ANÁLISIS DE RECURSOS DE INFORMACIÓN

ANÁLISIS DE RECURSOS DE INFORMACIÓN EN CENTRO DE DOCUMENTACIÓN

PRESENTADO POR MARTHA LILIANA JIMÉNEZ SOLER

MARIA DEL SOCORRO OCAMPO DAZA LIZETH RAMÍREZ LEÓN

GILMA PATRICIA TORO MISAS

UNIVERSIDAD DEL QUINDIOFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

RECURSOS DE INFORMACIÓN, CIENCIA Y TECNOLOGÍA2015

INTRODUCCIÓN

La cantidad de documentos generados por las instituciones, conlleva a problemas de

exceso de información en las diferentes organizaciones, por este motivo fue necesario

crear Centros de Documentación, con el fin, no sólo de almacenar y ordenar

apropiadamente la información, sino utilizar herramientas y técnicas que permitan el

análisis, organización, gestión y recuperación de ésta, para satisfacer la gran demanda

de información por parte de los usuarios. Por todo lo anterior es necesario que nosotros

como estudiantes de Ciencia de la información Documentación, Bibliotecología y

Archivística, nos familiaricemos con las unidades de información para atender en

forma ágil, eficaz y oportuna las demandas no solo de los estudiantes en cumplimiento

de sus actividades académicas sino de los investigadores como tal.

¿Qué es un Centro de Documentación?

Es aquel que examina y evalúa minuciosamente

las fuentes primarias y secundarias de información

técnica y científica, incluye documentos

comerciales, históricos y otros. Su función básica

es la de transformar fuentes primarias de

información científica y técnica en productos que

sean utilizados directamente por los usuarios del

Centro de Documentación.

CENTRO DE DOCUMENTACIÓN

➢ Seleccionar y recoger información

➢ Analizar la información

➢ Almacenar la información

➢ Recuperar y difundir la información.

➢ Hacer uso de las nuevas tecnologías para realizar el

tratamiento de la información y acceder en línea a

otras bases de datos y documentos electrónicos.

ACTIVIDADES

PROPÓSITOS

➢ Recopilar información de todo lo investigado sobre

un área temática en particular y bien definida.

➢ Analizar y evaluar la información investigada o

recopilada.

➢ Condensar y almacenar la información

recopilada en ficheros, hoja de datos y

revisiones

➢ Transmitir la información obtenida a los usuarios

interesados por medio de servicios de alerta,

publicaciones y respondiendo a consultas.

Debido al gran volumen de información documental, son

tenidos en cuenta como parte esencial para almacenar la

información y como parte fundamental para el desarrollo e

historia de las organizaciones, los cuales sirven de apoyo al

quehacer social, cultural y político, educativo e investigativo,

motivo que impulsa a que las organizaciones se preocupen

aún más por darles un espacio adecuado, con todos los

recursos necesarios tanto tecnológicos como personal

humano, para garantizar así un eficaz funcionamiento y

brindar servicios de calidad a toda la comunidad en general.

IMPORTANCIA

ORIGEN

Se originaron a raíz de la cantidad de producción

documental científico-técnico, éstos al comienzo

surgieron como secciones de bibliotecas especializadas y

luego como organismos independientes. El desarrollo de

estos Centros de Documentación se dio durante las

décadas de los 60 y 70, a causa del incremento

exagerado de la información y la continua necesidad de

obtener información especializada y en el menor tiempo

posible.

Con el fin de ofrecer un mejor servicio a los usuarios,

un Centro de Documentación debe garantizar la

prestación de servicios con calidad, por tal motivo,

debe contar con personal altamente capacitado e

idóneo para ofrecer a los usuarios un mejor servicio y

lograr así los objetivos, aprovechando además las

nuevas tecnologías de información y comunicación lo

que permite ampliar su alcance con otros Centros de

Documentación y aprovechar así, los recursos

disponibles en común.

ALCANCE

OBJETIVOS

➔ Satisfacer de manera precisa y eficaz las necesidades de información de todos

los usuarios, quienes en su mayoría son investigadores en un área concreta del

conocimiento.

➔ Cumplir con el rol de intermediario entre el usuario y el conocimiento.

➔ Ahorrar tiempo, esfuerzo y dinero al investigador y a las empresas.

FUNCIONES

➢ Funciones de entrada: se forman los depósitos documentales y la producción de ficheros. Se llevan a cabo los procesos de selección y adquisición documental, lo cual consiste en seleccionar de acuerdo a unas políticas establecidas los documentos necesarios para el cumplimiento de los objetivos del Centro de Documentación ya sean primarios, secundarios o terciarios.

➢ Funciones de salida: se hace la difusión de la información del Centro de Documentación a todos los usuarios en general como: préstamo, circulación de revistas, listas de bibliografías, esto con el fin de satisfacer la necesidad de un usuario o grupo de usuarios definidos, según su perfil e intereses.

➢ Funciones de mantenimiento: operaciones que se realizan dentro del Centro de Documentación para mejorar las actividades relacionadas con la planificación, organización y gestión del Centro de Documentación.

En virtud de su ámbito geográfico pueden clasificarse como:

➢ Nacionales: Suelen depender de organismos estatales y ser especialistas técnico-científicos.

➢ Internacionales: Se ubican los grandes centros documentales que trabajan en campos definidos, intentando unificar la documentación generada mundialmente en ese campo específico. Están automatizados y financiados por organismos oficiales. Ofrecen a sus usuarios listas de referencia pero no permiten el acceso a los documentos originales.

CLASIFICACIÓN DE LOS CENTROS DE DOCUMENTACIÓN

➢ Especializados: Realizan sus actividades a escala nacional en campos muy concretos. Suministran documentos pertinentes y servicios de calidad, casi de manera exclusiva a técnicos y científicos

➢ Servicios de documentación: No son autónomos, dependen generalmente de organismos públicos y privados. Tiene un excelente conocimiento de sus usuarios, y de las necesidades de información que éstos demandan. Proporcionan acceso a los documentos originales.

➢ Privados o Públicos: Sean internos de una empresa o que funcionan como empresa de servicios de información para otras entidades.

CLASIFICACIÓN SEGÚN LA ESPECIALIDAD

Centros de Referencia: Son de cobertura internacional, la función principal es recopilar toda

la información posible sobre fuentes, recursos y servicios de información disponibles a nivel

mundial en un área especial del conocimiento, con el fin de orientar a sus usuarios en la

búsqueda y recuperación de la información requerida.

Centrales de Distribución e intercambio: Suministran la documentación bajo pedido y para

ello utiliza diferentes medios como la reprografía. Para un mejor servicio tienen sus propios

fondos documentales, realizan la compilación de Catálogos colectivos, los cuales pueden

ubicar las fuentes de información. Difunden bibliografías e índices de los documentos que

adquieren y que están disponibles para el intercambio.

Servicios de Índices y Resúmenes: Recopila, resume,

indiza la literatura científica producida a nivel mundial en un

área determinada. elabora índices y revistas de resúmenes

como resultado del análisis de la información y

posteriormente difunde la información entre la comunidad

internacional de usuarios.

Centros de Difusión Selectiva de la Información:

Organismo independiente que ofrece el servicio de difusión

selectiva de la información, su principal objetivo consiste en

suministrar regularmente información científica a sus

usuarios.

El centro de documentación, para alcanzar sus propósitos y

objetivos de satisfacer las necesidades de información

documental no sólo a sus usuarios, sino a cualquier otra

empresa, necesita de los principios que fundamentan y

sustentan el proceso administrativo.

Igualmente es importante que además de tener el personal

idóneo y suficiente y la materia prima que es el documento;

disponga de un local con las condiciones necesarias para su

funcionamiento: iluminación, ventilación, servicios sanitarios.

Además con mobiliario y equipos acordes a sus necesidades.

ADMINISTRACIÓN DE LOS CENTROS DE DOCUMENTACIÓN

EL PAPEL DE LA ADMINISTRACIÓN EN LOS CENTROS DE DOCUMENTACIÓN

Es importante ver como cada día el recurso de la información es más relevante en los procesos

administrativos, al igual que los recursos financieros, técnicos y de personal que le dan vida a la

Organización y a su soporte operacional.

La Administración desarrolla en este caso, un Sistema de Planeación que determina e identifica la

orientación que tendrá la Organización en el futuro, adoptando las políticas para el manejo eficiente de la

recolección y procesamiento de la Información en general.

Igualmente facilita y modela los sistemas de control que permite medir el desempeño de las Unidades de

Información comparándolo con lo creado y proceder si es el caso, a realizar los correctivos necesarios,

proporcionando seguridad en los logros de los objetivos propuestos para tal fin.

MODELOS DE ADMINISTRACIÓN PARA UNA UNIDAD

DE INFORMACIÓN1. Planificación

Establecer metas específicas para la Organización y seleccionar los procedimientos

adecuados para que esa Unidad de Información cumpla sus objetivos.

2. Análisis

Evaluar los Procedimientos Operativos de la Información, dentro de la organización y

comparar los resultados obtenidos de las operaciones efectuadas con los planes

establecidos para ese fin.

3. Control

Administrar los recursos humanos, técnicos, económicos para la obtención de

mejores resultados y modificar oportunamente los planes de funcionamiento que no

producen los resultados inicialmente planteados en los planes de desarrollo de la

Unidad de Información.

LOS USUARIOS Y SUS NECESIDADES

Un usuario o cliente de la información es aquel con necesidades

informativas, educativas, sociales y psicológicas, en resumen es

aquel que necesita información para el desarrollo continuo de sus

actividades ya sean profesionales o privadas.

Por tal razón, es importante que las unidades de información y más

específicamente las Bibliotecas especializadas o centros de

documentación adecuen sus servicios y productos a las

necesidades de los usuarios, ya que éstos son la razón de ser de

dichos centros.

LAS COLECCIONES Y SU ORGANIZACIÓN

Están generalmente compuestas por la selección, adquisición, análisis documental o tratamiento intelectual, lenguajes

documentales y almacenamiento.

➢ Selección: Proceso en el cual se eligen los documentos que el centro de documentación desea adquirir o recibir.

➢ Adquisición: Se hace por: Compra, intercambio o Canje y donación.

➢ Análisis documental o tratamiento intelectual: Operaciones que se llevan a cabo con el fin de representar el

contenido de un documento en forma diferente a su forma original, se realiza con el fin de facilitar la consulta o

recuperación por parte de los usuarios.➢ Lenguajes documentales: Lenguajes documentales usados para describir el contenido de los documentos.

➢ Almacenamiento: Es ordenar los documentos teniendo en cuenta que están dispuestos en las mejores condiciones posibles para su conservación y uso. Un documento que no esté ordenado es un documento perdido o inexistente.

La ordenación generalmente es numérica, alfabética y sistemática. La más utilizada es la sistemática puesto que atiende al contenido de los documentos.

COLECCIÓN DE UN CENTRO DE DOCUMENTACIÓN

Está conformada por diversos recursos tales como:

Documentos de la memoria institucional: Documentos científicos o técnicos publicados o editados por la

institución al cual pertenece el Centro de Documentación.

Colección general: Libros y documentos de consulta permanente, producidos por otras instituciones o

entidades, son adquiridos mediante compra por el Centro de Documentación o recibidas en calidad de canje o

donación.

Colección especializada: Documentos relacionados con el tema o temas específicos de especialización del

centro de Documentación, Obras de referencia, Atlas, Diccionarios, enciclopedias.

Reserva: conformada por ejemplares únicos de la colección.

Hemeroteca: Publicaciones periódicas impresas, periódicos, revistas, anuarios, entre otros.

Audiovisuales: CD´s, DVD¨s, E-Books, videocassetes, cassetes, cintas, diapositivas Bases de Datos.

SERVICIOS DE UN CENTRO DE DOCUMENTACIÓN

Un Centro de Documentación puede ofrecer múltiples servicios a sus usuarios, dependiendo de los

recursos que tenga disponibles. Los servicios deben ser personalizados y responder así al perfil de los

usuarios. A continuación se relacionan los servicios más frecuentes de los CD:

Consulta interna: Se lleva a cabo al interior del Centro de Documentación.

Préstamo externo: facilita al usuario materiales para retirarlos y utilizarlos fuera del CD.

Diseminación selectiva de información DSI: Suministra permanentemente información especializada a

los usuarios de acuerdo a su área de interés.

Elaboración de bibliografías: Se hacen a solicitud del usuario sobre un tema de su interés y del cual se

disponga en el CD.

Reprografía o Fotocopias: Reproducción del material solicitado por el

usuario.

Consulta en línea: Los usuarios pueden acceder a las bases de datos e

Internet. (Servicio en proceso de implementación)

Capacitación de usuarios: Es la orientación que se ofrece al usuario acerca

del funcionamiento del Centro de Documentación, los servicios que ofrece,

las herramientas de búsqueda, uso de bases de datos, entre otros.

Préstamo interbibliotecario: Se realiza mediante convenio con otros

Centros de Documentación o unidades de información.

Servicio de Alerta: Se pretende con este servicio mantener al usuario al

tanto de los nuevos recursos de información recientes que son de su interés.

RECURSOS HUMANOS

Todo Centro de documentación debe contar con personal

calificado que reúna el perfil para desempeñarse idóneamente en

las diferentes áreas o secciones.

Estos recursos humanos pueden ser:

Profesionales de la Información (Documentalistas,

Bibliotecólogos, profesionales en Ciencias de la Información y la

Documentación), que hagan el adecuado manejo y uso de la

información documental de manera eficaz y eficiente,

permitiendo así, la recuperación y transferencia de la misma en

forma impresa o electrónica.

Los Centros Documentación en Ciencia y Tecnología como portales

del conocimiento

Los Portales del Conocimiento son espacios Web

administrados como Centros Documentales virtuales

que poseen los mismos objetivos, pero que a diferencia

de éstos, logran una mayor difusión de la información

que puede estar al alcance inmediato de la comunidad

académica y científica, además estos tienen

capacidades adicionales como conectar con bases de

datos o actualización de noticias del área en cuestión al

cual corresponda o se enfoque. Algunos de los servicios

prestados por estos portales son: Portales del

Conocimiento

PROPORCIONA

Los portales de conocimiento representan una solución a este problema, ya que proporcionan un entorno flexible a un número potencialmente elevado de usuarios. Su principal objetivo es capturar y aportar la experiencia personal, y a la vez beneficiarnos del conocimiento de los demás. En definitiva, el propósito de un portal de conocimiento es conectar a las personas con la información y el conocimiento

Identificar el conocimiento. Analizamos tanto los recursos de información y conocimiento autogenerados como los que se recogen del exterior. Se analiza el conocimiento formal e informal (tácito) existente. Esta actividad permite determinar las fuentes y recursos, los conocimientos disponibles, y su clasificación en estratégicos o accesorios. También posibilita determinar los flujos de información existentes así como sus deficiencias y posibles mejoras.

Desarrollar mecanismos de captura. Establecemos para cada tipo de conocimiento la mejor manera de capturarlo para transmitirlo y compartirlo.

EN EL DESARROLLO E IMPLANTACIÓN DE PORTALES DE CONOCIMIENTO SE TIENEN EN CONSIDERACIÓN LOS SIGUIENTES PROCESOS:

Desarrollar mecanismos de evaluación. Establecemos sistemas de evaluación como un mecanismo de consolidación del conocimiento, al tiempo que evaluamos si los sistemas puestos en marcha responden realmente a las necesidades y objetivos planteados.

Desarrollar el sistema de distribución y utilización. Desarrollamos los mecanismos que permiten acceder a los conocimientos y a su uso eficiente para resolver los problemas. Establecemos cómo se distribuye el conocimiento y quién puede acceder a qué tipo de información.

Diseñar el sistema de aplicación y actualización. Definimos los métodos eficaces de uso del conocimiento para cada uno de los colectivos, así como las métricas necesarias para evaluar su asimilación y rendimiento. También ponemos en marcha los mecanismos para la revisión y actualización de los conocmientos en base a las reglas de negocio que definimos de manera específica para cada organización.

El concepto de ciencia resulta polisémico y ampliamente utilizado

para definir y designar diversos referentes y casos. Se entiende

por ciencia a un área del conocimiento humano que emplea

instrumentos metodológicos, técnicos, profesionales tecnológicos

para la obtención de unos resultados. Todo el conglomerado que

conforman dichos instrumentos y recursos materiales y humanos

dan como resultado un término de ciencia con miras muy

generales. Resulta más aproximado emplear el término ciencia

para designar aquel conocimiento expreso que es el resultado de

la aplicación sistemática del método científico.

DEFINICIÓN DE CIENCIAS Y GENERALIDADES:

RECURSOS DE INFORMACIÓN

ESPECÍFICOS O TANGIBLES:

Logran el propósito técnico establecido.

Herramientas

Equipos

Instrumentos

Materiales

Máquinas

Dispositivos

Software - hardware específico

Redes de comunicación

Periféricos para impresión

Periféricos para las telecomunicaciones (correo

electrónicos, fax, etc.).

LOS RECURSOS DE INFORMACIÒN

Se refieren a todos los componentes de hardware

y software que son necesarios para el buen

funcionamiento y la optimizaciòn de los procesos

en una unidad de informaciòn.

Analizar toda clase de informaciòn consiste

responder a una demanda o necesidad de

información de cualquier tipo ya sea de ciencia y

tecnología.

ENTRE ALGUNOS RECURSOS DE INFORMACIÓN ENCONTRAMOS:

➢ Internet

➢ Revistas científicas

➢ Proyectos de investigaciòn

➢ Guías

➢ Manuales

➢ Documentos electrónicos de acceso libre y texto completo.

➢ Bases de datos

Se define como el uso inteligente de los recursos tecnológicos para el logro de objetivos de una organización.

El cambio de una sociedad de estructura moderna a una sociedad de información, en la que las tecnologías de la información se constituyen en eje primordial y sobre el cual gira actividades importantes; ha producido cambios que estropean directamente la organización, gestión y recuperación de la información. Es por ello que uno de los cambios fundamentales se produjo al concepto fuente de información, y para que una organización sea dinámica competitiva, debe gestionar estratégicamente tecnologías, para que los cambios internos se alineen con las dinámicas externas, desarrollando competitividad en toda organización.

ANÁLISIS RECURSOS DE INFORMACIÓN EXISTENTES EN TECNOLOGÍA

CONCLUSIONES

❖ Los Centros de Documentación tienen como función primordial transformar las fuentes primarias de información científica y técnica en productos que sean utilizados directamente por el usuario.

❖ Los Centros de Documentación actúan de intermediario entre los conocimientos y el cliente real o potencial que lo solicite.

❖ Los Centros de Información analizan la información , generalizan a limitar los campos informantes y adaptar las fuentes documentales a sus necesidades.

❖ Los propósitos de los Centros de Información se centran en difundir referencias documentales presentadas sobre un soporte documental, en forma escrita, audiovisual o electrónica.

❖ Los recursos de información son en muchos aspectos las herramientas para el manejo de información y es de gran

importancia para el desarrollo de los procesos que deseamos realizar en algún momento determinado. Estos son

utilizados por cualquier tipo de profesional para sus investigaciones.

BIBLIOGRAFÍA

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IZQUIERDO ALONSO, Mónica. “Una aproximación interdisciplinar al estudio del usuario de información: bases conceptuales y metodológicas”. En: Investigación Bibliotecológica 13 (26) enero-junio 1999, p. 116.

WEBGRAFÍA

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MUCIÑO REYES, María del Rosario. “La mercadotecnia, un instrumento para el bibliotecario actual: un programa en la Biblioteca CEPAL/MÉXICO”. Citado por: Juan josé Calva González. Las necesidades de información de los usuarios en la planeación bibliotecaria. http://www.dgbiblio.unam.mx/servicios/