1

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

PERPUSTAKAAN PADA SEKOLAH TINGGI HINDU DHARMA (STHD)

KLATEN

NASKAH PUBLIKASI

disusun oleh

Fajar Sasi Sumekar

07.12.2168

JURUSAN SISTEM INFORMASI

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM

YOGYAKARTA

2011

2

3

Informations System of The Library at Hindu Dharma

College (STHD) in Klaten

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

PERPUSTAKAAN PADA SEKOLAH TINGGI HINDU DHARMA (STHD)

KLATEN

Fajar Sasi Sumekar

Jurusan Sistem Informasi

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

The requirement of information will increasingly along growth of information and

technology which fast progessively and produced the new innovation which ever continue to

change up at better. The library of campus can be told as informal education medium when

sharing to assist student deepen knowledge which is studying after ending of the hour learn.

The efficacy of school activity in college don’t only determined by instructor factor/ lecturer, but

was influenced by the activity of the student.

The Information system library in the Hindu Dharma College (STHD) Klaten could as

maximum with technological exploiting of computer to develop a computerized library

information system to be more efficient and in cource of service to all library staffs and student

and also to sides owning importance which related to library of campus. In this library often

happened mistake- the mistake to officer in record-keeping of loaning the book and the return of

the book. Examples : wrong in including book title, book code, nim, and wrong in giving fine.

Persuant to data, hence earning making an information system able to support fluency

in the library. This software will be made by using Microsoft SQL Server 2000 as the database

and Microsoft Visual Basic 6,0 as tool of it’s.

Keywords : Campus Library, Library Information System , Computer

4

1. PENDAHULUAN

Kebutuhan akan informasi sangat meningkat seiring perkembangan teknologi

dan informasi yang semakin pesat dan menghasilkan inovasi – inovasi baru yang

senantiasa terus berkembang ke arah yang lebih baik.

Pengolahan data dan informasi secara manual atau tradisional seakan

memperlambat proses pemenuhan kebutuhan masyarakat sehingga keputusan

yang seharusnya dapat diperoleh dengan baik dan tepat justru menjadi informasi

yang menghabiskan banyak waktu untuk mengolahnya.

Keberhasilan kegiatan belajar mengajar di perguruan tinggi tidak hanya

ditentukan oleh faktor pengajar/dosen, melainkan dipengaruhi oleh keaktifan

mahasiswa. Perpustakan kampus sebagai media informasi dari satu pelayanan

sikulasi merupakan wujud dari fasilitas yang diberikan oleh kampus bagi

mahasiswanya. Dengan pengolahan dan manajemen yang baik maka banyaknya

anggota maupun non anggota perpustakaan akan mendapatkan pelayanan yang

cepat membantu terhadap penelusuran buku tanpa harus antri melihat katalog.

Di perpustakaan ini sering terjadi kesalahan- kesalahan terhadap petugas dalam

pencatatan peminjaman buku dan pengembalian buku. Misalnya : salah

memasukkan judul buku, kode buku, nim, dan salah dalam memberikan denda.

Software ini dibuat menggunakan Microsoft SQL Server 2000 untuk database

dan Microsoft Visual Basic 6.0 sebagai tool-nya.

2. Landasan Teori

2.1 Definisi Sistem, Informasi, Sistem Informasi, dan Analisis Sistem

Sistem dapat didefinisikan sebagai sekumpulan objek-objek yang saling

berinteraksi serta hubungan antar objek bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang

dirancang untuk mencapai satu tujuan1. Sedangkan sub sistem adalah suatu sistem yang

kompleks yang ada didalam sebuah sistem yang lebih besar.

Pengertian Sistem

Menurut Jogiyanto H.M (2003: 34), menyatakan bahwa sistem dapat

didefinisikan dengan pendekatan prosedur dan dengan pendekatan komponen.

Pendekatan sistem pada prosedur didefinisikan bahwa “sistem adalah kumpulan dari

prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu”. Sedangkan pendekatan sistem

pada komponen didefinisikan bahwa “sistem adalah kumpulan dari komponen-komponen

yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk

1. Jerry FitzGerarld, Ardra F. FitzGerarld, Warren D.Stalling, Jr., Fundamentals of

Systems Analysis (edisi kedua; New York: John Wiiley & Sons, 1981), hal.5. 1. Jogiyanto HM., MBA., Akt., Ph.D., Analisis & Desain Sistem Informasi. Penerbit: ANDI

OFFSET Yogyakarta, 2005, hal 2

5

mencapai tujuan tertentu”. Contoh sistem yang didefinisikan pada pendekatan komponen

adalah komputer sebagai kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak.

2.1.2 Pengertian Informasi

Informasi merupakan hasil dari olahan data-data yang telah diproses dan

diinterpretasikan sehingga menjadi sesuatu yang bermakna, berarti dan dapat dipahami

serta dimengerti oleh masyarakat umum. Data adalah simbol atau fakta mentah yang

tidak mempunyai arti dan nilai apapun secara tersendiri.

Pengertian informasi menurut Gordon B. Davis (2002 : 27), “informasi adalah

data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan

bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang”.

2.2.2.1 Kualitas Informasi

Agar informasi yang didapat berguna maka informasi yang dihasilhan harus :

1) Relevan

Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakaianya serta informasi

yang disajikan sebaiknya terikat dengan keputusan yang akan diambil oleh

pengguna sistem informasi tersebut.

2) Akurat

Informasi harus bebas dari kesalahan. Antara informasi dengan kejadian-

kejadian atau objek yang diwakilinya harus cocok dengan faktanya.

3) Tepat waktu

Informasi yang datang tidak boleh terlambat, karena informasi yang tidak

tepat waktu akan menjadi informasi yang tidak berguna atau tidak dapat digunakan

dalam pengambilan keputusan.

2.1.3 Pengertian Sistem Informasi

Sistem Informasi harus dilihat keterkaitan antara data dan informasi sebagi

entitas penting sistem informasi. Adanya data dan informasi yang diolah serta diproses

dan memiliki arti sehingga bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau

mendatang. Menurut pendapat Burch dan Gudnistki sistem informasi terdiri dari

beberapa komponen yang saling berinteraksi antar satu dengan yang lainnya

membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya. Komponen-komponen sistem

informasi meliputi :

6

a) Blok Masukkan (Input Block)

Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input termasuk

metode-metode dan media untuk menangkap data yang dimasukkan yang dapat

berupa dikumen-dokumen dasar.

b) Blok Model (Model Block)

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematika yang

akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan dibasis data dengan cara

tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

c) Blok Keluaran (Output Block)

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi

yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkat manajemen

serta semua pemakai sistem.

d) Blok Teknologi (Technology Block)

Teknologi merupakan kontak alat (tool-box) dalam sistem informasi.

Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyyimpan dan

mengakses data, menghasilkan sekaligus mengirimkan keluaran dan membantu

pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

e) Blok Database (Database Block)

Database merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu

dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan

perangkat lunak untuk memanipulasinya.

f) Blok Kendali (Control Block)

Pengndalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-

hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila ada kesalahn-

kesalahan dapat langsung cepat diatasi2.

2.2 Karakteristik Sistem Informasi

Dalam memahami dan mengembangkan suatu sistem, maka perlu membedakan

unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Berikut adalah beberapa karakteristik

sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya :

2 Al Fatta, Hanif. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing

Perusahaan dan Organisasi Modern / Hanif Al Fatta; Yogyakarta: ANDI 2007 halaman 10-11

7

1) Batasan (Boundary)

Penggambaran dari suatu elemen atau unsur mana yang termasuk di dalam sistem

dan mana yang diluar sistem.

2) Lingkungan (Enviroment)

Segala sesuatu yang berada diluar sistem. Lingkungan yang menyediakan asumsi,

kendala dan input terhadap suatu sistem.

3) Masukan (Input)

Sumber daya (data, bahan baku, peralatan, energi) dari lingkunagan yang

dikonsumsi dan dimanipulasi oleh suatu sistem.

4) Keluaran (Output)

Sumber daya atau produk (informasi, laporan, dokumen, tampilan layer komputer,

barang jadi) yang disediakan untuk lingkungan sistem oleh kegiatan dalam suatu

sistem.

5) Komponen (Component)

Kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu sistem yang mentranformasikan input

menjadi bentuk setengan jadi (Output). Komponen ini bisa merupakan subsistem

dari sebuah sistem.

6) Penghubung (Interface)

Tempat dimana komponen atau sistem dan lingkungannya bertemu atau

berinteraksi.

7) Penyimpanan (Storage)

Area yang dikuasai dan digunakan untuk penyimpanan sementara dan tetap dari

informasi, energi, bahan baku, dan sebagainya. Penyimpanan merupakan suatu

media penyangga diantara komponen tersebut bekerja dengan berbagai tingkatan

yang ada dan memungkinkan komponen yang berbeda dari berbagai data yang

sama.

8) Pengolahan Sistem (Process System)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah

masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan

berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang

jadi.

8

2.3 Sistem Perangkat Lunak yang digunakan

2.3.1 Microsoft SQL Server 2000

Microsoft SQL (Structured Query Language) Server 2000 ialah perangkat lunak

Relation Database Management System (RDMS) yang handal. Didesain untuk

mendukung proses transaksi yang besar. SQL server 2000 dapat dijalankan pada NT4.0

Server atau Microsoft 2000 Server, dan dapat diinstal juga pada personal desktop di

Windows 2000 Professional, Windows 98, dan Windows Millenium.

2.6.2.2 Fasilitas–fasilitas Penting Dalam Microsoft SQL Server 2000

SQL Server 2000 lengkap dengan fasilitas-fasilitas yang mempermudah

pengguna menangani database, diantarnya :

a) Web assistant wizard.

b) SQL server profiler.

c) SQL server manager

2.3.2 Visual Basic 6.0

Visual menunjukkan cara yang digunakan untuk membuat graphical user

interface (GUI), sedangkan Basic merupakan bagian bahasa BASIC (Beginners All-

purpose Symbolic Instruction Code) yang dalam hal ini Visual Basic berorientasi pada

objek-objek yang dipisah (Object Oriented Programming/OOP), Visual Basic juga bersifat

modular karena kode-kode program letaknya tersebar di dalam modul-modul.

2.3.1.2 Kemampuan Visual Basic

Visual Basic 6.0 memiliki beberapa kemampuan dan Keistimewaan yang

menjadikan Visual Basic 6.0 ini unggul, yaitu :

1) Memiliki compiler andal yang dapat menghasilkan file executable yang lebih

cepat dan lebih efisien dari sebelumnya.

2) Memiliki beberapa tambahan sarana wizard yang baru. Wizard adalah sarana

yang mempermudah dalam pembuatan aplikasi dengan tugas-tugas tertentu.

3) Teknologi ActiveXTm

memungkinkan kita untuk memakai fungsi-fungsi yang

disediakan dari aplikasi lain, seperti pengolahan kata Microsoft Word, Microsoft

Excel Spreadsheet, dan aplikasi windows lainya.

4) Visual Basic tersedia dalam tiga edisi setiap peralatan disiapkan untuk

memenuhi kebutuhan spesifik dalam setiap pembuatan aplikasi. Adapun ketiga

9

edisi dari Visual Basic tersebut yaitu Visual Basic Learning Edition, Visual Basic

Profesional Edition, dan Visual Basic Entreprise Edition.

5) Internet, mampu mengintegrasikan dokumen, baik dari aplikasi user ke internet

maupun dari internet ke aplikasi user

6) Finishing aplication, untuk komplikasi aplikasi menjadi file .exe. kemudian

dengan Virtual Basic Machine, aplikasi dapat didistibusikan3.

3. ANALISIS

3.1 Analisis kelemahan sistem

Sistem pelayanan yang dilakukan perpustakaan di Sekolah Tinggi Hindu Dharma

(STHD) Klaten ini seringkali mengalami masalah, karena sistem yang dipakai saat ini

adalah sistem manual. Masalah-masalah yang sering dialami misalnya :

1. Salah dalam memberikan informasi kepada mahasiswa tentang buku.

2. Karena pekerjaan yang dilakukan masih manual seperti pencatatan buku,

pencatatan anggota, peminjaman buku, pengembalian buku, sampai kepada

pembuatan laporan masih sering terjadi kesalahan.

3. Banyaknya arsip-arsip yang membutuhkan tempat untuk media penyimpanan.

Untuk mengmbangkan sistem informasi ini diperlukan analisis kelemahan agar

bisa memetakan masalah yang ada dan mendapatkan hasil yang maximal. Ada

beberapa metode untuk menganalisis sistem, diantaranya adalah metode analisis

PIECES (peformance, information, economic, control, eficiency, dan service). Dalam

mengidentifikasi masalah ini harus dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi,

ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan pelanggan.

a) Analisis Kinerja (peformance)

Kinerja dapat diukur dengan jumlah produksi (troughput) dan waktu tanggap

(respon time). Kinerja apotek primadona Palembang masih bersifat manual, yaitu

dengan menggunakan sistem pencatatan transaksi dan laporan secara tertulis.

Kelemahan :

Jumlah beban kerja lebih besar dalam mengerjakan 4 laporan yaitu laporan

buku, laporan anggota, laporan peminjaman , laporan pengembalian dalam 1

minggu.

3 Andi Sunyoto, Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Ms.SQL, Andi 2007, halaman

1-13

10

Pencarian dan pembuatan laporan data perpustakaan memerlukan waktu yang

lama karena pembuatannya masih bersifat manual.

b) Analisis Informasi (information)

Apabila sistem informasi dalam suatu perusahaan atau instansi baik maka

perusahaan atau instansi tersebut akan mendapatkan informasi yang akurat,

tepat waktu dan relevan sesuai yang di harapkan. Di Perpustakaan Sekolah

Tinggi Hindu Dharma (STHD) Klaten terkadang masih terdapat beberapa situasi

yang masih membutuhkan peningkatan kualitas dan kecepatan pemberian

informasi, seperti kurangnya keakuratan, tepat waktu, relevan dan seringnya

terjadi kesalahan dalam proses pencarian, seperti pencarian informasi data

anggota dan buku.

Kelemahan :

Akurasi. Kurangnya keakuratan data, sehingga seringnya terjadi kesalahan

dalam pencatatan data.

Relevansi. Informasi yang disajikan tidak tersusun dengan jelas.

Time Line. Pencatatan data transaksi yang masih manual dan perhitungan masih

menggunakan kalkulator, menyebabkan waktu yang dibutuhkan untuk

menghasilkan informasi menjadi lebih banyak sehingga sering terlambat.

c) Analisis Ekonomi (economic)

Secara ekonomi sistem yang berjalan selama ini masih belum efektif dan efisien

dalam penggunaan biaya khususnya dalam biaya pengadaan kertas sehingga

membutuhkan biaya yang dianggarkan cukup besar.

Kelemahan :

Biaya yang digunakan untuk penggandaan alat tulis, tinta, buku dan kertas lebih

besar.

Pengolahan secara manual dengan waktu yang lama dapat meningkatkan biaya

operasional.

d) Analisis Keamanan (security)

Pengendalian dalam sebuah sistem sangat diperlukan untuk mengurangi

perusahaan atau organisasi itu sendiri. Dengan adanya kontrol maka tugas atau

kinerja yang maengalami kendala dapat diperbaiki.

Kelemahan :

Pada sistem yang lama ini pengendalian mengenai keamanan data

perpustakaan serta pemantauan data untuk meningkatkan kinerja sistem sulit

dijalankan. Contoh : Apabila data yang dicatat dalam buku pencatatan bisa

hilang karena tidak ada sistem keamanan serta mudah rusak yang

11

mengakibatkan pencarian/audit data terganggu. Sehingga pengakibatkan

penyajian informasi kepada pimpinan pihak kampus maupun para anggota

terhambat.

Hak akses terhadap sistem saat ini dibatasi hanya untuk operator saja.

e) Analisis Efisiensi (eficiency)

Efisiensi juga berkaitan dengan bagaimana sebuah sistem tidak melakukan

secara berlebih dan usaha yang dikeluarkan untuk melakukan tugas-tugas tidak

berlebihan juga.

Kelemahan :

Sumber daya yang dipakai lebih banyak karena masih melakukan dokumentasi

manual yaitu terjadi pemborosan waktu, personil dan peralatan berupa kertas,

terlebih jika terjadi kesalahan dalam pembuatan laporan.

f) Analisis Layanan (service)

Fokus analisis ini pada tinjauan sejauh mana kemudahan yang diberikan oleh

sistem yang diterapkan untuk menyelesaikan pekerjaan, kemudahan untuk

memperoleh data-data yang dibutuhkan untuk proses evaluasi kerja serta

kemudahan bagi anggota untuk memperoleh informasi.

Kelemahan :

Untuk melayani 1 anggota membutuhkan waktu lebih dari 15 menit.

Apabila kartu anggota perpustakaan hilang maka anggota tidak dapat meminjam

buku atau membuat kartu anggota baru jika kehilangan.

Pencatatan data transaksi yang masih manual.

3.2 Analisis Kebutuhan Sistem

3.2.1 Kebutuhan Fungsional

1. Sistem Harus dapat melakukan entri buku yang berhubungan

dengan pendataan buku :

a. Pengguna bisa melakukan berbagai jenis buku beserta dengan

jenis buku, kode buku, judul buku, pengarang, penerbit, banyak

buku.

b. Pengguna bisa menambahkan jenis buku baru yang akan

dikeluarkan.

2. Sistem harus dapat melakukan pendataan anggota

a. Pengguna dapat memasukan anggota baru dengan

memasukkan nim, nama, alamat, dan lain-lain.

b. Pengguna dapat mencetak kartu anggota baru.

12

c. Pengguna dapat menampilkan dan menghitung jumlah anggota

yang ada secara keseluruhan.

3. Sistem harus dapat melakukan transaksi peminjaman.

a. Pengguna dapat mencatat semua transaksi peminjaman.

b. Pengguna dapat memasukan data-data dari anggota baik nim,

nama, alamat, dan lain-lain.

4. Sistem harus dapat melakukan transaksi pengembalian.

a. Pengguna dapat mencatat semua transaksi pengembalian.

b. Pengguna dapat menampilkan judul buku, nama pengarang,

dan mana penerbit dari buku yang dikembalikan.

5. Sistem harus dapat melakukan pendataan pengarang

a. Pengguna dapat memasukan pengarang baru dengan

memasukkan judul buku, nama, alamat , dan telepon.

6. Sistem harus dapat melakukan pendataan penerbit

a. Pengguna dapat memasukan penerbit baru dengan

memasukkan kode penerbit, nama, alamat, telepon, dan tahun

penerbit.

7. Sistem harus dapat melakukan laporan keuangan secara

otomatis

a. Pengguna dapat menampilkan laporan pendapatan yang

diterima baik berdasarkan tanggal tertentu, bulan tertentu, atau

tahun tertentu, baik berdasarkan denda yang dibayarkan oleh

anggota.

8. Sistem dapat melakukan pencatatan laporan

a. Sistem dapat mencetak laporan data buku, data anggota dan

sirkulasi.

3.3 Analisis Biaya dan Manfaat

Analisis biaya atau keuntungan (cost/benefit analysis) disebut juga

dengan analisis biaya/efektivitas (cost/effectiveness analysis). Keuntungan dari

pengembangan sistem informasi tidak semuanya mudah diukur secara langsung

dengan nilai uang, seperti keuntungan pelayanan kepada langganan yang lebih

baik.oleh karena itu istilah cost/effectiveness analysis lebih tepat dari pada

cost/benefit analysis.

a. Hardware/ Perangkat keras

Teknologi perangkat keras adalah alat yang digunakan untuk

pengolahan data dan penyajian laporan. Dalam pengembangan sistem untuk

13

pengolahan data presensi guru dibutuhkan pengadaan perangkat keras

dengan komponen sebagai berikut :

Tabel 3.7 Rincian Biaya Pengadaan Hardware

Sumber : mediatech computer, Jogjatronik Mall Lt.2

No 23-24 Yogyakarta Phone : 0274-7163380/6910176

b. Software/Perangkat Lunak

Perangkat lunak yaitu program yang ditulis untuk mengendalikan dan

mengkoordinasi kegiatan dari sistem komputer, perangkat lunak yang

dibutuhkan dalam sistem ini adalah perangkat lunak yang digunakan untuk

mengelola data anggota beserta laporan-laporannya. Perangkat lunak yang

digunakan untuk pengembangan sistem ini adalah sistem operasi program

Visual Basic 6.0 dan SQl Server 2000. adapun biaya yang dilakukan untuk

pengadaan perangkat lunak adalah sebagai berikut

Tabel 3.8 Rincian Biaya Pengadaan Software

No Software Harga

1 Microsoft windows Xp home 1.499.570

3 Sql Server 2000 694.290

Jumlah 2.193.860

Spesifikasi Yang Ditawarkan Jumlah Harga

Processor Intel Pentium 4 1.4 GHz 1 443.000

Motherboard JW IG41 HD-MK II(VGA+SC+DVI)LGA 1 579.000

Memory Visipro DDR2 1GB 1 212.000

Harddisk Seagaet 80 GB SATA 1 335.000

Monitor 15'' TREQ 1 480.000

DVD R-W LITE ON 24X SATABOX 1 259.000

Casing Ersys 480W 1 240.000

Keyboard Genius PS/2+ Mouse 1 100.000

Printer CannonIP 1980 1 485.000

Stabiliser 500V KASUGAWA 1 85.000

Jumlah 3.218.000

14

Keterangan : 1 $ = Rp8.976 - Rp8.986 per 1 Oktober 2010

Sumber : - www.amazon.com

c. Biaya Pengembangan Sistem

Merupakan biaya yang digunakan untuk kemajuan sistem. Biaya

pengembangan sistem terdiri dari :

Biaya Pelatihan

Terdiri dari biaya pelatihan calon pemakai.

Biaya Perawatan

Terdiri dari perawatan hardware dan software.

Biaya Pengembangan Sistem

Terdiri dari gaji operator, gaji analis sistem dan orang yang bekerja pada

obyek tersebut.

d. Biaya Operasional

Biaya Operasional yaitu biaya yang dikeluarkan untuk menjalankan sistem.

Macam-macam biaya operasinal adalah sebagai berikut :

b. Biaya Tetap

Terdiri dari pembayaran lisensi perangkat luanak, operator dan

pengdukung pengoperasian sistem.

c. Biaya Variabel

Seperti biaya penggunaaan komputer dan biaya overhead.

Untuk melakukan pengembangan sistem dari sistem lama menjadi

sistem baru, maka dibutuhkan rincian biaya dan manfaat. Adapun rincian biaya

dan maanfaat adalah sebagai berkut :

Tabel 3.9 Rincian Biaya dan Manfaat

No Rincian Biaya dan Manfaat Tahun-0 Tahun-1 Tahun -2

1 Biaya

a. Biaya Pengadaan

1. Pengadaan Hardware 3.218.000

15

2. Pengadaan Software 2.193.860

b. Biaya Operasi & Perawatan

1. Biaya Perawatan 400.000 400.000

Total Biaya 5.411.860 400.000 400.000

2 Manfaat

a. Keuntungan Berwujud

1. Pengurangan Biaya Operasional

500.000 500.000

2. Estimasi Langkah Kerja 500.000 500.000

3. Pengurangan Kesalahan Proses

500.000 550.000

Total Keuntungan Berwujud 1.500.000 1.550.000

b. Keuntungan Tak Berwujud

1. Perbaikan Kepuasan Kerja Karyawan 800.000 1.850.000

2. Perbaikan Pelayanan Mahasiswa 1.300.000 1.400.000

3. Perbaikan Pengambilan Keputusan 1.000.000 1.000.000

Total Keuntungan Berwujud 3.100.000 4.250.000

TOTAL MANFAAT 4.600.000 5.800.000

TOTAL BIAYA DAN MANFAAT 5.411.860 4.200.000 5.400.000

3.2.2.1.1 Metode Analisis Biaya dan Manfaat

Setelah komponen-komponen biaya dan manfaat telah dapat

diidentifikasi, selanjutnya analisis biaya manfaat ini dapat dilakukan untuk

menentukan apakah proyek sistem informasi layak atau tidak. Dalam

menganalisis suatu investasi, terdapat dua aliran kas, yaitu aliran kas keluar

(cash outflow) dan aliran kas masuk (cash inflow).Aliran kas masuk terjadi dari

manfaat yang dihasilkan oleh investasi.

1. Metode Period Pengembalian

Merupakan metode yang menilai proyek investasi dengan dasar

lamanya investasi tersebut dapat tertutup dengan aliran-aliran kas masuk.

Disamping itu metode ini juga berfungsi untuk mengukur seberapa cepat

investasi akan kembali.

16

Proceed I : Rp 4.200.000,-

Proceed II : Rp 5.400.000,-

Maka, PayBack Period dapat dihtung :

Nilai Investasi : Rp 5.411.860,-

Proceed I : Rp 4.200.000,- (-)

Sisa investasi tahun 1 : Rp 1.211.860,-

PayBack Period (PP) = 1 tahun + oceed

Investasi

Pr x 12 bulan

PP = 1 tahun + 1.211.860 x 12

5.400.000

= 1 tahun + 2,6

= 1 tahun 2 bulan 6 hari

Jadi periode pengembalian investasi adalah 1 tahun 2 bulan 6 hari.

Kesimpulannya sistem ini layak untuk dikembangkan karena periode

pengembalian tidak melebihi masa periode maksimum yang telah ditentukan

yaitu 2 tahun.

2. Metode Pengembalian Investasi (Return On Investment)

Metode ini digunakan untuk mengukur prosentase manfaat yang

dihasilkan oleh proyek dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkannya.

Return On Investment (ROI) dari suatu proyek investasi dapat dihitung

dengan rumus:

Jika ROI > 0 maka proyek dapat diterima.

Total Manfaat I = Rp 4.600.000,-

Total Manfaat II = Rp 5.800.000,- (+)

Total Manfaat = Rp 10.400.000,-

Sedangkan total biaya yang dikeluarkan:

Biaya 0 = Rp 5.411.860,-

Biaya I = Rp 400.000,-

17

Biaya II = Rp 400.000,- (+)

Total Biaya = Rp 6.211.860,-

ROI = 10.400.000 – 6.211.860 x 100%

6.211.860

= 4.188.140 x 100%

6.211.860

= 67,42%

Hasil ROI = 67,42% berarti ROI lebih dari nol (0) maka sistem ini

dapat diterima atau layak digunakan, karena proyek ini akan memberikan

keuntungan sebesar 67,42% dari biaya invenstasinya.

3. Metode Nilai Sekarang Bersih (Net Present Value)

Metode ini adalah metode yang memperhatikan nilai waktu terhadap

uang menggunakan suku bunga diskonto yang akan memperbaruhi atau arus

dari uang. Untuk menghitung besarnya NPV dapat digunakan rumus :

i = tingkat bunga diskonto yang diperhitungkan ( dengan asumsi

suku bunga diskonto saat ini : 6,5%)

n = umur proyek investasi

NPV = -5.411.860+ +

= -5.411.860+ +

= -5.411.860+ 3.943.662 + 4.761.065,1

= -5.411.860+ 8.704.727,1

= 3.292.867,1

Jadi besarnya NPV pada sistem ini adalah Rp 3.292.867,1 serta bernilai

positif sehingga menguntungkan dan layak untuk digunakan. Dari hasil analisis

diatas, dapat diambil kesimpulan bahwa proyek ini dinyatakan layak untuk

diterapkan karena NPV > 0 atau NPV bernilai positif. Jika sistem baru sekarang

ditetapkan atau dipakai dengan ketentuan tingkat bunga diskonto 6,5% maka

keuntungan yang diterima sebesar Rp 3.292.867,1

NPV = -Nilai Proyek + + + Proses 1

(1=i)1

Proses 2

(1=i)3

Proses

n

(1=i)n

4.200.000

1,065

5.400.000

1,1342

4.200.000

(1+6,5%)1

5.400.000

(1+6,5%)2

18

Tabel 3.10 Analisis Biaya dan Manfaat

No. Biaya dan manfaat Nilai Syarat Keputusan

1 Payback Period 1 tahun 2 bulan 6 hari Max 2 tahun Layak

2 Return On Investment 67,42% N > 0 Layak

3 Net Present Value Rp 3.292.867,1 N > 0 Layak

Dengan melihat hasil dari analisis kelayakan diatas dan ketiga metode

diatas, maka proyek tersebut layak untuk diterapkan.

3.4 Analisis Kelayakan Sistem

Setelah semua analisis dilakukan dan dapat mengetahui kelemahan serta

permasalahan yang ada pada sistem lama, maka untuk mengetahui apakah sistem baru

lebih baik dari sistem lama diperlukan adanya analisis kelayakan pada sistem baru, yaitu

sebagai berikut :

a) Kelayakan Teknologi

Kelayakan teknologi digunakan untuk menilai dan menjawab pertanyaan “apakah

teknologi yang ada dapat diterapkan pada sistem?”. Kelayakan ini mencakup 4

hal pokok yang harus dipertimbangkan :

1. Ketersediaan teknologi dipasaran

2. Ketersediaan ahli yang mengoperasikan

3. Pemograman database SQL Server 2000, dan Microsoft Visual Basic 6.0

4. Sistem dapat dikonversikan sesuai dengan perkembangan teknologi baru.

b) Kelayakan Hukum

Apabila dilihat dari segi hukum, sistem yang akan dikembangkan ini sudah dapat

dikatakan layak menurut hukum karena tidak melanggar undang-undang.

c) Kelayakan Operasional

Kelayakan sebuah sistem secara operasioanal dapat ditentukan dengan melihat

kemampuan personil atau sumber daya manusia yang tersedia untuk

meqngoperasikan sistem. Apabila SDM yang tersedia dirasakan mampu

mengoperasionalkan sistem yang akan dikembangkan, maka sistem dinilai layak

secara operasional.

d) Kelayakan Ekonomi

Sebuah sistem yang dikembangkan dapat dinyatakan layak secara ekonomi

apabila manfaat yang didapatkan lebih besar daripada biaya yang dikeluarkan.

Dan sistem yang dikembangkan diharapkan memberikan keuntungan yang lebih

besar dari pada sistem yang sebelumnya.

19

5. KESIMPULAN

Dengan selesainya seluruh kegiatan penelitian, analisis sistem,

perancangan program hingga tahap implementasi, maka penulis dapat menarik

kesimpulan :

1. Dengan sistem lama yang digunakan selama ini, dapat dihasilkan

menggunakan sistem manual sangat tidak efektif dan tidak efisien untuk

menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Karena di sistem manual yang

digunakan dapat terjadi penumpukan-penumpukan data yang akan

dibutuhkan. Sehingga penyampaian informasi kepada mahasiswa, dosen

serta karyawan jadi terlambat. Misalnya sebagai berikut :

Membutuhkan waktu pencarian, pemasukan dan pencatatan data

yang cukup lama. Hal ini menyebabkan keterlambatan dalaam

penyampaian informasi yang dibutuhkan.

Dengan pencatatan sistem yang manual, kinerja jadi mengalami

kendala.

Informasi yang dihasilkan menjadi terlambat, sehingga tidak tepat

waktu.

Informasi yang dibutuhkan menjadi tidak akurat, karena sering

mengalami kesalahan dalam proses pencatatan, pencarian maupun

pemasukan data.

2. Dengan menggunkan Sistem Informasi Perpustakaan yang sudah

terkomputerisasi ini, diharapkan informasi yang dihasilkan di Sekolah

Tinggi Hindu Dharma (STHD) Klaten lebih berkualitas. Dan dapat

membantu dalam pengambilan keputusan pihak kampus dalam

peminjaman buku. Karena dalam sistem terkomputerisasi mempunyai

banyak keuntungan sebagai berikut :

Menghemat waktu pencarian, pencatatan, dan pemasukan data.

Dalam pencatatan data anggota. Misalnya : user tinggal

mengetikkan 1 perintah saja, maka data akan langsung didapat.

Informasi yang dihasilkan relevan, terbukti dapat meningkatkan

kinerja dalam rangka melakukan pelayanan dan menyelesaikan

tugas dengan baik.

Informasi yang dihasilkan akan tepat waktu dan dapat di

pertanggung jawabkan. Karena data-data yang dihasilkan akan lebih

cepat didapat, dan penyampaian informasi baik berupa data

anggota, buku akan menjadi lebih tepat sasaran.

20

DAFTAR PUSTAKA

Barry E. Cushing, Accounting Information System and Business Organizations,

(Philippines: Addision Wesley Publishing Company, 1974).

Basuki, S.,Pengantar Ilmu Perpustakaan,(Bina Cipta, Yogyakarta,1991).

Gordon B. Davis,1995, Sistem Informasi Manajemen,cetakan ke-9, Jakarta: PT.

Gramedia.

Jerry FitzGerarld, Ardra F. FitzGerarld, Warren D.Stalling, Jr., Fundamentals of Systems

Analysis (edisi kedua; New York: John Wiiley & Sons, 1981).

Jogiyanto HM., MBA., Akt., Ph.D., Analisis & Desain Sistem Informasi.Penerbit: ANDI

OFFSET Yogyakarta, 2005.

John Burch, Gary Grudnitski, Information System Theory and Practies, (Edisi keempat;

New York; John Wiley and Sons.

Kadir, A. 2003. Perancangan Basis data . Yogyakarta: ANDI Yogyakarta.

Robert A. Leitch/K. Roscoe Davis, Accounting Information System, (New Jersey:Prentice-

Hall,1983).

Sunyoto,Andi.2006, Pemrograman Database dengan Visual Basic dan SQL.Penerbit

ANDI.Yogyakarta.

Wahyudi Kumotoro dan Agus Margono: Sistem Informasi Manajemen dalam organisasi-

organisasi public, Gajah Mada University,1998.