ANALISIS SISTEM INORMASI ABSENSI PEGAWAI PADA

CREDIT UNION KELING KUMANG BO. LABUNG LAJA

KEDEMBAK AIR TABUN

LAPORAN

KULIAH KERJA PRAKTIK

Diajukan untuk memenuhi mata kuliah KKP pada Program Diploma Tiga (D.III)

RONI DARMANTO

NIM: 12147663

Program Studi Manajemen Informatika

Akademi Manajemen Informatika dan Komputer “Bina Sarana Informatika”

Pontianak

2017

ii

PERSETUJUAN LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTIK

Kuliah Kerja Praktik ini telah disetuji untuk dinilai pada Tahun Akademik 2016/2017

di Semester Lima

DOSEN PENASEHAT AKADEMIK

Kelas 12.5K.30

( Deasy Purwaningtias, M.Kom )

NIP. 201003070

iii

KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas

terselesainya Laporan Kuliah Kerja Praktik (KKP) dengan judul : “ANALISA

SISTEM INFORMASI ABSENSI PEGAWAI PADA CREDIT UNION

KELING KUMANG BO. LABUNG LAJA”. yang merupakan salah satu syarat

kelulusan mata Kuliah Kerja Praktik Lapangan Program Studi Manajemen

Informatika Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Saran Informatika

Pontianak.

Selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan dan dalam menyelesaikan

laporan ini, penulis telah banyak menerima bimbingan, pengarahan, petunjuk dan

saran serta fasilitas yang membantu hingga akhir dari penulisan laporan ini. Untuk itu

penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada yang

terhormat:

1. Direktur Akademi Manajemen Informatika dan Kompiuter Bina Sarana

Informatika BSI Pontianak.

2. Ketua Program Studi Manajemen Informatika Akademik Manajemen

Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika.

3. Ibu Deasy Purwaningtas, M.Kom selaku Dosen Penasehat Akademik yang

telah memberikan bimbingan dan pengarahan dalam penyelesaian laporan ini.

4. Bapak Falentinus selaku CEO Credit Union Keling Kumang

iv

5. Bapak Nober Hengky, SE selaku Branch Manager Credit Union Keling

Kumang BO. Labung Laja, Kedembak Air Tabun

6. Staf / karyawan dilingkungan Credit Union Keling Kumang BO. Labung Laja.

7. Orangtua tercinta yang telah membantu didalam doa baik itu dukungan, moral

dan spiritual.

8. Rekan-rekan mahasiswa kelas 12.5K.30

Akhirnya penulis berharap semoga laporan ini bermanfaat bagi semua pihak

yang membantu, meskipun dalam laporan ini masih banyak kekurangannya, oleh

karena itu kritik dan saran yang membangun tetap penulis harapkan.

Pontianak, 22 Desember 2016

Penulis

Roni Darmanto

v

DAFTAR ISI

Lembar Judul Laporan KKP ................................................................................................................ i

Lembar Persetujuan Laporan KKP .................................................................................................... ii

Kata Pengantar ..................................................................................................................................... iii

Daftar Isi ................................................................................................................................................ v

Daftar Simbol ...................................................................................................................................... vii

Daftar Gambar ................................................................................................................................... viii

Daftar Tabel ......................................................................................................................................... ix

Daftar Lampiran ................................................................................................................................... x

BAB I PENDAHULUAN .......................................................................................................... 1

1.1. Umum ............................................................................................................... 1

1.2. Maksud dan Tujuan .......................................................................................... 2

1.3. Metode Penelitian ............................................................................................. 2

1.4. Ruang Lingkup ................................................................................................. 3

1.5. Sistematika Penulisan ....................................................................................... 3

BAB II LANDASAN TEORI ..................................................................................................... 5

2.1. Konsep Dasar Sistem ...................................................................................... 5

2.2. Peralatan Pendukung ..................................................................................... 11

vi

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN ............................................................................ 18

3.1. Umum ............................................................................................................ 18

3.2. Tinjauan Perusahaan ..................................................................................... 19

3.2.1. Sejarah Perusahaan ..................................................................................... 19

3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi .................................................................. 24

3.3. Prosedur Sistem Akuntansi Berjalan ............................................................. 44

3.4. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Akuntansi Berjalan ................................. 44

3.5. Kamus Data ................................................................................................... 44

3.6. Spesifikasi Sistem Akuntansi Berjalan .......................................................... 50

3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan ..................................................... 50

3.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran ..................................................... 51

3.7. Permasalahan Pokok ..................................................................................... 51

3.8. Pemecahan Masalah ...................................................................................... 52

BAB IV PENUTUP ..................................................................................................................... 53

4.1. Kesimpulan.................................................................................................... 53

4.2. Saran .............................................................................................................. 53

DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................................................... 54

DAFTAR RIWAYAT HIDUP ....................................................................................................... 55

SURAT KETERANGAN PKL ..................................................................................................... 56

NILAI KULIAH KERJA PRAKTIK .......................................................................................... 57

LAMPIRAN-LAMPIRAN ............................................................................................................. 58

vii

DAFTAR SIMBOL

A. Simbol Data Flow Diagram

EXTERNAL ENTITY

Digunakan untuk menggambarkan suatu sumber atau tujuan

pada arus data.

DATA FLOW

Digunakan untuk menggambarkan suatu arus data.

PROCESS

Digunakan untuk menggambarkan suatu proses yang sedang

berlangsung.

DATA STORE

Digunakan untuk menggambarkan suatu tempat untuk

menyimpan atau mengambil data yang diperlukan.

viii

DAFTAR GAMBAR

1. Gambar III.1 Kantor CU. Keling Kumang Pertama ................................................................. 20

2. Gambar III.2 Branch Office Labung Laja Kedembak Air Tabun .......................................... 20

3. Gambar III.3 Logo CU. Keling Kumang 2008-2013 ............................................................... 23

4. Gambar III.4 Logo CU. Keling Kumang 2014 Hingga Sekarang .......................................... 23

5. Gambar III.5 Struktur Organisasi CU. Keling Kumang Pusat ................................................ 24

6. Gambar III.6 Struktur Organisasi CU. Keling Kumang BO. Labung Laja KAT ................. 25

7. Gambar III.7 Diagram Konteks Sistem Yang Diusulkan ........................................................ 46

8. Gambar III.8 Diagram Nol Sistem Berjalan .............................................................................. 47

8. Gambar III.9 Diagram Detail Sistem Berjalan .......................................................................... 48

ix

DAFTAR TABEL

1. Tabel II.1 Notasi Tipe Data ......................................................................................................... 16

2. Tabel II.2 Notasi Struktur Data ................................................................................................... 17

x

DAFTAR LAMPIRAN

1. Lampiran A-1 Laporan Absensi Bulanan .................................................................................. 58

2. Lampiran A-2 Absen Fingerspot ................................................................................................ 59

3. Lampiran A-3 Staf dan Karyawan CU. Keling Kumang ......................................................... 60

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Umum

Pada saat masa sekarang ini semua teknologi dan informasi sudah sangat

maju pesat dan cepat. Untuk itu semua kegiatan manusia dalam mengakses informasi

atau apapun begitusangat mudah untuk dikerjakan. Mengakses informasi apapun

sangat mudah didapat, bisadilakukan di rumah sehingga kebutuhan manusia yang

beranekaragam inilah yang mengakibatkan teknologi informasi menjadi maju

dan berkembang. Perkembangan teknologi dan sistem informasi inilah, yang pada

saat ini sangat dibutuhkan oleh perusahaan atau organisasi. Sebagai salah satu

contohnya dengan penggunaan komputerisasi pada sebuah perusahaan sebagai

alat bantu untuk menyimpan danmengolah segala bentuk data secara tepat, cepat dan

akurat. Sehubungan dengan kondisi perkembangan informasi atau di era globalisasi

saat ini. Dimana perusahaan atau instansi saling meningkatkan mutu dan kualitas

sistem informasinya, agar dapat bersaing di era globalisasi ini. Dengan adanya

penggunaan teknologi informasi yang secara optimal, perusahaan atau instansi

tersebuat akan terus meningkatkan mutu dan kualitasnya dengan baik agar dapat

dipercaya oleh konsumen dimasyarakat seperti sekarang ini, sehingga segalanya

mudah dan cepat diselesaikan. Credit Union Keling Kumang adalah sebuah lembaga

yang bergerak dibidang keuangan. Sampai pada saat ini semua proses yang dilakukan

oleh Credit Union Keling Kumang, dari proses absensi pegawai Semua data-data

2

tentang absensi pegawai dapat disimpan dan diolah dengan baik, sehingga data akan

selalu ada jika suatu waktu dibutuhkan sebagai laporan untuk lembaga/perusahaan.

Berdasarkan latar belakang ini, penulis ingin membuat tulisan ilmiah yang berjudul:

“Analisis Sistem Informasi Absensi Pegawai Pada Credit Union Keling Kumang

BO. Labung Laja Kedembak Air Tabun”

1.2. Maksud dan Tujuan

Maksud dari penelitian ini adalah sebagai syarat kelulusan yang harus diikuti

untuk menyelesaikan Laporan Kerja Praktek (KKP). Adapun tujuan penelitian ini

adalah sebagai berikut:

1. Meminimalkan kesalahan dalam pencatatan data absensi.

2. Meningkatkan disiplin kerja karyawan dalam hal absensi.

3. Membantu dalam perhitungan jumlah jam kerja karyawan.

4. Menyajikan data-data absensi karyawan secara akurat periodik.

1.3. Metode Penelitian

Dalam laporan ini penulis telah mengumpulkan data-data yang diperlukan

dengan beberapa metode yaitu:

1. Observasi

Disini penulis terjun langsung ke lapangan dengan mangamati langsung

terhadap objek penelitian yang tentunya akan memudahkan untuk

mendapatkan informasi yang dibutuhkan.

2. Wawancara kepada pihak terkait

3

Penulis mengumpulkan data dengan cara tatap muka langsung kepada

manager dan staf Credit Union Keling Kumang BO. Labung Laja

Kedembak Air Tabun sehingga diperoleh penjelasan yang lebih rinci dan

jelas.

3. Studi Pustaka

Mengumpulkan data-data yang diperlukan dengan mencarinya di buku-

buku, artikel, majalah, dan file-file yang tentunya berhubungan dengan

topik pembahasan.

1.4. Ruang Lingkup

Untuk lebih memusatkan permasalahan yang ada dan agar tidak

menyimpang dari pokok permasalahan, maka penulis membuat batasan permasalahan

yaitu mengenai Analisis Sistem Informasi Absensi Pegawai, sampai dengan

pembuatan laporan yang akan ditujukan kepada pimpinan lembaga.

1.5. Sistematika Penulisan

Berdasarkan pada penjelasan yang ada di atas, penulis pada bab ini akan

membahas masalah “Analisi Sistem Informasi Absensi Pegawai pada Credit

Union Keling Kumang BO. Labung Laja Kedembak Air Tabun”. Untuk dapat

mengetahui secara ringkas permasalahan dalam penulisan laporan KKP maka

digunakan sistematika penulisan yang bertujuan untuk memudah pembaca

menulusuri dan memahami isi laporan KKP sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

4

Pada bab ini penulis menguraikan latar belakang secara umum, maksud dan tujuan,

metode penelitian, ruang lingkup yang membatasi permasalahan dan

sistematika penulisan yang merupakan gambaran dari keseluruhan bab.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini menjelaskan tentang konsep dasar dati sistem yang dibahas dalam

ruanglingkup dan memberikan penjelasan secara teoritis tentang peralatan rancangan

sistemyang meliputi Diagram Alir Data (DAD) dan kamus data yang digunakan

dalam penulisan laporan KKP.

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

Bab ini akan menjelaskan mengenai sejarah singkat berdirinya perusahaan,

struktur organisasi dan fungsinya, prosedur sistem berjalan, Diagram Alir Data

(DAD), Kamus Data, Spesifikasi Sistem Berjalan yang terdiri dari bentuk dokumen

masukan (input) dan keluaran (output), permasalahan dan alternatif pemecahan

masalah.

BAB IV PENUTUP

Pada bab ini penulis mengemukakan beberapa kesimpulan dan saran-saran

yang berkaitan dengan sistem informasi absensi pada Creadit Union Keling Kumang

BO. Labung Laja Kedembak Air Tabun.

5

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem

A. Pengertian Sistem

Setiap sistem dibuat untuk menangani sesuatu yang secara terus-menerus dan

berulang kali atau secara rutin terjadi. Untuk memudahkan pemahaman mengenai

sistem pertama-tama kita peroleh dari definisinya, dengan demikian definisinya ini

mempunyai peranan yang penting dalam pendekatan untuk mempelajari suatu sistem.

Mempersoalkan sistem sebenarnya bukan membahas hal yang baru.

Menurut Mustakini (2009:34), “Sistem dapat didefinisikan dengan pendekatan

prosedur dan pendekatan komponen, sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan

dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu”.

Menurut Agus Mulyanto (2009:1) mendefinisikan bahwa, “Sistem secara

umum sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu

tujuan tertentu sebagai satu kesatuan”.

Menurut Moekijat dalam Prasojo (2011:152), “Sistem adalah setiap sesuatu

terdiri dari obyek-obyek, atau unsur-unsur, atau komponen-komponen yang bertata

kaitan dan bertata hubungan satu sama lain, sedemikian rupa sehingga unsur-unsur

tersebut merupakan satu kesatuan pemrosesan atau pengolahan yang tertentu”. Dari

pendapat yang dikemukakan di atas dapat disimpulkan bahwa system adalah suatu

kumpulan atau kelompok dari elemen atau komponen yang saling berhubungan atau

6

saling berinteraksi dan saling bergantung satu sama lain untuk mencapai tujuan

tertentu.

Definisi sistem menurut Jogiyanto (2005:1) dalam bukunya yang berjudul

Analisis dan Desain Sistem Informasi, pengertian sistem adalah sebagai berikut

“Sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,

berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan untuk menyelesaikan

suatu sasaran tertentu”.

Definisi lain sistem menurut Azhar Susanto (2007:24) dalam bukunya yang

berjudul Sistem Informasi Akuntansi, menyebutkan “Sistem adalah kumpulan/group

dari sub sistem/bagian/komponen apapun baik phisik yang saling berhubungan satu

sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan”.

Berdasarkan dua definisi sistem tersebut, maka penulis dapat menyimpulkan

bahwa sistem adalah suatu jaringan pekerjaan yang berhubungan dengan

prosedurprosedur yang erat hubungannya satu sama lain yang dikembangkan menjadi

satu skema untuk melaksanakan sebagian besar aktifitas perusahaan dalam mencapai

suatu tujuan. Dapat pula dikatakan bahwa suatu sistem terdiri dari struktur dan

proses. Struktur merupakan unsur – unsur yang secara integrasi membentuk sistem

tersebut. Sedangkan proses merupakan penjelasan prosedur atau tata urutan kerja dari

suatu sistem untuk mencapai tujuan tertentu. Agar suatu sistem dapat bekerja secara

efisien dan efektif maka setiap struktur dan proses tertentu harus saling berkaitan

antara satu dengan yang lainnya.

7

2.1.1. Elemen Sistem

1. Tujuan

Tujuan dari sistem sangat menentukan masukan yang dibutuhkan sistem.

2. Batasan

Dalam mencapi suatu tujuan dari sistem dibutuhkan batasanbatasan suatu

sistem dengan sistem yang lainnya atau lingkungan luarnya. Batasan

suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.

3. Kontrol

Kontrol merupakan pengawasan dari pelaksanaan pencapaian tujuan

sistem yang dapat berupa asal, masukan, frekuensi, masukan data dan

jenis masukan.

4. Input

Input merupakan bagian dari sistem yang bertugas untuk menerima data

dapat berupa asal masukan, frekuensi masukan data dan jenis masukan

data.

5. Proses

Proses merupakan bagian yang mengolah data menjadi informasi sesuai

dengan keinginan pemakai.

6. Output

Output merupakan keluaran atau tujuan dari sistem yang didapat dari

input dan proses yang dilakukan.

7. Umpan Balik

8

Dalam suatu sistem yang baik dibutuhkan adanya umpan balik yang

tujuannya sebagai perbaikan dan pemeliharaan.

2.1.2. Karakteristik Sistem

Model umum sebuah sistem adalah input, proses dan output. Hal ini

merupakan konsep sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran.

Sesuatu dapat dikatakan sistem jika didalamnya terdapat ciri-ciri atau karakteristik

sebuah sistem, yaitu terdiri dari:

1. Komponen Sistem (Components)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang

artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen

komponen sistem atau elemen-elemen sistem terdapat berupa suatu sub

sistem atau bagian-bagian dari sistem.

2. Batas Sistem (Boundary)

Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu

sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas

sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan.

Batas suatu system menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem

tersebut.

3. Lingkungan Luar Sistem (Environments)

Lingkungan Luar sistem adalah pihak-pihak diluar sistem yang

mempengaruhi sistem.

4. Penghubung Sistem (Interface)

9

Hubungan sistem adalah hubungan yang terjadi antar subsistem dengan

subsistem lainnya yang setingkat atau antara subsistem dengan sistem yang

lebih besar.

5. Masukan Sistem (Input)

Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan

dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal

(signal input). Masukan perawatan (maintenance input) adalah energi yang

dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Masukan sinyal

(signal input) adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.

6. Keluaran Sistem (Output)

Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan

menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.

7. Pengolah Sistem (Process)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah

masukan menjadi keluaran.

8. Tujuan Sistem (Goal)

Tujuan sistem merupakan target atau sasaran akhir yang ingin dicapai oleh suatu

sistem.Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan

2.1.3. Klasifikasi Sistem

1. Sebagai sistem abstrak (abstract system)

2. Sebagai sistem alamiah (natural system)

10

3. Sebagai sistem tertentu (determinate system) dan sistem tak tentu

(probabilistic system)

4. Sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system)

2.1.4. Pengertian Sistem Informasi

Menurut Azhar Susanto (2007:55) dalam bukunya yang berjudul Sistem

Informasi Manajemen, edisi 3 menjelaskan bahwa, ”Sistem informasi adalah

kumpulan dari sub-sub sistem baik phisik maupun non phisik yang saling

berhubungan satu sama lainnya dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai

satu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang berguna”.

Menurut Jogiyanto (2005:11) dalam bukunya yang berjudul Analisis dan

Desain Sistem Informasi yang diambil dari definisi Robert A dan K.Roscoe Davis,

adalah sebagai berikut, “Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu

organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung

operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dengan

laporanlaporan yang diperlukan”

Berdasarkan dua definisi sistem informasi tersebut, maka penulis dapat

menyimpulkan bahwa sistem informasi adalah kumpulan dari sub-sub sistem baik

phisik maupun non phisik di dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan

pengolahan transaksi harian, mendukung, bersifat manajerial dan kegiatan strategi

dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan

yang diperlukan.

11

2.2. Peralatan Pendukung

Peralatan pendukung (Tool System) merupakan alat yang digunakan untuk

menggambar logika model dari suatu sistem dengan menggunakan simbol-simbol,

lambang-lambang, ataupun diagram-diagram yang menunjukkan secara tepat arti dan

fungsinya. Fungsi dari peralatan pendukung (Tool System) adalah untuk menjelaskan

kepada user bagaimana fungsi dari sistem informasi dapat bekerja dengan suatu

bentuk logika model dan phsycal model.

Aplikasi Finger print adalah salah satu aplikasi yang dapat melakukan

pendeteksi dengan sidik jari, walaupun sebenarnya kalau kita membeli perangkat

finger print sudah di sertakan contoh-contoh penggunaanya dengan bermacam-

macam bahasa pemrograman.

Saat ini tools untuk TCP/IP fingerprinting yang paling lengkap dan luas

pemakaiannya adalah Nmap. Dengan menggunakan suatu database yang lebih dari

450 ciri-ciri untuk dibandingkan ke TCP/IP stack dengan operating sistem tertentu

atau hardware tertentu. Database ini termasuk sistem operasi yang komersial, router,

switch, firewall dan sistem-sistem yang lain. Setiap sistem yang percaya bahwa

TCP/IP adalah potensial untuk masuk database akan meng-update-nya secara priodik.

Nmap merupakan software yang bebas untuk didownload dan mudah untuk

digunakan.

Nmap fingerprint adalah sebuah sistem dengan 3 step.

1. Pertama, kemampuannya sebagai port scan untuk menemukan satu set

open dan closed TCP dan UDP port.

12

2. Kedua, kemampuan untuk melakukan generate bentuk paket-paket

kemudian mengirimnya ke remote host dan mendengar tanggapannya.

3. Ketiga, menggunakan hasilnya untuk diolah dan menemukan masukan

yang sesuai dengan database yang dimilikinya.

2.2.1. Diagram Alir Data (DAD)

1. Tahapan DAD (Diagram Alir Data)

a. Diagram Konteks

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data

yang akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk

menggambarkan sistem secara manual umum atau global dari

keseluruhan sistem yang ada.

b. Diagram Nol

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada

didalam diagram konteks yang penjabarannya secara terperinci.

c. Diagram Detail

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data diatas secara lebih

mendetail lagi dari tahapan proses yang ada didalam diagram nol.

2. Aturan Main DAD

a. Didalam diagram alir dat tidak boleh menghubungkan antara external

entity dengan external entity lainnya secara langsung.

b. Didalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan data store

yang satu dengan data store yang lainnya secara langsung.

13

c. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan juga data flow yang

keluar.

3. Cara Pembuatan Diagram Alir Data

a. Mulai dari umum sampai dengan detail (Top-Down Analysis)

b. Jabarkan proses sedetail mungkin

c. Pelihara konsistensi antar proses

d. Berikan label yang yang bermakna

4. Istilah dan Simbol yang digunakan dalam DAD

a. Kesatuan Luar (External Entity)

External entity mewakili entitas eksternal yang berkomunikasi dengan

sistem yang dikembangkan. External entity merupakan kesatuan

dilingkungan sistemyang dapat berupa manusia, organisasi, atau sistem

lainnya yang berada dilingkungan luar sistem yang akan memberikan

input atau output dari sistem. Biasanya external entity ini dikenal

dengan nama entiras sumber atau tujuan. External entity dapat juga

berupa departemen, divisi, atau sistem diluar sistem yang

berkomunikasi dengan sistem yang dikembangkan.

b. Proses (Process)

Menggambarkan proses pengolahan atau transformasi data. Proses

disebut juga fungsi atau informasi. Komponen proses yang

menggambarkan bagian dari sistem yang mentransformasikan input ke

output atau dapat dikatakan bahwa komponen proses menggambarkan

transformasi suatu input atau lebih menjadi output.

14

c. Arus Data (Data Flow)

Suatu data flow atau alur data dapat dipresentasikan dengan anak

panah yang menunjukan arah menuju keadaan keluar dari suatu proses.

Alur data ini digunakan untuk menerangkan perpindahan data atau

juga informasi dari suatu bagian sistem kebagian lainnya. Arus data

disimbolkan dengan panah.

d. Simpanan Data

Simpanan Data flow yang sudah disimpan atau diarsipkan.

2.2.2. Kamus Data

Kamus data berfungsi sebagai suatu katalog yang menjelaskan lebih detail

tentang DAD yang mencakup process, data flow, dan data store. Macam-macam

atribut kamus data yaitu:

1. Nama Arus Data

Hal ini harus terdapat dalam kamus data, sehingga mereka yang membaca

DAD dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data

dalam DAD dapat mudah mencari di kamus data.

2. Arus Data

Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan

menuju. Keterangan arus data ini harus perlu dicatat di kamus data agar

memudahkan mencari arus data didalam DAD.

15

3. Tipe Data

Tipe data perlu dicatat dalam kamus data, kerena dapat digunakan untuk

mengelompokkan kamus data kedalam kegunaannya sewaktu

perancangan sistem.

4. Struktur Data

Struktur data menunjuan arus data yang dicatat. Pada kamus data terdiri

dari item-item atau elemen-elemen data.

5. Penjelasan

Untuk lebih memperjelas tentang makna dari arus data yang dicaat di

kamus data, maka bagan penjelasan dapat diisi dengan keterangan-

keterangan tentang arus data tersebut.

6. Volume

Menunjukan banyaknya arus data yang mengalir dalam suatu periode

tertentu.

7. Periode

Periode ini merupakn kapan terjadina arus data ini, periode perlu dicatat

di kamus data karena dapat digunakan untuk mengidentifikasi kapan input

data harus dimasukkan kedalam sistem, kapan proses program dilakukan

dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.

8. Alias

Alias atau nama lain dari data yang harus dituliskan. Alias perlu ditulis

karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk oran atau

departeman yang satu dengan yang lain.

16

2.2.3. Notaris Pada Kamus Data

Terdiri dari dua macam yaitu:

1. Notasi tipe data

Notasi tipe data untuk membuat spesifikasi format input maupun output

suatu data notasi yang umum digunakan antara lain:

Table II.1 Notasi Tite Data

Notasi Keterangan

X Untuk setiap karakter

9 Angka numerik

A Karakter Alphabet

Z Angka nol yang ditampilkan spasi kosong

. Pemisah ribuan

, Pemisah pecahan

- Tanda penghubung

/ Pembago

Sumber : Kendall (2010:344)

17

2. Notasi Struktur Data

Notasi yang digunakan untuk membuat spesifik elemen data. Dimana

notasi yang digunakan adalah sebagai berikut:

Tabel II.2 Notasi Struktur Data

Notasi Keterangan

= Terdiri dari

+ Dan atau and

( ) Pilihan optimal

{ } Iterasi (perulangan proses)

[ ] Pilihan salah satu pilihan yang ada

| Pemisah pilihan didalam tanda [ ]

* Keterangan atau catatan

@ Field kunci

Sumber : Kendall (2010:338)

18

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Umum

Sistem berjalan adalah proses input-output data yang terjadi pada suatu

sistem yang sedang berjalan. Tujuannya untuk memberikan gambaran secara

terperinci tentang masalah yang timbul dalam suatu organisasi atau perusahaan.

Dalam prosedur sistem berjalan, banyak sekali ditemukan aliran data beserta

proses keluar masuknya data tersebut yang tergambar dalam diagram aliran data. Tak

terlepas dari itu semua, sistem berjalan juga mempunyai kamus data yang

memudahkan user dalam membaca setiap pengkodean. Pengkodean ini dilakukan

agar memudahkan user dalam menginput setiap data.

Dalam hal penginputan data, sistem berjalan mempunyai dokumen-dokumen

berupa dokumen masukan dan dokumen pengeluaran. Dokumen tersebut berguna

sebagai resi atau bukti bahwa adanya proses yang telah berlangsung.

Untuk beberapa lembaga/perusahaan yang sudah berbasis komputerisasi

secara sempurna, terdapat spesifikasi file, struktur kode dan spesifikasi program

dengan tingkat kerumitan yang cukup tinggi. Namun untuk Credit Union Keling

Kumang BO. Labung Laja Kedembak Air Tabun, mereka tidak memiliki data

mengenai spesifikasi file, struktur kode yang komplek dan spesifikasi program.

Semua itu hanya terintegrasi di pusatnya, yaitu Sekadau.

19

Meskipun demikian dengan teknik yang sedemikian rupa, mereka mampu

melaksanakan sistem dengan baik. Semua data input yang ada di Kedembak Ar

Tabun, dikirim ke pusatnya. Di sanalah baru spesifikasi file, pengkodean dan

spesifikasi program dibuat secara mendetail oleh bagian IT dan accounting.

3.2. Tinjauan Perusahaan

3.2.1. Sejarah Perusahaan

Credit Union pertama kalinya masuk dan dikenal di Indonesia pada tahun

1970 yang diperkenalkan oleh P. Karl Albrecth Karim Arbi, SJ. Pada tahun 1993

berdirinya sebuah koperasi yang diberi nama Credit Union Keling Kumang yang

pendirinya sekaligus penggagasnya yaitu Drs. Munaldus, MM dan sekarang beliau

adalah mantan Ketua CU Keling Kumang 1993-2012. Beliau adalah seorang dosen di

salah satu universitas di Pontianak. Pendidikan terakhir beliau sampai S2 dari The

Ohio State University Amerika Serikat. Beliau membaktikan sebagaian hidupnya di

dunia Credit Union (CU)/Koperasi. Pada tahun berdirinya Credit Union, kantor

pertama masih menumpang pada kantor Koordinator di kampong Tapang Sambas

Desa Tapang Semadak Kabupaten Sekadau Kalimantan Barat Indonesia, hingga pada

tahun 1995 Credit Union berhasil mendirikan kantor sendiri. Koperasi yang telah di

gagas Munaldus hingga saat ini telah mencapai 62 Tempat Pelayanan yang sering di

singkat TP. Dan pada tahun 2016 Tempat Pelayanan TP telah berubah nama menjadi

Branch Officer (BO).

20

Gambar III.1

Kantor CU. Keling Kumang Pertama

Gambar III.2

Branch Office Labung Laja Kedembak Air Tabun

Menurut legenda dan cerita rakyat baik itu Tokoh Agama, Keling Kumang

merupakan dua tokoh laki-laki dan perempuan. Secara umung Keling adalah seorang

laki-laki yang gagah, kuat, sakti, pengayom, disegani dan tidak mati sampai sekarang.

21

Keling dalam cerita rakyat suku Dayak adalah seorang pemuda sakti yang sering

berburu di hutan. Kumang adalah seorang perempuan yang cantik jelita, mempesona,

pintar dan cerdas, lemah lembut dan setia dan dalam cerita rayak Kumang merupakan

bidadari cantik pada masa itu. Penggabungan Keling dan Kumang jika diartikan

adalah “Kekuatan yang mengayomi, dikelola secara professional (pintar dan cerdas),

setia kepada anggota dan hidup sepanjang masa”.

Cerita tersebut merupakan awal timbulnya nama Credit Union yang di beri

nama Keling Kumang. Banyak sumber yang tidak sama percis menceritakan siapa

atau apa itu Keling dan Kumang yang sebenarnya. Pada dasarnya Keling Kumang

adalah 2 tokoh laki-laki dan perempuan yang tidak sengaja bertemu, mereka akhirnya

bersatu membangun rumah tangga. sumber ini berasal dari Kabupaten Sanggau, ia

adalah R. Masri Sareb Putra. Ia lahir di Jangkang Benua, Kecamatan di wilayah

perbatasan Kabupaten Sanggau dan Serawak Malaysia. Suku R. Masri Sareb Putra

adalah suku Ibanik (Dayak).

Awal masuk Credit Union Keling Kumang di Kedembak Air Tabun adalah,

berawal dari salah seorang yang terinspirasi ketika berkunjung ke kampung

kelahirannya yang melihat masih sangatnya minim keperluan yang digunakan sehari-

hari warga setempat untuk mempermudah pekerjaan sehari-hari. Seperti peralatan

elektronik, pembangunan perumahan, sekolah dan fasilitas-fasilitas lainnya. Ia adalah

seorang anggota di kantor pusat bernama Semiun yang berasal dari Sirang Setambang

Kecamatan Sepauk. Tanggal 5 Oktober 2005 berdirinya Credit Union Keling

Kumang TP. Kedembak Air Tabun yang di rintis oleh 15 orang dan tiga diantaranya

kelompok inti sekaligus anggota pertama Credit Union. Kepala Manager pada saat itu

22

masih di pimpin oleh Harun VS, S.Sos. MM yang dikenal sekarang Manager Area

(MA). Beliau juga merangkap juga sebagai Manager Area Kaupaten Sintang

sekaligus Branch Manager di Credit Union Keling Kumang TP. Kedembak Air

Tabun.

Tepat pada tahun 2009 umur kantor Credit Union Keling Kumang berusia

tiga tahun empat bulan telah berhasil mendirikan kantor sendiri yang diresmikan oleh

Bupati Sintang dengan jumlah anggota pada saat itu mencapai 1570 anggota dan aset

mencapai 5,65 Miliyar dan telah membuka kantor TPK baru di Senaning Kecamatan

Ketungau Hulu Kabupaten Sintang dan sehingga tahun 2016 anggota Keling Kumang

telah mencapai 2935 anggota. Dari nama Tempat Pelayanan tersebut ada dua nama

usulan lain yaitu TP. Kempas dan TP. Payung Menua, sehingga TP. Labung Laja

yang dipilih karena mendekat dengan kata Keling Kumang yang artinya menurut

cerita rayat adalah: Labung merupakan seorang kaki tangan kepala kampung,

sedangkan Laja merupakan pengurus kampung.

Tahun 2008-2013 Credit Union Keling Kumang masih menggunakan

program yang diberi nama CUCIS (Credit Union Core Information System). Program

ini dapat di jalankan pada Komputer dengan spesifikasi Pentium IV dengan RAM

512MB DDR 1 dan Sistem Operasi Windows 2000 dan versinya hingga sampai

Update version 7.5.

23

Gambar III.3

Logo CUKK 2008-2013

Sampai pada tahun 2014 sampai sekarang logo maupun program Credit

Union Keling Kumang sudah banyak mendapatkan pembaharuan guna

mempermudah kinerja staf dan karyawan. Baik itu dari segi grafis, interface, bahkan

memudahkan dalam setiap laporan yang database penyimpanan. Program ini diberi

nama SIP (Sistem Informasi Puskhat) yang dikembangkan IBS PT. USSI Bandung.

SIP Full Integrated, SQL Technology, Script Engine, Report Engine dan ISO-8583.

Logo baru Credit Union Keling Kumang dan sreenshot program SIP dapat dilihat

pada gambar dibawah.

Gambar III.4

Logo CUKK 2014 hingga sekarang

24

3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

1. Struktur Organisasi Credit Union Keling Kumang Pusat dan Branch

Office Labung Laja Kedembak Air Tabun terdapat pada gambar dibawah.

GAMBAR III. 5

Struktur Organisasi CUKK Pusat

25

Gambar III. 6

Struktur Organisasi CUKK BO. Labung Laja

2. Tugas dan Tanggung Jawab Staf / Karyawan Credit Union Keling

Kumang Branch Office Labung Laja Kedembak Air Tabun adalah

sebagai berikut:

a. Branch Manager

Hubungan kerja Branch Manager menjalin hubungan baik dan

berkomunikasi dengan manajemen dan staf di Branch Office, Head

Office, pemerintah Lokal, serta anggota. Pernyataan kerja Branch

Manager harus mengambil Tanggung jawab keseluruhan untuk kinerja

26

Branch Office. Dengan demikian ia memastikan pelaksanaan yang

efektif dan efisien dalam menjalankan operasional di Branch Office.

Tugas dan tanggungjawab selain diminta untuk melakukan fungsi lain

seperti yang dipersyaratkan oleh Chief Operating Officer (COO), Branch

Manager harus melakukan tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:

1) Pengelolaan kegiatan operasional di Branch Office

a) Melakukan evaluasi kinerja Branch Office setiap hari, mingguan

dan bulanan terhadap sasaran yang telah ditargetkan;

b) Merekrut, melatih, memotivasi dan mengevaluasi staf di bawah

pengawasannya;

c) Memastikan bahwa semua staf di bawahnya sedang menjalankan

fungsinya sesuai yang telah ditetapkan;

d) Merekomendasikan pengangkatan, pemecatan dan pemindahan

staf;

e) Menerapkan dan memberlakukan kebijakan dan Standar

Operasional Prosedur (SOP);

f) Mempersiapkan program kerja dan Rancangan Kerja dan

Anggaran (RKA) Branch Office secara tahunan, termasuk

rencana dan proyeksi untuk anggota dan pertumbuhan produk

dan perbaikan atau pemeliharaan kualitas portofolio pinjaman;

g) Memonitor kerja tahunan dan rencana keuangan yang telah di

setujui;

27

h) Melakukan tinjauan dan validasi lapangan dalam proses

investigasi kredit dan membantu risk department dalam membuat

Standar Operasional Prosedur (SOP);

i) Melakukan kunjungan lapangan/ verifikasi/ pertemuan dengan

anggota sebagai bagian dari persetujuan dan proses supervisi

yang biasa dilakukan;

j) Merekomendasikan tindakan korektif untuk meminta persetujuan

Head Office dan menerapkan langkah-langkah yang disetujui

yang dapat meningkatkan kualitas pelayanan;

k) Menyapa anggota setiap kali mereka mengunjungi kantor,

memberi mereka rasa Head Office amat yang tinggi, pengertian

dan perhatian.

2) Mengelola manajemen akuntansi cabang dan operasional keuangan

a) Memastikan ketersediaan keuangan untuk pencairan pinjaman,

dan semua berkas kredit yang telah disetujui sudah diperiksa;

b) Memastikan semua transaksi keuangan tercatat sesuai standar

akuntansi dan terdokumentasi dengan baik;

c) Memastikan kerjasama semua staf cabang dalam mendukung

audit internal dan eksternal;

d) Memastikan semua dokumen lengkap, up to date dan akurat

sebelum mengirimkan ke Head Office;

e) Mengawasi sumber daya keuangan serta fisik kantor cabang;

28

f) Bertanggung jawab atas pelaksanaan yang efektif dan kepatuhan

pada semua tingkat pengendalian internal.

3) Membangun Aliansi dan Jaringan

a) Membangun hubungan yang profesional dengan masyarakat

lokal, publik dan swasta dan orang-orang yang dapat membantu

Anda meningkatkan kinerja Branch Office;

b) Mengadakan pertemuan, acara dan kegiatan lainnya di Branch

Office atau tempat yang ditugaskan.

b. Acconting

Hubungan Kerja Akuntan berurusan lebih banyak dengan Head

Office, dengan staf di Branch Office, dan memiliki hubungan yang sama

baiknya juga dengan kantor Branch Office lainnya. Pernyataan Pekerjaan

Di bawah pengawasan langsung oleh Manager. Akuntan melakukan

pelayanan keuangan yang berkualitas kepada anggota di kantor,

bertanggungjawab secara langsung terhadap pelayanan dan transaksi

keuangan di kantor. Accounting harus menjalankan tugas dan

tanggungjawab sebagai berikut:

1) Melaksanakan transaksi keuangan di Branch Office sesuai dengan

SOP dan kebijakan

a) Mengikuti briefing pagi setiap hari;

b) Memberikan kas awal kepada kasir;

c) Memvalidasi setiap transaksi keuangan;

d) Menganalisis dan memverifikasi transaksi keuangan;

29

e) Mencatat kas masuk dan kas keluar ke dalam buku kontrol kas;

f) Mencocokan transaksi per tanggal sebelum melakukan jurnal

harian;

g) Melakukan jurnal setelah tutup buku harian kasir;

h) Melakukan perhitungan kas yang disetor kasir setelah tutup buku

harian kasir;

i) Membuat SLIP MEMO jika diperlukan;

j) Mengeluarkan Budget untuk operasional Branch Office;

k) Melaksanakan transaksi setor-tarik rekening bank, jika Branch

Office ada rekening bank sendiri;

l) Menandatangani berita acara serah terima kas dari kasir;

m) Menyimpan uang di brankas dan memastikan brankas terkunci

dengan aman sesuai ketentuan Standar Operasional Prosedur

(SOP);

n) Menyerahkan kunci brankas kepada petugas pemegang kunci

brankas;

o) Mencetak kontrol kas, bukti perhitungan kas fisik harian dan

dokumen lain yang diperlukan dan meminta pengesahan dari

Branch Manager;

p) Melakukan pengecekan semua transaksi selama satu bulan

sebelum melakukan posting bulanan;

q) Melakukan posting administrasi;

30

r) Membuat dan menjurnal SLIP MEMO penyesuaian (biaya

dibayar dimuka, BJS, bunga bank, pajak bank, dll);

s) Melakukan back-up data sebelum posting akunting Back Up

Accounting;

t) Melakukan posting Accounting;

u) Mengamankan data setelah posting akunting

v) Membuat Laporan Keuangan Bulanan;

w) Melakukan Posting tahunan;

x) Melakukan Penarikan Simpanan Sukarela (SISKA) untuk

administrasi Tahunan, Solidaritas Kesehatan (SOLKES), Dana

Menuju Sebayan (DMS), Solidaritas Rawat Inap (SOLRANAP);

y) Membuat SLIP MEMO penarikan Simpanan Sukarela (SISKA)

untuk administrasi tahunan, Solkes, DMS, Solranap.

2) Mengamankan uang di Branch Office

a) Menjaga likuiditas sesuai dengan ketentuan di SOP;

b) Menyetorkan dan menarik uang ke/dari bank.

3) Melakukan Pembayaran Klaim Asuransi Simpanan (ASIM) Asuransi

Pinjaman (APIN)

a) Mengecek kelengkapan berkas klaim ASIM-APIN yang di bawa

oleh Loan Officer ataupun yang diantar langsung oleh ahli waris

ke kantor;

b) Mengirim Berkas Klaim Asim-Apin ke Head Office;

c) Mencairkan Klaim Asim-Apin Kepada Ahli waris.

31

c. Teller

Hubungan Kerja Teller berurusan dengan Head Office, staf di

dalam Branch Office, anggota, dan memiliki hubungan yang sama

baiknya dengan kantor Branch Office lainnya. Pernyataan Pekerjaan

Teller dibawah pengawasan dan arahan dari akuntan. Mengelola

Manajemen Informasi Sistem (MIS) Branch Office secara efektif dan

efesien untuk penerapan operasional keuangan, lapangan dan keperluan

kantor. Membuat Administrasi kredit dan keuangan terdokumentasi

sesuai standard 5R. Tugas dan Tanggungjawab.

Disamping diminta untuk menjalankan fungsi lainnya yang diminta

oleh Branch Manager, Teller harus menjalankan tugas dan

tanggungjawab berikut:

1) Menangani pembayaran apapun yang jatuh tempo dari anggota

baik yang secara langsung datang ke kantor maupun melalui

Loan Officer.

a) Mengikuti briefing pagi setiap hari;

b) Membuat dan menyerahkan daftar anggota yang akan

dikunjungi oleh Loan Officer;

c) Menerima uang dari Loan Officer dan anggota;

d) Menerbitkan bukti penerimaan uang baik dari anggota

maupun dari Loan Officer;

e) Memberikan semua uang yang diterima dari Loan Officer

dan anggota kepada kasir;

32

f) Mengelola rekaman semua uang yang diterima.

2) Memberi kode semua transaksi dengan anggota ke dalam MIS.

a) Mengkodekan semua transaksi baik dari pengumpulan

dirinya sendiri atau dari kasir;

b) Review dan menyimpan dokumen transaksi;

c) Memberikan dokumen pendukung kepada akuntan untuk

direviu, diotorisasi dan diposting;

d) Memasukkan penyesuaian, jika ada teridentifikasi oleh

Akuntan, dan memberikan kembali untuk review, otorisasi

dan posting.

3) Melakukan pengarsipan database anggota sesuai standar 5R.

a) Menerima dan mengarsipkan semua dokumen database

anggota, kredit dan keuangan sesuai Program Tahapan

(PROTAP) dan standar yang sudah ditetapkan;

b) Mendata dan mengarsipkan secara aman semua dokumen

jaminan pinjaman, seperti sertifikat tanah, BPKB, Surat

Keterangan Tanah, SK Pegawai Negeri Sipil, Taspen, dll.

4) Melakukan proses perkreditan.

a) Menerima berkas permoHead Officenan pinjaman dari

anggota/ Loan Officer;

b) Membantu Head Office mengisi Surat Permohonan

Pinjaman;

33

c) Meminta kepada pemoHead Officen untuk memenuhi semua

persyaratan pengajuan pinjaman sesuai Pola Kebijakan

(POLJAK) dan Program Tahapan (PROTAP);

d) Menyerahkan berkas pengajuan kredit yang sudah lengkap

kepada Loan Officer untuk ditindaklanjuti dengan on the

spot (analisis kredit)

e) Setelah permohan Head Office kredit dianalisis, Teller

menerima berkas pengajuan kredit yang sudah dianalisis

oleh Loan Officer;

f) Memeriksa dan memilah pengajuan kredit yang sudah

dianalisis untuk diserahkan ke Komite Manajemen di

Branch Office/ Komite Kredit di Area Office/ ke Komite

Eksekutif;

g) Menyusun jadwal rapat komite Manajemen di Branch

Office;

h) Menyerahkan berkas permoHead Officenan kredit ke

Komite Manajemen untuk dirapatkan dan diputuskan;

i) Menerima berkas permohonan kredit yang sudah dirapatkan/

diputuskan oleh Komite Kredit Manajemen dan memastikan

Surat Keputusan Komite Kredit sudah ditandatangani oleh

Komite Kredit;

j) Menghubungi anggota untuk memberitahukan keputusan

kredit (disetujui/ditolak);

34

k) Menyiapkan surat perjanjian kredit dan dokumen pencairan

kredit lainnya;

l) Jika keputusan kredit disetujui, maka menghubungi notaris,

jika diperlukan;

m) Menyerahkan berkas permoHead Officenan kredit yang

disetujui kepada Akuntan/Branch Manajer (di Branch

Office) untuk proses pencairan kredit;

n) Merekap dan mendata laporan kredit lalai setiap hari;

o) Membuat Berita Acara Penyerahan dan Pengambilan Barang

Jaminan.

5) Menerima anggota masuk baru.

a) Menerima dan melayani anggota yang masuk baru dan/atau

bertanya;

b) Membantu Head Office mengisi Surat Permohonan Menjadi

Anggota;

c) Meminta kepada Head Office untuk memenuhi semua

persyaratan Anggota Baru sesuai Poljak dan Protap;

d) Menyerahkan semua berkas Permonan Menjadi Anggota

yang sudah lengkap beserta uang kepada Kasir untuk di

entri.

6) Melaksanakan tugas-tugas administrativ.

a) Menjawab dan memasukkan semua surat/kertas/dokumen

masuk dan keluar resmi ke dalam Buku kontrol;

35

b) Memberi stempel/cap keluar untuk semua surat keluar yang

telah dikirimkan dan melampirkan kwitansi pengiriman ke

dalam duplikat dan mengarsipkan sesudahnya;

c) Mengontrol nomor surat atau nomor kontrak untuk arahan/

permintaan/ kontrak yang diterbitkan oleh Branch Manager;

d) Memastikan bahwa permintaan memo dan kantor yang

diterbitkan oleh Manager Tempat Pelayanan kepada semua

staf dikirimkan sesuai dengan seharusnya dan sepatutnya

diparaf oleh semua pihak yang terkait, kemudian

dimasukkan ke dalam Papan Bulletin Staf;

e) Mengelola papan bulletin staf di Branch Office;

f) Secara teratur mengupdate papan informasi pinjaman dan

pengumpulan/penagihan dan memastikan bahwa Branch

Office terus melacak tujuan dan targetnya yang telah

dijanjikan;

g) Memastikan semua dokumen terdokumentasi dengan baik

dan terjaga dari hal-hal yang tidak pantas oleh staf Branch

Office yang manapun.

d. Cashier

Hubungan Kerja Kasir berurusan dengan Head Office, dengan

staf di Branch Office, anggota, memiliki hubungan yang sama baiknya

36

juga dengan kantor Branch Office lainnya. Pernyataan Pekerjaan dibawah

pengawasan langsung dari Akuntan dan sering berkonsultasi dengan

Branch Manager. Kasir bertanggugjawab untuk menyimpan, menangani

dan menjaga dengan aman uang kas/cek yang diterima atau dibayarkan di

kantor. Melakukan transaksi setor-tarik, pembayaran dan pencairan

pinjaman. Tugas dan Tanggung jawab disamping diminta untuk

menjalankan fungsi lainnya yang diminta oleh Akuntan, Kasir harus

menjalankan tugas dan tanggungjawab berikut:

1) Bertindak sebagai staf pencairan untuk semua pembayaran di

Branch Office yang telah disetujui.

a) Melayani transaksi penarikan tunai secara jelas, cepat, dan

ramah;

b) Berkoordinasi dengan Kepala Loan Officer untuk jadwal

dan jumlah pembayaran pinjaman dan pembayaran insentif

Pangkalan Kolektor (PK);

c) Menyiapkan slip pencairan yang telah disetujui oleh Branch

Manager/ Akuntan;

d) Melakukan pencairan pinjaman anggota;

e) Memastikan bahwa anggota/orang yang menerima uang

adalah benar anggota/orang yang berhak menerima

pembayaran sesuai prosedur yang ditetapkan;

f) Memberikan stempel pada semua slip pencairan dan

dokumen pendukung “yang telah dibayarkan” sesegera

37

mungkin setelah pembayaran dilakukan dan slip pencairan

ditandatangani oleh orang yang dibayarkan;

g) Melakukan entri transaksi ke dalam MIS;

h) Menyimpan dan menjaga rekaman slip pencairan yang telah

didistribusikan setiap harinya.

2) Menangani pengumpulan pembayaran apapun yang jatuh tempo

dari anggota, staf atau pembayar lainnya.

a) Menerima kas awal dari Akuntan;

b) Menerima semua uang tunai dan cek dari Head Office,

Teller, Loan Officer dan Anggota;

c) Menerbitkan Bukti Tanda Terima yang sah untuk semua

pembayaran dan penyetoran;

d) Menyimpan pembayaran/pengumpulan yang diterima

sesegera mungkin sesuai dengan Kebijakan Manajemen

Kas;

e) Menyerahkan kas fisik kepada akuntan setelah tutup buku

harian;

f) Mendokumentasikan semua slip penyetoran, penarikan, dan

pembayaran sesuai standar 5R;

g) Bertindak sebagai kasir transfer (jika tidak ada kasir khusus

transfer).

3) Mengamankan semua dana (kas/cek) Tempat Pelayanan dan

data-data yang bersifat rahasia

38

a) Memastikan bahwa uang kas yang ditangani disimpan

dengan aman sampai tutup buku harian;

b) Menjaga semua rahasia lembaga dengan tegas.

4) Melaksanakan tugas-tugas insidental yang diberikan oleh atasan.

e. Head Loan Officer

Hubungan kerja Kepala Loan Officer mengelola hubungan

secara rutin dengan manajemen dan staf di Branch Office, Head Office,

orang yang berwenang setempat (Camat, Kades, Kadus, dll) dan anggota

sebagaimana seharusnya. Pernyataan pekerjaan dibawah pengawasan

langsung oleh Branch Manager, Loan Officer Kepala menerapkan,

memonitor, dan mengevaluasi operasional pelayanan kredit. Dia

bertanggungjawab secara langsung terhadap kualitas kredit dan kinerja

pengumpulan/penagihan di Branch Office. Tugas dan tanggungjawab

disamping diminta untuk menjalankan fungsi lainnya yang diminta oleh

Branch Manager, Loan Officer Kepala harus menjalankan tugas dan

tanggungjawab berikut:

1) Mengelola keseluruhan komponen program kredit dan

pengumpulan/ penagihan.

a) Menyiapkan dan merekomendasikan Rencana Kerja

Manajemen Kredit dan Perencanaan Keuangan Tahunan;

b) Menerapkan Rencana Kerja Manajemen Kredit dan

Perencanaan Keuangan Tahunan yang telah di sahkan.

39

Memastikan bahwa setiap deviasi dari rencana tersebut direviu

ulang dan masuk dalam program berikutnya yang disahkan oleh

Branch Manager;

c) Bersama dengan akuntan, Teller dan Branch Manager

menetapkan efisiensi operasional Branch Office (Biaya per unit

uang yang dipinjamkan, biaya per pinjaman yang dibuat,

jumlah peminjam aktif per Loan Officer, dan portofolio per

Loan Officer); dan menyarankan ukuran untuk meningkatkan

operasionalnya;

d) Menetapkan kualitas portofolio (portofolio tunggakan, PAR,

dan rasio cadangan) dan merekomendasikan strategi-strategi

untuk meningkatkannya;

e) Menerapkan dan memaksa orang lain agar patuh terhadap

kebijakan dan panduan yang berhubungan dengan layanan

keuangan yang di berikan oleh Branch Manager;

f) Melakukan review kinerja kredit secara semester dan tahunan

berdasarkan pencapaian dari target kredit dan pengumpulan/

penagihan yang ditetapkan;

g) Membantu dalam perekrutan Loan Officer, dan mengambil

tanggungjawab dalam training, memotivasi dan mengevaluasi

mereka;

h) Membuat dan melaksanakan program pemasaran produk dan

pelayanan.

40

i) Mendesain kegiatan-kegiatan lapangan dan membuat jadwal

harian, mingguan dan bulanan;

j) Melakukan rapat rutin dengan Loan Officer, reviu internal,

validasi lapangan, memastikan bahwa semua Loan Officer

menyelesaikan tugas-tugas mereka sebagaimana yang diminta:

- Promosi

- Rapat-rapat

- Prosedur rekaman penyimpanan Keuangan

- Pendidikan anggota

- Dokumen persiapan, dan lain-lain

- Cek semua dokumen pinjaman untuk memastikan mereka

melengkapi dan memvalidasi survei kampung, perjanjian

pinjaman, survei bisnis anggota, survei data dasar anggota,

penyimpanan/penarikan simpanan, dan buku anggota.

k) Mendesain dan menerapkan tindakan pemecahan masalah;

l) Merekomendasikan penundaan sementara/suspensi, pemecatan,

dan/atau mutasi staf yang telah disupervisi;

m) Merekomendasikan tindakan yang akan meningkatkan

pemberian kredit kepada anggota;

n) Bertanggungjawab atas kegiatan Branch Office dalam hal

Branch Manager berhalangan berdasarkan surat penunjukkan;

41

o) Memotivasi dan membantu Loan Officer untuk menemukan

kelompok anggota, dalam melakukan survei data, dalam

menyelesaikan anggota yang menunggak;

p) Memonitor kegiatan harian Loan Officer dengan menggunakan

ceklis form monitoring;

q) Melapor kepada Branch Manager tentang segala masalah yang

terjadi di lapangan;

r) Mereview kinerja Loan Officer setiap akhir bulan;

s) Melakukan survey pasar untuk memperluas wilayah kerja

(kampung, desa, kecamatan, kabupaten lain).

2) Membangun Aliansi dan Jaringan

a) Berkolaborasi dengan lembaga keuangan lainnya dalam

wilayah operasinya, melakukan analisi bisnis yang sederhana

agar Branch Office bisa menjaga anggotanya yang ada

sekarang dan tentang bagaimana melakukan penetrasi pasar;

b) Memastikan bahwa perjanjian yang telah disepakati dengan

lembaga keuangan lainnya (seperti perlindungan dan jumlah

pinjaman) ditaati dan dihargai sepanjang waktu;

c) Berpartisipasi secara aktif dalam rapat, acara dan kegiatan-

kegiatan lainnya di wilayah kerja;

d) Melaksanakan tugas lainnya dari Branch Manager dan

melaksanakan tugas sebagai Branch Manager apabila Branch

Manager berhalangan dengan surat penunjukkan.

42

f. Loan Officer

Hubungan kerja Loan Officer mengelola hubungan secara rutin

dengan manajemen, staf dan Pangkalan Kolektor (PK), orang yang

berwenang setempat (Camat, Kapala Desa, Kapala Dusin, dll) dan

anggota sebagaimana seharusnya Loan Officer menjadi konsultan

keuangan bagi para anggota. Pernyataan pekerjaan di bawah pengawasan

langsung oleh Kepala Loan Officer. Loan Officer melakukan pelayanan

yang berkualitas kepada anggota di lapangan. Loan Officer

bertanggungjawab secara langsung terhadap kualitas kredit dan kinerja

pengumpulan/ penagihan/ collection di Branch Office. Tugas dan

tanggungjawab disamping diminta untuk menjalankan fungsi lainnya

yang diminta oleh Loan Officer Kepala harus menjalankan tugas dan

tanggungjawab berikut:

1) Menjadi marketing kredit, konsultan keuangan bagi anggota,

pengumpulan setoran dan penagihan di lapangan.

a) Mengikuti briefing pagi setiap hari;

b) Meminta dan menerima data pinjaman jatuh tempo dari Teller

yang akan ditagih pada hari tersebut;

c) Melakukan pengambilan setoran anggota yang jatuh tempo;

d) Melakukan penagihan kepada anggota yang lalai;

e) Melakukan analisis pinjaman bagi anggota yang mengajukan

pinjaman;

f) Menerima pengajuan pinjaman anggota di lapangan;

43

g) Menerima anggota masuk baru di lapangan;

h) Memberikan pendidikan kepada anggota;

i) Melakukan pengorganisasian kelompok anggota di lapangan;

j) Menyelesaikan semua complain anggota yang ada di wilayah

masing-masing;

k) Mencairkan pinjaman kelompok anggota di lapangan, anggota

berkumpul ditempat atau rumah yang telah ditentukan;

l) Membuat narasi hasil analisis di lapangan;

m) Memberikan rekomendasi keputusan pinjaman sesuai wewenang

kebijakan kredit;

n) Memasarkan produk simpanan, pinjaman, dan produk sosial;

o) Mendampingi anggota dalam mengembangkan usaha produktif;

p) Melakukan pendampingan dan monitoring kepada anggota yang

sudah mekakukan pinjaman;

q) Melapor kepada Kepala Loan Officer/ Branch Manager terhadap

semua permasalahan yang terjadi di wilayahnya;

r) Memberikan ceklist kelengkapan pengajuan pinjaman anggota

sesuai persyaratan yang telah ditentukan;

s) Memberikan akses seluas-luasnya bagi tim supervisi yang akan

mensupervisi ke wilayahnya;

t) Melakukan rekap setoran paling lama jam 3 sore sudah kembali

ke kantor setiap hari;

u) Menyerahkan uang setoran anggota kepada Teller setiap hari;

44

v) Membuat laporan harian setiap sore sesuai jenis laporan yang

diminta;

w) Mengikuti briefing sore setiap hari;

x) Melaksanakan tugas-tugas insidental yang diminta oleh atasan.

2) Memelihara hubungan baik dengan anggota dan jaringan di wilayah

kerjanya.

a) Bermitra dengan lembaga keuangan lainnya dalam wilayahnya,

mengikuti kegitan sosial diwilayahnya dan membangun

hubungan baik dengan pihak pemerintah;

b) Bagi anggota yang sulit memenuhi persyaratan menjadi anggota

dan persayaratan untuk mengajukan pinjaman Loan Officer wajib

memfasilitasi mereka dalam proses kelengkapan secara

administrasi;

c) Memastikan semua pelayanan berjalan sesuai dengan prosedur;

d) Mengamati adat dan budaya anggota di wilayah kerjanya;

e) Berpartisipasi dalam kegiatan yang dilaksanakan oleh anggota di

wilayahnya;

f) Melaksanakan peran kepala Loan Officer apabila kepala Loan

Officer berhalangan.

3.3. Prosedur Sistem Akutansi Berjalan

Adapun prosedur absensi pegawai pada Credit Union Keling Kumang BO.

Labung Laja Kedembak Air Tabun adalah sebagai berikut :

45

a. Prosedur pegumpulan data

Teller menyerahkan data karyawan seperti database kepada Brach Manager

untuk di input ke database.

b. Prosedur absensi Fingerspot.

Karyawan bekerja setiap hari senin sampai hari sabtu dan absen dilakukan

dua kali setiap jam kerja yaitu pada saat masuk 07:45 WIB dan pulang

15:45. Berbeda dengan karyawan bagian lapangan, ansen pulang dilakukan

sebelum pukul 24:00 WIB, dikarena jarak tempuh dari lapangan ke kantor

serta kendala2 lain yang mengakibatkan keterlambatan kembali ke kantor.

c. Prosedur pembuatan laporan.

Setelah Teller melakukan rekap absensi bulanan baik itu secara otomatis

dan manual, Teller menyerahkan kembali ke Branch Manager untuk di

bukukan ke laporan dan diserahkan ke pusat.

3.4. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Akuntansi Berjalan

Dari hasil analisa yang dilakukan pada Credit Union Keling Kumang BO.

Labung Laja Kedembak Air Tabun, akhirnya dapat diketahui bentuk sistem secara

garis besar yang sedang berjalan didalam perusahaan tersebut. Bentuk garis besarnya

dapat dilihat dalam diagram di halaman berikut ini.

3.4.1. Diagram Konteks yang diusulkan

Diagram kontek adalah suatu diagram yang menggambarkan suatu arus data

sistem. Untuk memahami suatu sistem yang menggambarkan secara keseluruhan,

46

diagram kontek usulan dari sistem informasi absensi karyawan pada Credit Union

Keling Kumang BO. Labung Laja Kedembak Air Tabun.

Gambar III.7

Diagram Konteks sistem yang diusulkan

47

Gambar III.8

Diagram Nol Sistem Berjalan

48

Gambar III.9

Diagram Detail Sistem Berjalan

3.5. Kamus Data

Pada kamus data ini terdapat keterangan tertulis mengenai suatu data secara

lebih rinci, karena kamus data harus dapat memberikan keterangan yang jelas tentang

data yang dicari. Berikut ini adalah kamus data dari masing-masing arus data yang

mengalir pada sistem informasi absensi karyawan :

A. Kamus data untuk menjelaskan data masukan

Nama arus data : Kartu absensi karyawan

Alias : -

49

Bentuk data : Dokumen/Kartu

Sumber data : Karyawan

Arus data : Dari karyawan ke proses 1.0

Rangkap : 1 (satu)

Struktur data : NIK, Nama , Nama bagian, Jam masuk, Jam keluar,

Keterangan.

Frekuensi : Setiap bulan

Penjelasan : Berisi data kehadiran karyawan selama satu bulan.

B. Kamus data untuk menjelaskan proses

Nama arus data : Data absensi karyawan

Alias : -

Bentuk data : Dokumen

Asal Data : Kartu Absensi

Arus data : Dari proses 1 ke file absensi

Nama Proses : Hitung jam kerja dan persentasi kehadirana

Alias : Jam kerja

Fungsi : Untuk menghitung dan memproses jam kerja, Jam

lembur dan persentasi kehadiran selama satu Bulan

Asal data : Data absensi karyawan

Struktur data : NIK, Nama, Nama Bagian, Jam masuk, Jam keluar,

Keterangan.

50

C. Kamus Data untuk data keluaran

Nama arus data : Laporan Absensi Karyawan

Alias : -

Sumber data : Kartu absensi karyawan

Bentuk data : Dokumen

Arus data : Dari proses 2.0 ke pimpinan

Penjelasan : Berisi simpanan data absensi karyawan untuk dicetak

Fungsi : Untuk membantu menghitung jumlah jam kerja

karyawan

Struktur data : NIK, Nama, Nama bagian, Jam masuk, Jam keluar,

Keterangan.

3.6. Spesifikasi Sistem Akuntansi Berjalan

Yang dimaksud dengan spesifikasi sistem berjalan adalah perincian dari

bentuk dokumen-dokumen yang digunakan dalam proses penjualan tas. Bentuk

dokumen itu sendiri digolongkan dalam dua bagian, yaitu dokumen masukan dan

dokumen keluaran.

3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Bentuk dokumen masukan adalah bentuk dari dokumen-dokumen yang masuk

atau diterima untuk melakukan proses. Dibawah ini adalah uraian bentuk dokumen

masukan yang ada dalam sistem absensi karyawan di CU. Keling Kumang BO.

Labung Laja Kedembak Air Tabun.

51

1. Nama Dokumen : Kartu Absen

Fungsi : Untuk Absen Karyawan

Sumber : Karyawan

Tujuan : Keuangan

Frekuensi : Setiap kali melakukan absensi

Jumlah : 1 kartu

Bentuk : Lampiran A.1

3.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

1. Nama Dokumen : Laporan

Fungsi : Laporan Absen Karyawan

Sumber : Absensi Karyawan

Tujuan : Keuangan

Frekuensi : Setiap bulan rekap absensi

Jumlah : 1 Set

Bentuk : Lampiran A.2

3.7. Permasalahan Pokok

Dalam pelaksanaannya, tentunya setiap perusahaan memiliki

permasalahannya masing-masing. Begitupun seperti yang terjadi pada CU. Keling

Kumang BO. Labung Laja Kedembak Air Tabun, permasalahan yang sering terjadi

antara lain :

52

1. Prosedur kegiatan dalam penanganan data absensi karyawan pada CU.

Keling Kumang BO. Labung Laja Kedembak Air Tabun masih tertulis

(manual) sehingga untuk pencatatan data masih memakan waktu yang

lama dan sangat dibutuhkan ketelitian yang tinggi agar tidak salah dalam

mencatat data tersebut.

2. Kurangnya pengontrolan dan pengendalian manajemen pada sistem

pendataan dan absensi karyawan,sehingga masih banyak kemungkinan

adanya tindak kecurangan pada data absensi (manipulasi data).

3.8. Pemecahan Masalah

Dari beberapa kendala yang dihadapi oleh CU. Keling Kumang BO. Labung

Laja Kedembak Air Tabun ada beberapa cara untuk mengatasi masalah tersebut

antara lain;

1. Sebaiknya CU. Keling Kumang BO. Labung Laja Kedembak Air Tabun

menerapkan sistem komputerisasi untuk memudahkan pencatatan data dan

absensi karyawan agar lebih mudah,cepat dan akurat.

2. Sistem manajemen pada pendataan dan absensi karyawan pada CU.

Keling Kumang BO. Labung Laja Kedembak Air Tabun agar segera

dibenahi agar lebih terkontrol dan terkendali sehingga bisa meminimalisir

kesalahan – kesalahan yang kerap terjadi serta mencegah adanya tindak

kecurangan pada data absensi (manipulasi data).

53

BAB IV

PENUTUP

4.1. Kesimpulan

Berdasarkan hasil analisa dan pembahasan yang telah disusun dalam

penulisan laporan KKP, maka dapat disimpulkan sebagai berikut :

a. Sistem absensi karyawan di Credit Union Keling Kumang BO. Labung Laja

sebagian masih di tulis tangan (manual) sehingga dibutuhkan ketelitian yang

tinggi juga memakan waktu yang lama.

b. Karena kurangnya pengontrolan pada sistem absensi yang digunakan maka

masih banyak ditemukan kecurangan-kecurangan pada data absensi karyawan

(manipulasi data).

4.2. Saran

Sehubungan dengan hal-hal yang telah dikemukakan diatas dan untuk

meningkatkan keberhasilan Sistem Manajemen Absensi, maka diberikan saran-saran

sebagai berikut:

a. Apabila sistem komputerisasi diterapkan dalam sistem absensi karyawan ini akan

lebih mempermudah dalam membantu pekerjaan sehingga akan lebih cepat dan

akurat.

b. Agar sistem informasi absensi ini menetapkan inti pengaman untuk mengawasi

dan menjaga supaya tidak terjadi manipulasi data dalam pencatatan absen.

54

DAFTAR PUSTAKA

Munaldus & Yuspita Karlena, 2016. Beware The Beast Within (Strategi Mencegah

dan Mengendalikan Kredit Lalai Pemangsa Credit Union). Jakarta. Kompas

Gramedia..

Munaldus, Yuspita Karlena, Yohanes RJ. 2014, The Exciting Journey. Kisah

Perjalanan 3 Aktivis Credit Union Ke Kathmandu, Nepal. Jakarta. Entertaiment

Essence Center.

R. Masri Sareb Putra. 2015. Keling Kumang, Novel Dayak Berlatar Sejarah.

Tanggerang, Banten . Entertaiment Essence Center.

http://www.widuri.raharja.info/index.php/KP1233473662#Alternatif_Pemecahan_Per

masalahan

Guritno, Suryo, Sudaryono dan Untung Rahardja. 2011. Theory and Application of IT

Research Metodologi Penelitian Teknologi Informasi. Yogyakarta: CV. Andi

Offset.

Pengantar Analisa Perancangan “Sistem”. Medan: STMIK Triguna Dharma. Vol. 9,

No. 2, Agustus 2010

Edi. Doro, dan Betshani. Stevalin. 2009. Analisis Data dengan Menggunakan ERD

dan Model Konseptual Data Warehouse. Bandung: Universitas Kristen

Maranatha

Kenneth E. Kendall, Julie E. Kendall. (2010). Analisis dan Perancangan Sistem.

Jakarta : PT Indeks.

55

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

A. Biodata Mahasiswa

N I M : 12147663

Nama Lengkap : Roni Darmanto

Tempat & Tanggal Lahir : Temaloi, 8 Januari 1994

Alamat Lengkap : Jl. Purnama Gg. Eklasia, Pontianak Selatan

RT.005/011 Pontianak 78121

B. Riwayat Pendidikan Formal & Non-Formal

1. SD Negeri 17 Pontianak, lulus tahun 2007

2. SMP Negeri 2 Ketungau Tengah, lulus tahun 2010

3. SMK Negeri 1 Ketungau Tengah, lulus tahun 2012

C. Riwayat Pengalaman Berorganisasi / Pekerjaan

1. Teknisi TKJ SMK Ngeri 1 Ketungau Tengah, Kabupaten Sintang tahun

2012 s/d tahun 2013

2. Tenaga Pendidik SMK Negeri 1 Ketungau Tengah, Kabupaten Sintang

tahun 2013 s/d tahun 2014

Pontianak, 22 Desember 2016

Roni Darmanto

Foto

3x4

56

CREDIT UNION KELING KUMANG Badan Hukum No. 50 b/BH/PAD/X/2011

Jln. Sintang – Senaning, Kedembak Air Tabun Desa Panggi Agung

Kecamatan Ketungau Tengah, Kabupaten Sintang Kalimantan Barat 78653, Indonesia

Website : www.cukelingkumang.com; e-mail: cukk93@gmail.com

SURAT KETERANGAN

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Nober Hengky, SE

Jabatan : Branch Manager

Dengan ini menerangkan bahwa, yang tersebut di bawah ini:

Nama : Roni Darmanto

N I M : 12147663

Alamat : Jl. Purnama Gg. Eklasia, Pontianak Selatan RT.005/011

Pontianak 78121

Adalah benar telah melakukan PKL/Riset pada Credit Union Keling Kumang BO.

Labung Laja, Kedembak Air Tabun Terhitung sejak 28 Juli 2016 sampai dengan

16 September 2016, dan yang bersangkutan telah melaksanakan tugasnya dengan

baik dan penuh tanggung jawab.

Demikian Surat Keterangan ini dibuat dengan sebenar-benarnya, untuk dapat

dipergunakan sebagaimana mestinya.

Kedembak Air Tabun, 15 September 2016

Nober Hengky, SE

Branch Manager

57

58

LAMPIRAN

Lampiran A-1 Laporan Absensi Bulanan

59

Lampiran A-2 Absensi Fingerspot

60

Lampiran A-3 Staf dan Karyawan CU. Keling Kumang