Universidad Nacional Experimental De Guayana

Vicerrectorado Académico Coordinación General De Pregrado

Coordinación De Pasantías Sede: Ciudad Bolívar

ANALISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS CONTABLES

REALIZADOS EN EL ESCRITORIO JURIDICO CONTABLE

DURAN & ASOCIADOS. CIUDAD BOLÍVAR, ESTADO

BOLÍVAR.

AUTOR.

Belén Elisa Amarista Cobos

C.I: 19.871.631

CIUDAD BOLÍVAR, OCTUBRE DE 2011

iii

DEDICATORIA

A mi familia, en especial a mi mami por estar apoyándome en todo

momento, a mi papá por junto a mi y hacerme reír siempre, y a mi hermana bella

que es la mejor llenándome de consejos… Los amo. Mis abuelitos que están en el

cielo guiándome y viendo cumplir mis metas, son los mejores, también los amo y

los extraño demasiado.

iv

AGRADECIMIENTO

En principal a Dios por guiarme en todo momento y ayudarme a cumplir

una meta mas en mi vida, a mi mami y papi por brindarme su apoyo y consejos de

todo tipo, al igual que mi hermanita dándome su buen ejemplo y sabiduría en la

rama contable. Los amo a todos.

Al Escritorio Jurídico Contable DURAN & ASOCIADOS por abrirme sus

puertas y permitirme realizar mis pasantías a nivel profesional, en especial a la

Lcda. Yecenia Duran, Lcda. Yamileth Duran y a Alí Daniel Muñoz, que me

brindaron todos sus conocimientos en el área contable.

Finalmente a mi tutor académico que supo guiarme y apoyarme en

cualquier inconveniente que se me presento para realizar mi informe

v

INDICE

Pág Dedicatoria iii Agradecimiento iv Índice v Índice de Figuras vii Introducción 1 Descripción de la empresa Nombre de la organización 3 Ubicación 3 Reseña histórica de la empresa 3 Importancia en el contexto económico social 4 Objetivo 5 Misión 5 Visión 5 Estructura organizativa del escritorio contable duran & asociados 6 Estructura por departamento 8 Diagnostico situacional del Escritorio Jurídico Contable Durán & Asociados

Descripción del Problema 8

Objetivos de la Pasantías

Objetivo General 9 Objetivos específicos 10 Descripción y conceptualización de las actividades realizadas (plan de trabajo).

10

vi

Ingresar facturas de compra y venta de los clientes en el sistema (IVA Gálac)

10

Ordenar los libros de compra y venta para su declaración del IVA 11 Elaborar la declaración del IVA de los clientes en el portal del Seniat 11 Revisar los documentos contables de cada empresa y verificar q todo esté en orden

12

Diarizar los libros de los clientes 13 Mayorizar los libros de los clientes 13 Archivar anualmente la documentación contable de los clientes 14 Especificar los logros del plan acordado Logros del plan acordado 14 Descripción de las facilidades y dificultades Facilidades 14 Dificultades 14 Conocimientos adquiridos en el proceso de pasantía

Conocimientos adquiridos en el proceso de pasantía 15 Conclusiones y Recomendaciones 16 Referencias Bibliográficas 18 Anexos 19

vii

ÍNDICE DE FIGURAS Pág. Estructura organizativa del escritorio contable duran &asociados (Fig. 01) 6 Estructura por departamento (Fig. 02) 8

1

INTRODUCCIÓN

Con el objetivo de adquirir conocimientos y experiencias en el área contable

de las empresas, profundizando mi teoría en practica. Inicié mis pasantías en el

“Escritorio Jurídico Contable DURAN & ASOCIADOS” desempeñándolos en el

departamento de contabilidad como asistente contable.

En dichas pasantías llevaré acabo todas las actividades propuestas en el plan

de trabajo el cuál fue ejecutado durante el período comprendido entre el 2 de mayo

de 2011 al 22 de agosto de 2011, cumpliendo satisfactoriamente con lo planificado.

Me eduqué en cuanto como realizar la contabilidad de los clientes, registrando

facturas de compra y venta, asientos contables en el sistema Gálac IVA/

contabilidad, retención de IVA, diarizar y mayorizar los libros, declaraciones entre

otras.

Como en todo trabajo existen problemática, una que se presenta en donde

ejecute mis pasantías es el retraso recibir las facturas los primeros quince (15), de

cada mes por parte sus clientes, lo cual afecta el ritmo de trabajo y demora las otras

actividades.

2

Esto me ayudará a desempeñarme mejormente en lo que será mi rama

profesional, en adquirir conocimientos primordiales para lo actual y mi futuro, con

la gran ayuda y motivación para aprender de mi tutora industrial, que

paulatinamente me enseña todo lo relacionado con este campo laboral.

3

DESCRIPCION DE LA EMPRESA.

NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN.

El Escritorio Jurídico Contable DURAN & ASOCIADOS.

UBICACIÓN.

La organización tiene su domicilio principal en el Edificio ESTANCO

Oficina Nº2 avenida Jesús Soto, en Ciudad Bolívar, Municipio Heres, Estado

Bolívar.

RESEÑA HISTÓRICA DE LA EMPRESA.

La Inscripción del Escritorio Jurídico Contable DURAN & ASOCIADOS,

ante el Registro Mercantil del 1º Circuito de la Circunscripción judicial del Estado

Bolívar se realizó el 05 de mayo de 1.994 con el certificación de la Dra. Eglee

Tortolero de Méndez anotado bajo el Nº 711 del libro A-9 de ese año.

El Escritorio Jurídico Contable fue constituido por la Lcda. Yecenia Duran

como única figura representativa con un capital parcial de Bs. Cinco Millones

(5.000.000,00) con una duración de 20 años contados a partir de la fecha de

inscripción ante el registro, pudiendo ser prorrogado dicho período.

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El 31 de julio de cada año contaran las cuentas, se elaboran el Balance

General y el Estado de Ganancias y Pérdidas que se entregarán del contador para

su análisis y presentación de informe.

Actualmente el Escritorio Jurídico Contable DURAN & ASOCIADOSse

encuentran realizando gestiones para ampliar la gama de servicios en el ramo

contable, tal es el caso del servicio de auditorias de empresas legalmente

constituidas, donde aplicará con amplio criterio, una serie de técnicas de tal forma

que como resultado de dicha aplicación se puedan dar al cliente un informe

detallado y objetivo de la gestión solicitada y al mismo tiempo prestar un servicio

acorde a la necesidad de cada cliente.

IMPORTANCIA EN ELCONTEXTO ECONOMICO SOCIAL

Muñoz, E. (2009). Es una organización de Servicio Privado, con

Personalidad Jurídica, que tiene por objeto Asesoría de materia General, Tributaria

y Contable en General. Esta integrada por un grupo de profesionales cuyo

principal interés es responder a las necesidades que tienen tanto las Personas

Naturales como las Personas Jurídicas de la localidad de un servicio de la mas alta

calidad. Cumpliendo así con los objetivos establecidos por la firma DURAN &

ASOCIADOS.

La ética y la eficiencia son factores fundamentalesdentro de la organización,

tanto en nivel directivo como el personal que alii laboran, están en la obligación de

conservar estrictas normas de conducta profesional, en lo concerniente a la

5

discreción y confidencialidad acerca de los asuntos tratados en la cartera de

clientes, así como en la libertad de criterios en el ejercicio de la profesión,

permitiéndoles a todos mantener la ética profesional en el desempeño de sus

funciones.

FILOSOFIA DE GESTION

OBJETIVO

Prestar un servicio de calidad y de forma inmediata, para contribuir con la

eficiencia y eficacia en sus operaciones contables.

MISIÓN.

Prestar un servicio óptimo a cliente en sus operaciones funcionales contables

de auditoria e impuestos, para el fiel cumplimiento del aspecto fiscal y lo

establecido por los principios de contabilidad generalmente aceptados.

VISIÓN.

Ser reconocida como un servicio personalizado dedicado al cliente sin

fronteras a través de recursos profesionales, dispuesto a proporcionar una

comunicación efectiva y participativa en sus operaciones contables, fiscales y

jurídicas para obtener una mayor proyección a nivel empresarial.

6

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DEL ESCRITORIO CONTABLE

DURAN & ASOCIADOS.

Fig. 01

--------------------------------- Fuente: Oficina Contable “DURÁN Y ASOCIADOS (2011) CONTADOR PÚBLICO COLEGIADO

López, J. (2004). Cumple los principios políticos, normas, métodos y

procedimientos necesarios para el logro de una eficiente administración, tiene

CONTADOR COLEGIADO

PÚBLICO

ASESORÍA LEGAL ASESORÍA EN SISTEMAS

SECRETARIA

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

ASISTENTE DE CONTABILIDAD

7

responsabilidad sobre el fiel cumplimiento de las normativas de aspecto fiscal así

los principios dentro de sus funciones.

Elaborar y controlar los registros diarios.

Realizar los respectivos ajustes por inflación fiscal para las declaraciones

I.S.L.R.

Asesoría contable, financiera, tributaria, estratégica.

Dirigir al personal, los recursos financieros y los bienes d la firma.

Elaborar las declaraciones de impuesto (I.S.L.R, I.V.A)

Elaborar y conciliar con los libros legales, los libros especiales de compra y

venta.

Entre otras funciones fundamentales.

ASISTENTE CONTABLE

Colaborar con el departamento de contabilidad, el contador y demás

miembros de la organización en la presentación de un servicio eficiente, respalda

los datos del sistema y elaborar las actividades de registros contables reexpresiones

y elaboración de los Estados Financieros de los clientes, además:

Elaborar y registrar asientos de diarios en el sistema Gálac. Registrar

mensualmente los libros de compra y venta.

Imprimir las declaraciones mensuales (IVA). Llevar un control consecutivo,

asientos de la contabilidad de cada cliente.

Archivar y controlar los libros de bancos; pago del personal de la firma.

Adscrito.

8

Estructura por departamento Fig. 02 Fuente: Oficina Contable “Durán & asociados (2011) DIAGNOSTICO SITUACIONAL DEL ESCRITORIO JURIDICO

CONTABLE DURÁN & ASOCIADOS

Descripción del Problema

Problemática:

La oficina presenta problemas a la hora de recibir las facturas los primeros

quince días (15) de cada mes por parte de sus clientes, ya que los mismos lo

hacen de manera retrasada y desarreglada, trayendo como consecuencia que

las actividades diarias se demoren.

LIC. YECENIA DURÁN CONTADOR COLEGIADO

LIC. YAMILETH DURÁN CONTROL INTERNO

ALI DANIEL MUÑÓZ D. ASISTENTE CONTABLE

9

Amenazas:

Cambios en las modalidades, artículos en las Leyes que se rigen las

operaciones contables.

La existencia de una competencia calificada en el mercado laboral.

Oportunidades:

Mantener el apoyo de los clientes.

Debido a la fiscalización que a diario ocurre en el país, esto ha llevado a la

firma resultados positivos de manera que el número de los clientes ha

aumentado de forma progresiva.

Tener a favor las Leyes y reglamentos para la ejecución del trabajo.

OBJETIVO DE LAS PASANTIAS

OBJETIVO GENERAL

Analizar los procedimientos contables realizados en el Escritorio Jurídico

Contable Duran & Asociados. Ciudad bolívar, Estado Bolívar

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Procesar los libros de compra y venta correspondiente a las fecha desde el 2

el de mayo al 22 de agosto de 2011.

10

Contabilizar el resumen de las transacciones de acuerdo al tiempo

comprendido entre el 2 de mayo al 22 de agosto de 2011.

DESCRIPCIÓN Y CONCEPTUALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES

REALIZADAS (PLAN DE TRABAJO)

Durante en tiempo transcurrido en el Escritorio Jurídico Contable Durán &

Asociados, realice diversas actividades muy importantes, las cuales fueron:

INGRESAR FACTURAS DE COMPRA Y VENTA DE LOS CLIENTES EN

EL SISTEMA (IVA GALAC)(ver anexos 2,3)

Para ingresar las compras se necesitan los siguientes pasos:

• El número de factura.

• El número de control.

• Su respectivo proveedor con el numero de Rif, en caso de no existir se debe

crear accediendo al modulo registrar proveedor.

• Fecha de emisión de la misma.

• Base imponible de total de la compra en este reglón se debe tomar en cuenta

si la compra esta exenta de impuesto o no.

• Dependiendo de la factura, si tiene retención, se toma el monto del

impuesto retenido.

• Se selecciona a que cuenta contable va dirigida esa factura.

11

• Finalmente Se procede a grabar la operación.

Las ventas se ingresan de la siguiente manera:

• El número de factura, aquí se toma en cuenta el correlativo de la misma y

también la fecha de la operación y si el mismo día se efectuaron varias

ventas las cuales tienen la misma fecha se deben introducir las mismas al

sistema en el reglón que dice: “desde hasta”.

• Luego su número de control, se debe tomar en cuenta si la empresa trabaja

con maquinas fiscales, se debe colocar el número de control el cual tiene

delante de la letra “z”. nos va permitir llevar un control de las mismas.

• Ingresar su respectivo cliente, en caso de que no este registrado en el

sistema se debe añadir al mismo colocando su nº de Rif.

• La base imponible d la venta registrada con su respectivo impuesto.

• Finalmente se graba la operación al sistema.

ORDENAR LOS LIBROS DE COMPRA Y VENTA PARA SU

DECLARACIÓN DEL IVA.(ver anexos 4, 5)

Se deben hacer los siguientes pasos:

• Se verifican que las facturas sigan su orden correlativo al igual que el

número de control.

• Si son las ventas que la maquina fiscal se encuentre correcta en todas las

facturas.

12

• Que el monto base, y el monto de IVA concuerden con el monto total.

• Los datos arrojados en el sistema deben ser los mismos que se encuentren en

las facturas.

ELABORAR LA DECLARACIÓN DEL IVA DE LOS CLIENTES EN EL

PORTAL DE EL SENIAT. (ver anexos 6,7,8)

• Se debe hacer la declaración de IVA los primeros quince (15) días del mes.

• Ingresar a la pagina web de el Seniat (www.seniat.gob.ve)

• Introducir el usuario con su clave de la empresa que se debe declarar.

• Introducir los datos correspondientes a la declaración.

• Débitos Fiscales: ventas internas gravadas por alícuota general.

• Créditos Fiscales: compras internas gravadas por alícuota general.

• Imprimir las hojas de declaración.

REVISAR LOS DOCUMENTOS CONTABLES DE CADA EMPRESA Y

VERIFICAR QUE TODO ESTE EN ORDEN.

• Los documentos contables Se ordenan mensualmente por carpeta de cada

cliente.

De acuerdo a las facturas:

• Numero de factura y numero de control que se encuentre la secuencia.

• Fecha de emisión y de vencimiento.

• Que los montos concuerden tanto en las facturas como en los libros.

13

Libros:

• Verificar que los libros de compra y venta estén impresos correctamente,

con todas las transacciones realizadas.

• Que se encuentre correctamente el Rif del cliente y los de sus proveedores.

Otros

• Debe ir incluido con los libros, el resumen diario.

• Las declaraciones de IVA, sueldos y salarios de cada cliente.

DIARIZAR LOS LIBROS DE LOS CLIENTES

El libro diario presta información detallada de las operaciones mercantiles

de la empresa igualmente de mes a mes. Para elaborar este libro se debe tener en

Resumen Diario, cuya información se encuentra en la función Gálac Contabilidad.

Este resumen muestra la información completa de cada una de las cuentas

como: caja y bancos, cuentas por cobrar, sueldos y salarios, electricidad,

arrendamientos, cuentas por pagar, entre otras cuentas.

MAYORIZAR LOS LIBROS DE LOS CLIENTES

Téllez, B. (2004). El Mayor contiene todas las cuentas que se han ido registrando

en el Diario hasta cierta fecha, en éstas se habrán ido anotando las alteraciones

producidas. A través de estos registros será posible conocer el valor por el que

figuran las distintas cuentas a esa fecha, siendo éste el cometido del Mayor.

14

El Libro Mayor constituye un libro obligatorio que debe llevar toda empresa

(Art. 32 del C.C.), este libro agrupa todas las cuentas de Activo, Pasivo, Capital,

Ingresos y Egresos que son utilizadas en una organización para llevar la

contabilidad.

Cuando la empresa posee numerosas cuentas, en este libro se utiliza una fila

para cada una de éstas cuentas y una columna para cada mes correspondiente al

movimiento contable del año para el cierre económico. La información se extrae

del sistema Gálac contabilidad.

ARCHIVAR ANUALMENTE LA DOCUMENTACIÓN CONTABLE DE LOS CLIENTES En el Escritorio Jurídico Contable Durán & Asociados se lleva un registro o

archivo de los libros de compras y de ventas, con su resumen de de débitos

(créditos) respectivamente, y el borrador de la forma 00030 IVA de cada mes así

tener soporte organizado de las actividades que se realizan a los clientes. Ésta

documentación se archiva en carpetas separadas, con su identificación de la

empresa según el tipo de documento que se archiva (si son los libros de compras,

los libros de ventas o los borradores de la Forma 00030) y el año correspondiente.

También en el mismo año se llevan de cada mes las declaraciones de IVA,

de sueldos salarios y otros. Estas van en capetas separadas.

15

ESPECIFICAR LOS LOGROS DEL PLAN ACORDADO.

De acuerdo al plan de trabajo, siento que fue ejecutado satisfactoriamente.

Gracias a todas las actividades realizadas en el Escritorio Jurídico Contable Durán

& Asociados, estoy capacitada a elaborar los libros de compras y ventas, de cómo

específicamente poder ingresar las facturas para q estos libros sean posibles,

aprender a manejar todo el sistema Gálac, controlar y mantener los libros o

registros contables de los clientes de conformidad con las disposiciones vigentes,

entre otras actividades contables que puedo identificar fácilmente.

DESCRIPCIÓN DE LA FACILIDADES Y DIFICULTADES.

Facilidades:

La facilidad de que ofrecen los equipos computarizados para realizar el

trabajo.

Cuenta con un personal altamente calificado.

El clima organizacional es adecuado, permite que su personal sea interactivo

y cooperativo.

Dificultades:

Retraso de los documentos contables por parte de los clientes

16

CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS EN EL PROCESO DE PASANTIA

Conocimientos en materia laboral.

Nociones sobre la contabilidad ejercida de forma independiente.

Mejor seguridad al momento de tratar con los clientes.

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CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

CONCLUSIONES

Los conocimientos adquiridos en la pasantía realizada en el periodo

comprendido desde el 2 de mayo al 22 de agosto, fueron favorables para el

crecimiento profesional, y ético que debe tener en cuenta un futuro contador.

Tanto al nivel teórico como práctico, logre cumplir con las actividades

asignadas. Por medio de ésta logre cumplir con mis objetivos propuestos,

orientada con el tutor, dando a conocer todos los cambios surgidos en el área

contable, desarrollé las actividades conociendo el registro de los libros, el ingreso

de las compras y ventas, declaración de IVA, retenciones de IVA, la ejecución de

los estados financieros, entre otras actividades que me fueron de gran utilidad para

mi superación profesional.

18

RECOMENDACIONES Continuar al día con todos los cambios referidos a las leyes que se presentan

en el país y continuar expandiendo sus conocimientos en esta área.

Seguir realizándoles mantenimientos a los equipos de computación, como la

actualización de software, antivirus, entre otras actualizaciones, para evitar

demoras en los trabajos futuros.

19

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Código de Comercio Venezolano. Gaceta Nº 475 Extraordinaria del 21 de diciembre de 1995. Gálac V. 14.8 (2011). Gálac IVA, Retenciones, Contabilidad. [Programa de Computación]. Venezuela. Ley del Impuesto al Valor Agregado. Gaceta Oficial Nº 38.263, de fecha 1º de Septiembre de 2005. López, J. (2004). Diccionario Contable Administrativo Fiscal. Tercera edición. México: Copyright International Thomson Editores, S.A. Muñoz, E. (2009) Descripción de los procedimientos contables realizados en el Escritorio

Jurídico Contable Duran & Asociados. Universidad Nacional Experimental de

Guayana. Ciudad Bolívar, Estado Bolívar, Venezuela.

Portal SENIAT. Recuperado el 13 de agosto de 2011. http://seniat.gob.ve. Téllez, B. (2004). Auditoria un enfoque Práctico. Cengage Leaming Editores. México.

Anexo 1

Anexo 2

Anexo 3

Anexo 4

Anexo 5

Anexo 6

Anexo 7

Anexo 8

Anexo 9

Anexo 10

Anexo 11

Anexo 12

Anexo 13

Anexo 14