu, pri opravljanju
dela s sistemom IRDG, posredno srečujejo s tako vrsto zakonodaje.
V nadaljevanju sem analiziral, kako je na odgovore vplival dejavnik izobrazbe, kjer
predpostavljam, da respondenti z visoko, magistrsko ali višjo stopnjo izobrazbe zasedajo
delovna mesta, kjer se srečujejo s tako vrsto zakonodaje.
25% respondentov je odgovorilo v pritrdilni smeri, od tega je 25% s srednješolsko izobrazbo,
ti so se opredelili, da se srečujejo s tako vrsto zakonodaje na svojem delovnem mestu, 14% je
respondentov z višjo stopnjo izobrazbe, 46% z visoko ter 15% z magistrsko ali višjo od te.
Od 42% respondentov, ki so odgovorili v nikalni smeri, torej se na delovnem mestu ne
srečujejo s tako vrsto zakonodaje, jih je 35% s srednješolsko izobrazbo, 13% z višjo, 43% z
visoko ter 9% z magistrsko ali višjo stopnjo.
Iz zgornjega ugotavljam, da se v splošnem pogledu manj kot polovica vprašanih srečuje s
tako vrsto zakonodaje, za katero so prepričani, da omejuje korake do popolnega elektronskega
poslovanja.
Argument na te rezultate podajam iz naslova raznolikosti dela in njegove utečenosti, saj so
respondenti pri opravljanju svojih nalog »usmerjeni« s strani nadrejenega in omejitvami
sistema. Torej, kar zakonodaja onemogoča sistemu in/ali njegovem uporabniku, uporabnik
tega ne more izvesti, kar pomeni, da respondent pri svojem delu ne potrebuje direktnega
poznavanja omejitev s strani zakonodaje, ker mu sistem tako ali tako tega ne bo pustil izvesti.
Glede na to, da obravnavano 8. vprašanje izhaja iz enakega področja (zakonodaja) kot
predhodno 7. vprašanje in glede na to, da so vrednosti v obeh grafičnih prikazih podobne, sem
v nadaljevanju med dobljenimi nizi rezultatov izvedel njihovo primerjavo iz naslova suma na
ponovno povezanost odgovorov, kot sem to prikazal na primeru 3. in 4. vprašanja.
43
Postopek:
Za postopek sem uporabil enaka orodja in funkcije kot pri primeru primerjave povezanosti
odgovorov na vprašanji 3 in 4.
Torej, uporabil sem MS Excel, dodatek »Orodja za analizo podatkov«, funkcija »CORREL«
ter kasneje za grafični prikaz še, Vstavljanje – Raztreseni (grafikon) – Dodaj trendno črto.
Izločitev spremenljivk, med katerimi se išče povezanost:
VREDNOST ODGOVORA (LIKERTOVA
LESTVICA)
1 2 3 4 5 6 7 SUM
ZA
PO
RE
DN
A V
PR
AŠ
AN
JA
Je po vaši oceni količina tiskanih dokumentov po uvedbi
sistema IRDG manjša? 16 45 29 21 66 35 26 238
Je vaš miselni napor po uvedbi sistema IRDG manjši? 40 64 29 44 44 13 4 238
Menite, da je po uvedbi sistema IRDG, upravljanje z
dokumenti znatno učinkovitejše? 12 22 24 41 70 50 19 238
Koliko je po vaši oceni, po uvedbi sistema IRDG,
učinkovitejše VAŠE delo? 20 26 34 60 66 25 7 238
Menite, da imate po uvedbi sistema IRDG več nadzora
nad opravljenim delom? 14 36 34 30 59 50 15 238
Imate po uvedbi sistema IRDG več vpogleda v delo svojih
podrejenih? 20 29 11 107 31 29 11 238
Menite, da je zakonodaja ena od zaviralcev popolnega
elektronskega poslovanja? 18 29 20 90 47 23 11 238
Se na vašem delovnem mestu srečujete s tako vrsto
zakonodaje? 31 35 33 80 35 17 7 238
Tabela 6: korelacija 2
Urejanje podatkov v stolpčno obliko:
Vprašanje 7 Vprašanje 8
vso
ta o
dgo
vo
rov
po
po
sam
ezn
ih v
red
no
stih
18 31
29 35
20 33
90 80
47 35
23 17
11 7
Tabela 7: relevantni podatki 2
Izračun:
Vprašanje 7 Vprašanje 8
Vprašanje 7 1
Vprašanje 8 0,925002908 1
Tabela 8: izračun korelacije 2
44
Grafični prikaz povezanosti odgovorov:
Graf 13: prikaz povezanosti odgovorov 2
Argumentacija:
Glede na dobljeno vrednost izhajam iz teoretične podlage. Prevolnik Rupel s soavtorji (2012,
str. 30) ugotavlja, da se lahko vrednost korelacijskega koeficienta nahaja med vrednostnima
minus 1 (-1) in 1. Tako vrednost minus 1 predstavlja popolno negativno povezanost
spremenljivk. Vrednost 1 pomeni popolno pozitivno povezanost.
Glede na zgornjo tabelo (Tabela 8) ugotavljam, da dobljena vrednost 1 predstavlja popolno
povezanost s spremenljivko, v tem primeru je to na primeru »samo preverjanja« prikazano s
samimi medsebojnimi vrednostmi v posamezni spremenljivki.
Izračunana vrednost 0,93 predstavlja močno povezanost med izpostavljenima
spremenljivkama. V dejanskem obravnavanem primeru to pomeni soodvisnost oziroma
povezanost med odgovori na različni vprašanji (vprašanji 7 in 8). Kar pomeni, da so
respondenti na zastavljeni vprašanji podobno odzivali, iz razloga enakega izhodišča –
področje zakonodaje.
Glede grafičnega prikaza (Graf 13), ugotavljam, da so točke oziroma »nizi« zelo blizu
premice (trendne črte), kar pomeni potrjevanje povezanosti med odgovori na obravnavani
vprašanji.
V tem delu obravnavano 8., zadnje vprašanje iz vprašalnika, je namenjeno razširitvi
prejšnjega 7. vprašanja in kot tako je na podlagi analize odgovorov respondentov podalo
možnost naslednje ugotovitve. Glede na razmeroma visok odstotek odgovorov v nikalno smer
ugotavljam, da se v slabi polovici zaposleni sploh ne srečujejo s tako vrsto zakonodaje
oziroma se z njo posredno srečujejo, vendar jim opis del in nalog ne omogoča dejanskega
kontakta z njo.
4.1.6 Odgovori respondentov na zadnje - odprto vprašanje
V spodnjem besedilu navajam nekaj ključnih prostih odgovorov respondentov, ki so prosto
odgovarjali na zadnje in edino odprto vprašanje v vprašalniku (v prilogi). Celoten zbir vseh
prostih odgovorov je naveden v Prilogi 5.
45
Vprašanje se glasi:
»Poznate še kakšen drug razlog, ki preprečuje popolno elektronsko poslovanje z
dokumentarnim gradivom?«
Prosti odgovori respondentov:
Neusposobljenost uporabnikov.
Usposabljanje.
Neustrezna IT infrastruktura, odklonilna miselnost, organizacijska neusklajenost.
Zastarel hardware in software, neizvedljivost elektronskega poslovanja na terenu in ob
izpadih različnih omrežij.
Človeški faktor.
Blokade v glavah.
Delo s podatki stopnjevanimi zaupno in višje.
Slaba IT oprema, miselnost zaposlenih.
Okorelost miselnih procesov in digitalna nepismenost.
Ljudje, zakoreninjena utečenost in problem uvajanja nekaj novega, če tudi boljšega.
Ko imaš več strani odprtih za delo z dokumentarnim gradivom, preko elektronskega
poslovanja, računalniki radi zmrznejo – slaba računalniška mreža.
Odpor pri uporabnikih, kar zahteva več napora, koncentriranje in umskega dela.
Dokumenti s stopnjo zaupnosti.
Nezainteresiranost zaposlenih.
Uporabniki še vedno delajo po »starih« metodah, nepovezanost NOE v ministrstvu
(URSZR, OVS …).
V zgornjih alinejah se v prenesenem pomenu največkrat pojavljajo naslednji razlogi, nekateri
v obliki trditev, ugotovitev, katere spodaj argumentiram na podlagi osebnih pogovorov z
respondenti:
a) Uporabniki se ne čutijo dovolj usposobljeni za uporabo IRDG sistema
Navezujoči se prosti odgovori:
Neusposobljenost uporabnikov.
Usposabljanje.
Okorelost miselnih procesov, digitalna nepismenost.
Respondenti so večkrat izpostavili, da je sicer usposabljanje oziroma izobraževanje za delo z
novo uvedeno programsko rešitvijo IRDG bilo korektno in kvalitetno izvedeno, vendar
koncept usposabljanja ni upošteval dejavnika predhodne tehnične (informacijske) pismenosti,
stopnje razumevanja in hitrega dojemanja novih postopkov. Iz tega naslova si nekateri želijo
»osvežitvenega« usposabljanja, saj bi le-to za njih pomenilo prihranek časa, ki ga porabijo za
ugotavljanje vzroka težave, na katero naletijo in posledičnega iskanja rešitve ugotovljene
težave.
Ta del sicer bistveno ne vpliva na potrjevanje oziroma ovržbo nobene od navedenih hipotez,
se pa posredno navezuje na hipotezo 2 (H2), ki govori o lažjem, hitrejšem in preglednejšem
delu z dokumenti, saj je iz analize prostih odgovorov razvidno, da so nekateri respondenti
izpostavili svojo usposobljenost za delo z novo uvedeno aplikacijo. Iz tega naslova sem v
podpoglavju 4.4. podal predloge za izboljšanje v tem delu obravnavanega stanja.
46
b) Sposobnost aktualne IT opreme ne mogoča nemotenega dela.
Navezujoči se prosti odgovori:
Neustrezna IT infrastruktura, odklonilna miselnost, organizacijska neusklajenost.
Slaba IT oprema, miselnost zaposlenih.
Zastarel hardware in software, neizvedljivost elektronskega poslovanja na terenu in ob
izpadih različnih omrežij.
Ko imaš več strani odprtih za delo z dokumentarnim gradivom, preko elektronskega
poslovanja, računalniki radi zmrznejo – slaba računalniška mreža.
V tem »tehničnem« delu so respondenti delili svoje negativne izkušnje, katere se nanašajo na
občasno neodzivnost korenske aplikacije – IRDG in na njo vezanih aplikacij za urejanje
besedil, tabel, analiz. Iz tega vidika vedo povedati, da je to moteče in neprijetno, saj morajo
občasno ponovno zagnati centralno procesno enoto (CPE), počakati, da stečejo vsi procesi
prijave v omrežje, verifikacije delovne postaje ipd., kar pa ni garancija za nadaljnje tekoče
delo. Dejansko problematiko, ki se navezuje na ta del, kot nepoznavalec tega specifičnega
področja, ne morem komentirati, prav tako ne poznam posameznih teoretičnih in praktičnih
znanj posameznih respondentov za delo z IRDG, kateri so se srečali s to problematiko. Iz
lastnih izkušenj vem povedati, da tehnična podpora redno obvešča uporabnike posameznih
aplikacij o načrtovanih vzdrževalnih delih na sistemu, terminih možnih izpadov omrežja ipd.,
drži pa dejstvo, da je občasno občutna »počasnost« sistema, predvsem pri dodajanju priponk.
Obravnavano vprašanje sposobnosti aktualne IT opreme in njene zmožnosti zagotavljanja
nemotenega dela s tehnične plati, posredno sicer vpliva na eno od navedenih hipotez (H2), ki
govori o lažjem, hitrejšem in preglednejšem delu z dokumenti. Zavedati se pa moramo
dejstva, da je to tehnološka plat obravnavane tematike, ki je stalno pod nadzorom, saj je v ta
sistem elektronskega poslovanja vpletenih veliko dejavnikov (strojna in programska oprema,
mrežna oprema, specifične zahteve posamezne aplikacije), na podlagi katerih se lahko
pojavljajo občasne težave, ki trenutno onemogočajo nemoteno delovanje sistema. Nato je tu
še človeški dejavnik v obliki uporabnika samega, saj so tudi znani primeri, ko je uporabnik
sam kriv za trenutno neodzivnost sistema (nepotrebno preveliko število odprtih dokumentov
oziroma zagnanih aplikacij, preveliko število dokumentov na »namizju« osnovne strani
operacijskega sistema, kar pomeni direktna obremenitev delovnega pomnilnika RAM).
c) Človeški faktor, osebnost posameznika in njegova miselnost ključno vpliva na
njegov osebni odnos in interakcijo z novo uvedeno rešitvijo
Navezujoči se prosti odgovori:
Človeški faktor.
Blokade v glavah.
Odpor pri uporabnikih, kar zahteva več napora, koncentriranje in umskega dela.
Respondenti so v prostih odgovorih večkrat izpostavili tudi človeka kot celoto, skupaj z
njegovo osebnostjo, prepričanjem, interesom. V podpoglavju 4.1.2. sem sicer že obravnaval
tematiko odpora do sprememb, kjer sem izhajal iz teorije (Likar et al., 2007). V tem delu, kjer
se navezujem na obravnavani odpor, bi izpostavil le ugotovljene dejavnike, ki so oziroma še
delujejo na nekatere posameznike: prisotnost nezaupanja visoki tehnologiji, občutek
nadziranja s strani nadrejenega, nizka raven osnovne tehnološke (informacijske) pismenosti,
47
preobremenjenost z nalogami. Avtor zgoraj omenjene teorije v svojem delu večkrat omenja:
izključenost posameznika v procesu sprememb, izključenost posameznika v procesu
odločanja o spremembah in nezadostno informiranje oziroma komuniciranje s kasnejšimi
uporabniki. V obravnavanem primeru je bilo v pilotske projekte vključenih več sto
uporabnikov, za kar zgoraj navedeno v prihodnje predlagam večji vzorec in mogoče celo
razpolaganje z informacijo o predhodni (osnovni) tehnološki pismenosti posameznikov
vključenih v projekt za katerega predlagam smiselno in enakomerno razporejenost po vseh
organizacijskih enotah in organih v sestavi ter informiranje vseh zaposlenih preko internega
spletnega sistema, s čimer bi se v kasnejši fazi morebitne uvedbe v večjem obsegu izognili
občutku izključenosti in nezadostnega informiranja o poteku aktualnega projekta. Seveda se
moramo zavedati, da bi to v obravnavanem primeru pomenilo občutno kadrovsko razširitev
delovne skupine, njihovo nenehno vključenost in časovno ter energijsko fokusiranje v določen
projekt (npr. IRDG). Salam (2012) govori o ovirah, katere se pojavijo ob sprejetju oblačnega
poslovanja. Med temi avtor omeni organizacijski kulturni šok, ki ga obravnava kot oviro,
posebej za menedžerje, saj imajo le-ti kar naenkrat opravka s t.i. neotipljivo storitvijo, katere
sedaj niso bili navajeni zaradi predhodne otipljive stvarnosti, kot menedžerji so pa po drugi
strani navajeni imeti stvari pod nadzorom, sedaj pa ta občutek izgubljajo s pojavljanjem t.i.
oblačnih storitev. Iz navedenega organizacijskega kulturnega šoka se navezujem na
ugotovitev vsebine obravnavanih prostih odgovorov respondentov, ki se v tej točki navezujejo
na, človeka kot celoto. Namreč za nekatere posameznike je bila novo uvedena rešitev očitni
šok, saj so se morali nekateri spoprijeti z svojimi strahovi pred novo tehnologijo, oblačno
storitvijo, ki v osnovi od uporabnika »zahteva« oddajanje opravljenega dela v »oblak«, ta del
pa se navezuje v teoriji omenjeno neotipljivost opravljenega dela.
d) Interes uporabnikov je v nekaterih primerih na nižji stopnji kot pričakovano
Navezujoč se prosti odgovor:
Nezainteresiranost zaposlenih.
Interes ima v organizaciji veliko vlogo pri nemotenem izvajanju delovnih procesov, kot
ugotavljam z analizo vprašalnikov, je stanje predvsem po večini na vseh obravnavanih
področjih pozitivno in delovno usmerjeno. Ker pa nikoli ni tako dobro, da ne bi moglo biti
boljše, v tem delu kot predlog izpostavljam povečevanje interesa za delo z novo aplikacijo na
podlagi interakcije, medsebojnega druženja in izmenjavanja izkušenj v okviru prej
omenjenega »osvežitvenega« do-usposabljanja, izobraževanja ali tečaja. Sicer ta predlog sodi
v tematiko obravnavano v zadnjem delu naloge, pa vendar se nanaša v ta del, kjer je bila
težava zaznana. V tem delu je nezanemarljivo dejstvo, da je organizacija na področju
usposabljanja naredila veliko in veliko se še dela na tem, s ciljem doseči visok nivo
usposobljenosti za upravljanje z aplikacijo.
Na stopnjo interesa zaposlenih za delo z novo uvedeno aplikacijo organizacija nima
neposrednega vpliva, ima pa možnost skozi dobro organizirano in ne invazivno usposabljanje
za delo s to aplikacijo posredno vplivati na interes uporabnikov. Na podlagi večje stopnje
interesa bi se posledično olajšalo delo in dodatno prispevalo k zmanjšanju tiskanih
dokumentov, kot je to opredeljeno v hipotezah (H1 in H2).
e) Osebna utečenost v delo izhaja še iz prejšnjega sistema.
Uporabniki še vedno delajo po »starih« metodah, nepovezanost NOE v ministrstvu
(URSZR, OVS …).
Ljudje, zakoreninjena utečenost in problem uvajanja nekaj novega, če tudi boljšega.
48
Ta del se nanaša na odgovornost posameznika, da sledi tehnološkemu razvoju organizacije, ji
je s svojim interesom pri tem v pomoč tudi pri doseganju ciljev iz naslova družbeno in
ekološko ter okoljevarstveno odgovorne organizacije.
Nekateri respondenti so izpostavili težavo osebne utečenosti v predhodno obstoječ sistem, kar
sem izpostavil v zgornjih dveh alinejah (prosti odgovori respondentov), vendar to ne sme biti
razlog za osebno negodovanje, saj je v tako kompleksni organizaciji nujno poznavanje njenih
organizacijskih ciljev, v tem primeru racionalizacija poslovanja in učinkovitost dela
(Microsoft, 2011).
Moje osebno razmišljanje na zgornje ugotovitve sloni na prepričanju, da je potrebno pri
vsakem takem odzivu preučiti vse okoliščine in razpoložljive podatke, na podlagi katerih se
lahko suvereno odločimo, kako bomo pristopili k reševanju nastalih novih okoliščin.
Vsekakor se zavedam, da je pri tako številčni organizaciji težko zadostiti individualnim
željam in potrebam, pa vendar je v interesu organizacije, da se obdrži njena konkurenčnost
oziroma v tem primeru dopolnjevanje širše slike, kjer že lahko govorimo o kompatibilnosti,
možnosti novih povezljivosti in poslovne kontinuitete. Vzporedno oziroma celo vzajemno z
odzivi zaposlenih, katerih so nekateri navedeni zgoraj, lahko že govorimo o začetku družbene
odgovornosti, med drugim tudi iz naslova ekonomskega in okoljevarstveno-ekološkega
vidika. Vsekakor se je potrebno zavedati, da v tem primeru tehnično še ni mogoče, da bi
ustregli vsem željam. Iz naslova potrjevanja katere od navedenih hipotez, lahko v tem delu
izpostavim posredno navezovanje na prvo hipotezo (H1), ki govori o zmanjšani količini
tiskanih dokumentov po uvedbi nove rešitve. Ne glede na osebno utečenost v delo po
predhodnem sistemu je potrebno strmeti k čimprejšnji tranziciji na nov sistem upravljanja
dokumentov, saj se s tem dviguje konsistentnost uvedenega sistema in posledično
zmanjševanje tiskanja nepotrebne dokumentacije (podporne ali/in operativne). Kot konkreten
predlog v tem delu izpostavljam kontinuiran nadzor nad uporabo aplikacije in usmerjanje
zaposlenih s strani nadrejenih tekom izpolnjevanja rednih nalog.
4.2 Področja in dejavniki onemogočanja popolnega elektronskega poslovanja
Iz naslova onemogočanja popolnega elektronskega poslovanja, sedaj na podlagi analize
pridobljenih podatkov iz analitičnega segmenta, fizičnih virov in teoretičnih smernic
(zakonodaja), izpostavljam naslednje:
Osnovna področja, ki zavirajo uvedbo popolnega elektronskega poslovanja v obravnavani
organizaciji izhajajo iz:
Zakonodaje in tej posledično kompleksnih procesov prilagajanja le tej,
glede na zgornjo alinejo še neprilagojenega tehničnega področja,
način poslovanja drugih poslovnih subjektov v širšem okolju organizacije.
Iz konteksta zakonodaje so v obravnavani organizaciji, pri pripravi pravne podlage in na
podlagi izkušenj znali predvideti to problematiko ter opozorili na naslednje:
V sistemu IRDG se lahko elektronsko posluje z zaupnimi dokumenti do stopnje INTERNO
(13. člen ZTP-UPB-2, 2006, opredeljuje posamezne stopnje zaupnosti), ker je za enkrat
omrežje certificirano le do te stopnje. Dokumente višje stopnje zaupnosti (ZAUPNO, TAJNO,
STROGO TAJNO) se v IRDG zavaja le evidenčno, kar pomeni, da izvirnik dokumenta ostane
v fizični obliki, zavede se le njegova evidenčna številka in ocena možnih škodljivih posledic
(glej 11. člen ZTP-UPB-2, 2006), ki pa se v sistemu IRDG oblikuje, elektronsko podpiše ter
kot tako zavede.
49
Kar se tiče dostopa do teh dokumentov oziroma vpogleda, opredeljuje 31. člen ZTP-UPB-2,
(2006) pravico dostopa do tajnih podatkov. Pravico dostopa imajo samo tiste osebe, ki imajo
dovoljenje in se morajo s temi podatki seznaniti zaradi opravljanja funkcije ali delovnih
nalog. Dostop imajo samo do tajnih podatkov stopnje določene v dovoljenju. Nihče ne sme
dobiti tajnega podatka prej ali v večjem obsegu, kot je to potrebno za opravljanje njegovih
nalog ali funkcije. V obravnavani organizaciji so omenjene pravice rešili z omejenim
dostopom do podatkov na podlagi dodeljene naloge. Aplikacija onemogoča nenadzorovano
razmnoževanje teh dokumentov (razen na podlagi podane zahteve za fizični izvod), prav tako
je onemogočeno spreminjanje oznak stopnje zaupnosti dokumentom. Torej glede na to, da
obravnavana organizacija za svoje poslovanje razpolaga z dvema fizično ločenima sistemoma
omrežij: intranet kot interno omrežje in internet kot zunanje omrežje, lahko dokumenti s
stopnjo zaupnosti (stopnje INTERNO) potujejo po notranjem omrežju. Po zunanjem omrežju
lahko potuje le v fizični obliki. Prav tako tudi ostali dokumenti z višjimi stopnjami zaupnosti.
Iz naslova načina upravičenega dostopa do podatkov, s katerimi bo uporabnik upravljal za
izvedbo naloge, elektronski sistem evidenc TRIM uporablja enak pristop:″Security on a ’need
to know’ basis″5 (Raas, 1999), kjer avtor piše o principu opravljanja naloge na podlagi
specifično določenih podatkov in dostopa do le-teh.
Ko govorimo o trenutno neprilagojenem tehničnem področju, kot drugem področju, ki
onemogoča popolno elektronsko poslovanje, je v ospredju infrastruktura oziroma omrežje, ki
mora biti ustrezno certificirano in kot tako primerno za pošiljanje dokumentov s stopnjo
zaupnosti. V tem kontekstu bi omenil enega izmed obravnavanih dejavnikov tveganja –
neželeno elektromagnetno sevanje, katerega na svoji spletni strani omenja Urad vlade RS za
varovanje tajnih podatkov (UVTP, 2014). Uredba pravi, da morajo biti vse sestavine
sistemov, v okviru katerih se obravnavajo tajni podatki stopnje tajnosti ZAUPNO ali višje,
zaščitene proti neželenemu elektromagnetnemu sevanju. Elektromagnetno sevanje je sevanje,
ki se nenadzorovano razširja in tako omogoča odtekanje tajnih podatkov. TEMPEST zaščita v
tem smislu pomeni nabor ukrepov in aktivnosti, s katerimi se bistveno zmanjša ali v celoti
prepreči odtekanje tajnih podatkov. Obravnavana organizacija iz tega naslova ustrezno
vključuje te ukrepe omejevanja elektromagnetnega sevanja z zaščito naprav, napeljav in
prostorov. Posledično se to posredno nanaša na hipotezo 4 (H4), ki obravnava vprašanje
zakonodaje kot omejitvenega dejavnika za uvedbo popolnega elektronskega poslovanja, kjer
je eno izmed vprašanj vprašanje varnosti prenosa podatkov zaupne narave.
Navezujoč se na zgornje tehnično področje, izpostavljam tudi problematiko zajema
dokumenta v elektronsko obliko, ne da bi pri tem okrnili njegovo verodostojno vsebino. Ta
tematika se navezuje na tehnologijo optičnega prepoznavanja znakov (angl. optical character
recognition, OCR6), kjer se zajema dokument, ki je bil predhodno kopiran na kopirnem stroju,
pretvorjen iz druge oblike zapisa ali celo natipkan na tipkalnem stroju (starejši dokumenti).
Teh primerov je vedno manj in še tehnologija za take primere konstantno napreduje. To
področje posebej ureja Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih
(ZVDAGA, 2006). Organizaciji v 3. členu nalaga dolžnost ohranjanja izvirne oblike
dokumentarnega gradiva, tudi v zajeti obliki. Specifično so zahteve za zajem in hrambo v
digitalni obliki opredeljene v Uredbi za varstvo dokumentarnega in arhivskega gradiva
(Uredba VDAG, 2014), kjer so v 2. in 3. poglavju uredbe opredeljene zahteve za pripravo,
organizacijo zajema in hrambo v digitalni obliki ter določila o dejanskem zajemu, pretvorbi in
hrambi gradiva v digitalni obliki. Prav tako se iz istega naslova zahtev z njimi srečamo tudi v
Uredbi o upravnem poslovanju, (Uredba UP, 2005), kjer se v njenem 75. členu nahajajo
5Varnost na podlagi potrebe po seznanitvi.
6 OCR – Optical Character Recognition, (slov. ″optično prepoznavanje znakov″), za kvalitetno izvedbo katerega
je potrebna posebna programska oprema.
50
zahteve za evidentiranje z informacijskim sistemom. Seveda glede na specifičnost novo
uvedene informacijske rešitve v obravnavani organizaciji so le-te smiselno uporabljene.
Organizacija v okviru svojega poslovanja sodeluje tudi z drugimi poslovnimi subjekti, AJPES
(2014) jih deli v šest skupin, gospodarske družbe in zadruge, samostojni podjetniki
posamezniki, pravne osebe javnega prava, nepridobitne organizacije – pravne osebe
zasebnega prava, društva, druge fizične osebe, ki opravljajo registrirane oziroma s predpisom
določene dejavnosti. Iz naslova uvedene informacijske rešitve za upravljanje z
dokumentarnim gradivom, je potrebno izpostaviti, da nekateri subjekti nimajo kompatibilne
rešitve oziroma je njihov način poslovanja nekompatibilen obravnavani organizaciji. Kot
enega izmed dejavnikov izpostavljam podpisovanje pogodb z zunanjimi izvajalci, katere se še
vedno, ne glede na njihovo oblikovanje, izdelavo in koordinacijo, podpisujejo v fizični obliki,
ter se nato za potrebe organizacije zajemajo v IRDG.
4.3 Preverba hipotez
1) Hipoteza 1 - »Elektronsko poslovanje z dokumenti zmanjša količino tiskanja
dokumentov.«
Hipoteza je bila preverjena na podlagi namenskega vprašanja v vprašalniku. Respondenti so
se na zastavljeno vprašanje v 53% odzvali pritrdilno oziroma v pozitivni smeri, 9% je bilo
neodločenih, 38% vprašanih pa vprašanju ni pritrdilo.
Iz česar zaključujem, da je hipoteza potrjena, kar pomeni, da je na podlagi analize odgovorov
na zaprta vprašanja in posledičnega statističnega izračuna ter analize ugotovitev povezanih
prostih odgovorov v podpoglavju 4.1.6. potrjeno, da elektronsko poslovanje z dokumenti
zmanjša količino tiskanja dokumentov.
Za sam ekonomski vidik, na katerega se posledično navezuje tudi ekološki vidik obravnavane
hipoteze, bi najprej izpostavil že v podpoglavju 2.5.1 naveden podatek o 59.000 elektronsko
podpisanih dokumentih vsak dan in naslednji podatek o rasti podatkovne zbirke MS SQL, ki
raste v povprečju 15GB na teden (Microsoft, 2011). Pri čemer že imamo dva izhodiščna
merljiva elementa, katera bi bilo potrebno za podrobno sledljivost spremljati, v kolikor se le-
to že ne izvaja. Ter na merjeni podlagi nato lahko obravnavana organizacija naredi dokaj
enostaven povprečni izračun ekonomskega vpliva na prihranek stroškov za pisarniški papir.
Ena možnost je periodični pregled porabe stroškov po kontu pisarniškega papirja (trimesečno
obdobje, polletno obdobje, letno obdobje), glede na zahteve uporabnikov (naročila
pisarniškega papirja). Te periode se ponovijo tri leta zapored in primerjajo z izračuni porabe
stroškov v zadnjem letu pred uvedbo nove aplikacije, ko je oziroma so bile potrebe največje.
Druga možnost zahteva sicer tehnični poseg v opremo za tiskanje, kopiranje, kjer lahko na
podlagi programske opreme (odvisno od naprave) spremljamo dejansko vsoto natisnjenih
oziroma kopiranih dokumentov v določenem časovnem obdobju. Tudi pri tem načinu bi se
lahko posluževali periodičnih analiz dobljenih vsot.
Obstoječi način, vsota elektronsko podpisanih dokumentov je pokazatelj dejansko
proizvedenih dokumentov in kot takih evidentiranih. Ta sklop dokumentov oziroma njihova
vsota ne zajema delovnega gradiva, ki lahko predstavlja in vpliva na bistveno razliko v
dejanski porabi tiskanega papirja.
2) Hipoteza 2 - »Elektronsko poslovanje z dokumenti prinaša lažje, hitrejše in
preglednejše delo z dokumenti.«
51
To hipotezo sem preverjal na podlagi pridobljenih povratnih informacij oziroma odgovorov
respondentov na vprašanji 3 in 4 (»Menite, da je po uvedbi sistema IRDG, upravljanje z
dokumenti znatno učinkovitejše?« in »Koliko je po vaši oceni , po uvedbi sistema IRDG,
učinkovitejše VAŠE delo?«).
Na obe vprašanji so se respondenti odzvali pozitivno, saj je na 3. vprašanje v pritrdilni smeri
Likertove lestvice odgovorilo 58% respondentov, 17% je bilo neodločenih. Kar se tiče 4.
vprašanja je tudi tu zaznan pozitiven odziv (41%), saj je splošno pozitivno mnenje
respondentov, da je tudi njihovo delo v večini bolj učinkovito.
Zaključujem, da je hipoteza potrjena, torej elektronsko poslovanje z dokumenti, na osnovi
novo uvedene rešitve, dejansko prinaša lažje, hitrejše in preglednejše delo z dokumenti. Sicer
dejavniki iz naslova lažjega, hitrejšega in preglednejšega dela z dokumenti pomenijo
vzporeden pojav začetnega nezadovoljstva uporabnikov sistema, katero lahko izhaja iz
različnih nezapolnjenih strokovnih ali/in osebnostnih vrzeli (strah pred novo-visoko
tehnologijo, nezadostna usposobljenost ipd.), katere sem obravnaval skozi podano teorijo in
predstavitev prostih odgovorov respondentov v podpoglavju 4.4.
3) Hipoteza 3 - »Elektronsko poslovanje z dokumenti prinaša vodilnim delavcem bolj
učinkovit vpogled v delo svojih podrejenih.«
Hipoteza je bila preverjana na podlagi pridobljenih povratnih informacij na vprašanje: »Imate
po uvedbi sistema IRDG več vpogleda v delo svojih podrejenih?«. V tem delu so respondenti
v večini neodločeni v 45%. Podrobnosti pojava opisujem v podpoglavju 4.1., kjer podajam
obrazložitev posameznega vprašanja oziroma odgovorov.
Torej v tem delu zaključujem, da je hipoteza pogojno ovržena, to argumentiram z dejstvom,
da se ne glede na možnost vpogleda nadrejenega delavca, kaj se z dokumentom oziroma z
njim zadano nalogo podrejenim dogaja, vsi ne poslužujejo te funkcionalnosti oziroma ne
obstajajo potrebe za to.
Kot predlog rešitve, podajam mnenje, da bi bilo iz naslova spremljanja delovnih procesov
koristno uporabljati (koristiti) vse ponujene možnosti novo uvedene rešitve. Drži dejstvo, da
bi bilo to na obravnavanem primeru občasno časovno potratno, saj med zaposlenimi
prevladuje medsebojno zaupanje in odgovornost do opravljanja zadane naloge. Glede na
ugotovljeno, bi bilo v naslednji presečni ali drugi raziskavi med drugim smiselno ugotavljati,
ali se uporabniki sistema poslužujejo vseh razpoložljivih funkcionalnosti sistema oziroma, če
ne, zakaj je temu še vedno tako.
Iz naslova zgornjega predloga rešitve, bi bilo smiselno predhodno uvesti t.i. izobraževanje
oziroma usposabljanje za »zahtevnejše« uporabnike sistema, vodilne delavce. Torej, cilj
usposabljanja bi bil poznavanje »razširjenih« funkcij sistema, katere niso uporabljanje pri
vsakdanjem delu podrejenega delavca. Na podlagi novo pridobljenega ali na novo osveženega
znanja, bi vodilni delavci mogoče pristopili k uporabi večjega nabora ponujenih funkcij novo
uvedene rešitve, katerega dejansko uporabo bi ugotavljali z zgoraj omenjeno ponovno
presečno raziskavo. Tudi tu je potrebno poudariti, da obravnavana organizacija stalno
spremlja to področje - usposabljanja, kjer je bilo veliko narejenega in se še vedno veliko dela
na tem.
4) Hipoteza 4 - »Zakonodaja preprečuje obravnavani organizaciji popolno uvedbo
elektronskega poslovanja.«
52
Hipoteza je bila preverjana na podlagi zastavljenih medsebojno navezujočih se vprašanj:
»Menite, da je zakonodaja ena od zaviralcev popolnega elektronskega poslovanja?« in »Se na
vašem delovnem mestu srečujete s tako vrsto zakonodaje?«. Respondenti so se v obeh
primerih v veliki večini odzvali kot neodločeni.
Pri tej hipotezi sem uporabil kombinacijo statističnega izračuna modusa, s katerim sem iskal
največkrat pojavljeno vrednost odgovora in korelacije, s katero sem iskal povezanost
odgovorov na obe vprašanji, ki se nanašata na področje zakonodaje. Modus je pokazal večjo
mero neodločenosti v obeh primerih odgovorov na obe vprašanji, korelacija, torej koeficient
povezanosti odgovorov je 0,9, kar kaže na močno povezanost, katero podrobneje
opredeljujem v podpoglavju 4.1.5.
V prvem primeru visoko vrednost neodločenih respondentov (38%) pripisujem osnovnemu
poznavanju področja, ki ureja elektronsko poslovanje z dokumenti in splošno seznanjenost s
tako vrsto zakonodaje, kot je na primer 16. člen Pravilnika o upravljanju dokumentarnega
gradiva na MORS (interno gradivo), ki opredeljuje izjeme pri zajemanju dokumentov v
elektronski sistem. Te izjeme so (1) V informacijski sistem za upravljanje dokumentarnega
gradiva se ne zajemajo dokumenti, pri katerih to ni mogoče zaradi njihovih zunanjih
značilnosti. (2) V informacijski sistem za upravljanje dokumentarnega gradiva se zajemajo
dokumenti s stopnjo tajnosti interno. Dokumenti z višjimi stopnjami tajnosti se v
informacijski sistem za upravljanje dokumentarnega gradiva ne zajemajo, ampak se le
evidentirajo. (3) Ne evidenčno gradivo se praviloma ne zajema v informacijski sistem za
upravljanje dokumentarnega gradiva. (4) Dokumenti v fizični obliki, ki zaradi zunanjih
značilnosti niso bili zajeti v celoti ali sploh niso bili zajeti v informacijski sistem za
upravljanje dokumentarnega gradiva, se po evidentiranju posredujejo v reševanje pristojni
organizacijski enoti, kjer jih prevzame uslužbenec, pristojen za upravljanje dokumentarnega
gradiva.
Pri slednjem vprašanju je bila prav tako razvidna visoka vrednost neodločenost respondentov
(34%). Pri tem vprašanju razmejujem NEPOSREDNO in POSREDNO srečevanje z
omenjeno zakonodajo na delovnem mestu. Kajti kot neposredno opredeljujem zakonodajo,
katera je neposredno vezana na določeno nalogo zaposlenega in posredno, ki v širšem smislu
omejuje popolno elektronsko poslovanje, torej generalno omejuje na podlagi različnih
vzrokov (npr. varnostno neprimerna zaščita žičnih povezav ipd.)
V primeru navedene hipoteze potrjujem, da je zakonodaja ena izmed zaviralcev popolnega
elektronskega poslovanja z dokumenti, kar podrobneje argumentiram v podpoglavju 4.2.
4.3.1 Epilog podanih hipotez
Preverba hipotez, katero sem podrobneje podal v podpoglavju 4.3, je pokazala, da sta prva in
druga hipoteza potrjeni, tretja, katera se nanaša bolj učinkovit vpogled v delo svojih
podrejenih, pa pogojno ovržena, kar sem na tem mestu tudi podrobneje argumentiral. Pa
vendar bi v tem kontekstu še dodal, da novo uvedena rešitev za upravljanje z dokumentarnim
gradivom omogoča široko paleto možnosti, katere se periodično dopolnjujejo in nadgrajujejo.
Sedaj je pa na strani odgovornih v organizaciji, da le-te na primeren način uporabnikom
predstavijo, po potrebi uvedejo praktično seznanitev, nato pa je odločitev posameznika v
kolikšnem obsegu bo te možnosti koristil, v kakšen namen in s kakšnim ciljem. Kar se tiče
zadnje, četrte hipoteze, sem glede na podane rezultate, tako skozi anketni vprašanji, kot skozi
statističen izračun, tudi sam raziskal področje zakonodaje in ugotovil, da je to področje od
koder izvirajo ovirajoči dejavniki. Na tem mestu je potrebno izpostaviti, da fizičnega krivca
ni, področje zakonodaje (domače in mednarodne) je obsežno, kompleksno in se navezuje
53
oziroma vpliva na ostala področja, katera se nato le-tem prilagajajo, npr. področje tehnične
priprave sprememb, ki jih zakonodajalec nalaga organizaciji.
4.4 Nadaljnji pristopi za izboljšanje stanja
Analiza je pokazala, da je stanje splošnega zadovoljstva z novo uvedeno rešitvijo za
upravljanje z dokumentarnim gradivom pozitivno. Rezultati kažejo na uporabnikov dober
sprejem funkcionalnosti uvedene rešitve, dvig učinkovitosti dela na osebni in organizacijski
ravni, nadzor nad opravljenim delom ter njenim prvotno pozitivnim ekonomsko, ekološko-
okoljevarstvenim zaznanim vplivom, katerega sem obravnaval v podpoglavju 2.5.1 in 4.3,
kjer sem organizaciji predlagal statistično merjenje in ekonomsko vrednotenje dveh merljivih
elementov. Kar se tiče ekološkega vpliva, v tem kontekstu izpostavljam potezo organizacije
(uvedbo novo uvedene rešitve), kot korak bližje k še večji meri družbene ter posledično
ekološke odgovornosti, saj se z zmanjšanjem porabe pisarniškega papirja vzporedno
zmanjšuje tudi odlaganje, recikliranje in/ali uničenje le-tega, kar pa se vse navezuje na porabo
sredstev, globalno gledano se vzporedno s takimi odločitvami uvedbe elektronskega
poslovanja, zmanjšuje tudi povpraševanje po pisarniškem papirju. Torej lahko govorimo o
verižni reakciji: manj tiskanega papirja predstavlja manj porabe sredstev za nakup le-tega,
odlaganje, recikliranje in/ali uničenje, globalno manj povpraševanja predstavlja manj
agresivnega vpliva na naravo.
Malo manj navdušenja je nad povečanim miselnim naporom, ki je povezan s samo tranzicijo
iz starega na novi sistem poslovanja z dokumenti. Večkrat je bilo izpostavljeno tudi
poznavanje sistema, torej na to tematiko navezujoče se osvežitveno usposabljanje, celostno
izobraževanje in v nekaterih primerih osnovno poznavanje informacijske tehnologije ter
sorodnih pojmov.
Iz tega izhajajoč predlagam naslednje pristope za izboljšanje stanja uporabniške izkušnje, na
to navezujočega se zadovoljstva uporabnikov ter dviga njihove učinkovitosti dela:
Periodično načrtovano, pravočasno objavljeno, osnovno usposabljanje iz tematike
informacijske tehnologije (programska oprema, strojna oprema, omrežna oprema), v
tem delu bi kot merljivi učinek bil uporaben podatek povečanja/zmanjšanja števila
klicev na Help desk oziroma interventnih posredovanj pri uporabniku samem.
Specifično namensko osvežitveno usposabljanje ali izobraževanje iz osnov in/ali
novosti IRDG, s čimer bi v sami osnovi dvignili osnovno raven znanja, samozavesti
ter samoiniciativnosti za delo z aplikacijo. Posledično bi to pozitivno merljivo vplivalo
na zadovoljstvo, merjeno v predlagani naslednji presečni raziskavi.
Posameznika iz sektorja ali skupine dodatno izobraziti iz poznavanja funkcij sistema
IRDG – posledična razbremenitev sistemskih administratorjev in Help desk-a. Kar bi
v osnovi pomenilo skrajšanje časa reševanje določene težave ter same odzivnosti na to
reševanje. To bi lahko bil merljiv element v naslednji predlagani presečni raziskavi, v
smislu vprašanja: ″Kolikokrat ste v preteklem letu (dveh, treh), iz naslova uporabe in
dela z IRDG, poiskali pomoč pri Help desk?″.
Ob obsežnejših ali/in pomembnejših uvedenih novih funkcionalnosti ali spremembah
pri delu s podatki s stopnjo zaupnosti, predlagam posebno do-usposabljanje.
Uvedba periodične interne spletne ankete (intranet), na podlagi katere se pridobivajo
povratne informacije za določeno spremembo, novo funkcionalnost, projekt. Pri tem
se navezujem na teorijo (Likar et al., 2007, str. 27-30), katera opredeljuje odpore ob
54
spremembah in izogibanje le-tem. S to potezo bi se zagotovila vključenost zaposlenih
pri posrednem vplivanju na odločitve o spremembah in dopolnitvah sistema IRDG.
Kot merljiv učinek bi služila analiza udeležbe in rezultatov.
Osebna interakcija med uporabniki in sistemskimi administratorji. Posledična
razširitev kadrovske strukture SIK za obravnavano področje ali njihovo
prestrukturiranje. Osebni stik je sicer v tako strukturno obsežni organizaciji težko
doseči na obravnavanem področju pomoči uporabnikom IT, še posebej v teh časih, ko
se to lahko izvede preko oddaljene pomoči. Vendar se je potrebno zavedati, da je
osebna interakcija med uporabniki in sistemskimi administratorji, tehničnimi
svetovalci ključna za premostitev takratnega trenutnega nezadovoljstva in
nedvoumnosti o razumevanju trenutnega problema. Tudi v tem primeru bi kot merljiv
učinek uporabili podatek o interventnih posredovanjih pri uporabniku, osebno ali/in
preko mrežne povezave.
Podajam tudi predlog o periodičnih, prostovoljnih »delavnicah«, katerih namen bi bil
izključno tehničnim vprašanjem zaposlenih in njihova praktična rešitev – računalniška
učilnica. Kot pozitiven merljiv učinek bi koristil podatek o postopnem upadu
udeležbe, kar bi bil indic za končni doseg namena.
Iz naslova sprememb pri načinu dela, predlagam, seveda glede na osebne razgovore z
respondenti, definiranje distribucije dokumentov preko sistema IRDG. Saj nekateri
respondenti vedo povedati, da se pogosto dogaja, da dobijo isti dokument v
seznanitev/distribucijo iz več horizontalnih relacij (vodja sektorja, oddelka, sodelavci).
Predlog načrta projekta usposabljanja za izboljšanje stanja uporabniške izkušnje:
AKTIVNOST TEMATIKA VSEBINA KDO ČAS
Osnovno usposabljanje IT 1 IT - osnove strojna oprema
ključni uporabniki,
+ eden iz posameznega
sektorja
1h
Osnovno usposabljanje IT 2 IT – osnove programska oprema
ključni uporabniki,
+ eden iz posameznega
sektorja
3h
Osnovno usposabljanje IT 3 IT – osnove mrežna oprema konflikti, povezave 1h
Osnovno usposabljanje IRDG osnove ključne funkcije vsi novi uporabniki 4h
Dodatno usposabljanje IRDG specifika ključne funkcije obstoječi uporabniki 2h
Osvežitveno usposabljanje IRDG osnove,
novosti ključne funkcije vsi uporabniki 2h
Seznanitev s najpogostejšimi
težavami s področja IT
delovanje
sistema
Povezave,
počasnost,
samopomoč
vsi uporabniki 2h
SUM 15h
Tabela 9: predlog načrta
Kar se tiče števila udeležencev na zgornji predlog usposabljanja za izboljšanje stanja
uporabniške izkušnje, bi moralo biti variabilno oziroma prilagodljivo. Zavedati se moramo
dejstva, da je potrebno iz naslova kontinuitete poslovnih procesov le-te skrbno načrtovati
oziroma načrtovati tako, da bodo usposabljanja tekla neodvisno od delovne obremenjenosti
zaposlenih. Predlagam, da se usposabljanje načrtuje v tedenskem obsegu, v katerem se lahko
zvrstijo vsi potrebni tega usposabljanja, katerega vabilo dobijo njihovi predstojniki preko
interne elektronske pošte.
Predvideno minimalno številčno udeležbo sem navedel v zgornji tabeli, seveda je pa le-ta
odvisna od dejanskih potreb in mnenja predstojnikov posameznih organizacijskih enot ter
55
organov v sestavi. Predstojniki lahko na podlagi interesa, potreb in zahtev sami odločijo koga
in kdaj bodo napotili na usposabljanje, torej točnega števila udeležencev ni moč vnaprej
predvideti. Je pa iz samega organizacijskega vidika potrebno usposabljanje načrtovati tako, da
se lahko npr. prvi delovni dan v tednu usposabljanja udeležijo zaposleni v upravnem delu
ministrstva, drugi dan zaposleni iz organizacijskih enot, tretji dan iz Slovenske vojske itn.
Stroškovni vidik usposabljanja v tem kontekstu ne igra ključne vloge, saj so to interna
usposabljanja, katera organizacija izvaja s pomočjo svojih obstoječih lastnih kadrovskih in
materialnih virov. Torej stroškov iz naslova finančnih sredstev porabljenih za eksterne
kadrovske vire, ki bi bili vključeni v izobraževalen proces uporabnikov sistema ni, saj
obravnavana organizacija razpolaga s svojimi primerno usposobljenimi kadrovski viri. V
obzir je potrebno vzeti tudi kontinuirane izobraževalne procese, ki jih konstantno izvaja
organizacija, jih dopolnjuje in s tem dviguje njihovo kvaliteto.
Nezanemarljivo je dejstvo, da je obravnavana organizacija, tako kot druge organizacije v
javni upravi, trenutno v neugodnem položaju, predvsem iz naslova razpolaganja z različnimi
resursi, pa naj si bodo to kadrovski, finančni, materialni in drugi. Iz tega naslova bo vloga
menedžmenta v posameznem sektorju ključna, za pristop in koordinacijo predvsem obstoječih
zainteresiranih kadrovskih virov, ki zmorejo, lahko in želijo ponuditi pomoč pri obravnavi
omenjenih vprašanj v tem magistrskem delu. Kar želim izpostaviti je namigovanje k neki
obliki improvizacije z obstoječimi resursi, da lahko brez dodatnega obremenjevanja le-teh
dosežemo maksimalni izkoristek v dobrobit celotne organizacije.
56
5 ZAKLJUČEK
Iz naslova zadanih ciljev, sem v magistrskem delu predstavil teoretična izhodišča, kjer sem
definiral takratno ureditev področja poslovanja z dokumentarnim gradivom, pred uvedbo
obravnavane informacijske rešitve za upravljanje z dokumentarnim gradivom (IRDG).
Takratna ureditev ni in ne bi bila kos vedno večjim zahtevam obravnavanega področja, ki se
vedno bolj razvija. Pojavile so se zahteve po bolj konkretni, celoviti informacijski rešitvi, na
podlagi katere bi se poslovanje v obravnavani organizaciji, poenotilo, povečalo učinkovitost,
racionaliziralo, omogočalo funkcionalno in tehnološko povezljivost s poslovnimi procesi
obravnavane organizacije.
Na podlagi analize sem ugotovil, da so področja od koder izhajajo dejavniki, kateri
onemogočajo popolno elektronsko poslovanje v obravnavani organizaciji, zakonodaja, način
poslovanja drugih subjektov in človeški faktor.
Zakonodaja je tisto področje, na katerega vedno pogledamo kot na oviro, pa vendar je na to
potrebno gledati z vseh smeri, saj lahko služi kot prednost, omogoča okvirje, znotraj katerih
lahko organizacija celovito deluje in se v skladu z zakonodajo tudi razvija. Zavedati se je
potrebno dejstva, da je obravnavana organizacija vezana na njeno eksterno okolje doma in v
tujini, glede na specifičnost dela, so pa izdelava, obdelava ter hramba podatkov primarna
skrb.
Organizacija v okviru svojega poslovanja, sodeluje tudi z drugimi poslovnimi subjekti,
AJPES jih deli v šest skupin, gospodarske družbe in zadruge, samostojni podjetniki
posamezniki, pravne osebe javnega prava, nepridobitne organizacije – pravne osebe
zasebnega prava, društva, druge fizične osebe, ki opravljajo registrirane oziroma s predpisom
določene dejavnosti. Iz naslova uvedene informacijske rešitve za upravljanje z
dokumentarnim gradivom je potrebno izpostaviti, da ti subjekti nimajo kompatibilne rešitve
oziroma je njihov način elektronskega poslovanja nekompatibilen obravnavani organizaciji.
Človeški faktor je še vedno spremenljivka, katera tako pozitivno, kot negativno vpliva na
razvoj poslovnih procesov, saj je na podlagi potreb, zahtev in na koncu interesa posameznika
ali skupine odvisno, kaj ter v kolikšni meri se bo uvedlo. V obravnavanem primeru ne gre za
vpetost človeškega faktorja v vrhnji menedžment, ampak za njegov vpliv na delo na
organizacijskem, izvedbenem nivoju, skratka na posameznikovo/uporabniško izkušnjo. O
teoriji odpora do sprememb (Likar et al., 2007, str. 29) je bilo nekaj napisanega v podpoglavju
4.1.2., vendar je analiza prostih odgovorov v podpoglavju 4.1.6. pokazala, da bi ob naslednji
tako obsežni spremembi bilo koristno vključiti večji vzorec posameznikov, ki bi sodelovali
pri pilotskem projektu, s tem bi večjemu številu potencialnih uporabnikov predstavili širšo
sliko.
57
6 SEZNAM VIROV
Osebni viri:
1. Mag. Lilijana Ajdovec, podsekretarka, vodja delovne skupine IRDG
2. Ana Fišer, namestnica vodje delovne skupine IRDG
Viri:
1. Likar, B., Fatur, P., Chovan, C., Kullbjer, A., Medova, S., Tsaggaris, V. (2007)
Managing Innovation and R&D Processes in EU Environment, Ljubljana, Korona
plus d.o.o.,
2. Prevolnik, Rupel, V., Ogorevc, M., Slabe, Erker, R. (2012) Osnove statistične
analize podatkov, Maribor, Fakulteta DOBA
3. Tivadar, B. (2009) Osnovni koncepti v metodologiji družboslovnega raziskovanja,
Maribor, Fakulteta DOBA.
Spletni viri:
Ajdovec, L. (2010) 'Brezpapirno poslovanje pri upravljanju dokumentarnega gradiva',
Revija Slovenska vojska [online], let. XVIII, št. 1, str. 30-31. Dostopno na:
http://www.mo.gov.si/fileadmin/mo.gov.si/pageuploads/revija_sv/2010/sv10_01.pdf
[dostop 19. junija 2014],
AJPES (2014). Agencija RS za javnopravne evidence in storitve. Elektronski vir,
http://www.ajpes.si/Registri/Poslovni_register/Porocila/Zadnje_porocilo?id=52# ,
[dostop 19. junija 2014],
Anthony, J. (2011). Microsoft business. Elektronski vir,
http://www.microsoft.com/business/en-us/resources/technology/communications/6-tips-
for-a-paperless-office.aspx?fbid=8HbSLI2G_2s, [dostop 15. junija 2014],
Center Vlade RS za informatiko (2013) Elektronski vir,
http://www.gov.si/cvi/slo/sris/projekti/spis/kazalo.html , [dostop 19. junija 2014],
Doverton, V. (2001) 'Techniques of document management: a review of text retrieval
and related technologies', Journal of documentation [online], let. 2001, 57. Izdaja, št. 2,
str. 192-217. Dostopno na: http://www.emeraldinsight.com/journals.htm?issn=0022-
0418&volume=57&issue=2&articleid=864155&show=pdf [dostop 19. junija 2014],
Državni portal RS (2014) Elektronski vir,
http://euprava.gov.si/ispo/zaposleni/osnovna.ispo?pageToModul=/podatki_index.jsp,
[dostop 19. junija 2014],
E-gradiva (2014) Elektronski vir,
http://www.egradiva.net/drugo/omrezja/70_strezniki/02_datoteka.html, [dostop 19.
junija 2014],
How stuff works (2013) Elektronski vir,http://computer.howstuffworks.com/cloud-
computing/cloud-computing2.htm, [dostop 19. junija 2014],
58
IKT Informator (2011) 'Obrambno ministrstvo v oblaku' Finance [online], let. 2011, št.
100. Dostopno na:
http://www.google.si/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=3&ved=0CDkQFj
AC&url=http%3A%2F%2Fwww.finance.si%2Ffile.php%3Fid%3D22549&ei=TeN3Up
qIJISWtAbCk4HQBw&usg=AFQjCNH6vf_fdilHBn035MRyeHPSMtjFbQ&bvm=bv.5
5819444,d.Yms&cad=rja [dostop 19. junija 2014],
IBM (2013) Elektronski vir, http://www.ibm.com/cloud-computing/us/en/what-is-cloud-
computing.html, [dostop 19. junija 2014],
Infrastruktura javnih ključev SIMoD-PKI, MORS (2014) Elektronski vir,
http://www.simod-pki.mors.si/index.php?id=2, [dostop 19. junija 2014],
Microsoft (2011). Ministrstvo za obrambo uvedlo brezpapirno poslovanje v oblaku.
Microsoft SQL in Microsoft Exchange. Elektronski vir,
http://mscprg.wunwork.cz/27042012/MORS.pdf, [dostop 19. junija 2014],
MacVittie, L. (2008) '4 Things You Need in a Cloud Computing Infrastructure'
DevCentral [online]. Dostopno na: https://devcentral.f5.com/articles/4-things-you-need-
in-a-cloud-computing-infrastructure#.Unfnzj8ikqJ [dostop 19. junija 2014],
Ministrstvo za Obrambo RS (2013) Elektronski vir, http://www.mo.gov.si/si/, [dostop
19. junija 2014],
MARG Inženiring d.o.o. (2013) Elektronski vir, http://www.marg.si/domov/, [dostop
19. junija 2014],
Merrihew, A. (2011) ′Cloud Computing: How to explain it to others in your
organization′ Elektronski vir, http://www.microsoft.com/government/ww/public-
services/blog/Pages/post.aspx?postID=33&aID=13, [dostop 19. junija 2014],
Pravila IJK (2010). Pravila delovanja infrastrukture javnih ključev na MORS.
Elektronski vir, http://www.simod-pki.mors.si/fileadmin/pki/pdf/SIMoD-
PKI_CertP_20.pdf, [dostop 19. junija 2014],
Raas, U. (1999) 'Electronic Recordkeeping-more than electronic document
management', Records Management Journal [online], let. 1999, 9. Izdaja, št. 2, str. 117-
129. Dostopno
na:http://www.emeraldinsight.com/journals.htm?issn=09565698&volume=9&issue=2&
articleid=864286&show=pdf [dostop 19. junija 2014],
Rozman, T. (2009) 'So oblaki zakrili sonce virtualizacije?' Slideshare [online].
Dostopno na: http://www.slideshare.net/tomirozman/dv2009trozmancloudvirt [dostop
19. junija 2014],
Salam, A. (2012) 'Barriers In Cloud Computing Adoption' Cloudtweaks [online].
Dostopno na: http://www.cloudtweaks.com/2012/11/barriers-in-cloud-computing-
adoption/ [dostop 19. junija 2014],
Strickland, J. (2014) ′How stuff works?′Elektronski vir,
http://computer.howstuffworks.com/cloud-computing/cloud-computing.htm, [dostop 19.
junija 2014],
59
Štefančič Splichal, A. (2013) 'Slovenska IT industrija ena boljših v JV Evropi', Info SRC
[online], let. 2013, št. 73, str. 6-8. Dostopno na:
http://infosrc.wordpress.com/2013/07/08/slovenska-it-industrija-ena-boljsih-v-jv-
evropi/ [dostop 19. junija 2014],
UVTP (2014). Urad Vlade RS za varovanje tajnih podatkov. Elektronski
vir,http://www.uvtp.gov.si/si/delovna_podrocja/varnost_kis/, [dostop 19. junija 2014],
Uredba VDAG (2006). Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva, PIS,
Pravno informacijski sistem [online], št. 86/2006, dostopno na:
http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=URED3462 [dostop 19. junija 2014],
Uredba UP ( 2005).Uredba o upravnem poslovanju. PIS, Pravno informacijski sistem
[online], št. 20/2005, dostopno na:
http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=URED3602 [dostop 19. junija 2014],
Uredba VTP (2005). Uredba o varovanju tajnih podatkov PIS, Pravno informacijski
sistem [online], št. 74/2005, dostopno na:
http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=URED3453 [dostop 19. junija 2014],
Uredba PE-EP (2000). Uredba o pogojih za elektronsko poslovanje in elektronsko
podpisovanje. PIS, Pravno informacijski sistem [online], št. 77/2000, dostopno na:
http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=URED1148# [dostop 19. junija 2014],
Uredba VDAG (2014).Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva. Uradni
list [online], št. 86/2006, dostopno na: http://www.uradni-list.si/1/content?id=74975
[dostop 19. 6. 2014],
ZVDAGA (2006). Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih.
PIS, Pravno informacijski sistem [online], št. 30/2006, dostopno na:
http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO4284 [dostop 19. junija 2014],
ZTP-UPB-2 (2006). Zakon o tajnih podatkih. PIS, Pravno informacijski sistem [online],
št. 50/2006, dostopno na: http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO4863
[dostop 19. 6. 2014],
ZEPEP-UPB-1 (2004). Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu. PIS,
Pravno informacijski sistem [online], št. 98/2004, dostopno na:
http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO1973 [dostop 19. 6. 2014].
60
7 PRILOGE
7.1 PRILOGA 1: Prošnja za izvedbo ankete pri uporabnikih IRDG – odgovor
61
7.2 PRILOGA 2: Mnenje o varnostnem tveganju dostopa do podatkov v lasti
SV
62
7.3 PRILOGA 3: Vprašalnik o uporabniški izkušnji z IRDG
63
7.4 PRILOGA 4: Obrazložitev poteka statističnega izračuna MODUS v orodju
Excel 2010
V nadaljevanju prikazujem postopek izračuna z omenjeno funkcijo.
Pridobivanje podatkov iz vprašalnikov (fizično),
Urejanje v ustrezno obliko za nadaljnje statistične izračune (z MS Excel),
Določitev polja, kjer želimo, da se vrši izračun (na istem ali novem delovnem listu),
Vstavljanje funkcije »MODE« in določitev argumentov (obsega podatkov),
Argumentacija dobljene vrednosti.
Tabela 10: dobljena vrednost-modus
Izbira funkcije:
Slika 5: izbira funkcije-korelacija
64
Določitev podatkov:
Slika 6: obseg podatkov-korelacija
Izbira funkcije:
Slika 7: izbira funkcije-korelacija 2
Določitev podatkov:
Slika 8: obseg podatkov-korelacija 2
65
7.5 PRILOGA 5: Prosti odgovori respondentov
Neusposobljenost uporabnikov.
Usposabljanje.
Ni volje na najvišjih nivojih.
Pravilna zaščita sistemov.
Še vedno se zahteva ročno izpolnjevanje obrazcev – tiskanje.
Sistem bi moral biti uveden samo do nivoja čete.
Spremembo v miselnosti.
Neustrezna IT infrastruktura, odklonilna miselnost, organizacijska neusklajenost.
Večja preglednost, če bi omogočala lastno ureditev shrambe (shranjevanja)
dokumentov.
Zakon o tajnih podatkih.
Zastarel hardware in software, neizvedljivost elektronskega poslovanja na terenu in ob
izpadih različnih omrežij.
Organizacijska kultura in slaba zasnova delovnih procesov.
Človeški faktor.
Blokade v glavah.
Delo s podatki stopnjevanimi zaupno in višje.
Preglednost, uporabniški vmesnik.
Izvirne računovodske listine: pogodbe, računi, dobavnice.
Slabe izkušnje, nezaupanje, informacijska (računalniška) nepismenost.
Slaba IT oprema, miselnost zaposlenih.
Okorelost miselnih procesov in digitalna nepismenost.
Nepovezanost aplikacij, neurejenost postopkov dela, neusklajenost organizacijskih
enot, nezainteresiranost, nerodne in neorganizirane aplikacije od koder IRGD dobiva
podatke.
Aplikacija še ni prilagojena potrebam uporabnikov, prevečkrat javlja napake (»pri
izvajanju naloge je prišlo do napake«), premalo časa pusti uporabnikom za pošiljanje
dokumenta več prejemnikom (več kot desetim ali dvajsetim).
Navajenost na papir.
Ljudje, zakoreninjena utečenost in problem uvajanja nekaj novega, če tudi boljšega.
Velik obseg dokumentov, nelogično uvrščanje v zadeve, pošiljanje kar za vsak primer,
ni razmejitve med posameznimi vrstami (v reševanje, v seznanitev,…).
Dediščina preteklosti, kar mnogo ljudi še vedno zaupa le papirju, žigu in podpisu za
verodostojne dokumente.
Nesposobnost organizacije, ne povezljivost z drugimi IS, kjer se podatkov ne more
črpati, ni potrebe po polnem elektronske poslovanju, ker ni smiselno in je predrago.
Preračunavanje vrednosti.
Obrazci, ki morajo biti še vedno lastnoročno podpisani.
Ko imaš več strani odprtih za delo z dokumentarnim gradivom, preko elektronskega
poslovanja, računalniki radi zmrznejo – slaba računalniška mreža.
Odpor pri uporabnikih, kar zahteva več napora, koncentriranje in umskega dela.
66
Podpisovanje dokumentov (IOP – obrazci, odstopi terjatev,…), »neveljaven«
elektronski podpis za »zunanje« uporabnike.
Slaba tehnična podpora, slabe informacijske rešitve.
Dokumenti s stopnjo zaupnosti.
Ne-interes zaposlenih.
Količina prispele pošte – original – zaključevanje v TZ.
Uporabniki še vedno delajo po »starih« metodah, nepovezanost NOE v ministrstvu
(URSZR, OVS,…).
Nedosegljivost gradiva ob nesrečah.
Odvisno od vrste dela, gre za pretok dokumentov in evidentiranje le teh.
Ne morem izdelati nobenega poročila za moje potrebe.
Zastarela računalniška oprema.
Miselni preskok, veliko ljudi se bolje znajde s tiskanimi dokumenti, ki jih lahko
prenaša, označuje, pripisuje, tudi zaradi učenja, navade. Težji nadzor nad pretokom
informacij.
67
7.6 PRILOGA 6: Končno varnostno mnenje obravnavane organizacije