analisis dan perancangan sistem informasi...
TRANSCRIPT
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN DATA PASIEN RAWAT JALAN PADA KLINIK NOVA MEDIKA
NASKAH PUBLIKASI
Disusun oleh :
Zaenudin Shochib
08.12.3305
JURUSAN SISTEM INFORMASI
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM
YOGYAKARTA
2012
ANALYSIS AND DESIGN OF PATIENT DATA MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS AT NOVA MEDIKA CLINIC
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN DATA PASIEN
RAWAT JALAN PADA KLINIK NOVA MEDIKA
Zaenudin Shochib Jurusan Sistem Informasi
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Information technology is one technology that is rapidly growing for the time being, with the advances in information technology, access to the data or information available can take place quickly,efficiently, and accurately. Advances in information technology is not just spinning in the business world and education, technological developments in the health field also is in need, in order to improve patient services. Nova Medical Clinic is one ofsufficient health care facilities in trust by the public, especially tothe middle to lower.
Nova Medika clinics today still use the management system of outpatient data manually, in which the application of data if there are several constraints such as patient data search process thattakes a long time. In addition to his many patients can lead to amistake in the data collection process manually, so we need better information systems to improve information systems for long.
In this paper the author tries to provide alternative solutions to problems by creating a data management information system software outpatients at Nova Medika Clinic, which can record outpatient data, disease history of patients during treatment at the Klinik Nova mediaka,showing names of employees andphysicians who neatly stored in the database.
Keyword : Information system, Nova Medika
1. Pendahuluan
Poliklinik merupakan salah satu instansi kesehatan yang melayani pengobatan
pasien secara umum yang tak bisa lepas dari peran serta rekam medis.Rekam medis
adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien,
pemeriksaan, penggobatan, serta tindakan dan pelayanan lain pada pasien, Catatan –
catatan tersebut kemudian di olah dan selanjutnya bermanfaat bagi pihak manajemen
untuk mengetahui informasi mengenai data yang telah ada dan perkembangan poliklinik.
Dengan semakin bertambahnya kegiatan pelayanan kesehatan di poliklinik pada
pasien maka semakin banyak juga data rekam medis yang harus dibuat dan disimpan,
dalam penyimpanan bahkan sering terjadi kesalahan letak, kerusakan dan semakin
sempit ruangan untuk tempat data rekam medis, maka untuk meningkatkan pelayanan
pada pasien dan efisiensi, sebaiknya Poliklinik mengubah medical record manual
menjadi Medical record electronik.
2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Pasien Rawat Jalan
Sistem Informasi Pengelolaan Data Pasien Rawat Jalan adalah proses
komputerisasi untuk mengolah data pasien rawat jalan. Data yang di olah dalam
sistem informasi pengelolaan data pasien sekurang kurang nya:
1. Identitas pasien
2. Informasi Pemeriksaan fisik
3. Diagnosa penyakit pasien
4. Tindakan atau pengobatan yang dilakukan oleh dokter
5. Pelayanan lain yang diberikan kepada pasien
2.2 Konsep Basis Data
Data merupakan fakta mengenai suatu objek seperti manusia, benda,
peristiwa, konsep, keadaan dan sebagainya yang dapat dicatat dan mempunyai arti
secara implisit. Data dapat dinyatakan dalam bentuk angka, karakter atau simbol,
sehingga bila data dikumpulkan dan saling berhubungan maka dikenal dengan istilah
basis data (database) (Ramez 2000).
2.3 Teknik Perancangan Basis Data
Teknik Perancangan pada bagian data merupakan salah satu teknik yang
dilakukan guna menghindari problem yang kerap terjadi dalam proses pengolahan data
seperti, redudansi, inkonsistensi dan lainnya. Dalam hal ini teknik yang diterapkan dalam
Perancangan basis data ada dua, yaitu normalisasi dan teknik entity relationship.
2.4 Perangkat Lunak Yang Digunakan 2.4.1 JAVA
Java adalah bahasa pemrograman yang berorientasi objek (OOP) dan
dapat di jalankan pada berbagai platform sistem informasi.Perkembangan java
tidak berfokus pada satu sistem informasi,tetapi di kembangkan untuk berbagai
sistem informasi dan bersifat open source
2.4.2 NetBeans 6.9
Netbeans sebagai IDE di tunjukan untuk memudahkan program java. Bulan
februari instruktur java dari sun Microsystem mengikuti training untuk beralih dari
pemrograman java ke pemrograman GUI dengan Java Swing Make over
2.4.3 MySQL 5.1
MySQL merupakan sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis
data SQL (database management system) atau DBMS yang multithread, multi-
user, dengan sekitar 6 juta instalasi di seluruh dunia. MySQL AB membuat
MySQL tersedia sebagai perangkat lunak gratis dibawah lisensi GNU General
Public License (GPL), tetapi mereka juga menjual dibawah lisensi komersial untuk
kasus-kasus dimana penggunaannya tidak cocok dengan penggunaan GPL.
3. Analisis (Proses Penelitian) 3.1 Analisis Masalah
Analisis masalah adalah tahap dimana kita menganalisa masalah-masalah yang
ada pada sistem lama. Sebuah alat ukur yang digunakan untuk menentukan proses
penyelesaian masalah dengan melakukan peningkatan-peningkatan pada 6 aspek atau
biasa disebut dengan Analisis PIECES yaitu :
a. Performance (Kinerja),
Melihat situasi dan kondisi Poliklinik Nova Medika dalam memproses
pengolahan data masih kurang efektif jika ditinjau dari Jumlah layanan (Throughpu)t
dan waktu jawab (Response Time), Dari hasil penelitian dapat di ketahui bahwa:
Tabel 1.1. Analisi Kinerja (Performance)
Sistem lama Sistem Baru
Jumlah beban kerja lebih dari 10 menit
dan jumlah karyawan yang di
butuhkan lebih dari 2 orang sehingga
dapat menimbulkan konflik atau
kesalahpahaman antar karyawan
Beban kerja hanya sekitar 1 menit
sehingga jumlah karyawan yang di
butuhkan hanya 1 orang
b. Information (Informasi)
Informasi merupakan elemen yang sangat penting, sebab informasi merupakan
titik awal untuk mengoreksi keadaan dalam organisasi. Analisis informasi menyangkut
keakuratan informasi yang dihasilkan. Keterbatasan informasi yang dihasilkan pada
sistem yang ada saat ini berdampak pada kemampuan sistem tersebut untuk
menghasilkan laporan.
Tabel 3.2. Analisis Informasi (Information)
Sistem lama Sistem Baru
1. Penyajian informasi masih
kurang cepat karena masih
manual
2. Membutuhkan waktu yang lama
untuk perubahan informasi
3. Kemungkinan kesalahan dalam
penyampaian informasi karena
tullisan yang kurang jelas atau
kesalahan penulisan dan
kesaalahan perhitungan
1. Penyajian informasi menjadi
lebih cepat karena di kerjakan
dengan komputer
2. Informasi dapat di update
dengan cepat
3. Pengolahan data informasi
menjadi lebih akurat karena di
kerjakan dengan komputer
c. Economy (Ekonomi)
Secara ekonomi dalam pembuatan laporan sistem yang manual masih belum
efektif dan efisien dalam penggunaan biaya, khususnya dalam biaya pengadaan
kertas sehingga membutuhkan anggaran biaya yang cukup besar.
Tabel 3.3. Analisis Ekonomi (Economy)
N
o
Sistem lama Sistem Baru
1. Sistem administrasi pada sisem lama
kurang ekonomis karena dari segi
biaya penggunaan kertas yang banyak
dalam pencatatan-pencatatan dan
menyebabkan pemborosan biaya
Dengan sistem komputerisasi akan
menghemat penggunaan waktu
dan kertas, serta alat tulis dan
perlengkapan penyimpanan lain
nya, karena apabila terjadi
kesalahan masih dapat di edit.
d. Control (Kendali)
Pengendalian atau control dalam sebuah sistem sangat diperlukan.
Keberadaannya bertujuan untuk menghindari dan mendeteksi secara dini terhadap
penyalahgunaan atau kesalahan sistem serta untuk menjamin keamanan data dan
informasi yang dihasilkan. Dengan adanya control maka tugas maupun kinerja yang
mengalami kendala dapat diperbaiki.
Tabel 3.4. Analisis Pengendalian (Control)
No Faktor Hasil Analisi 1. Data Tidak adanya proteksi terhadap data yang ada sehingga sering
kehilangan data. 2. Hak Akses Di sistem yang berjalan saat ini, Hak akses hanya dibatasi untuk
operato saja.
e. Efficiency (Efisiensi)
Sumber daya yang ada mempunyai hubungan dengan efisiensi, dengan kata
lain bila sumber daya yang digunakan tidak boros maka akan lebih efisiensi. Tidak
dapat dipungkiri lagi kalau tingkat ketelitian dan kemampuan manusia cukup terbatas
sedangkan pengolahan data dan laporan masih mengandalkan kemampuan
manusia. Hal ini dapat menyebabkan kesalahan-kesalahan.
Tabel 3.5. Analisis Efisiensi (Efficiency)
N
o
Faktor Hasil Analisis
1 Jumlah sumber
daya yang
digunakan
Dalam mengoperasikan sistem saat ini hanya satu
karyawan sebagai operator.
Pemanfaatan komputer saat ini hanya ddigunakan untuk
kepentingan surat-menyurat saja, banyak kertas yang
digunakan sebagai data dan dokumen.
f. Service (Pelayanan)
Pelayanan dari segi informasi, mempunyai sasaran baik bagi pihak poliklinik,
pasien ataupun dokter dan perawat. Koordinasi yang belum teratur mengenai
pengolahan data, penyimpanan laporan serta dokumentasi rekam medik akan
menurunkan kualitas pelayanan yang nantinya akan membuat kinerja dari staf
administrasi tersebut menjadi lamban sehingga membuat pasien yang ingin segera di
periksa harus mengantri lama dalam pelayanan administrasi nya.
Tabel 3.6. Analisis Layanan (Services)
No Faktor Hasil Analisis
1 Pelayanan Untuk melayani 1 pasien membutuhkan waktu ... menit
Apabila kartu berobat hilang maka ppencarian data pasien
harus di lakukan dengan cara menelii satu persatu dokumen
yang menbutuhkan waktu lam dan membutuhkan tambahan
waktu untuk membuat kartu berobat.
Pencatatan data Transaksi yang masih manual.
3.2 Analisis Kelemahan Sistem
Dalam menganalisa suatu kelemahan yang ada di sistem dapat diidentifikasi dan
dievaluasi dari beberapa segi. Berikut merupkan Analisis Kelemahan Sistem untuk
Sistem Informasi Pengelolaan Data Pasien Rawat Jalan Pada Klinik Nova Medika yang
lama dengan pendekatan – pendekatan sebagai berikut :
1. Volume pekerjaan
Pada sistem yang lama terjadi banyaknya pekerjaan yang dibebankan kepada
Perawat poliklinik yang dapat mengakibatkan tidak lancarnya sistem tersebut.
2. Keandalan
Sistem Informasi Pengelolaan Data Pasien Rawat Jalan yang lama Perawat
Poliklinik dalam setiap pengolahan datanya masih menggunakan manual sehingga
tingkat kesalahan sangat tinggi.
3. Teknologi
Sistem informasi pengelolaan Data Pasien Rawat Jalan yang lama kurang
memanfaatkan teknologi yang ada. Karena sistem yang lama menggunkan sistem
manual dalam setiap pengolahan datanya.
4. Dokumen (berkas-berkas lama)
Di Klinik Nova Medika di dalam setiap pengolahan datanya dicatat dalam buku,
sehingga didalam pencarian arsip yang lama jika dibutuhkan akan mengalami
kesulitan.
5. Laporan
Sistem Informasi Pengelolaan Data Pasien Rawat Jalan Pada Klinik Nova Medika
yang lama, laporan yang dihasilkan belum terformat atau tersusun dengan rapi,
sehingga kurang bisa untuk digunakan sebagai sarana dalam pengambilan
keputusan.
3.3 Analisis Kebutuhan Sistem
Berikut adalah kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja yang nantinya
dilakukan oleh sistem.
a. Sistem dapat melakukan entri data Pasien.
b. Sistem dapat melakukan pengolahan data Berobat Pasien Rawat Jalan.
c. Sistem dapat melakukan pengolahan data Reakam Medik Pasien Rawat Jalan.
d. Sistem dapat melakukan pengolahan data pencarian.
e. Sistem dapat melakukan analisa laporan-laporan.
3.4 Analisis Biaya Dan Manfaat a. Komponen Biaya
Biaya yang berhubungan dengan pengembangan sistem informasi dapat
diklasifikasi kedalam 4 kategori utama, yaitu:
1) Biaya Pengadaan
Biaya pengadaan termasuk semua biaya yang terjadi sehubungan dengan
memperoleh perangkat keras.
2) Biaya Persiapan Operasi
Biaya persiapan operasi berhubungan dengan semua biaya untuk membuat
sistem siap untuk dioperasikan.
3) Biaya Proyek
Biaya proyek berhubungan dengan biaya-biaya untuk mengembangkan sistem
termasuk penerapannya.
4) Biaya Operasi dan Biaya Perawatan
Biaya operasi adalah biaya-biaya yang dikeluarkan untuk mengoperasikan
sistem supaya sistem dapat beroperasi. Sedang biaya perawatan adalah biaya
yang dikeluarkan untuk merawat sistem dalam masa operasinya.
b. Komponen Manfaat
Manfaat dari sistem informasi dapat mengurangi biaya, mengurangi kesalahan-
kesalahan, meningkatkan kecepatan aktifitas dan meningkatkan perencanaan dan
pengendalian manajemen. c. Metode Biaya Dan Manfaat
Adapun metode-metode untuk melakukan analisis biaya dan manfaat adalah
sebagai berikut: 1. Metode periode pengembalian investasi (payback period).
2. Metode pengembalian investasi (return of investment).
3. Metode nilai sekarang bersih (net present value).
Hasil perhitungan dengan ketiga metode tersebut diatas tercantum
dalam tabel berikut ini:
Tabel 3.2. Hasil Perhitungan Analisis Biaya dan Manfaat
No Metode Biaya dan Manfaat Nilai Syarat Keputusan
1. Payback Period 1 Th 3 bln Max 2 thn Layak
2. Return On Investment 12,64% > 0 Layak
3. Net Present Value Rp 1.978.428 > 0 Layak
3.5 Analisis Kelayakan Sistem
1. Kelayakan Hukum
Jika ditinjau dari segi hukum maka sistem informasi pengelolaan data pasien
rawat jalan baru adalah legal secara hukum, karena sistem yang akan
dikembangkan tidak melanggar aturan-aturan yang ditetapkan untuk pengadaan
sistem informasi.. Selain itu sistem yang dikembangkan ini baik dalam proses
maupun implementasinya tidak bermasalah secara hukum.
2. Kelayakan Operasi
Sistem yang baru dirancang untuk mudah digunakan sehingga diharapkan
system yang baru untuk siap diimplementasikan tenaga operator (DEO) maupun
database administrator sebagai pemakai sistem yang telah tersedia yang
menjalankan sistem baik melalui proses pendidikan, pelatihan karyawan (perawat
klinik) dengan pendayagunaan waktu dan personil secara efisien, serta mampu
melakukan pengendalian dari kesalahan-kesalahan.
3. Kelayakan Teknologi
Sistem yang baru menggunakan perangkat yang memadai dan tersedia
secara keseluruhan, karena komputer bukanlah barang mewah saat ini sehingga
untuk mendapatkan perangkat yang dibutuhkan sangatlah mudah, selain itu harga
komputer relatif terjangkau. Dengan adanya teknologi ini diharapkan dapat
membantu dalam pekerjaan dibidang pengolahan data pasien rawat jalan.
4. Ekonomi (Economy)
Pada analisis kelayakan ekonomi ini dalam penerapannya selalu
berhubungan dengan masalah biaya, yaitu berapa besar biaya yang harus
dikeluarkan dengan harapan memperoleh manfaat yang lebih besar dari
pengembangan sistem tersebut. Apabila dilihat dari nilai manfaatnya yang lebih
besar maka sistem baru ini layak untuk diterapkan. Ketersediaan dana yang
digunakan untuk pengembangan sistem maupun biaya operasional saat
implementasi sistem harus sebanding dengan manfaat yang diperoleh. Sistem yang
baru didalam analisis biaya dan manfaat telah dinyatakan bermanfaat.
3.6 Perancangan Sistem 3.6.1. Flowchart Sistem Informasi Pengolaan Data Pasien Yang di usulkan
Gambar 3.1. Sistem Flowchart Yang Diusulkan
3.6.2. Data Flow Diagram Sistem Informasi Pengolaan Data Pasien Yang di usulkan
a. Data Flow Diagram (DFD) level 0
Gambar 3.2. Data Flow Diagram Yang Diusulkan Level 0
b. Data Flow Diagram (DFD) level 1
Gambar 3.3. Data Flow Diagram Yang Diusulkan Level 1
4. Hasil Penelitian dan Pembahasan
Dari penelitian yang dilakukan maka dihasilkan sebuah sistem yang diharapkan
mampu melakukan pengolahan data-data yang berhubungan dengan rekam medis
pasien.
Dengan sistem yang baru maka diharapkan proses penyajian informasi mengenai
data-data yang berhubungan dengan rekam medis pasien dapat dilakukan dengan
cepat, hemat waktu dan tenaga kerja.
Proses pemasukan data, proses pengubahan data, proses penghapusan data,
proses pencarian data dan proses pembuatan laporan dapat dilakukan dengan cepat,
sehingga jika sewaktu-waktu data dibutuhkan maka data dapat diperoleh dengan mudah.
Berikut merupakan penelasan menu-menu yang terdapat dalam program: Pada jendela:
4.1. Form Login Menu login adalah menu yang berfungsi untuk melakukan proses login pada
saat memasuki program.
4.2. Form Menu Utama
Menu utama adalah menu yang digunakan untuk menampilkan pilihan-pilihan menu
yang diinginkan atau untuk masuk ke menu yang diinginkan.
4.3. Form Input Data Pasien Form ini berfungsi untuk memasukkan data pasien.
4.4. Form Input Data Dokter Form ini berfungsi untuk memasukkan data dokter.
4.5. Form Input Data Obat Form ini berfungsi untuk memasukkan data obat.
4.6. Form Input Data Penyakit Form ini berfungsi untuk memasukkan data penyakit.
4.7. Form Input Data Perawat Form ini berfungsi untuk memasukkan data perawat.
4.8. Form Olah Data Berobat Form ini berfungsi untuk mengoalh data kunjungan pasien yng berobat.
4.9. Form Olah Data Rekam Medik Form ini berfungsi untuk mengoalh datRiwayat Penyakit dan riwayat obat yng pernah
di derita pasien.
4.10. Form Olah Data Rujuk Form ini berfungsi untuk mengolah data pasien yang ingin meminta surat pengantar
periksa ke rumah sakit lain
4.11. Form Ubah Password Form yang berguna untuk mengganti password baru untuk operator yang dapat
masuk dan menggunakan aplikasi dengan nama dan password yang telah
tersimpan.
4.12. Laporan Data Pasien Pada output data pasien ini digunakan untuk melihat semua data pasien yang sudah
tersimpan dalam database.
4.13. Laporan Data Dokter Pada output data dokter ini digunakan untuk melihat semua data dokter yang sudah
tersimpan dalam database.
4.14. Laporan Data Berobat Perperiode
Pada output data berobat perperiode ini digunakan untuk melihat semua data
berobat yang sudah tersimpan dalam database berdasar kan periode tertentu.
4.15. Laporan Data Berobat Berdasar Sattus Pada output data berobat perperiode ini digunakan untuk melihat semua data
berobat yang sudah tersimpan dalam database berdasar kan periode tertentu dan
berdasarkan status pasien (ASKES / UMUM).
4.16 Laporan Data Rekam Medis Pada output data Rekam medis ini digunakan untuk melihat semua data Rekam
medis yang sudah tersimpan dalam database.
4.17 Cetak Surat Rujuk
Di gunakan untuk mencetak surat Rujukan atau surat pengantar pasien ke rumah
sakit lain.
5. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang disajikan pada bab sebelumnya,
kesimpulan yang dapat ditarik dalam pengembangan dan perancangan sistem informasi
pengelolaan data pasien rawat jalan pada KLINIK NOVA MEDIKA adalah :
1. Sistem Olah data yang ada pada klinik nova medika yang berjalan saat ini masih kurang
efisien dan efektif. Hal ini masih terlihat dari proses atau cara pencatatan maupun
pengeditan data pasien rawat jalan yang memerlukan waktu yang lama karena masih
dilakukan secara manual. 2. Untuk Merancang sebuah sistem baru berbasis komputerisasi maka di perlukan adanya
analisis system lama dan baru serta pengunaan analisis PIECES terhadap kebutuhan
dari system baru yang akan di bangun guna memahami dengan seksama kebutuhan
dari sistem yang baru dan mengembangkan sebuah sistem dengan mengunakan
aplikasi java netbeans 6.9 dan mysql 3.5.1 yang mewadahi kebutuhan tersebut serta di
terapkan nya pengetesan system melalui black box testing dan white box testing
sehingga di hasilkan system informasi olah data pasien rawat jalan yang di harapkan
dapat membantu beban pekerjaan perawat menjadi lebih ringan sehingga kinerja
perawat lebih meningkat.
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta; Andi Offset.
Arief, M Rudyanto. 2005. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact SQL Server
2000. Yogyakarta; Andi Offset. C.J. Date. 2004. Pengenalan Basisdata.Jakarta : Elex Media Komputindo. Huda, Miftakhul. 2010. Aplikasi Inventory Multi Store Plus Management dengan Java.
Yogyakarta : Elex Media Komputindo . Kusrini. 2007. Konsep dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan. Yogyakarta; Andi Offset. Kusrini. 2006. Sistem Pakar Teori dan Aplikasi.Yogyakarta : Andi Offset. Riyanto, Suprapto, dan Hendi. 2008. Pengembangan Aplikasi Manajemen Database.
Yogyakarta : Gava Media. Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL.
Yogyakarta; Andi Offset. 1http://www.bi.go.id tanggal 12 november 2011