análisis financiero y procesos operativos

San Salvador, 10 de Septiembre de 2004

OBJETIVOS DEL TEMAOBJETIVOS DEL TEMA

• Conocer la situación de la mediana empresa dentro del sector comercio

• Destacar la utilidad e importancia de las herramientas financieras y no financieras para la Gestión Empresarial, como instrumento clave para la toma de decisiones

• Comprender y medir los procesos fundamentales de la empresa para descubrir en ellos áreas de oportunidad y mejorar su desempeño

• Investigar sobre el nivel de conocimiento que tienen las medianas empresas del sector comercio de las diferentes herramientas financieras y no financieras

• Analizar e interpretar los resultados obtenidos en la investigación de campo, con el propósito de elaborar una guía metodológica y aplicación de la misma a través del desarrollo de un caso práctico

CONTENIDOCONTENIDO

MARCO TEÓRICO DE ANÁLISIS DE

INDICADORES FINANCIEROS Y

PROCESOS OPERATIVOS

ANTECEDENTES Y GENERALIDADES DE LA MEDIANA

EMPRESA

RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN

DE CAMPO

GUIA DE ANÁLISIS DE INDICADORES FINANCIEROS Y EVALUACIÓN DE

PROCESOS OPERATIVOS

CONCLUSIONES Y

RECOMENDACIONES

ANTECEDENTES Y GENERALIDADES DE LA ANTECEDENTES Y GENERALIDADES DE LA MEDIANA EMPRESAMEDIANA EMPRESA

Tipo Familiar Limitados flujos de información Limitado acceso tecnológico Deficiente conocimiento administrativo-financiero Limitado uso de controles Vulnerable a cambios macroeconómicos Limitado acceso a financiamiento Dificultad para acceder a nuevos mercados

CARACTERÍSTICAS DE LA MEDIANA EMPRESA


NECESIDADES DE LA MEDIANA EMPRESA


OBSTÁCULO DE LA MEDIANA EMPRESA

MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL DEL ANÁLISIS FINANCIEROMARCO TEÓRICO CONCEPTUAL DEL ANÁLISIS FINANCIERO

Concepto:Concepto:

Proceso en el que se aplican un Proceso en el que se aplican un conjunto de técnicas para conocer y conjunto de técnicas para conocer y evaluar la situación financiera de una evaluar la situación financiera de una empresa, los resultados de sus empresa, los resultados de sus operaciones, así como los flujos de operaciones, así como los flujos de efectivo obtenidos de acuerdo a su efectivo obtenidos de acuerdo a su funcionamiento pasado, presente y de funcionamiento pasado, presente y de las predicciones futuras.las predicciones futuras.

ANÁLISIS FINANCIERO


IMPORTANCIA DEL ANÁLISIS FINANCIERO


USUARIOS DEL ANÁLISIS FINANCIERO


PRINCIPALES BASES PARA EL ANÁLISIS FINANCIERO


HERRAMIENTAS FINANCIERAS

Indicadores FinancierosIndicadores Financieros

Sistemas de Análisis DupontSistemas de Análisis Dupont

Estado de Flujos de EfectivosEstado de Flujos de Efectivos

Análisis Histórico ComparativoAnálisis Histórico Comparativo

Estado Financiero Pro-FormaEstado Financiero Pro-Forma

Presupuesto de EfectivoPresupuesto de Efectivo

MARCO TEÓRICO DE ANÁLISIS NO FINANCIERO MARCO TEÓRICO DE ANÁLISIS NO FINANCIERO Y EVALUACIÓN DE PROCESOS OPERATIVOSY EVALUACIÓN DE PROCESOS OPERATIVOS

PROCESOS OPERATIVOS

Visión y Misión

Objetivos, estrategias y procesos

Tamaño de la empresa

Factores de laGestión

Administrativa

Factores de laGestión

Administrativa

IMPORTANCIA Detección de Problemas

ActualesActuales

PosiblesPosibles

CorrectivasCorrectivas

PreventivasPreventivas

Medición de Procesos

Medición de Procesos

Mejora ContinuaMejora

Continua

Implementa control en los

procesos

Responsabilidad de Equipo

Toma de decisiones oportunas


PROCESO

Manual de Proceso (Instrucciones por escrito, mapa de proceso-gráficos)

“ Conjunto de actividades que recibe un insumo de un proveedor que le agregan valor antes de entregarlo al cliente “

PRODUCTO CON VALOR AGREGADO

PRODUCTO

Proveedor externo

Proveedor interno

RESULTADOS

RequisitosOtro proceso

SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

Documentación de proceso


CONTROL DE PROCESOS

Son las actividades de control que se llevan a cabo a nivel de proceso y normalmente es responsabilidad de las personas encargadas de cada proceso, los cuales deben garantizar que las actividades y objetivos se logren

• Definir los objetivos del control del proceso• Evaluar los riesgos de negocio a nivel de proceso• Medir el rendimiento del proceso• Vigilar las actividades de control

Actividades del responsable del

proceso


PROCESOS OPERACIONALES DEL SECTOR COMERCIO

Conjunto estructurado de actividades claves en la compra venta de productos, planeado para producir un resultado determinado y con valor agregado

CONTROL CIRCUNDANTE


ANÁLISIS NO FINANCIERO

Conjunto de herramientas de actuación y causa que permite implementar la estrategia y misión de la empresa a partir de una diversidad de medidas de actuación futura para el logro de objetivos

INDICADORES NO FINANCIEROS INDICADORES FINANCIEROS

• Indicadores de actuación y causa, ya que señalan a toda la empresa lo que deberían estar haciendo para crear valor futuro

• Indicadores de resultado y efecto, porque señalan lo que se hizo a través de los objetivos logrados de la estrategia

• Realiza una Gestión Proactiva, pues, permite conocer en forma anticipada si se va en la dirección adecuada

• Realiza una Gestión Reactiva debido que permite identificar el proceso crítico que impactó en el rendimiento final

• Permite crear y aplicar medidas correctivas en los procesos críticos en forma oportuna a los resultados finales

• Las medidas correctivas se podrá aplicar hasta el siguiente período económico

BALANCED SCORECARDBALANCED SCORECARD


HERRAMIENTA NO FINANCIERO

Es un balance de indicadores de resultados e indicadores guía de desempeño final del negocio. Estos indicadores que reflejan las cosas que se necesitan “hacer bien”, para cumplir con los objetivos de la empresa

PERSPECTIVAS DEL BALANCED SCORECARD

• Perspectiva financiera

• Perspectiva de clientes o mercado

• Perspectiva de procesos internos

• Perspectiva de recursos (aprendizaje o crecimiento)


HERRAMIENTA NO FINANCIERAS

Conjunto de procesos de negocios interrelacionados que se utilizan para desarrollar, producir, vender y/o distribuir los productos y servicios; en este análisis se consideran los riesgos estratégicos, transacciones significativas y la identificación de procesos esenciales, tales como: actividades previas a la venta, clientes, mercadeo, distribución, etc.

HERRAMIENTA DE EVALUACIÓN DE

PROCESO OPERACIONALES

HERRAMIENTA DE EVALUACIÓN DE

PROCESO OPERACIONALES

Herramientas a utilizar en las operaciones de la empresa

• Identificar factores que afectan el análisis del rendimientos (financieros, recursos, etc)

• Realizar un análisis de una combinación de resultados financieros y no financieros

• Inicialmente se debe examinar los antecedentes de la empresa

• Identificar factores que afectan el análisis del rendimientos (financieros, recursos, etc)

• Realizar un análisis de una combinación de resultados financieros y no financieros

• Inicialmente se debe examinar los antecedentes de la empresa


EJEMPLO DE INDICADORES NO FINANCIEROS

ÁREA O PROCESO INDICADOR

PROCESOS • Eficiencia de procesos operacionales• % Desperdicio del proceso

CLIENTES Y VENTAS

• Adquisición de clientes y crecimiento de clientes• Satisfacción de Clientes• % Ventas por sucursal

MERCADO Y PRODUCTOS

• %Innovación de productos• Análisis de rendimiento y participación de mercado

CALIDAD• % Aumento en cartera de clientes• % Trabajos entregados a tiempo• % Trabajos que no rebasen el presupuesto original

RECURSOS HUMANOS

• Satisfacción de los empleados• % Nivel de ausentismo de los trabajadores• Evaluación de la gestión• Formación a personal y/o capacitaciones

INVESTIGACIÓN DE CAMPOINVESTIGACIÓN DE CAMPO

Conocer si la mediana empresa del sector comercio tiene conocimientos de las diferentes herramientas financieras y no financiera

Esta investigación de campo surge a partir del conocimiento que se tiene de las medianas empresas del sector comercio que no poseen modelos o esquemas prácticos de análisis y que desconocen y/o hacen uso poco eficiente de las diferentes herramientas

La población (N) a considerar según informes y datos estadísticos actualizados al 2003, por parte de la DIGESTYC es de 285 empresas clasificadas como medianas, en la zona metropolitana de San Salvador. La determinación de la muestra se realizó de forma aleatoria, considerando una muestra representativa de:

22 Medianas Empresas

OBJETIVOOBJETIVO

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

ALCANCE DE LA INVESTIGACIÓN

ALCANCE DE LA INVESTIGACIÓN

RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN DE CAMPORESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN DE CAMPO

CONCLUSIONES DE LA INVESTIGACIÓN DE CAMPO1. Que las medianas empresas cuentan realmente con una variedad de flujo de información que están siendo utilizada por la gerencia, además se cuenta con información actualizada ya que sus registros además de llevarse en forma computarizada , se esta procesando en forma diaria, permitiéndoles elaborar estados financieros mensuales 62.1%

Pregunta 1 Información utilizada por la Gerencia

20.40

14.60

16.50

6.80

10.70

0.97

12.60

4.90

10.70

1.90

0

5

10

15

20

25

Opciones

Po

rce

nta

jes

%

a) Estados Financierosbásicos

b) Control de inventarios

c) Reporte de ingresos ygastos

d) Políticas contables yadministrativas

e) Planes de trabajo

f) Manuales de procesos

g) Informes de disponibilidad

h) Informes de gestión

i) Listado de chequesemitidos y pendientes

j) Otros

RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN DE CAMPO RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN DE CAMPO

CONCLUSIONES DE LA INVESTIGACIÓN DE CAMPO

2. Que las empresas realizan principalmente análisis financieros, y no financiero 28% considerando que 59% dicen conocer poco y ninguno de análisis no financiero. Respecto al análisis no financiero, lo definen adecuadamente un 80% aunque 28% contestó realizarlo.

Pregunta 5 Tipo de análisis que se realiza

28%

0%

72%

a) Financiero

b) No financiero

c) Ninguno

Pregunta 4 Conocimiento de análisis no financiero

41%

41%

18%

a) Muchob) Pococ) Ninguno

RESULTADOS DE LA INVESTIGACION DE CAMPO RESULTADOS DE LA INVESTIGACION DE CAMPO

CONCLUSIONES DE LA INVESTIGACIÓN DE CAMPO3. Que aunque pocas empresas indican realizar análisis no financiero 28%, en la práctica están haciendo haciendo uso de una variedad de herramientas no financieras, pues se obtuvo 92.4% dicen conocer. Sin embargo se está haciendo uso poco eficiente de las herramientas en cuanto a la periodicidad de utilización.

Pregunta 6. Frecuencia de Aplicación de herramientas financieras y no financieras

24

14

12

24

1415

8

14

8

18

21

1514

29

19

12

7

31

0 0 00 0 0

0

5

10

15

20

25

30

35

Mensual Trimestral Anual

Po

rce

nta

jes

Indicadoresfinancieros

Estado de flujo deefectivo

Indicadores nofinancieros

Análisis históricocomparativo

Estados financierosproforma

Presupuestos

Dupont

Otros

RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN DE CAMPO RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN DE CAMPO

4. Que la mayoría de empresas afirman tener objetivos, estrategias y planes de trabajo, sin embargo no están debidamente documentados.

CONCLUSIONES DE LA INVESTIGACIÓN DE CAMPO

5. Que la mediana empresa conoce realmente la utilidad que tienen las herramientas financieras y no financieras para la toma de decisiones, no obstante la poca utilización y frecuencia de aplicación de estas.

Pregunta 9 Recursos con que cuenta la Compañía

41.5

34.1

14.6

9.8

0

5

10

15

20

25

30

35

40

45

Opciones

Po

rc

en

taje

s % a) Políticas

contablesdefinidas porescrito

b) Manuales deprocesos

c) Flujogramas deprocesos

d) No cuenta conninguno

GGUÍAUÍA M METODOLÓGICA Y CASO PRÁCTICOETODOLÓGICA Y CASO PRÁCTICO

OBJETIVOSOBJETIVOS

PROCEDIMIENTOSPROCEDIMIENTOS

NONO FINANCIEROSFINANCIEROS

FINANCIEROSFINANCIEROS

CONCLUSIÓNCONCLUSIÓN

GENERALIDADESGENERALIDADES

DATOS GENERALESDATOS GENERALES

DISEÑO DE LA GUÍA


ESTRUCTURA DE LA GUÍA

Procedimientos

Objetivos específicos

Frecuencia

Nivel de Ejecución

B RM

I. ESTRUCTURA ORGANIZACIONALII. PROCESOSIII. PRODUCTO Y CALIDAD IV. CLIENTES, VENTAS Y MERCADOV. GASTOSVI. RECURSOS HUMANOSVII. TECNOLOGIA DE INFORMACIONVIII. ANÁLISIS DE ACTIVIDADIX. ANÁLISIS DE RENTABILIDADX. ANÁLISIS DE LIQUIDEZXI. ANÁLISIS DE ENDEUDAMIENTOXII. PRESUPUESTO Y

PROYECCIONESXIII. ANÁLISIS HISTÓRICO

COMPARATIVO

GGUÍAUÍA M METODOLÓGICA Y CASO PRÁCTICO ETODOLÓGICA Y CASO PRÁCTICO

PROCESOSPROCESOS

INFORMACION DILASA, S.A. DE C.V.

AbastecimientoComercialización

• Iniciar, procesar y registrar los pedidos por compras solicitados a casa matriz y otros proveedores

• Controlar el ingreso y salida de mercadería a bodega

• Controlar los pedidos pagados y pendientes de pago

• Iniciar, procesar y registrar el ingreso relacionado con la venta de mercadería para garantizar su existencia dentro de los estados financieros

Manuales de Procesos: En la actualidad la empresa no cuenta con manuales de procesos por escrito, únicamente se realizan los procesos porque de esa forma han recibido instrucciones de parte del gerente general. Se ha planeado realizar la documentación de los mismos.

OBJETIVOS:


INFORMACIÓN DILASA, S.A. DE C.V.

Clientes, Ventas y Mercado: La distribuidora no cuenta con una política para el otorgamiento de créditos.

Para los clientes mayoristas y los demás se indaga vía telefónica sobre la veracidad de los datos proporcionados por los vendedores de ruta, se realizan las investigaciones con los clientes para determinar las formas de pago y la extensión de plazos



ESTRATEGIAS

Clientes: Se relaciona con la satisfacción de las necesidades de los clientes y la consecución de nuevos clientes. El personal se debe enfocar al cliente, deben realizarse actividades orientadas a una tarea, y que incluyen interacciones con los clientes en persona. Esta función se debe diseñar, desempeñar y comunicar teniendo en mente dos objetivos:” la satisfacción del cliente y la eficiencia operacional".

Ventas: El área de ventas es muy importante para la competitividad de la empresa, está integrada por: Plan de Ventas, Presupuesto de Ventas, Control de Objetivos y Políticas Retributivas (descuento por pronto pago).

Mercado: “Realizar actividades que tienen por objeto cumplir las metas y anticiparse a los requerimientos del cliente, así como a encausar un flujo de mercadería a las necesidades del cliente".


INDICADORES 2000 2001 2002 2003

LIQUIDEZ

Circulante 0.37 0.56 0.75 0.81

ENDEUDAMIENTO

Deuda 2.22 1.62 1.28 1.17

Deuda Patrimonio -1.82 -2.62 -4.61 -6.99


BALANCE GENERAL 2003 % 2002 % 2001 % 2000 %

ACTIVO

EFECTIVO 77,247 7 57,547 7 194,036 20 134,794 25

DOCUMENTO Y CUENTA POR COBRAR 618,459 53 344,939 41 320,974 34 117,842 22

TOTAL ACTIVO 1,177,424 100 832,026 100 956,574 100 543,781 100

PASIVO

DOCUMENTOS Y CUENTAS POR PAGAR 1,316,466 112 1,002,495 120 1,468,157 153 1,159,609 213

TOTAL PAS. Y PATRIMONIO 1,177,424 100 832,026 100 956,574 100 543,781 100


OBJETIVOS

1. Verificar la adecuada ejecución y control de las actividades dentro de los procesos, que éstos se definan por escrito y que existan responsables capacitados. Todo encaminado a que el empresario tenga claro el objetivo estratégico de su negocio.

2. Verificar que las metas y objetivos para clientes, ventas y mercado se cumplan de manera satisfactoria y contribuyan a mejorar los niveles de rentabilidad del negocio, calidad del servicio al cliente y del posicionamiento en el mercado.

3. Medir la velocidad con que diversas cuentas se convierten en efectivo y determinar si la compañía puede generar un superávit de efectivo de sus operaciones.

4. Evaluar la situación crediticia de la empresa, sus políticas financieras y su dependencia hacia el financiamiento.


EVALUACIÓN

Procedimientos


Frecuencia

Nivel de Ejecución

B RM

II. PROCESOS

1. Determinar si se han nombrado responsables, delegado el desarrollo actual y de etapas posteriores, que se tengan identificadas las actividades relacionadas de cada uno de los procesos

2. Evaluar si la gerencia orienta a los responsables respecto a sus objetivos y si se mide el desempeño al realizar las actividades en función de lo que se espera

3. Determinar si se asignan los costos de realización a cada uno de los procesos, verificar que se hayan establecido controles estratégicos

1

1

1

Diario

Diario

Diario

√

√

√


EVALUACIÓN

Procedimientos


Frecuencia

Nivel de Ejecución

B RM

IV. CLIENTES, VENTAS Y MERCADO

1. Verificar la aplicación de los indicadores de crecimiento de cliente para determinar el porcentaje de incremento en la cartera de clientes

2. Verificar que las ventas registradas, los márgenes brutos de utilidad y los ingresos misceláneos se comparan regularmente contra el presupuesto

3. Establecer si las políticas de la empresa contemplan la expansión de los ingresos en diferentes zonas del país

2

2

2

Mensual

Mensual

Mensual

√

√

√


EVALUACIÓN

Procedimientos


Frecuencia

Nivel de Ejecución

B RM

X. ANÁLISIS DE LIQUIDEZ1. Determinar la capacidad que tiene la

compañía para cumplir con sus obligaciones a corto plazo. Considerar el CNT

2. Determinar la liquidez de la empresa, restando de su activo circulante la cuenta de inventario, todo dividido entre el pasivo circulante

3. Evaluar la variación neta del efectivo dentro del estado flujo de efectivo y determinar la capacidad de la empresa de generar efectivo y solventar sus obligaciones en el corto plazo

3

3

3

Mensual

Mensual

Mensual

√

√

√


EVALUACIÓN

Procedimientos


Frecuencia

Nivel de Ejecución

B RM

XI. ANÁLISIS DE ENDEUDAMIENTO

1. Medir la solvencia a largo plazo de la compañía, para así determinar el grado de insolvencia o de estabilidad de utilidades

2. Analizar cuánta deuda tiene la empresa y su capacidad de pago en el largo plazo

3. Determinar cuáles son las políticas de financiación a las que recurre la empresa y qué tanto depende de sus fuentes de financiamiento

4. Determinar en qué porcentaje el patrimonio está comprometido con sus acreedores

4

4

4

4

Mensual

Mensual

Mensual

Mensual

√

√

√

√


CONCLUSIONES

PROCESOSDe forma general, la empresa no ha considerado aspectos importantes que le pueden ayudar en el análisis, según evaluación efectuada se observa que los procesos no están bien definidos, además no se ha nombrado al responsable que evalúe el desarrollo y objetivos de cada proceso. Los procesos se realizan en base a parámetros de años anteriores, experiencia y práctica con que siempre se han realizado; y no porque exista un manual de procesos ya establecido. Sin embargo, están aplicando algunos indicadores como el de medición de tiempo del proceso y el de efectividad en el proceso, los cuales le permiten alcanzar el objetivo por lo que el nivel de ejecución se considera regular.


CONCLUSIONES

CLIENTES, VENTAS Y MERCADOEl nivel de ejecución se considera regular porque la empresa no incursiona nuevos mercados y no le da seguimiento al segmento de mercado considerándo que de acuerdo a las líneas de productos con las que cuenta se enfrenta a un considerable número de competidores. Asimismo, las políticas para el otorgamiento de créditos no se encuentran documentadas. Regularmente se analizan los indicadores de crecimiento de clientes, se realizan visitas y se mide la satisfacción de los clientes.


CONCLUSIONES

ANÁLISIS DE LIQUIDEZEl análisis de liquidez es evaluado como malo, debido a que la empresa no consideró el Capital Neto de Trabajo (CNT), obvió el análisis de liquidez inmediata, y no cuenta con dinero líquido suficiente para invertir. Para 2003, el efectivo representa apenas un 6.56% del total de activos, y durante los 4 años de análisis este ha disminuido progresivamente. La empresa no cuenta con la capacidad de generar efectivo, depende exclusivamente de los créditos otorgados por su Casa Matriz.

ANÁLISIS DE ENDEUDAMIENTODe acuerdo al análisis de razones hecho por la empresa, más del 100% de los activos estaría financiado con deuda externa durante los cuatro años, y a pesar que éste ha disminuido gradualmente. Esto confirma la difícil situación económica y crediticia en que se encuentra, aún cuando su principal proveedor sea su Casa Matriz y que dicho financiamiento permita la operatividad de la empresa, pero no así su rentabilidad, por ello la evaluación es mala.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONESCONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

CONCLUSIONES

1 Las medianas empresas en el país no han logrado los niveles necesarios para ser competitivas y crecer en el mercado, debido a que carecen de recursos financieros y direcciones administrativas confiables.

2 La gran mayoría de empresas no tienen conocimiento de lo que son los indicadores no financieros; no obstante los indicadores financieros son más utilizados, lo que indica que en la mediana empresa no complementan la información financiera para analizar a profundidad la situación en que se encuentran, lo que le permitiría una mejor toma de decisiones.

3 La identificación, desarrollo, análisis y evaluación de procesos, permiten a la empresa conocer áreas de riesgo de negocio, debilidades internas y amenazas que podrían impactar en el rendimiento operativo y en el logro de los objetivos de las empresa.

4 Todo analista se ve en la necesidad de identificar, analizar y documentar las evaluaciones en cada área de negocio y cualquier otra información financiera relacionada, con el propósito de entender las operaciones y dar una opinión sobre el nivel de eficiencia en la gestión.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONESCONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

RECOMENDACIONES

1 Que los empresarios de la mediana empresa desarrollen una guía metodológica adaptada a la capacidad instalada y recursos humanos con que cuenten, en donde se establezcan los pasos a seguir para evaluar y analizar la gestión administrativa financiera de la empresa.

2 El equipo empresarial o finanzas debe contar con la capacitación y actualización continua e integral sobre temáticas vinculadas con el análisis financiero y no financiero para obtener un mayor juicio y una oportuna toma de decisiones.

3 El empresario debe concientizarce de la importancia de un análisis de indicadores financieros y de una evaluación de procesos operativos, así como debe incentivar al personal permitiéndole expandir sus habilidades, conocimientos y destrezas.

análisis financiero y procesos operativos

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