analisis estrategico - la matriz...

ALCALDIA DE POPAYAN OD-DPE-03

ANALISIS D.O.F.A. Versión 02

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ELABORACIÓN ______________________________

Maria del Pilar Oquendo

REVISIÓN ______________________________

Maria del Pilar Oquendo

APROBACION _______________________________

Maria Antonia Otero

DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACIÓN ESTRATÉGICO



ANALISIS ESTRATEGICO - LA MATRIZ DOFA Es una herramienta usada habitualmente para generar estrategias competitivas a partir de análisis situacionales concretos. Debe tenerse en cuenta que las iníciales de la palabra D.O.F.A. significa: Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas.

Las fortalezas y debilidades están representadas en las condiciones internas que posee la unidad considerada, y en donde las fortalezas se relacionan con las capacidades que se tienen para cumplir un objetivo determinado, mientras que las debilidades son falencias que dificultan u obstaculizan la consecución de dicho objetivo. Por otro lado, las amenazas y oportunidades están representadas por condiciones externas que afectan la unidad analizada, pero que pueden y de hecho influyen en su comportamiento. Las oportunidades se relacionan con un contexto que afecta de manera externa, pero positiva la conducta de la unidad considerada, mientras que las amenazas influyen, pero de forma negativa. El cuadro siguiente muestra el modelo de matriz utilizado generalmente para visualizar de manera global y clara los componentes que actúan sobre el comportamiento de la unidad de análisis.

ASPECTOS POSITIVOS

ASPECTOS NEGATIVOS

EVALUACION INTERNA

FORTALEZAS DEBILIDADES

EVALUACION EXTERNA

OPORTUNIDADES AMENAZAS

ALCALDIA DE POPAYAN PROCESO SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y MEJORA CONTINUA

DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACIÓN ESTRATÉGICA OD-SIGMC-194-05

D.O.F.A. Versión 00

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ANALISIS ESTRATEGICO – MATRIZ DOFA.

ASPECTOS POSITIVOS ASPECTOS NEGATIVOS

EVALUACION INTERNA

FORTALEZAS

1. TALENTO HUMANO CON EXPERIENCIA Y CONOCIMIENTO. 2. COMUNICACIÓN INTERNA: ESTACIONES DE TRABAJO HABILITADAS CON PUNTOS DE RED (INTRANET E INTERNET). 3. HARDWARE ACTUALIZADO.

DEBILIDADES

1. FALTA DE CAPACITACION ORIENTADA A LAS FUNCIONES DE LA OFICINA. 2. CARENCIA DE UN EQUIPO INTERDISCIPLINARIO, BIEN DE FUNCIONARIOS DE PLANTA O POR CONTRATO. 3. SOFTWARE CARENTE DE PROTECCION ANTIVIRUS CON LICENCIA. 4. COMUNICACIÓN INTERNA: FALTA DE UN FAX, UNA IMPRESORA Y UN COMPUTADOR.

EVALUACION EXTERNA

OPORTUNIDADES

1. INFORMACION OPORTUNA Y PERMANENTEMENTE ACTUALIZADA DE LAS ENTIDADES REGULADORAS Y DE CONTROL. 2. DISPOSICION DE LOS FUNCIONARIOS CON LA ACTUAL ADMINISTRACION. 3. OFICINA DE SISTEMAS PARA EL APOYO LOGISTICO.

AMENAZAS

1. FALTA DE COLABORACION DE LAS AREAS EN EL DESARROLLO DE LAS FUNCIONES DE LA OFICINA. 2. INOPORTUNIDAD EN EL CUMPLIMIENTO DE INFORMACION SOLICITADA A LAS AREAS CON LAS POTENCIALES SANCIONES EN CASO DE INCUMPLIMIENTO DE LOS TERMINOS. 3. NO IMPLEMENTACION OPORTUNA DEL MECI Y DEL SISTEMA DE CALIDAD, 4. INAPLICABILIDAD EN LA MAYORIA DE FUNCIONARIOS DEL AUTOCONTROL Y DESCONOCIMIENTO DE LOS FINES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. 5. ACUMULACION DE RESPONSABILIDADES DIRECTAS O INDIRECTAS EN LA OFICINA DE CONTROL INTERNO POR LA CONTINUA EXPEDICION DE REGULACIONES DEL SECTOR PÚBLICO.

ANALISIS ESTRATEGICO FORTALEZAS.



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1. TALENTO HUMANO CON EXPERIENCIA Y CONOCIMIENTO. Afortunadamente la Oficina ha mantenido por varios años el mismo personal bajo su servicio (Profesionales universitarios: Contadores públicos), y así mismo quedo establecido en el momento de la reestructuración administrativa del año 2001, lo que ha favorecido el cumplimiento de las actividades de Auditoria interna y Evaluación del Sistema de control Interno Contable inherentes a la competencia funcional de esta Oficina. Esto aunado al conocimiento y dedicación que ha debido reunirse y aplicarse en el ejercicio de los deberes y responsabilidades propias a las Oficinas de Control Interno producto, entre otros factores, del constante contacto con la normatividad expedida por las entidades reguladoras y de control. 2. COMUNICACIÓN INTERNA: ESTACIONES DE TRABAJO HABILITADAS CON PUNTO DE RED (INTRANET E INTERNET). Igualmente resulta favorable que en las instalaciones de la Oficina de Control Interno, se hallen instalados de tiempo atrás y en 2 estaciones de trabajo los puntos de red para el acceso a la Intranet e Internet; queda pendiente un tercer punto que no obstante tener acceso a la Intranet adolece de la conexión a la Internet. 3. HARDWARE ACTUALIZADO. Desde el año 2006, se ha logrado la renovación del equipo de cómputo de la Oficina de Control Interno, de tal forma que se adquirieron 2 computadores nuevos, una impresora pequeña de cinta y otra de tóner. DEBILIDADES. 1. FALTA DE CAPACITACION ORIENTADA A LAS FUNCIONES DE LA OFICINA. Necesidad sentida de mucho tiempo atrás, pues al no diagnosticarse suficientemente este tipo de necesidades junto a la insuficiente disposición presupuestal destinada a este fin o tener acceso limitado a ellas, termina por incurrirse en capacitaciones que poco valor agregado le aportan al área; se podría pensar mejor en financiar o cofinanciar programas académicos de postgrado a los funcionarios, máxime a la Oficina Asesora de Control Interno que como su nombre lo indica, incluye dentro de su misión la asesoría constante a los procesos de la entidad y a los nuevos sistemas que hoy por hoy demandan las normas vigentes del sector publico. 2. CARENCIA DE UN EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DE FUNCIONARIOS DE PLANTA O POR CONTRATO. Se entiende que como consecuencia de la reestructuración administrativa del año 2001, la nomina del personal de planta de la Alcaldía quedo ostensiblemente reducida; sin



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embargo después de transcurridos a la fecha casi 6 años, se ha requerido fortalecer el talento humano de la Oficina de Control Interno, teniendo en cuenta la amplia garma que implica el ejercicio de las funciones que la normatividad vigente le exige (Auditoria interna, asesoría, cultura del control interno, seguimientos y evaluaciones constantes a los Planes de mejoramiento, entre otros), máxime ahora en las actuales circunstancias cuando se aproxima el vencimiento del termino para la implementación de los sistemas MECI y Calidad. 3. SOFTWARE CARENTE DE PROTECCIÓN ANTIVIRUS CON LICENCIA. La administración municipal puede tener instalado el mejor hardware, pero si no lo tiene protegido contra la amenaza constante de los virus informáticos, de nada vale por que puede quedar sencillamente inutilizado en cualquier momento. De ahí la necesidad de adquirir una licencia de un software de alta confiabilidad que elimine el riesgo potencial de este tipo de daños, con la debida renovación de la licencia para su actualización permanente. 4 COMUNICACIÓN INTERNA: FALTA DE UN FAX, UNA IMPRESORA Y UN COMPUTADOR. La oficina de Control Interno contaba hasta el año anterior, con un fax que suplía las necesidades de comunicación de este tipo, desafortunadamente se dañó y no hubo supuestamente arreglo para el mismo por lo que se inutilizó. Aquí vale la pena mencionar la necesidad de soporte técnico que se necesita para los equipos en caso de daño y el respectivo mantenimiento que siquiera anualmente se les debe hacer para que funcionen en condiciones normales. Igualmente la oficina requiere de otra impresora pequeña de cinta, que por su costo resulta ser la mas apropiada, además de reparar la existente de tóner que se encuentra en regular estado de funcionamiento; y de otro computador para el trabajo que deba adelantar la persona o personas que se lleguen a contratar como apoyo del MECI y del Sistema de Calidad. OPORTUNIDADES. 1. INFORMACION OPORTUNA Y PERMANENTEMENTE ACTUALIZADA DE LAS ENTIDADES REGULADORAS Y DE CONTROL. A través de las paginas Web de los organismos de control y reguladores, se mantiene constantemente el servicio de consulta de la normatividad y las disposiciones que regulan parte del accionar de las oficinas de Control Interno, reflejado en el desarrollo de aplicativos de evaluación, encuestas Manuales guía de implementación de modelos, entre otros.



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2. DISPOSICION DE LOS FUNCIONARIOS CON LA ACTUAL ADMINISTRACION. Se cuenta con la disposición y buenas expectativas que genera la actual administración frente al desarrollo de los trabajos que a partir del Plan de Desarrollo les corresponde acometer a Directivos, funcionarios y contratistas en el transcurso del cuatrienio siguiente. 3. OFICINA DE SISTEMAS PARA EL APOYO LOGISTICO. El Asesor de Sistemas, a pesar de que no cuenta con la logística y el área adecuadas para su trabajo, juega un papel importante para el buen desempeño de las labores a cargo de las oficinas de la Alcaldía, pues posibilita con sus conocimientos la ejecución de las labores de apoyo que requieran asesoría técnica y el soporte que demande la implementación de nuevos aplicativos. AMENAZAS. 1. FALTA DE COLABORACION DE LAS AREAS EN EL DESARROLLO DE LAS FUNCIONES DE LA OFICINA. De tiempo atrás, se denota falta de colaboración, carencia de sentido de pertenencia y olvido de las capacitaciones impartidas por parte de la mayoría de funcionarios con las labores emprendidas o coordinadas por la Oficina de Control Interno en torno al mismo Sistema, Código de Ética, Planes de mejoramiento, entre otros. 2. INOPORTUNIDAD EN EL CUMPLIMIENTO DE INFORMACION SOLICITADA A LAS AREAS CON LAS POTENCIALES SANCIONES EN CASO DE INCUMPLIMIENTO DE LOS TERMINOS. Como consecuencia de lo anterior, se corre el riesgo de posible apertura de sanciones disciplinarias en cabeza del Señor Alcalde por la trasgresión a los términos preestablecidos en la presentación y rendición de informes. 3. NO IMPLEMENTACION OPORTUNA DEL MECI Y DEL SISTEMA DE CALIDAD. A pesar de que las entidades obligadas desde la expedición de las normas que regulan estos dos sistemas, han dispuesto del suficiente tiempo para su implementación, no ha sido posible en el caso de esta entidad territorial avanzar suficientemente en este sentido; por el contrario, hoy se ve la necesidad imperiosa de entrar a trabajar tal vez a marchas forzadas para alcanzar este objetivo en los 11 meses que restan del presente año, con el potencial riesgo de apertura de proceso sancionatorio al Señor Alcalde y a los funcionarios delegados para tal fin en caso de incumplimiento. 4. INAPLICABILIDAD EN LA MAYORIA DE FUNCIONARIOS DEL AUTOCONTROL Y DESCONOCIMIENTO DE LOS FINES DEL SISTEMA



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DE CONTROL INTERNO. La mayoría de funcionarios, movidos quizás por la falta de interés que les produce la temática del Control, confunden los conceptos o tienen aun criterios erróneos de lo que persigue el Sistema de Control Interno, además de excusar muchas de las falencias o debilidades detectadas a través de la labores de auditoria interna, en la falta de controles o del control que equivocadamente piensan que es exclusivo de la Oficina de Control Interno y que ésta debe imponer con el fin supuestamente de que ninguna área incurra en errores o fallas, olvidando de entrada el deber que les corresponde como funcionarios públicos de aplicar a en todo momento el principio de Autocontrol. 5. ACUMULACION DE RESPONSABILIDADES DIRECTAS O INDIRECTAS EN LA OFICINA DE CONTROL INTERNO POR LA CONTINUA EXPEDICION DE REGULACIONES DEL SECTOR PÚBLICO. Dada la constante expedición de normas orientadas a la eficacia y eficiencia del Sector Publico y teniendo presente que las Oficinas de Control Interno constituyen el Control de controles, coordinando la buena marcha de los demás sistemas operantes en la entidad, son muchas las funciones que directa o indirectamente debe asumir en el tiempo, sobrepasando en este caso su capacidad operativa, traducida en el poco personal asignado (2 funcionarios de planta) y la carente o poca capacitación que estos reciben en la temática propia a sus funciones.

ALCALDIA DE POPAYAN PROCESO GESTIÓN DE SEGURIDAD Y CONVIVENCIA CIUDADANA



FORTALEZAS

1. EXPERIENCIA E IDONEIDAD DEL

PERSONAL ADSCRITO A LA SECRETARÍA.

2. CONOCIMIENTO Y MANEJO DE LAS FUNCIONES DE LA SECRETARÍA.

DEBILIDADES

1. FALTA DE RECURSO HUMANO. 2. FALTA DE CAPACITACIÓN AL

RECURSO HUMANO. 3. FALTA DE RECURSOS FÍSICOS Y

MANTENIMIENTO A EQUIPOS DE OFICINA EN GENERAL, INTERNET,



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EVALUACION

INTERNA 3. CONTRIBUCIÓN Y

FORTALECIMIENTO A LAS FINANZAS DEL MUNICIPIO.

4. FUERTE SENTIDO DE PERTENENCIA INSTITUCIONAL, QUE FAVORECE EL CLIMA ORGANIZACIONAL.

5. RECONOCIMIENTO NACIONAL E INTERNACIONAL DE LA CASA DE LA JUSTICIA.

6. BUENA ATENCIÓN AL USUARIO Y COMUNIDAD EN GENERAL.

7. CONOCIMIENTO POR PARTE DEL RECURSO HUMANO DE LAS NORMAS EN LAS CUALES SE SUSTENTAN LAS FUNCIONES DE LA SECRETARIA.

8. COMPROMISO HACIA EL FORTALECIMIENTO DE LA ACCIÓN COMUNAL.

INTRANET, ETC. 4. NO EXISTE RUBRO INDEPENDIENTE

PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA OFICINA CENTRAL, RESGUARDOS INDÍGENAS, ACCIÓN COMUNAL Y PROTECCIÓN AL CONSUMIDOR.

5. INEXISTENCIA DE UNA POLÍTICA INSTITUCIONAL PARA EL MANEJO DEL ESPACIO PÚBLICO.

6. DESCONOCIMIENTO DEL RECURSO HUMANO DE LA METODOLOGÍA MGA.

7. NO PRIORIZACIÓN DE LA INVERSIÓN. 8. INEXISTENCIA DE LA OFICINA DE

DESARROLLO COMUNITARIO DENTRO DEL ORGANIGRAMA MUNICIPAL.

9. FALTA DE COMPROMISO DE LOS COMUNALES ELEGIDOS.

10. CARENCIA DE ESPACIOS FÍSICOS ADECUADOS PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LAS OFICINAS.

11. FALTA DE ORGANIZACIÓN EN EL ARCHIVO FÍSICO QUE AGILICE LA BÚSQUEDA DE LOS EXPEDIENTES REQUERIDOS POR LOS INTERESADOS.

12. FALTA DE MEDIOS DE TRANSPORTE PARA EL CUMPLIMIENTO DE LAS FUNCIONES EN LA COMISARIA DE FAMILIA.

13. FALTA DE UNA LÍNEA TELEFÓNICA PARA ATENDER DENUNCIAS DE HECHOS VIOLENTOS EN LA COMISARIA DE FAMILIA.

14. INSUFICIENCIA DE RECURSOS PARA LA APLICACIÓN DE LA LEY 1098 DE 2006.

15. FALTA DE PRESUPUESTO PARA LA INFANCIA Y LA ADOLESCENCIA.

EVALUACION EXTERNA

OPORTUNIDADES

1. RESPALDO DE LA COMUNIDAD. 2. VOLUNTAD POLÍTICA

INSTITUCIONAL. 3. RED DE SOLIDARIDAD SOCIAL. 4. MINISTERIO DEL INTERIOR. 5. PLAN DE DESARROLLO

NACIONAL. 6. PLAN DE DESARROLLO

DEPARTAMENTAL. 7. I:C:B:F 8. CASA DE LA JUSTICIA. 9. COMISARIA DE FAMILIA. 10. JUNTAS ADMINISTRADORAS

LOCALES. 11. RESGUARDOS INDÍGENAS. 12. PRESUPUESTO PARTICIPATIVO.

AMENAZAS

1. LA CONTINUIDAD DE LOS

CONTRATISTAS. 2. LA INSOSTENIBILIDAD DE LOS

PROCESOS. 3. INEXISTENCIA DEL PROGRAMA

FAMILIAS EN ACCIÓN DENTRO DEL PLAN MUNICIPAL DE DESARROLLO.

4. INSEGURIDAD Y AMENAZAS A LA INTEGRIDAD DEL PERSONAL DE LOS FUNCIONARIOS DE LA OFICINA DE PROTECCIÓN AL CONSUMIDOR.

5. FALTA DE UN MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS.

6. FALTA DE UN ESTUDIO POR PARTE DE SALUD OCUPACIONAL

7. FALTA DE ACOMPAÑAMIENTO POR



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ALCALDIA DE POPAYAN PROCESO GESTIÓN EDUCATIVA INTEGRAL Y CULTURA

PROCESO GESTION DE RECREACION Y DEPORTE ANALISIS ESTRATEGICO – MATRIZ DOFA.

13. FRENTES DE SEGURIDAD. 14. OFICINA DE PROTECCIÓN AL

CONSUMIDOR. 15. PROGRAMA DE FAMILIAS EN

ACCIÓN. 16. UNIDAD DE ATENCIÓN Y

ORIENTACIÓN A LA POBLACIÓN DESPLAZADA.

17. EMPODERAMIENTO DE LAS COMUNIDADES RURALES Y URBANAS.

18. CONOCIMIENTO DE LAS COMUNIDADES DE SUS PROBLEMÁTICAS.

19. NORMATIVA INCLUYENTE.

PARTE DE LA FUERZA PÚBLICA A LOS INSPECTORES DE POLICÍA.

8. LA NO PRESENTACIÓN DENTRO DE LOS TIEMPOS DETERMINADOS DE LOS PROYECTOS POR PARTE DE LOS RESGUARDOS INDÍGENAS.

9. FALTA DE UNA POLÍTICA DE EMPLEO. 10. INCREMENTO DEL DESPLAZAMIENTO

FORZADO HACIA LA CIUDAD. 11. DESMOTIVACIÓN EN LA FORMACIÓN

EN LIDERAZGO Y TRABAJO COMUNITARIO.

12. DEBILIDAD EN LA FORMACIÓN INSTITUCIONAL DE LOS DERECHOS HUMANOS.

13. INCREMENTO DE LA INVASIÓN DEL ESPACIO PÚBLICO.

14. INCREMENTO DE LA INSEGURIDAD GENERAL EN LA CIUDAD.

15. PROLIFERACIÓN DE LAS PANDILLAS BARRIALES Y DELINCUENCIA COMÚN.

16. INSUFICIENTES VEEDURÍAS CIUDADANAS DEBIDAMENTE ESTABLECIDAS.


EVALUACION INTERNA

FORTALEZAS

1. TALENTO HUMANO IDÓNEO 2. EXISTE PROPUESTA DE

INCLUSIÓN EN EL PLAN DE MODERNIZACIÓN

3. RECONOCIMIENTO DEL SECTOR DE LA NUEVA SECRETARIA DE EDUCACIÓN

4. SE CUENTA CON LA UNIDAD DE ATENCIÓN INTEGRAL QUE

DEBILIDADES

1. ESTRUCTURA ORGÁNICA

INADECUADA ( INCOMPLETA ) 2. INFRAESTRUCTURA FÍSICA, EQUIPOS

DE CÓMPUTO Y MOBILIARIO DEFICIENTE EN LA OFICINA

3. MÍNIMO PERSONAL DE PLANTA, ALTO CONTRATISMO Y LA MODALIDAD DE CONTRATACIÓN

4. INEXISTENCIA DE MANUALES DE



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PRESTA SUS SERVICIOS A LA POBLACIÓN DE NIÑOS Y JÓVENES EN CONDICIÓN DE DISCAPACIDAD, TALENTOS Y CAPACIDADES EXCEPCIONALES.

5. SE CUENTA CON EL SISTEMA BÁSICO DE INFORMACIÓN EDUCATIVA.

6. SE CUENTA CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS E INSTITUCIONALES CON EL GOBIERNO NACIONAL.

7. EXISTENCIA DEL COMITÉ DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

8. EXISTE CARACTERIZACIÓN DE LA EDUCACIÓN EN EL MUNICIPIO

9. EXISTE PLAN DECENAL DE LA EDUCACIÓN DEL MUNICIPIO

10. EXISTENCIA DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN ESTADÍSTICA DEL SECTOR

PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 5. DIFERENTES CLASES Y TIEMPOS DE

VINCULACIÓN DEL PERSONAL 6. DES ACTUALIZACIÓN DE LAS

HISTORIAS LABORALES DE DOCENTES Y ADMINISTRATIVOS, FALTA SISTEMATIZACIÓN.

7. NO EXISTE COMUNICACIÓN CON EL SOFTWARE FINANCIERO DE LA SECRETARÍA DE HACIENDA

8. DESACTUALIZACIÓN JURÍDICA A NIVELES ADMINISTRATIVO Y DOCENTE

9. SOFTWARE DE NÓMINA DESACTUALIZADO Y CON MÚLTIPLES INCONVENIENTES POR MANTENIMIENTO

10. NO ASEGURAMIENTO DE LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES A CARGO DE LA SECRETARÍA

11. NO HAY VALORACIÓN DE ACTIVOS 12. NO EXISTEN INVENTARIOS REALES

DE NECESIDADES DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS Y FALTA DE PLANEACIÓN EN LA CADENA DE SUMINISTROS

13. CARGAS LABORALES NO ESTÁN EQUILIBRADAS

14. EL SISTEMA DE SEGUIMIENTO CONTABLE A LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS ES DÉBIL

15. NO HA EXISTIDO CONCURSOS PARA LA SELECCIÓN DE DOCENTES PARA CUBRIR LOS CARGOS DE VACANCIA DEFINITIVA.

16. FALTA DE GESTIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LOS CONCURSOS OPORTUNAMENTE PARA LOS DIFERENTES GRUPOS POBLACIONALES

17. FALTA DE POLÍTICAS DE SEGURIDAD EN LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS

18. FALTA DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PARA GRUPOS POBLACIONALES VULNERABLES

19. DEBE FORTALECERSE EL EQUIPO DE LA U.A.I. CON OTROS PROFESIONALES COMO TAMBIÉN IMPLEMENTAR EL EQUIPO PEDAGÓGICO EN LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS INTEGRADORAS CON DOCENTES DE APOYO

20. NO APLICACIÓN DE LA LEY 734 DE 2002 (PROCESOS DISCIPLINARIOS).

21. FALTA DE DETERMINACIONES JURÍDICAS FRENTE A LAS REUBICACIONES ORDENADAS POR LAS ARP (AUDITOR MÉDICO).

22. NO EXISTEN PROCESOS DE



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AUDITORIA E INTERVENTORÍAS A PROGRAMAS Y PROYECTOS DE ORDEN NACIONAL Y MUNICIPAL

23. LENTITUD EN LA IMPLEMENTACIÓN DE POLÍTICAS PÚBLICAS NACIONALES

24. FALTA DE ARTICULACIÓN DE ESFUERZOS CON LA SECRETARÍA DEPARTAMENTAL Y DEMÁS INSTITUCIONES QUE INVIERTEN EN EL SECTOR

25. NO EXISTE CLÁUSULA EN LA FORMA DE LIQUIDAR LOS CONTRATOS DE OPS

26. NO EXISTEN POLÍTICAS NI ESTRUCTURA QUE LAS APLIQUE EN LO RELACIONADO AL DEPORTE Y LA CULTURA EN EL MUNICIPIO

27. LA TEMPORALIDAD DEL PERSONAL DE ARCHIVO GENERA TRAUMATISMOS EN LA OPERATIVIDAD DE LA SECRETARÍA

28. INEFICIENTE COMUNICACIÓN A NIVEL INTERNO Y EXTERNO ( SOCIALIZACIÓN DE LOS PROYECTOS EN DESARROLLO )

29. DEBE ESTABLECERSE Y/O DEFINIRSE LA PROPIEDAD DE ALGUNOS ACTIVOS INMUEBLES DESTINADOS A INSTITUCIONES EDUCATIVAS Y ESCENARIOS DEPORTIVOS

30. NO PARTICIPA LA SECRETARÍA EN LA FORMULACIÓN DE LOS PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURA

31. DÉBIL INFRAESTRUCTURA EN LOS COMEDORES DE LAS INSTITUCIONES

32. CONTRATACIÓN NO ADECUADA DEL TRANSPORTE DE LOS ALUMNOS PARA LA ZONA RURAL

33. FALTA DE CARACTERIZACIÓN Y APOYO MÉDICO ASISTENCIAL MULTIDISCIPLINARIO A LOS NIÑOS DISCAPACITADOS

34. NO EXISTE CULTURA SOBRE USO RACIONAL DE LA ENERGÍA, AGUA Y TELÉFONO. FALTA CONTROL

35. INSUFICIENTES AULAS Y MAESTROS PARA ATENDER ADECUADAMENTE LA DEMANDA ESCOLAR

36. INSTITUCIONES SUBUTILIZADAS MIENTRAS QUE OTRAS ESTÁN SOBREPOBLADAS

37. NO EXISTE CONTROL EN EL USO DE RECURSOS TRANSFERIDOS A LA FUNDACIÓN EMTEL

38. DÉBIL PROCESO DE PLANEACIÓN DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS EN CONCORDANCIA CON LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN



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39. NO SE CUMPLEN LAS FECHAS

ESTABLECIDAS PARA LAS MATRÍCULAS POR PARTE DE LOS USUARIOS EXTENDIÉNDOSE INDEFINIDAMENTE LOS TIEMPOS DE INSCRIPCIÓN OCASIONANDO LA PÉRDIDA DE CAPTACIÓN DE RECURSOS PERCÁPITA.

40. DÉBIL GESTIÓN PARA APROVECHAR OFERTAS DE CAPACITACIÓN

EVALUACION EXTERNA

OPORTUNIDADES

1. APOYO DEL MINISTERIO DE

EDUCACIÓN PARA PROCESOS DE MODERNIZACIÓN IMPLEMENTACIÓN DEL MECI Y DEL MODELO DE GESTIÓN DE CALIDAD

2. ASESORÍAS TÉCNICAS DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN A TRAVÉS DE JORNADAS SECUENCIALES DE ESTUDIO PARA LA FORMACIÓN, CAPACITACIÓN E INTEGRACIÓN DEL EQUIPO

3. COFINANCIACIÓN DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN PARA PROYECTOS DE LEY 21 DE 1982(INFRAESTRUCTURA…)

4. FINANCIACIÓN PARA EJECUCIÓN DE PROYECTOS DE POBLACIÓN VULNERABLE

5. REACTIVACIÓN DEL CONSEJO MUNICIPAL DE CULTURA

6. NO EXISTE UNA POLÍTICA DE ESTÍMULOS

7. VINCULACIÓN DE LAS UNIVERSIDADES EN PROCESOS DE CAPACITACIÓN

8. EXISTENCIA DEL COMITÉ DE CAPACITACIÓN MUNICIPAL

9. PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN EN PEDAGOGÍA PARA LOS DOCENTES

10. FORTALECIMIENTO DE RELACIONES CON LA SECRETARÍA DE SALUD PARA PROGRAMAS ASISTENCIALES

11. REVISIÓN DE LOS CONVENIOS DE ALQUILER LAS INSTITUCIONES

12. PLAN NACIONAL DECENAL DE LA EDUCACIÓN

13. REDEFINICIÓN DEL OBJETO DEL CONVENIO INTERINSTITUCIONAL ALCALDÍA – FUNDACIÓN EMTEL PARA EDUCACIÓN PARA EL TRABAJO Y DESARROLLO HUMANO

AMENAZAS

1. INFORMACIÓN FUNDAMENTAL EN

MANOS DE LOS CONTRATISTAS QUE YA NO LABORAN EN LA SECRETARÍA

2. HISTORIAS LABORALES EN DIFERENTES DEPENDENCIAS DE ORDEN DEPARTAMENTAL Y MUNICIPAL

3. FALTA DE ASESORÍA TÉCNICA POR PARTE DE LA FIDUCIARIA PARA LOS TRÁMITES DE LIQUIDACIONES DE CESANTÍAS, AUXILIOS, ETC.

4. FALTA DE COORDINACIÓN CON SECRETARÍA GENERAL EN LOS TEMAS CONCERNIENTES A SALUD OCUPACIONAL (ESCOGENCIA DE LA ARP)

5. OCUPACIONES DE INSTITUCIONES PARA ”SOLUCIONES” DE VIGILANCIA Y ASEO

6. LA MUNICIPALIZACIÓN NO GARANTIZA EFICIENCIA EN LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO

7. CAPACITACIÓN DESARTICULADA CON LOS PLANES DE MEJORAMIENTO

8. ALTOS COSTOS DE TRANSPORTE ESCOLAR PARA LAS ZONAS RURALES

9. LA ATENCIÓN DE DESPLAZADOS NO COMPENSA LOS COSTOS REALES DE LA EDUCACIÓN

10. LA NO APROBACIÓN DEL PROCESO DE HOMOLOGACIÓN Y NIVELACIÓN DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO



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ALCALDIA DE POPAYAN PROCESO GESTIÓN FINANCIERA


14. OFERTA DE RECURSOS DE COLABORACIÓN INTERNACIONAL


EVALUACION INTERNA

FORTALEZAS

1. CONOCIMIENTO Y EXPERIENCIA

DEL PERSONAL DE PLANTA. 2. PERSONAL ALTAMENTE

COMPROMETIDO Y CON SENTIDO DE PERTENENCIA.

3. SOFTWARE PARA EL MANEJO DE IMPUESTOS.

4. CUMPLIMIENTO DE LAS METAS DE RECAUDO PERMANENTEMENTE.

5. ESFUERZO FISCAL TRES PRINCIPALES IMPUESTOS.

6. PROCEDIMIENTOS DEFINIDOS PARA LOS CONTRIBUYENTES.

7. CONVENIOS Y FACILIDAD PARA EL PAGO DE LOS IMPUESTOS.

8. ADQUISICIÓN DEL SISTEMA

DEBILIDADES

1. ACTUALIZACIÓN MANUAL

FUNCIONES, PROCESOS PROCEDIMIENTOS.

2. CONOCIMIENTOS APLICATIVOS. 3. ORGANIZACIÓN GESTIÓN

DOCUMENTAL ARCHIVO. 4. PERSONAL INSUFICIENTE. 5. SUMINISTRO DE EQUIPOS. 6. ESPACIOS REDUCIDOS ÁREAS DE

TRABAJO Y DE ATENCIÓN PÚBLICO. 7. CAPACITACIÓN. 8. CARENCIA DE ACCIONES PARA

EVITAR LA EVASIÓN FISCAL. 9. SEÑALIZACIÓN. 10. ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA

INADECUADA. 11. OPTIMIZACIÓN DEL PROCESO DE



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INTEGRADO, TESORERÍA, CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO.

9. ATENCIÓN AL USUARIO. 10. SISTEMA CONTABLE INTEGRADO. 11. BUENA UBICACIÓN DE LOS

LOCALES COMERCIALES.

RECAUDO DE IMPUESTOS Y OTRAS RENTAS.

12. SEGURIDAD OFICINAS Y VALORES. 13. ACTITUD DE COMPROMISO.

INSTITUCIONAL. 14. SUMINISTROS. 15. ACTUALIZACIÓN BASE DE DATOS

PARA ENVÍO DE CORRESPONDENCIA Y FACTURACIÓN DE IMPUESTOS

16. ACTUALIZACIÓN CÓDIGO DE RENTAS 17. VEHÍCULOS PARA ATENCIÓN DE

VISITAS DE CONTROL EVASIÓN FISCAL

18. ACTUALIZACIÓN INVENTARIO BIENES DEL MUNICIPIO

19. SALUD OCUPACIONAL 20. CONTROL INDICADORES GESTIÓN DE

CARTERA 21. CAPACITACIÓN REPORTES A ENTES

DE CONTROL

EVALUACION EXTERNA

OPORTUNIDADES

1. BRINDAR INFORMACIÓN EN UN

ESPACIO DE LA PÁGINA WEB INSTITUCIONAL.

2. INCENTIVOS TRIBUTARIOS Y CONDICIONES ESPECIALES DE PAGO.

3. UNIFICACIÓN DE CRITERIOS ENTRE LAS ENTIDADES QUE INVOLUCRAN EL IMPUESTO PREDIAL, Y DEMÁS IMPUESTOS, EN ARAS DE MEJORAR EL SERVICIO AL CONTRIBUYENTE Y MAYOR CONFIABILIDAD DE LA INFORMACIÓN.

4. ENVÍO OPORTUNO DE FACTURACIÓN AL CONTRIBUYENTE A TRAVÉS CORREO COMO SE HACE CON LAS FACTURAS DE SERVICIOS PÚBLICOS.

5. SEGUIR CULTIVANDO LA CULTURA TRIBUTARIA.

6. GENERAR PROCESOS DE FORMALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES COMERCIALES.

7. CONSOLIDAR EL CENTRO DE ATENCIÓN EMPRESARIAL (CAE)

AMENAZAS

1. LEGISLACIÓN CAMBIANTE. 2. INOPERANCIA OFICINA DE SISTEMAS

BACK UP, ANTIVIRUS, LICENCIAS, ACTUALIZACIÓN SOFTWARE Y MANTENIMIENTO EQUIPOS.

3. ENTREGAS OPORTUNAS DE INFORMACIÓN DE OTRAS SECRETARIAS Y DEPENDENCIAS.

4. PROCESOS EN LÍNEA PARA REGISTRO DE PAGOS Y EXPEDICIÓN DE PAZ Y SALVOS.

5. INFORMACIÓN OPORTUNA CAMBIOS EN LOS PROCESOS DE LOS BANCOS.

6. OPORTUNIDAD ENTREGA CORRESPONDENCIA ARCHIVO CENTRAL.

7. CONVENIOS CRUCE INFORMACIÓN FINES TRIBUTARIOS.

8. CULTURA DE NO PAGO. 9. CONTROL A CONTRATOS. 10. EXPOSICIÓN A SANCIONES POR

INCUMPLIMIENTO. 11. INNOVACIONES EN LA TECNOLOGÍA. 12. CICLOS ECONÓMICOS RECESIÓN. 13. FALLOS JUDICIALES. 14. ECONOMÍA SUBTERRÁNEA. 15. ACTUALIZACIÓN CATASTRAL.



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ALCALDIA DE POPAYAN PROCESO GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA


CON LA CÁMARA DE COMERCIO. 8. GESTIÓN DE INFORMACIÓN

FINANCIERA Y PRESUPUESTAL. 9. DEBE APROVECHARSE LA

TECNOLOGÍA QUE OFRECE EL MERCADO PARA AGILIZAR Y CONTROLAR CON MÁS EFECTIVIDAD DEL DISPONIBLE Y BUSCAR EL MEJOR SERVICIO BANCARIO A MENOR COSTO.

10. CAPACITACIÓN PERMANENTE A TODO EL PERSONAL SOBRE LOS OBJETIVOS DEL HACIENDA PÚBLICA A TRAVÉS DE SUS INSTITUCIONES COMO EL SENA, ESAP , CGN, MINISTERIOS, ETC.

11. CONVENIOS CON INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN PARA EL MEJORAMIENTO DE PROCESOS.

16. LIQUIDACIÓN SIN ESTRATIFICACIÓN.


EVALUACION INTERNA

FORTALEZAS

1. EXISTENCIA DE SISTEMA DE

COMUNICACIÓN INTRANET E INTERNET.

2. TRABAJO EN EQUIPO Y BUENAS RELACIONES INTERPERSONALES.

3. BUENA CAPACIDAD, EXPERIENCIA, RESPONSABILIDAD Y COMPROMISO POR PARTE DEL PERSONAL ADSCRITO A LA SECRETARIA.

4. SANO AMBIENTE LABORAL. 5. AUTOCAPACITACIÓN. 6. SENTIDO DE PERTENENCIA CON

EL MUNICIPIO. 7. CONTAR CON UN MANUAL DE

INTERVENTORÍA. 8. SEGUIMIENTO QUE SE REALIZA A

LAS DIFERENTES OBRAS CON EL ACOMPAÑAMIENTO DE LABORATORIO.

DEBILIDADES

1. CARENCIA DE ESPACIOS FÍSICOS

PARA EL CORRECTO FUNCIONAMIENTO DE LA OFICINA, DOTACIÓN EQUIPOS Y MATERIALES DE OFICINA (PAPELERÍA) MOBILIARIA, ERGONÓMICA Y DE ILUMINACIÓN.

2. DEFICIENCIA EN EQUIPOS DE SISTEMA SOFTWARE Y HARDWARE.

3. INEXISTENCIA DE PROGRAMAS DE SISTEMAS ESPECÍFICOS PARA OBRAS CIVILES.

4. AUSENCIA DE SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LAS OBRAS CIVILES Y ASEO.

5. FALTA DE DIRECCIONAMIENTO TÉCNICO EN EL PRESUPUESTO PARTICIPATIVO POR PARTE DE LA SECRETARIA

6. DEFICIENCIA EN EL SISTEMA TRANSPORTE PARA SEGUIMIENTO A



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9. TRANSPARENCIA EN LOS

PROCESOS PÚBLICOS A CARGO DE LA SECRETARIA.

10. SOFTWARE PARA LA INSCRIPCIÓN Y REGISTRO DE PROPONENTES EN LOS PROCESOS LICITATORIOS DE LA SECRETARIA.

11. LA EXISTENCIA DE EQUIPO ESPECIALIZADO PARA OBRAS VIALES.

12. EXISTENCIA DE UN LABORATORIO DE SUELOS Y MATERIALES.

13. OPORTUNA ATENCIÓN Y RESPUESTA AL PÚBLICO.

14. SE DISPONE DE LA CANTIDAD REQUERIDA DE PERSONAL.

15. EL TIPO DE CONTRATACIÓN FAVORECE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE MANEJO DE PERSONAL Y ADQUISICIÓN DE LOS INSUMOS REQUERIDOS PARA LA ACTIVIDAD.

16. SE TIENE ESTABLECIDO LA ESTRUCTURA ORGÁNICA DE ESTA ACTIVIDAD.

17. EL TIPO DE CONTRATACIÓN FAVORECE EL CUMPLIMIENTO RESPECTO DE LAS AFILIACIONES DEL PERSONAL AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL.

18. EL TIPO DE CONTRATACIÓN FAVORECE LA ADMINISTRACIÓN DE LOS MATERIALES UTILIZADOS POR LOS CONTRATISTAS.

19. EL TIPO DE CONTRATACIÓN FAVORECE LA EJECUCIÓN DEL PLAN ANUAL DE COMPRAS

20. LA EXPERTICIA DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO PERMITE REALIZAR UN DIAGNOSTICO ACEPTADO EN TODAS LAS ÁREAS (ADMINISTRATIVO, COMERCIAL, FINANCIERO, OPERATIVO, TÉCNICO E INSTITUCIONAL, Y LEGAL.

21. SE PERCIBE COMPROMISO POR PARTE DE LOS INTEGRANTES DEL GRUPO DE ASEO CON LA LABOR ASIGNADA.

22. LA EXPERTICIA DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO, TÉCNICO Y FINANCIERO PERMITE LA COORDINACIÓN ACERTADA DE LAS ACTIVIDADES PROPIAS DEL SERVICIO DE ASEO, CON UN REDUCIDO NÚMERO DE FUNCIONARIOS.

LA EJECUCIÓN DE LAS OBRAS. 7. DEFICIENCIA EN EL SISTEMA DE

ARCHIVO FÍSICO Y REGISTRO DOCUMENTAL.

8. CARENCIA DE CAPACITACIÓN CONTINUA EN NORMATIVIDADES Y EN ASPECTOS TÉCNICOS.

9. DEFICIENCIA EN EL LABORATORIO DE SUELOS Y MATERIALES DEL MUNICIPIO.

10. CARENCIA DE INSTRUMENTOS (CÁMARA DIGITAL VIDEO E IMPRESORAS) PARA EL SEGUIMIENTO DE LA INTERVENTORÍA DE OBRAS A CARGO DE LA SECRETARIA (DECÁMETROS, FLUXÓMETROS, GPS)

11. NO HAY SISTEMA DE COMUNICACIÓN PROPIO (CELULARES) DE LA SECRETARIA ENTRE INTERVENTORES Y CONTRATISTAS.

12. FALTA DE PERSONAL IDÓNEO DE APOYO PARA LAS DIFERENTES PROCESOS DE CONTRATACIÓN, INTERVENTORÍAS Y EJECUCIÓN DE OBRAS.

13. FALTA DE EQUIPO SUFICIENTE PARA LA EJECUCIÓN DE OBRAS A CARGO DE LA SECRETARIA.

14. FALTA DE INFORMACIÓN ACTUALIZADA DE LAS NECESIDADES DE LA COMUNIDAD EN MATERIA DE INFRAESTRUCTURA.

15. FALTA DE UN PROFESIONAL DEL DERECHO COMO APOYO JURÍDICO A LA GESTIÓN DE LA SECRETARIA.

16. DEFICIENCIA EN LA OFICINA DE VALORIZACIÓN.

17. FALTA DE PLANO BASE ACTUALIZADA DE POPAYÁN TANTO EN LA PARTE URBANA COMO RURAL.

18 PARA LAS ACTIVIDADES DE TRATAMIENTO Y APROVECHAMIENTO DE RESIDUOS NO SE DISPONE DE LA CANTIDAD REQUERIDA DE PERSONAL

19 PARA LAS LABORES DE PODA Y/O TALA DE ÁRBOLES NO SE TIENEN PROCESOS ADMINISTRATIVOS EFICIENTES PARA LA ADQUISICIÓN DE INSUMOS

20 PARA LA ACTIVIDAD DE TRATAMIENTO Y APROVECHAMIENTO NO SE POSEE UNA ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA.

21 NO SE TIENE FORMALIZADO EL MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE ESTA ACTIVIDAD.

22 NO SE HA DEFINIDO EL PROCEDIMIENTO PARA SELECCIÓN, NI SE POSEE BASE DE DATOS



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23. GRACIAS A LA VALORIZACIÓN

TOTAL SE PUEDEN REALIZAR OBRAS DE GRAN MAGNITUD QUE CONTRIBUYEN AL DESARROLLO DE LA MALLA VIAL MUNICIPAL.

24. LA COMUNIDAD ENCUENTRA UN APOYO EN EL FONDO DE VALORIZACIÓN SOCIAL EL CUAL FINANCIA PEQUEÑAS OBRAS DE INFRAESTRUCTURA.

25. EN LAS OBRAS REALIZADAS POR COFINANCIACIÓN LA COMUNIDAD PUEDE SER SU APORTE A TRAVÉS DE LA MANO DE OBRA DEL PROYECTO.

26. EXISTENCIA DE UNIVERSIDADES QUE PUEDEN ASESORAR A LA SECRETARIA DE VALORIZACIÓN PARA REFORMAR Y ACTUALIZAR EL ESTATUTO.

ACTUALIZADA DEL PERSONAL. 23 NO SE TIENE FORMALIZADO UN

CURSO DE INDUCCIÓN PARA EL PERSONAL NUEVO.

24 NO EXISTE FORMALMENTE EVALUACIONES PERIÓDICAS PARA EL DESEMPEÑO DE LOS CONTRATISTAS.

25 NO HAY UNA ESTRATEGIA DE CAPACITACIÓN CONTINUA PARA LOS CONTRATISTAS.

26 NO EXISTE REGISTRO ACTUALIZADO DE PRECIOS Y PROVEEDORES

27 NO SE TIENE UN PROCEDIMIENTO PARA CUANTIFICAR Y TENER ACTUALIZADO EL PATRIMONIO POR CADA ACTIVIDAD.

28 NO SE TIENE AUTONOMÍA ADMINISTRATIVA

29 NO SE TIENE EFICACES PARA LA SUPERVISIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE ASEO.

30 DEFICIENTE DIVULGACIÓN A LA COMUNIDAD DE LAS RUTAS DE RECOLECCIÓN EN DÍAS Y HORARIOS, CUANDO SE HAGAN CAMBIOS.

31 EL SISTEMA DE COBRO DE VALORIZACIÓN NO ES OBLIGATORIO, POR LO TANTO EL RECAUDO PERMITE UNA CARTERA BASTANTE SIGNIFICATIVA.

32 EL PROCESO DE FACTURACIÓN DEBE ESTAR SOPORTADO POR UN SOFTWARE COMPLETO (CON TODO EL ARCHIVO DE OBRAS) QUE CONSULTE Y RESPONDA A LAS NECESIDADES DEL MUNICIPIO CON EL FIN DE ORGANIZAR LOS RECAUDOS.

33 EL ESTATUTO DE VALORIZACIÓN, DECRETO 100/87, NO PERMITE UNA APLICACIÓN ADECUADA PARA LAS ACTUALES NECESIDADES DEL MUNICIPIO.

34 FALTA DE COORDINACIÓN CON LA SECRETARIA DE INFRAESTRUCTURA O CON EL ACUEDUCTO PARA LA REALIZACIÓN DE OBRAS.

35 FALTA DE PERSONAL EN LA OFICINA DE VALORIZACIÓN PARA PODER FUNCIONAR DE MANERA MAS EFICAZ.

EVALUACION

OPORTUNIDADES

1. POSIBILIDAD DE ACCEDER A

RECURSOS ADICIONALES AL PRESUPUESTO MUNICIPAL, A TRAVÉS DE ORGANISMOS Y ENTIDADES NACIONALES E INTERNACIONALES.

2. APOYO DE LAS DIFERENTES

AMENAZAS

1. DEFICIENCIA EN EL DISEÑO DE

PROYECTOS Y FORMULACIÓN DE LOS MISMOS POR LA CARENCIA DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS.

2. ACOMPAÑAMIENTO INSUFICIENTE POR PARTE DE LA OFICINA ASESORA



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EXTERNA UNIVERSIDADES CON EL PROGRAMA DE PASANTIAS.

3. APOYO TÉCNICO Y ADMINISTRATIVO DE LA EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO EN EL SECTOR DE AGUA POTABLE, SANEAMIENTO BÁSICO Y EN LA PLANTA DE BENEFICIO ANIMAL.

4. LIBERACIÓN DE RECURSOS DE LA LEY 550.

5. DISPONIBILIDAD DE RECURSOS DE SUPERAVIT.

6. OBLIGACIÓN LEGAL DE LA CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES DE TODO EL PERSONAL CONTRATADO QUE REALIZA ACTIVIDADES DEL SERVICIO DE ASEO.

7. CUMPLIMIENTO DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE CALIDAD PARA LAS

INSTITUCIONES PÚBLICAS. 8. MODIFICAR EL ESTATUTO 100/87

PARA FACILITAR Y ACTUALIZAR EL TRABAJO EN ESTA SECRETARÍA.

9. CREAR MECANISMOS DE COBRO LIGADOS A UN IMPUESTO QUE HAGAN OBLIGATORIO SU PAGO.

10. CREAR UNA CUENTA DE VALORIZACIÓN QUE PERMITE QUE LOS RECAUDOS SEAN UTILIZADOS ADECUADAMENTE.

11. SE PUEDEN REALIZAR CONVENIOS CON LAS UNIVERSIDADES PARA REFORMAR EL ESTATUTO.

12. IMPLEMENTAR UN PROGRAMA DE CULTURA CIUDADANA QUE CONCIENTICE A LA COMUNIDAD DE LA NECESIDAD DE LAS OBRAS.

JURÍDICA. 3. CARENCIA Y DEFICIENCIA DE

PROCESOS, PROCEDIMIENTOS Y MANUAL DE FUNCIONES ACORDES A LA ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA ALCALDÍA DE POPAYÁN.

4. FALTA DE TRABAJO EN EQUIPO ACORDE A LA ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA ALCALDÍA DE POPAYÁN.

5. DEFICIENCIA EN LA FORMULACIÓN DE OBJETOS Y RESPONSABILIDADES EN LOS DIFERENTES CONTRATOS DEL PERSONAL DE APOYO.

6. INEXISTENCIA DE MECANISMOS ÁGILES PARA ATENDER CONTINGENCIAS EN EL MANTENIMIENTO DE PLANTA FÍSICA, EQUIPOS DEL MUNICIPIO (CAJA MENOR).

7. DESCOORDINACIÓN ENTRE EL PLAN DE EJECUCIÓN DE OBRAS DE LA SECRETARIA Y EL PLAN DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL.

8. FALTA DE COORDINACIÓN CON LAS DIFERENTES EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS PARA LA PLANEACIÓN, Y EJECUCIÓN DE OBRAS.

9. FALTA DE INFORMACIÓN Y DISEÑOS COMPLETOS DE LOS PROYECTOS PRESENTADOS POR LOS RESGUARDOS INDÍGENAS A TRAVÉS DE LA SECRETARIA DE GOBIERNO.

10. INEXISTENCIA DE ESTUDIO TÉCNICO PARA LA FUSIÓN DE LAS DIFERENTES INSTITUCIONES Y SEDES EDUCATIVAS DIFICULTANDO LAS DIFERENTES INVERSIONES EN OBRAS.

11 ALTA ROTACIÓN Y VINCULACIÓN DE PERSONAL NO CALIFICADO.

12 LA FALTA DE AUTONOMÍA FRENTE A LOS PROCEDIMIENTOS DE TESORERÍA, PRESUPUESTO Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL.

13 LA DEPENDENCIA MARCADA DEL GRUPO DE ASEO HACIA LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL DEL MUNICIPIO, GENERA DEMORAS EN LA TOMA DE DECISIONES Y EN LAS GESTIONES PROPIAS DE SU QUEHACER.

14 EL NO PAGO OPORTUNO DE LOS BENEFICIARIOS EN LOS PROYECTOS IMPIDE QUE EL DINERO SEA REINVERTIDO EN NUEVAS OBRAS.



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ALCALDIA DE POPAYAN PROCESO GESTIÓN JURIDICA



EVALUACION INTERNA

FORTALEZAS

1. TALENTO HUMANO CON

EXPERIENCIA, CONOCIMIENTO Y RESPONSABLILIDAD.

2. FUENTES DE INFORMACION LEGAL ACTUALIZADAS Y SUFICIENTES.

DEBILIDADES

1. ESPACIO FISICO INADECUADO E

INSUFICIENTE. 2. FALTA DE HERRAMIENTAS

TECNOLOGICAS QUE PERMITAN LA OPTIMIZACIÓN DE LOS EQUIPOS EXISTENTES.

3. INSUFICIENCIA DE PERSONAL. 4. FALTA DE CAPACITACION. 5. INAPLICACION DE LAS NORMAS DE

ARCHIVO.

EVALUACION EXTERNA

OPORTUNIDADES

1. EXISTENCIA DE SEMINARIOS,

CONGRESOS, DIPLOMADOS, ESPECIALIZACIONES QUE OFRECEN LAS DISTINTAS INSTITUCIONES

2. INTERNET COMO HERRAMIENTA DE CONSULTA.

AMENAZAS

1. INADECUADO SISTEMA DE

INFORMACION ENTRE DEPENDENCIAS. 2. FALTA DE CLARIDAD EN LAS

DEPENDENCIAS DE LAS FUNCIONES DE LA OFICINA JURIDICA.

3. DEFICIENCIAS EN LA ASUNCION DE RESPONSABILIDADES POR ALGUNAS DEPENDENCIAS

4. IMPRESICION EN LAS FUNCIONES CONTENIDAD EN EL MANUAL DE FUNCIONES.

5. CONTINUA EVOLUCION Y MODIFICACION DE LAS NORMAS QUE REGULAN LA ADMINISTRACION



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ANALISIS ESTRATEGICO

DEBILIDADES 1. ESPACIO FISICO INADECUADO E INSUFICIENTE: La Oficina

Asesora Jurídica funciona dentro de unas instalaciones en las que el mismo espacio es compartido por las personas que realizan las labores secretariales, de archivo y de atención al público, con los profesionales que prestan la asesoría legal y la atención a los procesos judiciales, entre otros asuntos. Tal situación permite que en forma masiva y permanente los usuarios de los servicios que presta la oficina irrumpan en las distintas áreas, impidiendo así la generación de condiciones de tranquilidad y reserva que permitan una atención y dedicación suficiente, que garantice un trabajo cualitativa y cuantitativamente aceptable. Además la Oficina no cuenta con un espacio que pueda destinarse al archivo de todos los documentos que conforman el archivo de gestión y del archivo histórico que por una u otra razón no ha sido enviado al archivo central. Actualmente este funciona en uno de los pasillos de la oficina, lo que ocasiona no sólo dificultades en el tránsito por la dependencia, sino que además implica un riesgo para la conservación y custodia de los documentos, así como para la integridad física de quienes allí laboran.

2. FALTA DE HERRAMIENTAS TECNOLOGICAS QUE PERMITAN LA

OPTIMIZACIÓN DE LOS EQUIPOS EXISTENTES. Si bien en esta dependencia se cuenta con 7 equipos de cómputo, ninguno de ellos, a excepción del dispuesto en la oficina del Jefe, cuenta con las

MUNICIPAL. 6. FALTA DE DIMENSIONAMIENTO

FRENTE A LOS COMPROMISOS ADQUIRIDOS EN FALLOS PROFERIDOS DENTRO DE ACCIONES CONSTITUCIONALES.

7. FALTA DE UNIDAD DE CRITERIO DE LOS DESPACHOS JUDICIALES.

8. FALTA DE SEÑALIZACION EN EL EDIFICIO.



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actualizaciones y aplicaciones tecnológicas que permitan la conectividad indispensable para el máximo aprovechamiento de los recursos existentes. 3. INSUFICIENCIA DE PERSONAL. Si bien la Oficina Asesora Jurídica cuenta, además del jefe, con un profesional especializado y dos profesionales universitarios, es evidente que el cúmulo de trabajo que a diario se recibe, excede por mucho la capacidad del personal de planta. Para ilustrar mejor lo indicado baste decir que actualmente cursan más de 300 procesos judiciales en contra de la Alcaldía de Popayán, sin incluir tutelas, número que no deja de incrementarse y que ya resulta bastante significativo como para que su trámite ocupara la totalidad del tiempo laboral de los funcionarios. Si a esto le sumamos que en ese mismo lapso, deben proyectarse respuestas a los derechos de petición, solicitudes de conceptos, efectuar la revisión de la contratación desde la etapa precontractual hasta la liquidación, entre otros, no queda duda de que el escaso personal constituye una debilidad. Para fortalecer aún más el argumento recabemos en que no podría acudirse a reasignación de personal de planta ya que éste es escaso por el proceso de reestructuración que adelantó la entidad territorial en el año 2001. 4. FALTA DE CAPACITACION. Aunque en la planta de profesionales asignados a la Oficina Jurídica se cuenta con unos altos estándares de idoneidad, la rápida y cambiante evolución de la normatividad Colombiana exige una permanente capacitación en los diferentes tópicos del Derecho. Por otra parte la estructura del Municipio y multiplicidad de funciones a él asignadas requieren un conocimiento profundo en temas tan disímiles e importantes como el ordenamiento territorial, las normas tributarias, derecho policivo, etc. Circunstancia ésta que exige a quienes pretenden prestar una asesoría adecuada, contar con los conocimientos necesarios para garantizar el ajuste de todos los procesos de que conozca, al ordenamiento jurídico. El asunto incluso ha dado lugar que ciertos asuntos que resultan fundamentales para la administración, como aquellos que tienen que ver con los temas tributarios, presupuestales o de educación pública, carezcan de una real y efectiva asesoría en materia legal. 5. APLICACION DE LAS NORMAS DE ARCHIVO.



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Las auditorias realizadas por los entes de control al archivo de contratos y convenios de la Oficina Asesora Jurídica, han advertido deficiencias en la guarda de los documentos correspondientes a cada carpeta, incorrecta foliación, incompleta información, entre otros, lo que dificulta su consulta y verificación, lo que hace urgente avocar la organización del archivo histórico para el posterior envío al archivo central y la organización y correcto seguimiento del archivo de gestión.

AMENAZAS

1. INADECUADO SISTEMA DE INFORMACION ENTRE

DEPENDENCIAS. Una de las funciones principales de la Oficina Asesora Jurídica es la representación judicial y extrajudicial de la entidad territorial por asuntos originados en el ejercicio de funciones propias de las diferentes secretarías o por la omisión en la asunción de las mismas. Ello significa que el éxito de una correcta defensa estriba en dotar a los profesionales del derecho, de la información que sobre cada caso reposa en las dependencias pues es ese el insumo indispensable para que pueda sacar avante la posición del Municipio en un proceso. Esto que resulta tan evidente, en demasiadas ocasiones se convierte en un obstáculo para estructurar un argumento sólido y conciso pues no existe agilidad en la exhibición de la información, esta resulta incompleta y en no pocas ocasiones se hace imposible dialogar con el funcionario o contratista que conoce el asunto. Igual ocurre con las solicitudes de conceptos o asesorías en los diferentes temas que se pretenden tratar, que muchas veces se presentan vagas, difusas e imprecisas, lo que hace poco efectiva la labor de la dependencia.

2. FALTA DE CLARIDAD EN LAS DEPENDENCIAS DE LAS FUNCIONES DE LA OFICINA JURIDICA y 3 DEFICIENCIAS EN LA ASUNCION DE RESPONSABILIDADES POR ALGUNAS DEPENDENCIAS *

Conocido es por todos que las autoridades públicas sólo pueden hacer lo que le permite la Constitución y las Leyes, lo que significa que todas las funciones a cargo de las entidades públicas aparecen en normas de



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diferente nivel, normas que, por supuesto, deben ser suficientemente conocidas por quienes pretendan llevar a efecto las mismas. No obstante lo evidente del argumento, en muchas ocasiones los funcionarios y contratistas endilgan a la Oficina Asesora, funciones que son del resorte de otras dependencias, por el simple hecho de encontrarse en un cuerpo normativo. De esta manera se congestiona innecesariamente el trabajo de los profesionales, se dilata la resolución de los asuntos a cargo del Municipio y se dispersa indebidamente las responsabilidades que pudieren generarse.

3. IMPRESICION EN LAS FUNCIONES CONTENIDAD EN EL MANUAL DE FUNCIONES.

El manual de Funciones del Municipio de Popayán, establece la misión de cada dependencia y partiendo de esa base define unas funciones a cada una de ellas. Sin embargo, éstas son demasiado generales y esa poca precisión permite que algunos procesos a cargo de la entidad territorial no cuente con responsables exactamente definidos, lo que ha dado como resultado que la Oficina Jurídica asuma obligaciones que no le corresponden.

4. CONTINUA EVOLUCION Y MODIFICACION DE LAS NORMAS QUE REGULAN LA ADMINISTRACION MUNICIPAL, Y FALTA DE UNIDAD DE CRITERIO DE LOS DESPACHOS JUDICIALES

El ordenamiento jurídico colombiano se ha caracterizado por ser dinámico, en constante cambio y algunas veces exageradamente inestable, lo que dificulta la labor del asesor jurídico pues una vez que termina de conocer en profundidad una norma, ya tiene que prepararse para estudiar su modificación, extensión, reglamentación o revocatoria. Si a esto le sumamos el permanente cambio de posición sobre los diferentes temas jurídicos que ha mostrado la jurisprudencia en temas esenciales para cualquier administración, no queda difícil entender la debilidad que implica para la Oficina tener que garantizar la vigencia del principio de legalidad en los diferentes procesos que se adelantan.

5. FALTA DE DIMENSIONAMIENTO FRENTE A LOS COMPROMISOS ADQUIRIDOS EN FALLOS PROFERIDOS DENTRO DE ACCIONES CONSTITUCIONALES.



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La Oficina Asesora Jurídica es el encargado de asumir el conocimiento de las acciones que ante las diferentes jurisdicciones presentan los particulares u otras autoridades públicas contra el Municipio. Esa responsabilidad llega hasta la ejecutoria del fallo definitivo. Pero una vez el Juez ha impartido justicia definitivamente, el cumplimiento de la eventual orden que pudiera recaer en la entidad territorial, no es ya del resorte de la Oficina Asesora Jurídica, sino de las correspondientes secretarías ejecutoras. Ejemplo evidente de lo anterior es lo que ocurre con las acciones populares o de tutela, las cuales siendo conocidas por los abogados en la etapa procesal, deben ser asumidas por las otras dependencias cuando deba procederse al acatamiento de los fallos que generalmente ordenan la ejecución de obras, o una atención debida en materia de salud o educativa. Sin embargo los funcionarios creen que el asunto continúa a cargo exclusivamente de la Oficina Asesora Jurídica y tratan tales asuntos con un desinterés y una falta de diligencia tal, que han dado lugar a la iniciación de procesos sancionatorios por desacato.

6. FALTA DE SEÑALIZACION EN EL EDIFICIO. Además de las permanentes ocupaciones de la oficina, que son ya suficientes para desbordar su capacidad, se ha sumado una nueva y consiste en la atención al público que a diario ingresa al edificio y que llega en busca de orientación y de indicaciones para llegar a las secretarías donde deben a realizar algún trámite, asunto que dispersa la atención de los funcionarios y quita tiempo valioso al trabajo propio de asesoría.

FORTALEZAS

1. TALENTO HUMANO CON EXPERIENCIA, CONOCIMIENTO Y

RESPONSABLILIDAD. La Oficina Asesora Jurídica cuenta dentro del personal asignado con profesionales del derecho que tienen un conocimiento amplio y actual de gran parte de los temas que interesan a cualquier administración; han demostrado capacidad argumentativa a la hora de defender la posición del Municipio en los estrados judiciales; han ejercido con responsabilidad su labor de asesoría al ajustar, en la mayoría de los casos de manera exitosa, al ordenamiento jurídico los procesos de que conoce y los documentos que ponen a su consideración.



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Lo anterior, aunado a la experiencia que han adquirido los funcionarios durante los años de trabajo en la oficina, permite hoy un adecuado tratamiento de los asuntos a su cargo. Igual ocurre con el personal encargado de la atención al público, que con diligencia y compromiso cumple la función principalísima de recibir las inquietudes de la comunidad y de agilizar los trámites que son de su resorte.

2. FUENTES DE INFORMACION LEGAL ACTUALIZADAS Y SUFICIENTES

De unos años para acá las directivas han advertido la importancia de dotar a la Oficina Asesora Jurídica de la información actualizada sobre actos legislativos, leyes, decretos y otras normas que componen el ordenamiento jurídico que debe aplicarse para cada proceso, así como de los pronunciamientos de las altas cortes, lo cual constituye herramienta indispensable para el ejercicio de la funciones asignadas en el Manual.

3. EXISTENCIA DE SEMINARIOS, CONGRESOS, DIPLOMADOS, ESPECIALIZACIONES QUE OFRECEN LAS DISTINTAS INSTITUCIONES

Si bien existen dificultades al momento de abordar la cambiante normatividad que rige la actividad del municipio, también existen diferentes instancias dedicadas precisamente a difundir el nuevo conocimiento, por supuesto con grados diferentes de profundidad, las cuales prestan sus servicios generalmente en áreas distintas a la ciudad de Popayán.

4. INTERNET COMO HERRAMIENTA DE CONSULTA. Además de lo anterior, la Internet se ha convertido en una herramienta fundamental para actualizar permanentemente la información con que cuenta la oficina y ha servido para conectarse virtualmente con las entidades del gobierno central que ejercen actividades que interesan a la entidad territorial.



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ALCALDIA DE POPAYAN PROCESO DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACION ESTRATEGICA

PROCESO GESTION DEL DESARROLLO Y ORDENAMIENTO TERRITORIAL Y AMBIENTAL


ANALISIS ESTRATEGICO

DEBILIDADES


EVALUACION INTERNA

FORTALEZAS

1. TALENTO HUMANO CON

EXPERIENCIA Y CONOCIMIENTO. 2. EQUIPO DE CÓMPUTO

ACTUALIZADO. 3. PROGRAMA DE CAPACITACION.

DEBILIDADES

1. IMPLEMENTACION DEL APLICATIVO

SSEPI. 2. COMUNICACIÓN INTERNA:

TELEFONICA, INTRANET. 3. SERVICIO DE INTERNET. 4. ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE

GESTION. 5. FORTALECIMIENTO Y APOYO PARA

CAPTURA DE INFORMACION BASE DE DATOS SSEPI.

6. EQUIPO INTERDISCIPLINARIO.

EVALUACION EXTERNA

OPORTUNIDADES

1. INFORMACION OPORTUNA Y

PERMANENTE ACTUALIZADA DEL DNP.

2. ASISTENCIA DE LAS SECRETARIAS Y OFICINAS ASESORAS.

3. OFICINA DE SISTEMAS PARA EL ACOMPAÑAMIENTO.

AMENAZAS

1. ACTO ADMINISTRATIVO DE CREACION

BPPIM. 2. CONOCIMIENTO GENERAL DEL BPPIM. 3. CONOCIMIENTO MGA. 4. RADICACION DE PROYECTOS EN EL

BPPIM. 5. REGISTRO DE PROYECTOS EN EL

BPPIM. 6. INFORMACION DEL BPPIM PARA

PRESUPUESTO.



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IMPLEMENTACION DEL APLICATIVO SSEPI. En el proceso de seguimiento y evaluación de los proyectos de inversión, el Departamento nacional de Planeación, diseñó, elaboró e implementó, un software para que los entes territoriales estructuren la información correspondiente a los proyectos de inversión, el cual permite el seguimiento a la ejecución y la evaluación de los resultados obtenidos, de acuerdo con la programación y la asignación de los respectivos recursos. Este aplicativo se conoce como SSEPI 5.0, se encuentra instalado en el sistema del Banco de Programas y Proyectos, pero aun no se utiliza, dado que, tanto la Administración Municipal como Departamental, sólo hasta Octubre del año anterior recibieron la capacitación para el proceso de implementación del aplicativo. COMUNICACIÓN INTERNA. En lo referente a la comunicación con las otras dependencias de la Oficina Asesora de Planeación, no se cuenta con un sistema óptimo de telefonía y servicio de Intranet, tendiente a agilizar los procedimientos internos. SERVICIO DE INTERNET. Inexistencia del servicio de Internet para acceder a la información requerida de las instancias regionales, nacionales e internacionales. ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTION. Desconocimiento y falta de asesoría, en la organización del archivo del Banco de Proyectos. FORTALECIMIENTO Y APOYO PARA CAPTURA DE INFORMACION BASE DE DATOS SSEPI. Se requiere de un técnico administrativo, el cual se capacitará, para que realice el proceso de captura y actualización de la información. EQUIPO INTERDISCIPLINARIO. El Banco de Proyectos no cuenta con un equipo de profesionales interdisciplinario que realice el proceso de evaluación expost de los proyectos de inversión tendiente a generar la viabilidad de los mismos. No obstante, ante la imposibilidad de nombrar o contratar, las viabilidades se generan en cada una de las secretarías ejecutoras de la inversión, lo que conlleva a fortalecerlas en este proceso.

FORTALEZAS TALENTO HUMANO CON EXPERIENCIA Y CONOCIMIENTO. Se cuenta con un profesional de experiencia y conocimientos, para el fortalecimiento de las actividades del Banco de Programas y Proyectos de la Administración Municipal.



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EQUIPO DE CÓMPUTO ACTUALIZADO. La dependencia tiene el equipo de cómputo, con las especificaciones técnicas requeridas, como apoyo logístico para la generación de los respectivos documentos. PROGRAMA DE CAPACITACION. Se encuentra estructurado el programa de capacitación en los siguientes temas: Banco de Proyectos, Metodología General Ajustada – MGA, Aplicativo SSEPI 5.0, Plan Operativo Anual de Inversiones – POAI, Plan de Acción; para los respectivos funcionarios de la Administración, como fortalecimiento y apoyo en el conocimiento de la ejecución presupuestal.

OPORTUNIDADES INFORMACION OPORTUNA Y ACTUALIZADA. El Departamento Nacional de Planeación dentro de sus funciones, y de acuerdo con un cronograma establecido, socializa todos los programas de capacitación y la información relacionada con los Bancos de Programas y Proyectos e igualmente permite su consulta a través de la Internet, en su página Web. ASISTENCIA DE LAS SECRETARIAS Y OFICINAS ASESORAS. Soporte técnico en el proceso de viabilización de los proyectos de inversión. OFICINA DE SISTEMAS PARA EL ACOMPAÑAMIENTO. La Administración Municipal, cuenta con la oficina de Sistemas para el acompañamiento y fortalecimiento correspondiente.

AMENAZAS ACTO ADMINISTRATIVO DE CREACION BPPIM. No se conoce el Decreto o el Acuerdo que generó la creación del Banco de Programas y Proyectos, el cual es solicitado en algunos informes para el DNP. CONOCIMIENTO GENERAL DEL BPPIM. Las dependencias de la Alcaldía y la mayoría de sus funcionarios desconocen el funcionamiento del Banco de Programas y Proyectos. CONOCIMIENTO MGA. Tanto la Administración, como la comunidad que solicita recursos de la Administración para inversión social, deben presentar sus propuestas en la nueva Metodología General Ajustada MGA. Es evidente y manifiesto el desconocimiento, en la mayoría de los casos, de la metodología.



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RADICACION DE PROYECTOS EN EL BPPIM. No todos los recursos de inversión que ejecuta el ente territorial, a través de las diferentes secretarías y oficinas asesoras, inician su proceso con la inscripción o radicación de los respectivos proyectos en el Banco de Proyectos del Municipio, de acuerdo con lo establecido por la normatividad. REGISTRO DE PROYECTOS EN EL BPPIM. Una vez el proyecto es calificado como viable por la instancia competente, se registra en el Banco Municipal. No todos los proyectos son registrados en el Banco de Proyectos, es decir, que parte de los recursos de inversión, son ejecutados sin la expedición del respectivo certificado de registro del Banco de Proyectos, como requisito previo para la solicitud de los correspondientes Certificados de Disponibilidad Presupuestal. INFORMACION DEL BPPIM PARA PRESUPUESTO. Durante todo el año se podrán registrar proyectos de inversión en el banco municipal, sin embargo, los proyectos a ser incluidos en el Plan Operativo Anual de Inversiones (POAI) deberán estar registrados con suficiente antelación, a fin de que puedan informar el proceso de programación de las inversiones para la vigencia fiscal respectiva. Se observa que la información remitida por el Banco de Proyectos, sobre los proyectos registrados y viabilizados, como insumo para la proyección del presupuesto, es omitida para algunos sectores.



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ALCALDIA DE POPAYAN PROCESO GESTION DE MOVILIDAD



EVALUACION INTERNA

FORTALEZAS

1. EXISTE PRESUPUESTO POR

FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL PARA OBTENER EQUIPOS NUEVOS. INCLUYENDO UPS.

2. EL SOFTWARE EXISTENTE FUNCIONA MUY BIEN Y ESTA PERMANENTEMENTE ACTUALIZADO

3. EL MPIO ES PROPIETARIO MAYORITARIO DEL CDA Y PUEDE OPERARLO EN EL MOMENTO QUE LO DISPONGA

4. EXISTE PRESUPUESTO PARA CONTRATAR EL MANTENIMIENTO, SOPORTE CAPACITACION Y ACTUALIZACION DEL SOFTWARE DE ACUERDO CON LOS CAMBIOS INDUCIDOS POR EL MINISTERIO.

5. EL ESPACIO FISICO DE LA STT ESTA AL INTERIOR DE LA ALCADIA.

6. EXISTENCIA DEL FONDO DE SEGURIDAD VIAL MUNICIPAL.

7. EXISTENCIA DEL FONDO DE SEMAFORIZACION DE LA SECRETARIA DE TRANSITO (100%).

8. EXISTE UNA CENTRAL DE SEMAFORIZACION PARA LAS 23 ESTACIONES ETRA QUE SE EVALUARA PARA TRATAR DE RESTABLECER SU FUNCIONAMIENTO.

9. EXISTEN ALGUNOS TRAMOS AISLADOS DE CICLORUTAS EN RELATIVO BUEN ESTADO.

10. EXISTENCIA DE UNA OFICINA JURIDICA EN LA SECRETARIA PARA EL APOYO A PROCESOS DE ESTA INDOLE.

11. EJERCER CONTROL COMO

DEBILIDADES

1. FALTA PERSONAL DE PLANTA PARA

LAS DIFERENTES FUNCIONES EXISTENTES.

2. INSUFICIENCIA DE EQUIPOS PARA ATENCION A CLIENTES Y TECNOLOGIA ATRAZADA

3. DESARTICULACION EN LA ATENCION A CLIENTES YA QUE EL SOFTWARE DE LA SECRETARIA SE COMPONE DE 8 MODULOS Y CADA OPERADOR SOLO CONOCE EL FUNCIONAMIENTO DEL MODULO QUE MANEJA.

4. LA EXPEDICION DE LICENCIAS DE CONDUCCION ESTA A CARGO DE UNA EMPRESA PARTICULAR SOBRE LA CUAL NO HAY GOBERNABILIDAD

5. NO EXISTEN INCENTIVOS PARA MATRICULA DE VEHICULOS NUEVOS O TRASLADADOS.

6. EL CENTRO DE DIAGNOSTICO AUTOMOTOR NO REPRESENTA INGRESOS PARA EL MUNICIPIO SIENDO ESTE EL DUEÑO DEL 89%

7. NO HAY OFICINA DE INFORMACION QUE ORIENTE AL CLIENTE EN LOS TRAMITES.

8. HAY DEFICIENCIA EN EL FLUJO DE INFORMACION ENTRE JURIDICA DE STT Y EL SISTEMA SIMIT PARA LA IMPOSICION DE MULTAS.

9. DEFICIENCIA EN EL FLUJO DE INFORMACION DE CARÁCTER OBLIGATORIO, DE ACCIDENTALIDAD Y COMPARENDOS AL MINISTERIO DE TRANSPORTE.

10. EXISTE UN ALTO RIESGO DE INSEGURIDAD Y DEMASIADO TRAFICO ENTRE EMPLEADOS, DE LAS CARPETAS DONDE SE ARCHIVAN TITULOS DE PROPIEDAD DE LOS VEHICULOS. NO HAY ARCHIVO DIGITALIZADO PARA CONSULTA.



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AUTORIDAD DE TRANSITO Y TRANSPORTE DE ACUERDO A LAS NORMAS EXISTENTES.

11. EXISTE DESORDEN EN EL MANEJO DE ARCHIVO DE CARPETAS DE PROPIEDAD Y DE TRANSPORTE, AL IGUAL QUE EL ARCHIVO DE JURIDICA.

12. AL ESTAR LA SECRETARIA EN UN SEGUNDO PISO SE LIMITA LA POSIBILIDAD DE CONCENTRAR TODO EL ARCHIVO EN UN SOLO SITIO POR RAZONES DE CARGA Y DEBE TENER VARIOS RESPONSABLES DEL MISMO EN SITIOS DIFERENTES.

13. FALTA DE MECANISMOS DE CONTROL PARA LA RECAUDACION LO CUAL GENERA EVASION.

14. DEFICIENCIAS EN LOS PROCESOS DE COBRO PERIODICO DE MULTAS E IMPUESTOS, SUMADO A LA INEXISTENCIA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL.

15. NO EXISTE UN INGENIERO CIVIL ASIGNADO PARA ACTUAR COMO COORDINADOR E INTERVENTOR DE LOS CONTRATOS DE SEÑALIZACION Y SEMAFORIZACION.

16. NO HAY UN PLAN DE SEÑALIZACION VERTICAL Y HORIZONTAL, GENERAL DE LA CIUDAD

17. FALTA EQUIPO ESPECIALIZADO PARA LA SEÑALIZACION HORIZONTAL. NO TIENE DURABILIDAD

18. NO HAY UN PLAN DE SEMAFORIZACION GENERAL DE LA CIUDAD.

19. NO HAY CONECTIVIDAD ENTRE LAS DIFERENTES ESTACIONES SEMAFORIZADAS, POR FALTA DE COORDINACION Y AJUSTE EN LOS DISEÑOS EXISTENTES Y NUEVOS.

20. EXISTEN ESTACIONES SEMAFORIZADAS DE TRES PROVEEDORES DIFERENTES.

21. HAY DOCE ESTACIONES SEMAFORIZADAS DE TECNOLOGIA OBSOLETA.

22. FALTA DE REGULACION AL PEATON COMO POSIBLE INFRACTOR, DE CONFORMIDAD CON LAS NORMAS EXISTENTES.

23. NO HAY UN SISTEMA DE CICLORUTAS EN LA CIUDAD

24. NO HAY DISEÑO DE CICLOVIAS RECREATIVAS

25. FALTA UN PROCESO PARA EL MANEJO Y CONTROL DE VEHICULOS INMOVILISADOS (PARQUEADERO).

26. NO EXISTE UN ESTUDIO DE LA CAPACIDAD DE ACUERDO A LA DEMANDA REQUERIDA PARA EL CUMPLIMIENTO DE CADA RUTA



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AUTORIZADA.

27. FALTA DE CONTROL EN LA APARICION DE TERMINALES SATELITE PARA TRANSPORTE PUBLICO INTERMUNICIPAL

28. LAS DECISIONES DE LA SECRETARIA DE TRANSITO SON SUCEPTIBLES DE PRESION POR PARTE DEL CONCEJO MUNICIPAL Y DE LAS EMPRESAS EXISTENTES.

29. LOS ESTUDIOS EN EL TEMA DE MOVILIDAD SON INSUFICIENTES PARA DAR SOLUCION A LA FALTA DE VIAS QUE PERMITAN EL DESPLAZAMIENTO DE VEHICULOS, PEATONES, BICILETAS, OTROS; EN LA CIUDAD.

30. NO HAY TECNOLOGIA DE PUNTA QUE LE PERMITA A LA SECRETARIA HACER SEGUIMIENTO DEL CUMPLIMIENTO DE LAS RUTAS

31. ALGUNAS ESTACIONES SEMAFORIZADAS SON INNECESARIAS Y ESTAN MAL DISEÑADAS.

32. EXISTENCIA DE UNA OFICINA JURIDICA EN LA SECRETARIA PARA EL APOYO A PROCESOS DE ESTA INDOLE.

33. EJERCER CONTROL COMO AUTORIDAD DE TRANSITO Y TRANSPORTE DE ACUERDO A LAS NORMAS EXISTENTES.

EVALUACION EXTERNA

OPORTUNIDADES

1. LA PLANTA DEL MPIO POSEE

PERSONAL IDONEO PARA OPERAR LA SECRETARIA.

2. SE TRAMITARA PROYECTO DE ACUERDO ANTE EL CONCEJO MPAL QUE FACILITARA LOS INCENTIVOS EN MATERIA DE IMPUESTOS Y TRAMITES PARA ATRAER CLIENTES

3. LA NUEVA DISPOSICION DE MINTRANSPORTE PARA REVISION TECNICO MECANICA Y DE GASES DE VEHICULOS AUMENTARA INGRESOS AL MUNICIPÌO.

4. LA OFICINA DEL SIMIT TIENE UN EMPLEADO PARA ALIMENTAR EL SISTEMA COMO APOYO A LA STT

5. EL MINISTERIO DEL TRANSPORTE PROVEE EL SOFTWARE PARA QUE SE SUBA LA INFORMACION

6. SE ESTA REALIZANDO EL ESTUDIO DE MOVILIDAD POR PARTE DE LA DNP, QUE ARROJARA UN PLAN DE

AMENAZAS

1. FUGA DE CLIENTES HACIA OTRAS

SECRETARIAS DE TRANSITO DONDE NO SE APLICA EL SIMIT.

2. EL CDA VALLE OPERA ACTUALMENTE EL CDA POPAYAN Y LOS RECURSOS NO INGRESAN AL MPIO.

3. EXISTENCIA Y FALTA DE CONTROL SOBRE LOS TRAMITADORES QUE ORIENTAN AL CLIENTE SATURAN LAS OFICINAS.

4. HAY EXCESO DE CONTRATISTAS PARA ATENDER CLIENTES.

5. SUSPENSIÓN DE RANGOS Y OTRAS SANCIONES POR FALTA DE ACTUALIZACION DE LA INFORMACION HACIA EL MINISTERIO.

6. DEDICIENCIA EN EL COBRO DE MULTAS E IMPUESTOS POR PARTE DE LA ADMINISTRACION MUNICIPAL (EJECUCIONES FISCALES).

7. SUSPENSIÓN PERIODICA DE ATENCION POR CORTES DE ENERGIA Y FALLAS EN HARDWARE ASI COMO EN LAS BASES DE DATOS.



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SEÑALIZACION, UN PLAN SEMAFORIZACION, UN PLAN VIAL, UN PLAN DE TRANSPORTE PUBLICO.

7. EXISTE UN ESTUDIO CON VIABILIDAD TECNICA Y SECTORIAL PARA LA CONTRATACION DE ESTACIONES SEMAFORIZADAS MODERNAS, QUE LOGRAN BAJO CONSUMO, LARGA DURACION, Y MINIMO MANTENIMIENTO.

8. APOYO DEL ESTADO PARA INICIAR UN PROCESO DE PEATONALIZACION Y SEMI PEATONALIZACION DE ALGUNAS VIAS.

9. EXISTEN VIAS ADECUADAS QUE CON BUEN CONTROL PUEDEN SER USADAS SIN MAYOR TRAUMATISMO LOS DOMINGOS EN LA MAÑANA (Ciclo vía).

10. EXISTE LA POSIBILIDAD DE CONTRATAR SEMAFORIZACION CON TECNOLOGIA ABIERTA.

11. EXISTE LA POSIBILIDAD DE CONTRATAR SEÑALIZACION HORIZONTAL CON PINTURA TERMICA Y ACRILICA QUE GENERAN ALTA DURACION.

12. FACILIDAD DE CONVENIOS QUE BENEFICIEN LA MOVILIDAD DE LA CIUDAD Y EL MEJOR FUNCIONAMIENTO DE LA SECRETARIA.

13. EL PLAN DE GOBIERNO HA DEFINIDO LA CREACION DE LA SECRETARIA DE MOVILIDAD.

14. APLICACION DE LA REGLAMENTACION QUE PROHIBE EL TRANSPORTE ILEGAL. (Mototaxismo, otros).

15. LA APLICACIÓN DEL POT REFERENTE AL TEMA DE PARQUEDEROS Y ZONAS DE ESTACIONAMIENTO PÚBLICO.

16. EL ESTUDIO DE MOVILIDAD CONTRATADO POR EL DNP.

8. AUMENTO DE ACCIDENTALIDAD POR FALTA DE CONTROL DE LAS AUTORIDADES.

9. ALTA OCURRENCIA DE ACCIDENTES CON CULPABILIDAD APLICADA AL MPIO POR FALTA DE SAÑALIZACION.

10. LOS FALLOS DE JUSTICIA CON RALACION A LA SEÑALIZACION Y A LAS ESTACIONES SEMAFORIZADAS MAL DISEÑADAS E INNECESARIAS, ADEMAS DE LA INEXISTENCIA DE ESPACIO ADECUADO Y SUFICIENTE PARA EL TRANSITO Y RECREACION DE LOS PEATONES.

11. FALTA DE CONTRATO CON CLAUSULAS ESPECIFICAS PARA EL MANTENIMIENTO DE LOS SEMAFOROS, PRESENTANDOSE PRECIONES INDEBIDAS POR PARTE DE LAS EMPRESAS PRESTADORAS DEL SERVICIO.

12. NO EXISTEN PARQUEADEROS SUFICIENTES EN EL CENTRO DE LA CIUDAD CON LA INFRAESTRUCTURA ADECUADA.

13. NO HAY SUFICIENTE PERSONAL DE POLICIA DE TRANSITO PARA EL CONTROL INTEGRAL DE LA CIUDAD EN MATERIA DE MOVILIDAD.

14. ANARQUIA Y FALTA DE CIVISMO Y SENTIDO DE PERTENECIA DE LOS HABITANTES PARA RESPETAR LAS SEÑALES Y DISPOSICIONES DE TRANSITO.

15. EXISTENCIA DEL FENOMENO DEL MOTOTAXISMO (Transporte Ilegal) EN DIFERENTES SECTORES DE LA CIUDAD.

16. EXCESO DE VEHICULOS DE TRANSPORTE PÚBLICO COLECTIVO E INDIVIDUAL.

17. INSUFICIENCIA DE ESPACIO Y COMODIDADES DEL TERMINAL DE TRANSPORTES.

18. EXCESO DE PODER POR PARTE DE LAS EMPRESAS TRANSPORTADORAS EN EL CONCEJO MUNICIPAL QUE PUEDE GENERAR UNA PRESION INDEBIDA A LA STTM.

19. INDEBIDA PRESION EN LAS DECISIONES DE LA SECRETARIA POR PARTE DE LAS EMPRESAS TRANSPORTADORAS.

20. DIFICULTADES EN EL CONTROL DE TRAMITES POR INTERFERENCIA DE PERSONAL QUE NO LABORA EN LA SECRETARIA (Tramitadores).

21. FALTA DE CONTROL Y MECANISMOS DE SEGURIDAD EN EL MANEJO DEL



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ALCALDIA DE POPAYAN PROCESO SECRETARIA GENERAL INCLUYE:

ARCHIVO Y EN DOCUMENTACION QUE SE MANEJA EN LA OFICINA (Digitalización).



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GESTION ADMINISTRATIVA PERCEPCIÓN DEL CLIENTE

GESTION DEL TALENTO HUMANO GESTION DOCUMENTAL



EVALUACION INTERNA

FORTALEZAS

1. PERSONAL IDÓNEO Y CON

EXPERIENCIA 2. CUMPLIMIENTO DE LA

NORMATIVIDAD 3. COMPROMISO INSTITUCIONAL 4. DESEOS DE SUPERACIÓN 5. TODO SUMINISTRO ENTRA POR

ALMACÉN Y EL PAGO NO SE TRAMITA SIN EL INGRESO AL ALMACÉN

6. PERSONAL CAPACITADO (PERO ESCASO)

7. EXISTE UNA INFRAESTRUCTURA (BODEGA)

8. LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL SE VIENEN APLICANDO

9. PARTE DE LOS ACTIVOS DE LA ALCALDÍA ESTÁN ASEGURADOS

10. DESARROLLO DEL PROCESO LICITATORIO

11. PERMITE EL DESARROLLO DE UNAS DETERMINADAS ACTIVIDADES (MOTOS) ENTREGA DE CORRESPONDENCIA, CONTROL FÍSICO, CONTROL DE CONSTRUCCIONES ENTRE OTRAS

12. APOYO DE PERSONAL EN EL MOMENTO EN QUE SE REQUIERE.

13. MEJORAMIENTO DEL SERVICIO Y COMO SER HUMANO

14. LA GRAN MAYORÍA DE FUNCIONARIOS DISPONEN DE LOS SERVICIO DE COMUNICACIONES

15. OBTENER VALOR COMERCIAL DE INMUEBLES Y MUEBLES PARA POSIBLE NEGOCIACIÓN.

16. LA UBICACIÓN DE LOS LOCALES CON QUE CUENTAN LAS PLAZAS.

17. EL CONTROL QUE SE PUEDE EJERCER SOBRE SUS ADMINISTRADORES.

18. SU MANEJO AMBIENTAL Y SANITARIO.

19. INGRESOS IMPORTANTES PARA

DEBILIDADES

1. CARENCIA DE PERSONAL 2. FALTA SISTEMATIZACIÓN DE NÓMINA,

PENSIONADOS, ACTIVOS Y TRABAJADORES.

3. HISTORIAS LABORALES SIN ACTUALIZAR Y SIN SEGURIDAD EN LA CUSTODIA.

4. NO EXISTE CARNETIZACIÓN ACTUALIZADA.

5. NO EXISTE POLÍTICA CLARA EN SALUD OCUPACIONAL

6. NO EXISTE POLÍTICA CLARA EN BIENESTAR SOCIAL.

7. NO EXISTE POLÍTICA CLARA EN CAPACITACIÓN.

8. DEFICIENCIAS EN EL CONTROL DE COMPARTIBILIDAD DE SEGUROS

9. NO REMPLAZO POR VACACIONES O LICENCIAS

10. ACUMULACIÓN DE PERÍODOS DE VACACIONES.

11. DIFÍCIL ACCESO DE LOS PENSIONADOS A LA OFICINA

12. BAJOS NIVELES DE RECAUDO EN CUOTAS PARTES PENSIONALES POR FALTA DE COOPERACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL.

13. EL ALMACENISTA CUMPLE DOBLE FUNCIÓN: COTIZA Y COORDINA EL ALMACÉN.

14. EXISTENCIA DE ALMACÉN SATÉLITE 15. NO HAY REGISTRO DE

PROVEEDORES. 16. SE SOLICITAN COTIZACIONES DESDE

DIFERENTES DEPENDENCIAS 17. ESCASO PERSONAL PARA HACER

LOS INVENTARIOS 18. LOS A22 ESTÁN DESACTUALIZADOS 19. LOS BIENES INMUEBLES ESTÁN

DESACTUALIZADOS. 20. NO ESTÁ TOTALMENTE

SISTEMATIZADO 21. EL ACCESO DISTANTE A LA BODEGA. 22. NO EXISTE VEHÍCULO ASIGNADO

PARA EL ALMACÉN. 23. EXISTENCIA DE UN ÚNICO

FUNCIONARIO PARA EL DESARROLLO



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EL MUNICIPIO.

DE LAS DIFERENTES ACTIVIDADES. 24. FALTA ASEGURAR ALGUNOS

INMUEBLES (ESCUELAS, COLEGIOS, CENTROS DE SALUD).

25. NO SE HACEN EFECTIVAS LAS PÓLIZAS.

26. NO HAY UN FUNCIONARIO RESPONSABLE.

27. ESTADO LAMENTABLE DE LOS VEHÍCULOS

28. DEFICIENCIAS EN EL SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE Y REPUESTOS

29. FALTA DE CONTROL (HORARIOS, USO).

30. OPORTUNO REPORTE DE ACCIDENTES Y SINIESTROS.

31. MÍNIMO CONTROL EN EL ACCESO DE PÚBLICO.

32. NO USO DE ELEMENTOS DE REVISIÓN.

33. CARENCIA DE PERSONAL ADECUADO. 34. CARENCIA DE RECURSOS PARA

REFORZAR LOS PUNTOS DE VIGILANCIA.

35. NO HAY SEGURIDAD EN LAS PUERTAS DE ACCESO EN LAS OFICINAS.

36. FALTA DE PERSONAL IDÓNEO PARA ADELANTAR LOS PROCEDIMIENTOS ORDENADOS

37. FALTA DE CAPACITACIÓN 38. EQUIPOS DE CÓMPUTO

DESACTUALIZADOS 39. FALTA DE PLANTA ELÉCTRICA PARA

LAS INSTALACIONES 40. NO HAY MANTENIMIENTO DE

EQUIPOS 41. NO HAY COPIAS DE SEGURIDAD DE

LA INFORMACIÓN 42. NO TODO EL PERSONAL DISPONE DE

EQUIPO 43. INEXISTENCIA DE PERSONAL PARA

SOLUCIONES INMEDIATAS (DAÑOS) 44. FALTA DE SUMINISTRO INMEDIATO

PARA EMERGENCIAS 45. FALTA DE INTERNET EN PUNTOS DE

TRABAJO ESPECÍFICOS 46. FALTA DE INTRANET EN LA GRAN

MAYORÍA DE EQUIPOS DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

47. NO EXISTE CONMUTADOR 48. INEXISTENCIA DE AVALUOS

ACTUALIZADOS. 49. NO EXISTE PERSONAL DESTINADO

PARA HACER AVALUOS. 50. SU UBICACIÓN NO SE AJUSTA AL

POT. 51. SUS INSTALACIONES NO ESTÁN

SIENDO UTILIZADAS PARA LO QUE



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FUERON CREADAS, (RESTAURANTES, BODEGAS).

52. MAYOR ÁREA PARA RESTAURANTES. 53. NO SE PUEDE HACER UN CONTROL

TANGIBLE. 54. LA FORMA DE SELECCIÓN DEL

ADMINISTRADOR, 55. LA FALTA DE INYECCIÓN DE

RECURSOS POR PARTE DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL.

56. FALTA DE CONTROLES ADMINISTRATIVOS POR PARTE DEL ADMINISTRADOR.

57. CUENTA CON UNA CONSTRUCCIÓN ANTIGUA Y NO MODERNIZADA EN SUS PROCESOS.

58. NO HAY POLÍTICAS CLARAS PARA EL RECAUDO OPORTUNO, PORQUE NO EXISTE UN PROGRAMA SISTEMATIZADO PARA EL MANEJO DE LOS MISMOS.(DISMINUCIÓN DEL RECAUDO)

59. FALTA DE VERIFICACIÓN REAL DE NÚMERO DE LOCALES.

60. VALOR DE LOS CÁNONES MUY BARATOS.

61. LA ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA NO CONTEMPLA PERSONAL PARA EJERCER LAS FUNCIONES DE ADMINISTRACIÓN DE LOS BIENES.

62. NO HAY COBRO OPORTUNO CON LA CARTERA.

EVALUACION EXTERNA

OPORTUNIDADES

1. COMITÉ DE DEPORTES 2. PROGRAMAS DE ARP. 3. SE TIENE VALORADO CUANTO

VALEN LAS DEUDAS POR CUOTAS PARTES

4. DEFINIR LA CONTINUIDAD DEL CONTRATO CON PROSEGUROS Ó DESIGNAR LA SECRETARÍA Y/O OFICINA QUE PROSIGA CON EL TRÁMITE DE COBRO INICIADO.

5. DEFINIR UN PLAN DE COMPRAS 6. PRESENTACIÓN DE INFORMES

OPORTUNAMENTE 7. EJERCICIO DEL CONTROL SOBRE

LOS INVENTARIOS. 8. POSIBILIDAD DE MANTENER

EXISTENCIAS. 9. EXISTENCIA DE SISTEMAS DE

MICROFILMACIÓN O DIGITALIZACIÓN EN EL MERCADO.

10. CUANDO SE RECLAMA OPORTUNAMENTE ANTE LA ASEGURADORA SE OBTIENE LA DEVOLUCIÓN Y/O PAGO (BIENES

AMENAZAS

1. TRÁMITE ANTE SEGURO SOCIAL

PARA DEVOLUCIÓN DE APORTES, VERIFICACIÓN DE PAGOS POR SEMANAS Y POR TRABAJADOR

2. FLUJO DE PERSONAL EXTERNO A LAS DEPENDENCIAS.

3. EXISTEN PENSIONADOS SIN TENER DERECHOS LEGALES

4. LA MULTIPLICIDAD DE FUNCIONES IMPIDE EL CUMPLIMIENTO OPORTUNO DE LAS FUNCIONES ASIGNADAS.

5. FALTA DE MANTENIMIENTO A LA ESTRUCTURA FÍSICA DEL ALMACÉN

6. ACCIONES JUDICIALES. 7. NO RESPONDER OPORTUNA Y

SATISFACTORIAMENTE LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN.

8. RESPONSABILIDAD QUE ASUMA EL MUNICIPIO EN CASO DE ACCIDENTES.

9. FALTA DE SEGURIDAD SITIOS DE ACCESO A LA CALLE (PUERTAS Y VENTANAS PRIMER PISO), REJAS DE ACCESO (EMTEL, TESORERÍA)



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ALCALDIA DE POPAYAN PROCESO GESTION DE SALUD


MUEBLES E INMUEBLES). 11. REPOSICIÓN DE VEHÍCULOS. 12. CARNETIZACIÓN DEL PERSONAL. 13. PUESTO EN FUNCIONAMIENTO

DE CÁMARAS E INSTALACIÓN DE OTRAS EN SITIOS ESTRATÉGICOS.

14. REUBICACIÓN DE PERSONAL 15. DESARROLLO DE PROYECTOS. 16. PUEDEN OBTENERSE MAYORES

RECURSOS ECONÓMICOS. 17. GENERACIÓN DE EMPLEO 18. LA VOLUNTAD POLÍTICA PARA SU

REUBICACIÓN 19. EL CUMPLIMIENTO DEL PLAN

GRADUAL EXIGIDO POR LA LEY. 20. SATISFACER LA DEMANDA EN

ARRENDAMIENTOS. 21. REORGANIZACIÓN DE ALGUNAS

ÁREAS DE LOS BIENES INMUEBLES.

10. TOMA DE INSTALACIONES 11. ROBOS CONTINUOS. 12. FALTA DE DIRECTRIZ ENTRE L A

SECRETARIA GENERAL Y SECRETARIA DE EDUCACIÓN EN LOS PROCESOS DISCIPLINARIOS

13. ACCIONES JUDICIALES EN CONTRA DEL MUNICIPIO

14. PRESCRIPCIÓN DE TÉRMINOS. 15. SANCIONES. 16. DESACTUALIZACIÓN 17. PARALIZACIÓN EN EL DESEMPEÑO

DE FUNCIONES INDIVIDUALES Y DE LA ADMINISTRACIÓN.

18. LOS ARRENDATARIOS TIENDEN A POSESIONARSE DE LOS INMUEBLES.

19. LAS ACCIONES LEGALES A REALIZAR PARA SU RECUPERACIÓN.

20. SE HA GENERADO LA CULTURA DEL NO PAGO.

21. NO HAY CONTROL Y SEGUIMIENTO JURÍDICO A LOS ACUERDOS DE PAGO PARA RECUPERACIÓN DE CARTERA.

22. SUBARRENDAMIENTOS PROHIBIDOS POR LA ADMINISTRACIÓN.


FORTALEZAS

DEBILIDADES



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EVALUACION INTERNA

1. DIVERSIDAD DE PROGRAMAS QUE SE OFERTAN.

2. EL DESARROLLO DEL PLAN DE LA SECRETARIA DE SALUD SE HACE ACORDE CON EL PLAN DE GOBIERNO NACIONAL.

3. DISPONIBILIDAD EN EL FUTURO INMEDIATO DE PERSONAL IDÓNEO Y CAPACITADO PARA EL DESARROLLO DE CADA LÍNEA DE ACCIÓN.

4. SE CUENTA CON LA CONFORMACIÓN DE LOS COMITÉS DE DISCAPACIDAD, ADULTO MAYOR, SALUD MENTAL, Y CONSEJO TERRITORIAL DE SEGURIDAD SOCIAL, COMITÉ INTERSECTORIAL DE LA ESTRATEGIA ESCUELA SALUDABLE.

5. EL MANEJO DE SALUD AMBIENTAL ES EL APROPIADO CON LA EJECUCIÓN DE LOS DIFERENTES PROGRAMAS.

6. SE DISPONE DE UNA BASE DE DATOS DE ADULTOS MAYORES Y ESCOLARES.

7. SE CUENTA CON EL APOYO DE LA SECRETARIA DE SALUD DEPARTAMENTAL PARA LA ENTREGA DE BIOLÓGICOS Y COORDINACIÓN DE LAS JORNADAS DE VACUNACIÓN ANTIRRÁBICA.

1. LIMITACIÓN EN LAS COMUNICACIONES ENTRE LAS DEPENDENCIAS DE LA SECRETARIA DE SALUD.

2. NO DISPONIBILIDAD DE INFORMACIÓN ESTADÍSTICA.

3. EL ESPACIO FÍSICO NO ES FUNCIONAL NI EL ADECUADO PARA ALBERGAR LOS FUNCIONARIOS Y LOS USUARIOS QUE ASISTEN A LA SECRETARIA DE SALUD.

4. PERSONAL INSUFICIENTE Y UBICACIÓN INADECUADA DE ACUERDO A SUS COMPETENCIAS.

5. FALTA DE CAPACITACIÓN EN ATENCIÓN AL CLIENTE Y PROCESOS DE CALIDAD TOTAL, TENDIENTES A GENERAR SENTIDO DE PERTENENCIA Y COMPROMISO.

6. EXISTENCIA DE EQUIPOS CON TECNOLOGÍA OBSOLETA (ACTUALIZACIÓN DE EQUIPOS, INTERNET) Y CARENCIA DE EQUIPOS (TELÉFONO, FAX, IMPRESORA, COMPUTADORES Y SUMINISTROS).

7. ACTUALIZACIÓN DEL SOFTWARE PARA EL MANEJO HISTÓRICO DE LAS BASES DE DATOS DEL RÉGIMEN SUBSIDIADO, DE ACUERDO A LA NORMATIVIDAD VIGENTE. Y CARENCIA DEL SOFTWARE PARA ACTIVIDADES.

8. EL PRESUPUESTO PARA EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES EN SALUD PÚBLICA ES INSUFICIENTE PARA LOGRAR MAYOR COBERTURA DE LOS PROGRAMAS EXISTENTES EN EL PLAN NACIONAL DE SALUD.

9. NO EXISTE PRESUPUESTO PARA CONTRATAR PERSONAL QUE SE ENCARGUE DEL MANEJO DEL RÉGIMEN SUBSIDIADO, LA VIGILANCIA Y CONTROL DEL RÉGIMEN CONTRIBUTIVO.

10. EL PERSONAL PROFESIONAL, TIENE UNA MODALIDAD DE CONTRATACIÓN POR PRESTACIÓN DE SERVICIOS LO QUE CONLLEVA A LA NO CONTINUIDAD EN LOS PROCESOS Y A LA NO AUTONOMÍA COMO AUTORIDAD SANITARIA PARA REALIZAR LA INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL.

11. PERSONAL INSUFICIENTE PARA LA ATENCIÓN DEL USUARIO.

12. NO SE HA REALIZADO LA VACUNACIÓN ANTIRRÁBICA (PERROS Y GATOS)CREANDO RIESGOS PARA LA COMUNIDAD DE POPAYAN POR



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TAL RAZÓN NO SE HA HECHO MONITOREO Y EVALUACIÓN DE RESULTADOS.

13. NO HAY PARTICIPACIÓN EN LOS DIFERENTES COMITÉS DE CADA PROGRAMA.

EVALUACION EXTERNA

OPORTUNIDADES

1. CONTRATACIÓN CON LAS

ENTIDADES PÚBLICAS, PRIVADAS Y FUNDACIONES PRESTADORAS DE SALUD DEL MUNICIPIO.

2. CREACIÓN DE MECANISMOS DE PARTICIPACIÓN COMUNITARIA, CON LIDERAZGO.

3. SE CUENTA CON EL APOYO ACADÉMICO DE LA UNIVERSIDAD MARÍA CANO, UNIVERSIDAD DEL CAUCA Y ESACAUCA.

4. NORMATIVIDAD VIGENTE (DECRETO 3039 DE 2007, LINEAMENTOS EN SALUD PUBLICA 2008.SE CUENTA CON EL APOYO DE LA SECRETARIA DE SALUD DEL DEPARTAMENTO.

5. SE CUENTA CON MEDIOS DE COMUNICACIÓN RADIAL, VISUAL Y ESCRITO.

6. EXISTENCIA DE UNA INSTITUCIÓN EDUCATIVA CON ENFOQUE EN AGRICULTURA URBANA, QUE PERMITE COMPLEMENTAR EL PLAN NACIONAL DE SALUD EN NUTRICIÓN.

7. ALGUNAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS YA TIENEN IMPLEMENTADA LA ESTRATEGIA DE LA ESCUELA SALUDABLE

8. SE PUEDEN REALIZAR ALIANZAS ESTRATÉGICAS CON LA SECRETARIA DE EDUCACIÓN Y SECRETARIA DE GOBIERNO

9. AMPLIAR LA COBERTURA DE REGIMEN SUBSIDIADO TOTAL A 18000 PERSONAS POR AÑO.

AMENAZAS

1. DIFICULTADES EN EL MANEJO DE LA

POBLACIÓN SISBENIZADA. INFLUENCIAS DE TIPO POLÍTICO, TANTO MUNICIPAL COMO DEPARTAMENTAL EN EL MANEJO DEL PERSONAL.

2. FALTA DE AMPLIACIÓN DE COBERTURA DEL RÉGIMEN SUBSIDIADO A LA POBLACIÓN VULNERABLE.

3. NO DISPONIBILIDAD DE INFORMACIÓN ESTADÍSTICA A NIVEL DEPARTAMENTAL Y NACIONAL.

4. FALTA DE COORDINACIÓN INTERINSTITUCIONAL PARA LA ESTRATEGIA DE ENTORNOS SALUDABLES CON LAS ENTIDADES TERRITORIALES MEDIANTE ALIANZAS INTERSECTORIALES Y COMUNITARIAS.

5. FALTA DE COORDINACIÓN INTERINSTITUCIONAL CON LA SECRETARIA DEPARTAMENTAL, CRC, ICA.

analisis estrategico - la matriz...

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