analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi...

1 Association for Information Systems – Indonesia chapter (AISINDO)

Jurnal Sistem Informasi Indonesia (JSII) Volume 2 Nomor 1 (2017) ISSN: 2460 – 6839

Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi

Penjualan Pada PT XYZ

Deviliani Saputri Ritonga1, Rika Kharlina Ekawati2, Trisnadi Wijaya3

1,3STIE Multi Data Palembang; Jl. Rajawali No.14 Palembang, 0711376400/0711376360

2STMIK GI MDP; Jl. Rajawali No.14 Palembang, 0711376400/0711376360 [email protected] , [email protected], [email protected]

Abstrak

Sistem informasi akuntansi adalah sumber daya manusia atau peralatan yang berguna mengubah data menjadi suatu informasi baik terkomputerisasi ataupun manual kepada pihak manajemen. PT XYZ saat ini masih belum memanfaatkan sistem informasi akuntansi. Proses pencatatan pada PT XYZ menggunakan Microsoft Excel yang hanya menggunakan dokumen spread sheet dimana pencatatan penjualannya masih belum terkelompok yang berdampak pada proses pembayaran pelanggan yang tidak terdata secara detail. Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode analisis dan metode perancangan. Metode analisis dengan melakukan analisis permasalahan dengan sistem yang berjalan. Metode perancangan dengan merancang flowchart dan prototyping rancangan dengan membuat suatu sistem menggunakan Microsoft Access agar penyajian laporan akuntansi lebih mudah untuk dibuat dan dilaporkan pada pihak terkait. Hasil penelitian berupa rancangan flowchart dan prototyping yang akan membantu perusahaan terutama dalam proses pencatatan di bagian penjualan sehingga kualitas informasi yang disajikan lebih akurat. Selain itu, dapat mempermudah pihak terkait untuk mencari informasi terutama berkaitan dengan data penjualan.

Kata kunci: Perancangan, Sistem Informasi Akuntansi, Penjualan

Abstract

Accounting information system is a human resource or equipment that is

useful to convert data into a computerized or manual information to the management.

PT XYZ is currently not utilizing the accounting information system. The recording

process on PT XYZ uses Microsoft Excel which only uses spread sheet documents

where its sales records are not yet clustered which impacts on the unpublished

customer payment process in detail. The research method used in this research is the

method of analysis and design method. Analysis method by doing problem analysis

mailto:[email protected]

mailto:3trisnadi@



with running system. Design method by designing flowchart and prototyping design

by making a system using Microsoft Access for presentation of accounting report

easier to be made and reported to related party. The results of the research in the

form of flowchart design and prototyping that will help companies, especially in the

process of recording in the sales so that the quality of information presented more

accurately. In addition, it can facilitate the relevant parties to seek information

primarily related to sales data.

Keywords: Designing, Accounting Information Sistems, Sales

1. PENDAHULUAN Sistem informasi akuntansi merupakan sistem berbasis komputer yang

memiliki kelebihan yaitu mempermudah perusahaan dalam menghasilkan informasi yang efektif dan efisien serta membantu perusahaan dalam mengambil keputusan dan mempermudah melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi. Kesulitan yang dialami bila perusahaan tidak memiliki sistem informasi akuntansi yaitu waktu proses pencarian data tidak singkat serta adanya informasi yang tidak akurat. Sistem informasi akuntansi saat ini digunakan oleh beberapa perusahaan baik yang bergerak di bidang penjualan barang ataupun jasa termasuk bisnis properti. Sistem informasi akuntansi berperan penting dalam perusahaan tersebut dikarenakan kemudahan untuk mengolah data akuntansi yang ada. Namun tidak semua perusahaan memahami pentingnya penerapan Sistem informasi Akuntansi di perusahaan salah satunya adalah PT XYZ.

Saat ini PT XYZ telah memiliki banyak pelanggan sebagai mitra dalam hal pemesanan properti baik itu bersifat kredit maupun tunai. Pencatatan akuntansi penjualan di perusahaan ini belum terkelompok sehingga mengakibatkan bagian kasir kesulitan untuk mengetahui sisa pembayaran pelanggan dan pelanggan yang memiliki tunggakan pembayaran. Dampak dari masalah diatas berakibat kepada pelaporan akuntansi yang kompleks. Dari hasil wawancara bersama dengan pimpinan perusahaan diketahui perusahaan kesulitan untuk mengevaluasi transaksi akuntansi yang berjalan sehingga mempengaruhi pendapatan ataupun laba perusahaan.

Sistem informasi akuntansi tidak diterapkan dengan sistem aplikasi di PT, XYZ sehingga masih rentan terjadi kehilangan data dan banyak yang tidak bisa dilaporkan pada pimpinan untuk dipertanggung jawabkan. Padahal dengan menerapkan sistem yang tepat dapat membantu semua transaksi yang terjadi di dalam perusahaan. Menurut Nuryanti dan Suprantiningrum, setiap sistem akuntansi dirancang untuk



memberikan penguasaan yang memadai guna menjamin semua transakasi yang telah dicatat, diotorisasi secara tepat, valid, akurat, dan dapat melindungi aktivitas perusahaan yang efektif [1].

Dalam penelitian ini akan membuat flowchart alur proses untuk PT XYZ dan merancang prototype dengan tujuan membantu mengurangi masalah yang terdapat di perusahaan ini terutama berkaitan dengan penjualan. Perancangan terdiri dari eksternal level schema dan menterjemahkan persyaratan data para pemakai dan program aplikasi ke dalam conceptual level schema sedangkan perancangan fisik adalah penyimpanan hasil rancangan konsep ke dalam struktur penyimpanan fisik [2]. Dalam penelitian ini hanya terbatas pada perancangan prototype yang didesain sesuai untuk kebutuhan PT XYZ terutama masalah penjualan. Rancangan sistem informasi akuntansi ini juga menyajikan laporan akuntansi yang dapat dengan mudah dibuat dan dilaporkan pada pihak terkait. Manfaat dalam penelitian ini yaitu PT XYZ akan memiliki rancangan aplikasi yang sesuai untuk perusahaan sehingga bisa mengurangi permasalahan yang ada sebelum diimplementasikan.

Penelitian terdahulu tentang masalah ini dilakukan oleh Rochmawati dan

Valeria [3] yang hasilnya menyatakan bahwa perusahaan yang telah memiliki omzet

ataupun pemasukan yang besar, harus didukung dengan sistem informasi akuntansi

yang memadai dalam hal ini tidak lagi bersifat manual melainkan secara

terkomputerisasi, agar semua kegiatan operasional dapat jauh lebih maksimal.

Begitu juga dengan penelitian yang dilakukan Indriyanti [4] yang memperoleh hasil

bahwa sistem informasi akuntansi yang berada di perusahaan perlu dikembangkan

secara terus menerus baik dalam hal penyesuaian dengan struktur organisasi agar

meningkatkan kinerja kegiatan operasional. Dari penelitian sebelumnya

menunjukkan pentingnya menerapkan sistem informasi akuntansi dalam perusahaan

terutama menggunakan aplikasinya untuk membantu proses pencatatan dalam

perusahaan. Perbedaan penelitian ini adalah merancang sistem informasi akuntansi

dari tahap awal sebelum dilakukan implementasi pada PT. XYZ.

2. METODE PENELITIAN ATAU PERUMUSAN SOLUSI

Metode penelitian dilakukan dengan pengumpulan data dan teknik analisis data.

2.1 Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data dapat dilakukan dengan beberapa cara seperti berikut ini [5] :

1. Riset Lapangan



Wawancara

Wawancara digunakan sebagai teknik pengumpulan data, apabila peneliti

melakukan studi pendahuluan untuk menemukan permasalahan yang harus diteliti,

dan juga apabila peneliti ingin mengetahui hal-hal dari responden yang lebih

mendalam dan jumlah respondennya sedikit.

Kuesioner

Merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara memberi

seperangkat pertanyaan atau pernyataan tertulis kepada responden untuk dijawab

Pengamatan

Adalah teknik pengumpulan data dengan mengadakan pengamatan terhadap

objek penelitian atau elemen langsung untuk mengetahui kegiatan operasional

perusahaan

2. Studi Kepustakaan

Dengan mengunakan metode ini akan mendapatkan informasi yang relevan dengan topik atau masalah yang akan atau sedang diteliti. Informasi itu dapat diperoleh dari buku-buku ilmiah, laporan penelitian, karangan ilmiah, tesis, disertasi dengan peraturan-peraturan, ketetapan- ketetapan, ensiklopedia dan sumber-sumber tertulis baik tercetak maupun elektronik lain.

Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer yaitu berupa wawancara pertanyaan kepada informan dan data sekunder berupa data penjualan. Berikut metode yang digunakan :

• Studi Lapangan (Field Research Method)

Melakukan peninjauan langsung ke PT XYZ dengan tujuan untuk

memahami sistem informasi akuntansi yang berjalan pada perusahaan dan melihat

kendala-kendala apa saja yang terjadi di lapangan. Melakukan wawancara dengan

manajemen dan pihak-pihak yang bersangkutan dalam perusahaan guna mengetahui

proses yang terjadi di dalamnya.

Pertanyaan wawancara yang diajukan meliputi prosedur yang berjalan di

dalam perusahaan, pencatatan transaksi yang terjadi, penyajian laporan akuntansi,

transaksi penjualan, sistem komputerisasi yang digunakan, keamanan data dan

harapan untuk ke depannya.

• Documentation (Dokumentasi)

Yaitu proses penelusuran bukti–bukti catatan tertulis dari pihak ekstern maupun intern atas transaksi atau kegiatan yang diteliti. Adapun dokumen yang digunakan adalah dokumen laporan penjualan PT XYZ.

2.2 Teknik Analisis Data

Menurut Moleong [6], analisis data kualitatif adalah upaya yang dilakukan

dengan jalan bekerja dengan data, mengorganisasikan data, memilah milahnya

menjadi satuan yang dapat dikelola, mensintesiskannya, mencari dan menemukan



pola, menemukan apa yang penting dan apa yang dipelajari, dan memutuskan apa

yang dapat diceriterakan kepada orang lain.

Penelitian ini menggunakan metode kualitatif dengan cara menganalisis sistem

informasi akuntansi penjualan yang berjalan dan merancang sistem informasi

akuntansi penjualan yang tepat untukPT XYZ. Adapun sistem informasi akuntansi

penjualan yang akan dianalisis dan dirancang adalah sistem informasi akuntansi

penjualan tunai dan sistem informasi akuntansi penjualan kredit. Hasil analisis dan

perancangan dari sistem informasi akuntansi penjualan tersebut berupa flowchart dan

prototype rancangan. Flowchart yang akan dibuat adalah flowchart sistem penjualan

tunai dan penjualan kredit dari sistem yang berjalan dan sistem yang

diusulkan.Prototype rancangan sistem informasi akuntansi penjualan tunai dan

penjualan kredit yang diusulkan baik akan berupa rancangan form program aplikasi,

laporan, dan database yang dibuat menggunakan Microsoft Access.

3. HASIL DAN PEMBAHASAN

Hasil penelitian ini akan akan tentang penjualan tunai dan kredit yang dilakukan oleh PT. XYZ. Tahap berikutnya akan membangun rancangan sesuai dengan kebutuhan dan kelemahan yang ditemukan dalam penelitian ini.

3.1 Prosedur Pencatatan

Berdasarkan prosedur dan hasil wawancara ke pihak terkait dalam

perusahaan, diperoleh informasi bahwa pada PT XYZ terdapat beberapa kelemahan

antara lain tugas otorisasi dan wewenang dalam pengurusan dokumen pencatatan

akuntansi hanya dimiliki oleh bagian administrasi, sehingga terjadi penumpukan

tugas dan tanggung jawab. Disisi lain banyaknya dokumen yang digunakan

membuat adanya penumpukan dalam pengajuan pembelian rumah yang harus

disortir oleh pimpinan secara satu persatu karena tidak memiliki aplikasi untuk dapat

melihat datanya secara langsung. Aliran distribusi dokumen juga tidak terarah

menyebabkan pimpinan tidak memiliki notifikasi untuk melihat data-data pembelian

pelanggan.

Pembayaran perumahan yang tidak terhubung kepada pencatatan penjualan

mengakibatkan rentannya terjadi kesalahan dalam proses pembuatan form

pembayaran baik itu kesalahan dalam pemilihan jenis pembayaran secara kredit

ataupun tunai serta kesalahan dalam penentuan biaya pembayaran yang harus

dilakukan pelanggan. Kesalahan pencatatan tersebut akan berdampak kepada

pencatatan akuntansi keuangan perusahaan baik dalam hal laba/rugi maupun laporan

akuntansi lainnya.

Terlihat dari Gambar 1, banyak dokumen yang digunakan menyebabkan

lambatnya proses pengajuan yang dilakukan oleh pelanggan. Selain itu, di bagian



administrasi terjadi penumpukan pekerjaan yang mengakibatkan kinerja administrasi

jadi terhambat, sehingga berkas menjadi lambat untuk sampai ke tangan pimpinan.

Gambar 1 Flowchart Prosedur Penjualan Tunai

Dalam wawancara yang dilakukan diketahui bahwa pembayaran kredit yang

ada pada PT. XYZ, terdapat beberapa kelemahan yaitu proses pembayaran seperti

transfer maupun tunai yang berdampak kepada pencatatan yang harus dikelompokan

menurut cara pembayarannya. Melihat proses pencatatan pembayaran yang

menggunakan Microsoft Excel mengakibatkan pengelompokan data pembayarannya

masih berbentuk status pembayaran tanpa adanya pemisah pencatatan pembayaran



berdasarkan cara pembayaran yang dilakukan. Hal tersebut terlihat dari flowchart

pada gambar 2.

Dari gambar 2 menjelaskan hal yang sama dengan pembelian secara tunai.

Banyaknya dokumen yang harus diisi dan didistribusikan menyebabkan kinerja

semua bagian menjadi terhambat. Dari hasil wawancara pada pimpinan perusahaan

diperoleh informasi bahwa pimpinan harus mengerjakan dan mengecek semua

dokumen yang masuk dengan bentuk berkas-berkas formulir sehingga menyulitkan

untuk mengambil keputusan sebelum akhirnya konfirmasi ke bagian perumnas. Oleh

karena itu, dalam penelitian ini akan merancang prototype sistem sehingga

membantu kinerja di semua bagian di PT XYZ.



Gambar 2 Flowchart Prosedur Penjualan Kredit

2.2 Rancangan Flowchart

Untuk mempercepat kinerja dari semua bagian di PT XYZ, maka diusulkan membuat suatu sistem yang menggabungkan sistem penjualan tunai dan kredit menjadi 1 bagan flowchart sehingga alur kinerja masing-masing bagian dapat lebih optimal. Gambar 3 merupakan rancangan sistem penjualan tunai dan kredit untuk PT XYZ dengan menggunakan aplikasi yang akan dirancang untuk membantu proses dokumentassi penjualan. Dari rancangan tersebut terlihat bahwa dengan menggunakan aplikasi dapat mengurangi berkas dan formulir yang digunakan serta data pelanggan dapat langsung tersimpan di database perusahaan. Data tersebut dapat dialirkan sesuai masing-masing bagian sehingga dapat mempercepat proses penjualan sampai diperoleh persetujuan dari pihak perumnas.



Gambar 3 Flowchart Rancangan Sistem Penjualan Tunai dan Kredit

2.3 Rancangan Prototype Sistem

Rancangan prototype yang diusulkan merupakan rancangan tampilan sistem yang dibuat berdasarkan alur sistem / flowchart yang telah dibuat sebelumnya.

Rancangan Prototype Form Login Rancangan ini digunakan oleh bagian administrasi yang berfungsi untuk mengakses aplikasi, melalui menu login untuk dapat mengakses semua menu aplikasi yang tersedia.

Gambar 4 Rancangan Prototype Form Login

Rancangan Prototype Form Pelanggan Rancangan ini berfungsi untuk memasukan semua data pelanggan yang melakukan pembelian rumah maupun pembelian lainnya kepada perusahaan.

Gambar 5 Rancangan Prototype Form Pelanggan

Rancangan Prototype Form Penjualan Rumah Tunai



Rancangan ini berfungsi untuk menginput semua penjualan yang secara tunai yang dilakukan oleh pelanggan, form penjualan ini akan otomatis terhubung ke pimpinan untuk informasi pengajuan pembelian.

Gambar 6 Protoype Form Penjualan Rumah Tunai

Rancangan Prototype Penjualan Rumah Kredit Rancangan ini berfungsi untuk menginput semua penjualan yang secara kredit yang dilakukan oleh pelanggan, form penjualan ini akan otomatis terhubung ke pimpinan untuk informasi pengajuan pembelian.

Gambar 7 Rancangan Prototype Penjualan Rumah Kredit

Rancangan Prototype Laporan Penjualan Rancangan ini berfungsi untuk melihat semua laporan penjualan yang telah dilakukan baik berdasarkan periode maupun pencarian lainnya.



Gambar 8 Rancangan Prototype Laporan Penjualan

2.4 Pengujian Aplikasi Sistem

Rancangan prototype sistem yang ditampilkan ini dimaksudkan agar perusahaan memiliki sebuah sistem informasi akuntansi penjualan yang lebih terintegrasi dan dikelola oleh sebuah basis data yang dapat menghasilkan laporan pembayaran sesuai kebutuhan pimpinan. Selain itu, dengan adanya suatu aplikasi sistem dapat lebih meningkatkan kinerja karyawan sehingga proses yang terjadi dapat lebih cepat dan segera ditangani oleh pimpinan.

Sistem informasi akuntansi penjualan tunai dan penjualan kredit yang diusulkan pada penelitian ini belum sampai pada tahap implementasi atau uji coba sistem. Ruang lingkup penelitian ini hanya sampai pada tahap analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi penjualan tunai dan penjualan kredit pada PT XYZ. Keputusan implementasi sistem informasi akuntansi penjualan yang diusulkan akan diserahkan kepada pihak pimpinan PT XYZ.

4. KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan

Berdasarkan dari hasil penelitian dan perancangan yang telah dilakukan maka

dapat disimpulkan bahwa :

1. Pencatatan transaksi penjualan rumah secara tunai maupun kredit saat ini masih

dicatat secara terpisah seperti pencatatan pembelian rumah secara tunai dan

kredit. Adanya pencatatan yang terpisah ini membuat administrasi kesulitan

untuk mencari dan mengelompokan transaksi berdasarkan kategori pembelian

yang dilakukan.



2. Sistem informasi akuntansi yang dibuat menggunakan Microsoft Acces dirancang

untuk memberikan kemudahan dalam hal pengelompokan dan pengintegrasian

data secara terpusat.

4.2 Saran

Adapun saran yang diberikan kepada perusahaan antara lain :

1. Perusahaan diharapkan dapat mengimplementasi rancangan aplikasi ini agar

sistem yang dirancang dapat lebih dikembangkan bukan hanya untuk di bagian

penjualan dan pelaporan tapi juga untuk bagian lainnya agar sistem yang berjalan

dalam perusahaan dapat lebih terkomputerisasi dan terarah.

2. Dengan menerapkan sistem dari perancangan yang telah dilakukan, proses dalam

perusahaan dapat berjalan lebih teratur dan dapat dikontrol oleh semua unit

terutama pimpinan. Selain itu, pembagian tugas dan pekerjaan administrasi dapat

membuat kinerja yang dihasilkan oleh bagian administrasi lebih terdokumentasi.

DAFTAR PUSTAKA

[1] Suprantiningrum, R., 2017. Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan, Piutang Dan Penerimaan Kas (Studi Kasus pada UD. Praktis di Magetan). Serat Acitya, 5(2), p.100.

[2] Krismiaji, 2015, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Keempat, Perusahaan YKPN, Yogyakarta.

[3] Rochmawati, R. and Valeria, V., 2014. Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Dan Penerimaan Kas Berbasis Komputer Pada Perusahaan Kecil (Studi Kasus Pada PT. Trust Technology). Jurnal Bisnis dan Manajemen, 12(1), pp.17-28.

[4] Indriyanti, MD 2008, Analisis dan Perancangan Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor pada PT X, Yogyakarta, Skripsi S1, Universitas Sanata Dharma, Yogyakarta, www.repository.usd.ac.id [Diakses pada tanggal 04Agustus]

[5] Sugiono 2013, Metode Penelitian Pendidikan Kualitatif dan Kuantitatif, dan R & D, Alfabeta, Bandung

[6] Moleong, J., 2009. Lexy. Metodologi Penelitian Kualitatif.

http://www.repository.usd.ac.id/

analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi...

Documents