Nombre del tema

UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE SANTIAGO

UTESA

rea de Ciencias Econmicas y Sociales

Carrera de Contadura Pblica

ANLISIS DE LAS CUENTAS POR COBRAR DEL BANCO DEL PROGRESO, PERODO 2012-2013Monografa para optar por el ttulo de

Licenciado en Contadura PblicaPRESENTADA POR:JUAN CARLOS PERALTAKATHERINE DAZASESORES:

VCTOR HUGO CASTELLANOS, M.Sc.

ABEL ROJAS, M. A.Santiago de los Caballeros

Repblica Dominicana

Diciembre, 2014

UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE SANTIAGO

UTESA

rea de Ciencias Econmicas y Sociales

Carrera de Contadura Pblica

ANLISIS DE LAS CUENTAS POR COBRAR DEL BANCO DEL PROGRESO, PERODO 2012-2013Monografa para optar por el ttulo de

Licenciado en Contadura PblicaPRESENTADA POR:JUAN CARLOS PERALTA

1-07-0513KATHERINE DAZ

2-09-1187ASESORES:

VCTOR HUGO CASTELLANOS, M.Sc.

ABEL ROJAS, M. A.Santiago de los Caballeros

Repblica Dominicana

Diciembre, 2014

ANLISIS DE LAS CUENTAS POR COBRAR DEL BANCO DEL PROGRESO, PERODO 2012-2013NDICE

DEDICATORIASviAGRADECIMIENTOSixRESUMENxiINTRODUCCINxvCAPTULO I. FUNDAMENTOS DE LAS CUENTAS POR COBRAR231.1 Conceptos de Cuentas por cobrar

241.2 Objetivos de las cuentas por cobrar

251.3 Clasificacin de las cuentas por cobrar

271.4 Naturaleza del proceso de cuentas por cobrar.

281.5 Control interno de las cuentas por cobrar

291.6 Funciones y caractersticas de cuentas por cobrar

311.7 Administracin de cuentas por cobrar.

311.8 Disponibilidad de las cuentas por cobrar

341.9 Asignacin de cuentas por cobrar.

CAPTULO II. ASPECTOS GENERALES DEL BANCO DEL PROGRESO372.1 Historia

382.2 Filosofa empresarial

382.2.1 Misin

392.2.2 Visin

392.2.3 Valores

402.3 Servicios que ofrece

402.3.1 Cuentas corrientes en pesos

412.3.2 Cuentas de ahorros en pesos

422.3.3 Cuentas de ahorros en dlares

422.3.4 Cuentas de ahorros en euros

432.3.5 Cargos por servicios bancarios

CAPTULO III. MTODOS UTILIZADOS PARA EL MANEJO DEL CONTROL INTERNO EN LAS CUENTAS POR COBRAR DE LA EMPRESA453.1 Control interno en el Banco del Progreso

3.2 Importancia y beneficios del control interno para el Banco del

Progreso45

473.3 Tipos de control interno

473.4 Objetivos del control interno

483.5 Elementos del control interno en el Banco del Progreso

493.6 Medidas para lograr un buen control interno

503.7 Principios del control interno

503.8 Caractersticas del control interno

513.9 Vigilancia del control interno en el Banco del Progreso

523.10 Limitaciones del control interno

3.11 Control interno aplicado a la cuenta por cobrar en el Banco del

Progreso52

553.12 Medidas adicionales del control interno de las cuentas por cobrar

553.13 Procedimientos de las cuentas por cobrar en el Banco del Progreso

583.14 Valuacin del riesgo de auditora

3.15 Factores que intervienen en la determinacin del procedimiento

en el manejo de las cuentas por cobrar en el banco59

CAPTULO IV. ANLISIS DE LAS CUENTAS POR COBRAR DEL BANCO DEL PROGRESO, PERODO 2012-2013634.1 Facturacin

634.2 Pasos generales en el programa de facturacin

644.2.1 Facturas de contado

644.2.2 Facturas a crdito

644.2.3 Nota de dbito

644.2.4 Nota de crdito

654.3 Departamento de crditos y cobros

664.3.1 Objetivos

674.3.2 Asignacin de prioridades

674.4 Programas de cobros

674.4.1 Pasos generales en el programa de cobros

684.4.2 Anlisis de antigedad de saldos

694.5 Cuentas atrasadas

704.6 Clientes morosos

724.7 Estrategias para combatir la morosidad

744.7.1 Auditora de la cuentas por cobrar en el Banco del Progreso

774.7.2 Resultado del anlisis

784.8 Valuacin y probabilidad de cobro

80CONCLUSIONES

83RECOMENDACIONES

85BIBLIOGRAFA

DEDICATORIAS

El primer lugar, a Dios, por haber permitido que llegara hasta este punto y darme lo necesario para seguir adelante da a da para lograr mis objetivos.

A mis padres, por haberme apoyado en todo momento por sus consejos, sus valores y motivacin constante que me han permitido ser una persona de bien, pero ms que nada por su amor.

A mi hermana, Elena, por su ayuda directa en mi formacin profesional, a cada uno de mis hermanos que me motivaron y me dieron su apoyo para la culminacin de mi carrera.

A mis familiares y amigos, quienes estuvieron ah, brindndome todo su apoyo en cualquier situacin que estuviese y dndome consejo de perseverancia. Mil gracias, a cada uno que aport su granito de arena para que pudiese culminar con xito mi carrera.

Juan CarlosEn primer lugar, a Dios, quin supo guiarme por el buen camino, darme fuerzas para seguir adelante y no desmayar en los problemas que se presentaban, ensendome a encarar las adversidades sin perder nunca la dignidad ni desfallecer en el intento.

A mis padres y hermanos, por su apoyo, consejos, comprensin, amor, ayuda en los momentos difciles, y por ayudarme con los recursos necesarios para estudiar. Me han dado todo lo que soy como persona, mis valores, mis principios, mi carcter, mi empeo, mi perseverancia, mi coraje para conseguir mis objetivos.

A mi esposo, Sany, a mi hijo, Sadiel y a toda mi familia, por estar siempre presentes, acompandome para poderme realizar como profesional.

A mis amigos y compaeros de trabajo quienes han sido mi motivacin, e inspiracin para seguir adelante.

Katherine

AGRADECIMIENTOS

Agradecemos en primer lugar, al ser supremo, Dios, nico dueo de todo saber y verdad, por iluminarnos durante este trabajo y por permitirnos finalizarlo con xito, y en segundo lugar pero no menos importante, a nuestros padres por su incondicional apoyo y el esfuerzo diario que realizan por brindarnos una buena educacin.

Los esfuerzos mayores, por ms individuales que parezcan, siempre estn acompaado de apoyo imprescindible para lograr concretarlos.

Agradecer al Banco Del Progreso, por las informaciones suministradas para la realizacin de esta investigacin.

Tambin en esta oportunidad, nuestro reconocimiento y agradecimiento a nuestros asesores, Vctor Hugo Castellanos, M.Sc y Abel Rojas, M.A, por su oportuna orientacin para lograr el presente trabajo.

Juan Carlos y Katherine

RESUMEN

El presente trabajo de investigacin trata acerca del anlisis de las cuentas por cobrar del Banco del Progreso, perodo 2012-2013.

Casi todas las organizaciones en la actualidad realizan ventas a crdito a sus clientes, lo cual representa un riesgo en un momento determinado, por no recuperar el capital en el tiempo preciso, ni mantener la ejecucin y registro de la continuidad de las operaciones administrativas y su control interno, lo que podra traer con respecto al capital consecuencia a corto plazo. La importancia de esta investigacin radica en que por medio de ella se puede afianzar los conocimientos sobre el manejo de las cuentas por cobrar y control interno, y a su vez, servir de apoyo a otras personas que tenga inters sobre el tema el cual tendrn a su alcance para ser utilizado como medio de consulta en el Banco del Progreso.

El objetivo general consiste en analizar las cuentas por cobrar del Banco del Progreso, perodo 2012-2013.

La investigacin a realizarse es de tipo bibliogrfico, ya que para la obtencin de informaciones se hizo uso de fuentes documentales, como libros de texto, enciclopedias, diccionarios, consultas de Internet, monografas y algunos datos especficos de la empresa. Adems, es un estudio descriptivo, ya que se describi la situacin de las variables que intervienen en el manejo de las cuentas por cobrar aplicadas al Banco del Progreso.Las cuentas por cobrar constituyen un rengln de suma importancia dentro del Banco del Progreso, por ser la mayor parte de las ventas realizadas a crdito a sus clientes.

Adems, este crdito tiene la gran ventaja de cancelarse en un perodo relativamente corto generalmente a 30 das. Los crditos son autorizados por un funcionario designado. Como garanta del deudor del Banco del Progreso exige la firma del cliente en la factura de ventas.

Uno de los activos circulantes ms dominantes en la compaa Banco del Progreso son las cuentas por cobrar, la cual representa valores pendiente de cobro, ocasionados por las ventas de mercanca o servicios, adems incluye los prstamos a empleados, funcionarios entre otros.

La depuracin de la solicitud de crdito es realizada por el encargado de crditos y cobros. Este a su vez procede a indagar sobre las informaciones que el cliente ha facilitado. Tambin indaga acerca de si el cliente ha tomado crdito y cmo ha sido su historial como cliente.

Las cuentas por cobrar del Banco del Progreso, se han manejado de forma estable, pues representa uno de los pilares con que cuenta la empresa. La empresa tiene una persona encargada de preparar los estados de cada cliente para especificar el monto a cobrar a cada cliente.

Las cuentas por cobrar se origina con las ventas a crditos que la realiza el vendedor o por la oficina. Estas cuentas o el estado de cuentas por cobrar se preparan mensualmente de forma detallada para tener ms eficiencia en el cobro de los clientes.

INTRODUCCIN

El presente trabajo de investigacin trata acerca del anlisis de las cuentas por cobrar del Banco del Progreso, perodo 2012-2013.A pesar que las cuentas por cobrar generan costos obligatorios para las empresas y adems un cierto riesgo, producto del otorgamiento de crdito, igualmente le va a permitir aumentar los niveles de ventas y el mbito de los clientes. Lo recomendable para las empresas es lograr un movimiento eficaz y eficiente de las cuentas por cobrar y el control interno, para as operar de manera adecuada y cumplir con las polticas establecidas. Razones como las anteriores justifica la investigacin, ya que es importante y necesario un adecuado control de los procedimientos de las cuentas por cobrar y su control interno, para que exista un cambio del trabajo eficaz dentro del Banco del Progreso, porque ayudara a la organizacin a mejorar su administracin.

El objetivo general consiste en analizar las cuentas por cobrar del Banco del Progreso, perodo 2012-2013. Los objetivos especficos planteados para esta investigacin son los siguientes: analizar el cumplimiento de las polticas de cobro utilizadas por el Banco del Progreso; identificar los procedimientos para contabilizar las cuentas por cobrar; conocer los procedimientos usados para llevar a cabo el control interno en la empresa y verificar el control aplicable en el registro de las transacciones.

Este trabajo se delimita de las cuentas por cobrar del Banco del Progreso, en la ciudad de Santiago de los Caballeros, Repblica Dominicana, en el perodo 2012 - 2013.

La investigacin a realizarse es de tipo bibliogrfico, ya que para la obtencin de informaciones se hizo uso de fuentes documentales, como libros de texto, enciclopedias, diccionarios, consultas de Internet, monografas y algunos datos especficos de la empresa. Adems, es un estudio descriptivo, ya que se describi la situacin de las variables que intervienen en el manejo de las cuentas por cobrar aplicadas al Banco del Progreso.

La estructura de esta investigacin est compuesta por cuatro captulos, elaborados, analizados y desarrollados segn las exigencias del tema bajo estudio y cumpliendo con las normas acadmicas, conteniendo las siguientes informaciones:

El primer captulo expone los conceptos de las cuentas por cobrar, naturaleza, caractersticas, administracin de cuentas por cobrar relacionadas, asignaciones de las cuentas por cobrar los cuales son factores decisivos implcitos en el crecimiento de la economa de la empresa con tendencia hacia la venta de bienes y servicios. Para muchos negocios las cuentas por cobrar son significativas, porque a menudo representan una porcin sustancial de sus activos corrientes, por lo que stas constituyen el activo financiero ms importante para mayora de empresas de servicios.

El segundo captulo trata acerca de la organizacin administrativa del Banco del Progreso, su historia, misin, visin, valores y los servicios que ofrece la empresa.

El tercer captulo trata acerca de las medidas de control interno de las cuentas por cobrar, la importancia de control interno, tipos, objetivos, elementos, medidas para lograr un buen control interno, caractersticas, vigilancia del control interno y los procedimientos de las cuentas por cobrar. En el cuarto captulo se expone el anlisis de las cuentas por cobrar del Banco Del Progreso, perodo 2012-2013

CAPTULO I

FUNDAMENTOS DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Este captulo expone los conceptos de las cuentas por cobrar, naturaleza, caractersticas, administracin de cuentas por cobrar relacionadas, asignaciones de las cuentas por cobrar los cuales son factores decisivos implcitos en el crecimiento de la economa de la empresa con tendencia hacia la venta de bienes y servicios. Para muchos negocios las cuentas por cobrar son significativas, porque a menudo representan una porcin sustancial de sus activos corrientes, por lo que stas constituyen el activo financiero ms importante para mayora de empresas de servicios.

1.1 Conceptos de Cuentas por cobrarEl trmino cuentas por cobrar es usado para referirse a la reclamacin de una entidad contra un deudor, en cuenta abierta, por dinero, mercancas o servicios adecuados dentro del curso normal de operaciones.

Es una palabra utilizada generalmente para designar las sumas que adeudan los clientes regulares de la empresa y que provienen de la venta de bienes o servicios a crdito. Las cuentas por cobrar son activos corrientes menos lquidos que el efectivo dado, que lleva tiempo convertirlos en dinero. La mayora de ellas provienen de la venta a crdito de bienes y servicios.

Por consiguiente, las cuentas por cobrar de los clientes estn clasificadas como activos corrientes y aparecen en el balance general despus del efectivo y de las inversiones de corto plazo en ttulos y valores negociables.

Las cuentas por cobrar representan derechos exigibles originados por ventas, servicios prestados, otorgamiento de prstamos o cualquier otro concepto anlogo.

1.2 Objetivos de las cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar persiguen los siguientes objetivos:

- Evaluacin del control interno.

- Que las cuentas por cobrar sean autnticas.

- - Que su importe sea correcto.

- Que sean cobrables.

- Que estn debidamente valuadas para su correcta presentacin en los estados financieros.

ntimamente relacionados con los objetivos de la auditora de cuenta por cobrar se encuentran las prdidas en crditos concedidos derivados de cuentas incobrables, la creacin y utilizacin de las del diario de ventas.

1.3 Clasificacin de las cuentas por cobrar

La fuente principal de las cuentas por cobrar son actividades operacionales normales del negocio, o sea, las ventas a crdito de bienes o servicios. Sin embargo, puede surgir una variedad de actividades que den lugar a cuentas por cobrar. Atendiendo a la operacin que le dio origen, las cuentas por cobrar se clasifican en dos grupos:

a) Cuentas por cobrar comerciales, provenientes de la venta de bienes o servicios y que corresponden a la mayor parte de las actividades lucrativas de la empresa.

b) Otras cuentas por cobrar, constituida por fuentes de ingresos distintas de las cuentas comerciales, tales como: Venta de valores o de activo fijo, anticipos a accionistas, ejecutivos, directores y compaas afiliadas, pagos anticipados relacionados con compras, reclamaciones de seguros y dividendos e intereses por cobrar.

Otra clasificacin se relaciona con la naturaleza corriente o no corriente de las cuentas. Las cuentas por cobrar comerciales se consideran corrientes; las dems necesitan de un anlisis adecuado para determinar si se van a cobrar dentro de un ao o no. Las cuentas por cobrar no corrientes se pueden presentar en las secciones de inversiones a largo plazo y otros activos a largo plazo, la que sea ms conveniente segn las circunstancias.

Valuacin de cuentas por cobrar:

Las cuentas por cobrar suelen reconocerse cuando la transaccin se lleva a cabo. La valoracin de las cuentas depende de la suma debida y la probabilidad del cobro.

La suma pagada por cliente puede incluir diversos cargos y descuentos impuestos por el vendedor sobre el precio cotizado. Los descuentos comerciales representan la diferencia entre el precio de catlogo y el precio neto. Los descuentos por pronto pagos representan la diferencia entre el precio en efectivo y la cantidad percibida. Los derechos de tarjetas de crdito a otras personas estando la empresa dispuesta a recibir un porcentaje menor del valor de las facturas, con tal de cobrar de inmediato y ahorrarse los otros costos de administracin del crdito.

1.4 Naturaleza del proceso de cuentas por cobrar

El proceso de cuentas por cobrar cubre cualquier tipo de operacin de la empresa generado por reclamaciones contra personas morales. Estos reclamos comnmente son contra partes externas de la empresa; aun cuando en ocasiones pueden involucrar tambin a empleados y funcionarios.

Las reclamaciones surgen como consecuencia de la etapa intermedia o el supuesto para cobrar una cuenta o algn otro tipo de consideracin. Mientras estas reclamaciones se pueden originar por una gran variedad de formas, la principal categora est relacionada con la venta de productos o servicios por la empresa.

Segn Holmes (1985, p 324). El proceso de cuentas por cobrar se divide en tres etapas:

1ra.) Tiene que ver con las condiciones que originan la existencia de una cuenta por cobrar.

2da.) Etapa cubre la administracin de las cuentas por cobrar y la forma como fueron creadas.

3ra.) Etapa consiste en los mecanismos que hacen que la cuenta sea finalmente recuperada.

El objetivo en cada paso ser comprender la categora general de los asuntos involucrados y la identificacin de las principales contrariedades de control.

1.5 Control interno de las cuentas por cobrar

Uno de los principios de control interno ms importantes es que los empleados que tienen la custodia del efectivo o de otros activos negociables no deben llevar los registros contables. (Meigs, 1998, p 447).El prrafo anterior se refiere a que los empleados que llevan el mayor auxiliar de cuentas por cobrar no deben tener acceso a la entrada y salida efectivo. Los empleados que llevan las cuentas por cobrar o que manejan cobros de efectivo no deben tener autoridad para expedir notas de crditos o para autorizar la cancelacin de cuentas por cobrar por incobrables.

1.6 Funciones y caractersticas de cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar constituyen una funcin dentro del ciclo de ingresos que se encarga de llevar el control de las deudas de clientes y deudores. La principal funcin de las cuentas es cobrar hechos econmicos, considerando una serie de formativas, de acuerdo a su activo y su pasivo.

A continuacin se nombran las funciones y caractersticas de las cuentas por cobrar:

- Integracin con facturacin, contabilidad y bancos.

- Generacin y control de contra recibos.

- Aplicacin parcial de documentos a cheques de clientes, y de varios documentos a un mismo cheque.

- Documentos por cobrar y cheques en moneda nacional o extranjera con contabilizacin de ajustes por variacin de tipo de cambio.

- Aplicacin automtica de descuentos por pronto pago, cuando las condiciones pactadas con el cliente coinciden con la fecha de recepcin del pago.

- Seguimiento de la factura, del contra recibo y/o del cliente.

- Manejo de lneas de crdito en cuenta abierta o revolvente.

- Registro y contabilizacin de cheque devuelto.

- Permite la suspensin de crdito a clientes que no estn cumpliendo con las condiciones autorizadas. La suspensin es automtica cuando se exceden el lmite de crdito.

- Ciclos de cobranza en forma general y para clientes individuales.

- Permite las consultas siguientes: Datos del cliente; historia de cobranza; movimientos de clientes; registra informacin para seguimiento de facturas o contra recibos as como, la gestin de cobranza.

- Anlisis de: saldos y vencimientos; recuperacin futura de la cartera y plazo promedio de pago.

- Reportes de cuentas por cobrar: directorio de clientes; listado de saldos en varias presentaciones; listados de facturas, depsitos y cheques; estados de cuenta y contra recibos.

1.7 Administracin de cuentas por cobrar

El perodo de administracin del proceso de cuentas por cobrar empieza desde la concepcin de la cuenta, para su manejo y control propio, y concluye en el momento que es pagada o saldada. Las principales consideraciones de control durante esta etapa contienen:-Control independiente de los registros de cuentas por cobrar.

- Registro y control.

-Adecuado y apropiado sistema de reporte.

-Envo de estados de cuenta de clientes en forma directa e independiente.

1.8 Disponibilidad de las cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar constituyen un activo reclamable a las partes involucradas; constantemente, es muy importante que esta recuperacin no pueda ser revelada si no es mediante un procedimiento autorizado. Segn (Arens, 1995, p 484). Existen cuatro medios para acreditar una cuenta por cobrar, como son:

a) Cobranza: Esta se recibe de los clientes, sirve para liquidar una cuenta por cobrar previamente formada. Las cuentas de control reciben las concentraciones para efectuar los adecuados registros sumarizados.

El uso de los procedimientos auditados y prueba de detalle de saldo para las cuentas que pertenece al ciclo de ventas y cobranza con el fin de reducir la deteccin planeada y del riesgo a un nivel suficientemente bajo. (Arens, 1995, p 477).De lo citado anteriormente se refiere a la importancia de las cuentas, ya que representa unos de los activos ms lquido en la empresa. Las cuentas por cobrar se clasifican por su disponibilidad y naturaleza.

b) Devolucin de Mercanca: Cuando los productos vendidos son desvueltos por diferentes razones, se tiene que revertir la operacin original de venta. Consiste en que la recepcin fsica se haga efectiva y la mercanca se reciba en buenas condiciones. Posteriormente, es necesario asegurarse que el monto a acreditar sea por una cantidad correcta.

c) Ajustes y descuentos: El control debe apuntar con mayor eficacia cuando existen polticas especiales de descuentos o cierto tipo de acreditamiento a algn cliente en particular, esto puede presentarse en la venta de tipo particular de productos al consumidor, por ajustes ocasionados por deficiencias en los productos y por volumen de ventas.

d) Anulacin de cuentas malas: El otorgamiento de un crdito trae consigo costos y beneficios, uno de los costos es el no pagado potencial de sus deudas por algunos clientes, dando lugar as a las cuentas malas o incobrables. Es decir, stos son el monto del ingreso por ventas que no se podr recuperar. Sin embargo, existe la posibilidad de que algunas cuentas consideradas incobrables y canceladas sean pagadas con el tiempo.

Existen dos mtodos para registrar las cuentas malas que son: - Mtodo de cancelacin directa: A este mtodo se le llama de cancelacin directa porque los saldos especficos se retiran directamente de la cuenta de activo y se cancelan como cuentas malas. Mediante este mtodo se supone que todas las ventas sean cobrables, hasta que se pruebe lo contrario.

Este tiene su desventaja es que no reconoce el gasto en el perodo de las ventas al cual est relacionado dejando as de aplicar el principio de enfrentamiento. Mtodo de estimacin: Es llamado as debido al uso de estimados y a la presencia de una contra cuenta, reserva para cuentas malas, la cual debe restarse de la partida cuentas por cobrar.

La mayora de las empresas usan este mtodo para medir las cuentas malas porque proporciona un mejor enlace de causa (venta a crdito) y efecto (cuentas malas) que el mtodo de cancelacin directa. Bajo este mtodo existen tres formas de estimar las cuentas malas para un ao en particular, esto son: Porcentaje de ventas, porcentaje de antigedad de saldo de cuentas por cobrar y porcentaje de las cuentas por cobrar finales.

1.9 Asignacin de cuentas por cobrar

Es un medio para obtener financiamiento con las cuentas por cobrar comerciales que se hace bsicamente con recursos y sin notificacin a travs de una compaa financiera. Con recursos significa que las cuentas atrasadas o no cobradas van a ser readquiridas por el vendedor o sustituidas por otras cuentas por cobrar de valor equivalentes.

- Proceso de organizacin: Este consiste en realizar un contrato entre la empresa que posee las cuentas por cobrar comerciales y una institucin financiera.

Asignacin como fuente contina de financiamiento:

Resulta ms conveniente para la empresa dar sus cuentas por cobrar en garanta para un prstamo; como el caso de la asignacin de cuentas, que invertir su capital en ampliar el monto de las mismas. Esto as porque el inters que se paga por la asignacin es mnimo comparado con el riesgo que representa para la empresa aumentar las cuentas por cobrar.

CAPTULO IIASPECTOS GENERALES DEL BANCO DEL PROGRESO

Este captulo trata acerca de la organizacin administrativa del Banco del Progreso, su historia, misin, visin, valores y los servicios que ofrece la empresa.2.1 Historia

El Banco del Progreso, inicia sus operaciones en el ao 1974, luego de la adquisicin de los activos fijos del Bank of Boston en la Repblica Dominicana, pero es en 1984 cuando el consejo de accionistas decide cambiar al nombre de Banco Dominicano del Progreso, S.A. Desde entonces, su crecimiento ha sido constante y sostenido, constituyndose en uno de los bancos ms slidos del pas.

Desde sus inicios, el Banco Progreso ha logrado, no slo mejorar la calidad de sus servicios, sino tambin ampliar el alcance y la cobertura de los mismos en todo el pas.

El esfuerzo y la capacidad de todo un equipo humano, unido a los avances tecnolgicos realizados, nos han permitido durante todos estos aos brindarles a nuestros clientes los ms altos niveles de eficiencia en servicios bancarios.

A partir de 1998, el Banco Progreso ha iniciado una nueva etapa de desarrollo, encabezada por un renovado equipo administrativo, modificando el enfoque de servicios y ampliando la gama de productos que mantena hasta ahora, para garantizar la satisfaccin de nuestros clientes.

2.2 Filosofa empresarial

Son instrumentos de carcter interdisciplinario que describen los aspectos generales de la empresa, sus reglas y metas a seguir, con el fin particular de lograr los objetivos propuestos.

2.2.1 Misin

Cumplimos nuestra funcin social garantizando satisfaccin de los clientes, empleados y accionistas, apoyados en el desarrollo de nuestro capital humano y en una moderna tecnologa, conforme a los ms altos principios legales y ticos.

Trabajamos para ser un slido y rentable proveedor de servicios financieros, personales y empresariales, en el mercado local e internacional. 2.2.2 Visin

Ser el grupo de servicios financieros predominante para la Repblica Dominicana, con un crecimiento rentable, que permita satisfacer las necesidades de los clientes personales, empresariales y corporativos, a travs de nuestro capital humano, capacidad tecnolgica, reputacin y marca, el conocimiento de nuestra amplia base de clientes y nuestra oferta de sucursales para servirlos. 2.2.3 Valores

Excelente calidad de servicio: Ofrecemos un servicio de excelente calidad al cliente. Como el servicio al cliente es el motivo fundamental de nuestras acciones, esforzamos permanentemente por satisfacer con calidad sus demandas.

Discrecin y Profesionalismo: Somos discretos y profesionales; se destaca por la discrecin y alto sentido de profesionalidad.

Innovacin Permanente: Creamos e innovamos permanentemente. Nos ocupamos por innovar y por crear nuevas alternativas que satisfagan las mltiples necesidades de nuestros clientes.

Respeto a las leyes y las normas morales: Respetamos las leyes y las normas morales. Cumplimos con todas las leyes, nacionales e internacionales, que regulan el desenvolvimiento del negocio y con todos los preceptos morales que norman la convivencia social.

2.3 Servicios que ofrece

Los servicios ofrecidos por el Banco del Progreso, con el propsito de satisfacer las necesidades de los clientes, son los siguientes:

2.3.1 Cuentas corrientes en pesos

Nuestras cuentas corrientes son depsitos a la vista cuyos fondos estn disponibles mediante cheques girados por nuestros clientes a favor de sus relacionados. Este tipo de depsitos es el vehculo ideal para el manejo financiero de las empresas. Cuando nuestros clientes emiten sus cheques para cubrir sus pagos de bienes y servicios, nuestra red de Sucursales y Oficinas esta lista para pagarlos.

La apertura de una cuenta corriente les facilita a nuestros clientes corporativos otros valiosos servicios como son Lneas de Reservas, Nomina Electrnica, Pagos de Servicios entre otros.

2.3.2 Cuentas de ahorros en pesos

Las cuentas de ahorro para empresas del Banco del Progreso permiten a los gerentes financieros maximizar el rendimiento de sus recursos temporalmente ociosos hasta por perodos tan cortos como un da. Esto es una realidad al relacionar electrnicamente su cuenta corriente con esta cuenta especial que genera intereses y cuyas tasas son negociables dependiendo de los balances que mantengan.

Estableciendo un balance mnimo en su cuenta corriente cualquier excedente es transferido al final del da a su cuenta de ahorros generando intereses. En caso de que necesite los fondos, y tenga que emitir cheques que excedan el balance de la cuenta corriente, sta ltima recibe los fondos que necesita de la cuenta de ahorros o de su Lnea de Reserva hasta el monto disponible de la lnea.

2.3.3 Cuentas de ahorros en dlares

Las cuentas de ahorro en dlares son ideales para invertir por plazos cortos, fondos en dlares a tasas competitivas en el pas. Disponibles en nuestra red de ms de 60 Sucursales y Oficinas. Estas cuentas le permiten retiro mediante transferencias, en efectivo en cheques de administracin denominados en dlares para cubrir obligaciones y consumos en esa moneda tanto en el pas como en el exterior.

2.3.4 Cuentas de ahorros en euros

El Banco del Progreso ha sido el pionero en la oferta de cuentas de ahorros denominadas en Euros, la moneda nica del mercado comn europeo. Todas aquellas empresas e instituciones que de una forma u otra se relacionan con Europa tienen en esta cuenta un medio de custodia de fondos temporalmente ociosos que protegen sus recursos de fluctuaciones de cambio extranjero, generando intereses a tasas competitivas con el mercado.

2.3.5 Cargos por servicios bancarios

El Banco del Progreso ofrece las comisiones bancarias ms competitivas por la calidad de servicio ofrecida, con el propsito de fomentar la lealtad entre sus clientes y al mismo tiempo, crear una ventaja competitiva con relaciones a las dems empresas del sector financiero de la ciudad de Santiago.

CAPTULO III

MTODOS UTILIZADOS PARA EL MANEJO DEL CONTROL INTERNO EN LAS CUENTAS POR COBRAR DE LA EMPRESAEste captulo trata acerca de las medidas de control interno de las cuentas por cobrar, la importancia de control interno, tipos, objetivos, elementos, medidas para lograr un buen control interno, caractersticas, vigilancia del control interno y los procedimientos de las cuentas por cobrar.

3.1 Control interno en el Banco del ProgresoControl interno es el conjunto de mecanismos (elementos, componentes, acciones de la gerencia, dispositivos fsicos y lgicos), implementados por la administracin en los diferentes niveles organizacionales con el fin de propiciar una seguridad razonable en las eficiencia y eficacia de las operaciones, en la calidad de la informacin, y el cumplimiento del ordenamiento legal.

3.2 Importancia y beneficios del control interno para el Banco del ProgresoEl control interno es importante para el Banco del Progreso, porque a travs de su incorporacin y aplicacin adecuada en los Sistemas administrativos y operativos, asegura de manera razonable el logro de los objetivos institucionales.

Este proceso es muy importante porque a travs de la identificacin, deteccin y comprobacin de la existencia de errores y/o irregularidades, se permite tomar acciones para corregir las desviaciones detectadas y mejorar la gestin.

El implantar controles internos, beneficia a la entidad, asegurando razonablemente que los servicios prestados o bienes producidos, estn libres de deficiencias y contribuyan a generar satisfaccin en los usuarios.

El control interno contribuye al incremento del buen prestigio de la entidad, ayuda a mejorar el clima organizacional y protege a la entidad, en lo que est a su alcance, de las prdidas innecesarias.

Meigs (2002, pp. 36-58) el control es de vital importancia dado que lo interesante es que est en todo lo que la entidad requiera mejorar y/o proteger, para una eficiente gestin (objetos, personas, y actos).

Un buen sistema de control interno es importante, desde el punto de vista de la integridad fsica y numrica de bienes, valores y activos de la empresa, tales como el efectivo en caja y bancos, mercancas, cuentas y documentos por cobrar, equipos de oficinas, reparto, maquinaria, etc., es decir, un sistema eficiente y prctico de control interno, dificulta la colusin de empleados, fraudes, robos.

3.3 Tipos de control interno

El control interno administrativo: son medidas diseadas para mejorar la eficiencia operacional, que no tiene relacin directa con la confiabilidad de los registros contables.El control interno contable: son las medidas que se relacionan directamente con la proteccin de los recursos, tanto materiales, como financieros, autorizan las operaciones y aseguran la exactitud de los registro y a la confiabilidad de los informacin contables. 3.4 Objetivos del control interno

Prevenir fraudes.

Descubrir robos y malversaciones.

Obtener informacin administrativa y financiera oportuna,Localizar errores administrativos, contable y financieros,e) Proteger y salvaguardar los bienes, valores, propiedades y dems activos de la empresa.

Promover la eficiencia del personal.

Detectar desperdicios innecesarios tanto de material, tiempo, entre otros.

Mediante su evaluacin, graduar la extensin del anlisis, comprobacin y estimacin de las cuentas sujetas a auditora, entre otros.

3.5 Elementos del control interno en el Banco del ProgresoEl ambiente de control: consiste en la filosofa de la gerencia, el estilo y los valores ticos e incluye la forma en que estos conceptos se comunican a lo largo de la organizacin.La valoracin de riesgo: son los medios mediante los cuales la empresa identifica y maneja los riesgos que amenazan la organizacin.Actividad de control: son las polticas y procedimientos establecidos para asegurar que las directivas de la organizacin estn siendo controladas.

Informacin y Comunicacin: son los medios a travs de los cuales la organizacin registra, identifica y comunica informacin a quienes toman decisiones.

Monitoreo: describe los procedimientos empleados para determinar que la estructura de control interno est trabajando efectivamente.3.6 Medidas para lograr un buen control interno

Establecer lneas claras de responsabilidad. Establecer procedimientos de control, para procesar cada tipo de transaccin, (cada una debe pasar por 4 etapas separadas, debiendo ser: autorizada, aprobada, ejecutada y registrada).

Subdivisin de funciones: este es, quizs, el elemento ms importante para el logro de un adecuado control interno.

La separacin de las tareas limita las posibilidades de fraude y mejora tambin, la exactitud de los registros contables. Este componente crucial, pero con frecuencia descuidado, del sistema de control interno, se puede subdividir en cuatro partes: separacin de las operaciones de la contabilidad: la funcin contable debe estar totalmente separada de los departamentos operativos, con el fin de poder mantener registros objetivos y separacin de la custodia de los activos, de los registros de estos en la contabilidad.

Separacin de la autorizacin de las operaciones, de la custodia de los activos correspondientes siempre que sea posible. Las responsabilidades deben asignarse, de forma tal que, ninguna persona o departamento maneje una transaccin completa, de principio a fin.

3.7 Principios del control interno

Separacin de funciones de operacin, custodia y registro. Dualidad de personas en cada operacin: es decir, en cada operacin de la empresa, cuando menos debe intervenir dos personas. Ninguna persona debe tener acceso a los registros contables que controlan su actividad. El trabajo de empleados ser de complemento y no de revisin. La funcin de registro de operaciones ser exclusivo del departamento de contabilidad.3.8 Caractersticas del control internoEs dinmico, debe responder a los cambios del entorno mediante reacondicionamiento de sus estructuras a las nuevas necesidades del mercado y del entorno cambiante. Es parte de la cultura corporativa, demanda interaccin con todos los roles de la organizacin.

Opera en forma diferente en cada organizacin, dependiendo del tamao, la estructura, el sector econmico, el mercado objetivo, la cultura corporativa, el objeto social, el medio socio cultural, entre otras. Su estructura deber ser sencilla, gil y no debe constituirse en un peaje para el desarrollo de las operaciones econmicas.

Debe operar en todos los niveles de la organizacin. Debe ser conocido, documentado, y debe hacer parte de los compromisos del equipo de trabajo. Debe estar liderado por la direccin de la empresa. La efectividad del control interno se mide por su presencia y agilidad frente a los riesgos potenciales del negocio. Es propio de las personas, son ellas las que deciden su aplicacin o su omisin.3.9 Vigilancia del control interno en el Banco del ProgresoPara la obtencin de la mxima eficiencia del sistema de control interno, es necesario su vigilancia peridica y metdica, por parte de:

Gerente general. Contralor. Comisario o Consejo de vigilancia. Auditores internos. Auditores externos, entre otros.

Es comn en todas las empresas la tendencia humana de apartarse a las reglas establecidas, generalmente, en aqullas donde se siguen procedimientos montonos y de rutina, de ah que resulte til, prctico y conveniente su vigilancia y revisin peridica y metdica, para que el sistema de control interno no decaiga ni pierda

3.10 Limitaciones del control interno

Restricciones de recursos y la necesidad de considerar el costo del control interno en relacin con los beneficios anticipados.Los lmites del juicio humano y fallos humanos tales como simples errores o equivocaciones por descuidos, distraccin, errores o malentendidos de las instrucciones.La capacidad de la gerencia para desviar el control interno. Las posibilidades de que exista colusin entre dos o ms personas dentro o fuera de la entidad La realidad de que pueden ocurrir interrupciones.

3.11 Control interno aplicado a la cuenta por cobrar en el Banco del ProgresoRevisin independiente y aprobacin de crdito: Cuando se recibe un pedido se debe obtener la aprobacin de crdito. Esta aprobacin puede ser proporcionada por un departamento o persona independiente dentro del marco de referencia establecido por las polticas de la organizacin apoyada en informacin adecuada acerca del cliente particular.

Esta ltima informacin cubre la posicin financiera del cliente y su capacidad para adecuarse; incluye tambin la experiencia de la organizacin con el cliente y su actual posicin de cartera. La aprobacin misma es hecha por individuos propiamente autorizados, dependiendo del monto involucrado en la operacin.Determinacin de la disponibilidad del producto: Todas las partidas ordenadas por el cliente pueden no estar disponibles para despachar en ese momento, y consecuentemente no deben ser incluidas en la factura.

Autorizacin de precios y trminos: los precios y trminos aplicables deben ser proporcionados con base a las polticas establecidas por la organizacin. La interpretacin de desviaciones especiales debe ser adicionalmente aprobada por personas debidamente facultadas.

Papelera multicopia para propsitos especficos: Las facturas necesitan ser preparadas con suficiente nmero de copias que contengan informacin idntica para ser usadas en otros propsitos operacionales. De esta manera, una de las copias autoriza el despacho, otra va al cliente, otra es usada para la compilacin de estadstica de ventas y otra ms es enviada al departamento de cuentas por cobrar para su registro. Se deben establecer controles que, cubran el total de las facturas por un periodo de tiempo dado, usualmente por un da de actividades en el Banco del Progreso.

El total de las cuentas individuales de ser conciliado peridicamente con la cuenta control en el mayor general. La antigedad de los saldos debe ser revisada peridicamente por un empleado. Los estados de cuentas deben ser enviados con regularidad todos los deudores.

Se debe contar con la aprobacin de especfica del funcionario para otorgar descuentos especiales y pagar saldos acreedores.

Las labores del encargado de cuenta por cobrar deben ser independiente de: todas las funciones de efectivo, verificacin de facturas y notas de crditos, pases a cuentas control y autorizacin de bajas de cuentas de cobros dudosos.Estos documentos deben ser aprobados por un funcionario capaz, antes de aceptarlos, variarlos, renovarlos o darlos de baja. stos deben ser registrados detalladamente: conciliar, cuando menos una vez al mes, el auxiliar con la cuenta control, registrar el descuento de documentos, revisar peridicamente los pagos vencidos, el control interno sobre las cuentas por cobrar se ve fortalecido por una divisin de funciones, de manera que los diferentes departamentos o individuos son responsables por: Control de los pedidos de los clientes La aprobacin del crdito La entrega de mercanca La funcin del despacho La funcin de facturacin La verificacin de la factura El manejo de cuentas control El manejo de los libros mayores de los clientes La aprobacin de las devoluciones y las rebajas en ventas La autorizacin de castigos en cuentas incobrables 3.12 Medidas adicionales del control interno de las cuentas por cobrar

Uso de formas numeradas

Respecto a los pedidos los clientes, requisiciones al almacn, notas de remisin y/o lista de embarque y facturas.Arqueos peridicosDe facturas, contrarecibos y documentos pendientes de cobro.3.13 Procedimientos de las cuentas por cobrar en el Banco del ProgresoConfirmacin de adeudoEste procedimiento, mejor consiste en enviar una carta al deudor donde se le pide que conteste si est de acuerdo o no con el importe que aparece a su cargo; esta carta la enva la empresa y la respuesta debe recibirla directamente el Auditor.Existen dos clases de confirmacionesA) PositivaCuando el deudor debe contestar ratificando por escrito su parecer sobre la correccin del saldo.b) Negativa

Cuando se le pide que conteste nicamente si no est de acuerdo por ser incorrecto el saldo. Al final se presentan modelos de cartas para una y otra clase.

Cobros posteriores a la fecha de los estados financierosConsiste en verificar los pagos o las entregas parciales a las cuentas por cobrar efectuados por los clientes, cuidando de que el ingreso sea real y entregado efectivamente por el deudor para liquidar el saldo que se revisa.

Arqueos de documentacinSirve para verificar la autenticidad del derecho de cobro a favor de la empresa; los documentos motivos del arqueo son las letras de cambio o pagars que hayan suscrito los deudores y, en su caso, las facturas o contrarrecibos pendientes de cobro.Anlisis de saldoConsisten en el estudio de los movimientos de las cuentas para determinar la correccin de las operaciones asentadas en ellas y consecuentemente del saldo que muestra. Se aplica al estudio de los saldos ms importantes para fortalecer los procedimientos anteriores y el de cuentas no provenientes de ventas (deudores diversos) con el fin de precisar el concepto del saldo y determinar su presentacin en el balance, y cuando no se presentan en un rengln separado las cuentas y documentos con vencimientos anteriores, es conveniente verificar que sta circunstancia se haga constar en una nota.

Estudio de la recuperabilidadLas cuentas que presenten dudas respecto de su recuperabilidad deben ser castigadas por el importe que se considere incobrable. Este estudio se lleva a cabo como sigue: Comentando con los directivos las posibilidades de cobro de los adeudos ms importantes y/o ms antiguos. Solicitando a los abogados de la Compaa su opinin en el caso de las cuentas cuyo cobro se encuentren tramitando. Estudiando la correspondencia en los expedientes de clientes.3.14 Valuacin del riesgo de auditora

De conformidad con la evaluacin que se realice en forma individual a cada componente del control interno se puede presentar tres tipos de efectos:a) Fuerte

b) Satisfactorio

c) Dbil

Fuerte: cuando su evaluacin es un estimulante a la confiabilidad.

Satisfactorio: cuando el anlisis demuestra un grado aceptable de confiabilidad.

Dbil: cuando la mayora de los objetivos de auditora no representan un nivel de confianza aceptable.

3.15 Factores que intervienen en la determinacin del procedimiento en el manejo de las cuentas por cobrar en el banco

Cuando el gerente de finanzas y el departamento de crdito ya se hayan establecido los objetivos de la poltica de cuentas por cobrar el siguiente paso a ejecutar es la promocin de las ventas manteniendo un control sobre el volumen de los crditos de tal manera que esto se mantenga por debajo de los costos de capital y que dicho inversin genere los beneficios esperados (presupuestado).

Los costos asociados a las cuentas por cobrar son:

1. La cobranza

2. Los de capital

3. Los de morosidad

4. Los de incumplimiento

Costos de cobranza

Cuando las empresas conceden crdito deben contratar personal calificado para el manejo de sus cuentas por cobrar, por tal razn se genera un costo que debe ser soportado (asumido) por la inversin en crdito se debe tener un departamento de crdito y cobro de fuentes de informacin de crdito, las cuales son de vital importancia en las decisiones para otorgar dicho crdito y as disminuir el riesgo de conceder crditos malos. Adems, debe proveer al departamento de maquinarias esenciales que proporcionan informaciones confiables.

Costo de capital

La empresa que concede crdito debe poseer y obtener recursos para el financiamiento dicho crdito. Adems de los pagos a suplidores de las mercancas y servicios relacionados con la operacin comercial hasta que se recibe el pago de los mismos.

Costo de morosidad

Los costos de este tipo consisten en asumir el costo cuando el cliente incumple con el contrato de pago, el cual aumento otros costos como son material gastable, llamadas telefnicas, visitas de las representantes de cobros, los gastos legales en que incurre la empresa cuando el cobro debe ser realizado por va legal la cual representa disminucin en la cantidad demandada.

La morosidad causa costos que en muchos casos son incalculables, lo que implica que la empresa no pueda presentar con exactitud, lo que dejo de percibir con la inversin que un cliente dej de pagar en el tiempo establecido.

Costo de incumplimiento

Este costo contiene todas las anteriores y adems se pierde el capital total de la inversin, ya que definitivamente no paga.

CAPTULO IV

ANLISIS DE LAS CUENTAS POR COBRAR DEL BANCO DEL PROGRESO, PERODO 2012-2013

Uno de los problemas a los que enfrenta el Banco del Progreso es la dificultad de lograr cobrar de forma adecuada a sus clientes y conseguir un flujo de cobrar que les permita funcionar sin tensiones de liquidez ni sufrir prdidas por la morosidad o insolvencia de sus deudores.

4.1 Facturacin

Se inicia con un pedido o prestacin de sus servicios, dicha factura se tramita una cuenta por cobrar.

4.2 Pasos generales en el programa de facturacin

Asignar nmero de factura.

Asignar fecha.

Determinar el tipo de factura (crdito contado).

Asignar empleado que realiza la transaccin.

Determinar el monto facturado.

Determinar porciento (%) de descuento.

Determinar porciento (%) de impuestos (ITBIS).

Determinar balance en factura.

Determinar total general de la factura.

4.2.1 Facturas de contado

Determinar forma de pago (efectivo, tarjeta, cheques) si el pago es con tarjeta o cheque.

Especificar banco y nmero de cuenta.

Especificar monto de transaccin.

Especificar concepto de los pagos.

4.2.2 Facturas a crdito

Determinar las condiciones de pago (15 das, 30 das, 60 das).

Determinar mora o tardanza en los pagos.

4.2.3 Nota de dbito

Es un documento emitido por el comprador al vendedor que seala la intencin con el vendedor como resultado de una devolucin o rebaja en compra.

4.2.4 Nota de crdito

Es un documento emitido por el vendedor al comprador que indica la voluntad del vendedor para reducir la cuenta por cobrar del comprador como resultado de una devolucin o rebaja en las ventas.

4.3 Departamento de crditos y cobros

Departamento de crditos y cobros de una empresa es el responsable de liquidar las cuentas por cobrar de sus clientes, es decir, de recuperar el importe total de las ventas al crdito que la empresa realiza. Por ende, es uno de los entes ms importantes de cada empresa, ya que vela por la liquidez de la misma, al reinyectar de nuevo el capital invertido en las operaciones de crdito. (Meja, 1989, p. 165).

Una persona puede efectuar funciones como:

Cobrador de campo

Cobrador telefnico

Encargado de archivo, administrando facturas y expedientes

El gerente de crditos y cobros es la cabeza del departamento y encargo de planificar las tareas de cobro y autorizacin de nuevos crditos, as como de tratar los casos crticos de cobro.

El departamento de crditos y cobros en la empresa del Banco del Progreso, cuenta con un personal de 17 empleados, entre los que se encuentran: el gerente, encargado de cuentas por cobrar, encargado de cuentas atrasado, oficial de crdito, oficial de cobros y asistentes de crditos.

4.3.1 Objetivos

Los objetivos del departamento de crditos y cobros son:

- Reducir el nivel de riesgo derivado del crdito concedido a los clientes, depurando a estos a travs de referencias y darles crdito.

- Una vez concedido asegurar su cobro en la forma y plazo establecidos.

- Mejorar la liquidez de la empresa mediante la consecucin de los cobros en plazos acordados.

- Garantizar el seguimiento puntual de los vencimientos, lo que minimiza las demoras en los cobros e impiden que los compradores se financian a cuesta de retrasos voluntariamente de sus pagos.

Estos objetivos han de ser alcanzados mediante el compromiso de todos los participantes en el ciclo de ingresos desde que se contacta a un cliente potencial hasta la obtencin del cobro, mediante un proceso que garantiza la eficiencia de los canales de comunicacin entre las distintas reas de la empresa.

4.3.2 Asignacin de prioridades

Se asignan prioridades basndose en criterios que consideren aspectos cuantitativos (importe de la deuda total a gestionar) como cualitativos (calidad de la deuda sobre la base de la complejidad de la gestin).

La asignacin de prioridades no obvia la necesidad de gestin del resto o saldo de clientes, pero si establece una diferencia en cuanto al enfoque de gestin y el contacto a emplear.

4.4 Programas de cobros

Estos programas son los que permiten realizar los cobros a clientes o pagos de facturas. En los cuales se determinan los montos y pagos realizados por los clientes.4.4.1 Pasos generales en el programa de cobros

Asignar nmero de cobro.

Asignar fecha de cobro.

Determinar tipo de factura (crdito).

Determinar monto y balance adeudado.

Digitar monto de pago.

Determinar el total general de cobro.

Determinar forma de pago (efectivo, tarjeta o cheque).

4.4.2 Anlisis de antigedad de saldos

Segn Naranjo (1998, pp. 43-52) este anlisis es realizado por el encargado de crdito y cobros. Luego de realizar dicho anlisis se procede a comunicar a los clientes del atraso de sus deudas. El encargado de crdito y cobro organiza la ruta de cobro con el cobrador.

Al cobrador se le entrega varios reportes, estos tienen diferentes informaciones, estos reportes se detallan todo lo vendido y le muestra la cantidad total que tiene que cobrar, desglosa cada uno de los clientes, las fechas de las facturas y el nombre de los clientes, el nmero y monto de las facturas y los montos de cada una por separado.Los cobradores entregan un recibo provisional al cliente, a su vez entrega la nica o letra de cambio.

Luego la encargada de cuentas por cobrar digita eso recibir, creando un recibo final como soporte donde coincide directamente con la cuenta por cobrar del cliente y la cuenta de banco. Estos recibos son utilizados como soporte del pago recibido siendo archivado con las copias de cada factura, en cada expediente de los clientes.

El anlisis realizado proporciona a la gerencia una idea til del estado de los cobros y de la posibilidad de prdidas por crditos. En cada mes la gerencia est informada continuamente sobre las tendencias de los cobros y puede tomar las acciones correspondientes para abrir o cerrar ms sus polticas de crditos, pues cuanto ms antigua se vuelva una cuenta por cobrar, mayor ser la probabilidad de que no se pueden recuperar en su totalidad.

4.5 Cuentas atrasadas

La empresa considera una cuenta atrasada a toda cuenta que tiene ms de 90 das de facturacin que no se ha recibido pago alguno.

El tratamiento para estas cuentas es el siguiente:

Se remite a la persona encargada de las cuentas atrasadas.

No se le aprueba pedidos.

Se le aplica el cobro impulsivo.

Por lo general, el cliente paga tomando estas medidas, pero de no ser as, se remite a un proceso legal. Cuando tiene 150 das de atraso. Aplicndole la mora correspondiente, se le informa al cliente y se invita a pasar por el departamento, a hacer un acuerdo de pago. Si el cliente no se presenta, gerente de crditos y cobros lo visita para lograr dicho acuerdo, este estudia el negocio visitado para verificar la capacidad de pago que tiene el cliente para as realizar un acuerdo real y justo.

4.6 Clientes morosos

Un cliente se considera moroso despus de que su cuenta permanece impagada durante varios ciclos de facturacin consecutivos de 30 das, es decir que se encuentra atrasado en el pago de las cuentas exigibles y esto ocurre cuando el pago no se recibe en la fecha de vencimiento que aparece en la factura. El cliente contina en dicho estado hasta que pone la cuenta al da, ya sea mediante el pago u obteniendo un aplazamiento o indulgencia.

Muchas veces el proveedor tiene la culpa de los atrasos en cobrar, la gran masa de saldos de clientes, pendientes de cobros viene asignado por errores que el proveedor comete en la recogida del pedido, el suministro de la mercanca, la administracin de la mercanca, la administracin de ventas, la facturacin, entre otros.

Entre el 20 y el 70% de los problemas de cobros de las empresas son debidos a bloqueos en el abono de las facturas ordenadas por los clientes descontentos, que retienen el pago como consecuencia en los fallos que ha tenido el proveedor en la calidad, en el servicio o en la gestin.

Otra causa de los impagos es la intencionalidad del deudor, la falta de voluntad de pagar puntualmente sus facturas. En estos casos los clientes retienen los pagos de las facturas como medio para conseguir una financiacin externa gratuita, el cliente acaba pagando la factura, pero lo hace con mucha posterioridad al vencimiento acordado en la operacin.

Redondo, A. (1992, p.16) resume la morosidad como incumplimiento de pago en la fecha acordada.

En la empresa la morosidad es un fenmeno habitual por la influencia de los siguientes factores:

Se concede plazos de pagos excesivamente largos a los clientes como estrategia para vender ms.

Para incrementar la facturacin o la penetracin en el mercado se est vendiendo a crdito a nuevos clientes que son malos pagadores o morosos.

Las polticas de crditos y cobros permiten excesivamente la generosidad en la concesiones de crditos y adems, es demasiado tolerante antes las malas prcticas de pagos de los clientes.

Los clientes acaban imponiendo sus condiciones de pagos y los plazos de pagos se van alargando cada vez ms.

4.7 Estrategias para combatir la morosidad

El Banco del Progreso combate a los clientes morosos aplicando las siguientes estrategias.

Dejando a un lado la actitud de resignacin y conformismo ante lo moroso y adoptando una postura beligerante ante el problema de la morosidad. La empresa entiende que los morosos no son un mal necesario e ineludible, sino un problema empresarial que se puede minimizar, gracias a una buena gestin de riesgo de crdito.

Incorporando a sus polticas de empresa el objetivo de pagar puntualmente a sus proveedores. Entendiendo que deben predicar con el ejemplo; si pagan bien a sus proveedores, tendrn la fuerza moral de exigir el pago puntual a sus clientes y adems, constituyen a crear una nueva corriente positiva en el departamento de las obligaciones de pago.

Dejando claras las condiciones de pago en el momento de formalizar la operacin comercial.

Documentando siempre las operaciones desde el inicio hasta el final, verificando la recepcin del cliente de los materiales o productos complementarios.

Pidiendo garanta en caso de dudas.

Otorgando a cada cliente un lmite de riesgo con esto se evitan prdidas elevadas si se produce una situacin de morosidad.

Invirtiendo en tecnologa adecuada.

Implicando al departamento de ventas en la lucha contra los morosos, pues los vendedores tambin deben ser co-responsables de la gestin de riesgo de clientes.

Con estas medidas el Banco del Progreso, ha logrado mantener su cartera de clientes libres, en gran cantidad, de los clientes morosos.

4.7.1 Auditora de la cuentas por cobrar en el Banco del Progreso

Los auditores realizan sus procedimientos obteniendo directamente de los resultados de las ventas, devoluciones, rebajas en ventas y los descuentos concedidos, los cuales son una relacin de sus cuentas por cobrar que debe ser presentada en la forma solicitada por el auditor. El auditor podr comprobar los saldos de las partidas de la relacin con el saldo de la cuenta control que suministr el contador general.

Evaluacin del control interno de las cuentas por cobrar de la empresa

El objetivo de la evaluacin del control interno de la empresa es cuantificar los controles internos que proporcionan una seguridad de que se manejan con un criterio de confiabilidad para evitar que un uso inadecuado de los controles que pueda afectar la confiabilidad de las cuentas por cobrar.

La evaluacin trata de identificar debilidades y fallas que puedan ser corregidas en un tiempo relativamente corto por el departamento de cuentas por cobrar.

Las cuentas por cobrar constituyen un rengln significativo del activo circulante, ameritan que se establezca una estrategia de cuidado como son:

La empresa exige como garanta que el cliente firme la factura de ventas y adems est soportado por una orden de compra, firmada por el encargado de compras y sellada por la empresa. Adems se exige en casos excepcionales de clientes de cuentas personales copia anexa de la cdula del responsable por dicho crdito. Tambin la factura le especifica al cliente la fecha en que debe pagar dicho monto para evitar confusiones en el acuerdo de crdito suscrito.

Las facturas son cuidadosamente organizadas por el personal de cuentas por cobrar de manera que no se incurra en un error en el registro de una factura de un cliente que no sea debidamente autorizada por el mismo.

El analizar la antigedad de saldo de manera permanente, generalmente, cada semana y mximo cada mes para determinar el monto de los crditos vencidos que representan peligro para la empresa.

Se realizan prueba de rotacin por cliente para determinar cules entre los clientes debe conservar o perder su crdito por su frecuencia de pago.

El sistema computarizado cuantifica un promedio en das de retorno de las cuentas por cobrar de cada cliente por separado, lo que contribuye a una herramienta de control en las empresas.

El Banco del Progreso reconoce como herramienta imprescindible el control interno para el presente y futuro de su negocio, ya que proporciona la confiabilidad, y la seguridad que debe tener toda empresa para crecer en un mercado que se mantiene en constantes cambios.

4.7.2 Resultado del anlisis

Se pudo comprobar que la empresa posee un registro confiable de sus cuentas por pagar, ya que lleva auxiliares de cuentas por cobrar, en las que cada cliente posee un registro individual en el cual se registran sus facturas y los pagos correspondientes desde el cual se le puede informar todo lo concerniente a su cuenta desde el inicio de sus relaciones comerciales con la empresa hasta el da hbil en que el cliente desea conocer el saldo de su cuenta con la responsabilidad que merece dicho cliente.

Se realizan peridicamente conciliaciones de cuentas con los clientes con el objetivo de aclarar posibles dudas y avalar la confiabilidad de las cuentas por cobrar.

Se realiza un anlisis de antigedad de saldo con el objetivo de dotar a la administracin de las informaciones necesarias para trazar las polticas a implementar para los clientes morosos, solo en caso de incumplimiento recurrente se envan clientes morosos al departamento legal.

Las causas son administradas por el departamento de cuentas por cobrar, las cuales reportan el total de los cobros a tesorera general para realizar su correspondiente depsito.

Los contratos de crdito son autorizados por el gerente financiero y el presidente de la empresa, luego que una persona calificada ha comprobado la veracidad de las informaciones crediticias presentadas por el solicitante del crdito.

4.8 Valuacin y probabilidad de cobro

El valor de una cuenta por cobrar depende de que sea realizable en la forma de un activo utilizable, una cuenta por cobrar incobrable carece de valor. El auditor debe determinar el valor de las cuentas por cobrar examinando su cobrabilidad.

Del sistema de control interno y de la naturaleza de las cuentas depende el hecho de que las pruebas de cobrabilidad puedan practicarse en una fecha entre ejercicio, si los contables son los supuestamente fuertes para justificar. Si el cliente tiene relatividad, pocas cuentas grandes, por lo general, las pruebas de la cobrabilidad deben ejecutarse al final del perodo, aun cuando el trabajo de confirmacin se haga en una fecha intermedia.

Los factores son los siguientes:

Las cuentas individuales tienden a ser importantes.

El cliente tiene poco control sobre la cobrabilidad.

Si la empresa tiene un gran nmero de cuentas relativamente pequeas, la prdida de una de ellas no sirva crtica y el total de la prdida para cuentas incobrables puede controlarse dentro de tolerancia relativamente pequeas.

La valoracin de las cuentas depende de la misma pagada por el cliente, pueden incluir diversos cargos y descuentos comerciales representan la diferencia entre el precio de catlogo y el precio neto.

Los descuentos por pronto pago representan la diferencia entre el precio efectivo y la cantidad percibida.

Las cuentas por cobrar se evalan con el fin de evitar un riesgo excesivo del activo y del ingreso; esta valuacin sirve para reducir las cuentas brutas por cobrar o una aproximacin del valor neto realizable pagadero a corto plazo por los clientes.

CONCLUSIONES

Al finalizar esta investigacin, que trata acerca del anlisis de las cuentas por cobrar del Banco del Progreso, perodo 2012-2013, se presentan las siguientes conclusiones:

Las cuentas por cobrar constituyen un rengln de suma importancia dentro del Banco del Progreso, por ser la mayor parte de las ventas realizadas a crdito a sus clientes. Adems, este crdito tiene la gran ventaja de cancelarse en un perodo relativamente corto generalmente a 30 das. Los crditos son autorizados por un funcionario designado. Como garanta del deudor del Banco del Progreso exige la firma del cliente en la factura de ventas.

Uno de los activos circulantes ms dominantes en la compaa Banco del Progreso son las cuentas por cobrar, la cual representa valores pendiente de cobro, ocasionados por las ventas de mercanca o servicios, adems incluye los prstamos a empleados, funcionarios entre otros.La depuracin de la solicitud de crdito es realizada por el encargado de crditos y cobros. Este a su vez procede a indagar sobre las informaciones que el cliente ha facilitado. Tambin indaga acerca de si el cliente ha tomado crdito y cmo ha sido su historial como cliente.

Las cuentas por cobrar del Banco del Progreso, se han manejado de forma estable, pues representa uno de los pilares con que cuenta la empresa. La empresa tiene una persona encargada de preparar los estados de cada cliente para especificar el monto a cobrar a cada cliente.

Las cuentas por cobrar se origina con las ventas a crditos que la realiza el vendedor o por la oficina. Estas cuentas o el estado de cuentas por cobrar se preparan mensualmente de forma detallada para tener ms eficiencia en el cobro de los clientes.

Para el anlisis de las cuentas por cobrar en sus estados financieros, la empresa utiliza razones financieras para determinar las razones de endeudamiento financiero, razones de protecciones al pasivo y capital. Luego de haber aplicado las razones financieras al Estado de Situacin y de Resultado del Banco del Progreso, especficamente las cuentas por cobrar se pueden concluir mostrando eficiencia en el cobro, mostrando una estabilidad financiera favorable.

RECOMENDACIONES

La empresa debe ser auditada por auditor externo y tener dentro de la empresa un auditor interno.Clasificar los clientes, con el propsito de disminuir las cuentas incobrables. Realizar al final de cada mes un anlisis real de las cuentas por cobrar.Aplicar controles internos ms eficientes, claro y precisos para mejorar las polticas de cobro.Implementar polticas para el pronto pago de los clientes para lograr mayor cobro en el menor tiempo posible.Limitar el crdito aquellos clientes que paguen a ms de 45 das. Implementar cuentas auxiliares de las cuentas por cobrar para cada cliente.

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